Luận văn hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương tại công ty TNHH POONGSHINVINA

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

-------------***-------------

TRẦN THỊ THANH TÂM

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG TẠI CƠNG TY
TNHH POONGSHINVINA

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Chuyên ngành

Quản trị kinh doanh

Mã số

60.34.05

Người hướng dẫn khoa học GS.TS. PHẠM THỊ MỸ DUNG

HÀ NỘI – 2011


LỜI CAM ðOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi.
Các số liệu và kết quả trong luận văn là hoàn toàn trung thực và chưa từng
được ai cơng bố trong bất kỳ cơng trình khoa học nào khác.
Thái Bình, ngày 20 tháng 10 năm 2011

Học viên

Trần Thị Thanh Tâm

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

i


LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian học tập và nghiên cứu tại trường ðại học Nơng
nghiệp Hà Nội. Tơi đã hoàn thành luận văn thạc sỹ khoa học quản trị kinh
doanh với đề tài

“ Hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình nhân sự tiền lương

tại Cơng ty TNHH PoongshinVina ”.
Tơi xin bày tỏ sự kính trọng và biết ơn sâu sắc tới GS.TS. Phạm Thị
Mỹ Dung ñã dành nhiều tâm huyết, tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tơi trong
suốt q trình nghiên cứu đề tài này.
Tơi xin chân thành cảm ơn Viện ðào tạo Sau ñại học, các thầy cơ giáo
trong Khoa Kế tốn và Quản trị kinh doanh, bộ mơn Kế tốn trường ðại học
Nơng nghiệp Hà Nội đã tạo điều kiện, giúp đỡ tơi thực hiện đề tài này.
Tơi xin chân thành cảm ơn các phịng, ban và cán bộ công nhân viên
Công ty TNHH PoongshinVina ñã hợp tác và tạo ñiều kiện giúp ñỡ tôi thu
thập tài liệu cho đề tài này.
Trong suốt q trình học tập và thực hiện đề tài, tơi đã nhận ñược nhiều
sự giúp ñỡ, ñộng viên, khích lệ rất nhiều từ phía gia đình và bạn bè đồng
nghiệp. Tơi xin chân thành cảm ơn sự giúp ñỡ và ghi nhận những tình cảm
q báu đó.

Xin chân thành cảm ơn!
Thái Bình, ngày 20 tháng 10 năm 2011
Học viên

Trần Thị Thanh Tâm

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

ii


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

HTKSNB

Hệ thống kiểm soát nội bộ

CNV

Cơng nhân viên

LðTL

Lao động tiền lương

Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

iii

MỤC LỤC
Lời cam ñoan

i

Lời cảm ơn

ii

Danh mục các từ viết tắt

iii

Danh mục bảng

vi

Danh mục sơ đồ

viii

1

MỞ ðẦU

1

1.1

Tính cấp thiết của ñề tài

1

1.2

Mục tiêu nghiên cứu

2

1.3

ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của ñề tài

2

2

CƠ SỞ LÝ LUẬN

4

2.1

Những vấn ñề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

4

2.2

Cơ cấu của hệ thống kiểm soát nội bộ

11

2.3

Những hạn chế của hệ thống kiểm sốt nội bộ

19

2.4

Kiểm sốt nội bộ trong chu trình nhân sự tiền lương

20

3

ðẶC ðIỂM CÔNG TY TNHH POONGSHINVINA VÀ
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

33

3.2

Phương pháp nghiên cứu

39

3.3

Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu

41

4

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN

42

4.1

Thực trạng của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty TNHH
PoongshinVina

42

4.1.1. Mơi trường kiểm soát

42

4.1.2

Hệ thống kế toán

44

4.1.3

Thủ tục kiểm soát

44

4.2

Kiểm soát nội bộ trong chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty
TNHH PoongshinVina

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

45

iv


4.2.1

Kiểm sốt nội bộ quy trình tuyển dụng

4.2.2

Kiểm sốt nội bộ quy trình sử dụng lao động của Cơng ty TNHH
PoongshinVina

4.2.3

72

Những mặt hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân
sự tiền lương tại Cơng ty TNHH PoongshinVina

4.4

72

Những mặt tích cực của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Công ty
TNHH PoongshinVina

4.3.2

67

ðánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ Cơng ty TNHH
PoongshinVina

4.3.1

63

Kiểm sốt nội bộ quy trình thanh tốn lương của Cơng ty TNHH
PoongshinVina

4.3

51

Kiểm sốt nội bộ quy trình tính lương tại Cơng ty TNHH
PoongshinVina

4.2.4

45

73

Biện pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình nhân
sự tiền lương tại Cơng ty TNHH PoongshinVina

75

4.4.1

Biện pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt

75

4.4.2

Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình tuyển dụng

75

4.4.3

Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình sử dụng lao động

80

4.4.4

Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình tính lương

84

4.4.5

Biện pháp hồn thiện HTKSNB quy trình trả lương

85

5

KẾT LUẬN VÀ Ý KIẾN ðỀ XUẤT

87

5.1

KẾT LUẬN

87

5.2

Ý KIẾN ðỀ XUẤT

88

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

90

v


DANH MỤC BẢNG
STT

Tên bảng

Trang

4. 1

Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phịng

46

4. 2

Quy trình tuyển dụng cơng nhân may

47

4. 3

Dự đốn khả năng rủi ro trong quy trình tuyển dụng

50

4. 4

Quy trình chấm cơng

51

4. 5

Bảng chấm cơng I tại Cơng ty TNHH PoongshinVina (trích)

52

4. 7

Mẫu phiếu báo ăn hàng ngày

54

4. 8

Bảng phân loịa công chuyên cần tại Công ty TNHH
PoongshinVina

4. 9

Bảng dự đốn rủi ro quy trình chấm cơng tại Cơng ty TNHH
PoongshinVina

4. 10

4. 16

61

Mẫu danh sách điều chỉnh lương tại Cơng ty TNHH
PoongshinVina

4. 15

61

Bảng quy trình điều chỉnh lương tại Cơng ty TNHH
PoongshinVina

4. 14

59

Bảng dự đốn rủi ro trong quy trình điều chỉnh nhân sự tại Cơng
ty TNHH PoongshinVina

4. 13

59

Bảng dự đốn rủi rơ trong quy trình đánh giá cơng việc tại Cơng
ty TNHH PoongshinVina

4. 12

57

Bảng quy trình đánh giá cơng việc tạ Cơng ty TNHH
PoongshinVina

4. 11

56

62

Bảng dự đốn rủi ro quy trình điều chỉnh lương tại Cơng ty
TNHH PoongshinVina

63

bảng quy trình tính lương tại Cơng ty TNHH PoongshinVina

63

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

vi


4. 18

bảng dự dốn rủi ro trong quy trình tính lương tại Cơng ty TNHH

PoongshinVina

4. 19

66

Bảng dự đốn rủi ro trong quy trình thanh tốn lương tại Cơng ty
TNHH PoongshinVina

70

4. 20

Bảng tổng hợp kết quả từ 100 phiếu kiểm soát

71

4. 21

Bảng sử dụng thủ tục kiểm sốt trong chu trình nhân sự tiền
lương tại Cơng ty TNHH PoongshinVina

4. 22

74

Bảng đề xuất bổ sung các bước trong quy trình tuyển dụng tại
Cơng ty TNHH PoongshinVina

77

4. 23

Bảng mẫu phiếu đề xuất nhân sự

78

4. 24

bảng mẫu sổ theo dõi người xin việc

79

4. 25

Bảng ñề xuất bước kiểm tra tay nghề trong quy trình tuyển dụng
nhân sự tại Cơng ty TNHH PoongshinVina

4. 26

Bảng đề xuất quy trình chấm cơng tại Cơng ty TNHH
PoongshinVina

4. 27

79
82

Bảng ñề xuất biện pháp kiểm soát rủi ro trong quy trình thanh
tốn lương tại Cơng ty TNHH PoongshinVina

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

86

vii


DANH MỤC SƠ ðỒ
STT

Tên sơ đồ

Trang

2. 1

Q trình và chức năng quản lý

4

2. 2

Q trình kiểm sốt

5

2. 3

Cơ cấu của hệ thống KSNB

11

2. 4

Mơi trường kiểm sốt

11

2. 5

Quy trình kế tốn

16

2. 6

Q trình vận động của chứng từ

16

2. 7

Các thủ tục kiểm sốt

17

2. 8

Sơ đồ chu trình nhân sự tiền lương

21

2. 9

Sơ đồ quy trình sử dụng lao động

25

3. 1

Sơ ñồ bộ máy hoạt ñộng của Công ty TNHH Poongshin Vina

34

4. 1

Quy trình thanh tốn lương tại Cơng ty TNHH PoongshinVina

67

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

viii


1. MỞ ðẦU
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong nền sản xuất xã hội của bất kỳ quốc gia nào, nhân sự tiền lương
ln là vấn đề thu hút sự quan tâm sâu sắc của người lao ñộng và người sử

dụng lao động. Tổ chức tốt cơng tác nhân sự tiền lương giúp cho việc quản lý
lao ñộng ñi vào nề nếp, thúc ñẩy người lao ñộng hăng say làm việc, chấp hành
tốt kỷ luật lao ñộng nhằm tăng năng suất và hiệu quả công việc. Tuy nhiên
một thực trạng khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay là
công tác quản lý nhân sự tiền lương cịn lỏng lẻo, các cơng ty nhỏ quản lý
theo kiểu gia đình, các cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà
thiếu sự kiểm tra ñầy ñủ. Cả hai mơ hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá
nhân mà thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra kiểm soát giữa các bộ phận.
ðể hạn chế những gian lận và đạt thành cơng trong quản trị nhân sự tiền
lương, việc kiểm tra – kiểm soát cần phải được hết sức coi trọng. Chính vì
vậy, việc xây dựng và hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ (HTKSNB) chu
trình nhân sự tiền lương trở thành một yêu cầu cấp thiết ñối với tất cả các
doanh nghiệp nhất là đối với doanh nghiệp có số lượng cơng nhân viên lớn.
Hiện nay nghề may mặc ở Thái Bình đang phát triển, thu hút nhiều lao
ñộng. Các doanh nghiệp may tại Thái Bình đang cạnh tranh gay gắt về mọi
mặt nhất là về lao động. Cơng ty TNHH PoongshinVina là cơng ty 100% vốn
đầu tư nước ngồi, chun may gia cơng xuất khẩu, Cơng ty có lượng lao
động lớn và thường xun biến động. Vì vậy, cơng tác nhân sự tiền lương
đang là vấn đề mà nhà quản trị của Cơng ty TNHH PoongshinVina ñặt lên
hàng ñầu. Vậy làm thế nào ñể quản lý công tác nhân sự tiền lương ñạt hiệu
quả? Làm thế nào ñể xác lập một cơ chế kiểm sốt chu trình nhân sự tiền
lương tối ưu cho Công ty TNHH PoongshinVina?
Là học viên chuyên ngành quản trị kinh doanh, tơi đặc biệt quan tâm

Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

1


ñến các vấn ñề xây dựng và hoàn thiện HTKSNB nói chung và HTKSNB chu

trình nhân sự tiền lương nói riêng. Thực tế khảo sát tại một số công ty may ở
Thái Bình và chủ yếu là ở Cơng ty TNHH PoongshinVina, tơi có cơ hội tìm
hiểu sâu hơn về thực trạng HTKSNB nhân sự tiền lương tại các công ty may ở
Thái Bình, bên cạnh những mặt đạt được cịn một số mặt hạn chế mà theo tơi
cần phải cải thiện. Từ những lý do trên chúng tơi đã chọn đề tài “ Hệ thống
kiểm sốt nội bộ chu trình nhân sự tiền lương tại Cơng ty TNHH
PoongshinVina” làm ñề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ñể có cơ hội bày tỏ
quan điểm của bản thân và góp phần đưa ra những giải pháp nhằm hồn thiện
hơn HTKSNB chu trình nhân sự tiền lương tại các cơng ty may.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1. Mục tiêu chung
ðánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình nhân sự tiền luơng trong
Cơng ty TNHH PoongshinVina. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hồn thiện
hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình nhân sự tiền lương cho Cơng ty TNHH
PoongshinVina.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hoá các vấn ñề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong
chu trình nhân sự tiền lương
- Trên cơ sở lý luận trên, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ
trong chu trình nhân sự tiền lương của Cơng ty TNHH PoongshinVina.
- ðề xuất một số biện pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ
trong chu trình nhân sự tiền lương của Công ty TNHH PoongshinVina.
1.3. ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của ñề tài
1.3.1. ðối tượng nghiên cứu
ðề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống KSNB chu trình nhân sự tiền
lương tại Cơng ty TNHH PoongshinVina.

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

2

1.3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi thời gian

Từ tháng 5/2010 đến 12/2010.

- Phạm vi khơng gian

Cơng ty TNHH PoongshinVina

- Phạm vi nội dung Thực trạng KSNB chu trình nhân sự tiền lương tại
Công ty TNHH PoongshinVina

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

3


2. CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1. Những vấn ñề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.1. Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý
Thế nào là quản lý? Quản lý nhân sự?
Quản lý trong kinh doanh hay quản lý trong các tổ chức nhân sự nói
chung là hành động ñưa các cá nhân trong tổ chức làm việc cùng nhau để thực
hiện, hồn thành mục tiêu chung của tổ chức [4].
Q trình quản lý có thể chia thành các giai đoạn khác nhau và được cụ
thể hóa qua các giai ñoạn hoạch ñịnh, tổ chức thực hiện, ghi chép và phân tích
đánh giá.
Sơ đồ 2. 1 Q trình và chức năng quản lý

Mơi trường quản lý
Q trình quản lý
Hoạch định (Planning)
Tổ chức thực hiện (Implimenting)

Ghi chép (Record)

Phân tích (Analysis)
Mơi trường quản lý

Nguồn

Phạm Thị Mỹ Dung, Bùi Bằng ðoàn, 2001

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

4


Thế nào là kiểm sốt?
ðể đảm bảo hiệu quả hoạt ñộng, mỗi ñơn vị thường xuyên phải rà soát
tất cả các khâu của quá trình quản lý và tất cả các hoạt ñộng ñể kịp thời ñiều
chỉnh nhằm ñạt mục tiêu cuối cùng, việc rà sốt này được gọi là kiểm sốt. [2]
Kiểm sốt khơng phải là một khâu hay một giai đoạn trong q trình
quản lý mà là một chức năng của quản lý vì nó có trong mọi giai ñoạn quản lý
và mọi hoạt ñộng của tổ chức. Kiểm sốt cũng khơng phải là một việc mà là
một q trình bao gồm

đề ra mục tiêu, đo lường kết quả, so sánh thực hiện

với mục tiêu, phân tích nguyên nhân chênh lệch, xác định hành động quản lý
thích hợp, hành động cụ thể để có kết quả tốt hơn, tiếp tục đánh giá lại.
Sơ đồ 2. 2 Q trình kiểm soát
ðề ra các mục tiêu
ðo lường kết quả
So sánh thực hiện với mục tiêu
Phân tích nguyên nhân chênh lệch
Xác ñịnh hành ñộng quản lý thích hợp
Hành ñộng cụ thể ñể có kết quả tốt hơn
Tiếp tục ñánh giá lại
Nguồn

Phạm Thị Mỹ Dung (2010) Bài giảng hệ thống KSNB cho CH.

QTKD
Kiểm sốt có thể được phân thành kiểm sốt trực tiếp và kiểm sốt
tổng qt.

Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

5


+ Kiểm soát trực tiếp

Là các thủ tục, các quy chế kiểm sốt được xây

dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố, các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý.
Kiểm sốt trực tiếp bao gồm 3 loại hình cơ bản là kiểm soát hành vi, kiểm
soát xử lý và kiểm soát bảo vệ.

Kiểm soát hành vi là việc kiểm sốt các hoạt động riêng lẻ do những
nhân viên ñộc lập với người thực hiện hoạt ñộng tiến hành. ðây là biện pháp
tương ñối hiệu quả nhằm phát hiện và ngăn chặn các gian lận, sai sót. Một hệ
thống kiểm sốt hành vi hữu hiệu sẽ giúp cho tồn bộ cơng việc kiểm sốt
được giảm nhẹ một cách đáng kể.
Kiểm soát xử lý là kiểm soát việc nắm bắt, giải quyết các giao dịch hay
những công việc mà nhờ chúng các giao dịch được cơng nhận, cho phép, phân
loại, tính tốn, ghi chép, tổng hợp và báo cáo. Trong trường hợp thơng tin
được xử lý bằng hệ thống máy tính thì kiểm sốt xử lý được thực hiện thơng
qua chức năng xử lý bằng điện tốn.
Kiểm sốt bảo vệ là các biện pháp, quy chế kiểm sốt nhằm đảm bảo sự
an tồn của tài sản và thơng tin trong ñơn vị. Các trọng ñiểm nhằm vào mục
ñích này bao gồm:
Một là, Phân ñịnh trách nhiệm bảo vệ tài sản, ñặc biệt là phân ñịnh
trách nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp cận
trực tiếp của người khơng có trách nhiệm với tài sản và sổ sách của ñơn vị khi
chưa ñược phép của người quản lý. Chẳng hạn

Ban hành và thực hiện quy

chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm
sốt việc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy vi tính.
Hai là, Hệ thống an tồn. Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo
động, báo cháy, cài đặt mã truy cập thơng tin…
Ba là, Kiểm kê hiện vật và xác nhận của bên thứ ba
+ Kiểm soát tổng quát

Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống,

nhiều cơng việc khác nhau. Trong mơi trường tin học hóa quản lý ở mức ñộ

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

6


cao thì kiểm sốt tổng qt thuộc chức năng của phịng kinh doanh. Muốn
đánh giá kiểm sốt trong trường hợp này phải sử dụng các chuyên gia am hiểu
về máy tính.
Kiểm sốt tổng qt chủ yếu dựa trên các thủ tục phân cơng, uỷ quyền
và bất kiêm nhiệm.
Như vậy, có thể nói kiểm sốt là tổng hợp các phương sách ñể nắm lấy
và ñiều hành ñối tượng hoặc khách thể quản lý. Một hệ thống kiểm sốt hữu
hiệu bảo đảm rằng mọi hoạt động được hồn tất theo những cách thức ñưa
ñến việc ñạt ñược mục tiêu của tổ chức. Qua nghiên cứu lý luận về kiểm soát
trong quản lý, có thể thấy kiểm sốt gắn liền với quản lý, ở đâu có quản lý ở
đó có kiểm sốt.
2.1.2. Khái niệm hệ thống kiểm sốt nội bộ
Quan điểm của Liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC)
Theo quan niệm của IFAC thì “Hệ thống KSNB là một hệ thống những
chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau

bảo vệ tài sản của ñơn vị, bảo

ñảm ñộ tin cậy của các thơng tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý,
bảo ñảm hiệu quả của các hoạt ñộng”. [19]
Theo ñó, KSNB là một chức năng thường xuyên của ñơn vị, tổ chức và
trên cơ sở xác ñịnh rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu cơng việc để tìm ra
biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra
của đơn vị.

• Bảo vệ tài sản của ñơn vị
Tài sản của ñơn vị được bảo vệ bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vơ
hình và các tài sản phi vật chất khác như

sổ sách kế toán, các tài liệu quan

trọng… của doanh nghiệp.
• Bảo đảm độ tin cậy của các thơng tin
Thơng tin muốn nói ở đây chính là thơng tin kinh tế tài chính do bộ máy
kế tốn xử lý và tổng hợp. Thơng tin này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi đó

Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

7


là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Các
thơng tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác, tin
cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh ñầy ñủ, khách quan các nội dung
chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.
• Bảo đảm việc thực hiện các chế ñộ pháp lý
Hệ thống KSNB ñược thiết kế trong doanh nghiệp phải ñảm bảo các
quyết ñịnh và chế ñộ pháp lý liên quan ñến hoạt ñộng sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp ñược tuân thủ ñúng mức.
•

Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý

Các q trình kiểm sốt trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn
ngừa sự lặp lại khơng cần thiết các tác nghiệp – nguyên nhân gây ra sự lãng

phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh
nghiệp.
Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường ñánh giá kết quả hoạt
ñộng trong doanh nghiệp ñược thực hiện với cơ chế giám sát của Hệ thống
KSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, ñiều hành của bộ máy
quản lý doanh nghiệp.
Quan điểm của các kế tốn viên cơng chứng Mỹ (AICPA)
Theo Viện kế tốn viên cơng chứng (IACPA) (Mỹ), KSNB ñược ñịnh
nghĩa như sau:
“KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp
phối hợp ñược thừa nhận dùng trong kinh doanh ñể bảo vệ tài sản của tổ chức,
kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thơng tin kế tốn, thúc đẩy hiệu
quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra”. [19]
Theo quan niệm này thì hệ thống KSNB cũng có xu hướng thiên về
phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên đồn kế
tốn quốc tế.
Quan điểm của chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam (VSA)

Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

8


Theo VSA 400 Hệ thống KSNB ñược ñịnh nghĩa như sau “Hệ

thống

KSNB là các qui ñịnh và các thủ tục kiểm sốt do đơn vị được kiểm tốn xây
dựng và áp dụng nhằm ñảm bảo cho ñơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định
để kiểm tra, kiểm sốt, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo

cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài
sản của ñơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế
toán và các thủ tục kiểm soát”. [04]
HTKSNB thực chất là các hoạt ñộng, biện pháp, kế hoạch, quan điểm,
nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức ñể ñảm bảo
cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp
lý. Nói cách khác đây là tập hợp những việc mà công ty cần làm ñể có ñược
những ñiều muốn có và tránh ñược những ñiều muốn tránh. Hệ thống này
không ño ñếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân
viên, chính sách, hệ thống, phịng ban của cơng ty ñang vận hành ra sao và
nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó thì có khả năng hồn thành kế hoạch không.
Thiết lập một HTKSNB hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thốt
tài sản của cơng ty. [14]
Qua các ñịnh nghĩa ñã nêu cho thấy KSNB ñược phân biệt thành hai
dạng là kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý.
KSNB về kế toán là hệ thống các chế ñộ, thủ tục và các quy ñịnh mà
ban giám ñốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm tập trung vào các hệ
thống cung cấp số liệu cho việc ñưa ra quyết ñịnh như

hệ thống sổ sách kế

tốn, báo cáo tài chính cùng các phương tiện sử dụng để xác định, định lượng
phân loại thơng tin. Mục tiêu của KSNB về kế tốn là đảm bảo tin cậy, tính
xác thực và tồn vẹn của thơng tin tài chính và thơng tin nghiệp vụ nhằm đưa
ra các biện pháp bảo vệ tài sản và thẩm tra sự tồn tại của tài sản đó.
KSNB về quản lý là hệ thống các chế ñộ, thủ tục và các quy ñịnh mà
ban giám ñốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm:

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

9


- ðảm bảo sự tuân thủ của tổ chức ñối với các chính sách, kế hoạch, thủ tục
pháp luật và các quy định hiện hành, từ đó tránh các sai phạm do thiếu tuân thủ.
- ðề ra những chuẩn mực ñiều hành rõ ràng ñể ñịnh hướng việc sử
dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả.
- Xây dựng các mục tiêu và mục đích cho các hoạt động hoặc chương
trình, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm sốt và hướng tới các kết quả
hoạt động chương trình mong muốn. ðồng thời tìm ra những chính sách và
thủ tục tốt hơn, hồn thiện hơn và từ đó ñề ra những mục tiêu cao hơn.
Mục tiêu của hệ thống kiểm sốt quản lý bao gồm đảm bảo chắc chắn
rằng nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các cơng việc cần thiết mà họ phải thực
hiện để đạt được mục tiêu đó; thơng qua kết quả cơng việc ñến từng bộ phận
trong tổ chức; Hệ thống kiểm soát quản lý chú trọng vào việc ra quyết ñịnh
quản trị nội bộ và xúc tiến việc thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức.
ðể ñạt ñược các mục tiêu tổ chức, KSNB về quản lý phải phù hợp với cơ cấu
tổ chức của ñơn vị.
Nội dung chủ yếu của mỗi hoạt động kiểm sốt quản lý cũng tùy thuộc
vào loại hình hoạt động. Với hoạt động kinh doanh thì mục tiêu là lợi nhuận
nên kiểm sốt sẽ hướng tới việc xem xét hiệu quả của vốn, lao ñộng, tài
ngun. Với hoạt động sự nghiệp thì mục tiêu hoạt ñộng lại là thực hiện tốt
các nhiệm vụ về xã hội, về quản lý với chi phí hợp lý nên kiểm sốt thường
xem xét tính tn thủ và hiệu năng của quản lý. Kiểm soát quản lý phù hợp
với các loại kiểm sốt các hoạt động nhân sự, kiểm sốt tổ chức, kiểm soát
chất lượng kỹ thuật…
Kiểm soát kế toán và kiểm sốt quản lý có vai trị như nhau và ln hỗ
trợ cho nhau. Tuy nhiên, kiểm sốt kế tốn có ảnh hưởng trực tiếp đến tính
chính xác của thơng tin kế tốn hơn là kiểm sốt quản lý. Kiểm soát quản lý
gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là ñiểm xuất

phát để thành lập kiểm sốt kế tốn.

Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

10


2.2. Cơ cấu của hệ thống kiểm soát nội bộ
ðể cơng tác quản lý của tổ chức có hiệu quả thì tổ chức cần phải
thường xuyên xậy dựng và củng cố HTKSNB với ba yếu tố chính

Mơi

trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn, các thủ tục kiểm sốt.
Sơ đồ 2. 3 Cơ cấu của hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB

Mơi
trường
kiểm sốt
Nguồn

Hệ thống
kế toán

Thủ tục
kiểm soát

Phạm Thị Mỹ Dung (2010) Bài giảng hệ thống KSNB cho CH.

QTKD
2.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên
ngồi đơn vị có tính mơi trường tác ñộng ñến việc thiết kế và vận hành của
các q trình KSNB.
Mơi trường kiểm sốt của HTKSNB gồm bẩy yếu tố sau
Sơ đồ 2. 4 Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt

ðặc
thù
quản
lý

Cơ
cấu tổ
chức

Cơ
chế
hoạt
động
kiểm
sốt

Chính
sách
nhân
sự

Cơng
tác kế
hoạch

Kiểm
tốn
nội
bộ

Các
nhân
tố bên
ngồi

Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội - Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..

11