Luận văn thạc sĩ nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại sở khoa học và công nghệ thành phố hồ chí minh

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC
MÃ SỐ: 8320303

Người thực hiện: Trương Thanh Lộc
Lớp thạc sĩ khóa: 2 niên khóa: 2018-2020
Người hướng dẫn: CVCC. TS. Phan Đình Nham

Hà Nội, Tháng 12/2020


2

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài .........................................................................................

2.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề ..........................................................................

3.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ...............................................................

3.1.

Mục tiêu nghiên cứu................................................................

3.2.

Nhiệm vụ nghiên cứu ..............................................................

4.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...............................................................

4.1.

Đối tượng nghiên cứu .............................................................

4.2.

Phạm vi nghiên cứu ................................................................

5.

Phương pháp nghiên cứu ............................................................................

5.1.

Phương pháp luận....................................................................

5.2.

Phương pháp phân tích, tổng hợp ...........................................

5.3.

Phương pháp so sánh ..............................................................

5.4.

Phương pháp khảo sát .............................................................

5.5.

Phương pháp đánh giá ............................................................

5.6.

Phương pháp hệ thống ............................................................

6.

Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ........................................................

7.

Bố cục của luận văn ....................................................................................

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU
TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Cơ sở lý luận của hoạt động lưu trữ ...................................................................
1.1.1. Một số khái niệm .............................................................................................
1.1.1.1. Hoạt động lưu trữ .........................................................................................


3

1.1.1.2. Nâng cao.......................................................................................................................................... 8
1.1.1.3. Hiệu quả........................................................................................................................................... 8
1.1.1.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ................................................................................ 9
1.1.2. Nội dung, vai trò của hoạt động lưu trữ............................................................................... 9
1.1.2.1. Nội dung hoạt động lưu trữ.................................................................................................... 9
1.1.2.2. Vai trò của hoạt động lưu trữ đối với hoạt động của Sở....................................... 10
1.1.3. Ý nghĩa, tác dụng của hoạt động lưu trữ đối với đời sống xã hội.......................10
1.1.4. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ................................................................. 12
1.2. Cơ sở pháp lý của hoạt động lưu trữ....................................................................................... 16
Tiểu kết Chương 1..................................................................................................................................... 18
Chương 2. KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU
TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ
MINH
2.1. Khái qt về Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh......................19
2.1.1. Lịch sử hình thành........................................................................................................................ 19
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.................................................. 21
2.2. Tổng quan thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Sở Khoa
học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh................................................................................ 24
2.2.1. Thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ........................................................................ 24

2.2.1.1. Thành phần tài liệu lưu trữ................................................................................................... 24
2.2.1.2. Nội dung của tài liệu lưu trữ............................................................................................... 26
2.2.2. Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ................................................................................. 27
2.3. Thực trạng hoạt động lưu trữ tại Sở........................................................................................ 29
2.3.1. Công tác Thu thập tài liệu lưu trữ........................................................................................ 29
2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu.......................................................................................................... 32
2.3.3. Công tác xác định giá trị tài liệu........................................................................................... 33
2.3.4. Công tác thống kê tài liệu......................................................................................................... 35


4

2.3.5. Công tác bảo quản tài liệu........................................................................................................ 35
2.3.6. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.................................................................... 37
2.4. Đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở........................................................................ 39
2.4.1. Ưu điểm............................................................................................................................................. 39
2.4.2. Hạn chế.............................................................................................................................................. 39
2.4.3. Nguyên nhân................................................................................................................................... 41
Tiểu kết Chương 2..................................................................................................................................... 41
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT
ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ THÀNH
PHỐ HỒ CHÍ MINH
3.1. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ.................................................................................................... 42
3.1.1. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu
trữ cơ quan..................................................................................................................................................... 42
3.1.2. Nâng cao hiệu quả chỉnh lý tài liệu..................................................................................... 43
3.1.3. Nâng cao hiệu quả và tính chính xác của việc xác định giá trị tài liệu
phông lưu trữ Sở......................................................................................................................................... 44
3.1.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ bằng các biện pháp................................................................. 46
3.1.5. Đa dạng hóa cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.................................................................. 46

3.1.6. Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ............................................... 47
3.2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí........................................................................ 47
3.3. Nhóm giải pháp chung................................................................................................................... 48
3.3.1. Nâng cao nhận thức về hoạt động lưu trữ........................................................................ 48
3.3.2. Tăng cường kiểm tra chất lượng lập hồ sơ trước khi giao nộp vào Lưu
trữ cơ quan..................................................................................................................................................... 49
3.3.3. Rà soát, sửa đổi và ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ hoạt
động lưu trữ tại Sở..................................................................................................................................... 49


5

3.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả trong hoạt động
lưu trữ............................................................................................................................................................... 49
Tiểu kết Chương 3..................................................................................................................................... 50
PHẦN KẾT LUẬN................................................................................................................................. 52
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................... 54
PHỤ LỤC


6

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại
Sở Khoa học và Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh” là bản nghiên cứu
do tơi tìm hiểu và hồn thành. Những thơng tin và nội dung trong đề tài đều
dựa trên nghiên cứu thực tế và hồn tồn đúng với nguồn trích dẫn. Nếu sai
tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày

tháng năm

Tác giả luận văn

Trương Thanh Lộc


7

LỜI CÁM ƠN
Để hoàn thành luận văn này, trước hết tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng các giảng viên đã tận tình giảng dạy,
trang bị cho tơi những kiến thức vơ cùng quý báu trong suốt thời gian học
tập tại Trường.
Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của lãnh đạo Văn phịng Sở và
các đồng chí, đồng nghiệp cơ quan đã tạo điều kiện cho tơi hồn thành luận
văn.
Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của CVCC.
TS. Phan Đình Nham đã giúp tơi hồn thành luận văn này.
Trong q trình thực hiện đề tài, ngồi sự nỗ lực nghiên cứu, tìm
hiểu của bản thân, cịn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên
cứu đi trước; tuy nhiên, trình độ của bản thân cịn hạn chế nên luận văn
khơng tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của thầy
(cơ) và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cám ơn./.
Hà Nội, ngày

tháng năm

Tác giả

Trương Thanh Lộc


8

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là một kho tàng thông tin đáng tin cậy, có giá trị sử liệu cao,
và ngày càng được các tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng như một công cụ không
thể thiếu trong việc xây dựng, triển khai các quyết sách trong quản lý, trong nghiên
cứu hay trong đời sống của mỗi cá nhân. Trong thế kỷ XXI, tài liệu lưu trữ càng
khẳng định được vai trò, vị trí của mình để góp phần xây dựng, bảo vệ đất nước,
phát triển kinh tế xã hội, xây dựng một quốc gia tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc.
Cũng bởi những lí do đó mà ngày nay Đảng, Nhà nước và các cơ quan chun mơn
có liên quan đã ngày càng có sự quan tâm, chỉ đạo, hướng dẫn trong quản lý nhà
nước cũng như trong việc thực hiện các hoạt động lưu trữ nhằm mục đích phát huy
được tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các
mục đích của Nhà nước cũng như của xã hội. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu
thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong
những năm qua, công tác lưu trữ của các quốc gia trên thế giới nói chung và của
Việt Nam nói riêng đã tiến những bước dài. Sự nghiệp lưu trữ Việt Nam, với các
chính sách của Đảng và Nhà nước, đang ngày càng được hoàn thiện, phù hợp với
tiến trình phát triển của đất nước và hội nhập sâu, rộng vào sự nghiệp lưu trữ quốc
tế. Trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước mạnh mẽ, xây dựng chính phủ điện
tử, hệ thống các cơ quan quản lý lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia từng bước được
kiện toàn, hợp tác quốc tế ngày càng mở rộng, khối lượng tài liệu lưu trữ sẽ ngày
càng lớn và công tác lưu trữ sẽ ngày càng phức tạp.
Trong những năm gần đây, hoạt động lưu trữ của Sở Khoa học và Cơng nghệ
Thành phố Hồ Chí Minh (gọi tắt là Sở) đã có nhiều tiến bộ và được Ban lãnh đạo Sở

dành sự quan tâm. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại, hạn chế những vấn đề như: các hồ sơ,
tài liệu lưu trữ vẫn còn phân tán ở các phịng chun mơn; tình trạng giao nộp tài
liệu vào lưu trữ chưa đúng quy định. Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về cơ
bản đã đáp ứng được nhu cầu nhưng vẫn còn nhiều vấn đề bất cập chưa được pháp
luật quy định như làm thế nào để vừa phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ mà
vẫn bảo đảm nguyên tắc bảo vệ bí mật nhà nước cũng như bí mật đời tư trong bối


9

cảnh an ninh thế giới và trong nước ngày càng phức tạp, danh mục tài liệu hạn chế
sử dụng; thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ; việc sao, chứng thực tài liệu
lưu trữ; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ qua mạng; việc mang tài liệu lưu trữ ra
nước ngồi… Cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay tại Sở chủ yếu vẫn
là hình thức phục vụ độc giả tại chỗ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của xã hội
thông tin. Ngồi ra, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý và tra tìm hồ
sơ, tài liệu lưu trữ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu, hình thức sử dụng chủ yếu là tra
cứu sổ sách gây mất khá nhiều thời gian cho công chức lưu trữ trong việc tìm kiếm.
Xuất phát từ những vấn đề như trên nên tác giả đã chọn đề tài “Nâng cao
hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh”
làm luận văn của mình. Thơng qua luận văn này, tác giả hy vọng giúp cho hoạt động
lưu trữ của Sở được nâng cao qua đó phát huy tối đa hiệu quả hoạt động của Sở
Khoa học và Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh đáp ứng yêu cầu cải cách hành
chính.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác lưu trữ đặc biệt là hoạt động lưu trữ là vấn đề khơng mới và đã có
rất nhiều bài viết, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập đến. Tuy nhiên, ở mỗi
cơng trình nghiên cứu đề cập đến những khía cạnh và những vấn đề khác nhau, cơ
quan cụ thể khác nhau và mức độ khác nhau do đó chúng ta có thể hồn tồn nghiên

cứu, tìm hiểu vấn đề theo cách riêng của đề tài. Các cơng trình nghiên cứu đều đi
vào nghiên cứu vấn đề này ở từng khía cạnh nhất định và ở những cơ quan nhất
định, nó có tác dụng lớn cho việc vận dụng trong hoạt động của cơ quan. Dưới đây
là một số cơng trình nghiên cứu đề cập tới những vấn đề về hoạt động lưu trữ như:
+ Trong cuốn giáo trình về chuyên ngành lưu trữ: “Lý luận và thực tiễn cơng

tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình
Quyền và Nguyễn Văn Thâm đã thể hiện từng khâu nhiệm vụ như sau: phân loại,
xác định giá trị, thu thập, bổ sung và tổ chức cơng cụ tra cứu.
+ Giáo trình “Lưu trữ học Đại cương” do hai tác giả Phan Đình Nham - Bùi

Loan Thùy biên soạn, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2015.
+ “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam” do tác


10

giả Vương Đình Quyền chủ trì nghiên cứu.
+ Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” do tác giả Vũ Thị Phụng chủ biên,

NXB Hà Nội, năm 2006.
+ “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu kèm theo phim điện ảnh”

của Đào Xuân Chúc trên Tạp chí văn thư, lưu trữ Việt Nam số 1/2002 – tr 12-15.
+ “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới đất nước” của tác

giả Phan Đình Nham trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1993.
+ Luận văn “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Văn phịng

Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ” của tác giả

Nguyễn Thị Lan Hương, năm 2013. Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.
+ Luận văn “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện

của thành phố Hà Nội” tác giả Phạm Thị Diệu Linh, năm 2009. Nơi bảo vệ luận
văn trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.
+ Luận văn “Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng cơng

tác
lưu trữ tại Bộ Tư pháp” tác giả Hồng Hải Yến, năm 2014. Nơi bảo vệ luận văn
trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.
+ Luận văn “Nghiên cứu một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác

thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng”, tác
giả Nguyễn Thị Thanh Linh, năm 2013. Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.
+ Luận văn “Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan

Bộ (qua thực tế tại một số Bộ)”, tác giả Nguyễn Thị Lan, năm 2019. Nơi bảo vệ
luận văn trường Đại học Nội vụ - Đại học Quốc gia Hà Nội.
+ Luận văn “Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ

Giáo dục và Đào tạo”, tác giả Phạm Thị Chung, năm 2009. Nơi bảo vệ luận văn
trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.
Các cơng trình, đề tài, bài viết nêu trên chủ yếu tập trung nghiên cứu các
nguyên tắc, cơ sở và phương pháp thực hiện một số nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; đề
xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ ở một cơ quan cụ thể.


11

Tuy nhiên, cho đến nay, tác giả chưa thấy một cơng trình khoa học hay đề tài
luận văn, luận án nào đề cập đến vấn đề đi sâu nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả về hoạt động lưu trữ ở Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố. Do vậy,
đề tài của Luận văn này hoàn toàn khơng bị trùng lặp, mặc dù tác giả có tham khảo,
kế thừa một số kết quả nghiên cứu của các tác giả đi trước.
3.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1.

Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn hướng tới hai mục tiêu chính:
Thứ nhất: Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học
và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh;
Thứ hai: Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở
Khoa học và Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu trên, luận văn có những nhiệm vụ sau:
- Khái quát lịch sử, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức tại Sở Khoa học

và Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh;
- Tìm hiểu về thành phần và ý nghĩa của các tài liệu hình thành trong hoạt

động tại Sở;
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động lưu trữ;
- Khảo sát, phân tích thực trạng hoạt động lưu trữ cũng như việc thực hiện

các nghiệp vụ lưu trữ tại Sở;
- Đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học và Công nghệ Thành

phố Hồ Chí Minh;
- Nghiên cứu, xây dựng và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt

động lưu trữ tại Sở.
4.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu
- Thực trạng hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học và Cơng nghệ Thành phố Hồ
Chí Minh.


12

- Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học và Công

nghệ Thành phố Hồ Chí Minh.

4.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi khơng gian: Nghiên cứu phạm vi hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học
và Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh.
Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa
học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh từ năm 2003 đến nay. Đây là giai đoạn
đổi tên Sở Khoa học - Công nghệ và Môi trường thành Sở Khoa học và Công nghệ
theo Quyết định số 123/2003/QĐ-UB ngày 18 tháng 7 năm 2003 của Ủy ban nhân

dân Thành phố Hồ Chí Minh.

5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận
Thực hiện đề tài, tác giả dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện
chứng, duy vật lịch sử và tư tưởng Hồ Chí Minh. Đây là phương pháp luận mang
tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp này được tác giả
sử dụng để phân tích, nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về tình hình thực
tiễn của hoạt động lưu trữ tại Sở. Trên cơ sở vận dụng phương pháp luận trên, tác
giả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ trong
Sở.

5.2. Phương pháp phân tích, tổng hợp
Tác giả sử dụng phương pháp này để phân tích thực trạng, những kết quả và
hạn chế của hoạt động hiện nay; phân tích những nguyên nhân của sự tồn tại này và
từ đó đưa ra các nhận định trong đề tài.

5.3. Phương pháp so sánh
Phương pháp này đuợc tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu thực tiễn
tình hình hoạt động lưu trữ tại Sở so với tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ
được xây dựng. Từ kết quả so sánh đó, tác giả có cơ sở để đưa ra những giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của Sở.


13

5.4. Phương pháp khảo sát
Phương pháp này được tác giả sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài,
nhằm khảo sát, thu thập dữ liệu thực tế hoạt động lưu trữ tại Sở, quan sát các kho,
quan sát tình trạng tài liệu.

5.5. Phương pháp đánh giá
Qua kết quả điều tra, khảo sát thực tế trên cơ sở các tài liệu thu thập được, tác
giả tiến hành đánh giá các mặt hoạt động về cơng tác lưu trữ. Từ đó, tác giả nắm bắt
được tình hình hoạt động lưu trữ của Sở một cách chính xác.

5.6. Phương pháp hệ thống
Tác giả đã nghiên cứu sử dụng phương pháp này để hệ thống hoá các quy
định pháp lý về hoạt động lưu trữ. Trên cơ sở tiếp cận hệ thống để đánh giá thực
trạng hoạt động lưu trữ của Sở trong thời gian qua, đề xuất các giải pháp nâng cao
hoạt động lưu trữ của Sở trong thời gian tới.
Trong quá trình thực hiện đề tài, các phương pháp trên được kết hợp đan xen
và vận dụng một cách linh hoạt.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Về lý luận: Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần khẳng định thêm vai
trò và sự cần thiết của hoạt động lưu trữ.
Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động lưu trữ tại Sở. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể trở thành tài
liệu tham khảo cho các học viên, sinh viên khi tham khảo nghiên cứu về lĩnh vực
này.
7.

Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, phần Kết luận, nội dung Luận văn gồm có 03 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về hoạt động lưu trữ của các cơ quan tổ
chức
Chương 2. Khảo sát, đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học và
Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh

14

Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa
học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh


15

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG
LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN TỔ CHỨC
1.1. Cơ sở lý luận của hoạt động lưu trữ
1.1.1. Một số khái niệm
1.1.1.1. Hoạt động lưu trữ
Theo Khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Hoạt động lưu trữ là
hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu
lưu trữ”.

1.1.1.2. Nâng cao
Theo từ điển nâng cao được hiểu là diễn tả sự cao hơn về mức độ so với mức
cơ bản, đòi hỏi khả năng giải quyết cao hơn.

1.1.1.3. Hiệu quả
Theo các nhà ngôn ngữ học, khái niệm hiệu quả được hiểu là: “Kết quả như
yêu cầu của việc làm mang lại". Nhưng theo Từ điển Le Petit Larousse định nghĩa:
"Hiệu quả là kết quả đạt được trong việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định" (Từ
điển Le Petit Larousse, 1999, Paris, p. 57). Hiệu quả là một phạm trù kinh tế phản
ánh trình độ sử dụng các nguồn lực có sẵn của đơn vị cũng như của nền kinh tế để

thực hiện tốt nhất các mục tiêu đề ra với chi phí thấp nhất và được lượng hóa bằng
cách so sánh giữa kết quả đầu ra và chi phí đầu vào. Trong khi đó các nhà quản lý
hành chính lại cho rằng: Hiệu quả là mục tiêu chủ yếu của khoa học hành chính, là
sự so sánh giữa các chi phí đầu tư với các giá trị của đầu ra, sự tăng tối đa lợi nhuận
và tối thiểu chi phí, là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra - đầu
vào. Việc xác định hiệu quả một hoạt động kinh tế thường cho chúng ta những con
số chính xác và cụ thể, nhưng với bất kỳ hoạt động xã hội nào nói chung và hoạt
động lưu trữ nói riêng, để tính được hiệu quả đạt được rất khó khăn và phức tạp, bởi
loại hoạt động này chủ yếu mang đặc trưng định tính chứ khó định lượng; theo cách
tiếp cận này, hiệu quả là phép so sánh dùng để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực
hiện cho mục tiêu hoạt động của chủ thể và chi phí mà chủ thể bỏ ra để có kết quả


16

đó trong những điều kiện nhất định. Theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2007: “Hiệu
quả là quan hệ giữa kết quả đạt được và nguồn lực được sử dụng”. Hiệu quả trong
hoạt động lưu trữ được thể hiện qua việc các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ được cải
thiện đồng thời hiệu quả áp dụng chính là việc thực hiện các q trình xử lý cơng
việc đạt được kết quả tốt hơn so với trước khi áp dụng.

1.1.1.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ
Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ là tập hợp biện pháp của các lưu trữ
nhằm làm cho hoạt động lưu trữ đạt được mục tiêu đề ra.

1.1.2. Nội dung, vai trò của hoạt động lưu trữ
1.1.2.1. Nội dung hoạt động lưu trữ
Nội dung hoạt động lưu trữ chủ yếu được thể hiện qua việc thực hiện nghiêm
túc các khâu nghiệp vụ như: thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng kho lưu trữ,
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức phịng

đọc, giới thiệu, cơng bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản
an toàn tài liệu.
Đối với các cơ quan Nhà nước thì việc lưu trữ đều phải tiến hành theo đúng
những tiêu chuẩn mà Nhà nước đã đề ra. Nhưng đối với các cơ quan Nhà nước như:
ở lưu trữ của các bộ, ban ngành hay ở các địa phương thì cơng tác lưu trữ được khái

qt một cách rộng lớn hơn. Đó là phải xây dựng được một hệ thống các phơng lưu
trữ thích hợp từ trung ương đến cơ sở, có sự chỉ đạo thống nhất, có những quy định
chặt chẽ về lựa chọn, bổ sung, bảo quản, sử dụng tài liệu và áp dụng các biện pháp
kỹ thuật tổ chức tài liệu. Đồng thời phải xây dựng được một hệ thống lý luận khoa
học về lưu trữ.
Nhưng nói tóm lại thì nội dung của hoạt động lưu trữ đó là việc áp dụng các
chuỗi nghiệp vụ cơ bản như: sắp xếp, phân loại, xác định giá trị, bổ sung, chỉnh lý,
thống kê, kiểm tra để nhằm mục đích cuối cùng là bảo quản an tồn và khai thác sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung và của mỗi đơn vị nói riêng.


17

1.1.2.2. Vai trò của hoạt động lưu trữ đối với hoạt động của Sở
Trong hoạt động của Sở hiện nay, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều
hành, quyết định, thi hành đều được triển khai bằng văn bản. Vai trò của hoạt động
lưu trữ đối với hoạt động của Sở có mối quan hệ mật thiết với nhau được thể hiện ở
những nội dung sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của Sở;

cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích quản lý nhà nước
trong lĩnh vực chun mơn khi có nhu cầu. Đồng thời cung cấp những thông tin quá
khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý của Sở.
- Giúp cho công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời

các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi,
kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cơng chức có thể kiểm tra, đúc kết
kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng,
hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà
nước ở nước ta hiện nay.
- Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân. Góp phần giữ gìn những tài liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc
kiểm tra, thanh tra, giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin, tài liệu có liên quan đến Sở và các

các tài liệu bí mật nhà nước.
Từ mối quan hệ gắn bó có thể thấy nếu quan tâm làm tốt hoạt động lưu trữ
sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của Sở được thơng suốt. Nhờ đó góp phần
nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy tiến trình cải cách nền
hành chính hiện nay.

1.1.3. Ý nghĩa, tác dụng của hoạt động lưu trữ đối với đời sống xã
hội
Thứ nhất, có vai trị quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà
nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành
chính. Việc khai thác thơng tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà


18

nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thơng tin từ tài liệu lưu trữ có
vai trị quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết
kiệm. Vai trị quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung,

xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ
trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thơng qua các tài liệu lưu trữ.
Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã quy định về cùng vấn đề đó, để
xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa, điều chỉnh, giải quyết bằng
cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp
với thực tế của văn bản. Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua các tài
liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển của đời sống
xã hội.
Thứ hai, dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật
vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự
vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối
tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đốn phản
ứng của họ khi nhận được văn bản. Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với
quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng.
Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trong quá
trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung
văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từng
văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những hạt nhân hợp lý,
phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những
thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới. Khi ban hành văn bản áp dụng
pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ thống các quy phạm pháp luật đã được ban
hành (hệ thống các văn bản đó được lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảo
đảm văn bản áp dụng pháp luật đó là đúng thẩm quyền, và có nội dung phù hợp với
pháp luật hiện hành. Q trình thu thập thơng tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều
khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong
phú, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế
nền hành chính nhà nước. Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ góp phần thúc đẩy


19

cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hố và pháp điển hố) được tốt, góp
phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản
quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành
chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn
bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói chung.

1.1.4. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở, tác giả khái quát
khung tiêu chí đánh giá theo bảng sau:
STT

Tên tiêu chí

Thu thập tài
1

liệu vào lưu trữ
cơ quan



20

STT

Tên tiêu chí

Chỉnh lý khoa
2

học kỹ thuật tài
liệu lưu trữ

3

Bảo quản tài


liệu lưu trữ


21

STT

4

Tên tiêu chí

Thống kê tài
liệu lưu trữ


Xác định giá trị
5

tài liệu lưu trữ

22

STT

Tên tiêu chí

6

Sử dụng tài liệu
lưu trữ