Luận văn thạc sĩ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN NHƯ PHÚC

TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2020


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN NHƯ PHÚC

TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐỒN THỊ HỊA

Hà Nội - 2020

LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của cá nhân tác
giả. Các số liệu trong Đề tài có nguồn gốc rõ ràng, đã được công bố theo quy định. Đề
tài được thực hiện dưới sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của TS. Đồn Thị Hịa - Trưởng
phịng Quản lý đào tạo Sau đại học, các thầy cô Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại
học Nội vụ Hà Nội và sự quan tâm, giúp đỡ của Lãnh đạo, viên chức Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III. Các kết quả nghiên cứu của đề tài chưa được công bố tại bất kỳ cơng
trình nghiện cứu nào.


LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực hiện Đề tài, tác giả nhận được sự ủng hộ, giúp đỡ của các
thầy cơ giáo, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình. Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành
tới các thầy cơ Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phịng Quản lý đào tạo Sau đại học, Lãnh đạo
và viên chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tạo điều kiện thuận lợi để tác giả hoàn
thành Đề tài. Đặc biệt, tác giả luôn nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của TS.
Đồn Thị Hịa - người thầy đáng kính đã hướng dẫn tác giả hồn thiện đề tài này. Hy
vọng rằng, sau khi hoàn thành Đề tài, tác giả sẽ tiếp tục nhận được sự quan tâm, giúp
đỡ của TS. Đồn Thị Hịa và các thầy cơ giáo, đồng nghiệp, bạn bè.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song Đề tài của tác giả không tránh khỏi những
hạn chế, thiếu sót. Vì vậy, tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu
của các thầy cô giáo, đồng nghiệp và tất cả những độc giả quan tâm để đề tài của tác
giả được hoàn thiện hơn.
Tác giả xin trân trọng cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT

CHỮ VIẾT TẮT

1

TLLT

2

TCKTSD

3

TCKTSDTLLT


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU...................................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài.................................................................................................... 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài............................................. 2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................................... 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.......................................................................... 4
5. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................ 4
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài................................................................... 5
7. Kết cấu của đề tài................................................................................................... 5
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHAI
THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÁ NHÂN............................................... 6
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân....................6

1.1.1. Một số khái niệm.............................................................................................. 6
1.1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ.............................................................................. 6
1.1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ cá nhân................................................................. 7
1.1.1.3. Khái niệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.....................................8
1.1.1.4. Khái niệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân........................9
1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ cá nhân............................................................... 9
1.1.3. Thành phần của tài liệu lưu trữ cá nhân.......................................................... 11
1.1.4. Giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân.................................................................. 12
1.1.4.1. Tài liệu lưu trữ cá nhân là nguồn sử liệu có thể sử dụng để nghiên cứu về
thân thế, sự nghiệp của các cá nhân......................................................................... 12
1.1.4.2.Tài liệu lưu trữ cá nhân phản ánh rõ nét nhất đời sống, hoạt động, tâm tư,
tình cảm của cá nhân................................................................................................ 13
1.1.4.3.Thông tin của tài liệu lưu trữ cá nhân có thể bổ sung cho các nguồn tài liệu
lưu trữ khác.............................................................................................................. 14
1.1.4.4. Tài liệu lưu trữ cá nhân góp phần giáo dục thế hệ trẻ trong tương lai.........15
1.2. Cơ sở pháp lý để tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân.................16
1.2.1. Quy định của Nhà nước về sở hữu tài liệu và quyền tiếp cận thông tin trong tài
liệu lưu trữ cá nhân.................................................................................................. 16
1.2.1.1. Quy định về quyền sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân...................................... 16
1.2.1.2. Quy định về quyền tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ cá nhân............17
1.2.2. Quy định về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân......................18
1.2.2.1. Quy định trách nhiệm của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia........................18


1.2.2.2. Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ cá nhân.................................................................................................. 19
1.2.2.3. Quy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân
................................................................................................................................. 20
1.2.2.4. Quy định về các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..........20
1.2.2.5. Quy định về phạm vi sử dụng đối với các tài liệu lưu trữ cá nhân...............21

1.2.2.6. Quy định về thủ tục tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III.......................................................................................... 21
Tiểu kết Chương 1.................................................................................................... 22
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III................23
2.1. Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III....................................... 23
2.2. Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III........................................................................................................ 24
2.2.1. Khái quát về khối lượng tài liệu lưu trữ cá nhân đang bảo quản tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III................................................................................................. 24
2.2.2. Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III....................................................................................................................... 25
2.2.3. Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III.............................................................................................................. 27
2.2.3.1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại phòng Đọc..............................27
2.2.3.2. Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ cá nhân................................................ 29
2.2.3.3. Cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ............................................. 31
2.2.3.4. Viết bài đăng tải trên các phương tiện truyền thông đại chúng....................32
2.2.3.5. Xuất bản sách dưới dạng tuyển tập.............................................................. 33
2.2.3.6. Xây dựng các bộ phim từ tài liệu lưu trữ cá nhân........................................ 33
2.2.3.7. Làm quà lưu niệm....................................................................................... 34
2.4. Nhận xét............................................................................................................ 34
2.4.1. Kết quả đạt được............................................................................................ 34
2.4.2. Những hạn chế............................................................................................... 36
2.4.3. Nguyên nhân.................................................................................................. 39
Tiểu kết Chương 2.................................................................................................... 41
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI
THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU
TRỮ QUỐC GIA III................................................................................................. 42
3.1. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản pháp lý làm cơ sở cho việc tổ chức khai

thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân........................................................................ 42


3.2. Hồn thiện và đổi mới các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
cá nhân..................................................................................................................... 43
3.3. Xây dựng mối quan hệ tốt giữa độc giả và người làm công tác lưu trữ.............45
3.4. Giữ mối liên hệ chặt chẽ với chủ sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân......................45
3.5. Đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân...............46
3.5.1. Cung cấp tài liệu theo u cầu, thơng tin có giá trị gia tăng...........................47
3.5.2. Cung cấp tài liệu từ xa.................................................................................... 48
3.5.3. Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ theo chuyên đề......................................... 49
3.5.4. Cung cấp tài liệu lưu trữ theo hợp đồng......................................................... 50
3.5.5. Cung cấp thông tin trong tài liệu lưu trữ qua internet..................................... 50
3.6. Nâng cao nhận thức của chủ sở hữu về giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân và mục
đích của việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu....................................................... 51
3.7. Tăng cường sự hỗ trợ của công tác truyền thông, marketing nhằm quảng bá
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và giới thiệu tài liệu lưu trữ cá nhân......................53
3.8. Xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trở thành điểm đến của các tour du
lịch ở Việt Nam........................................................................................................ 54
Tiểu kết Chương 3.................................................................................................... 57
KẾT LUẬN................................................................................................................ 58
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc
gia là di sản văn hóa của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và

bảo vệ Tổ quốc Việt nam xã hội chủ nghĩa” [38;2]. Thật vậy, TLLT chỉ thực sự phát
huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các hoạt động khác nhau của đời
sống xã hội. Phát huy giá trị TLLT là thơng qua các hình thức sử dụng tài liệu để đưa
giá trị thông tin từ TLLT vào thực tiễn cuộc sống nhằm thúc đẩy sự phát triển của xã
hội, góp phần xây dựng và bảo vệ đất nước. Nếu như trước đây, công tác lưu trữ ở
nước ta chưa được coi trọng, nguồn TLLT chưa được đưa vào khai thác sử dụng có
hiệu quả thì khi Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời, hoạt động phát huy giá trị TLLT đã
được quan tâm và đi vào nề nếp. Các trung tâm lưu trữ quốc gia đã áp dụng tất cả các
hình thức khai thác sử dụng tài liệu theo quy định của Luật nhằm phát huy tối đa giá trị
của TLLT. Tuy nhiên, một thực tế cho thấy, hiện nay, TLLT đang được bảo quản tại các
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia vẫn chưa được nhiều người dân biết đến nên việc tổ chức
khai thác, sử dụng chưa đạt được hiệu quả cao. Vì vậy, để đạt được mục tiêu này thì
các nguồn tài liệu đang được các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia bảo quản phải được
thông báo, giới thiệu một cách đầy đủ, thường xuyên, rộng rãi đến người dân.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong bốn trung tâm lưu trữ lịch sử trực
thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, được thành lập năm 1995 (nay có trụ sở tại 34
Phan Kế Bính, Ba Đình, Hà Nội). Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện đang trực tiếp bảo
quản khối tài liệu của các cơ quan Trung ương từ năm 1945 đến nay và có trụ sở từ Quảng
Bình trở ra miền Bắc. Ngồi khối TLLT của các cơ quan Trung ương, Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thì hiện nay hơn 100 phơng lưu trữ cá nhân, chủ yếu là của
các văn, nghệ sĩ và một số nhà hoạt động trên các lĩnh vực khoa học, xã hội khác đang
được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Đây đều là những cá nhân tiêu biểu,
xuất sắc trên các lĩnh vực hoạt động khác nhau như hoạt động nghệ thuật, hoạt động cách
mạng, hoạt động khoa học... Trong q trình cơng tác của mình, họ đã từng đảm nhiệm
những vai trị, vị trí quan trọng trong bộ máy nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội.
Cuộc đời và sự nghiệp của họ có tầm ảnh hưởng lớn đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và
nhiều cá nhân khác như: nghiên cứu về sự nghiệp văn học (với Phông của nhà văn Tơ
Hồi, Đặng Việt Châu, nhà văn Nguyễn Minh Châu, Hồi Thanh, Hồ Phương), nghiên
cứu về âm nhạc (với phơng lưu trữ của nhạc sĩ Văn Cao, Trần Hoàn, Nguyễn Xn Khốt,
Văn Ký), nghiên cứu về sử học (với phơng của Giáo sư, nhà nghiên cứu văn học, sử học

Đào Duy Anh, nhà sử học Trần Văn Giáp, GS.TS sử học, xã


2
hội học Phạm Huy Thông)...
Tuy nhiên, với khối lượng tài liệu phong phú và đa dạng từ khối tài liệu lưu trữ cá
nhân thì việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
chưa tương xứng với tiềm năng “thông tin TLLT” của Trung tâm, nhất là đối với việc tổ
chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân. Vì vậy tác giả muốn thực hiện đề tài “Tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III”

với mong muốn đóng góp những nghiên cứu và ý kiến của bản thân cho quá trình khai
thác sử dụng TLLT nói chung và TLLT cá nhân nói riêng.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Nghiên cứu về TLLT cá nhân và hoạt động tổ chức khai thác sử dụng TLLT đã
được rất nhiều nhà khoa học quan tâm. Tại Việt Nam, cho đến nay đã có rất nhiều các
cơng trình nghiên cứu về lĩnh vực này như: các giáo trình về cơng tác văn thư lưu trữ,
các bài viết trên tạp chí, các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp,… có
liên quan đến đề tài lưu trữ cá nhân và các hoạt động tổ chức khai thác sử dụng TLLT.
Dưới đây là một số cơng trình tiêu biểu của một số tác giả về vấn đề này:
Thứ nhất, liên quan đến lý luận về TLLT cá nhân và tổ chức khai thác sử dụng
TLLT cá nhân, các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,
Nguyễn Văn Thâm đã biên soạn Giáo trình “Lý luận thực tiễn Cơng tác Lưu trữ”. Gần
đây, qua q trình nghiên cứu, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức biên soạn
Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” năm 2016 do TS. Chu Thị Hậu
làm chủ biên. Các giáo trình trên chỉ có một phần hoặc một chương nói về TLLT có
nguồn gốc xuất xứ cá nhân và về hoạt động tổ chức khai thác sử dụng TLLT. Tuy
nhiên, để đi sâu vào đặc điểm, nội dung, các quy định của nhà nước về tổ chức khai
thác sử dụng TLLT cá nhân thì chưa được nghiên cứu sâu, rộng.
Thứ hai, về một số công trình nghiên cứu trình độ thạc sĩ, phải kể đến luận văn

“Nghiên cứu giá trị và mục đích sử dụng tài liệu các phông lưu trữ cá nhân tại Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III” của tác giả Phạm Thị Ngân, năm 2015. Mục tiêu luận văn
của tác giả Phạm Thị Ngân là nhằm giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu
của một số phông lưu trữ cá nhân tiêu biểu như: Phông lưu trữ cá nhân của GS nghiên
cứu văn học Đặng Thai Mai, đồng chí Tơn Quang Phiệt, nhà nghiên cứu văn học Hoài
Thanh, GS.TS.VS lịch sử - xã hội học Phạm Huy Thông, GS.VS Nguyễn Khánh Toàn.
Đồng thời, nghiên cứu về giá trị cũng như mục đích khai thác sử dụng tài liệu các
phơng lưu trữ cá nhân, góp phần khẳng định giá trị, ý nghĩa to lớn của TLLT cá nhân


3
trong đời sống xã hội. Từ đó, tác giả Phạm Thị Ngân tìm hiểu về những bất cập, hạn
chế trong việc khai thác sử dụng tài liệu, đưa ra một số đề xuất, giải pháp nhằm tăng
cường và phát huy giá trị của TLLT cá nhân theo tinh thần tại Chỉ thị số 05/2007/CTTTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ. Tuy nhiên, đối tượng và nội dung của
đề tài chỉ mới hướng đến giá trị của một số phông TLLT cá nhân tiêu biểu để phục vụ
nhu cầu khai thác sử dụng của độc giả. Trên phương diện tổ chức khai thác sử dụng
TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tác giả Phạm Thị Ngân cũng chưa
nghiên cứu cụ thể.
Thứ ba, về các tác phẩm in ấn trên tạp chí có thể kể đến một số bài viết như:
“Giá trị của TLLT có xuất xứ cá nhân” của TS. Đồn Thị Hịa, đăng trên Kỷ yếu Hội
thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của TLLT trong Nghiên cứu khoa học xã
hội và nhân văn” năm 2010; Bài viết “Vai trò của tài liệu lưu trữ cá nhân qua các
triển lãm TLLT” của ThS. Nguyễn Thị Chinh, đăng trên Kỷ yếu Hội thảo khoa học
“Khai thác và phát huy giá trị của TLLT trong Nghiên cứu khoa học xã hội và nhân
văn” năm 2010; Bài viết “Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với công tác lưu trữ tài liệu
xuất xứ cá nhân” của ThS. Phạm Thị Bích Hải, đăng trên Kỷ yếu Hội nghị khoa học
Quốc tế “Phát huy giá trị TLLT phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”, năm
2008 và bài viết “Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức trưng bày TLLT của cá
nhân, gia đình, dịng họ” của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Diệp, đăng trên Website Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ngày 04/3/2008. Đây đều là những bài viết về giá trị và

các hình thức để tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân. Tuy nhiên, trong khuôn khổ
của một bài viết, các nội dung, thành phần, đặc điểm và hình thức để phát huy giá trị
về TLLT cá nhân lại chưa được đề cập cụ thể, giải pháp được đưa ra chỉ đề cập đến
một hình thức nhất định hoặc chung chung.
Có thể thấy, các cơng trình nghiên cứu trên đã chỉ ra được mục đích, vai trị, giá
trị của TLLT cá nhân để phục vụ nhu cầu của độc giả. Trong đó có đưa ra một số đề
xuất đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong việc tạo điều kiện cho độc giả tiếp
cận dễ dàng hơn đối với khối TLLT có xuất xứ cá nhân. Tuy nhiên, vấn đề tổ chức khai
thác sử dụng TLLT cá nhân thì vẫn chưa được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm.
Do vậy, đề tài “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III” mà tác giả lựa chọn mang tính kế thừa, mở rộng và nghiên
cứu sâu hơn nhằm đưa ra các giải pháp toàn diện vấn đề tổ chức khai thác sử dụng đối
với TLLT cá nhân đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.


4
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu
Đề tài thực hiện với mục tiêu: Phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp
nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác sử dụng nhằm phát huy tối đa giá trị của
TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
- Nghiên cứu về các cơ sở pháp lý quy định về việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT

cá nhân.
- Phân tích thực trạng của việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức khai

thác sử dụng TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Hoạt động tổ chức khai thác sử dụng TLLT
cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài được thực hiện trong phạm vi nghiên cứu TLLT cá nhân tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III. Tuy nhiên, hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo
quản tới hơn 100 phông lưu trữ cá nhân, gia phả 04 dịng họ lớn (họ Đỗ, họ Ngơ, Đại
Tơn, họ Phan), vì vậy, đối với đề tài này, tác giả xin giới hạn phạm vi nghiên cứu trong
một số phông tiêu biểu như: Phông lưu trữ cá nhân của Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh,
GS.TS Sử học Phạm Huy Thơng, Nhà phê bình Văn học Hồi Thanh, Nhà văn Nguyễn
Minh Châu, Nhà viết kịch Lộng Chương, Nhà nghiên cứu Nguyễn Khắc Viện, Nhà thơ
Xuân Diệu, Nhạc sĩ Văn Cao, Họa sĩ Bùi Trang Chước...
5. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp được tác giả vận dụng trong đề tài:
- Phương pháp khảo sát: Trên cơ sở các phông lưu trữ cá nhân đang bảo quản

tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tác giả khảo sát thành phần, nội dung, đặc điểm,
giá trị của một số Phông Lưu trữ tiêu biểu, điển hình. Đồng thời, khảo sát tình hình tổ
chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III qua sổ theo
dõi độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu, qua các báo cáo của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.


5
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng để phân

tích giá trị, ý nghĩa của tài liệu các phông lưu trữ cá nhân đang được bảo quản tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và làm rõ thực trạng, các hạn chế tồn tại của việc tổ
chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân tại đây. Từ đó, tác giả tổng hợp những khía cạnh
tổng quát về giá trị của TLLT cá nhân.
- Phương pháp hệ thống hóa: Từ các phơng lưu trữ cá nhân đang được bảo

quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tác giả hệ thống nguồn tài liệu các phông cá
nhân để lựa chọn những điểm chung nhất về đặc điểm, thành phần, giá trị của nguồn
tài liệu.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Đề tài đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về TCKTSD TLLT cá

nhân. Đây là nguồn tài liệu tham khảo để Trung tâm Lưu trữ III hoàn thiện công tác
TCKTSD TLLT cá nhân.
- Hơn nữa, đề tài là nguồn tài liệu tham khảo cho các đối tượng nghiên cứu là

học viên, sinh viên, cán bộ làm công tác lưu trữ trong quá trình nghiên cứu khoa học.
Trong thời gian tới, tác giả hy vọng đề tài sẽ được ứng dụng hiệu quả vào thực
tiễn và đạt được mục tiêu cuối cùng là TLLT cá nhân được xã hội biết đến rộng rãi,
khai thác sử dụng chúng một cách triệt để. Từ đó mỗi cơng dân Việt Nam sẽ hình
thành ý thức bảo vệ nguồn thơng tin q khứ vô giá này của dân tộc.
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn
của tác giả gồm có 03 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ cá nhân
- Chương 2: Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác sử

dụng tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III


6
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC
KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÁ NHÂN
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân
1.1.1. Một số khái niệm
1.1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Có rất nhiều cách định nghĩa về “tài liệu lưu trữ” khác nhau. Theo Luật Lưu trữ
số 01/2011/QH13 thì “tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” [33;2]. Luật cũng khẳng định:
“Tài liệu là vật mang tin, được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình
nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa
ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác,
nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin
khác” [33;1]. Như vậy, định nghĩa về tài liệu tại Luật Lưu trữ đã khái quát được các
đặc điểm cơ bản nhất về tài liệu. Qua đó, tạo cơ sở pháp lý cho các văn bản liên quan
đến công tác lưu trữ. Bên cạnh đó giúp chúng ta hiểu thuật ngữ TLLT một cách chính
xác hơn.
Trong Giáo trình “Lý luận và thực tiễn Cơng tác Lưu trữ” của nhóm tác giả
Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, TLLT
được định nghĩa: “TLLT là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, đồn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học
lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng kho lưu trữ” [18;6].
Theo quan niệm khác, trong cuốn Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam 1992 lại

cho rằng Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu
của cơ quan, tổ chức, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các
lưu trữ để khai thác, sử dụng cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học,
lịch sử …của xã hội.
Có thể nói, mỗi khái niệm đưa ra được các nhà khoa học, chuyên gia giải thích
ở góc độ khác nhau nhưng đều có điểm chung về nguồn gốc xuất xứ, giá trị, vật mang

tin, nơi bảo quản. Đối với tác giả, TLLT là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức và phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành, các hoạt
động nghiên cứu khoa học,… của cơ quan, tổ chức đó được lưu trữ, bảo quản khoa
học. TLLT gồm bản gốc, bản chính và bản sao hợp pháp. Do đó, nhiệm vụ của ngành
lưu trữ khơng chỉ bảo quản an tồn thơng tin tài liệu mà cịn phải tìm ra các biện pháp


7
để TLLT được đưa vào khai thác sử dụng có hiệu quả.
1.1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ cá nhân
Trong đời sống và hoạt động của mỗi cá nhân tiêu biểu đều hình thành một khối
tài liệu quan trọng và có ý nghĩa. Đây là những nguồn tài liệu có giá trị phục vụ các
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội. Xuất phát
từ nhu cầu thực tế, nhiều gia đình ở Việt Nam đã có ý thức lựa chọn những tài liệu để
lưu trữ tại gia đình hoặc trong các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Ở Việt Nam, cụm từ “tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ” được xuất

hiện lần đầu tiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982. Cho đến
năm 1992, trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản, đã định
nghĩa Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong q trình sống và hoạt
động của một hoặc một nhóm người.
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 có đề cập đến TLLT cá nhân được bao
hàm trong khái niệm TLLT. Trong đó khẳng định TLLT quốc gia cũng bao gồm tài liệu

của các cá nhân nhưng chỉ đề cập đến các nhân vật lịch sử tiêu biểu. Có thể nói, về mặt
lý thuyết, việc xác định TLLT cá nhân chỉ liên quan đến các nhân vật lịch sử, tiêu biểu
làm phạm vi của TLLT cá nhân bị thu hẹp, hơn nữa cũng làm ảnh hưởng lớn đến việc
sưu tầm các TLLT cá nhân khác do nhân dân bảo quản và lưu giữ. Do vậy, chúng ta
cần phải có cách hiểu đầy đủ hơn về TLLT có xuất xứ cá nhân.
Trong cuốn Tổ chức và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ nhân dân, PGS.TS
Vũ Thị Phụng cho rằng: “TLLT nhân dân (Private archives) là từ dùng để chỉ những
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, gia đình, dịng họ; các
hiệp hội, các tổ chức phi chính phủ, các doanh nghiệp tư nhân (gọi chung là tổ chức
tư nhân)… được các chủ sở hữu lựa chọn, tổ chức lưu giữ, bảo quản và sử dụng để
phục vụ cho những nhu cầu, lợi ích của các cá nhân, tổ chức. Đây là những tài liệu
khơng thuộc sở hữu nhà nước (hay nói cách khác là khu vực thuộc sở hữu phi nhà
nước). Những tài liệu này rất phong phú và đa dạng, hiện đang được lưu giữ trong
nhân dân (cá nhân, gia đình, dòng họ và các tổ chức cộng đồng)” [37;17].
Từ các quan điểm, ý kiến trên, tác giả xin đưa ra định nghĩa về TLLT cá nhân
như sau:
Tài liệu lưu trữ cá nhân hay cịn gọi là tài liệu có xuất xứ cá nhân là tồn bộ tài
liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động riêng của từng người, chúng mang
thuộc tính cá nhân, thuộc về cá nhân đó, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội, được lưu trữ và đăng ký thuộc Phông
Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.


8
1.1.1.3. Khái niệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Khai thác sử dụng và tổ chức khai thác sử dụng TLLT phản ánh mối liên hệ mật
thiết giữa hoạt động của độc giả và hoạt động của người làm cơng tác lưu trữ. Tuy
nhiên, cần phải có sự phân biệt rạch ròi giữa các khái niệm. Sử dụng TLLT là hoạt
động của độc giả, người có nhu cầu tìm kiếm, sử dụng thơng tin trong tài liệu để phục
vụ các mục đích khác nhau. Cịn tổ chức sử dụng TLLT lại là hoạt động của người làm

công tác lưu trữ lấy các tài liệu trong kho ra để phục vụ khi độc giả có yêu cầu. Tuy
nhiên, tổ chức khai thác sử dụng TLLT lại là hoạt động của cơ quan lưu trữ. Ngay cả
khi độc giả chưa có u cầu tìm kiếm thơng tin thì cán bộ lưu trữ căn cứ vào tiềm năng
thông tin trong tài liệu để tăng nhu cầu tìm kiếm thơng tin của độc giả, hoạt động này
mang tính chủ động, hiện đại, phù hợp với xu thế phát triển chung. Trong công tác lưu
trữ, tổ chức khai thác sử dụng là một khâu nghiệp vụ cuối cùng của công tác lưu trữ.
Tổ chức khai thác sử dụng TLLT không chỉ cung cấp thơng tin cho hoạt động quản lý
mà cịn cung cấp thông tin phục vụ nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử và các
nhu cầu chính đáng khác của công dân.
Khi đề cập đến khái niệm tổ chức khai thác sử dụng TLLT còn nhiều tài liệu đề
cập đến:
- Tổ chức sử dụng TLLT là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu để đáp

ứng yêu cầu nghiên cứu của độc giả. (Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ xuất
bản, 1992).
- Tổ chức khai thác sử dụng TLLT là quá trình tổ chức khai thác thông tin

TLLT phục vụ nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ
hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân (Giáo trình Lý luận và phương pháp
cơng tác lưu trữ, 2016) [22;239].
Tổ chức khai thác sử dụng còn được hiểu là hoạt động cung cấp thông tin lưu
trữ hoặc TLLT cho những người có nhu cầu phù hợp với quy định của pháp luật nhằm
phát huy giá trị sử dụng của tài liệu, đảm bảo quyền thông tin cho công dân, giúp cơ
quan, tổ chức thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ; thực hiện nhiệm vụ được Nhà nước
phân công đảm nhận; giúp trao quyền tri thức của nhân loại. Theo cách lý giải này,
công tác tổ chức khai thác sử dụng (dưới đây viết tắt là TCKTSD) nghiên cứu về nhu
cầu sử dụng tài liệu, về các hình thức sử dụng tài liệu và các biện pháp phát huy giá trị
TLLT. Đối tượng nghiên cứu của công tác TCKTSD TLLT là giá trị sử dụng của TLLT,
nhu cầu của người sử dụng, thủ tục tiếp cận tài liệu, hình thức cung cấp tài liệu và hình
thức tuyên truyền, quảng bá TLLT.

9
1.1.1.4. Khái niệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân
Xuất phát từ các khái niệm trình bày ở trên, có thể nói tổ chức khai thác sử
dụng TLLT cá nhân là quá trình tổ chức khai thác thông tin từ TLLT cá nhân phục vụ
yêu cầu nghiên cứu lịch sử, khoa học, các mục đích chính đáng của cơng dân. Trong
một số trường hợp tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân phải được sự chấp thuận
của chủ sở hữu hoặc cá nhân, tổ chức được ủy quyền (nếu có) trong trường hợp chủ sở
hữu ký gửi tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ.
Hiện nay, với khối lượng, thành phần tài liệu đa dạng về hình thức, phong phú
về nội dung của các cá nhân, gia đình, dịng họ đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III, việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân là vô cùng cần thiết
nhằm phát huy giá trị của tài liệu, đưa TLLT nói chung và TLLT cá nhân đến gần với
độc giả hơn.
1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ cá nhân
TLLT cá nhân là một loại hình của TLLT, có các đặc điểm chung của TLLT
như: chứa đựng các thông tin về quá khứ, phản ánh quá trình sinh sống, hoạt động,
sáng tác của các cá nhân tiêu biểu, gia đình, dịng họ. Đây là một loại hình tài liệu rất
đa dạng về hình thức, phong phú về nội dung. Tuy nhiên, TLLT cá nhân là một loại
hình tài liệu rất đặc biệt, nên ngoài các đặc điểm nêu trên, TLLT cá nhân cịn có một số
điểm khác biệt sau:
Thứ nhất, về tính sở hữu của tài liệu lưu trữ cá nhân
Nhắc đến TLLT cá nhân trước hết người ta nghĩ đến quyền sở hữu của chúng.
TLLT cá nhân là tài liệu chủ yếu được hình thành trong quá trình sống, hoạt động của
mỗi cá nhân. Do vậy, TLLT cá nhân thể hiện sự tư duy, sáng tạo riêng biệt của cá nhân
và thuộc sở hữu của cá nhân theo quy định của pháp luật. Tính sở hữu của TLLT cá
nhân chi phối rất nhiều đến các đặc điểm hình thành của tài liệu. Hơn nữa, TLLT cá
nhân được bảo quản, lưu giữ bởi chính cá nhân tại gia đình, dịng họ có tài liệu. Phần
lớn được bảo quản trong tủ, số khác lại được để trên bàn thờ gia tiên và coi đó là

những kỷ vật thiêng liêng của cha, ông để lại. Trong một số trường hợp đặc biệt, TLLT
của một số cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu biểu còn được lưu trữ tại các cơ quan lưu
trữ, bảo tàng hoặc được các cá nhân khác sưu tầm được. Tại khoản 3 Điều 4 của Luật
Lưu trữ đã thừa nhận quyền sở hữu đối với TLLT cá nhân; khuyến khích các tổ chức,
cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán TLLT của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho
hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Như vậy, có nghĩa là nhà nước đã thừa nhận quyền sở hữu tài liệu đối với cá nhân,
gia đình, dịng họ. Trong thực tế, theo quy định của pháp luật dân sự chủ sở hữu tài liệu là


10
chủ thể có quyền: chiếm hữu, sử dụng và định đoạt đối với tài liệu.
Thứ hai, hình thức trình bày không phụ thuộc vào các quy định của Nhà nước

So với khối tài liệu hành chính, các yếu tố thể thức được quy định chặt chẽ về
cách trình bày, tuân thủ theo một khuôn mẫu chung, tạo sự thống nhất về giao dịch văn
bản trong các cơ quan, doanh nghiệp với nhau. Tuy nhiên khác với tài liệu hành chính,
TLLT cá nhân khơng có tính thống nhất, chuẩn mực như các tài liệu hình thành từ hoạt
động của cơ quan, tổ chức. TLLT cá nhân rất tự do về mặt hình thức và thể thức văn
bản, khơng bị ràng buộc bởi các yếu tố thể thức trong công tác văn thư. Có thể nói, so
với tài liệu hành chính và các loại tài liệu khác thì TLLT cá nhân có cách trình bày rất
đa dạng, tự do về mặt thể thức, vượt ra ngoài rào cản về mặt thể thức trong cơng tác
văn thư. Bên cạnh đó, TLLT cá nhân còn được viết trên nhiều vật mang tin khác nhau,
các kích cỡ khác nhau, ngơn ngữ khác nhau. Chính vì vậy, TLLT cá nhân không bị chi
phối bởi khuôn mẫu, quy định về thể thức, cách trình bày so với các loại tài liệu hành
chính khác. Cụ thể như sau:
- Về hình thức trình bày tài liệu: Hình thức trình bày của TLLT cá nhân không

tuân theo các quy định của pháp luật, cách trình bày phụ thuộc vào ý muốn khách quan
của tác giả. Các tác phẩm phản ánh đời sống tinh thần, tâm tư, tình cảm của người

sáng tác. Hơn nữa, các yếu tố về thời gian, không gian, hoàn cảnh lịch sử, xuất thân
cũng ảnh hưởng, chi phối rất lớn đến yếu tố trình bày. Hiện nay, đa số tài liệu về nhóm
tài liệu sáng tác chủ yếu là bản thảo viết tay về truyện ngắn, thơ, truyện thơ, các tác
phẩm văn xuôi, các bản nhạc,... Mỗi tác phẩm lại có cách trình bày riêng biệt, các bản
thảo gạch xóa, được sửa lại, tái bản nhiều lần phù hợp với phong cách sáng tác độc đáo
của tác giả. Ngồi ra, có những tài liệu được đánh máy rồi in ra, phục vụ công tác lưu
trữ và các mục đích cá nhân. Do vậy, về hình thức trình bày, TLLT cá nhân thể hiện sự
tự do, phong phú, đa dạng, không theo bất cứ khuôn mẫu nào.
- Về ngơn ngữ trình bày: Đối với nhóm tài liệu về tiểu sử, tài liệu sáng tác, ngôn

ngữ cũng được tác giả trình bày bởi nhiều thứ tiếng khác nhau như Tiếng Việt, tiếng
Anh, tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Trung hay các bản vẽ, mẫu sáng tác hội họa…
Chẳng hạn như tài liệu về tiểu sử của nhà thơ Huy Cận được viết bằng tiếng Pháp.
Trong khối tài liệu nghiên cứu, sáng tác gồm có thơ, truyện thơ và thơ dịch bằng tiếng
Việt, Pháp, Trung. Hay toàn bộ sáng tác của họa sĩ Bùi Trang Chước là các mẫu giấy
bạc, mẫu tem thư, mẫu biểu trưng, huy hiệu, mẫu Quốc huy Việt Nam…
- Vật mang tin: TLLT cá nhân chủ yếu là tài liệu viết và tài liệu nghe nhìn.

Nhóm tài liệu viết được trình bày trên chất liệu là giấy A4, giấy dó, giấy ơ li, các kích
cỡ khác nhau. Có tài liệu được đánh máy, có tài liệu được viết tay một mặt hoặc hai


11
mặt. Nhóm tài liệu nghe nhìn được được chế tác trên vật mang tin là phim ảnh, băng
từ. Ví dụ Bản sao Huân chương quân công Hạng ba do Hội đồng Nhà nước cấp cho
Nhà văn (Trung tá) Nguyễn Minh Châu, ngày 15/11/1984 được trình bày trên khổ giấy
A4 (tại hồ sơ số 1, Phông nhà văn Nguyễn Minh Châu). Trong khối tài liệu của nhà
phê bình văn học Hồi Thanh có nhiều tài liệu được viết trên giấy ơ li hai mặt. Nhiều
tài liệu được đánh máy một mặt chữ như bài viết “Nhật ký trong tù, nhân một sự kiện
lớn trong đời sống văn học” của nhà phê bình Hồi Thanh tại hồ sơ số 9, hộp số 01,

Phơng nhà nghiên cứu Hồi Thanh đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1.1.3. Thành phần của tài liệu lưu trữ cá nhân
TLLT cá nhân là nguồn tài liệu có thành phần rất đa dạng và phong phú. Trong
phơng lưu trữ cá nhân có hiện hữu nguồn tài liệu hành chính liên quan đến cá nhân đó
nhưng hầu hết chúng là những tài liệu chứa đựng những thông tin về cuộc đời của cá
nhân. Quan trọng hơn, TLLT của một Phông lưu trữ cá nhân hầu hết là bản chính, bản
gốc, bản thảo, bản viết tay. Do vậy, có thể khái quát thành phần của TLLT cá nhân gồm
các loại sau:
- Tài liệu về tiểu sử: Giấy khai sinh, khai tử, chứng minh thư nhân dân, hộ

chiếu, giấy đăng ký kết hôn, các loại văn bằng, chứng chỉ của cá nhân tiêu biểu…
- Nhật ký, hồi ký, thư từ trao đổi.
- Tài liệu sáng tác: Các công trình nghiên cứu khoa học, các sáng tác trong lĩnh

vực văn học nghệ thuật, các cơng trình nghiên cứu trong lĩnh vực y học, sử học…
- Tài liệu về chính cá nhân tiêu biểu: Các bài báo, phóng sự, những nhận xét về

các tác phẩm, cơng trình nghiên cứu của tác giả…
- Tranh, ảnh, phim.
- Tài liệu về các thành viên trong gia đình, dịng họ…
- Tài liệu về tang lễ và các bài viết về cá nhân tiêu biểu sau khi đã qua đời…

Chẳng hạn như đối với Phông lưu trữ của Nhà văn Nguyễn Minh Châu (1930 1989). Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang lưu trữ và bảo quản phông tài
liệu cá nhân của nhà văn (tại Phông số 222) gồm 11 hồ sơ có thời gian bắt đầu từ năm
1982 đến năm 2004. Thành phần hồ sơ của Phông lưu trữ cá nhân nhà văn Nguyễn
Minh Châu gồm có ba nhóm lớn: nhóm tài liệu tiểu sử, nhóm tài liệu sáng tác, nhóm
tài liệu khác. Nhóm tài liệu về tiểu sử của nhà văn Nguyễn Minh Châu bao gồm bản
sao huân chương quân công (Bản sao huân chương hạng Ba do Hội đồng Nhà nước
cấp cho Trung tá Nguyễn Minh Châu ngày 15/11/1984, bản sao giấy chứng tử của Nhà
văn Nguyễn Minh Châu do Viện Quân y 108 Hà Nội và UBND Thành phố Hà Nội cấp

năm 1990, 1999…), bản sao giấy chứng tử và bài biết về chân dung nhà văn của các


12
tác giả khác (Bài viết về chân dung nhà văn Nguyễn Minh Châu “Nhà văn đi theo dấu
chân người lính” đăng trên báo Văn nghệ công an, số 7, tháng 7.2004, Bài viết tay
photo “Thư gửi đến cảm xúc hồn nhiên” của Nhà văn Nguyễn Minh Châu, ngày
01.6.1985); Nhóm tài liệu về sáng tác chủ yếu là các bản thảo viết tay, đánh máy các
tác phẩm truyện ngắn nổi tiếng của nhà văn như bản thảo viết tay truyện ngắn Sân cỏ
Tây Ban Nha, Bến quê (07/1983), Chiều vàng (02/1984), Chợ Tết (11/1987), mẹ con
chị Hằng, Bức Tranh…
Hay tại Phông lưu trữ của cá nhân của nhà nghiên cứu văn học Hồi Thanh (19091982), một trong những nhà phê bình văn học xuất sắc của Việt Nam trong thế kỷ XX.
Qua khảo sát tài liệu Phông lưu trữ cá nhân của nhà phê bình văn học có thời gian tài liệu
bắt đầu từ năm 1934 đến năm 2000, thành phần chủ yếu của tài liệu gồm 5 nhóm lớn bao
gồm: Nhóm tài liệu về tiểu sử; nhóm tài liệu nghiên cứu, sáng tác; nhóm thơ do nhà
nghiên cứu văn học Hồi Thanh sưu tầm; nhóm thơ từ của các tác giả gửi Hồi Thanh;
nhóm bài viết của các tác giả khác về Hồi Thanh. Ngồi ra cịn các nhóm tài liệu khác
như: Nhóm tài liệu về tiểu sử gồm giấy kết hôn, giấy chứng minh thư, những tài liệu về
thuyên chuyển, đề bạt các chức vụ khác nhau…; Nhóm tài liệu về nghiên cứu, sáng tác
gồm những ghi chép nhật ký trong các chuyến đi, bài giảng, bài nói chuyện hay những
tham luận, bài phát biểu tại các kỳ họp, đại hội...; Nhóm thơ do nhà nghiên cứu văn học
Hồi Thanh sưu tầm; Nhóm tài liệu thơ, thư từ của các tác giả gửi nhà nghiên cứu văn học
Hoài Thanh; Nhóm bài viết của các tác giả khác về nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh
bao gồm bài viết của các nhà thơ Lưu Trọng Lư, Vũ Quần Phương về nỗi nhớ Hoài Thanh
khi Hoài Thanh mất; Bài viết về sự nghiệp cuộc đời, sự nghiệp của Hoài Thanh; Bài viết
nhân kỷ niệm 90 năm ngày sinh của Hoài Thanh....

Như vậy, có thể thấy, thành phần TLLT cá nhân rất phong phú và đa dạng
nhưng có thể phân loại tài liệu phơng lưu trữ cá nhân thành nhóm chính (bao gồm
thành phần tài liệu như: Nhóm tài liệu về tiểu sử; Nhóm tài liệu về hoạt động, sáng tác)

và nhóm tài liệu khác.
1.1.4. Giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân
1.1.4.1. Tài liệu lưu trữ cá nhân là nguồn sử liệu có thể sử dụng để nghiên cứu
về thân thế, sự nghiệp của các cá nhân
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang lưu trữ và bảo quản hơn 100
phông lưu trữ cá nhân, đây là các phơng tài liệu có giá trị thể hiện trên nhiều phương
diện khác nhau về thân thế, sự nghiệp, những đóng góp tích cực của cá nhân đối với
đất nước. Mỗi một cá nhân tiêu biểu đều gắn với một lĩnh vực khác nhau, song họ có
những điểm riêng biệt, mang dấu ấn của một thời.


13
Nghiên cứu phông lưu trữ cá nhân Cù Huy Cận (1919-2005), chúng ta có thể
biết về tiểu sử của nhà thơ, quá trình sáng tác thơ ca, những tác phẩm của ơng đồng
thời phản ánh q trình hoạt động quản lý nhà nước khi ông được giữ các chức vụ Bộ
trưởng Bộ Canh nông, Bộ trưởng phụ trách Văn học nghệ thuật, Chủ tịch Hội Liên
hiệp Văn học Nghệ thuật Việt Nam.
Nghiên cứu về tài liệu phông lưu trữ của họa sĩ Bùi Trang Chước (Nguyễn Văn
Chước 1915-1992), chúng ta có thể tìm hiểu về tiểu sử của họa sĩ từ khi tốt nghiệp
trường Cao đẳng Mỹ thuật Đông Dương khóa (1936-1941), q trình giảng dạy của
ơng tại trường Cao đẳng Kiến trúc Đà Lạt, trường Mỹ thuật Hà Nội, trường Mỹ thuật
Liên Khu Việt Bắc; quá trình vẽ tem và mẫu giấy bạc, mẫu Quốc huy cho nhà nước
Việt Nam Dân chủ cộng hòa và biết được các tác phẩm tiêu biểu của ông.
Hay nghiên cứu về Phông lưu trữ nhạc sĩ Văn Cao (1923-1995), chúng ta cũng
sẽ biết được tiểu sử của nhạc sĩ, các bản thảo sáng tác của nhạc sĩ như bản thảo “Tổng
phổ Quốc ca Việt Nam” và các bài viết của các tác giả khác viết về Nhạc sĩ, họa sĩ Văn
Cao: “Nhạc sĩ Văn Cao - tài năng và nhân cách” , “Văn Cao - một người Hà Nội” được
đăng trên báo, tạp chí.
Như vậy, xét về mức độ chính xác của tài liệu là các bản gốc, bản chính, bản
thảo và các thông tin tài liệu nghiên cứu từ các phông lưu trữ cá nhân đang bảo quản

tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, có thể thấy, TLLT cá nhân phản ánh đầy đủ, chân
thực về thân thế, sự nghiệp, cuộc đời của từng cá nhân. Đây là những thông tin quan
trọng để bổ sung phục vụ nghiên cứu lịch sử, văn học và các lĩnh vực khoa học khác.
1.1.4.2.Tài liệu lưu trữ cá nhân phản ánh rõ nét nhất đời sống, hoạt động, tâm
tư, tình cảm của cá nhân
Mỗi một tác phẩm được ra đời đều mang yếu tố riêng biệt gắn với thời gian,
không gian đặc biệt. Quan trọng hơn, những tác phẩm nghệ thuật ấy đều thể hiện khả
năng tư duy, tính sáng tạo, mang dấu ấn của tác giả tạo ra chúng. Đối với nhóm tài liệu
sáng tác chứa nhiều thông tin quan trọng, là minh chứng cho q trình hoạt động trí tuệ
của cá nhân, có thể nhắc đến những bản thảo, bản viết tay của các cơng trình nghiên
cứu. Đây là nhóm tài liệu cung cấp nhiều thơng tin về q trình lao động sáng tạo. Có
thể cá nhân ghi lại một quyết định quan trọng trong cuộc đời hoặc một ý tưởng bất
chợt đã giúp cho chủ thể sáng tác ra một cơng trình có giá trị, hay một bài thơ, một tác
phẩm văn học được viết ngẫu hứng bởi tâm trạng của tác giả nhưng không được công
bố. Những trang bản thảo viết tay được sửa đi sửa lại nhiều lần thể hiện quá trình tư
duy, sáng tạo, thay đổi ý tưởng của tác giả để hồn thiện một tác phẩm, một cơng trình.
Nếu thiếu đi những bản thảo, bản nháp thì chân dung của một nhà khoa học, nhà


14
văn, nhà thơ sẽ không thể trọn vẹn. Hơn nữa, tài liệu lưu trữ cá nhân cũng là minh
chứng cho tài năng sáng tạo, cuộc đời hoạt động sáng tác, quan điểm, ý chí của cá
nhân đối với các sự kiện trọng đại của đất nước và các hiện tượng xã hội.
Bên cạnh nhóm tài liệu nghiên cứu sáng tác thì khơng thể bỏ qn nhóm tài liệu
thư từ trao đổi, nhật ký. Đây là nhóm tài liệu phản ánh rõ nét nhất đời sống tinh thần
của cá nhân. Có thể nói, thư từ là phương tiện giao tiếp bằng ngôn ngữ viết, xuất hiện
khá sớm. Thư từ trở thành phương tiện liên lạc và là hình thức giao tiếp của con người.
Giá trị thực tiễn của thư từ là trao đổi thông tin. Trong tất cả các thể loại tài liệu viết,
thư từ gần với giao tiếp hằng ngày nhất. Nó có tính xác thực cao và đồng thời thể hiện
đời sống tình cảm riêng tư rõ rệt. Đối tượng phản ánh của thư là cái hiện tại, cái hằng

ngày và động lực của nó là cảm xúc. Thư để thông tin cho nhau nhưng cũng là để giãi
bày. Nhật ký để viết cho riêng mình, cịn thư phải hướng đến đối tượng cụ thể. Thư
hay được viết trong thời điểm cảm xúc thăng hoa và niềm say mê trở thành sự thôi
thúc không thể kiềm chế, phải được trải ra bằng lời và thực hiện đối thoại với người
vắng mặt trên trang giấy, với niềm hy vọng và tin tưởng rằng nó sẽ đến tay người nhận
và được thông tỏ nỗi niềm. Qua nghiên cứu các phông TLLT tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III, thành phần tài liệu có rất nhiều bức thư tay của các cá nhân như trong
phơng tài liệu của nhà phê bình văn học Hồi Thanh có nhiều bức thư và sáng tác thơ
của nhiều tác giả gửi đến cho Hoài Thanh biểu lộ tình cảm yêu quý, sự ngưỡng mộ đối
với nhà phê bình, xin ơng góp ý cho sáng tác đầu tay của họ. Phần lớn những tài liệu
nay là bản viết tay của các tác giả và bản nào cũng có ý kiến nhận xét của Hồi Thanh.
Có thể nói, dù là TLLT về sáng tác hay thư từ, nhật ký trao đổi thì TLLT cá
nhân cũng chân thực phản ánh rõ nét đời sống, hoạt động, tâm tư tình cảm một cách
sinh động nhất. Đây thực sự là một nguồn sử liệu có giá trị để nghiên cứu về đời sống
nội tâm của chủ nhân, về tâm lý con người, mối quan hệ xã hội của họ cũng như góp
phần tái hiện lại tâm trạng xã hội vào những thời điểm đặc biệt của lịch sử.
1.1.4.3.Thông tin của tài liệu lưu trữ cá nhân có thể bổ sung cho các nguồn tài
liệu lưu trữ khác
Để phát huy giá trị của TLLT cần phải thay đổi nhận thức của người sử dụng về
TLLT nói riêng và cơng tác lưu trữ nói chung là yếu tố hết sức quan trọng để tổ chức
khoa học tài liệu và khai thác có hiệu quả TLLT. Chúng ta đều hiểu rằng, để phục vụ
hiệu quả cho các mục đích kinh tế, chính trị, văn hóa, nghiên cứu… các nhà lãnh đạo,
nhà nghiên cứu thường phải sử dụng nhiều đến nguồn thông tin khác nhau chứa đựng
trong TLLT. Trong thực tế, rất nhiều nhà nghiên cứu muốn tìm hiểu về cuộc đời của
các cá nhân tiêu biểu (cuộc đời, sự nghiệp và các sáng tác, sự kiện liên quan). Họ đã


15
tìm đến nhiều nguồn tài liệu khác như tại cơ quan công tác của cá nhân, các bảo tàng,
thư viện nhưng hầu hết chưa biết đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Do vậy, với tiềm

năng thế mạnh về thông tin, độ chính xác về nguồn tài liệu, các TLLT cá nhân đang
bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thể bổ sung cho các nguồn tài liệu
khác và trở thành nguồn tài liệu chính thống phục vụ nhu cầu độc giả trong nghiên cứu
văn học, lịch sử và các ngành khoa học khác.
Trong quá trình khảo sát thực tế tài liệu tại Trung tâm, tác giả có tiếp cận khối
hồ sơ tài liệu về Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh với 79 hồ sơ (thời gian từ 1963 2009). Nếu nghiên cứu về phát triển kinh tế - xã hội đất nước của các giai đoạn trước,
sẽ thật thiếu sót nếu khơng có sự góp mặt của các phông lưu trữ cá nhân các nhà lãnh
đạo quốc gia như Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh. Ví dụ trong hồ sơ số 12, hộp số 4
phơng Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh có “Bài viết về sự tăng cường sự lãnh đạo của
Đảng đối với Nhà nước trong giai đoạn mới” [6;4]- bài viết ngày 04/9/1980, hay
những ý kiến của Phó Thủ tướng trong bài nói chuyện ngày 20/01/1977 về “Cải tạo
quan hệ sản xuất cũ, củng cố và hoàn thiện quan hệ sản xuất mới xã hội chủ nghĩa” tại
trường Tuyên huấn Trung ương [6;2] Những bài viết này của Phó Thủ tướng sẽ góp
phần giúp các nhà nghiên cứu hiểu sâu hơn về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội
giúp họ có cái nhìn tồn diện, khách quan hơn khi nghiên cứu về lịch sử.
Như vậy, ngồi khối tài liệu hành chính được bảo quản tại các phơng lưu trữ của
Nhà nước, thì phơng lưu trữ cá nhân của các nhà hoạt động chính trị cũng cung cấp
nhiều thơng tin có giá trị hữu ích, là nguồn tư liệu cho các cơng trình nghiên cứu hoặc
cũng có thể trở thành bài học kinh nghiệm trong cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo trong hoạt
động quản lý.
1.1.4.4. Tài liệu lưu trữ cá nhân góp phần giáo dục thế hệ trẻ trong tương lai
TLLT nói chung và TLLT cá nhân nói riêng góp phần ni dưỡng lịng tự hào,
tự tôn dân tộc và giáo dục truyền thống đối với thế hệ trẻ. Qua nghiên cứu tài liệu các
phông lưu trữ cá nhân đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, trong một số
phông lưu trữ cá nhân có rất nhiều giấy khen, bằng khen, huân huy chương. Chẳng hạn
trong phông lưu trữ của nhà văn Nguyễn Minh Châu có Bản sao huân chương hạng Ba
do Hội đồng Nhà nước cấp cho Trung tá Nguyễn Minh Châu ngày 15/11/1984; trong
phơng lưu trữ của nhà hoạt động chính trị Tơn Quang Phiệt có lý lịch đảng viên và
thành tích cơng tác của ơng trong 8 năm kháng chiến… Đây đều là những thành tích
của cha ơng giúp cho thế hệ trẻ tự hào, tự tôn dân tộc về các thế hệ đi trước, có ý chí

phấn đấu để tiếp nối truyền thống yêu nước, truyền thống của cha ông. Hoặc khi tiếp
cận phông tài liệu của nhà văn - nhà phê bình văn học Hồi Thanh với những bài viết


16
cực kỳ sâu sắc và đầy tính cổ vũ tinh thần của giới trẻ thời chiến, ví dụ như bài viết
“Tăng gia sản xuất” trên tạp chí Tiền phong số 15-17 ngày 19/8/1946” trích trong hồ
sơ số 50, hộp số 4, Bài viết “Nghĩa Đảng tình dân” trong cuốn “Nam Bộ mến yêu”
xuất bản 1954 (hồ sơ số 55), “Những hình ảnh khơng bao giờ phai” trên báo Thống
nhất 14/7/1957 trong hồ sơ số 65… Những bài viết này giúp chúng ta nhìn rõ tinh
thần, nghị lực, bức tranh về cuộc sống của các thế hệ người dân trong giai đoạn kháng
chiến. Đồng thời cũng là những “nguồn năng lượng” động viên, khích lệ tinh thần giới
trẻ hơm nay trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Thật vậy, thông qua những TLLT đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
BI sẽ giúp cho thế hệ trẻ hôm nay hiểu hơn về quá khứ hào hùng của dân tộc, biết ơn

các thế hệ cha ông đi trước và tự hào hơn về đất nước Việt Nam - nơi đã sinh ra những
người con ưu tú, kiệt xuất trong mọi lĩnh vực, ngành nghề.
1.2. Cơ sở pháp lý để tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân
1.2.1. Quy định của Nhà nước về sở hữu tài liệu và quyền tiếp cận thông tin
trong tài liệu lưu trữ cá nhân
1.2.1.1. Quy định về quyền sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân
Tại Điều 179 của Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 có quy định rất rõ ràng về
quyền chiếm hữu “Quyền chiếm hữu là việc chủ thể nắm giữ, chi phối tài sản một
cách trực tiếp hoặc gián tiếp như chủ thể có quyền đối với tài sản” [31;44]. Theo Quy
định của Bộ Luật, Chủ sở hữu được thực hiện mọi hành vi theo ý chí của mình để nắm
giữ, chi phối tài sản của mình nhưng khơng được trái pháp luật, đạo đức xã hội. Tại
Điều 187 quy định cụ thể về Quyền chiếm hữu của người được chủ sở hữu uỷ quyền
quản lý tài liệu là “Người được chủ sở hữu ủy quyền quản lý tài sản thực hiện việc
chiếm hữu tài sản đó trong phạm vi, theo cách thức, thời hạn do chủ sở hữu xác

định”[31;45].
Quyền sử dụng tài liệu được quy định cụ thể tại Điều 189 của Bộ luật Dân sự
năm 2015: “Quyền sử dụng là quyền khai thác công dụng, hưởng hoa lợi, lợi tức từ tài
sản, Quyền sử dụng có thể chuyển giao cho người khác theo thỏa thuận hoặc theo quy
định của pháp luật” [31;46], Điều 190 của Bộ Luật quy định cụ thể hơn “Chủ sở hữu
được sử dụng tài sản theo ý chí của mình nhưng không được gây thiệt hại hoặc làm
ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích hợp pháp của người khác” [31;46].
Quyền định đoạt là quyền chuyển giao quyền sở hữu tài liệu hoặc từ bỏ quyền
sở, tiêu dùng hoặc tiêu hủy tài liệu. Theo quy định tại Điều 194 của Bộ luật Dân sự
2015: “Chủ sở hữu có quyền bán, trao đổi, tặng cho, cho vay, để thừa kế, từ bỏ quyền
sở hữu, tiêu dùng, tiêu hủy hoặc thực hiện các hình thức định đoạt khác phù hợp với


17
quy định của pháp luật đối với tài liệu” [31;46] và tại Điều 195:“Người không phải là
chủ sở hữu tài sản chỉ có quyền định đoạt tài sản theo uỷ quyền của chủ sở hữu hoặc
theo quy định của pháp luật. Người được chủ sở hữu uỷ quyền định đoạt tài liệu phải
thực hiện việc định đoạt phù hợp với ý chí, lợi ích của chủ sở hữu” [31;46].
Như vậy từ các vấn đề đã nêu trên, cần phải phân biệt rõ ràng chủ sở hữu TLLT
cá nhân trong một số trường hợp sau đây:
Nếu tài liệu chỉ được đăng ký thơng tin tại lưu trữ lịch sử cịn việc bảo quản tài
liệu cá nhân, gia đình, dịng họ tự thực hiện thì chủ sở hữu tài liệu vẫn là cá nhân.
Nếu tài liệu được ký gửi để bảo quản tại lưu trữ lịch sử thì lưu trữ lịch sử chỉ có
quyền quản lý tài liệu (do được chủ sở hữu tài liệu ủy quyền) và quyền sử dụng tài liệu
(theo ký kết bàn giao với chủ sở hữu); quyền sở hữu tài liệu vẫn thuộc về cá nhân. Điều
này cũng hợp lý với tinh thần của Luật Dân sự, tại điều 38 - quyền về đời sống riêng tư, bí
mật cá nhân, bí mật gia đình: “Đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình là bất
khả xâm phạm và được pháp luật bảo vệ. Việc thu thập, lưu giữ, sử dụng, công khai thông
tin liên quan đến đời sống riêng tư, bí mật cá nhân phải được người đó đồng ý, việc thu
thập, lưu giữ, sử dụng, cơng khai thơng tin liên quan đến bí mật gia đình phải được các

thành viên gia đình đồng ý, trừ trường hợp luật có quy định khác. Thư tín, điện thoại, điện
tín, cơ sở dữ liệu điện tử và các hình thức trao đổi thơng tin riêng tư khác của cá nhân
được bảo đảm an tồn và bí mật”. Việc bóc mở, kiểm sốt, thu giữ thư tín, điện thoại, điện
tín, cơ sở dữ liệu điện tử và các hình thức trao đổi thơng tin riêng tư khác của người khác
chỉ được thực hiện trong trường hợp luật quy định”.

Nếu tài liệu đã được hiến tặng hoặc bán cho chính lưu trữ lịch sử thì lưu trữ lịch
sử có đủ ba quyền chiếm hữu, quyền sử dụng, quyền định đoạt đối với tài liệu đó.
Trong trường hợp này, quyền sở hữu tài liệu sẽ thuộc về lưu trữ lịch sử.
1.2.1.2. Quy định về quyền tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ cá nhân Hiến
pháp sửa đổi, bổ sung năm 2013, tại điều 25 có quy định “Cơng dân có
quyền tự do ngơn luận, tự do báo chí, tiếp cận thơng tin, hội họp, lập hội, biểu tình.
Việc thực hiện các quyền này do pháp luật quy định” [31;7]. Như vậy với quy định
này, mọi công dân Việt Nam đều được tiếp cận thông tin từ các nguồn khác nhau,
trong đó có thơng tin trong tài liệu lưu trữ để sử dụng vào các mục đích chính đáng,
không trái với quy định của pháp luật. Điều này cũng thể hiện trong điều 29, khoản 1
của Luật Lưu trữ “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục
vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác” [31;13].
Trong Luật tiếp cận thông tin tại điều 7 khoản 2, khoản 3 “Thơng tin liên quan
đến bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân được tiếp cận trong trường hợp được