Quản lý văn bản điện tử tại UBND quận hoàn kiếm, thành phố hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

…………/…………

……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HÀ MẠNH TÙNG

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - 2020


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

…………/…………

……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HÀ MẠNH TÙNG

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. VĂN TẤT THU

HÀ NỘI - 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của tôi, được thực hiện
dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Văn Tất Thu. Các tài liệu, số liệu
sử dụng trong luận văn là trung thực, dựa trên sự khảo sát trực tiếp và tổng
hợp của bản thân và các nguồn tài liệu tin cậy, kết quả nêu trong luận văn là
trung thực, được các cơ quan cho phép sử dụng và chưa từng được công bố
trong bất kỳ cơng trình nào khác./.

Hà Nội, tháng 11 năm 2020
Học viên

Hà Mạnh Tùng


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn này, ngồi sự nỗ lực của bản

thân, tơi đã nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các thầy, cô giáo và của
nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Trước hết tôi xin gửi tới các thầy giáo, cô giáo Học viện Hành chính Quốc
gia lời chào trân trọng, lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc. Với sự quan
tâm, giảng dạy, chỉ bảo tận tình, chu đáo của các thầy cơ, đến nay tơi đã hồn
thành luận văn, đề tài: “Quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hồn Kiếm,
Thành phố Hà Nội”.
Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS.TS Văn Tất
Thu đã quan tâm giúp đỡ, tận tình hướng dẫn tơi hồn thành luận văn này trong
thời gian qua.
Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia,
Khoa sau Đại học, các Khoa, Phòng chức năng đã trực tiếp và gián tiếp giúp đỡ
tơi trong suốt q trình học tập và nghiên cứu đề tài luận văn.
Không thể không nhắc tới sự quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ của Ban Giám
đốc và các đồng nghiệp, cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của gia đình, các bạn trong
lớp trong suốt quá trình học tập cũng như thực hiện luận văn này.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 11 năm 2020
Học viên

Hà Mạnh Tùng


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
HĐND

Hội đồng nhân dân

QLNN

Quản lý nhà nước

QLVBĐT

Quản lý văn bản điện tử

UBND

Ủy ban nhân dân

VBĐT

Văn bản điện tử

VBHC

Văn bản hành chính

VBQPPL

Văn bản quy phạm pháp luật


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1. Số lượng văn bản điện tử tại UBND quận Hồn Kiếm chia theo nguồn
gốc hình thành giai đoạn 2015-2020 ............................................................... 35
Bảng 2.2. Thống kê trình độ, kinh nghiệm của công chức phụ trách quản lý văn
bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm giai đoạn 2015-2020 ....................... 40
Bảng 2.3. Tỷ lệ lỗi sai văn bản điện tử qua các năm từ 2015-2020 ................ 42
Bảng 2.4. Đánh giá chất lượng hệ thống trang thiết bị, phần cứng phần mềm

phục vụ quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm ....................... 45


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1
CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN
TỬ ......................................................................................................................... 8
1.1. Các khái niệm ........................................................................................... 8
1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................... 8
1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính ............................................................ 9
1.1.3. Văn bản quy phạm pháp luật ............................................................. 10
1.1.4. Khái niệm văn bản điện tử ................................................................. 11
1.1.5. Khái niệm quản lý văn bản điện tử .................................................... 13
1.2. Vai trò của văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan HCNN
......................................................................................................................... 14
1.3. Sự cần thiết quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan HCNN ....... 15
1.4. Các quy định pháp lý về quản lý văn bản điện tử ............................... 17
1.5. Các nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn bản điện tử ............................... 18
1.6. Nhiệm vụ của quản lý văn bản điện tử ................................................. 21
1.7. Các công cụ, phƣơng pháp quản lý văn bản điện tử........................... 22
1.7.1. Các công cụ quản lý văn bản điện tử ................................................. 22
1.7.2. Phương pháp quản lý văn bản điện tử ............................................... 23
1.8. Khó khăn và các yếu tố tác động đến quản lý văn bản điện tử.......... 23
1.8.1. Những yếu tố tác động đến quản lý văn bản điện tử ......................... 24
1.8.1.1. Yếu tố pháp lý .............................................................................. 24

1.8.1.2. Yếu tố kinh tế ............................................................................... 24
1.8.1.3. Yếu tố xã hội................................................................................ 25
1.8.2. Những khó khăn trong quản lý văn bản điện tử ................................ 27
1.8.2.1. Khó khăn đến từ tâm lý ngại thay đổi, hạn chế về trình độ của
một bộ phận cán bộ, cơng chức ............................................................... 27
1.8.2.2. Những hạn chế về trình độ phát triển và điều kiện kinh tế xã hội .. 28
1.8.2.3. Nguy cơ đánh mất an tồn, an ninh thơng tin ............................ 29


Tiểu kết chƣơng 1 .............................................................................................. 30
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI .............. 31
2.1. Khái quát về Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
......................................................................................................................... 31
2.1.1. Vị trí địa lý, điều kiện kinh tế xã hội của quận Hoàn Kiếm, thành phố
Hà Nội .......................................................................................................... 31
2.1.2. Tổ chức bộ máy của UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội ........ 32
2.2. Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn
Kiếm, thành phố Hà Nội ............................................................................... 34
2.2.1. Thực trạng văn bản điện tử hình thành trong quá trình hoạt động .... 34
2.2.2. Thực trạng các quy định pháp luật về quản lý văn bản điện tử ........ 36
2.2.3. Thực trạng tổ chức nhân lực quản lý văn bản điện tử ....................... 39
2.2.4. Thực trạng đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu trong trong quản lý văn
bản điện tử.................................................................................................... 41
2.2.5. Thực trạng thực hiện các nhiệm vụ quản lý văn bản điện tử............. 42
2.2.6. Thực trạng sử dụng các công cụ, phương pháp quản lý văn bản điện
tử .................................................................................................................. 44
2.3. Đánh giá chung về quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân
quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội ........................................................... 46
2.3.1. Kết quả đạt được ................................................................................ 46

2.3.2. Hạn chế .............................................................................................. 48
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế ....................................................... 50
2.3.3.1. Nguyên nhân chủ quan................................................................ 50
2.3.3.2. Nguyên nhân khách quan ............................................................ 51
Tiểu kết chƣơng 2 .............................................................................................. 53
CHƢƠNG 3 PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI ..................................................................................... 54
3.1. Phƣơng hƣớng hoàn thiện quản lý văn bản điện tử tại UBND quận
Hoàn Kiếm- Hà Nội ....................................................................................... 54
3.2. Các giải pháp hoàn thiện quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân
dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.................................................... 56
3.2.1. Tăng cường tuyên truyền nâng cao nhận thức của CBCC về vai trò
của VBĐT và tầm quan trọng của quản lý VBĐT trong quá trình hoạt động
...................................................................................................................... 56


3.2.2. Kiến nghị hoàn thiện các quy định pháp luật về quản lý tài liệu điện
tử .................................................................................................................. 58
3.2.3. Kiện toàn tổ chức, nhân lực quản lý văn bản điện tử ........................ 59
3.2.4. Tăng cường các giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ
quản lý văn bản điện tử ................................................................................ 60
3.2.5. Tăng cường nguồn lực tài chính cho quản lý văn bản điện tử .......... 62
3.2.6. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nhân lực quản lý văn bản điện tử ... 63
3.2.7. Ứng dụng các giải pháp công nghệ 4.0 trong quản lý, khai thác và sử
dụng văn bản điện tử, thực hiện chuyển đổi số gắn với bảo đảm an toàn, an
ninh mạng .................................................................................................... 65
3.2.8. Đổi mới văn hóa, lề lối tác phong làm việc ....................................... 67
Tiểu kết chƣơng 3 .............................................................................................. 69
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 70

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 72
PHỤ LỤC 1. DANH MỤC VĂN BẢN ĐIỆN TỬ KHÔNG GỬI KÈM
GIẤY................................................................................................................... 76
PHỤ LỤC 2. PHIẾU KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN HOÀN KIẾM ................................................. 77


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, vai trị và vị trí của cơng
tác văn thư là hết sức quan trọng:
Một là, góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý,
cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Hai là, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu quả công
việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,
cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc một
cách có hệ thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm
góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý, đây cũng là mục tiêu, yêu cầu của
cải cách hành chính nhà nước hiện nay.
Ba là, tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Đồng thời, góp phần bảo vệ bí mật
những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật nhà nước.
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng mạnh mẽ trong tất cả các
lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý văn bản, trong đó có cơng tác văn thư là nhu cầu
mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn
thư, từ thủ cơng sang tự động hóa, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất

trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, hiện
đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số
cũng là một vấn đề được Đảng, Nhà nước hết sức quan tâm, đặc biệt trong Nghị
quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ chính trị về “Đẩy mạnh ứng dụng,
phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập
quốc tế” và mới đây là Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ
về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn
1


2019 -2020, định hướng đến 2025 có hướng đến việc xây dựng và phát triển
Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số gắn với
bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin, an ninh quốc gia, bảo vệ thông tin cá nhân,
tổ chức, khơng để lọt thơng tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước.
Những thay đổi đang diễn ra trong lĩnh vực công nghệ thông tin hiện nay
tạo ra những khả năng mới trong xử lý thông tin quản lý. Trong điều kiện mới
này, không chỉ diễn ra sự chuyển đổi từ tổ chức giải quyết văn bản giấy theo
phương thức truyền thống sang môi trường mạng mà về nguyên tắc làm thay
đổi tính chất của q trình quản lý và hình thành các hình thức mới trong tổ
chức giải quyết văn bản. Nếu trước đây kỹ thuật máy tính được sử dụng chỉ để
soạn thảo văn bản thay thế máy chữ thì hiện nay hình thành các cơng nghệ trên
cơ sở sử dụng văn bản điện tử và trao đổi văn bản điện tử, theo đó diễn ra sự
chuyển đổi từ việc giải quyết văn bản đơn lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản
điện tử.
Là một trong những quận trung tâm của Thủ đơ – Trung tâm chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước, Ủy ban Nhân dân quận Hồn Kiếm ln
nhận được một khối lượng lớn văn bản, giấy tờ từ các cơ quan, đơn vị khác nhau
gửi đến, gây áp lực đối với đội ngũ văn thư, dẫn đến tình trạng xót văn bản, văn
bản chậm được giải quyết, gây ảnh hưởng đến việc chỉ đạo, điều hành. Xuất
phát từ những lý do trên, học viên chọn đề tài nghiên cứu “Quản lý văn bản

điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội” làm đề tài
luận văn thạc sĩ của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản nói chung đã được
nghiên cứu khá nhiều ở các trường, học viện và một số cơ quan nhà nước. Ứng
dụng công nghệ thông tin ngày càng trở thành nhu cầu tất yếu trong việc góp
phần giải phóng sức lực, trí tuệ của con người, thúc đẩy cơng nghiệp hóa – hiện
đại hóa đất nước. Đã có một số bài viết chuyên đề trên các tạp chí, trên các trang
website đề cập về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước ở những góc độ khác nhau. Dưới đây là một số cơng trình, tài
2


liệu chính có liên quan đến đề tài mà học viên đã chọn để nghiên cứu:
Đề tài khoa học cấp Bộ của PGS.TS. Lưu Kiếm Thanh năm 2008:
“Nghiên cứu phương pháp quản lý văn bản điện tử tại cơ quan nhà nước ở Việt
Nam hiện nay”. Đây là một công trình khoa học với nội dung hết sức thiết thực,
gắn với thực tiễn công tác cũng như cung cấp cơ sở lí luận vững chắc cho các
cơng trình khoa học có cùng chung đối tượng nghiên cứu. Đề tài đã làm rõ cũng
như đi sâu phân tích cụ thể những phương pháp quản lý văn bản điện tử hiện
nay, có sự đánh giá lựa chọn những phương pháp hay và hiệu quả có tính khả thi
cao để áp dụng trong các cơ quan nhà nước.
Cuốn “Văn bản và công tác văn bản trong cơ quan nhà nước” của PGS.TS
Văn Tất Thu do Nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản năm 2013 đã làm rõ
những vấn đề lý luận chung về văn bản, lịch sử hình thành cơng tác văn bản ở
Việt Nam từ năm 1945 đến nay, nội dung, nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn
bản. Đây là cuốn sách đề cập khá toàn diện những vấn đề lý luận chung về văn
bản, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý hành chính nhà nước, cũng
như công tác văn bản và kỹ thuật soạn thảo một số loại vản bản trong các cơ
quan hành chính nhà nước.

Cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của tác giả Nguyễn
Văn Thâm, do nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản năm 2001. Cuốn sách
trình bày một cách tổng quát những vấn đề lịch sử văn bản hành chính nhà nước
ở Việt Nam; tập trung làm rõ các loại văn bản hình thành trong hoạt động quản
lý nhà nước dưới các góc độ: khải niệm chung và phân loại văn bản quản lý nhà
nước, chức năng, vai trò của văn bản và hệ thống văn bản trong công tác cán bộ
và quản lý nhà nước. Ngồi ra cuốn sách cịn giới thiệu tham khảo mẫu một số
văn bản. Đây là một cuốn sách đề cập khá phong phú, tồn diện, có ý nghĩa cả
về lý luận cũng như vận dụng cho hoạt động xây dựng, đánh giá văn bản trong
hoạt động quản lý nhà nước.
Kỷ yếu Tọa đàm khoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác
động đến công tác văn thư, lưu trữ” tháng 5/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước. Trong khuôn khổ một bài báo khoa học, tác giả đã trình bày khái quát
3


những tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đối với cơng tác văn
thư lưu trữ, trình bày những thay đổi đáng kể trong phương pháp, cách thức thực
hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ trên cơ sở ứng dụng những thành tựu khoa học
công nghệ mới và hiệu quả đem lại.
Thạc sĩ Vũ Thị Mai Lan với đề tài luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính
cơng năm 2011: “Ứng dựng cơng nghệ thơng tin trong quản lý công tác văn thư
lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường”. Đây là một đề tài khoa học có nội
dung tương đối gần gũi với đề tài luận văn, hướng nghiên cứu của Thạc sĩ Vũ
Thị Mai Lan tập trung vào việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác
văn thư hay nói cách khác là quản lý văn bản trên cơ sở áp dụng công nghệ
thông tin, việc ứng dụng này được đặt trong bối cảnh hoạt động quản lý nhà
nước với chuyên môn đặc thù của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Thạc sĩ Tạ Tuyết Nhung với đề tài luận văn thạc sĩ Quản lý công năm
2015: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phịng

Chính phủ”. Đây là một cơng trình khoa học rất chất lượng, có đối tượng nghiên
cứu trực tiếp là văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước, tuy nhiên việc nghiên
cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại một cơ quan
chuyên về quản lý văn bản, giấy tờ đòi hỏi những nghiên cứu chuyên sâu hơn.
Trong luận văn, tác giả đã đưa ra nhiều ví dụ, dẫn chứng dựa trên kinh nghiệm
công tác thực tiễn của bản thân, đây là những bài học có giá trị tham khảo rất
lớn cho luận văn : “Quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm”.
Thạc sĩ Từ Thị Kim Ngân với đề tài luận văn thạc sĩ Quản lý công năm
2018: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại
Bộ Kế hoạch và Đầu tư”. Luận văn thạc sĩ của Thạc sĩ Từ Thị Kim Ngân là một
cơng trình khoa học có nội dung và đối tượng nghiên cứu tương đối sát với luận
văn của tác giả, luận văn là một tài liệu tham khảo có giá trị đặc biệt là về
phương pháp nghiên cứu, về phạm vi nghiên cứu Bộ Kế hoạch Đầu tư là cơ quan
quản lý cấp bộ với số lượng văn bản, giấy tờ đồ sộ khiến cho phạm vi nghiên cứu
của luận văn lớn hơn nhiều so với cơ quan hành chính cấp huyện như quận Hoàn
Kiếm.
4


Tuy nhiên, các cơng trình nói trên chủ yếu nghiên cứu cơ sở lý luận của
cơng tác văn thư nói chung, còn đối với một đơn vị cụ thể như Ủy ban Nhân dân
quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội thì cho đến thời điểm hiện tại chưa có cơng
trình hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về phương diện lý luận và thực
tiễn về vấn đề quản lý văn bản điện tử.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
- Mục đích: Làm rõ cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử và khảo sát,
phân tích, đánh giá thực tiễn quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận
Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. Từ đó đề xuất giải pháp để hồn thiện cơng tác
quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm ngày càng hiệu
quả, chất lượng hơn.

- Nhiệm vụ:
Để đạt được mục đích nghiên cứu trên, luận văn có những nhiệm vụ cơ
bản sau:
+ Nghiên cứu và vận dụng những thành quả đã có về phương diện lý luận
để hình thành cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban nhần dân quận
Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội;
+ Tổng kết thực tiễn hoạt động quản lý nhà nước tại Ủy ban nhần dân
quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, từ đó rút ra những nhận xét, đánh giá làm
cơ sở cho việc đề xuất các phương hướng và giải pháp để hồn thiện cơng tác tại
cơ quan này;
+ Đề xuất phương hướng và giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý văn
bản điện tử tại Ủy ban nhần dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
Đối tượng nghiên cứu:
Luận văn tập trung nghiên cứu:
+ Cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn
Kiếm, thành phố Hà Nội.
+ Thực trạng hoạt động quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn
Kiếm, thành phố Hà Nội.
5


+ Các phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý
văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
Phạm vi nghiên cứu:
- Về Không gian nghiên cứu: tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm,
thành phố Hà Nội.
- Về Thời gian nghiên cứu: từ năm 2015 đến 2020.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
- Phương pháp luận: Luận văn được nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận và

phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng của học thuyết Mác – Lê
nin, tư tưởng Hồ Chí Minh về tiếp cận xã hội; hệ thống những chủ trương, quan
điểm của Đảng, Nhà nước về xây dựng chính phủ điện tử.
- Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng các phương pháp như:
phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh và phương pháp điều tra xã hội học để thu
thập các số liệu và thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu
Để đạt được yêu cầu trên, tác giả đã tiến hành phát 100 phiếu khảo sát cho
100 cán bộ, công chức đang công tác tại UBND quận Hồn Kiếm. Cuộc khảo sát
được thực hiện trong vịng 2 tháng từ tháng 5/2020 đến tháng 6/2020, địa điểm
tại UBND quận Hoàn Kiếm. Kết quả số phiếu phát ra và thu về hợp lệ: 100/100
Phương pháp xử lý phiếu điều tra: sau khi thu thập đủ số phiếu, tác giả thu
thập thơng tin và sử dụng phép tính phần trăm trên tổng số bình chọn cho phần
đánh giá chất lượng máy móc, trang thiết bị tại đơn vị phục vụ quản lý văn bản
điện tử.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Về mặt lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn bản điện tử, ứng dựng
công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.
- Về mặt thực tiễn: Đánh giá có hệ thống thực trạng và đưa ra các giải
pháp hồn thiện cơng tác quản lý văn bản tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn
Kiếm, thành phố Hà Nội. Kết quả nghiên cứu sẽ là cơ sở tham khảo cho việc
đưa ra chính sách nhằm nâng cao vai trò, nhận thức về quản lý văn bản điện tử
và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản. Luận văn cũng có thể
6


dùng làm tài liệu tham khảo trong học tập, nghiên cứu tại các cơ sở giáo dục và
các cơ quan, đơn vị có nhu cầu.
7. Kết cấu của luận văn
Ngồi phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn
được kết cầu gồm 3 chương:

Chƣơng 1: Các vấn đề lý luận về quản lý văn bản điện tử
Chƣơng 2: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân
quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
Chƣơng 3: Phương hướng, giải pháp hoàn thiện quản lý văn bản điện tử
tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

7


CHƢƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
1.1. Các khái niệm
1.1.1. Khái niệm văn bản
Giao tiếp và truyền đạt thông tin là nhu cầu cố hữu của con người, ngay
trong thời kỳ nguyên thủy, con người đã sử dụng các loại ký hiệu, hình vẽ mang
tính chất tượng hình để truyền thơng tin cũng như lưu giữ lại các sự kiện đã diễn
ra. Đây có thể nói là hình thức sơ khai của văn bản. Cùng với sự phát minh ra
các phương tiện ghi chép và đặc biệt là giấy viết, một cuộc cách mạng văn bản
đã diễn ra và các khái niệm về văn bản sau này phần lớn gắn với văn bản bằng
giấy.
Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt bằng ngơn ngữ viết trên các
chất liệu chun mơn, ý chí của một chủ thể tới chủ thể khác nhằm mục đích
thơng báo hay địi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện một hành vi nhất định
đáp ứng nhu cầu của người soạn thảo hay nói cách khác văn bản là một phương
tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này
sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó.
Văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt
các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Nó
gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hồn chỉnh về hình thức, có
tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Hay nói

khác đi, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ
được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá,...). Văn bản
bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng
trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị - xã
hội, các tổ chức kinh tế... như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy
tờ.
Có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn bản,
phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau. Một cách tổng quát nhất
Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công
8


tác văn thư thì : “Văn bản là thơng tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ
hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình
bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”
1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính
“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong q trình chỉ đạo, điều
hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức (Theo Khoản 3 Điều 3 Nghị
định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư)
Theo nghĩa rộng văn bản hành chính là văn bản được hình thành và sử
dụng trong hoạt động chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của mọi cơ quan,
tổ chức, các tổ chức này bao gồm tất cả các tổ chức từ doanh nghiệp tư nhân,
danh nghiệp nhà nước, tổ chức phi chính phủ, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức
xã hội nghề nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp. Văn bản hành chính
xuất hiện và hình thành trong tất cả các hoạt động thường xuyên, liên tục của tổ
chức và là một công cụ hỗ trợ hoạt động quản lý.
Theo nghĩa hẹp văn bản hành chính là văn bản hình thành trong hoạt động
của cơ quan nhà nước được pháp luật quy định cụ thể về thể thức và kỹ thuật
trình bày và đảm bảo tuân thủ.
Như vậy theo quy định của pháp luật, văn bản hành chính là văn bản được

hình thành, xây dựng và sử dụng trong điều hành giải quyết công việc của cơ
quan, đơn vị và tổ chức, văn bản hành chính mang tính vụ việc, sử dụng để giải
quyết, thực hiện một nhiệm vụ, một cơng việc cụ thể, khơng mang tính quy
phạm pháp luật như văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản hành chính được sử
dụng trong tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức bất kể đó là cơ quan, đơn vị tổ
chức thuộc khu vực nhà nước hay tư nhân.
Văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản sau:
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông
cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án,
báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, bản ghi nhớ, bản
thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi,
phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
9


1.1.3. Văn bản quy phạm pháp luật
Theo Điều 2 Luật Văn bản quy phạm pháp luật năm 2015:
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được
ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật
này.
Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành không đúng
thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì khơng phải
là văn bản quy phạm pháp luật.
Như vậy văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước
cố thẩm quyền ban hành theo trình tự thủ tục luật định, trong đó có chứa đựng
các quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung, làm khuôn mẫu cho xử sự của các
chủ thể pháp luật, được áp dụng nhiều lần cho nhiều chủ thể pháp luật trong một
khoảng thời gian và không gian nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội
theo một trật tự nhất định mà nhà nước muốn xác lập.
Văn bản quy phạm pháp luật được chia làm hai loại là văn bản luật và văn

bản dưới luật.
Văn bản luật là văn bản có hiệu lực pháp lí cao nhất. Văn bản luật bao gồm
Hiến pháp - đạo luật cơ bản của Nhà nước, các luật, các bộ luật và các nghị
quyết có chứa quy phạm pháp luật của Quốc hội. Trong các loại văn bản này thì
Hiến pháp là văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lí tối cao. Hiến pháp
được ban hành với một thủ tục đặc biệt: phải có từ 2/3 số phiếu thuận trở lên của
các đại biểu Quốc hội thì Hiến pháp mới có thể được ban hành. Bất kì văn bản
pháp luật nào khác trái với Hiến pháp đều là văn bản vô hiệu và phải được bãi
bỏ.
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta hiện nay bao gồm:
1. Hiến pháp.
2. Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.
3. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên
tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt
trận Tổ quốc Việt Nam.
10


4. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
5. Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn
Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
6. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
7. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
8. Thơng tư của Chánh án Tịa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan ngang bộ; thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với
Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà
nước.

9. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh).
10. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
11. Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị
hành chính - kinh tế đặc biệt.
12. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là
cấp huyện).
13. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
14. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi
chung là cấp xã).
15. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã.
1.1.4. Khái niệm văn bản điện tử
Theo Khoản 4 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư quy
định về văn bản điện tử : “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thơng điệp dữ
liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức,
kỹ thuật, định dạng theo quy định.”
Như vậy khi nhắc đến văn bản điện tử là nhắc đến hình thức thể hiện,
11


phương pháp thể hiện của văn bản, văn bản điện tử bao gồm cả văn bản hành
chính và văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan,
tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
Nội dung này được quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP
ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư. Khoản 2 Điều 5 Nghị định
này cũng nêu rõ: “Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy
định của pháp luật”
Như vậy văn bản điện tử sẽ có những khác biệt so với văn bản ở dạng giấy:

Về hình thức, văn bản điện tử tồn tại dưới dạng số hóa, trên khơng gian
mạng, văn bản thông thường tồn tại dưới dạng giấy và các vật liệu vật chất hữu
hình
Về phương pháp truyền đạt thông tin qua hai dạng văn bản, văn bản điện tử
thông tin được truyền thông qua mạng internet và các thiết bị phần cứng, phần
mềm, văn bản thông thường thông tin được truyền đạt trực tiếp thông qua nội
dung ghi trên văn bản.
Về cách thức xác lập giá trị pháp lý của văn bản, văn bản thơng thường có
tính pháp lý khi có chữ ký của người có thẩm quyền, hoặc đại diện cơ quan có
thẩm quyền và được đóng dấu, văn bản điện tử ngoài các yếu tố trên cịn được
xác lập giá trị pháp lý thơng qua chữ ký số.
Về cách thức lưu giữ, khai thác, tìm kiếm và sử dụng, đối với văn bản
thơng thường, hình thức lưu giữ là lưu giữ trên không gian thực, việc tìm kiếm
truy xuất, khai thác và sử dụng diễn ra mà không cần đến sự hỗ trợ của các công
cụ phương tiện hiện đại như máy tính, phần mềm, mạng internet. Đối với văn
bản điện tử việc xây dựng, sử dụng, lưu trữ, tìm kiếm đều diễn ra trên khơng
gian số, thông qua hệ thống trang thiết bị hiện đại, sử dụng các phần mềm, ứng
dụng tiên tiến.
Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, Điều 5 Nghị định số: 30/2020/NĐCP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư quy định:

12


“1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ
quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản
giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của
pháp luật”
Chữ ký số của văn bản điện tử bao gồm chữ ký số của cơ quan, tổ chức và
chữ ký số của người có thẩm quyền. “Chữ ký số của cơ quan, tổ chức” là chữ ký

số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho cơ quan, tổ
chức theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. “Chữ ký số của người có
thẩm quyền” là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư
số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện
tử (Theo Khoản 12 Điều 3 Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/06/2020
về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa
các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội). Ngồi ra thì u cầu về chữ ký số
được quy định đầy đủ tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 quy
định sử dụng chữ ký số cho văn bản trong cơ quan nhà nước.
1.1.5. Khái niệm quản lý văn bản điện tử
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên
đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu nhất định. Các yếu tố cấu thành hoạt
động quản lý bao gồm: Chủ thể quản lý, Khách thể quản lý và Đối tượng quản lý
Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản
đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Chủ thể quản lý văn bản điện
tử là các cá nhân, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, sử dụng, lưu trữ và
quản lý văn bản điện tử, đối tượng quản lý là văn bản điện tử, khách thể quản lý là
các quy trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, khai thác và sử dụng văn bản điện tử.
Quy trình quản lý văn bản điện tử bao gồm quản lý văn bản đến và văn bản
đi. Theo Chương III Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về cơng tác
văn thư:
- Trình tự Quản lý văn bản đi :
+ Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
+ Đăng ký văn bản đi.
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn,
(đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).
13


+ Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

+ Lưu văn bản đi.
- Trình tự quản lý văn bản đến :
+ Tiếp nhận văn bản đến.
+ Đăng ký văn bản đến.
+ Trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
1.2. Vai trò của văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan
HCNN
Vai trò của văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước được thể hiện ở những nội dung sau:
Thứ nhất, văn bản điện tử là công cụ, phương tiện để các cơ quan hành
chính nhà nước thực hiện cơng việc nội bộ cũng như thực hiện chức năng quản
lý nhà nước. Văn bản là vật mang tin, chứa đựng nội dung về tư tưởng, ý chí,
mục đích của nhà quản lý, nội dung quản lý, văn bản với nội dung chính xác,
thơng tin đầy đủ, kịp thời, khoa học sẽ tạo ra hiệu quả rất lớn cho công tác quản
lý, đạt được mục tiêu của nhà quản lý, cơ quan quản lý đề ra. Văn bản điện tử
chứa đựng những nội dung khơng có sự khác biệt đối với văn bản thông thường,
tuy nhiên được xây dựng nhanh hơn, quy trình gửi và tiếp nhận ngắn gọn hơn,
tính an toàn, bảo mật cao hơn.
Thứ hai, văn bản điện tử góp phần tiết kiệm ngân sách dùng vào việc trả
lương cho cơng chức và mua sắm văn phịng phẩm, xây dựng kho, phịng lưu trữ.
So với văn bản thơng thường, văn bản điện tử cần ít nhân lực hơn để lưu trữ, vận
chuyển do tất cả các công việc đều được thực hiện trên máy tính thơng qua hệ
thống phần mềm và mạng internet, văn bản được lưu trữ và bảo mật trên không
gian số nên tiết kiệm được không gian phòng ốc phục vụ cho việc cất giữ hồ sơ,
văn bản, giấy tờ. Hàng năm mỗi cơ quan, tổ chức phải bỏ ra một chi phí rất lớn để
mua sắm vật tư văn phòng phẩm, khoảng 20% số vật tư văn phịng phẩm đó bị sử
dụng lãng phí hoặc chưa sử dụng hết, đó là một thực tế hiện nay. Việc đưa văn
bản điện tử vào sử dụng sẽ giúp cắt giảm lãng phí, tiết kiệm nguồn lực, giúp tổ
14

chức phân bổ nguồn lực một cách hợp lý hơn.
Thứ ba, văn bản điện tử góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại,
cơng khai, minh bạch, hoạt động hiệu lực, hiệu quả và phục vụ chuyển đổi số
trong cơ quan hành chính nhà nước. Muốn hiện đại hóa một tổ chức trước hết
cần đổi mới từ công cụ hoạt động đến phương pháp hoạt động, một nền hành
chính hiện đại phải bắt đầu từ việc hiện đại hóa hệ thống văn bản bằng hính thức
số hóa. Từ việc số hóa văn bản, cơ quan hành chính nhà nước phải tăng cường
áp dụng các tiến bộ khoa học công nghệ vào quản lý, nâng cao trình độ, năng lực
của đội ngũ cán bộ, công chức, đổi mới phương pháp hoạt động và tổ chức bộ
máy. Với văn bản hành chính, mọi nội dung quản lý đều được cơng khai minh
bạch và truyển tải một cách nhanh nhất đến với mọi người dân, đến với đối
tượng quản lý, sự phản hồi, góp ý, đánh giá của các cơ quan, tổ chức, công dân
đối với các văn bản do cơ quan hành chính nhà nước ban hành cũng diễn ra
nhanh hơn, hiệu quả hơn.
1.3. Sự cần thiết quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan HCNN
Văn bản điện tử có vai trị và tầm quan trọng rất lớn đối với hoạt động của
cơ quan hành chính nhà nước, song cũng vì vậy mà đối với hình thức văn bản
mới này cũng cần có sự quản lý phù hợp và hiệu quả để phát huy những ưu điểm
của văn bản điện tử cung như hạn chế những sai sót khơng đáng có.
Trước hết cần xác định rõ văn bản điện tử là một đối tượng cần được quản
lý trong cơ quan hành chính nhà nước. Văn bản chứa đựng thơng tin, mang tính
pháp lý, do chủ thể có thẩm quyền ban hành, những thơng tin này có thể là cơng
khai nhưng cũng có thể là những thơng tin bí mật, việc quản lý văn bản điện tử
nhằm đảm bảo thông tin được tiếp nhận một cách chính xác, phù hợp và an tồn,
thơng tin khơng bị sử dụng vào các mục đích xấu, vụ lợi, khơng đe doạ các vấn
đề về an ninh. Bên cạnh đó, trong q trình hoạt động của mình, cơ quan hành
chính nhà nước ban hành rất nhiều văn bản điện tử, nếu không quản lý hiệu quả
rất dễ gây ra tình trạng thất thốt, bị mất, việc tìm kiếm, khai thác sẽ diễn ra khó

khăn.
Sự cần thiết quản lý văn bản điện tử cũng xuất phát từ việc văn bản điện
15


tử bên cạnh những ưu điểm, cũng phải đối mặt với nhiều nguy cơ, thách thức.
Việc lưu giữ một lượng văn bản, thơng tin lớn trên khơng gian số địi hỏi phải có
hạ tầng cơng nghệ hiện đại, vừa đảm bảo lưu trữ khoa học vừa phải đảm bảo
tính bảo mật, tránh việc thơng tin bị rị rỉ, bị đánh cắp, bị thay đổi, bị giả mạo.
Hiện nay tội phạm cơng nghệ cao đang là một loại hình tội phạm nguy hiểm,
chúng không chỉ tấn công vào các doanh nghiệp, tổ chức dân sự mà cịn liều lĩnh
tấn cơng vào các cơ quan, tổ chức của nhà nước và một trong những mục tiêu
của chúng là đánh cắp thông tin, bóp méo, làm sai lệch thơng tin. Nếu khơng có
sự quản lý chặt chẽ, hiệu quả thì hậu quả từ việc bị đánh cắp thông tin là khôn
lường.
Thứ ba, quản lý văn bản điện tử là phù hợp với trình độ sản xuất và sự
phát triển của xã hội. Thật khó có thể tìm thấy một ngành nghề nào trong xã hội
hiện nay khơng có sự tham gia của cơng nghệ thơng tin, của khoa học và các
loại máy móc, trang thiết bị. Trong bối cảnh cuộc Cách mạng khoa học công
nghệ lần thứ 4 đang diễn ra một cách hết sức mạnh mẽ trên bình diện thế giới,
các quốc gia hiện nay đều đang tự chuyển đổi để phù hợp với xu hướng này.
Việt Nam với hơn 30 năm thực hiện công cuộc đổi mới, nền kinh tế cũng như
diện mạo xã hội đã có những thay đổi mang tính chất bước ngoặt, đặc biệt với
việc nhà nước ban hành nhiều chủ trương, chính sách khuyến khích phát triển và
ứng dụng khoa học công nghệ, đến nay nước ta đã có nền tảng khoa học cơng
nghệ tương đối vững chắc so với các quốc gia trong khu vực, đặc biệt trong lĩnh
vực công nghệ thông tin. Với tư cách là tổ chức quyền lực đặc biệt giữ nhiệm vụ
quản lý đất nước và xã hội, nhà nước và các cơ quan nhà nước phải là ngọn cờ
đầu trong việc ứng dụng, sử dụng khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác,
hoạt động công vụ.

Thứ tư, văn bản điện tử là một đối tượng quản lý mới chứa đựng nhiều
thách thức về mặt chun mơn, trình độ. Nước ta hiện nay có trên 2 triệu cán bộ,
cơng chức, một bộ phận cán bộ công chức trong số này đã bước vào độ tuổi
trung niên, khả năng học tập, tiếp thu kiến thức đặc biệt là kiến thức về khoa học
cơng nghệ bị hạn chế, bên cạnh đó là một bộ phận cán bộ, công chức hạn chế về
16