Giáo trình Tổ chức sự kiện - Nghề: Quản trị nhà hàng (Trình độ Cao đẳng nghề): Phần 2 - TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (272.64 KB, 10 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

Giáo trình Tổ chức sự kiện

Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 53

Chương 4: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN DIỄN RA SỰ KIỆN
Mục tiêu:

Nhằm trang bị cho người học một số kiến thức về các hoạt động cơ bản
giai đoạn diễn ra sự kiện, đón tiếp, phục vụ, đảm bảo an toàn - an ninh.

Nội dung:

Khi ngân sách sự kiện không cho phép, hoặc do những nguyên nhân cụ thể
khác khách mời tham gia sự kiện có thể phải tự túc phương tiện vận chuyển đến
tham dự sự kiện. Ngồi ra, cũng có thể do khách mời có những sở thích riêng,
hoặc họ có điều kiện tự lo (và muốn) được chủ động trong việc đi lại nên đã sử
dụng các phương tiện vận chuyển cá nhân của mình. Trong trường hợp này, nhà
tổ chức sự kiện chủ yếu quan tâm đến việc cung cấp thông tin và lo chuẩn bị các
điều kiện để đón tiếp khách (điểm gửi xe, hướng dẫn giao thông...).

Trong trường hợp khác, khi nhà tổ chức sự kiện có nhiệm vụ phải thu xếp
phương tiện vận chuyển cho khách hoặc nhà tổ chức sự kiện phải cung ứng các
dịch vụ vận chuyển liên quan đến diễn biến của sự kiện (ví dụ chở khách đi
tham quan trong thời gian diễn ra sự kiện), đây sẽ trở thành một cơng việc có
nhiều nội dung cần phải quan tâm để mang lại sự hài lòng cho khách mời tham
gia sự kiện.

Không được xem nhẹ các dịch vụ vận chuyển vì nó là một phần trong cả tổng
thể sự kiện mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải cho khách. Hơn nữa chính
dịch vụ vận chuyển mang lại ấn tượng ban đầu cho khách mời tham gia sự kiện.
Nếu tạo ra được ấn tượng ban đầu tốt đẹp nó sẽ lan tỏa sang các bước tiếp theo

và ngược lại khách mời thường sẽ xét nét hơn khi đánh giá, cảm nhận các nội
dung cũng như dịch vụ khác trong tổ chức sự kiện.

I. TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN 
1.1 Đón tiếp khách

1.1.1 Các hình thức đón 
 Đón tại sân bay, nhà ga
 Đón tiếp tại cơ sở lưu trú
 Đón tiếp tại phịng Hội nghị
 Đón tiếp tại nơi diễn ra sự kiện
1.1.2 Các nghi thức đón

 Đón theo nghi lễ
 Đón thơng thường

1.1.3 Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện

Các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện bao
gồm:

1. Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức
sự kiện)

- Phân cơng nhóm đón tiếp khách

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

Giáo trình Tổ chức sự kiện

Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 54

- Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết trong việc đón khách)
2. Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách
3. Đón tiếp khách

- Kiểm tra thông tin về thời gian và điều kiện vận chuyển của khách đến với sự kiện.
- Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với các quy tắc xã giao

- Với các khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người đi kèm hướng dẫn.
4. Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện

5. Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách
- Hướng dẫn khách đăng ký thông tin

- Phát tài liệu, quà cho khách

- Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện

1.2. Khai mạc sự kiện

Đối với các sự kiện lớn, có thể có những lễ khai mạc riêng (có thể xem như một sự
kiện tương đối độc lập), còn đối với các sự kiện nhỏ, các cơng việc có liên quan đến
khai mạc sự kiện bao gồm:

1. Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện:
- Tạo sự thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia sự kiện
- Tạo khơng khí sẵn sàng tham dự vào sự kiện

2. Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến:
- Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã thống nhất

- Gây được ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với khách mời và các thành viên tham gia sự
kiện

3. Xử lý các tình huống phát sinh:

- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngồi dự kiến

- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện
- Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống

- Phối hợp giải quyết tình huống

- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể

II. ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN

2.1. Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu

1. Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/
khu vực thi đấu:

- Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list)
- Hoàn tất các cơng việc chuẩn bị cịn lại

2. Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo chương trình/ kịch bản:

- Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo lịch trình thời gian (tiến độ) đã có
- Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra

3. Điều hành các thành viên tham gia trình diễn một cách có hiệu quả

4. Phối hợp trong việc xử lý các sự cố (nếu có):

- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngồi dự kiến

- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện
- Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống

- Phối hợp giải quyết tình huống

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

Giáo trình Tổ chức sự kiện

Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 55

5. Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu/ khu vực trình diễn:
- Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan
- Hoàn thành các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý sự kiện

2.2. Điều hành, quản lý khán giả và khách mời

1. Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời và khán giả trong sự kiện:
- Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list)

- Hồn tất các cơng việc chuẩn bị cịn lại

2. Phân cơng nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả và khách mời.

3. Kiểm tra, giám sát các diễn biến của khán giả và khách mời để phản hồi kịp thời
cho nhà quản lý sự kiện:

- Kiểm tra, giám sát đầy đủ các diễn biến của khán giả và khách mời

- Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra

4. Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào các nội dung của sự kiện nhằm đạt
được mục tiêu của sự kiện.

5. Phối hợp trong việc giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến khách mời/
khán giả:

- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngồi dự kiến

- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện
- Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống

- Phối hợp giải quyết tình huống

- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể
6. Lập báo cáo về các nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả:
- Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan
- Hoàn thành các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý sự kiện

III. PHỤC VỤ CÁC DỊCH VỤ 
3.1 Dịch vụ vận chuyển

3.1.1 Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển

Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển ở Việt Nam bao gồm các nhóm cơ bản
sau:

- Các hãng (tổng cơng ty/ công ty) hàng không
- Tổng công ty đường sắt

- Các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển (đường bộ)
- Các công ty lữ hành, du lịch, đại lý vận chuyển

- Các đối tượng khác có khả năng cung ứng dịch vụ vận chuyển
3.1.2. Các phương tiện vận chuyển

 Sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng

Đối với vận chuyển bằng đường không và đường sắt, và ô tô công cộng các
dịch vụ đi kèm thường có tính cứng nhắc (nhà tổ chức sự kiện khó có thể can
thiệp hay kiểm soát), nếu nhà tổ chức sự kiện phải chịu việc cung ứng các dịch
vụ liên quan đến hai loại phương tiện này thì cơng việc chủ yếu của họ bao
gồm:

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

Giáo trình Tổ chức sự kiện

Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 56

riêng…; lựa chọn công ty vận tải hành khách đường bộ phù hợp).
- Đặt chỗ, mua vé cho khách

- Tổ chức gửi vé, gửi thư, hướng dẫn
- Tổ chức đón khách (nếu có)

Trong trường hợp, khách phải tự lo việc đi lại và được ngân sách sự kiện chi
trả cho chi phí vận chuyển. Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý

- Khi gửi giấy mời cho khách, nhà tổ chức sự kiện cần gửi thêm các lưu ý để
đảm bảo yêu cầu thanh toán (như khách mời phải có cuống vé/ hóa đơn vận

chuyển hợp lệ…)

- Khi khách đến tham gia sự kiện, phải có các nhân viên phụ trách nội dung
này; thông báo, hướng dẫn khách làm các thủ tục thanh tốn (ví dụ các mẫu kê
khai, nộp vé, ký nhận…)

- Nên thanh toán ngay cho khách, không nên để khi sự kiện kết thúc (khách
đã trở về nơi ở) mới tiến hành thanh toán và gửi tiền cho họ.

- Dự tính các trường hợp phát sinh trong thanh tốn phí vận chuyển (như đi
taxi hóa đơn khơng hợp lệ/ khơng có vé ơ tơ… ) để xin hướng giải quyết trước.
Ngay cả trong quá trình triển khai thực tế nếu gặp các tình huống phát sinh,
không nên từ chối khách ngay mà cần xin ý kiến của người có trách nhiệm chi
trả các khoản phí này cho khách.

 Thuê dịch vụ vận chuyển bằng ô tô

Ở Việt Nam hiện nay việc thuê phương tiện để đưa đón khách mời tham gia
sự kiện (hay trong quá trình diễn ra sự kiện) thường liên quan đến các phương
tiện vận chuyển đường bộ trong đó chủ yếu là ơ tơ.

- Xe 4 chỗ: Đây là loại xe có đặc tính an tồn, sang trọng, lịch sự thể hiện sự
tơn trọng khách mời và qua đó nâng cao những ấn tượng của sự kiện đối với
khách. Với loại này, người ta tạm chia thành các mức độ như: xe cho chính
khách, xe cho giới thượng lưu, xe thông thường… Khi lựa chọn xe 4 chỗ cần
chú ý:

+ Việc lựa chọn xe cần căn cứ theo kế hoạch và ngân sách của sự kiện

+ Căn cứ vào đối tượng khách để lựa chọn xe (ví dụ: một chính khách cao

cấp phải được ưu tiên phục vụ bằng các loại xe đẳng cấp nhất). Trong trường
hợp khách mời có vị thế xã hội gần như tương đương với nhau nên chọn cùng
một loại xe, ngược lại trường hợp người có vị thế xã hội cao hơn hẳn nên đầu tư
lựa chọn các phương tiện sang trọng cho những đối tượng này.

+ Đẳng cấp hay mức độ của xe không chỉ phụ thuộc vào hiệu xe (Limousine,
Mercedes, Toyota, Deawoo…) mà còn phụ thuộc vào đời xe, năm sản xuất, các
thông số kỹ thuật khác.

+ Cần lập kế hoạch chuẩn bị thuê xe chi tiết (căn cứ vào số lượng khách mời
dự tính, sự phân bố số lượng khách cho mỗi loại xe, các loại xe sẽ phục vụ…)

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

Giáo trình Tổ chức sự kiện

Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 57

liên hệ với người phụ trách vận chuyển, băng/ đĩa nhạc… Cần làm rõ nhiệm vụ
cho công tác chuẩn bị này (thuộc về nhà tổ chức sự kiện hay thuê các nhà cung
cấp dịch vụ vận chuyển tự lo liệu);

+ Trong một số trường hợp cần có thêm các yêu cầu về: an toàn, vệ sinh,
đồng phục lái xe, tiện nghi, màu sơn của xe, bảng đón khách, việc đổ xăng trước
khi đón khách, thời gian đón khách, lịch trình, thái độ phục vụ của người lái xe,
việc giải quyết các yêu cầu phát sinh ngoài hợp đồng của khách mời… đối với
nhà cung ứng dịch vụ. Ngoài ra, trong một số trường hợp cần thiết còn phải trực
tiếp kiểm tra các thông số kỹ thuật của xe như: cách bố trí chỗ ngồi trong xe,
mùi điều hòa, độ ồn, độ giảm xóc, phương tiện nghe nhìn, phương tiện thơng tin
liên lạc…

+ Người phụ trách về phương tiện vận chuyển (của nhà tổ chức sự kiện) cần

có một danh sách các lái xe với số điện thoại liên hệ, danh sách khách đi cùng
mỗi xe…

+ Lập lịch trình điều phối xe, nếu cần thiết hãy tham khảo hoặc thuê các
chuyên gia về điều phối vận chuyển tư vấn cho công việc này (trong trường hợp
các sự kiện lớn, quan trọng và có tần suất, số lượng các chuyến xe lớn)

- Xe khách: có nhiều loại khác nhau như xe 7 chỗ, 12 chỗ, 16 chỗ, 24 chỗ, 45
chỗ… Những chú ý khi lựa chọn xe khách cũng tương tự như xe con 4 chỗ (đã
đề cập ở trên), ngoài ra cần chú ý một số điểm sau:

+ Nên thuê xe khách của các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển khách du
lịch (hoặc chuyên chạy theo hợp đồng), hạn chế việc thuê các xe chạy vận
chuyển khách công cộng (vì lý do vệ sinh, mùi, hạn chế về giao tiếp của lái xe,
thậm chí có tên tuyến vận chuyển khách bên ngồi xe- ví dụ: xe khách chất
lượng cao Hà Nội- Hà Tĩnh chẳng hạn) những lý do này sẽ tạo ấn tượng không
chuyên nghiệp và khách sẽ cảm thấy khơng được tơn trọng đúng mức. Cũng vì
lý do tương tự cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản về chất lượng xe (như không
dùng xe cũ, xe phải đảm bảo các thông số kỹ thuật, vệ sinh sạch sẽ, khơng có
mùi khó chịu, điều hiển nhiên là phải có điều hịa…)

+ Kiểm tra tính khả thi trong vận chuyển bằng xe khách. Ví dụ nơi đỗ xe,
tuyến đường cho phép xe khách chạy, cần biết liệu nhà cung ứng có được phép
chạy trong thành phố không?...

+ Khi thuê xe khách cho sự kiện cần lưu ý, số lượng khách cho mỗi xe nên
chỉ bằng khoảng 50-60% số ghế theo thiết kế trên xe (ví dụ với xe 45 chố chỉ
nên sử dụng để vận chuyển ít khoảng từ 22 cho đến 28 khách).

 Các phương tiện vận chuyển khác

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

Giáo trình Tổ chức sự kiện

Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 58

lơ dạo trên phố, hình thức này mới đầu đã tạo ra những ấn tượng khá thú vị.
Trong kinh nghiệm tổ chức sự kiện ở nhiều nước trên thế giới người ta đã
từng sử dụng và kết hợp rất nhiều loại phương tiện khác nhau như: máy bay trực
thăng, xuồng, du thuyền, tàu thủy, xe ngựa kéo, ngựa, xe đạp…thậm chí là đi bộ
(ví dụ tổ chức một lễ hội ở một ngơi chùa nào đó trên núi cao chẳng hạn, điều
chắc chắn khách mời cho dù là ai cũng phải tham gia đi bộ với một khoảng cách
nhất định)

3.1.3 Tổ chức đón khách khi khách sử dụng các phương tiện vận chuyển

công cộng

Trong trường hợp này, người có trách nhiệm đón khách nên tham khảo quy
trình sau:

1. Có mặt tại điểm đón trước ít nhất 15 phút so với kế hoạch
2. Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách
3. Cầm bảng đón khách (nếu cần)

4. Nhận diện và đón chính xác đồn khách của mình.
5. Chào khách lịch sự, vui vẻ

6. Giới thiệu tên người đón

7. Làm quen với trưởng đồn (nếu có)

8 Làm quen với các thành viên khác trong đoàn

9. Kiểm tra chính xác thơng tin thực tế so với danh sách đoàn

10. Phối hợp với khách trong việc kiểm tra hành lý, tư trang cá nhân.
11. Mời, hướng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có)
12. Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận
13. Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, hoặc từng thành viên trong đồn
(nếu có trong kịch bản).

14. Mời và sắp xếp khách lên xe

15. Kiểm tra xác số lượng khách lại lần cuối
16. Thơng báo khởi hành với lái xe và đồn khách
17. Chào mừng đồn khách và cung cấp thơng tin

- Giới thiệu đầy đủ thông tin về Ban tổ chức sự kiện
- Hỏi thăm, quan tâm khách

- Giới thiệu khái quát về chương trình của sự kiện
- Cung cấp những thông tin ban đầu cho khách
- Thuyết minh trên đường

- Giới thiệu về địa điểm tổ chức sự kiện/ nơi khách sẽ được bố trí ăn
nghỉ

- Thống nhất quy trình nhận buồng tại cơ sở lưu trú với đồn khách
3.2 Dịch vụ ăn uống

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

Giáo trình Tổ chức sự kiện

Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 59

thể đứng ra để cung ứng (từ khâu mua hàng, tổ chức phục vụ...); Còn đối với
các hình thức ăn uống khác, nhà tổ chức sự kiện phải thông qua các nhà cung
ứng dịch vụ ăn uống trung gian để tiến hành phục vụ khách. Như vậy, cung ứng
dịch vụ ăn uống trong tổ chức sự kiện sẽ có hai hình thức cơ bản:

- Quản trị cung ứng dịch vụ ăn uống từ các nhà cung ứng bổ trợ
- Tổ chức phục vụ ăn uống cho khách

Trước tiên, là các công việc liên quan đến việc lập kế hoạch và kết hợp với nhà
cung ứng dịch vụ ăn uống, đó là các công việc như: Lập kế hoạch về cung ứng
dịch vụ ăn uống; Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ ăn uống; Thương lượng
và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ; Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ;
Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan; Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng
dịch vụ ăn uống.

Công việc này bao gồm một số nội dung cơ bản sau:

1. Kiểm tra và thống nhất thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống đáp
ứng các tiêu chuẩn:

- Thực đơn phong phú, đa dạng,

- Đảm bảo yêu cầu về mặt dinh dưỡng của bữa ăn và hiệu quả kinh tế.
- Cơ cấu món ăn hợp lý

- Đảm bảo có các món ăn đặc sản của địa phương.

- Thực đơn phải được thay đổi từng bữa

- Khơng đưa q nhiều món ăn lạ vào bữa ăn.

- Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay những yêu cầu đặc biệt của
khách.

- Ghi rõ số lượng món ăn trong từng bữa
- Lượng thức ăn cần dùng trong từng bữa

2. Thơng báo chính xác địa điểm và thời gian diễn ra bữa ăn của đoàn

- Trước bữa ăn 15 phút, nhân viên phụ trách cần có mặt tại nhà hàng nơi diễn
ra bữa ăn của đoàn

- Đảm bảo vệ sinh
- Bố trí bàn ăn chu đáo

- Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn tại nhà hàng, khách sạn
- Đón khách và sắp xếp khách vào bàn ăn chu đáo.

3. Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn

- Hướng dẫn cách ăn cho khách đối với những món ăn lạ
- Đảm bảo vệ sinh

- Giới thiệu các món ăn đặc sản của địa phương (nguyên liệu, cách chế biến)
- Chúc khách ăn ngon miệng

- Xử lý các vấn đề phát sinh.

4. Thông tin phản hồi về chất lượng và cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà
hàng.

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

Giáo trình Tổ chức sự kiện

Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 60

- Thanh tốn + lấy hóa đơn (nếu ăn tại nhà hàng bên ngoài khách sạn)

- Thống nhất thực đơn, giờ ăn và suất ăn cho bữa ăn kế tiếp tại nhà hàng (nếu
có)

3.3 Dịch vụ lưu trú

Tương tự như cung ứng các dịch vụ vận chuyển, khi nhà tổ chức sự kiện có nhiệm
vụ phải thu xếp dịch vụ lưu trú cho khách. Trong trường hợp này ngồi các nội dung
cơng việc như trong quy trình chung (Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ lưu trú; Lựa
chọn các nhà cung ứng dịch vụ lưu trú; Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng
dịch vụ; Kiểm sốt và phối hợp cung ứng dịch vụ; Dự tính và xử lý các sự cố có liên
quan; Tổng kết, đánh giá hoạt động cung ứng dịch vụ lưu trú) nhân viên phụ trách
kiểm soát việc cung ứng dịch vụ lưu trú cần chú ý các cơng việc có liên quan đến việc
nhận buồng (check in) và trả buồng của khách (check out).

3.3.1. Quy trình cơ bản trong việc tổ chức nhận buồng

1. Liên hệ với lễ tân về việc nhận buồng trước khi đoàn đến cơ sở lưu trú.
2. Xác nhận chính xác số phịng, loại buồngvà thủ tục nhận phịng.

3. Cung cấp danh sách chính xác đoàn khách cho khách sạn

4. Vận chuyển và bàn giao hành lý cho khách.

5. Phối hợp với lễ tân, trưởng đoàn (nếu cần) để nhanh chóng, chính xác hồn tất
các thủ tục nhận buồng

6. Nhận chính xác sơ đồ buồng, chìa khóa, phiếu dịch vụ miễn phí… từ lễ tân.
7. Kiểm tra cẩn thận các thông tin liên quan đến các dịch vụ của khách sạn.

8. Phát chìa khóa cho khách theo đúng danh sách đã bố trí từ trước, thơng báo nội
dung tiếp theo trong chương trình của sự kiện

9. Đánh dấu chính xác số buồng khách ở vào danh sách đoàn.

10. Giao hành lý cho nhân viên khuân vác theo đúng danh sách buồng đã phân
cơng (nếu có)

11. Phát danh thiếp, tập gấp của khách sạn cho khách.
12. Giới thiệu các dịch vụ tại khách sạn (hay cơ sở lưu trú)
13. Vị trí của các dịch vụ

14. Cách thức sử dụng dịch vụ

15. Giải quyết nhanh các cơng việc cịn tồn tại liên quan đến việc nhận buồng và
thủ tục đăng ký tạm trú cho khách.

3.3.2. Quy trình chung trong việc tổ chức trả buồng

1. Thông báo cho lễ tân chính xác ngày, giờ trả phịng
2. Thời gian và cách thức thanh toán các dịch vụ của đoàn
3. Giờ báo thức khách (nếu cần)

4. Thơng báo chính xác ngày, giờ trả buồng
5. Hoàn tất thủ tục trả buồng

6. Thời gian cụ thể mang hành lý ra khỏi buồng

7. Thanh toán đầy đủ các dịch vụ phát sinh khách sử dụng (không được nhà tổ chức
sự kiện chi trả)

8. Kiểm tra cẩn thận các giấy tờ cá nhân

9. Lấy tiền, giấy tờ để tại hộp an toàn trong buồng hoặc quầy lễ tân

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

Giáo trình Tổ chức sự kiện

Bộ mơn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 61
11. Thơng báo cho lái xe giờ đón khách

12. Yêu cầu khách kiểm tra cẩn thận lại toàn bộ hành lý trước khi rời khỏi buồng
13. Khóa cửa buồng và trả lại chìa khóa tại quầy lễ tân

14. Yêu cầu khách tập trung đầy đủ tại khu vực tiền sảnh khách sạn đến khi việc
kiểm tra buồng của nhân viên buồng kết thúc.

15. Đề nghị khách vận chuyển hành lý ra xe.
16. Sắp xếp khách lên xe theo sơ đồ chỗ ngồi

17. Khẳng định lần cuối cùng mọi du khách không quên thứ gì
18. Giải quyết nhanh chóng những vấn đề phát sinh (nếu có).
19. Thơng báo rời khỏi khách sạn/ cơ sở lưu trú

3.4 Các dịch vụ khác

 Tổ chức mạng lưới thông tin, liên lạc trong sự kiện bao gồm những nhóm cơng
việc chính:

- Thông tin nội bộ (cho các thành phần tham gia tổ chức sự kiện)
- Các tài liệu và bảng chỉ dẫn cho các thành phần tham gia sự kiện
- Cung ứng các dịch vụ thông tin liên lạc cho khách

 Tài liệu hướng dẫn cho sự kiện đó là những tài liệu được phát cho khách mời
nhằm cung cấp các thông tin cần thiết về sự kiện như:

- Chương trình/ các diễn biến chính của sự kiện

- Bản đồ về địa điểm tổ chức sự kiện (đây là yêu cầu gần như bắt buộc đối với
các sự kiện lớn có nhiều hoạt động diễn ra ở nhiều nơi)

- Các hoạt động phụ trợ/ các thông tin về sự kiện

 Các bảng chỉ dẫn trong sự kiện là một phần quan trọng hỗ trợ cho quá trình
giao tiếp của ban tổ chức sự kiện với các thành phần khác tham gia sự kiện. Có
nhiều loại bảng chỉ dẫn với các mục đích khác nhau:

- Bảng chỉ dẫn về giao thơng, lối vào, lối ra, chiều cao giới hạn…

- Các bảng chỉ dẫn về các địa điểm tổ chức sự kiện, nó giống như một sơ đồ/
một tấm bản đồ đơn giản chỉ dẫn cho khách mời tham gia sự kiện

- Bảng chỉ dẫn về các dịch vụ (ví dụ chỉ dẫn nơi đỗ xe miễn phí, chỉ dẫn về khu

vực vệ sinh, chỉ dẫn khu vực dành cho người hút thuốc…)

- Bảng chỉ dẫn mang tính cảnh báo (ví dụ khu vực kỹ thuật/ khu vực nguy
hiểm/ khu vực dành riêng cho khách VIP/ khu vực cấm hút thuốc…)

- Bảng chỉ dẫn về vị trí (ví dụ: bàn đón tiếp/ đồn chủ tịch/ thư ký…)
 Các dịch vụ thông tin liên lạc mà các sự kiện thường đòi hỏi như:

- Mạng Internet: nhà tổ chức sự kiện phải tính tốn số ổ cắm mạng, dung lượng
đường truyền… Ngoài ra nếu sử dụng hình thức Wifi (mạng không dây cho
máy tính xách tay) cũng phải tính tốn nơi đặt thiết bị để đảm bảo phủ sóng đến
với khách hàng.

- fax, các đường truyền thông tin đặc biệt (ví dụ cho truyền hình trực tiếp)…
Tham khảo: Quy trình phục vụ Tiệc

1. Chuẩn bị: tùy theo hình thức tiệc

Hội nghị - hội thảo: Trong giấy báo tiệc cần có các thơng tin: 
- Kiểu sắp đặt phịng họp

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10>

Giáo trình Tổ chức sự kiện

Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 62
- Người đại diện, tổ chức tiệc

- Thời gian bắt đầu, kết thúc
- Giờ giải lao, ăn trưa, ăn tối
- Địa điểm tổ chức

- Trang thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm cần thiết...
Tiệc tự chọn/ đặt trước: cần thông tin

- Thực đơn thức uống
- Chương trình buổi tiệc

2. Họp ngắn: cần thông báo các thông tin:

- Kiểu hội nghị, kiểu tiệc, tên công ty, nội dung sự kiện, tên chủ tiệc hoặc
người đại diện, thời gian phục vụ.

- Số người tham sự, hình thức giải lao, số lượng món ăn, thức uống...
- Các trang thiết bị, dụng cụ, sản phẩm, quà tặng (nếu có)....

- Phân cơng cơng việc, hướng dẫn thực hiện, sơ đồ phịng họp, check list...
3. Triển khai công việc

- Xác định thời gian hồn tất sắp đặt, trang trí, đảm bảo an toàn, vệ sinh
- Tham khảo ý kiến chủ tiệc, nếu có thay đổi thì cần tiến hành ngay và liên

hệ nhân viên nhận tiệc.

- Liên hệ đến các bộ phận khác liên quan, chuẩn bị thực hiện theo tiến độ
và yêu cầu.

4. Phục vụ Tiệc (Hội nghị, Teabreak, Cooctail, Buffet, Tiệc Á đặt trước...)
5. Kết thúc và thu dọn.

IV. Đảm bảo an toàn - an ninh 
4.1. An toàn

4.2. An Ninh

4.3. Tổ chức xử lý các trường hợp khẩn cấp
Sự cố trong tổ chức sự kiện là gì?

Sự cố trong tổ chức sự kiện được hiểu là các sự việc phát sinh diễn ra
ngoài kế hoạch và sự chuẩn bị chính của nhà tổ chức sự kiện.

Sự cố trong tổ chức sự kiện rất đa dạng, thậm chí trong cùng một loại hình
sự kiện với quy mô tương tự nhau, nhưng khi tiến hành triển khai thực tế có
thể xuất hiện các sự cố hồn tồn khác nhau. Theo tính chất và vấn đề ảnh
hưởng của sự cố có thể chia sự cố thành các nhóm cơ bản sau:

- Các sự cố có liên quan đến chủ đề chính của sự kiện

- Các sự cố có liên quan đến các vấn đề về an ninh, an toàn, vệ sinh trong
tổ chức sự kiện.

Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan đến chủ đề chính của sự kiện

Trong q trình dự tính và xử lý các sự cố liên quan đến chủ đề chính của
sự kiện có thể lưu ý các nội dung cơ bản sau:

</div>