Giải pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ cơ quan uỷ ban nhân dân thành phố hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Phạm Thị Bích Thủy

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2020


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Phạm Thị Bích Thủy

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303.01
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. Vũ Thị Phụng
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG
CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn
thạc sĩ khoa học

Giáo viên hướng dẫn

PGS.TS. Đào Đức Thuận

PGS.TS. Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn này là cơng trình nghiên cứu của cá nhân
tơi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Vũ Thị Phụng.
Trong luận văn, thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứu
khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong Luận văn
này là trung thực và chưa từng được cơng bố dưới bất cứ hình thức nào. Tơi
xin chịu trách nhiệm về cơng trình nghiên cứu của mình.

Hà Nội, ngày

tháng

năm 2020

HỌC VIÊN

Phạm Thị Bích Thủy

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC......................................................................................................... 1
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ....................................................................... 4
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 5
1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................... 5
2. Mục tiêu của đề tài................................................................................... 6
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài .............................................................. 7
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ........................................... 7
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ....................................................................... 8
6. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................... 10
7. Tài liệu tham khảo ................................................................................. 12
8. Đóng góp của đề tài ............................................................................... 12
9. Bố cục của đề tài .................................................................................... 12
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC,
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI LƢU TRỮ CƠ QUAN ..................... 14
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan .... 14
1.1.1. Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong Luận văn........................ 14
1.1.2. Mục đích tổ chức khai thác sử dụng, TLLT tại lưu trữ cơ quan ....... 16
1.1.3. Nguyên tắc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan .... 17
1.1.4. Quy trình tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan ....... 18
1.1.5. Nội dung của tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan
tại lưu trữ cơ quan .............................................................................................. 19
1.1.6. So sánh sự khác nhau trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại
Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử ................................................................. 22
1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan .......... 23
1.2.1. Những quy định của Nhà nước và ngành lưu trữ ............................ 23
1.2.2. Những quy định của Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội ........... 26
Tiểu kết chương 1 ...........................................................................................30
1

Chƣơng 2. KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ CƠ QUAN
UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI ..................................................................... 31
2.1. Khái quát về Lưu trữ Văn phòng UBND thành phố Hà Nội .................... 31
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Văn phòng UBND TP Hà Nội ................................................................... 31
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của lưu trữ Văn phòng
UBND TP Hà Nội ............................................................................................ 34
2.2. Khái quát về khối TLLT tại Văn phòng UBND TP Hà Nội ................. 35
2.2.1. Khối lượng tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan
Văn phòng UBND TP Hà Nội.......................................................................... 35
2.2.2. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ
cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội ............................................................ 36
2.2.3. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ........................................................... 41
2.2.4. Giá trị của tài liệu lưu trữ tại cơ quan VP UBND TP Hà Nội ........ 41
2.3. Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ
cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội ........................................................... 44
2.3.1. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT ............................. 44
2.3.2. Các công cụ tra cứu TLLT............................................................... 52
2.3.3. Các hình thức giới thiệu TLLT ........................................................ 53
2.3.4. Kết quả phục vụ khai thác, sử dụng TLLT ...................................... 54
2.4. Nhận xét về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại Lưu trữ
cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội ..................................................................... 63
2.4.1. Ưu điểm............................................................................................ 63
2.4.2. Hạn chế ............................................................................................ 64
2.4.3. Nguyên nhân tồn tại ......................................................................... 66
Tiểu kết chương 2 ........................................................................................... 67

2


Chƣơng 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC,
SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ CƠ QUAN UBND
THÀNH PHỐ HÀ NỘI ............................................................................................. 68
3.1. Giải pháp đối với Lưu trữ cơ quan UBND TP Hà Nội............................. 68
3.1.1. Giải pháp chuyên môn ..................................................................... 68
3.1.2. Giải pháp về quản lý ........................................................................ 74
3.2. Khuyến nghị với các bên liên quan .......................................................... 78
3.2.1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP Hà Nội ............................................. 78
3.2.2. Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ....................................................... 79
3.2.3. Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam ........................................................ 80
3.2.4. Các cơ sở đào tạo và viện nghiên cứu............................................. 81
Tiểu kết chương 3 ........................................................................................... 83
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 84
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 85
PHỤ LỤC

3


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt

Cụm từ đầy đủ

CNTT

Công nghệ thông tin

LTCQ

Lưu trữ cơ quan

LTLS

Lưu trữ lịch sử

TCKT, SDTL

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

TLLT

Tài liệu lưu trữ

UBND TP

Uỷ ban nhân dân thành phố

VP

Văn phòng

4


MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Cách mạng Tháng Tám thành cơng, Hà Nội trở thành trung tâm chính
trị, kinh tế, văn hoá của nước Việt Nam mới. Ngày 21/12/1945, Chủ tịch Hồ
Chí Minh ký ban hành Sắc lệnh số 77/SL xác định quyền hạn, tổ chức, hoạt
động của chính quyền các thành phố, thị xã, đặc biệt là đối với thành phố Hà
Nội. Điều 3 Sắc lệnh ghi rõ: “Thành phố Hà Nội được đặt trực tiếp dưới
Chính phủ Trung ương, còn các thành phố khác đều thuộc quyền của các kỳ,
mỗi thành phố đặt 3 cơ quan: Hội đồng nhân dân, Uỷ ban hành chính thành
phố và Uỷ ban hành chính khu phố”. Tên gọi Uỷ ban hành chính thành phố
Hà Nội chính thức được gọi sau Sắc lệnh này.
Trải qua hơn 70 năm hoạt động từ đó đến nay với những tên gọi khác
nhau ở từng thời kỳ lịch sử: Uỷ ban kháng chiến Hành chính Hà Nội, Uỷ ban
Quân chính Hà Nội, UBND TP Hà Nội đã không ngừng lớn mạnh và phát
triển, điều hành quản lý toàn diện, thống nhất và hiệu quả trên tất cả các lĩnh
vực đời sống xã hội của Thủ đô.
Gắn liền với quá trình hoạt động của UBND TP, Văn phòng UBND TP
Hà Nội là cơ quan thuộc UBND TP có chức năng tham mưu, giúp UBND TP
về: Chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức, quản lý và công bố các thơng
tin chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND TP; đầu mối Cổng
thông tin điện tử, kết nối hệ thống thơng tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều
hành của UBND, Chủ tịch UBND TP; quản lý công báo và phục vụ các hoạt
động của UBND TP; giúp Chủ tịch UBND TP (bao gồm cả các Phó Chủ tịch
UBND TP) thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thư
- lưu trữ và cơng tác quản trị nội bộ của Văn phịng.
Là người trực tiếp làm công tác lưu trữ tại cơ quan tôi nhận thấy từ
phương diện thực tiễn của VP UBND TP Hà Nội, TLLT được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan là những tài liệu lưu trữ có giá trị về nhiều
5

mặt. Tuy nhiên khối tài liệu này chưa được khai thác, sử dụng thường xuyên.
Bên cạnh đó về phương diện khoa học thì tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là
một nghiệp vụ thể hiện mục đích, ý nghĩa của cơng tác lưu trữ. Do đó, nghiên
cứu về tổ chức khai thác, sử dụng là một cách để chứng minh sự cần thiết của
công tác lưu trữ trong một cơ quan, tổ chức; cũng như tổ chức khai thác, sử
dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan có những đặc điểm khác biệt so với tổ chức
khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ lịch sử. Nghiên cứu về tổ chức khai thác,
sử dụng TLLT tại một LTCQ sẽ góp phần bổ sung lý thuyết về khai thác sử
dụng nói riêng và lý thuyết về lưu trữ học nói chung. Về phương diện pháp lý,
để thực hiện chỉ đạo từ Thủ tướng Chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước, Chi cục Văn thư Lưu trữ Hà Nội, đòi hỏi mỗi LTCQ phải xây dựng
những biện pháp cụ thể nhằm thực hiện hiệu quả hoạt động tổ chức khai thác,
sử dụng qua đó phát huy giá trị TLLT cơ quan cùng với để đáp ứng yêu cầu
phát triển nhanh, mạnh của thủ đô vấn đề tổ chức khai thác, sử dụng TLLT
cũng phải được nâng cao để kịp thời phục vụ có hiệu quả cho cơng tác chỉ đạo
điều hành của UBND TP.
Xuất phát từ lý do đó, tơi chọn đề tài: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu tại Lưu trữ cơ quan UBND thành phố Hà Nội” làm luận văn thạc sĩ
chuyên ngành Lưu trữ học.
2. Mục tiêu của đề tài
- Khẳng định và làm rõ giá trị khối TLLT hiện đang bảo quản tại Lưu
trữ cơ quan UBND TP HN
- Khảo sát, đánh giá ưu điểm và hạn chế của công tác khai thác, sử
dụng TLLT tại Lưu trữ cơ quan UBND TP Hà Nội (cụ thể là Văn phòng
UBND TP Hà Nội).
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử
dụng TLLT phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của UBND Thành phố và
nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
6

3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện mục tiêu trên, đề tài có những nhiệm vụ sau:
- Tổng hợp và làm rõ hơn lý thuyết về tổ chức khai thác, sử dụng
TLLT tại LTCQ.
- Khái quát các quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại LTCQ.
- Giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị của tài liệu tại
LTCQ UBND TP Hà Nội.
- Khảo sát và đánh giá tình hình thực hiện nghiệp vụ tổ chức KTSD
TLLT tại UBND TP Hà Nội.
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai
thác, sử dụng TLLT tại Lưu trữ cơ quan UBND TP Hà Nội.
4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Các giải pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại LTCQ
UBND thành phố Hà Nội.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
* Phạm vi nội dung:
Luận văn tập trung khảo sát, đánh giá các biện pháp tổ chức khai thác,
sử dụng TLLT ở LTCQ.
* Phạm vi thời gian:
Tác giả khảo sát và đánh giá hiện trạng, hiệu quả tổ chức khai thác, sử
dụng TLLT tại lưu trữ hiện hành của cơ quan UBND TP Hà Nội trong thời
gian từ năm 2008 đến nay (2020). Năm 2008 là mốc thời gian thành phố Hà
Nội sát nhập với tỉnh Hà Tây sau khi mở rộng địa giới hành chính. Do đó,
luận văn sẽ không khảo sát những tài liệu lưu trữ cũng như kết quả khai thác,
sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan UBND TP Hà Nội trước năm 2008.
* Không gian:
UBND TP Hà Nội là một hệ thống gồm nhiều cơ quan, đơn vị trực
thuộc. Luận văn sẽ khảo sát và đánh giá thực tiễn tổ chức khai thác, sử dụng

7


TLLT tại lưu trữ cơ quan Văn phòng UBND TP Hà Nội là nơi trực tiếp bảo
quản tổ chức khai thác, sử dụng khối hồ sơ, tài liệu do UBND TP và Văn
phòng UBND TP Hà Nội ban hành. Do đó, luận văn chưa có điều kiện khảo
sát thực tiễn TCKT, SD TLLT tại các cơ quan chuyên môn (các Sở, ngành)
của UBND TP Hà Nội.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, là nguồn sử liệu quan
trọng, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. TLLT
được hình thành trong quá trình hoạt động của UBND TP Hà Nội có giá trị to
lớn về nhiều mặt bởi nó phản ánh cả một quá trình lịch sử xây dựng và phát
triển của thủ đô, cung cấp những thông tin trong quá khứ, tổng kết kinh
nghiệm; phục vụ lãnh đạo quản lý đưa ra những chính sách, kế hoạch, định
hướng cho tương lai; phục vụ các quyền lợi chính đáng của người dân …
Dưới góc độ nghiên cứu, vấn đề “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ” đã có nhiều nhà khoa học, cán bộ trong ngành cũng như các cơng trình khoa
học, đề tài nghiên cứu và đã đưa ra được những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
chất lượng trong việc khai thác, sử dụng TLLT vào hoạt động của các cơ quan,
đơn vị được đề cập đến. Trên thực tế việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT vẫn là
một đề tài hấp dẫn người quan tâm nghiên cứu vì cịn rất nhiều các lĩnh vực như:
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên ngành; tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ lịch sử; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn;
tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân…
Qua khảo sát thực tế và tham khảo khóa luận tốt nghiệp “Tổng luận các
cơng trình nghiên cứu về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ” của
Nguyễn Thị Thảo, năm 2011 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn
phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn), tác giả đã tổng hợp
được một số đề tài, luận văn, bài viết có liên quan đến vấn đề: “Tổ chức khai

thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” như sau:
8


Trong cuốn giáo trình: “Lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ” của
nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,
Nguyễn Văn Thâm biên soạn do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên
nghiệp xuất bản năm 1990; Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” do
PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên, nhà xuất bản Hà Nội, năm 2006; Giáo trình
“Cơng tác văn thư lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm do Nhà xuất bản
Văn hóa Thơng tin xuất bản năm 2006; đều có một phần hoặc một chương nói
về cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT.
Về các bài viết trên các tạp chí chun ngành, chúng tơi đã tìm hiểu các
bài viết như: “Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước
ta” của tác giả Vũ Thị Phụng, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2/1990; “Tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp đổi mới” của tác giả Phan Đình Nham, tạp
chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1994; “Đổi mới việc tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ - Một yêu cầu cấp bách mang tính chất xã hội” của tác giả Dương
Văn Khảm, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 03/1998; “Sử dụng tài liệu lưu trữ phục
vụ tồn diện cơng cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước” của tác giả Nghiêm Kỳ
Hồng, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1999; “Tài liệu lưu trữ của Việt Nam - vấn
đề tiếp cận và khai thác sử dụng để nghiên cứu khoa học”của PGS. Nguyễn Văn
Hàm, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4/2014.
Hầu hết những bài viết ở trên các tác giả đều tập trung nghiên cứu về
mặt lý luận chung của tổ chức khai thác, sử dụng TLLT. Ở góc độ thực tế, có
một số bài viết, luận văn thạc sĩ đề cập đến vấn đề khai thác, sử dụng TLLT
tại một số cơ quan hay lĩnh vực cụ thể như:
Luận văn: “Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu
trữ Uỷ ban Kiểm tra trung ương Đảng - thực trạng và giải pháp” của Nguyễn
Thị Út Trang, năm 2008 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng,

Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn); “Tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu tại kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều
9


hành của Chính phủ” của Nguyễn Thị Lan Hương năm 2013 (Tư liệu Khoa
Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và
Nhân văn); “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận
phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương” của Trần Thị Mai năm
2015 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn); “Giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hà Nội” của Nguyễn Thị Diệu Loan
năm 2019 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn).
Qua đây có thể thấy các cơng trình khoa học trên đã đi sâu nghiên cứu
và đưa ra được các giải pháp khắc phục và nâng cao, đổi mới với công tác
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan, đơn vị cụ thể. Tuy vậy,
mỗi cơ quan có loại hình tài liệu, tổ chức lưu trữ với những đặc thù riêng và
chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại
Lưu trữ cơ quan UBND TP Hà Nội. Vì vậy luận văn của tác giả có tham
khảo, kế thừa được ở những đề tài nghiên cứu khoa học đi trước về cách tiếp
cận, phương pháp nghiên cứu, xây dựng bố cục nhưng không trùng lặp.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
6.1. Phương pháp luận
Thực hiện đề tài này, tác giả vận dụng cơ sở phương pháp luận của
phép duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mác - Lênin, tư
tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm của Đảng làm cơ sở cho nhận thức
khoa học.
6.2. Phương pháp phân tích, tổng hợp
Phương pháp này giúp tác giả tập hợp các kết quả nghiên cứu lý thuyết

về KTSD TLLT để từ đó tổng hợp lý thuyết về KTSD TLLT tại lưu trữ cơ
quan. Bên cạnh đó, phương pháp phân tích, tổng hợp còn được sử dụng trong
việc xử lý các phiếu khảo sát, số liệu thu thập được từ các nguồn thông tin.
10


6.3. Phương pháp thống kê
Tác giả tiến hành thống kê từ sổ sách ghi chép theo dõi hàng năm số
lượng độc giả đã đến khai thác, sử dụng tài liệu; số lượng và các loại tài liệu
đã được khai thác; các hình thức khai thác đã được áp dụng.
6.4. Phương pháp khảo sát qua bảng hỏi
Tác giả xây dựng bảng hỏi để khảo sát nhu cầu và những nhận xét, góp ý
của cán bộ, chun viên các phịng chun mơn trong cơ quan với số lượng
44/66 người với nội dung gồm 12 câu hỏi về sử dụng TLLT như: mức độ hài
lịng, nhu cầu sử dụng dưới hình thức nào, mong muốn được tra tìm thơng tin
TLLT theo cách nào, đã sử dụng TLLT phục vụ mục đích gì …cùng các phương
án trả lời, từ đó có thể nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp phù hợp.
6.5. Phương pháp phỏng vấn sâu
Tác giả thực hiện phỏng vấn 30 người gồm cả những người thường
xuyên và ít khi khai thác, sử dụng TLLT phục vụ cho công việc (Trưởng các
phòng, ban cùng chuyên viên khối nghiên cứu trong cơ quan UBND thành
phố Hà Nội) để nắm bắt được nhu cầu, mong muốn của họ trong việc khai
thác, sử dụng TLLT của cơ quan UBND thành phố Hà Nội.
6.6. Phương pháp quan sát tham dự
Do tác giả là cán bộ trực tiếp phục vụ độc giả tại Lưu trữ cơ quan của
UBND thành phố Hà Nội, nên hàng ngày tác giả có điều kiện quan sát, tham
dự vào hoạt động này, từ đó có những nhận xét, đánh giá cụ thể, sát thực.
6.7. Phương pháp so sánh, hệ thống
Phương pháp so sánh, hệ thống được tác giả sử dụng trong việc so
sánh, đối chiếu thực tiễn tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trong cơ quan

UBND TP Hà Nội với cơ sở lý luận của Lưu trữ học Việt Nam và với việc tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu với một số lưu trữ cơ quan UBND tỉnh thành
khác. Từ đó hệ thống đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai
thác, sử dụng tài liệu.
11


7. Tài liệu tham khảo
Nguồn tài liệu chính được sử dụng khi thực hiện đề tài bao gồm:
- Các văn bản quy định của Nhà nước, thành phố Hà Nội về công tác lưu trữ.
- Các luận văn thạc sĩ, các khóa luận có liên quan đến vấn đề khai thác,
sử dụng tài liệu trên tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng.
- Các bài viết liên quan đến vấn đề này đăng trên các tạp chí, kỷ yếu
chuyên ngành.
- Các sách chuyên môn, chuyên khảo, giáo trình về tổ chức quản lý
cơng tác lưu trữ, cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn trong công tác lưu trữ.
- Khai thác tư liệu trên mạng internet, …
8. Đóng góp của đề tài
- Về lý luận: luận văn góp phần làm rõ thêm cơ sở lý luận về tổ chức
khai thác, sử dụng TLLT ở lưu trữ cơ quan UBND cấp tỉnh, thành phố.
- Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả
việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại LTCQ UBND TP Hà Nội và có thể
là tài liệu tham khảo cho các cơ quan khác.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, phần nội dung của luận văn
được cấu trúc gồm 03 chương:
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lƣu trữ tại lƣu trữ cơ quan
Đây là chương mang tính dẫn luận, qua đó làm căn cứ lý thuyết để xác
định những vấn đề cần khảo sát trong thực tế. Đồng thời căn cứ vào lý thuyết

để đưa ra những đánh giá, nhận xét ở chương 2.
Chƣơng 2. Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu tại lƣu trữ cơ quan UBND thành phố Hà Nội
Nội dung của chương 2 trình bày khái quát về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, lưu trữ cơ quan UBND TP Hà Nội và
12


kết quả khảo sát việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại LTCQ
UBND TP Hà Nội. Trên cơ sở đó tác giả đưa ra nhận xét, đánh giá về những
ưu điểm hạn chế để từ đó đưa ra một số giải pháp ở chương 3.
Chƣơng 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu tại lƣu trữ cơ quan UBND thành phố Hà Nội.
Trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức, KTSD tài liệu tại
LTCQ UBND TP Hà Nội trong thời gian qua, tác giả đưa ra một số giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại LTCQ UBND
TP Hà Nội trong thời gian tới.
Để hoàn thành được đề tài này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi đã
nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy, cơ giáo Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đặc biệt là
PGS. TS. Vũ Thị Phụng và TS. Trần Phương Hoa đã nhiệt tình hướng dẫn,
chỉ bảo, giúp đỡ tơi trong suốt q trình hồn thành Luận văn.
Qua đây, tơi xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới giảng viên
hướng dẫn - PGS. TS Vũ Thị Phụng, TS. Trần Phương Hoa, các thầy cô giáo
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn; lãnh đạo và đồng nghiệp làm việc tại phịng Hành chính - Tổ chức, bộ
phận LTCQ UBND TP Hà Nội đã quan tâm, động viên và tạo điều kiện cho tôi
học tập, tiếp cận thực tế nhằm thu thập tư liệu, tài liệu phục vụ nghiên cứu đề tài.
Tuy nhiên, do điều kiện thời gian có hạn cũng như hạn chế về kiến
thức, kinh nghiệm nghiên cứu nên luận văn khơng tránh khỏi những thiếu sót.

Vì vậy, tơi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cô giáo,
đồng nghiệp, bạn bè để luận văn được hoàn thiện hơn nhằm rút ra những bài
học kinh nghiệm đồng thời bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ
của mình để phục vụ cho cơng tác chun môn sau này./.

13


Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ
TẠI LƢU TRỮ CƠ QUAN
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lƣu trữ cơ quan
1.1.1. Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong Luận văn
a) Khái niệm “Tài liệu lưu trữ”
Theo cách hiều thông thường: TLLT là bản chính, bản gốc của những
tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong tồn bộ khối tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong
các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn
hóa, khoa học, lịch sử … của toàn xã hội.
Tại Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, TLLT được hiểu như sau:
“TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học,
lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. TLLT bao gồm bản gốc, trong trường hợp
khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Khái niệm này cho thấy TLLT phải thể hiện được ba thuộc tính cơ bản gồm:
chứa đựng các thơng tin q khứ có giá trị phục vụ các nhu cầu của đời sống
xã hội; không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời kỳ lịch sử, vật mang tin,
phương pháp ghi tin; phải đảm bảo giá trị pháp lý.
Tóm lại, các khái niệm kể trên mặc dù có sự khác nhau nhưng đều
thống nhất ở hai điểm cơ bản là: thứ nhất TLLT phải có nguồn gốc xuất xứ do
các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân sản sinh ra trong quá trình

giải quyết, quản lý các cơng việc theo quy định hợp pháp; thứ hai: TLLT phải
là bản gốc, bản chính và chỉ được phép thay thế bằng bản sao hợp pháp trong
trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính của tài liệu.
b) Khái niệm “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ”
Theo Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng
chủ biên, nhà xuất bản Hà Nội, năm 2006, khái niệm về tổ chức khai thác, sử
dụng TLLT được hiểu như sau:
14


“Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là một nghiệp vụ cơ bản của các lưu
trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị
xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thơng tin cần thiết có trong
TLLT, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi
ích chính đáng của cơng dân”.
Theo Giáo trình “Lý luận và phương pháp cơng tác lưu trữ” do
GVC.TS. Chu Thị Hậu chủ biên, nhà xuất bản Lao động năm 2016, khái niệm
về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT như sau:
“Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là q trình tổ chức khai thác thơng
tin TLLT phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết
những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân”.
Như vậy theo cả hai khái niệm trên có thể hiểu tổ chức khai thác, sử
dụng TLLT là một trong những nghiệp vụ quan trọng và là mục tiêu cuối
cùng của công tác lưu trữ. Việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tốt sẽ giúp
ích rất nhiều trong việc đáp ứng kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử
dụng TLLT của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
c) Khái niệm “Lưu trữ cơ quan”
Theo cách hiểu thơng thường thì LTCQ (hay còn gọi là lưu trữ hiện
hành) là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản
và phục vụ việc khai thác, sử dụng TLLT được tiếp nhận từ văn thư cơ quan

và các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
Tại Khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 thì “Lưu trữ cơ quan là tổ
chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT của cơ quan, tổ chức”.
LTCQ được lập ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
LTCQ có trách nhiệm: Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu,
thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT; giao nộp TLLT thuộc Danh
mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo
quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. LTCQ phục vụ chủ yếu nhu
15


cầu sử dụng TLLT của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan khác với LTLS
phục vụ mọi đối tượng, nhu cầu của xã hội. TLLT tại LTCQ bao gồm các hồ
sơ có giá trị khác nhau cịn TLLT tại LTLS đều là những hồ sơ có giá trị vĩnh
viễn. Về cơ sở vật chất tại LTLS theo quy định được trang bị là lưu trữ
chuyên dụng và được phép thu phí khai thác sử dụng TLLT cịn LTCQ việc
bố trí cơ sở vật chất tùy thuộc vào điều kiện của cơ quan, việc thu phí KTSD
TLLT về mặt quy định của nhà nước chưa có.
1.1.2. Mục đích tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan
Theo lý thuyết, TLLT được sử dụng cho các mục đích sau:
Mục đích chính trị: TLLT được sử dụng như một bằng chứng quan
trọng để chứng minh chủ quyền quốc gia, bảo vệ biên giới lãnh thổ như bản
đồ, tài liệu quản lý dân cư, đất đai ở các vùng biên giới, hải đảo.
Mục đích phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội: TLLT được sử dụng cho
việc xây dựng và hoạch định các chiến lược, kế hoạch kinh tế.
Mục đích nghiên cứu khoa học: TLLT giúp các nhà khoa học kế thừa
kết quả nghiên cứu của những thế hệ đi trước giúp tiết kiệm cơng sức, trí tuệ
và tiền của.
Mục đích phục vụ cho hoạt động quản lý và lãnh đạo: được các cơ

quan, tổ chức quan tâm thường xuyên nhất để giải quyết công việc, xây dựng
kế hoạch hoạt động hàng năm, phục vụ quản lý tài chính, quản lý cán bộ,
phục vụ hoạt động kiểm tra, thanh tra của các cơ quan chức năng.
Mục đích cá nhân: xác minh lý lịch, xác nhận quyền sở hữu tài sản, xác
nhận thời gian cơng tác hoặc các hình thức khen thưởng, kỷ luật, các văn
bằng, chứng chỉ…
Đối với TLLT tại LTCQ trên thực tế thường được sử dụng nhằm mục
đích phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành và mục đích cá nhân cịn các
mục đích khác được sử dụng ít hoặc không sử dụng đến. Việc sử dụng TLLT
cho mục đích hoạt động quản lý, điều hành và mục đích cá nhân tại LTCQ có

16


thể khái quát như sau: Tổ chức khai thác sử dụng TLLT trữ tại cơ quan trước
hết để phục vụ mục đích thực tiễn tại cơ quan như thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan; quản lý nhân sự, bộ máy, tài sản, tài chính; đảm bảo cung cấp
thơng tin quá khứ cho việc ban hành quyết định quản lý; từ TLLT cán bộ,
chuyên viên soạn thảo có thể lấy những thông tin cần thiết đáng tin cậy để xây
dựng kế hoạch, tổng kết, làm căn cứ ra các quyết định, xác minh, đối chiếu
thông tin… viết các văn bản tham mưu với lãnh đạo cơ quan thực hiện các
nhiệm vụ của cơ quan. TLLT cũng phục vụ việc tổ chức thực hiện các quyết
định quản lý và là nguồn thơng tin chính xác có tính pháp lý cao làm căn cứ
để giải quyết vụ việc khi có hoạt động thanh tra, kiểm tra. TLLT của cơ quan
còn phục vụ nhu cầu chính đáng của cán bộ, nhân dân như tài liệu liên quan
đến công tác cán bộ, thi đua khen thưởng, giải quyết chế độ hưu trí, đền bù bố
trí nhà ở tái định cư… Đây cũng là một căn cứ quan trọng khi cơ quan, tổ
chức giải quyết chế độ, chính sách cho cá nhân đó.
1.1.3. Ngun tắc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan
Để việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLTđược tốt LTCQ cần đảm bảo

các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc chính trị: Trong bất kỳ một quốc gia nào việc sử dụng
TLLT cũng phải phục tùng nhiệm vụ chính trị của giai cấp nắm quyền (giai
cấp lãnh đạo), đối với nước ta trước hết là để phục tùng nhiệm vụ chính trị
của Đảng, của Nhà nước. Để thực hiện nguyên tắc này, xuất phát từ nhiệm vụ
chính trị, qua từng thời kỳ, giai đoạn cụ thể mà các cơ quan lưu trữ sẽ tổ chức
tập hợp và cung cấp TLLT khi cần thiết.
Nguyên tắc cơ mật: TLLT hình thành trong các cơ quan khác nhau vì
thế nó có có chức năng khác nhau, vị trí khác nhau. Do tài liệu chứa đựng
nhiều thơng tin có nội dung khác nhau nên giá trị những tài liệu đó cũng khác
nhau và việc cho phép khai thác sử dụng những tài liệu đó cũng khác nhau; vì
vậy nguyên tắc cơ mật là để đảm bảo an tồn cho khối tài liệu có nội dung
17


quan trọng có giá trị chứa đựng bí mật của Đảng, của Nhà nước. Để thực hiện
nguyên tắc này, TLLT phải được phân loại theo mức độ cho phép sử dụng ví
dụ như loại tài liệu nào được sử dụng rộng rãi, loại tài liệu nào hạn chế sử
dụng và loại tài liệu mật. Trong quá trình tổ chức khai thác sử dụng phải đảm
bảo an toàn cho tài liệu, đặc biệt là tài liệu mật.
1.1.4. Quy trình tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan
Căn cứ vào Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 về Quy
định sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các LTLS, quy trình tổ chức khai thác,
sử dụng TLLT tại LTCQ thông thường được vận dụng thực hiện như sau:
Bước 1: Tiếp nhận độc giả
Khi độc giả đến khai thác sử dụng TLLT người làm công tác lưu trữ cơ
quan phải đón tiếp, kiểm tra các giấy tờ mà độc giả phải xuất trình khi có nhu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu chẳng hạn như: Giấy giới thiệu, chứng minh
thư nhân dân, hoặc là đề cương nghiên cứu đối với người thực hiện nghiên
cứu khoa học…Người làm lưu trữ xét thấy độc giả có thể tra tìm tài liệu tại

lưu trữ của cơ quan mình thì thực hiện các thủ tục đăng ký độc giả, hướng dẫn
độc giả điền vào đơn xin khai thác, sử dụng tài liệu, nhắc độc giả đọc Nội quy
khai thác sử dụng TLLT của cơ quan mình và thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 2: Trình và xin ý kiến phê duyệt của các cấp lãnh đạo
Sau khi độc giả điền đầy đủ vào phiếu đề xuất sử dụng tài liệu, người
làm lưu trữ tiếp nhận phiếu yêu cầu của độc giả và xem xét trả lời ln độc
giả có được phép tiếp cận hoặc sao y theo u cầu khơng, nếu được sẽ trình
xin ý kiến phê duyệt của các cấp lãnh đạo. Việc trả lời độc giả căn cứ trên
Danh mục tài liệu (gồm Danh mục tài liệu không hạn chế sử dụng và Danh
mục tài liệu hạn chế sử dụng). Tùy vào tính chất của tài liệu mà độc giả yêu
cầu, cán bộ lưu trữ trình phiếu yêu cầu với các cấp lãnh đạo khác nhau. Chẳng
hạn đối với các tài liệu được ghi trong phiếu đề xuất thuộc Danh mục tài liệu
khơng hạn chế sử dụng thì người làm LTCQ có thể trình xin ý kiến phê duyệt
18


của Trưởng phịng hành chính (quản lý trực tiếp LTCQ), lãnh đạo văn phòng.
Đối với các tài liệu ghi trong phiếu đề xuất của độc giả thuộc Danh mục tài
liệu hạn chế sử dụng thì người làm LTCQ phải trình phiếu đề xuất lên Trưởng
phịng hành chính tổ chức, Chánh văn phịng sau đó xin ý kiến phê duyệt của
lãnh đạo cơ quan. Ở bước này LTLS chỉ cần người đứng đầu LTLS phê duyệt
là độc giả sẽ được tiếp cận sử dụng TLLT, còn tại LTCQ tùy thuộc vào tính
chất của tài liệu ví dụ như tài liệu thường hay tài liệu có các cấp độ mật sẽ
được phân quyền để xét duyệt việc cho tiếp cận tài liệu.
Bước 3: Xuất tài liệu, hồ sơ phục vụ độc giả
Sau khi đã có ý kiến phê duyệt của các cấp lãnh đạo trên phiếu đề xuất
sử dụng tài liệu, người làm lưu trữ cơ quan vào kho lấy hồ sơ, tài liệu để phục
vụ độc giả. Việc khai thác sử dụng tài liệu phải ghi vào sổ có ký nhận đầy đủ
và để thuận tiện cho việc thống kê theo dõi.
Bước 4: Nhận lại tài liệu từ độc giả sau khi độc giả đã nghiên cứu xong

Độc giả nghiên cứu hồ, sơ tài liệu được khai thác sử dụng tại phòng đọc
của lưu trữ cơ quan theo nội quy phòng đọc. Sau khi nghiên cứu xong, độc giả
có nhiệm vụ giao trả hồ sơ, tài liệu cho người làm lưu trữ.
Bước 5: Lập và lưu hồ sơ độc giả:
Khi đã hoàn tất các bước trên, người làm LTCQ lập và lưu hồ sơ khai
thác gồm phiếu yêu cầu khai thác hoặc công văn, giấy giới thiệu, danh mục tài
liệu đã được duyệt cho khai thác, danh mục tài liệu sao đã được duyệt, biên
bản bàn giao tài liệu…
1.1.5. Nội dung của tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại lưu trữ cơ quan
Tổng hợp từ giáo trình và các sách tham khảo về lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ, nội dung TCKT, SD TLLT tại LTCQ gồm những vấn đề sau:
a) Nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT
Lưu trữ cơ quan cần nghiên cứu xem đối tượng nào thường xuyên
khai thác sử dụng TLLT, mục đích khai thác sử dụng và nội dung tài liệu
19


nào hay được khai thác để từ đó đưa ra những hình thức phục vụ phù hợp.
Về mặt lý thuyết, nghiên cứu nhu cầu KTSD TLLT là hoạt động chủ động
của các lưu trữ và được thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau như
phát phiếu khảo sát, hỏi ý kiến người sử dụng, quan sát, phân tích dữ liệu và
sổ sách thống kê…
b) Tổ chức các hình thức khai thác, sử dụng TLLT
Thiết kế các hình thức KTSD TLLT: Ngồi các hình thức truyền thống
như cho độc giả khai thác tài liệu tại phòng đọc, cho mượn tài liệu, cấp phát
các bản chứng thực TLLT, tổ chức triển lãm TLLT, công bố TLLT… cũng
nên nghiên cứu áp dụng một số hình thức mới để giúp độc giả có thể tiếp cận
nhanh hơn, khai thác và SDTL hiệu quả hơn như: cung cấp TLLT theo hợp
đồng, chuyên đề, qua mạng nội bộ (mạng Lan) và mạng toàn cầu (Internet).
Với mỗi một hình thức KTSD trên đều có những ưu điểm, hạn chế và phương

pháp tổ chức riêng, vì vậy người làm lưu trữ cần nắm vững đặc điểm của từng
hình thức để áp dụng vào thực tế ở cơ quan cho phù hợp. Chẳng hạn, với các
hình thức truyền thống thì độc giả sẽ phải đến LTCQ để KTSD phù hợp với
đối tượng là người ngoài cơ quan và số lần KTSD TLLT ít; việc cung cấp
TLLT qua mạng có ưu điểm rất nhanh, độc giả không phải đến LTCQ chỉ cần
có máy tính hay thiết bị điện tử có nối mạng internet gửi yêu cầu đến LTCQ
sẽ được cung cấp ngay nếu là TLLT thuộc danh mục được phép khai thác và
phù hợp với đối tượng sử dụng là những người đang làm việc tại cơ quan, có
kiến thức về CNTT.
Xây dựng các công cụ tra cứu TLLT: Công cụ tra cứu TLLT là những
phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các LTLS và lưu trữ
hiện hành. Công cụ tra cứu dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu
của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra
tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và tập hợp tài liệu theo yêu cầu

20


của họ. Các loại công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu trong các kho lưu trữ như:
Mục lục tài liệu bên trong hồ sơ; Mục lục hồ sơ; Các bộ thẻ tra tìm TLLT;
Sách chỉ dẫn phơng và sách chỉ dẫn kho lưu trữ; Ứng dụng CNTT để tra tìm
tài liệu. Trong đó Mục lục tài liệu bên trong hồ sơ; Mục lục hồ sơ và ứng
dụng CNTT để tra cứu TLLT là những loại thích hợp với nhu cầu sử dụng tại
các LTCQ.
c) Thực hiện các hình thức giới thiệu TLLT
Để phát huy giá trị TLLT tại LTCQ thì việc tuyên truyền, quảng bá về
TLLT của LTCQ đang quản lý là việc làm cần thiết. Qua đó những độc giả
đang muốn tìm hiểu khai thác thơng tin để phục vụ cơng việc hay mục đích
cá nhân của mình sẽ chủ động tìm kiếm một cách nhanh nhất và biết được
thơng tin cần tìm đang có tại lưu trữ cơ quan. Các biện pháp tuyên truyền,

quảng bá có thể là công bố thành phần TLLT được phép khai thác, sử dụng
lên cổng thông tin điện tử hoặc trang web của cơ quan cho độc giả trong,
ngoài cơ quan biết cũng như lập danh mục hồ sơ TLLT theo chủ đề nội dung
cơng việc được phân cơng của các phịng ban rồi gửi vào hịm thư cơng vụ
của lãnh đạo, chuyên viên khi cần có thể tra cứu trước khi đến khai thác tại
lưu trữ cơ quan. Tùy vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ chính trị của từng cơ
quan việc xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu TLLT trên phương tiện thông
tin đại chúng, trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày TLLT sẽ do lãnh
đạo cơ quan quyết định.
d) Theo dõi, tổng kết, đánh giá kết quả tổ chức khai thác, sử dụng TLLT
Lưu trữ cơ quan cần theo dõi, tổng kết tình hình khai thác, sử dụng
TLLT trong từng năm để đưa ra nhận xét, đánh giá kết quả việc tổ chức khai
thác trên cơ sở đó đề ra phương hướng, nhiệm vụ, các biện pháp để khắc phục
những hạn chế, phát huy ưu điểm giúp cho cơng tác này ngày càng hồn
thiện, có hiệu quả hơn.
21


1.1.6. So sánh sự khác nhau trong tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại
Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử
- Về đối tượng độc giả
+ Lưu trữ cơ quan: đối tượng khai thác chủ yếu là công chức trong cơ
quan, một số ít độc giả bên ngồi.
+ Lưu trữ lịch sử: Đa dạng, các thành phần trong xã hội.
- Mục đích khai thác, sử dụng TLLT
+ Lưu trữ cơ quan: Để làm căn cứ, tham mưu, phục vụ cho hoạt động
quản lý, điều hành của Lãnh đạo cơ quan. Phục vụ việc thanh, kiểm tra khi có
yêu cầu.
+ Lưu trữ lịch sử: Phục vụ nhiều mục đích khác nhau theo nhu cầu của
độc giả.

- Thành phần và thời gian của TLLT
+ Lưu trữ cơ quan: Đa phần là tài liệu hành chính; là lưu trữ hiện hành
do vậy tài liệu hầu như của những năm gần đây.
+ Lưu trữ lịch sử: Thành phần tài liệu được bảo quản đa dạng như tài
liệu hành chính; khoa học kỹ thuật; tài liệu quý, hiếm… Thời gian của tài liệu
mang tính lịch sử lâu đời, ví dụ: tài liệu từ năm 1954 trở về trước, các đạo sắc
phong hay mộc bản Triều Nguyễn …
- Nội dung TLLT
+ Lưu trữ cơ quan: TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan nên nội dung phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đó.
+ Lưu trữ lịch sử: Nội dung TLLT đa dạng, phong phú, từ tài liệu của
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu… đến tài liệu của các dịng họ, gia
đình, cá nhân có nhu cầu trao gửi.
- Về kinh phí:
+ Lưu trữ cơ quan: Cơ quan tự cân đối, bố trí kinh phí trong nguồn cấp
ngân sách để tập trung thực hiện nhiệm vụ chuyên môn như chỉnh lý tài liệu;
22