Tổng quan về công ty Bảo Hiểm Dầu Khí VN.doc.DOC

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC
TẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1. Tổng quan về công ty bảo hiểm dầu khí Việt Nam
Chỗ thực tập: Công ty Bảo Hiểm Dầu Khí Việt Nam- Chi nhánh khu vực
phía Tây Bắc, km9+500- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội.
Người hướng dẫn thực tập: Anh Trần Quang Long- Trưởng phòng
kinh doanh Hàng Hải.
SĐT: 0913005589.
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Dầu khí là ngành kinh tế kĩ thuật quan trọng, không chỉ tạo ra nguồn thu
lớn cho ngân sách quốc gia mà còn góp phần đảm bảo an ninh năng lượng, an
ninh quốc phòng cho đất nước. Ngành dầu khí với số vốn đầu tư vô cùng lớn
lại có phạm vi hoạt động rất rộng, ở trên bờ, thềm lục địa, vùng nước sâu xa
bờ, vùng chồng lấn...nên các sự cố bất thường là điều khó tránh khỏi, thậm
chí có thể xảy ra thảm hoạ nếu việc quản lý rủi ro không được kiểm soát tốt.
Chính vì vậy, việc thành lập một công ty bảo hiểm chuyên ngành là một tất
yếu khách quan, nhằm tư vấn về công tác quản lý rủi ro và thu xếp bảo hiểm
tài sản và con người cho toàn ngành dầu khí. Năm 1996, chính phủ đã có
quyết định thành lập Công ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam và ngay từ khi ra
đời Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam đã đáp ứng được đòi hỏi khách quan đó và
hơn thế nữa công ty đã tạo được nguồn thu cho ngân sách và cho Tổng công
ty Dầu khí Việt Nam.
Trong mười năm qua, bảo hiểm dầu khí Việt Nam đã có những bước
phát triển vượt bậc. Một mặt, đảm bảo an toàn cho tài sản và con người của
ngành dầu khí trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác hoạt động sản
1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
xuất kinh doanh có hiệu quả cao, doanh thu tăng nhanh từ hơn 50 tỷ đồng
năm 1996 lên xấp xỉ 800 tỷ đồng năm 2005.
Dầu khí là ngành kinh tế trọng điểm quốc gia, có vốn đầu tư rất lớn và

độ rủi ro cao. Tham gia vào thăm dò khai thác dầu khí ở Việt Nam là hàng
loạt các tập đoàn kinh tế quốc tế lớn. Tổng công ty dầu khí Việt Nam ngoài
việc quản lý triển khai công tác dầu khí ở Việt Nam cũng đang từng bước
vươn mạnh ra thị trường quốc tế, việc thành lập công ty bảo hiểm dầu khí
Việt Nam với nhiệm vụ xây dựng chương trình quản lý rủi ro đảm bảo an toàn
tài sản, hoạt động của ngành dầu khí và trực tiếp kinh doanh sinh lợi. Ngày 23
tháng 1 năm 1996, Công ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam (BHDK VN) được
thành lập. Với lợi thế của ngành dầu khí, sự phát triển của BHDK VN trong
10 năm qua đã được đánh dấu bằng những bước tiến vững vàng, khẳng định
với khách hàng hình ảnh một thương hiệu mạnh với tập thể đội ngũ lãnh đạo,
cán bộ nhân viên đoàn kết, năng động và chuyên nghiệp.
Trong giai đoạn 5 năm đầu tiên (1996 – 2000), BHDK VN đã duy trì và
củng cố hoạt động của mình với tổng doanh thu đạt 514 tỷ đồng, nộp ngân
sách nhà nước trên 48 tỷ và 30 tỷ đồng lợi nhuận. Đây là giai đoạn công ty
xây dựng cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũ nhân viên để chuẩn bị cho các bước
phát triển trong tương lai.
Năm 2001, thị trường bảo hiểm phải đối mặt với biến động lớn, hàng
loạt các tổn thất nghiêm trọng do thảm hoạ thiên tai, khủng bố, khủng hoảng
kinh tế khu vực. Đặc biệt sau sự kiện khủng bố, khủng hoảng kinh tế khu vực.
Đặc biệt sau 11/9, thị trường bảo hiểm quốc tế hầu như đóng băng, nhiều nhà
bảo hiểm rút lui khỏi thị trường, nhưng với giải pháp hợp lý trong kinh doanh,
BHDK VN đã vượt qua khó khăn, thu xếp bảo hiểm an toàn, cấp đơn bảo
hiểm đạt chuẩn quốc tế cho tài sản, hoạt động của khách hàng mà điển hình là
thành công trong công tác bảo hiểm cho XNLD VSP, đơn vị có giá trị tài sản
2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
lớn nhất Việt Nam. Đây chính là thời điểm khẳng định vị thế của BHDK VN:
doanh thu đạt187 tỷ đồng, tăng 167% so với năm 2000, các nhà bảo hiểm và
môi giới quốc tế nhìn nhận vai trò chủ đạo của BHDK VN trên thị trường bảo
hiểm năng lượng Việt Nam. Từ năm 2002, BHDK VN đã tận dụng lợi thế

thương hiệu và nằng lực tài chính để vươn lên thống lĩnh thị trường bảo hiểm
năng lượng Việt Nam, dẫn đầu thị trường ở lĩnh vực bảo hiểm hàng hải, xây
dựng lắp đặt.
Đặc biệt, năm 2004 và 2005, BHDKVN đã có bước trưởng thành quan
trọng về cung cấp dịch vụ bảo hiểm cho các dự án dầu khí lớn tại nước ngoài
như đồng bảo hiểm cho dự án xây lắp giàn khai thác của nhà thầu KNOC tại
Hàn Quốc, đồng bảo hiểm cho các mỏ MP3 CAA ở khu vực khai thác chung
MP3 thuộc vùng chồng lấn giữa Malaysia – Việt Nam, bảo hiểm cho 03 giếng
khoan thăm dò ở Agieria, bảo hiểm đóng giàn khoan 90m nước của nhà thầu
Keppel Fels ở Singapore. Gần đây nhất là việc đàm phán hoàn tất chuyển giao
chương trình bảo hiểm tàu FPSO MV9 của nhà thầu Modec/Mitsui Nhật Bản
cho BHDK Việt Nam...,nâng tổng số phí bảo hiểm thu của các công ty nước
ngoài lên hàng chục triệu USD. Ngoài ra, BHDKVN còn tăng cường nhận tái
bảo hiểm từ Triều Tiên, Trung Quốc... Công ty đã thành lập các chi nhánh
khu vực và phát triển mạng lưới đại lý chuyên nghiệp trên khắp các tỉnh thành
trong cả nước. Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000
được công ty áp dụng hiệu qủa từ năm 2002 đã giúp kiểm soát chặt chẽ quy
trình cấp đơn bảo hiểm và kiểm soát nội bộ đảm bảo chất lượng dịch vụ cung
cấp cho khách hàng. Doanh thu tăng trưởng từ năm 2002 lần lượt đạt498 tỷ
đồng, 592 tỷ đồng, 610 tỷ đồng, tổng số nộp ngân sách đạt xấp xỉ 800 tỷ
đồng. Ước tính tổng doanh thu giai đoạn 2001 – 2005 sẽ đạt trên 600% so với
giai đoạn 1996 – 2000.
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Công tác bồi trường bảo hiểm luôn được BHDK VN tiến hành kịp thời,
nhanh chóng, thoả đáng, đúng luật và đảm bảo quyền lợi của khách hàng.
Hàng năm, BHDKVN giải quyết hàng ngàn vụ bồi thường lên tới hàng trăm
tỷ đồng. Hiện nay, công ty đang tiếp tục xem xét bồi thường các vụ tổn thất
phát sinh ước tính trên 600 tỷ đồng cho khách hàng.
Song song với kinh doanh bảo hiểm, BHDK VN đã sử dụng các quỹ dự

phòng và tiền kinh doanh nhàn rỗi khoảng 350 tỷ đồng/năm để đầu tư vào các
công trình có lợi nhuận cao của ngành dầu khí, đầu tư tiền gửi, kì phiếu, trái
phiếu, kinh doanh chứng khoán, liên doanh liên kết... Hoạt động đầu tư tài
chính đã đem lại kết quả tốt, lợi nhuận đầu tư hàng năm đạt 20 – 25 tỷ đồng,
nâng cao năng lực phục vụ khách hàng.
Bảo Hiểm Dầu khí Việt Nam đang ngày càng khẳng định vị thế trên thị
trường bảo hiểm Việt Nam và quốc tế, xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp
với chiến lược xây dựng tập đoàn ngành dầu khí vững mạnh. Với sự hỗ trợ
mạnh mẽ của khách hàng cùng nỗ lực của chính mình, BHDKVN đã sẵn sàng
trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước.
1.1.2. Chức năng của cơ quan
1.1.2.1. Các loại hình bảo hiểm
Bảo hiểm năng lượng: Bảo hiểm trách nhiệm toàn diện đối với những
thiệt hại về người và tài sản của các nhà điều hành thuê khai thác dầu khí,các
nhà thầu khoan và các nhà thầu cung ứng dịch vụ cho giếng dầu hoặc khí, bảo
hiểm rủi ro xà lan khoan/giàn khoan di động, bảo hiểm rủi ro giàn khoan cố
định, bảo hiểm rủi ro thiết bị giếng khoan dầu và khí, bảo hiểm thăm dò và
phát triển năng lượng (Bảo hiểm khống chế giếng), bảo hiểm dự án xây dụng
lắp đặt ngoài khơi.
4
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Bảo hiểm hàng hải: bảo hiểm thânz tàu, bảo hiểm TNDS chủ tàu, bảo
hiểm tai nạn thuyền viên, bảo hiểm hàng hoá(vận chuyển đường không,
đường sắt, đường bộ và đường thuỷ).
Bảo hiểm kỹ thuật: bảo hiểm mọi rủi ro xây dựng, bảo hiểm mọi rủi ro
lắp đặt, bảo hiểm thiết bị điện tử, bảo hiểm đổ vỡ máy móc, bảo hiểm mọi rủi
ro công nghiệp, bảo hiểm gián đoạn kinh doanh.
Bảo hiểm tài sản: bảo hiểm mọi rủi ro tài sản, bảo hiểm hoả hoạn và rủi
ro đặc biệt, bảo hiểm tiền, bảo hiểm trộm cắp, bảo hiểm thiệt hại nhà tư nhân
Bảo hiểm trách nhiệm: bảo hiểm trách nhiệm cho người thứ 3, bảo

hiểm trách nhiệm sản phẩm, bảo hiểm trách nhiệm bồi thường cho người lao
động, bảo hiểm trách nhiệm công cộng, bảo hiểm bồi thường trách nhiệm
nghề nghiệp rủi ro tư vấn thiết kế, bảo hiểm trách nhiệm nghề ghiệp, điều
khoản bảo hiểm bồi thường cho người lao động trong các doanh nghiệp xây
dựng, lắp đặt(bắt buộc ).
Bảo hiểm con người: bảo hiểm tai nạn cá nhân, bảo hiểm sinh mạng cá
nhân, bảo hiểm trợ cấp nằm viện và phẫu thuật, bảo hiểm con người kết hợp,
bảo hiểm du lịch trong nước, bảo hiểm người Việt Nam du lịch nước ngoài,
bảo hiểm tai nạn cá nhân đối với người nước ngoài MTN>10,000 USD.
Bảo hiểm xe cơ giới: bảo hiểm TNDS của chủ xe đối với người thứ ba
và đối với hành khách trên xe, bảo hiểm TNDS của chủ xe đối với hàng hoá
trở trên xe, bảo hiểm thiệt hại xe cơ giới, bảo hiểm tai nạn lái phụ xe và người
ngồi sau xe máy, người ngồi trên xe ô tô, bảo hiểm kết hợp xe cơ giới.
Bảo hiểm y tế tự nguyện
Bảo hiểm chi phí y tế và vận chuyển cấp cứu
Bảo hiểm khác
5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
1.1.2.2. Hợp tác và tái bảo hiểm
Đây là một trong các ưu tiên hàng đầu của Bảo hiểm Dầu Khí Việt Nam.
Việc bảo hiểm cho các công trình lớn trong lĩnh vực Dầu khí, hàng không, phí
bảo hiểm do thị trường quốc tế quyết định. Vì vậy bảo hiểm dầu khí Việt Nam
luôn quan tâm mở rộng, quan hệ tốt với các nhà bảo hiểm và môi giới bảo
hiểm quốc tế để có mức phí cạnh tranh nhất phục vụ khách hàng.
Mặt khác, hiện nay năng lực của các công ty bảo hiểm trong nước chưa
mạnh, thường chỉ giữ được khoảng 5%-7% của mỗi chương trình bảo hiểm
lớn thì việc mở rộng các chương trình tái bảo hiểm cố định sẽ là điều kiện bảo
hiểm an toàn nhất cho khách hàng.
1.1.2.3. Hoạt động đầu tư
Với số vốn điều lệ và các quỹ dự phòng >800 tỷ đồng và các khoản tiền

nhàn rỗi trong kinh doanh, Bảo hiểm dầu khí Việt Nam đã đầu tư hiệu quả
vào các dự án lớn như: Tàu chứa dầu, dự án phân phối khí thấp áp, các dự án
đóng tàu và trong lĩnh vực ngân hàng, chứng khoán…
Khách hàng chính của công ty
STT Khách hàng GTBH/GHBH
(triệu USD)
Phí BH
1 XN LD Vietsovpetro 292.7 7.14
2 XN Dịch vụ kĩ thuật Dầu Khí (PTSC) 57.7 1.13
3 Cty Vận tải Dầu Khí (PVTrans) 29.5 0.29
4 Vitranschart 23.5 0.26
5 Visco 14.7 0.17
6 Vinalines 292.7 7.14
7 Inlaco (Sài Gòn) 57.7 1.13
8 Shinpetro 29.5 0.29
9 Inlaco 23.3 0.26
10 Vinafco 14.7 0.17
1.1.3. Sơ đồ tổ chức của tổng công ty BHDK VN
6
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
7
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
CHI NHÁNH KV TP. HỒ
CHÍ MINH
CHI NHÁNH KV NAM
TRUNG BỘ
CHI NHÁNH KV ĐÀ
NẴNG
CHI NHÁNH KV BẮC
TRUNG BỘ

P. BẢO HIỂM KỸ THUẬT
P. BẢO HIỂM HÀNG HẢI
P. BẢO HIỂM NĂNG
LƯỢNG
KHỐI KINH DOANH
CHI NHÁNH KV ĐÔNG
BẮC
CHI NHÁNH KV TÂY
BẮC
CHI NHÁNH KV DUYÊN
HẢI
CÁC CHI NHÁNH & CÁC
ĐẠI LÝ CHUYÊN NGHIỆP
CHI CHI NHÁNH KV
ĐỒNG NAINHÁNH KV
ĐỒNG NAI
CHI NHÁNH KV ĐÔNG
NAM
P. TÁI BẢO HIỂM
P. PHÁT TRIỂN KINH
DOANH
P. KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
P. TỔ CHỨC NHÂN SỰ
VĂN PHÒNG
KHỐI QUẢN LÝ
P. GIÁM DỊNH BỒI
THƯỜNG
P. KẾ TOÁN
P. TIN HỌC THÔNG TIN
P. ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH

CÁC PHÒNG KINH
DOANH KV VÀ ĐẠI LÝ
CHUYÊN NGHIỆP
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
1.1.4. Cơ cấu tổ chức và nhân sự chi nhánh BHDK – KV Tây Bắc
Về nhân sự
Ban lãnh đạo chi nhánh công ty BHDK-KV Tây Bắc gồm
- Ông Phạm Văn Hải – Giám đốc chi nhánh
- Ông Đặng Văn Lanh – Phó giám đốc chi nhánh
- Ông Trần Anh Tuấn - Phó giám đốc chi nhánh
Chi nhánh Tây Bắc hiện có 33 cán bộ và nhân viên. 100% cán bộ, nhân
viên của chi nhánh đều đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng và được
đào tạo nghiệp vụ bảo hiểm. Đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty luôn được đào
tạo nâng cao trình độc chuyên môn nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của
khách hàng. Bên cạnh đó, chi nhánh còn có các cộng tác viên giàu kinh
nghiệm tham gia từng công việc cụ thể.
1.1.5. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh công ty BHDK – KV Tây Bắc
8
P.GIÁM ĐỐC
P. PHÓ GIÁM ĐỐC
P. HÀNH CHÍNH-KẾ TOÁN
P. BAN DỰ ÁN
P. BH TÀI SẢN
P. BH HÀNG HẢI
P. BH KỸ THUẬT
P. BH XCG,CN,QLĐN
P.GIÁM ĐỊNH, BỒI THƯỜNG
P. HÀNH CHÍNH-TÀI CHÍNH
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Trong đó:

Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo, quản lý và lấy thông tin từ phòng hành
chính và phòng ban dự án.
Phòng hành chính kế toán làm nhiệm vụ quản lý và thực hiện công tác
nhân sự, lao động tiền lương đào tạo, thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát
sinh trong chi nhánh và định kì báo cáo kế toán thống kê. Bảo vệ an ninh của
chi nhánh, chỉ đạo thực hiện chế độ chính sách pháp luật của nhà nước, thực
hiện các nội quy, quy chế của chi nhánh, thực hiện tốt hệ thống quản lý của
chi nhánh.
Phòng bảo hiểm kĩ thuật kinh doanh trong lĩnh vực bảo hiểm kĩ thuật,
xây dựng lắp đặt tài sản, trách nhiệm, bảo hiểm trọn gói các dự án hạ nguồn
của ngành dầu khí. Giúp giám đốc chỉ đạo kinh doanh đối với các lĩnh vực
bảo hiểm kĩ thuật và thực hiện các công việc kinh doanh khác do giám đốc
phân công.
Phòng tái bảo hiểm làm nhiệm vụ bảo hiểm khách hàng trước rủi ro,
các nhà tái bảo hiểm (TBH) có nhiệm vụ bảo hiểm các nhà bảo hiểm trước
chính những rủi ro họ đã nhận từ khách hàng. Hình thức TBH như TBH theo
hợp đồng cố định, TBH theo hình thức tạm thời, TBH tỷ lệ, TBH phi tỷ lệ,
TBH vượt mức bồi thường…
1.1.6. Phòng ban nơi thực tập (P. Bảo hiểm Hàng hải)
1.1.6.1. Chức năng nhiệm vụ của phòng bảo hiểm Hàng Hải
Chức năng:Phòng Bảo hiểm Hàng Hải có chức năng kinh doanh, giúp
giám đốc công ty chỉ đạo kinh doanh trong lĩnh vực hàng hải theo đúng pháp
luật. Thực hiện các công việc kinh doanh khác do giám đốc phân công.
Nhiệm vụ:Thực hiện công việc kinh doanh theo đúng quy trình quy định
trong ISO 900:2000, bao gồm: Tiếp thị đánh giá rủi ro trước khi cấp đơn, cấp
đơn bảo hiểm, phân tán rủi ro. Quản lý hoạt động kinh doanh của các đại lý
9
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
bảo hiểm do phòng xây dựng. Thực hiện hợp tác kinh doanh với các công ty
bảo hiểm khác và các môi giới bảo hiểm có quan hệ kinh doanh.

1.1.6.2. Lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm
Phòng Bảo Hiểm Hàng Hải là một phòng kinh doanh mũi nhọn của công
ty với ba loại hình dịch vụ chính: Bảo hiểm thân tàu, bảo hiểm trách nhiệm
dân sự của chủ tàu, bảo hiểm hàng hoá và một số loại hình bảo hiểm khác:
bảo hiểm trách nhiệm, bảo hiểm đóng tàu
1.1.6.3. Cơ cấu tổ chức nhân sự
Phòng bảo hiểm hàng hải có 5 thành viên:
Anh Trần Quang Long- Trưởng phòng.
Chú Trần Bắc - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải.
Chị Lại Thu Hà - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải.
Chị Nguyễn Thị Hạnh - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải.
Anh Bùi Nhật Huy - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải.
1.1.6.4. Tình trạng trang bị tin học hoá của phòng BH Hàng Hải
Phòng kinh doanh Hàng Hải là phòng kinh doanh trực thuộc công ty BH
Dầu Khí Việt Nam -Chi nhánh khu vực Tây Bắc có 5 nhân viên khai thác,
kinh doanh và quản lý các dịch vụ bảo hiểm: bảo hiểm hàng hoá, bảo hiểm
con người, bảo hiểm xe cơ giới…Thực trạng tin học hoá của phòng kinh
doanh Hàng Hải hiện nay như sau:
STT Loại thiết bị Số lượng Tình trạng
1 Máy chủ: Genuinel Intel X86 01 Hoạt động tốt
2 Máy tính: IBM Pentium IV 02 Hoạt động tốt
3 Máy in HP Laser 1200 Series 01 Hoạt động tốt
Với số lượng và chủng loại thiết bị tin học hầu hết có chất lượng và vẫn
hoạt động tốt, nhưng hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin tại phòng
kinh doanh Hàng Hải mới chỉ phục vụ cho các công việc soạn thảo văn bản,
10
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
tính toán và lưu trữ. Một số phần mềm được đưa vào ứng dụng như phần
mềm kế toán: Fast và một số phần mềm tin học văn phòng: Microsoft
Office2000.

Chi nhánh BH Dầu Khí - khu vực Tây Bắc được xây dựng hệ thống
mạng LAN cho các phòng ban và mạng WAN cho toàn công ty.
1.2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.2.1. Lý do lựa chọn đề tài
Phòng kinh doanh Hàng Hải có nhiệm vụ khai thác bảo hiểm, soạn thảo,
kí kết và quản lý các hợp đồng và các loại giấy tờ có liên quan. Số lượng hợp
đồng bảo hiểm không ngừng tăng lên là một dấu hiệu tốt đối với các công ty
bảo hiểm, nhưng nó làm phát sinh vấn đề là việc quản lý hợp đồng lại trở nên
phức tạp. Do hợp đồng bảo hiểm rất đa dạng và phức tạp, thời gian thường
kéo dài, trong quá trình thực hiện lại có rất nhiều tình huống phát sinh phải
sửa đổi, huỷ bỏ, đình chỉ, treo hợp đồng…Vì vậy quản lý hợp đồng bảo hiểm
là công việc trọng tâm trong quản trị khách hàng bảo hiểm. Mọi hợp đồng bảo
hiểm đều phải được đánh số theo trình tự thời gian, theo loại hình bảo hiểm,
theo sản phẩm bảo hiểm, theo loại khách hàng. Số hợp đồng bảo hiểm đã
được kí kết phải được tổ chức lưu trữ sao cho dễ dàng tra cứu và cập nhật bổ
xung. Mà hiện nay việc quản lý hợp đồng trên sổ sách, giấy tờ gây nên quá tải
trong việc lưu trữ và tìm kiếm rất khó khăn. Chính vì vậy qua một thời gian
học tập và nghiên cứu tại phòng bảo hiểm Hàng Hải, em quyết định lựa chọn
đề tài: "Phân tích, thiết kế chương trình quản lý hợp đồng bảo hiểm tại
phòng kinh doanh hàng hải thuộc công ty Bảo Hiểm Dầu Khí Việt Nam -
Chi nhánh khu vực Tây Bắc".
11
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
1.2.2. Mô tả về đề tài
Mục tiêu của đề tài: Mục tiêu lớn nhất của đề tài là được người dùng
chấp nhận sử dụng chương trình, vì vậy chương trình phải đáp ứng được yêu
cầu cơ bản của 1 phần mềm: đơn giản nhưng đầy đủ các chức năng, dễ sử
dụng, giao diện thân thiện, dễ dàng cài đặt. Khi sử dụng chương trình, người
dùng có thể tra cứu các thông tin chi tiết từng hợp đồng như thông tin khách
hàng, thông tin nghiệm thu hợp đồng, tổng số tiền bảo bảo hiểm trong kì,

thông tin về dịch vụ khai thác…
Đề tài này góp phần làm cho việc quản lý hợp đồng được gọn nhẹ và
thường xuyên nắm được thông tin về hợp đồng đã kí kết của phòng kinh
doanh Hàng Hải với các đơn vị bạn hàng khác đồng thời còn giúp người dùng
có những bản báo cáo thường xuyên theo những chỉ tiêu khác nhau để trình
ban lãnh đạo.
Phạm vi ứng dụng: Đề tài này được xây dựng chủ yếu giải quyết vấn đề
quản lý hợp đồng tại phòng kinh doanh Hàng Hải thuộc công ty BHDK VN.
Thông tin đầu vào: Đây là phần mềm quản lý hợp đồng nên các thông
tin đầu vào là các hợp đồng đã được kí kết, giấy chứng nhận bảo hiểm hàng
hoá( Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hoá xuát khẩu, nhập khẩu,hàng hoá vận
chuyển nội địa), văn bản sửa đổi hợp đồng, biên bản xác nhận thiệt hại…
Trong mỗi hợp đồng thường bao gồm các thông tin sau:
- Mã hợp đồng
- Tên hợp đồng (Cho biết hợp đồng thuộc loại hợp đồng nào)
- Ngày kí hợp đồng
- Tên khách hàng
- Giá trị bảo hiểm
- Tỷ lệ phí bảo hiểm
- Phí bảo hiểm
12
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- thời hạn bảo hiểm
- hình thức thanh toán
- hình thức bồi thường
- Ngày hiệu lực
- Ngày đáo hạn
- Đại diện bên A
- Đại diện bên B
Thông tin đầu ra là các báo cáo như: báo cáo theo khách hàng, báo cáo

theo dịch vụ bảo hiểm, báo cáo theo mã hợp đồng…
Báo cáo theo khách hàng có dạng sau
STT Tên khách hàng Địa chỉ Người liên hệ-
đơn vị
Điện
thoại
Fax Mobil
e
Mã số
thuế
Danh mục các dịch vụ bảo hiểm
(01/01/2006-31/12/2006)
STT Số KH đơn/
HĐ/SĐBS
Ngày cấp
đơn
Tên dịch
vụ
Tên khách hàng Loại
tiền
MTN/GTBH
1.2.3. Phương pháp luận sử dụng để nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài em sử dụng các phương pháp thu thập
thông tin sau:
Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin là 2 công cụ thu thập
thông tin đắc lực nhất để thực hiện đề tài.
13
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả
trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, thu được

những nội dung cơ bản, khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm
bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức.
Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kĩ và tỷ mỉ về những khía cạnh
của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài
chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc và vai trò của các thành
viên, nội dung của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá
khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
1.2.4. Kế hoạch để thực hiện đề tài
Tiến độ về thời gian
công tuần
việc
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1. Tìm kiếm tài
liệu và lựa chọn
đề tài
2. Hoàn thành
báo cáo tổng
hợp
3. Xây dựng đề
cương chi tiết.
4. Phân tích đề
tài
5. Thiết kế
6. Lập trình
7. Cài đặt và
hướng dẫn sử
dụng
CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG
14

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin
2.1.1. Thông tin
Đối với nhu cầu con người thông tin được xem như một đối tượng
thường dùng nhất, thông tin chỉ ra nội dung những trao đổi giữa con người
với môi trường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người. Thông tin có
thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau như: hiểu biết, kiến thức, sự kiện, dữ
liệu, báo cáo, tín hiệu, bit, mã…
Thông tin quản lý
Trong một tổ chức, mỗi nhà quản lý đều cần những thông tin chính xác
để lập kế hoạch, tổ chức, quản lý và điều hành đảm bảo thực hiện tốt chức
năng của mình. Hiêụ quả của việc quản lý liên quan mật thiết đến số lượng và
chất lượng của thông tin mà người quản lý nhận được. Những lưồng thông tin
luân chuyển trong hệ thống liên lạc của tổ chức đóng vai trò rất quan trọng,
nó chi phối đến các quyết định của nhà quản lý. Một thông tin được coi là
thông tin quản lý khi nó được sử dụng để đưa ra các quyết định của các nhà
quản lý.
Thông tin quản lý được phân làm ba cấp: Quản lý chiến lược, quản lý
sách lược và quản lý tác nghiệp được minh hoạ bằng sư đồ sau.
Quản lý
chiến lược
Quản lý sách lược
Quản lý tác nghiệp
15
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Nhà quản lý ở mức chiến lược xác định các chiến lược dài hạn, đặt ra các
mục tiêu của tổ chức và đường lối nhất quán với mục tiêu đó.
Nhà quản lý ở mức sách lược chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu và
đường lối do mức chiến lược ấn định ra, do đó nhà quản lý sách lược phải xác
định được nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện.

Nhà quản lý ở mức tác nghiệp hoàn thành các nhiệm vụ do nhà quản lý ở
mức sách lược đặt ra.
2.1.2. Hệ thống thông tin(HTTT)
2.1.2.1. Khái niệm về HTTT
Một HTTT được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu, và các thiết
bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của HTTT được lấy từ các nguồn và
được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu giữ từ
trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ
giữ liệu.

Nguồn Đích
Phân phátXử lý và lưu DLThu thập
Kho dữ liệu
Mô hình tổng quan của một HTTT
Các bộ phận của HTTT
Hệ thống thông tin có các bộ phận sau: bộ phận đưa dữ liệu và, bộ phận
xử lý, bộ phận lưu trữ và bộ phận đưa dữ liệu ra.
16
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Bộ phận
đưa dữ
liệu vào
Bộ phận xử
lý
Bộ phận lưu
trữ
Bộ phận
đưa dữ
liệu ra
Bộ phận đưa dữ liệu vào có chức năng như ghi lại một giao tác hay một

sự kiện, chấp nhận câu hỏi (một yêu cầu về thông tin), trả lời cho lời nhắc (ví
dụ như có hay không), thực hiện một lệnh hăng hạn như ghi tệp, in bản ghi
hay sửa đổi một văn bản.
Bộ phận xử lý thông tin có khả năng sắp xếp dữ liệu hay bản ghi theo
trật tự nào đó. Thâm nhập, ghi, sửa đổi dữ liệu trong bộ nhớ, trình bày thông
tin dưới dạng cô đọng, thường để phản ánh các con số tổng thể, lựa chọn các
bản ghi theo tiêu chuẩn, thực hiện các phép toán số học và các phép toán
logic.
Bộ phận lưu trữ cho phép lưu trữ dữ liệu văn bản, hình ảnh và các
thông tin số hoá khác để có thể dễ dàng gọi lại cho xử lý sau.
Bộ phận đưa thông tin ra cho phép tạo ra đầu ra theo nhiều khuân
dạng: sao cứng (in báo cáo, tài liệu thông báo), sao mềm (hiển thị tạm thời
trên màn hình).
2.1.2.2. Hệ thống thông tin quản lý
HTTT quản lý (Management Information System – MIS) là một cấu trúc
hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin làm tối ưu cho việc thu thập,
truyền và trình bày thông tin thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành
phần thực hiện nhiều nhiệm vụ để hoàn thành một mục tiêu thống nhất.
Đặc trưng của HTTT quản lý
17
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
• MIS hỗ trợ cho chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ.
• MIS dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức
năng.
• MIS cung cấp cho các nhà quản lý các cấp tác nghiệp, sách lược,
chiến lược khả năng dễ dàng thâm nhập các thông tin theo thời gian
nhưng phần lớn là thông tin có cấu trúc.
• MIS có thể thích ứng được với những thay đổi về nhu cầu thông tin
của tổ chức.
• MIS cung cấp lớp vỏ an toàn cho hệ thống để giới hạn việc thâm

nhập của các nhân viên không có quyền hạn.
2.1.2.3. Phân loại HTTT trong tổ chức
Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
+ Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transcction Processing System).
+ Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System).
+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System).
+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System).
+ Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information
System For Competitive Advantage).
Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trong một
tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại
được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ, được thể hiện qua sơ đồ sau:
Tài chính chiến
lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực
chiến lược
Kinh doanh
và sản xuất
chiến lược
Tài chính chiến
thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
Kinh doanh
và sản xuất
chiến thuật

Hệ thống
thông tin
văn
18
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
phòng
Tài chính tác
nghiệp
Marketing
tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
Kinh doanh
và sản xuất tác
nghiệp
Phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định
2.1.2.4. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Một HTTT có thể được mô tả theo nhiều cách khác nhau, khái niệm mô
hình rất quan trọng vì nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp
phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình được dùng để
mô tả hệ thống thông tin: Mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý
trong.
Mô hình biểu diễn một hệ thống thông tin
Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập xử lý phải
thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý
phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử
lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời các câu hỏi
“cái gì” và “để làm gì?” chứ nó không quan tâm đến phương tiện được sử
dụng cũng như địa điểm hay thời điểm mà dữ liệu được xử lý.
19

Mô hình logic
(Góc nhìn quản lý)
Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn sử dụng)
Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuật)
Mô hình ổn định nhất
Mô hình hay thay
đổi nhất
Cái gì? Để làm gì?
Cái gì? Ở đâu? Khi nào?
Như thế nào?
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được hệ
thống như: vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức đầu vào
và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con
người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như
các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình, bàn phím sử
dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời điểm mà các hoạt động xử lýdữ
liệu cùng xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu? Khi nào?
Mô hình vật lý trong: liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống
tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ
thuật. Chẳng hạn đó là thông tin liên quan tới trang thiết bị được dùng để thể
hiện hệ thống dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của các thiết bị, tổ chức
vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc các chương trình và ngôn ngữ thể
hiện. Mô hình trả lời câu hỏi: Như thế nào?
Cả ba mô hình đều có độ ổn định khác nhau trong đó mô hình logic có
độ ổn định cao nhất và hay thay đổi nhiều nhất là mô hình vật lý trong.
Trong một HTTT, với một mô hình vật lý ngoài có thể tồn tại nhiều mô
hình vật lý trong tương ứng nên dựa vào thực tế chi phí, hiệu quả kỹ thuật và

nhiều yếu tố liên quan để xét duyệt và lựa chọn mô hình vật lý trong sao cho
phù hợp. Một HTTT thường được mô tả theo ba mô hình sau:
20
Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong
Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong
Đích
Nguồn
Lưu trữ dữ liệu
Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong
Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong
Thông tin vào
Thông tin ra
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Một HTTT theo ba mô hình
2.2. Nguyên nhân dẫn đến viếc phát triển một HTTT
2.2.1. Những vấn đề về quản lý
Trước khi có máy tính, vấn đề quản lý đối với một doanh nghiệp thực sự
là rất khó khăn và phức tạp. Ví dụ như việc truyền yêu cầu và mệnh lệnh từ
giám đốc tới nhân viên sẽ phải thông qua nhiều người, tốn nhiều thời gian,
thậm chí có thể bị sia lệch về nội dung. Trong khi đó nếu sử dụng HTTT
trong doanh nghiệp và sự kết nối mạng, thông tin sẽ được truyền đi một cách
nhanh chóng và chính xác, người quản lý có thể truyền mệnh lệnh trực tiếp

cho cá nhân phụ trách công việc. Ngoài vấn đề về truyền đạt các yêu cầu và
mệnh lệnh, vấn đề cập nhật thông tin như chính sách thuế, thông tin về khách
hàng… cũng được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn. Căn cứ vào
thông tin được cập nhật cán bộ quản lý có thể ra những quyết định nhanh
chóng mang tính chiến lược.
Ngày nay, cùng với sự phát triển rất nhanh của xã hội thì quy mô các
doanh nghiệp cũng phát triển với tốc độ tương tự. Các tổ chức doanh nghiệp
lớn không chỉ làm việc tại một cơ sở mà ở nhiều cơ sở, nhiều chi nhánh và đại
lý ở khắp trong và ngoài nước, tuy vậy trụ sở chính thì chỉ ở một nơi. Do vậy
việc quản lý ngày càng trở nên cực kỳ phức tạp. Vậy yêu cầu đặt ra là làm sao
để các nhà quản lý có thể ngồi một chỗ mà vẫn có thể uản lý được mọi hoạt
động của cơ quan? Để làm được điều đó bắt buộc người quản lý phải dựa vào
công nghệ tin học, một HTTT hiện đại sẽ là phương pháp hữu hiệu nhất trong
trường hợp này.
2.2.2. Yêu cầu của lãnh đạo
21
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết
phát triển một HTTT mới. Người lãnh đạo trong cơ quan thì luôn cần các
công cụ hỗ trợ cho hoạt động quản lý của mình. Với một HTTT có tính
chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ là một công cụ trợ giúp đắc lực cho các nhà
lãnh đạo. Các quyết định của nhà lãnh đạo liên quan trực tiếp đến sự thành
công hay thất bại của cơ quan. Để có được các quyết định đúng đắn thì nhf
lãnh đạo cần những căn cứ xác đáng, các nguồn thông tin nội bộ hay bên
ngoài đầy đủ và chính xác. Nếu có được một HTTT quản lý tốt thì việc thu
thập thông tin sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều.
22
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2.2.3. Yêu cầu của công nghệ
Áp dụng công nghệ tiên tiến vào trong quản lý không chỉ của riêng cơ

quan, doanh nghiệp nào mà là một nhu cầu bắt buộc chung của xã hội. Trên
thực tế, công nghệ tiên tiến hiện đại cũng la một lợi thế thương mại của các
công ty. Đặc biệt trong những năm gần đây, lợi thế thương mại này được cạnh
tranh một cách gay gắt và trở thành cuộc chạy đua công nghệ trong các doanh
nghiệp. Sự thành, bại của các doanh nghiệp cũng phụ thuộc cơ bản vào việc
doanh nghiệp đó có áp dụng công nghệ tiên tiến nhất hay không? Nói đến
việc áp dụng công nghệ mới thì chúng ta không thể chỉ nói đến công nghê
trong sản xuất ma phải áp dụng cả trong công tác quản lý. Việc xuất hiện các
công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết
bị hiện có trong tổ chức của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời
nhiều tổ chức phải rà soát lại HTTT của mình để quyết định những gì họ sẽ
phải cài đặt, phải thay đổi khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Tuy
nhiên sự thay đổi như vậy không thể thực hiện một cách nhanh chóng được,
nó sẽ làm sáo trộn hệ thống quản lý cũng như sản xuất của tổ chức. Muốn vậy
ta có thể áp dụng từ từ hệ thống mới để người sử dụng có thể làm quen với sự
thay đổi và những chức năng hiện đại hơn. Cũng có những HTTT được phát
triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình bởi vì ông ta
biết rằng thông tin là một phương tiện có thể thực hiện điều đó.
2.2.4. Sự thay đổi về sách lược chính trị
Một nguyên nhân rất quan trọng buộc các tổ chức phải thay đổi HTTT
cũ đó là các chính sách của nhà nước. Các chính sách được đưa ra mang tính
cưỡng chế thi hành và không có sự lựa chọn. Chính vì vậy các tổ chức không
thể không thay đổi, phát triển HTTT của mình. Hiện nay nhà nước đang có
chủ trương xây dựng “chính phủ điện tử” nên việc tin học hoá công tác quản
lý của các tổ chức là vô cùng cần thiết.
23
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Tuy nhiên việc người ta nhận ra yêu cầu phát triển HTTT rõ rang là chưa
đủ để bắt đầu sự phát triển này. Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế
chính thức đang tồn tại, để xác định liệu một nghiên cứu phát triển về HTTT

có nên được thực hiện hay không. Vấn đề là một yêu cầu đơn giản gửi tới từ
một bộ phận hoặc một phòng ban đến lãnh đạo các bộ phận tin học của một tổ
chức, những người này chịu trách nhiệm quyết định yêu cầu có thể chấp nhận
được không? Bởi vì tình trạng như vậy có thể được xem như là để ngỏ, nhiều
tổ chức đặt ra một hội đồng tin học được ccấu thành từ người chịu trách
nhiệm về tin học cùng với những người chịu trách nhiệm về các chức năng
chính của tổ chức. Cách thức này đảm bảo mọi khía cạnh đều được xem xét
khi một quyết định được đưa ra. Quyết định của hội đồng hoặc của người chịu
trách nhiệm về tin học trong một số trường hợp, có thể không bắt buộc phải
dẫn tới việc cài đặt một hệ thống mới, nó chỉ mới khởi động một dự án phát
triển. Suốt quá trình của dự án, người ta phải xem lại quyết định này có nghĩa
là phải xác định xem sẽ tiếp tục dự án hay kết thúc nó.
2.3. Mục đích xây dựng một HTTT
Một HTTT tốt luôn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý và sản xuất.
Đó chính là lý do và mục tiêu duy nhất để xây dựng và phát triển một hệ
thống. Vậy có những tiêu chuẩn nào có thể đánh giá một hệ thống là tốt? Ta
có thể căn cứ vào sự thuận tiện của hệ thống, tính than thiện của nó…nhưng
quan trọng nhất vẫn là những gì mà nó cung cấp. Thông tin đầu ra là một hệ
thống cung cấp phải đảm bảo thoả mãn được yêu cầu của người sử dụng. Tiêu
chuẩn để đánh giá thông tin là:
Độ tin cậy thể hiện các mặt về tính xác thực và độ chính xác. Thông tin
ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập
hoá đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng kêu ca về tiền phải trả
ghi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng,
24
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
lượng khách hàng sẽ giảm và doanh số bán sẽ giảm xuống. Nếu số tiền ghi
trên hoá đơn thấp hơn số tiền phải trả thì cửa hàng sẽ bị thất thu.
Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu
cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể

dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng được với đòi hỏi của
tình hình thực tế. Ví dụ một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng
ghế làm ra mỗi tuần. Để so sánh, báo cáo cũng có nêu ra số lượng ghế làm ra
mõi tuần trước đó và của cùng kì năm trước. Ông chủ thấy số lượng ghế là ra
tăng đều và có thể sẽ cho rằng tình hình sản xuất là tốt đẹp. Tuy nhiên trong
thực tế có thể hoàn toàn khác, HTTT chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất mà
không phản ánh về năng suất. Một sự không đầy đủ của HTTT như vậy sẽ
gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Tính thích hợp và dễ hiểu Nhiều nhà quản lý không muốn sử dụng một
số loại báo cáo mặc dù chúng liên quan tới các hoạt đọng thuộc trách nhiệm
của ông ấy. Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu. Có
thể là có quá nhiều thông tin chưa thích ứng, thiếu sự sang sửa, sử dụng quá
nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa hoặc bố trí chưa hợp lý của các trường thông
tin. Điều đó dẫn đến hoặc là tốn phí cho việc tạo ra nhưng thông tin không
dùng hoặc là ra quyết định sai và thiếu thông tin cần thiết.
Tính được bảo vệ thông tin là một nguồn lực quý báu của một tổ chức
cũng như vốn và nguyên vật liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ
ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguyên liệu, và cũng phải làm như
vậy đối với thông tin. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được
quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin
cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
Tính kịp thời thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu và thích ứng và được
bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử
25