Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ văn phòng trung ương đảng

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

HOÀNG THỊ HỒN

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHƠNG LƯU TRỮ
VĂN PHỊNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, tháng 11 năm 2019


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

HOÀNG THỊ HỒN

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHƠNG LƯU TRỮ
VĂN PHỊNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, tháng 11 năm 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi. Trong luận
văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số

thông tin trong các văn bản của Đảng và Nhà nước nhưng đã được chú thích.
Cơng trình này chưa được tác giả nào cơng bố.
TÁC GIẢ

Hồng Thị Hồn


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành luận văn này, trước hết tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa
Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng các thầy cơ giáo đã tận tình giảng
dạy, chỉ bảo, tạo điều kiện trong suốt thời gian học tập. Tác giả xin chân thành cảm ơn sự
giúp đỡ của Lãnh đạo Vụ Hành chính - Cơ yếu, lãnh đạo Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung
ương Đảng, các đồng nghiệp trong cơ quan. Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn
và chỉ bảo tận tình của TS. Chu Thị Hậu đã giúp tác giả hoàn thành luận văn này. Trong
q trình thực hiện đề tài, ngồi sự nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu của bản thân, cịn có sự kế
thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước; tuy nhiên, do trình độ của bản
thân cịn hạn chế nên luận văn khơng tránh khỏi những thiếu sót.
Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn
thiện hơn.


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BBT

Ban Bí thư

BCHTW

Ban Chấp hành Trung ương

BCT

Bộ Chính trị

CSDL

Cơ sở dữ liệu

TW

Trung ương

VPTW

Văn phịng Trung ương


DANH MỤC CÁC BẢNG
STT
Bảng 1
Bảng 2

TÊN BẢNG
Thống kê các giai đoạn của Phông lưu trữ VPTW Đảng
Thống kê tài liệu thu thập qua các giai đoạn của Phông lưu trữ
VPTW Đảng

TRANG
26
31

MỤC LỤC
--LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU

1

1. Lý do chọn đề tài……………………………………………………………………….

1

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu……………………………………………………..

2

3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu……………………………………………………...

2

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu……………………………………………………

3

5. Phương pháp nghiên cứu……………………………………………………………...

3

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài………………………………………………

4

7. Kết cấu của đề tài………………………………………………………………………

5

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC KHOA HỌC
TÀI LIỆULƯU TRỮ……………………………………………………………..

6

1.1. Cơ sở lý luận của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ………………………………..

6

1.1.1. Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ……………………………………..

6

1.1.2. Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ …………………………………….

6

1.1.3. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ …………………………………….

7

1.1.3.1. Phân loại, chỉnh lý tài liệu……………………………………………………..

7

1.1.3.2. Xác định giá trị tài liệu…………………………………………………………

8

1.1.3.3. Xây dựng công cụ tra cứu……………………………………………………...

10

1.1.3.4. Thống kê tài liệu lưu trữ………………………………………………………..

12

1.2. Cơ sở pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ..………………………………..

12

1.2.1. Các văn bản pháp quy…………………………………………………………….

12

1.2.2. Các văn bản của Đảng……………………………………………………………

13

1.3. Ý nghĩa của việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung 14

ương Đảng…………………………………………………………………………………
1.3.1. Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu và phông lưu
14
trữ……………………………………………………………………………………………
1.3.2. Tổ chức khoa học tài liệu giúp phát huy giá trị của tài liệu…………………

15

1.3.3. Tổ chức khoa học tài liệu giúp bảo quản an tồn, chặt chẽ, giữ gìn bí mật,
khơng để mất mát và thất lạc tài liệu………………………………………………….

15

1.3.4. Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho ứng dụng công nghệ thông tin vào công
16
tác lưu trữ được thuận lợi…………………………………………………………
Chương 2: TỔNG QUAN PHƠNG LƯU TRỮ VĂN PHỊNG TRUNG ƯƠNG
ĐẢNG VÀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU
19
TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG……………........
2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và nội dung, thành phần tài liệu
19
Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng……………………………………….
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng...

19

2.1.2. Nội dung, thành phần tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

24

2.1.2.1. Cơ sở xác định Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng……………..

24

2.1.2.2. Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng
26
Trung ương Đảng…………………………………………………………………………
2.2. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng

30

2.2.1. Phân loại, chỉnh lý tài liệu………………………………………………………

32

2.2.2. Xác định giá trị tài liệu……………………………………………………………

34

2.2.3. Xây dựng công cụ tra cứu ………………………………………………………..

36

2.2.4. Thống kê tài liệu lưu trữ …………………………………………………………

36

2.3. Nhận xét, đánh giá…………………………………………………………………...

38

2.3.1. Ưu điểm……………………………………………………………………………..

38

2.3.2. Nhược điểm…………………………………………………………………………

38

2.3.3. Nguyên nhân……………………………………………………………………….

39

Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC
TÀI LIỆU PHƠNG LƯU TRỮ VĂN PHỊNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG………... 41
3.1. Phân loại, chỉnh lý khoa học…………………………………………………

41

3.1.1. Tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ cơ quan...........................

41


3.1.2. Bổ sung, hoàn thiện phương án phân loại tài liệu…………………………….

43

3.2. Xác định giá trị tài liệu………………………………………………………

47

3.2.1. Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu…………………………………….

47

3.2.2. Thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị…………………………………………...

49

3.3. Hồn thiện các cơng cụ tra cứu thơng tin tài liệu…………………………….

50

3.4. Hồn thiện các cơng cụ thống kê tài liệu…………………………………..

56

KẾT LUẬN……………………………………………………………………………….

59

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
“Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc của Ban Chấp hành
Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành cơng việc lãnh
đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương
Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội
chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp
quản lý tài chính, tài sản của cơ quan Đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt
động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh
đạo” [32, Điều1]. Vì vậy, tài liệu được sản sinh ra trong q trình hoạt động của VPTW
Đảng có nội dung rất đa dạng, phong phú và có nhiều giá trị. Tồn bộ khối tài liệu đó hình
thành nên phơng Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng. Phơng lưu trữ Văn phòng Trung
ương Đảng là một bộ phận cấu thành quan trọng của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam, có vị trí đặc biệt quan trọng tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng vì nó khơng
chỉ phản ánh hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng mà cịn phản ánh sâu
sắc và tồn diện nhiều hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí
thư. Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu Phơng lưu trữ này có ý nghĩa rất cơ bản, giúp
cho cơ quan chức năng quản lý và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu của Phông để khai
thác, sử dụng phục vụ công tác tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị,
Ban Bí thư và các đồng chí lãnh đạo Đảng; phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của các
cơ quan, tổ chức và cá nhân. Hiện nay, Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (từ
năm 1947 đến năm 2016) đã được tổ chức khoa học như phân loại, chỉnh lý, xác định giá
trị ... và bước đầu phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn
đề chưa thực hiện được như: chưa có khung phân loại chi tiết và hệ thống hố tài liệu,
bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Phông. Là một học viên cao học chuyên ngành
Lưu trữ học đồng thời là một cán bộ đang công tác ở Văn phịng Trung ương Đảng, tơi
mong muốn đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả của cơng tác tổ chức khoa học tài liệu
Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng góp phần đưa tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu
quả cho xã hội, cho nghiên cứu khoa học. Vì vậy tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức khoa
học tài liệu Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng” làm đề tài luận văn thạc sĩ.

2
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài
Tổ chức khoa học tài liệu là một trong những nội dung cơ bản của cơng tác lưu trữ,
vì vậy từ trước đến nay đã có nhiều cơng trình, bài nghiên cứu của nhiều tác giả khác
nhau về vấn đề này. Có thể khái qt các cơng trình nghiên cứu thành các nhóm bao gồm:
Các luận văn thạc sĩ khoa học như: Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hương về “Tổ
chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Đảng ủy Khối trực thuộc Trung ương tại Kho
lưu trữ Trung ương Đảng” năm 2009, Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Hải Linh về”Tổ
chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân chính Đảng tỉnh Nam Định”,
năm 2008. Luận văn thạc sĩ của Hồ Anh Tú về “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của
Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố (Qua khảo sát tại Liên đoàn Lao động Thành phố Hà
Nội và một số tỉnh lân cận”, năm 2008. Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Út Trang về
“Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung
ương - Đảng Cộng sản Việt Nam”, năm 2008…
Các bài viết có liên quan đến cơng tác tổ chức khoa học tài liệu được đăng trên tạp
chí chuyên ngành như Tạp chí Văn thư Lưu trữ, website chun ngành…
Nhìn chung, các cơng trình nói trên đều đã đề cập đến các nội dung tổ chức khoa
học tài liệu đối với những khối tài liệu khác nhau ở các cơ quan của Đảng và Nhà nước,
tuy nhiên chưa có cơng trình nghiên cứu nào đề cập đến việc tổ chức khoa học tài liệu
Phơng lưu trữ VPTW Đảng. Vì vậy, với đề tài này, tác giả đã kế thừa ở những đề tài
nghiên cứu khoa học đi trước về phương pháp nghiên cứu, cách tiếp cận, khảo sát và xây
dựng kết cấu nội dung luận văn nhưng không trùng lặp.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục đích nghiên cứu
Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu
Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng, cụ thể là:
- Hoàn thiện khung phân loại chi tiết và hệ thống hố tài liệu Phơng lưu trữ Văn
phịng Trung ương Đảng.

- Hồn thiện bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong q trình hoạt
động của Văn phịng Trung ương Đảng.
Từ đó góp phần làm phong phú thêm lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ tại Văn


3
phịng Trung ương Đảng nói riêng và nâng cao nhận thức của xã hội đối với công tác lưu
trữ của Đảng nói chung.
*Nhiệm vụ nghiên cứu
Với mục đích nghiên cứu của đề tài như đã nêu ở trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề
tài được đặt ra như sau:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung;
- Nghiên cứu cơ sở pháp lý tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Văn phịng Trung
ương Đảng;
- Nghiên cứu hiện trạng cơng tác tổ chức khoa học tài liệu Phơng Lưu trữ Văn
phịng Trung ương Đảng;
- Từ cơ sở khoa học, thực tiễn và hiện trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ ở Văn phòng Trung ương Đảng, tác giả sẽ hoàn thiện nội dung và phương pháp cho
việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ theo từng quy trình nghiệp vụ cụ thể ở Phơng lưu trữ
Văn phịng Trung ương Đảng.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức khoa học tài liệu Phơng Lưu
trữ Văn phịng Trung ương Đảng bao gồm các quy trình nghiệp vụ cụ thể như phân loại,
chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; xây dựng các công cụ thống kê, tra cứu cho
phông lưu trữ.
- Phạm vi của đề tài được xác định là Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng
từ khi thành lập Phông năm 1947 đến năm 2016.
5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Để hoàn thành được nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, tác giả đã sử dụng phương pháp
luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin và các phương pháp khác như: phương pháp phân tích

tổng hợp, điều tra khảo sát thực tế, so sánh đối chiếu. Cụ thể là:
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin về nhận thức khoa học giúp cho
người nghiên cứu đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng. Từ đó, có cái
nhìn tồn diện, là cơ sở cho các kết luận, đánh giá của đề tài nghiên cứu.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp giúp người nghiên cứu phân tích, xử lý số liệu,
thông tin sau khi khảo sát thực tế.


4
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế giúp người nghiên cứu tìm hiểu thực tế
hiện trạng cơng tác lưu trữ của Văn phịng Trung ương Đảng nói chung và cơng tác tổ
chức khoa học tài liệu nói riêng. Qua trực giác và bằng các số liệu thống kê, người nghiên
cứu sẽ đưa ra các nhận xét về hiện trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu giúp người nghiên cứu sau khi có các kết quả
khảo sát thực tế, đối chiếu với những lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, các quy
định của Đảng để phát hiện các điểm đã làm được, các điểm cịn hạn chế trong cơng tác tổ
chức khoa học tài liệu, từ đó đưa ra biện pháp khắc phục.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Về mặt lý luận
Đề tài góp phần làm rõ hơn phương pháp tổ chức khoa học tài liệu trong các cơ
quan đảng nói chung và Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng nói riêng.
- Về mặt thực tiễn
Thứ nhất, đưa ra được một lộ trình khi tiến hành tổ chức khoa học tài liệu Phông
lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng từ khi tiến hành khảo sát, biên soạn hồ sơ phông,
phân loại, xác định giá trị tài liệu, khôi phục lại hồ sơ, hệ thống hố tài liệu, xây dựng
cơng cụ tra cứu,… Bên cạnh việc cung cấp các nghiệp vụ cụ thể về tổ chức khoa học, luận
văn cịn đề xuất các cơng cụ phục vụ đắc lực không thể thiếu khi tiến hành tổ chức khoa
học một phông tài liệu, như khung phân loại tài liệu và bảng thời hạn bảo quản tài liệu
của Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng. Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương
Đảng được tổ chức khoa học sẽ phát huy được hiệu quả tối đa trong khai thác, sử dụng tài

liệu; đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tập trung thống nhất Phông
lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
Thứ hai, luận văn hoàn thành sẽ đề xuất được hướng giải quyết, khắc phục được
một số tồn tại trong công tác chun mơn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nói chung và công
tác tổ chức khoa học tài liệu của Văn phịng Trung ương Đảng nói riêng.
Kết quả đạt được của luận văn sẽ rút ra được những phương pháp, biện pháp trong
công tác tổ chức khoa học tài liệu của Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng.
Thứ ba, kết quả nghiên cứu của đề tài còn là tài liệu tham khảo cho các nhà quản
lý, nhà nghiên cứu, nhà khoa học, học viên cao học, sinh viên trong các trường đại học,


5
cao đẳng, trung cấp hiểu thêm về nội dung, thành phần, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu của
Phông Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cũng như các nghiệp vụ cụ thể về việc tổ
chức khoa học tài liệu lưu trữ của Đảng.
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và một số phụ lục kèm theo, luận văn bao gồm
3 chương chính như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn
phòng Trung ương Đảng.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phơng lưu trữ Văn phịng
Trung ương Đảng.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu
Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng.


6
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA
TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

1.1.1. Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được đề cập ở nhiều cuốn sách khác
nhau, được nhiều tác giả, nhà nghiên cứu khái quát, cụ thể:
“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một hoạt động bao gồm nhiều nội dung khác
nhau từ việc bổ sung các tài liệu cịnthiếu cho các lưu trữ, các phơng, các sưu tập…đến
việc đánh giá, phân loại, thốngkê, xây dựng mục lục tài liệu…”. Ở định nghĩa này, tác giả
GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm đã đưa việc thu thập, bổ sung tài liệu vào tổ chức khoa học
tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, cịn một số nhà khoa học lại cho rằng tổ chức khoa học tài
liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân
loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi,
nhanh chóng, chính xác cho cơng tác tra tìm tài liệu.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, tác giả cho rằng việc tổ chức khoa học
tài liệu chỉ thực hiện khi tài liệu đã được nộp vào kho lưu trữ. Vì vậy việc thu thập, bổ
sung tài liệu chỉ là một khâu nghiệp vụ lưu trữ không đưa vào tổ chức khoa học tài liệu
lưu trữ. Tóm lại, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ như phân
loại, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu và thống kê tài
liệu lưu trữ.

1.1.2. Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Mục đích chung:
- Giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ;
- Giúp cho việc bảo quản tài liệu được khoa học;
- Giúp cho việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, dễ dàng,
hiệu quả;
- Giúp cho việc thống kê tài liệu được chính xác, nhanh chóng;
- Giúp cho việc tin học hóa được thuận lợi, hiệu quả.
Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu đới với cơ quan Văn phịng Trung
ương Đảng:

7
- Giúp cho Lãnh đạo Văn phòng nắm chắc: Hiện nay việc phân phơng qua các giai
đoạn có bao nhiêu hồ sơ, từ đó giúp cho việc quản lý tài liệu hình thành từ khi Văn phịng
được thành lập cho đến nay được chặt chẽ;
- Giúp cho việc sắp xếp, bảo quản tài liệu theo từng loại hình (Tài liệu hành chính,
tài liệu khoa học cơng nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu ảnh, phim điện ảnh ghi âm)
được khoa học;
- Giúp cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của lãnh đạo, chuyên viên phục vụ công
việc hàng ngày được nhanh chóng, dễ dàng, hiệu quả.
- Giúp cho việc thống kê tài liệu hàng năm theo yêu cầu của cơ quan quản lý được chính
xác, nhanh chóng;
- Giúp cho việc xây dựng các cơ sở dữ liệu về thông tin cấp 2 của hồ sơ, tài liệu
hiện nay đang được Văn phòng Trung ương triển khai được thuận lợi, hiệu quả.Tổ chức
khoa học tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu được thuận lợi, qua việc phát
hiện tình trạng vật lý của tài liệu, phát hiện sự thiếu, đủ của tài liệu.
Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan
và lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ.
Để tổ chức khoa học tài liệu địi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên môn cao,
điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ
phải đầy đủ, khoa học và hiện đại.
Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của
Đảng, nhà nước trong công tác lưu trữ. Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được
thống nhất trong các lưu trữ cơ quan và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu trong
tồn bộ Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam.

1.1.3. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: phân loại, chỉnh lý tài liệu; xác định
giá trị tài liệu; tổ chức xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu; thống kê tài liệu lưu trữ và
một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan.

1.1.3.1. Phân loại, chỉnh lý tài liệu
Là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa,
hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ


8
tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Như vậy, chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp
vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa
học.
Cơng tác chỉnh lý nhằm mục đích:
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong phông một
cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử
dụng tài liệu;
- Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏ những
tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và
trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực,
trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân
loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số cơng đoạn của quy trình
chỉnh sửa (chỉnh lý sơ bộ).
Do chỉnh lý tài liệu là việc điều chỉnh, sắp xếp các hồ sơ, tài liệu, vì vậy sau khi
hồn chỉnh quá trình chỉnh lý tài liệu phải đạt được những yêu cầu sau:
- Tài liệu trong phông phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu;
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
- Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ tài liệu, bộ phiếu tin, cơ sở dữ liệu và các
công cụ tra cứu khác để phục vụ việc quản lý và tra tìm tài liệu.
1.1.3.2. Xác định giá trị tài liệu
a) Khái niệm

Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài
liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
b) Yêu cầu
- Xác định giá trị tài liệu phải được tiến hành trong cả 3 giai đoạn văn thư, lưu trữ
cơ quan và lưu trữ lịch sử.


9
- Phải vận dụng đúng các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học
để xác định đúng thời hạn bảo quản của tài liệu, tránh việc loại nhầm những tài liệu có giá
trị lưu trữ.
- Cán bộ làm công tác xác định giá trị tài liệu phải có kiến thức vững vàng về
nghiệp vụ lưu trữ, nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phơng, thành
phần, nội dung tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của đơn vị hình thành phơng,
đồng thời phải có hiểu biết sâu sắc về lịch sử, chính trị, văn hóa, xã hội…
- Phải xây dựng được hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu như: bảng thời hạn
bảo quản, danh mục hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, danh mục các cơ quan là
nguồn nộp lưu và danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ...
c) Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
* Nguyên tắc tính đảng
Nguyên tắc tính đảng (hay cịn gọi là ngun tắc chính trị) được thể hiện ở việc
xem xét ý nghĩa của tài liệu phục vụ cho mục đích của giai cấp nắm quyền thống trị xã
hội và sở hữu (nắm giữ tài liệu lưu trữ).
Chúng ta đều biết rằng, mỗi một giai cấp khi nắm quyền lãnh đạo, điều hành đất
nước thì đều phải nắm giữ trong tay mình những cơng cụ để phục vụ cho sự lãnh đạo,
điều hành đó và tài liệu lưu trữ cũng là một trong những công cụ không thể thiếu. Ở nước
ta, Đảng Cộng sản Việt Nam nắm quyền lãnh đạo đất nước. Chính vì vậy, vận dụng
nguyên tắc tính Đảng trong việc xác định giá trị tài liệu, nghĩa là chúng ta phải đứng trên
lập trường của giai cấp công nhân để lựa chọn những tài liệu có giá trị phục vụ cho lợi ích

của giai cấp công nhân, cho sự nghiệp cách mạng của Đảng, đồng thời cũng để bảo vệ
cho lợi ích của toàn thể nhân dân lao động và của cả dân tộc Việt Nam.
* Nguyên tắc lịch sử
Nguyên tắc lịch sử hay còn gọi là quan điểm lịch sử, quan điểm này đòi hỏi phải
xem xét tài liệu lưu trữ trong những điều kiện lịch sử cụ thể mà chúng được hình thành.
Xuất phát từ thực tế khách quan: tài liệu lưu trữ bao giờ cũng là di sản của một thời kỳ
lịch sử nhất định và luôn mang đậm dấu ấn của thời đại mà tài liệu đã được sản sinh ra.
Vận dụng quan điểm lịch sử khi xem xét giá trị của tài liệu cần phải chú ý đến các điều
kiện lịch sử, thời gian, địa điểm hình thành, phải nắm vững các nguyên tắc, phương pháp


10
ghi tin được dùng trong thời kỳ mà tài liệu lưu trữ ra đời. Có nghĩa là, cần phải chú ý đến
những đặc điểm lịch sử được phản ánh trong nội dung cũng như trên hình thức của tài liệu
và những điều kiện, thời gian cụ thể mà tài liệu đã xuất hiện. Chúng ta không bao giờ
được lấy ý nghĩa chủ quan của giai đoạn hiện tại để xem xét giá trị của tài liệu trong quá
khứ mà cần phải có kiến thức lịch sử để đánh giá chúng.
* Ngun tắc tồn diện và tổng hợp
Ngun tắc này địi hỏi tài liệu phải được xem xét trên nhiều khía cạnh cả về nội
dung, cả về hình thức và phải tính đến mọi yếu tố có khả năng ảnh hưởng đến ý nghĩa của
tài liệu như ngôn ngữ của tài liệu, vật liệu ghi tin, hình thức của tài liệu... Nguyên tắc toàn
diện và tổng hợp được vận dụng trong cơng tác xác định giá trị tài liệu nói chung xuất
phát từ tính đa dạng về giá trị của tài liệu lưu trữ. Bởi vì, giá trị của tài liệu khơng phải
bao giờ cũng chỉ bó hẹp ở một mặt này hay mặt khác mà chúng rất đa dạng. Có những tài
liệu xét ở góc độ hẹp thì dường như khơng có giá trị, nhưng ở phạm vi khác thì chúng lại
có giá trị. Chính vì vậy, trong q trình xác định giá trị cho tài liệu, phải nghiên cứu tài
liệu một cách toàn diện và tổng hợp để thấy được giá trị của tài liệu.
Mặt khác, vận dụng nguyên tắc toàn diện và tổng hợp trong việc xác định giá trị
cho tài liệu chúng ta cần phải so sánh tài liệu trong mối quan hệ hữu cơ với các tài liệu
khác. Có như vậy giá trị của tài liệu mới bộc lộ một cách đầy đủ và chính xác.

1.1.3.3. Xây dựng công cụ tra cứu
a) Khái niệm
Công cụ tra cứu tài liệu là những phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu
trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan. Công cụ tra cứu dùng để giới thiệu thành
phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, nhằm tra tìm tài
liệu một cách nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của người
nghiên cứu.
Trong một kho lưu trữ, với hàng ngàn các hồ sơ tài liệu, người nghiên cứu có thể
dễ dàng nắm bắt được những thông tin tài liệu mình đang cần tìm nằm trong khối tài liệu
nào, cụ thể là hồ sơ nào thông qua hệ thống công cụ tra tìm tài liệu.
b) Ý nghĩa, tác dụng
Cơng cụ tra cứu tài liệu đóng vai trị quan trọng trong các phòng, kho lưu trữ đặc


11
biệt là phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu.
Công cụ tra cứu tài liệu giúp tra tìm một cách nhanh chóng, chính xác theo u cầu
của độc giả, chỉ rõ vị trí tài liệu trong các kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả
đến khai thác tài liệu và cán bộ phục vụ tra tìm tài liệu.
Có những loại cơng cụ tra tìm tài liệu giới thiệu tóm tắt tồn bộ thành phần và nội
dung của một phông, một kho lưu trữ, cung cấp thông tin ngắn gọn tới người nghiên cứu.
Thông qua hệ thống công cụ tra cứu tài liệu độc giả chưa cần tiếp cận với các hồ sơ tài
liệu đã nắm được những thông tin cần thiết về nội dung và thành phần tài liệu. Điều đó sẽ
tiết kiệm thời gian cho độc giả và người phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.
Cơng cụ tra tìm tài liệu phản ánh những thông tin cần thiết của mỗi hồ sơ tài liệu,
khối tài liệu, phơng lưu trữ và tồn kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi việc quản lý, thống
kê số lượng, thành phần tài liệu, tránh mất mát tài liệu.
Trong lưu trữ có nhiều loại hình cơng cụ tra cứu tài liệu khác nhau và mỗi loại có
những tác dụng riêng nhưng đều phục vụ cho công tác tra tìm tài liệu như: Mục lục tài
liệu bên trong hồ sơ, mục lục hồ sơ, các bộ thẻ tra cứu tài liệu, sách giới thiệu các kho,

phông lưu trữ, phiếu phông… Những loại công cụ trên sẽ bổ sung hỗ trợ lẫn nhau trong
việc tra tìm tài liệu của độc giả và có quan hệ chặt chẽ với nhau về các yếu tố thông tin
mô tả trên từng loại công cụ.
c) Yêu cầu
- Công cụ tra cứu tài liệu phải giới thiệu một cách chính xác nội dung tài liệu lưu
trữ hiện bảo quản trong lưu trữ để cung cấp thông tin cho người sử dụng. Tránh trường
hợp thông tin giới thiệu tài liệu quá chung chung khiến người sử dụng khơng biết trong tài
liệu có nội dung quan trọng hay không quan trọng, tài liệu của tác giả nào… Đây là yêu
cầu đầu tiên cần được thực hiện nghiêm túc trong q trình biên soạn các loại cơng cụ tra
cứu.
- Mỗi loại công cụ tra cứu cần được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung.
Điều đó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng chính xác.
Để đảm bảo việc thực hiện yêu cầu này trong các lưu trữ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước đã và đang tiến hành biên soạn và ban hành các tiêu chuẩn về từng loại cơng cụ tra
tìm tài liệu áp dụng trong phạm vi toàn quốc.


12
- Công cụ tra cứu tài liệu phải đáp ứng yêu cầu tra tìm, lựa chọn và tập hợp tài liệu
nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả. Đây là một yêu cầu nâng cao hiệu quả của công
tác nghiên cứu, đồng thời nâng cao hiệu suất của công tác khai thác và sử dụng tài liệu
trong lưu trữ. Yêu cầu này cần thể hiện rõ trong việc chỉ dẫn chính xác địa chỉ của từng
hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ.
- Kết cấu của các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ cần được thiết kế đơn giản, dễ sử
dụng và phù hợp với đông đảo đối tượng độc giả đến tra tìm tài liệu. Bởi lẽ công cụ tra
cứu được làm ra để phục vụ nhiều đối tượng độc giả trong đó có các nhà nghiên cứu, các
nhà quản lý, những đối tượng là học sinh, sinh viên và cả những công dân khác. Việc cấu
tạo các công cụ tra cứu phức tạp, không khoa học sẽ gây khó khăn cho cơng tác khai thác
tài liệu lưu trữ.
1.1.3.4. Thống kê tài liệu lưu trữ

a. Khái niệm
Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép số lượng, tình trạng, thành phần, nội
dung, tình hình tài liệu vào các phương tiện thống kê phục vụ cho yêu cầu quản lý tài liệu.
b. Mục đích, ý nghĩa
- Giúp cho các cơ quan quản lý lưu trữ nắm chắc số lượng, thành phần, nội dung,
thể loại, tình trạng, chất lượng tài liệu và các phương tiện bảo quản chúng để từ đó định ra
các chế độ bảo quản thích hợp cho từng loại tài liệu lưu trữ.
- Giúp cho việc tra tìm tài liệu được thuận lợi và chính xác.
- Trên cơ sở kết quả thống kê, các phòng, kho lưu trữ chủ động xây dựng kế hoạch
sưu tầm bổ sung những tài liệu còn thiếu, phục chế những tài liệu bị hư hỏng.
c. Yêu cầu
- Công tác thống kê phải bảo đảm được sự chính xác về khối lượng, thành phần,
nội dung, tình hình tài liệu.
- Cơng tác thống kê tài liệu lưu trữ phải được thực hiện một cách khoa học và bằng
những công cụ thống kê thích hợp, đáp ứng được nhu cầu thực tế.
1.2. Cơ sở pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

1.2.1. Các văn bản pháp quy
Hiện nay, đối với ngành Lưu trữ Việt Nam chúng ta đã có Luật Lưu trữ do Quốc


13
hội ban hành ngày 11/11/2011. Dù tài liệu của Văn phòng Trung ương Đảng thuộc sự
quản lý của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng nhưng vẫn chịu sự tác động các
quy định trong Luật Lưu trữ nói chung trong đó có các quy định về nghiệp vụ lưu trữ. Các
khâu nghiệp vụ của tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ được đề cập ở trong Luật đó
là chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ và hủy tài liệu hết giá trị. Đây là văn
bản có giá trị pháp lý cao nhất về lĩnh vực lưu trữ đã dành 5/42 Điều quy định về xác định
giá trị tài liệu và cũng là văn bản chính thức đề cập đến nguyên tắc, phương pháp và tiêu
chuẩn xác định giá trị tài liệu. Ngoài ra, Luật Lưu trữ 2011 cũng quy định về thời hạn bảo

quản; nhiệm vụ, thành phần, nguyên tắc làm việc của Hội động xác định giá trị tài liệu;
thẩm quyền quyết định, thủ tục xét hủy, yêu cầu và hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị.
Ngồi ra cịn có các văn bản quy phạm của pháp luật khác như: Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 về quy định chi tiết thi hành một số điều của
Luật Lưu trữ; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW, ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Quyết
định số 128/QĐ-VTLTNN, ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc
Ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001 : 2000; Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức…

1.2.2. Các văn bản của Đảng
Công tác văn thư, lưu trữ từ trước đến nay rất được Đảng ta quan tâm tạo điều kiện
phát triển. Nhiều văn bản của Trung ương đóng vai trị quan trọng làm cơ sở thực tiễn của
việc xác định nguồn và xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ
Trung ương Đảng. Đây chính là cơ sở để thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm tổ
chức khoa học một phơng lưu trữ nào đó. Cụ thể như :
Hướng dẫn 22-HD/VPTW, ngày 06/11/2009 của VPTW hướng dẫn lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp.
Quy định số 3515-QĐ/VPTW, ngày 09/11/2009 về “lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành ở VPTW”
Hướng dẫn 02-HD/VPTW, ngày 25/4/2011 của VPTW hướng dẫn thực hiện “Bảng
thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ


14
quan, tổ chức đảng ở Trung ương”.
Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam, là văn bản quy định cao nhất của Đảng chỉ đạo công tác lưu trữ của Đảng và các tổ
chức chính trị - xã hội.

Quyết định 5132-QĐ/VPTW, ngày 05/10/2015 của VPTW ban hành danh mục các
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng.
Hướng dẫn 09-HD/VPTW, ngày 16/11/2016 của VPTW hướng dẫn về việc giao
nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng.
Hướng dẫn 17-HD/VPTW, ngày 16/12/2016 của VPTW hướng dẫn về lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Những văn bản trên và sự triển khai thực hiện trong thời gian gần đây cho phép đề
tài có được cơ sở để tiến hành tổ chức khoa học tài liệu của Đảng nói chung và Phơng lưu
trữ Văn phịng Trung ương Đảng nói riêng thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ TW Đảng.
1.3. Ý nghĩa của việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng
Trung ương Đảng

1.3.1. Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu và phông lưu trữ
Thứ nhất, nhờ vào các nghiệp vụ trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
mà nhà quản lý, quản kho mới biết được vị trí của tài liệu và phông tài liệu trong Kho Lưu
trữ lịch sử.
Thứ hai, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ giúp cho nhà quản lý biết được số lượng,
nội dung, thành phần, đặc điểm của tài liệu và phông tài liệu.
Trong một hồ sơ phông bao gồm: Lịch sử đơn vị hình thành phơng, lịch sử phơng,
phương án phân loại, bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, báo cáo tổng kết quá trình
chỉnh lý tài liệu lưu trữ của phông… Thông qua các hồ sơ phông mà người quản lý biết
được nội dung, thành phần, đặc điểm của tài liệu trong một phơng và từng phơng tài liệu.
Từ đó có kế hoạch thiếu thì bổ sung, sưu tầm thêm; tài liệu bị hư hỏng, nấm mốc, ố vàng
thì đưa ra tu bổ, phục chế và lên danh mục tài liệu quý hiếm, hư hỏng hạn chế sử dụng…
Trong các văn bản trên bao giờ cũng có các nội dung: sự thiếu đủ của tài liệu; thời
gian bắt đầu, kết thúc của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu; nội dung, thành phần tài


15

liệu; quá trình thu thập, chỉnh lý khoa học khối tài liệu đó ra sao?... Qua các nội dung
thơng tin đó nhà quản lý biết rõ được tình hình, đặc điểm của mỗi phơng tài liệu để có kế
hoạch phục vụ khai thác sử dụng cho phù hợp.
Do vậy, thông qua việc tổ chức khoa học đã giúp cho quản lý kho biết được tình
hình của tài liệu trong một phơng nói riêng và đặc điểm của tài liệu lưu trữ trong các
phơng nói chung. Từ đó có những kế hoạch tiếp theo cho công tác phục vụ khai thác sử
dụng phù hợp hiệu quả, nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu.

1.3.2. Tổ chức khoa học tài liệu giúp phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
Tổ chức khoa học tài liệu là một cơng việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với
các cơ quan lưu trữ lịch sử nói chung và đối với Văn phịng Trung ương Đảng nói riêng.
Với vị trí là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị,
Ban Bí thư nên thơng tin trong hoạt động của Văn phịng ln ln phải cập nhật, luôn
phải khai thác thông tin phục vụ công việc hàng ngày. Do đó, khi văn bản, tài liệu hình
thành trong q trình hoạt động của Văn phịng được thu thập đầy đủ, phân loại, xác định
giá trị, thống kê và quản lý một cách khoa học, chính xác, an tồn, chặt chẽ phục vụ việc
khai thác sử dụng, tra tìm thơng tin sẽ rất thuận tiện, nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm
thời gian.
Việc tổ chức khoa học tài liệu luôn là một vấn đề lớn đối với những ai quan tâm và
hiểu được giá trị của tài liệu lưu trữ. Đối với Phơng lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng,
nếu được tổ chức khoa học sẽ phát huy được giá trị vào thực tiễn, đóng góp cho sự nghiệp
lưu trữ cũng như góp phần xây dựng và phát triển chính trị của Đảng.

1.3.3. Tổ chức khoa học tài liệu giúp bảo quản an tồn, chặt chẽ, giữ gìn bí
mật, không để mất mát và thất lạc tài liệu
Tài liệu lưu trữ khơng thể an tồn khi cịn là bó, gói, đóng thùng carton và chất
đống trong kho mang tính tạm bợ, đặc biệt là đối với tài liệu giấy thì việc xuống cấp của
tài liệu là điều khó tránh khỏi. Ngược lại khi tài liệu lưu trữ được tổ chức khoa học và bảo
quản trong kho với đầy đủ các thông số về nhiệt độ, độ ẩm, tránh các loại cơn trùng, chuột
bọ... thì khối tài liệu đó đã được bảo quản một cách an toàn, nâng cao tuổi thọ của tài liệu.

Khi tổ chức khai thác, thì cán bộ làm cơng tác lưu trữ hay người có nhu cầu khai
thác cũng phải tuân theo một quy trình thủ tục chặt chẽ để đảm bảo tài liệu đem ra khai


16
thác và được hoàn trả đúng theo quy định. Hơn thế nữa, khi tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ sẽ đảm bảo được bí mật của tài liệu, đặc biệt nguồn tài liệu liên quan đến vấn đề
đường lối, chủ trương, đấu tranh với các thế lực thù địch chống phá Đảng Cộng sản Việt
Nam thì việc giữ gìn bí mật tài liệu là hết sức quan trọng. Với những lợi ích thiết thực và
cấp thiết như vậy, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Phông Văn phịng Trung ương
Đảng là vơ cùng có ý nghĩa và cần thiết. Khi một phông lưu trữ được tổ chức khoa học và
được nhập vào Kho Lưu trữ lịch sử đồng thời phơng tài liệu đó sẽ được quản lý theo một
chế độ bảo quản theo đúng thủ tục và rất nghiêm ngặt. Vì khi hồ sơ, tài liệu ở trong Kho
lưu trữ, việc khai thác, sử dụng nó phải trải qua một quy trình như xin ý kiến, thẩm duyệt,
tiến hành các thủ tục rút tài liệu trong kho, lập hồ sơ khai thác,…
Đối với tài liệu hành chính thơng thường chỉ cần có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo
Cục Lưu trữ; một số nội dung tài liệu thuộc dạng Tuyệt mật, Tối mật, Mật, đặc biệt là
khối tài liệu đường lối chủ trương của ta trong lĩnh vực an ninh, quốc phòng, về kiểm tra,
giải quyết khiếu nại, tố cáo, kỷ luật … phải xin ý kiến của Lãnh đạo Văn phịng Trung
ương Đảng và thậm chí có những tài liệu và nội dung thơng tin tài liệu phải xin ý kiến của
Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Vì vậy, hồ sơ, tài liệu khơng thể tự tiện được rút ra, rút vào và
khai thác một cách tự do nên tránh được nguy cơ thất lạc, mất mát.
Hơn nữa, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ sẽ đảm bảo cho công tác bảo mật
thông tin trong tài liệu, lộ thông tin gây nên những hậu quả nghiêm trọng cho đất nước và
cho dư luận xã hội.

1.3.4. Tổ chức khoa học giúp cho ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
lưu trữ được thuận lợi
Sau khi tài liệu lưu trữ đã được phân loại, xác định giá trị, lập thành hồ sơ (đơn vị
bảo quản) thì hệ thống hố và làm mục lục tổng hợp là một trong những cơng đoạn cuối

cùng của q trình tổ chức khoa học tài liệu. Muốn cho việc ứng dụng tin học có hiệu quả
thì phải dựa trên cơ sở khối tài liệu lưu trữ đã được tổ chức khoa học tài liệu hoàn chỉnh.
Dựa vào các nội dung cơ đọng được ghi trên bìa hồ sơ như tên hồ sơ, số đơn vị bảo quản
ở trong phông, thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong hồ sơ, số lượng trang, thời
hạn bảo quản, cán bộ lưu trữ mới có thể nhập các thơng tin trên vào các cơ sở dữ liệu để
phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu.