ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT TRONG QUẢN LÝ “DỰ ÁN KINH DOANH CỬA HÀNG BÁNH NGỌT”
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (10.91 MB, 80 trang )
MỞ ĐẦU
Trong các công ty hoạt động trong lĩnh vực làm dự án, khơng chỉ ở Việt Nam
mà trên tồn thế giới luôn luôn phải đối diện với nguy cơ chi phí trang trải cao hơn
mức dự kiến và bị trễ hạn dự án. Đây là nguyên nhân chính dẫn tới sự thất bại của
nhiều công ty và nỗi lo lắng đối với những người trực tiếp quản lý dự án. Vì vậy ứng
dụng phần mềm quản lý dự án là biện pháp cần thiết để nâng cao hiệu quả của mỗi dự
án đem lại sự hài lòng cho khách hàng cũng như chủ doanh nghiệp.
Hiện nay phần mềm quản lý dự án khơng cịn là một khái niệm xa lạ đối với xã
hội nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án
vào trong lĩnh vực kinh doanh, quản lý các nguồn lực cũng như lĩnh vực quản lý tổ
chức đã cho thấy tác dụng và hiệu quả to lớn, có tính chất quyết định đến công việc.
Các phần mềm quản lý dự án cơ bản đã được ứng dụng và phát triển rộng rãi trong hầu
hết các doanh nghiệp kể cả nhà nước lẫn tư nhân. Do đó để lựa chọn được một phần
mềm phù hợp bao giờ cũng quan trọng đối với các doanh nghiệp từ đó mới đạt được
kết quả tốt trong kinh doanh và quản lý.
Qua sự hướng dẫn của giảng viên nhóm chúng em quyết định chọn phần mềm
công cụ quản lý dự án Microsoft Project để thực hiện quản lý dự án đó chính là: “DỰ
ÁN KINH DOANH CỬA HÀNG BÁNH NGỌT”. Nhằm tạo ra một dự án với kế
hoạch ở các cấp độ chi tiết từ thời hạn của một cuộc họp quan trọng cho đến ngân sách
thích hợp dành cho nguồn lực, nhóm chúng em xin được trình bày cụ thể ở những
phần tiếp theo.
Vì thời gian và kiến thức của chúng em cịn hạn hẹp, nên sẽ khơng tránh được
những sai sót. Vì vậy chúng em mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ thầy để bài
của chúng em có thể được hoàn thiện hơn.
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
Tên đề tài: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT TRONG QUẢN LÝ
“DỰ ÁN KINH DOANH CỬA HÀNG BÁNH NGỌT”
Nội dung nhận xét:
Hình thức trình bày:
-
Đạt yêu cầu, tuy nhiên một số hình ảnh cỡ lớn, cần xoay ngang trang giấy để
chèn hình được rõ hơn
-
Cần canh lề (justify) một số đoạn văn bản
Nội dung:
-
Chương 2: Có minh họa rõ hình ảnh bằng dự án của chính nhóm mình
-
Thiếu kịch bản về rủi ro dự án cập nhật sơ đồ mới
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
Điểm: 9
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
(Ký, ghi rõ họ tên)
1
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU............................................................................................................1
MỤC LỤC..........................................................................................................3
DANH MỤC BẢNG, HÌNH ẢNH.....................................................................5
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.....................................................................................9
PM...................................................................................................................... 9
CHƯƠNG 1 - GIỚI THIỆU TỔNG QUAN...................................................10
1.1.
Khái niệm dự án và qui trình quản lý dự án......................................10
1.1.1. Khái niệm dự án............................................................................10
1.1.2. Quy trình quản lý dự án................................................................10
1.2.
Phần mềm quản lý dự án...................................................................13
1.2.1. Phần mềm miễn phí......................................................................13
1.2.2. Phần mềm có bản quyền...............................................................13
CHƯƠNG 2 - PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT. .14
2.1.
Giới thiệu tổng quan..........................................................................14
2.2.
Giao diện phần mềm.........................................................................14
2.3.
Một số thao tác cơ bản......................................................................16
2.3.1. Tạo một dự án mới........................................................................16
2.3.2. Thiết lập thông tin dự án...............................................................16
2.3.3. Tạo lịch.........................................................................................23
2.3.4. Tạo danh sách công việc...............................................................29
2.3.5. Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc.....................................31
2.3.6. Tài nguyên dự án..........................................................................38
2.3.7. Phân bổ tài nguyên cho các cơng việc..........................................43
2.3.8. Lịch trình cho dự án......................................................................48
2.3.9. Tìm đường găng cho dự án...........................................................51
2
2.3.10. Cập nhật tiến độ dự án................................................................61
2.3.11. Cân đối tài nguyên......................................................................62
2.3.12. Lập và in báo cáo........................................................................63
CHƯƠNG 3 - MINH HỌA - ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN KINH
DOANH CỬA HÀNG BÁNH NGỌT.........................................................................68
3.1.
Giới thiệu dự án................................................................................68
3.1.1. Tên dự án:.....................................................................................68
3.1.2. Ý tưởng:........................................................................................68
3.1.3. Địa điểm quán:..............................................................................68
3.1.4. Sản phẩm cung cấp:......................................................................68
3.1.5. Quan điểm, mục tiêu:....................................................................69
3.1.6. Nhân viên phục vụ và đội ngũ quản lý:.........................................69
3.1.7. Dịch vụ, sản phẩm quán cung cấp nhắm đến:...............................69
3.2.
Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian và tài
nguyên dự án 69
KẾT LUẬN......................................................................................................79
CHƯƠNG 4 - TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................80
3
DANH MỤC BẢNG, HÌNH ẢN
HÌNH 1....................................................................................................................10
HÌNH 2....................................................................................................................14
HÌNH 3....................................................................................................................15
HÌNH 4....................................................................................................................15
HÌNH 5....................................................................................................................16
HÌNH 6....................................................................................................................17
HÌNH 7....................................................................................................................17
HÌNH 8....................................................................................................................18
HÌNH 9....................................................................................................................18
HÌNH 10..................................................................................................................19
HÌNH 11..................................................................................................................20
HÌNH 12..................................................................................................................20
HÌNH 13..................................................................................................................21
HÌNH 14..................................................................................................................22
HÌNH 15..................................................................................................................22
HÌNH 16...................................................................................................................23
HÌNH 17..................................................................................................................24
HÌNH 18..................................................................................................................25
HÌNH 19..................................................................................................................25
HÌNH 20..................................................................................................................26
HÌNH 21..................................................................................................................26
HÌNH 22..................................................................................................................27
HÌNH 23..................................................................................................................27
HÌNH 24..................................................................................................................28
HÌNH 25..................................................................................................................29
HÌNH 26..................................................................................................................30
HÌNH 27..................................................................................................................31
HÌNH 28..................................................................................................................32
HÌNH 29..................................................................................................................33
4
HÌNH 30..................................................................................................................34
HÌNH 31..................................................................................................................34
HÌNH 32..................................................................................................................35
HÌNH 33..................................................................................................................35
HÌNH 34..................................................................................................................36
HÌNH 35..................................................................................................................37
HÌNH 36..................................................................................................................38
HÌNH 37..................................................................................................................38
HÌNH 38..................................................................................................................39
HÌNH 39..................................................................................................................39
HÌNH 40..................................................................................................................40
HÌNH 41..................................................................................................................41
HÌNH 42..................................................................................................................41
HÌNH 43..................................................................................................................42
HÌNH 44..................................................................................................................42
HÌNH 45..................................................................................................................43
HÌNH 46..................................................................................................................44
HÌNH 47..................................................................................................................44
HÌNH 48..................................................................................................................45
HÌNH 49..................................................................................................................45
HÌNH 50..................................................................................................................46
HÌNH 51..................................................................................................................46
HÌNH 52..................................................................................................................47
HÌNH 53..................................................................................................................47
HÌNH 54..................................................................................................................48
HÌNH 55..................................................................................................................49
HÌNH 56..................................................................................................................49
HÌNH 57..................................................................................................................50
HÌNH 58..................................................................................................................50
HÌNH 59..................................................................................................................51
HÌNH 60..................................................................................................................52
5
HÌNH 61..................................................................................................................52
HÌNH 62..................................................................................................................53
HÌNH 63..................................................................................................................54
HÌNH 64..................................................................................................................54
HÌNH 65..................................................................................................................55
HÌNH 66..................................................................................................................55
HÌNH 67..................................................................................................................56
HÌNH 68..................................................................................................................56
HÌNH 69..................................................................................................................56
HÌNH 70..................................................................................................................57
HÌNH 71..................................................................................................................57
HÌNH 72..................................................................................................................58
HÌNH 73..................................................................................................................59
HÌNH 74..................................................................................................................59
HÌNH 75..................................................................................................................60
HÌNH 76..................................................................................................................61
HÌNH 77..................................................................................................................61
HÌNH 78..................................................................................................................62
HÌNH 79..................................................................................................................62
HÌNH 80..................................................................................................................63
HÌNH 81..................................................................................................................64
HÌNH 82..................................................................................................................64
HÌNH 83..................................................................................................................65
HÌNH 84..................................................................................................................65
HÌNH 85..................................................................................................................66
HÌNH 86..................................................................................................................66
HÌNH 87..................................................................................................................67
HÌNH 88..................................................................................................................67
HÌNH 89..................................................................................................................76
HÌNH 90..................................................................................................................76
HÌNH 91: SƠ ĐỒ GANTT CỦA DỰ ÁN......................................................................77
6
HÌNH 92: SƠ ĐỒ GANTT CỦA DỰ ÁN (TT)...............................................................77
HÌNH 93: SƠ ĐỒ MẠNG CÔNG VIỆC (NETWORK DIAGRAM)...................................78
Y
BẢNG 1: BẢNG CẤU TRÚC WBS (WORK BEAKDOWN STRUCTURE) CHO DỰ ÁN
63
7
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
PM
MS
Project Manager
Microsoft
8
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
CHƯƠNG 1 - GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
1.1. Khái niệm dự án và qui trình quản lý dự án
1.1.1. Khái niệm dự án
Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một
khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực (con người, thiết bị, tài chính) có giới
hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng
mà dự án hướng đến.
Dự án là một tổng thể các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau nhằm tạo ra sản phẩm hoặc
dịch vụ duy nhất trong khoảng thời gian xác địng với sự ràng buộc về nguồn lực trong
bối cảnh khơng chắc chắn
1.1.2. Quy trình quản lý dự án
Quy trình quản lí dự án: Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức,
theo dõi và quản lý các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đặt ra với
nhiều ràng buộc về thời gian, chi phí và tài ngun
Hình 1
a) Khởi động dự án (Initiation)
Có 2 quy trình trong phần thiết lập mục tiêu dự án: xây dựng bản tuyên bố dự
án (project charter) và xác định những người liên quan đến dự án (Identify
Stakeholder). Trong đó bản tuyên bố dự án thể hiện mục tiêu dự án, các ràng buộc, tổ
9
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
chức dự án, quyền hạn, vai trò trách nhiệm những vị trí quan trọng, các giả định, các
rủi ro ở mức độ tổng quát. Bản tuyên bố dự án đóng một vai trị hết sức quan trọng cho
tồn bộ q trình dự án. Đó là mục tiêu cần đạt được, là định hướng hoạt động, là cơ
sở để công nhận kết quả cuối cùng của dự án. Tất cả các dự án đều phải có bản tun
bố dự án. Quy trình xác định những người liên quan trong dự án nhằm thu thập đầy đủ
các yêu cầu, ràng buộc, giả định, rủi ro, mục tiêu, và những tác động khác liên quan
đến dự án. Mục tiêu cuối cùng của quản lý dự án chính là thỏa mãn sự mong đợi được
xác định và thống nhất của các bên liên quan. Việc xác định đầy đủ và đánh giá được
mức độ ảnh hưởng của các bên liên quan giúp tăng khả năng hoàn thành mục tiêu của
dự án.
b) Lên kế hoạch (Planning)
Kế hoạch dự án, tôn chỉ dự án (project charter) và phạm vi dự án nên được phác
thảo, liệt kê cụ thể. Trong giai đoạn này, Nhóm dự án nên sắp xếp các công việc theo
thứ tự ưu tiên, cái nào cần làm trước; tính tốn ngân sách và thời gian thực hiện; xác
định những nguồn lực cần thiết.
Các hoạt động cần thiết trong quá trình lập kế hoạch của dự án:
Họp khởi động dự án
Lập WBS chi tiết cho dự án
Lập bảng hệ thống tổ chức
Lập danh sách cơng việc cụ thể
Lập lịch trình
Lập kế hoạch chất lượng
Lập kế hoạch chi phí
Lập kế hoạch nhân lực
10
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Lập kế hoạch vật tư
Lập kế hoạch cơ sở vật chất
Lập kế hoạch quản lý rủi ro
Lập kế hoạch quản lý thông tin
Lập tài liệu dự án
c) Tiến hành dự án (Execution)
Từng nhiệm vụ được phân phối cho từng thành viên trong Nhóm dự án và họ có
trách nhiệm hồn thành chúng nhằm mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp/ tổ chức.
Đây là một thời điểm tốt để cập nhật các thông tin quan trọng liên quan đến quản trị dự
án.
d) Báo cáo kết quả dự án (Monitoring)
Quản lý dự án (Project Manager - PM) sẽ giám sát tình trạng hiện tại và tiến độ
thực hiện dự án, cũng như các nguồn lực cần thiết trong dự án. Trong giai đoạn này,
Quản lý dự án (PM) có thể điều chỉnh kế hoạch hoặc bất cứ điều gì cần thiết để kịp
tiến độ thực hiện.
e) Đóng dự án (Closing)
Sau khi hồn thành các cơng việc và khách hàng chấp nhận với kết quả dự án,
Nhóm dự án nên đánh giá dự án để học tập và tiếp tục phát huy những điểm thành
công cũng như rút kinh nghiệm từ những sai sót.
Mỗi ngành nghề, lĩnh vực có các dự án và quy trình quản trị dự án khác nhau
tuy nhiên, trên đây là những giai đoạn cơ bản của một dự án. Các mục tiêu bao trùm
chủ yếu là để cung cấp một sản phẩm, thay đổi một quá trình hoặc để giải quyết một
vấn đề để mang lại lợi ích cho tổ chức.
11
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
1.2. Phần mềm quản lý dự án
1.2.1. Phần mềm miễn phí
Các phần mềm miễn phí như: Jira, Trello, Asana, Agilefant, My Collab, My
Xteam, Open Project, Easy Project,…
1.2.2. Phần mềm có bản quyền
Các phần mềm có bản quyền như: Microsoft Project, Project Manager, Orange
Scrum, Primavera, Mavenlink , Basecamp, Smartsheet, Evernote,…
12
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
CHƯƠNG 2 - PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT
PROJECT
2.1.
Giới thiệu tổng quan
Micrososft Project 2010 là một chương trình giúp bạn có thể lập kế hoạch và
quản lý một dự án. Từ thời hạn của một cuộc họp quan trọng cho đến ngân sách thích
hợp dành cho nguồn lực của dự án, Project 2010 giúp bạn trải nghiệm một cách dễ
dàng cũng như cung cấp những công cụ để mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn. Bạn có
thể sử dụng Microsoft Project để:
-
Tạo ra các kế hoạch cho dự án ở các cấp độ chi tiết cho một dự án. Làm việc
với các thông tin và dữ liệu một cách chi tiết giúp bạn kiểm soát dự án. Kiểm
soát các cơng việc mà Microsoft Project có thể tự động thiết lập lịch hoặc bạn
-
sẽ thiết lập bằng tay.
Quản lý các cơng việc, chi phí, nguồn lực theo từng cấp độ.
Xem các thông tin, dữ liệu của dự án bằng nhiều cách. Áp dụng các nhóm, đánh
-
dấu, sắp xếp và lọc các thông tin mà bạn muốn.
Theo dõi và quản lý kế hoạch trong quá trình thực hiện dự án.
Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm để tăng năng suất
làm việc.
2.2.
Giao diện phần mềm
Hình 2
13
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Hình 3
Hình 4
14
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
2.3.
Một số thao tác cơ bản
2.3.1.
Tạo một dự án mới
Một kế hoạch của dự án là một mơ hình mà bạn xây dựng bao gồm các công
việc, nguồn lực, khung thời gian, chi phí. Microsoft Project tập trung chính vào thời
gian. Đơi khi bạn có thể nghĩ rằng chỉ cần thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc của
dự án là hồn tất. Tuy nhiên, Microsoft Project giúp bạn tính toán được khoảng thời
gian khi bạn chỉ cần nhập ngày bắt đầu hoặc kết thúc của công việc.
Để khởi tạo một dự án mới, thực hiện các bước sau:
2.3.2.
Thiết lập thông tin dự án
Click vào Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft
Project.
Hình 5
15
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Click vào Microsoft project 2013 mở ra giao diện
Hình 6
Click vào Blank project.
Hình 7
16
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Dưới mục Avaiable Template, chọn Blank project và click vào Create
để khởi tạo một dự án mới.
Hình 8
Trên tab Project, tại nhóm Properties, click vào Project Information.
Hình 9
17
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Tại Start date, nhập ngày bắt đầu của dự án hoặc bạn có thể click vào
biểu tượng mũi tên để hiển thị lịch và chọn ngày.
Ngày bắt đầu dự án
Nhấp chuột để hiển thị lịch
Hình 10
18
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Click vào OK để chấp nhận ngày bắt đầu và đóng hộp thoại Project
Information.
Trên tab File, click chọn Save để lưu lại tập tin dự án.
Hình 11
Trên hộp thoại Save As, tại File Name, nhập tên dự án và chọn thư mục
lưu trữ dự án.
Hình 12
19
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Việc đặt tên cho cơng việc có giá trị thực tiễn tốt trong kế hoạch dự án của bạn.
Với tên công việc, bạn có thể biết được ý nghĩa và những người thực hiện cơng việc
đó. Một số lời khun khi đặt tên công việc:
-
Sử dụng cụm động từ ngắn để mô tả công việc phải làm, chẳng hạn “Chỉnh sửa
-
bản thảo”.
Nếu công việc được tổ chức thành từng giai đoạn, tránh lặp lại các chi tiết từ
-
các công việc con.
Nếu các công việc đi kèm nguồn lực, không nên sử dụng tên nguồn lực chung
với tên công việc.
Bạn không cần phải lo lắng về tên cơng việc vì bạn có thể chỉnh sửa nó bất cứ
lúc nào. Để thực hiện việc đặt tên cho công việc, bạn thực hiện các bước sau:
Click vào ơ bên dưới Task Name.
Hình 13
20
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Nhập tên cơng việc, chẳng hạn “Phân cơng”, sau đó nhấn Enter. Các
công việc mà bạn nhập sẽ cung cấp một số ID và số ID là duy nhất đối
với mỗi cơng việc.
Hình 14
Tương tự như trên, bạn có thể đặt tên cơng việc tiếp theo và nhấn Enter.
Hình 15
2.3.3.
Tạo lịch
Trong phần này, bạn sẽ bắt đầu làm việc với thời lượng cơng việc. MS Project
có thể làmnviệc với thời lượng tính theo phút cho đến tháng. Tùy thuộc vào quy mơ
của dự án mà bạn có thể thiết lập thời gian theo giờ, ngày và tuần.
21
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Microsoft Project có thể xác định thời gian tổng thể của một dự án bằng các
tính tốn khác nhau giữa thời gian bắt đầu sớm nhất và thời gian kết thúc cuối cùng
trong một công việc trên dự án.
Khi làm việc với Microsoft Project, bạn có thể sử dụng các chữ viết tắt sau:
Hình 16
Chức năng tự động thiết lập cơng việc ln ln có một thời lượng (mặc định là
một ngày). Tuy nhiên với chức năng thủ cơng bạn có thể nhập các giá trị thời gian
bằng chữ viết tắt. Ví dụ 3d là 3 ngày. Bạn cũng có thể nhập đoạn văn bản chẳng hạn
“Kiểm tra nhóm Makerting” được thay thế với thời gian mặc định là 1 ngày khi bạn
chuyển đổi công việc từ chức năng thiết lập thời gian thủ công (Manual) sang thiế lập
thời gian tự động (Automatic). Microsoft Project sử dụng chuẩn giá trị thời lượng là
phút và giờ. Một phút bằng 60 giây và một giờ bằng 60 phút. Đối với thường lượng
của ngày, tuần và tháng bạn có thể sử dụng mặc định của dự án (ví dụ 20 ngày/ tháng)
hoặc thiết lập giá trị riêng.
Để thực hiện điều này, vào tab File click Options > Schedule.
22
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Thiết lập thời lượng 1
ngày 8h
Thiết lập thời lượng 1
tháng 20 ngày
Thiết lập thời lượng 1
tuần 40h
Hình 17
Để nhập các giá trị thời gian khác nhau, thực hiện các bước sau:
Click Duration và nhập giá trị thời lượng cho công việc. Nhập giá trị
thời lượng.
23
CHƯƠNG 2 -PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Hình 18
Bạn có thể nhập giá trị thời lượng như sau:
Hình 19
Tại cột Start, bạn bắt đầu thiết lập thời gian bắt đầu cho công việc.
24
