Vai trò của nhân viên tư vấn học tập trong chương trình đào tạo từ xa: Trường hợp cụ thể tại trường Đại học Trà Vinh

VAI TRÒ CỦA NHÂN VIÊN TƯ VẤN HỌC TẬP
TRONG CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA:
TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH
TS. Nguyễn Văn Nguyện
ThS. Nguyễn Thanh Thoại
Trường Đại học Trà Vinh

Tóm tắt
Hoạt động đào tạo từ xa có nhiều khác biệt so với các loại hình đào tạo khác
như chính quy và vừa làm vừa học, trong đó sự khác biệt về phương pháp học là rất
lớn. Học từ xa người học tự học là chính, do đó người học phải có ý chí quyết tâm
rất lớn và có kỹ năng tự định hướng, tự học, tự nghiên cứu. Nếu khơng có hoặc
khơng được bồi dưỡng, hỗ trợ, nhắc nhở kịp thời thì người học rất dễ nản chí và bỏ
học giữa chừng. Đây là thực trạng phổ biến trong vấn đề đào tạo từ xa hiện nay và
cũng là nguyên nhân dẫn đến số lượng học viên đào tạo từ xa ngày càng giảm sút. Vì
vậy, việc xây dựng đội ngũ nhân viên tư vấn học tập nhằm theo dõi, chăm sóc, hỗ trợ
học viên từ xa giải quyết những khó khăn, trở ngại, kịp thời giúp người học tăng
cường ý chí, động lực để tiếp tục theo học và hồn thành khóa học đúng hạn là vấn
đề hết sức cần thiết trong công tác tổ chức đào tạo từ xa hiện nay. Bài viết này sẽ
làm rõ vai trò của nhân viên tư vấn học tập trong việc nâng cao kết quả học tập và
duy trì sĩ số lớp học thơng qua kết quả quan sát thực nghiệm.
Từ khóa: đào tạo từ xa, nhân viên tư vấn học tập.
1. Đặt vấn đề
Đào tạo từ xa (ĐTTX) là hình thức đào tạo đóng vai trị quan trọng trong việc
phát triển nguồn nhân lực, góp phần thực hiện sự nghiệp cơng nghiệp hóa hiện đại
hóa, đất nước và góp phần hình thành xã hội học tập. Đánh giá đúng vai trò và tầm
quan trọng của ĐTTX như trên, Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, đường
lối rất rõ ràng về phát triển ĐTTX. Nghị quyết số 29-NQ/TW, ngày 04/11/2013 của
Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XII) xác định: “Hồn thiện mạng lưới cơ sở
giáo dục thường xuyên và các hình thức học tập, thực hành phong phú, linh hoạt, coi
trọng tự học và giáo dục từ xa”. Trên cơ sở đó, Đề án “Phát triển đào tạo từ xa giai

đoạn 2015 - 2020”, được phê duyệt theo Quyết định số 1559/QĐ-TTg ngày
10/9/2015 của Thủ tướng Chính phủ “Xây dựng và hồn thiện chính sách phát triển
ĐTTX nhằm nâng cao chất lượng chương trình ĐTTX cấp văn bằng và khuyến khích
các cơ sở giáo dục áp dụng công nghệ ĐTTX tiên tiến”. Thụ hưởng từ những chủ
trương đường lối đúng đắn nêu trên của Đảng và Nhà nước, trong những năm qua
377


ĐTTX đã góp phần thực hiện bình đẳng trong giáo dục, tạo cơ hội cho người dân ở mọi
miền đất nước có cơ hội học tập suốt đời, khắc phục những khó khăn về khoảng cách địa
lý giữa người học với người dạy, cơ sở đào tạo. Người học tận dụng nhiều kênh thông
tin để tiếp cận tri thức, cơ sở đào tạo bớt được phần chi phí xây dựng lớp học.
Mặc dù vậy, trong vài năm gần đây tình hình tuyển sinh hình thức đào tạo từ xa
ngày càng giảm sút. Qua báo cáo tổng hợp “Đánh giá thực trạng đào tạo từ xa ở Việt
Nam hiện nay và đề xuất một số giải pháp đảm bảo chất lượng” của Bộ Giáo dục và
Đào tạo tại Hội thảo “Nâng cao chất lượng đào tạo từ xa theo xu thế phát triển của
khu vực và thế giới” (Bộ GD&ĐT, 2017) quy mô học viên giảm đáng kể, từ 161.047
học viên (tháng 10/2012) giảm xuống còn 70.425 học viên (10/2016). Tại hội thảo,
các chuyên gia cũng đưa ra nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng số lượng đào tạo từ
xa giảm mạnh, trong đó có các nguyên nhân cơ bản sau:
- Đối tượng tuyển sinh phần lớn là những người còn khó khăn, chưa có điều
kiện đi học thuộc các địa bàn vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn. Tại các
tỷnh, thành phố lớn, đối tượng tuyển sinh là những người đã đi làm, những người
phải dành thời gian cho cơng việc hoặc gia đình.
- Người học thiếu mục tiêu học tập đúng đắn, thiếu kinh nghiệm và phương
pháp học từ xa.
- Đa số người học bắt đầu học từ xa mà khơng có hoặc có rất ít kỹ năng cơ bản
cho việc tự định hướng và kỹ năng tự học, tự nghiên cứu.
- Gặp khó khăn, trở ngại trong học tập, thiếu sự hỗ trợ kịp thời từ đơn vị tổ
chức đào tạo dẫn đến thiếu ý chí học tập và bỏ học giữa chừng.

Qua thực tế nhiều năm triển khai chương trình đào tạo từ xa của Nhà trường và
qua các báo cáo về việc triển khai tổ chức đào tạo từ xa của Trường Đại học Trà
Vinh giai đoạn 2008 – 2013 và giai đoạn 2013 – 2016, có từ 25% đến 30% người học
khơng hồn thành mục tiêu học tập của mình và phải bỏ học giữa chừng. Mặt khác,
85% học viên thuộc chương trình đào tạo từ xa của Nhà trường là những người đã đi
làm, do đó cũng gặp phải những khó khăn nhất định nêu trên. Từ thực tế đó, đến năm
2015 Nhà trường đã xây dựng đội ngũ tư vấn học tập nhằm thường xuyên giữ mối
liên lạc với người học để nắm bắt những khó khăn và hỗ trợ kịp thời giúp người học
vượt qua những trở ngại và duy trì động lực học tập. Bài viết này trình bày về vai trò
của nhân viên tư vấn học tập trong việc chăm sóc và hỗ trợ học viên từ xa tại Trường
Đại học Trà Vinh.
2. Nội dung
Do đặc thù về cách dạy và học của phương thức triển khai đào tạo từ xa so với
378


đào tạo chính quy nên nhiệm vụ của nhân viên tư vấn học tập (NVTVHT) chương
trình đào tạo từ xa được Nhà trường quy định rất khác so với nhiệm vụ của cố vấn
học tập của chương trình đào tạo chính quy, đó là: nhân viên tư vấn học tập không tư
vấn, giải đáp các vấn đề liên quan đến nội dung kiến thức môn học như cán bộ cố
vấn học tập. Những vấn đề liên quan đến nội dung kiến thức mơn học đã có giảng
viên chun mơn được phân công phụ trách giải đáp trực tiếp qua những buổi ôn tập
trên lớp và trên diễn đàn môn học trực tuyến.
2.1. Định nghĩa nhân viên tư vấn học tập
Nhân viên tư vấn học tập là người tư vấn và hỗ trợ học viên phát huy tối đa khả
năng tự học, tự nghiên cứu và rèn luyện, tư vấn cho học viên lựa chọn đăng ký học
phần phù hợp để đáp ứng mục tiêu học tập, theo dõi quá trình học tập và rèn luyện
của học viên để nhắc nhở, động viên tham gia học tập trực tuyến, tư vấn học viên
điều chỉnh kế hoạch học tập cá nhân kịp thời để học viên hồn thành tốt mơn học và
khóa học đúng tiến độ đề ra.

2.2. Nhiệm vụ nhân viên tư vấn học tập
Đội ngũ nhân viên tư vấn học tập được Nhà trường tổ chức đào tạo, huấn luyện
và đánh giá nhằm đáp ứng tiêu chuẩn thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Nhân viên tư vấn học tập có nhiệm vụ nghiên cứu, nắm vững mục tiêu giáo
dục, nội dung chương trình, phương pháp đào tạo, quy chế của Bộ Giáo dục và Đào
tạo, quy định, nội quy của trường về học tập, rèn luyện công tác học viên của trường;
thường xuyên cập nhật những thay đổi, bổ sung trong quy chế, quy định, nội quy để
tư vấn, hỗ trợ giúp đỡ học viên trong quá trình học tập, rèn luyện tại trường.
- Nắm rõ chức năng, nhiệm vụ các đơn vị liên quan trong công tác quản lý học
viên để hướng dẫn học viên cách tìm hiểu thông tin, liên hệ công việc đúng kênh,
đúng việc, đúng đối tượng.
- Tư vấn cho học viên cách thức xây dựng kế hoạch học tập cho tồn khóa
học; hướng dẫn học viên đăng ký học phần ở từng đợt học để hồn thành kế
hoạch học tập.
- Thơng qua tình hình, kết quả học tập của học viên để tư vấn, hướng dẫn học
viên trong việc đăng ký, điều chỉnh kế hoạch học tập cho phù hợp với năng lực và
hoàn cảnh.
- Thường xuyên theo dõi, nhắc nhở học viên tham gia học tập, luyện tập, trao
đổi thảo luận với giảng viên phụ trách mơn học, với nhóm học tập trên hệ thống học
tập trực tuyến.
- Hướng dẫn, khuyến khích, tạo điều kiện cho học viên tham gia các hoạt động
học tập, nghiên cứu khoa học, các hoạt động văn, thể, mỹ lành mạnh, bổ ích.
379


3. Thực trạng nhân viên tư vấn học tập trong việc giúp học viên vượt qua
những khó khăn trong việc tự học, tự nghiên cứu khi theo học chương trình đào
tạo trực tuyến từ xa tại Nhà trường
3.1. Phương pháp tổ chức thực hiện
Người học sau khi có quyết định trúng tuyển và nhập học được Nhà trường

hình thành lớp học và hướng dẫn nhập môn cẩn thận để người học nắm được cơ bản
về phương pháp học trực tuyến từ xa và phương pháp tự học tự nghiên cứu. Mỗi lớp
học được Nhà trường tổ chức chia nhóm học tập và phân công nhân viên tư vấn học
tập theo dõi q trình học tập của lớp trong suốt khóa học. Nhân viên tư vấn học tập
thực hiện tốt nhiệm vụ được phân công theo đúng chức năng và quyền hạn tư vấn
học viên đảm bảo theo đúng quy trình chăm sóc và hỗ trợ học tập cụ thể như sau:
Chú thích: T: ngày thi; -: trước ngày thi; + sau ngày thi
Bảng 1. Quy trình chăm sóc và hỗ trợ học tập cho học viên
STT

1

Thời
hạn

T-30

Nội dung công việc

Người
thực hiện

Kết quả cơng việc

- Cấp quyền tham gia

- Khóa học có đầy đủ các nội dung

khóa học cho học viên

- Cấp quyền đầy đủ cho học viên

- Thiết kế kế hoạch học

NVTVHT

- Kế hoạch học tập hợp lý, khoa

tập môn học và đăng tải

học để học viên tự học, tự

vào khóa học

nghiên cứu

- Kiểm tra tình trạng học
viên học tập và luyện tập

Danh sách kèm theo thông tin

trực tuyến của học viên
2

T-21

- Gửi Email và gọi điện

NVTVHT

nhắc nhở học viên ít

tình trạng của học viên chưa
tham gia học tập và luyện tập
trực tuyến

hoặc chưa tham gia học
tập trực tuyến
- Tổng hợp dữ liệu điểm
quá trình (bảng tạm thời)

- Dữ liệu điểm quá trình được

- Gọi điện nhắc nhở các
3

T-14

học

viên

chưa

đăng

nhập, tìm hiểu nguyên
nhân, đưa ra giải pháp
phù hợp

380

NVTVHT

tổng hợp chính xác
- Hỗ trợ kịp thời, ghi nhận đầy
đủ thông tin học viên cần hỗ trợ


STT

4

Thời
hạn

T-7

Nội dung cơng việc
- Tổng hợp dữ liệu
điểm q trình (bảng
chính thức)
- Tiếp nhận phản hồi, điều
chỉnh phù hợp (nếu có)

T-1

Gửi Email nhắc nhở học
viên lưu ý về thời gian
thi và lưu ý thực hiện

quy chế thi

T

Tổng hợp số lượng học
viên tham gia dự thi kết
thúc học phần dựa trên
báo cáo nhanh của thư
ký điểm thi

7

T+1

Căn cứ vào báo cáo số
lượng dự thi gọi điện
thoại tìm hiểu nguyên
nhân và tư vấn cho các
trường hợp vắng thi, vi
phạm quy chế thi (nếu có)

8

T + 15

5

6

Gửi Email bảng điểm

tổng kết cho học viên

Người
thực hiện

NVTVHT

Kết quả cơng việc
- Dữ liệu điểm q trình được
tổng hợp chính xác có ghi chú
cấm thi do thiếu điểm chuyên
cần.
- Gửi Email điểm quá trình học
viên đúng thời gian

NVTVHT

Ghi nhận những phản hồi của
học viên trước thi (nếu có)

NVTVHT

Danh sách học viên vắng thi và
học viên vi phạm quy chế thi
(nếu có)

NVTVHT

Tư vấn, hỗ trợ kịp thời, có hiệu
quả. Tạo điều kiện cho học viên

vắng thi thi lại hoặc đăng ký học
lại theo nhu cầu, hạn chế trường
hợp học viên bỏ học

NVTVHT

Có điểm q trình, điểm thi và
điểm tổng kết môn

3.2. Kết quả quan sát thực nghiệm
3.2.1. Dữ liệu quan sát
Nhằm đảm bảo tính khách quan của dữ liệu quan sát đối chứng và thực
nghiệm, chúng tôi tiến hành quan sát dựa trên dữ liệu hệ thống quản lý đào tạo lưu
trữ của ngành Luật và Kế toán cho cả khóa 2014 và 2015 (mỗi khóa 4 lớp). Trong
đó, quan sát 407 học viên trúng tuyển nhập học của khóa 2014 là nhóm học viên
chưa áp dụng việc phân công nhân viên tư vấn học tập được xem là nhóm đối chứng
và 355 học viên trúng tuyển nhập học của khóa 2015 được Nhà trường phân cơng
nhân viên tư vấn học tập ngay từ đầu khóa học được xem là nhóm thực nghiệm và
chúng tơi quan sát từ đợt học thứ nhất đến đợt học thứ tư của hai khóa. Nghiên cứu
tập trung kiểm nghiệm các kết quả như sau:

381


3.2.2. Kết quả học tập và tỷ lệ học viên duy trì khóa học
Chỉ số dùng để Nhà trường đo lường tính hiệu quả của đội ngũ nhân viên tư
vấn học tập đối với học viên từ xa là: tỷ lệ học viên đủ điều kiện dự thi; kết quả học
tập học phần và tỷ lệ học viên duy trì khóa học tiếp theo, cụ thể như sau:
- Quy định đào tạo từ xa theo học chế tín chỉ, ở cùng một học kỳ các học viên có
số tín chỉ tích lũy khác nhau, do đó chúng tơi khơng sử dụng điểm trung bình chung tích

lũy để quan sát mà chúng tôi quan sát trên hai chỉ số cho phần kết quả học tập:
+ Tỷ lệ học viên được dự thi: theo quy định của Nhà trường mỗi học viên phải
đạt điểm quá trình từ 2.0 điểm trở lên mới đủ điều kiện dự thi kết thúc học phần. Do
đó, tỷ lệ này sẽ đo lường hiệu quả của việc nhân viên tư vấn nhắc nhở học viên tăng
cường luyện tập để tích lũy điểm chun cần trong q trình học tập.
+ Kết quả học tập học phần: theo quy định đào tạo tín chỉ điểm 7.0 là mức
điểm khá. Do đó, chúng tơi dùng mức điểm này để đo lường hiệu quả tự học, tự
nghiên cứu trong học tập của học viên thông qua việc theo dõi nhắc nhở học viên
thường xuyên học tập trực tuyến của đội ngũ nhân viên tư vấn học tập.
- Tỷ lệ học viên duy trì khóa học tiếp theo: nhằm đánh giá tính hiệu quả của
cơng tác chăm sóc học viên giúp hạn chế tình trạng học viên bỏ học giữa chừng.
3.2.3. Kết quả đạt được
Bảng 2. Kết quả quan sát thực nghiệm
2014
(nhóm đối
chứng)

2015
(nhóm thực
nghiệm)

% học viên đủ điều kiện dự thi kết thúc học phần

65.8%

80.46%

% học viên có điểm các mơn từ khá (7.0 điểm) trở lên

56.97%

73.05%

73%

84.8%

Nội dung quan sát

% học viên duy trì khóa học tiếp theo

Kết quả bảng trên cho thấy, 80.46% học viên của nhóm thực nghiệm đủ điều
kiện dự thi kết thúc học phần do tích lũy đủ điểm chuyên cần so với nhóm đối chứng
là 65.8%, tăng 14.66%. Do được NVTVHT chăm sóc, hỗ trợ nhiệt tình nên học viên
nhóm thực nghiệm ít bị cấm thi dẫn đến tỷ lệ học viên có điểm tổng kết mơn học từ
7.0 điểm trở lên của nhóm thực nghiệm là 73.05%, trong khi tỷ lệ này của nhóm đối
chứng là 56.97%, tăng 16.08%. Chính vì đạt được kết quả học tập tốt nên đã tạo
thêm ý chí cho học viên, góp phần nâng cao tỷ lệ học viên duy trì khóa học tiếp theo,
382


tỷ lệ này ở nhóm thực nghiệm là 84.8% trong khi nhóm đối chứng là 73%, tăng
11.8%.
Phân tích kết quả quan sát thực nghiệm đã chỉ ra rằng việc xây dựng đội ngũ tư
vấn học tập cho học viên đào tạo từ xa của Nhà trường đã mang lại hiệu quả đáng kể,
góp phần làm giảm số lượng học viên bỏ học giữa chừng. Từ đó, càng cho thấy vai
trị không thể thiếu của đội ngũ tư vấn học tập trong quá trình tổ chức đào tạo chương
trình từ xa của Nhà trường hiện nay.
3.2.4. Kinh nghiệm cũng như các cơng việc cần lưu ý trong q trình triển
khai đội ngũ tư vấn và chăm sóc học tập

Nhân viên tư vấn học tập cần:
- Nắm kỹ thông tin người học dựa trên thông tin hồ sơ đầu vào để biết được
đặc điểm cá nhân và công việc của người học.
- Tạo mối quan hệ mật thiết với người học do mình quản lý để thuận lợi trong
trao đổi, chia sẻ thông tin.
- Kết nối thường xuyên với người học để nắm bắt tiến độ học tập và kịp thời
giải quyết những khó khăn cho học viên.
- Cầu thị và lắng nghe ý kiến đóng góp của người học để phản ánh lại cho Nhà
trường kịp thời điều chỉnh nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của người học.
- Xem người học là người bạn, là đối tác thân thiện trong mọi hoạt động đào
tạo và tư vấn học tập
4. Kết luận
Để làm tốt cơng tác đào tạo từ xa, ngồi việc các trường xây dựng chương trình
đào tạo, học liệu đào tạo, đội ngũ giảng viên thì việc chăm sóc và hỗ trợ học viên giữ
vai trị khơng kém phần quan trọng. Học viên sẽ gặp khó khăn trong học tập khi chưa
được quan tâm và giúp đỡ kịp thời. Hơn thế nữa, trong thực tế đã có một số lượng
lớn học viên phải bỏ học, ảnh hưởng đến tâm lý học viên, gia đình, gây lãng phí thời
gian và tiền bạc trong bối cảnh kinh tế cịn gặp nhiều khó khăn như hiện nay. Do đó,
từ kết quả quan sát thực nghiệm trên cho thấy vai trị khơng nhỏ của nhân viên tư vấn
học tập trong việc góp phần nâng cao thành tích học tập và duy trì sĩ số lớp học trong
quá trình đào tạo từ xa của Nhà trường là một minh chứng.

383


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2017). Kỷ yếu Hội thảo nâng cao chất lượng đào tạo từ
xa theo xu thế phát triển của khu vực và thế giới.
2. Đảng Cộng sản Việt Nam (2013). Nghị quyết số 29-NQ/QĐ ngày 04 tháng 11 năm
2013 của Hội nghị lần thứ tám, Ban chấp hành Trung ương khóa XI về việc Đổi

mới căn bản toàn diện giáo dục và đào tạo.
3. Nguyễn Thùy Vân (2013), Kinh nghiệm xây dựng đội ngũ cố vấn học tập ở các
Trường Đại học Mở Malaysia và liên hệ thực tiễn trong đào tạo hệ vừa làm vừa
học ở Việt Nam.
4. Thủ tướng Chính phủ (2015), Đề án “Phát triển đào tạo từ xa giai đoạn 2015 2020”, được phê duyệt theo Quyết định số 1559/QĐ-TTg ngày 10/9/2015 của Thủ
tướng Chính phủ “Xây dựng và hồn thiện chính sách phát triển ĐTTX nhằm nâng
cao chất lượng chương trình ĐTTX cấp văn bằng và khuyến khích các cơ sở giáo
dục áp dụng cơng nghệ ĐTTX tiên tiến”.
5. Trường Đại học Trà Vinh (2013), Báo cáo Tổng kết công tác triển khai đào tạo từ
xa giai đoạn 2008 – 2013.
6. Trường Đại học Trà Vinh (2016), Báo cáo Tổng kết công tác triển khai đào tạo từ
xa giai đoạn 2013 – 2016.

384