SKKN một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường mầm non

A. ĐẶT VẤN ĐỀ:
Trong suốt thời gian dài làm công tác văn thư và lưu trữ. Bản thân tôi
nhận thức rằng: “ Nếu đã nhận một công việc nào đó phù hợp với chuyên môn
hay chưa phù hợp với chuyên môn; mà nếu bản thân mình biết khắc phục, vượt
khó thì công việc nào dù lớn hay nhỏ thì cũng mang lại hiệu quả cao. Vì vậy, khi
được phân công phụ trách công tác văn thư lưu trữ bản thân tôi lúc đầu rất bơ
ngơ nhưng được sự quan tâm hỗ trợ của lãnh đạo nhà trường và sự giúp đơ của
tập thể nhà trường nên tôi tự tin hơn.
Công tác văn thư lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà
trường nhằm lưu trữ, sắp xếp khoa học các loại hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu
cầu khai thác, sử dụng, lưu trữ bao gồm các việc bảo quản, sắp xếp và tổ chức sử
dụng tài liệu trong thời gian hình thành hoạt động của đơn vị; nó còn thu thập
các tài liệu văn bản của các cấp, các ngành có liên quan đến hoạt động của nhà
trường, công tác văn thư lưu trữ phải bảo đảm thông tin chính xác bằng văn bản
và cập nhật kịp thời, chính xác số liệu, tài liệu cho cấp trên khi báo cáo.
Nhà trường cần có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công
tác văn thư lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác
văn thư lưu trữ tại nhà trường đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu
lực, hiệu quả quản lý của nhà trường, không mất nhiều thời gian, đáp ứng được
những yêu cầu cao trong công việc của người soạn thảo.
Vì thế, qua 06 năm làm công tác văn thư và lưu trữ bản thân tôi không
ngừng học hỏi ở thầy cô đã đi trước và học hỏi ở đồng nghiệp, học qua báo chí,
1


… để đúc kết kinh nghiệm nên tôi chọn viết sáng kiến kinh nghiệm “ Một số
biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường Mầm non”.
B. NỘI DUNG VẤN ĐỀ:
I. Thực trạng vấn đề:
1. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ:
- Những năm trước đây nhiều trường mầm non ở vùng sâu, vùng xa nói

chung. Trường Mầm non Hương Sen nói riêng công tác lưu trữ và bảo quản
công văn đi công văn đến còn lỏng lẻo chưa nhận thức được tầm quan trọng của
công tác văn thư nên hầu hết các trường đều bố trí cán bộ làm công tác này còn
chậm. Do yêu cầu đổi mới về nhiều mặt trong hoạt động hành chính cũng như
trong giáo dục. Nên từ đó các loại văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, thông tư, văn bản
chuyên môn ngày càng nhiều.
- Nên các năm gần đây nhận thức được việc phải cần có một cán bộ văn
thư phụ trách bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách… Một
cách ngăn nắp và có khoa học. Nên hầu hết các trường đều có bố trí cán bộ làm
công tác này nhưng nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư chưa nhận thức
được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn làm
việc chưa khoa học và chưa được ngăn nắp gọn gàng. Bản thân tôi được rút ra
những thuận lợi và khó khăn như sau:
2. Đặc điểm tình hình:

2


- Trường Mầm non Hương Sen được đặt tại ấp 19, xã Phong Thạnh, Thị
xã Giá Rai, tỉnh Bạc Liêu, là trường vùng sâu của Thị xã Giá Rai. Gồm có 01
điểm trung tâm và 02 điểm lẻ được đặt tại ấp 19A và ấp 23.
- Tổng số Cán bộ, giáo viên, nhân viên: 28/26 nữ. Trong đó: Ban giám
hiệu: 3/3 nữ, giáo viên: 18/18 nữ, Nhân viên: 7/5 nữ.
- Cơ sở vật chất: Có 10 phòng học phục vụ công tác giảng dạy và 11
phòng chức năng phục vụ các mặt hoạt động của nhà trường
a. Thuận lợi:
- Được sự quan tâm của lãnh đạo phòng GD và ĐT thị xã Giá Rai; Đảng
ủy, Ủy ban nhân dân xã Phong Thạnh. Sự chỉ đạo, quan tâm sâu sát của Ban
giám hiệu nhà trường và sự phối hợp chặt chẽ, đoàn kết của cán bộ, giáo viên,
nhân viên nhà trường.

- Cơ sở vật chất khang trang, đảm bảo trang thiết bị phục vụ công tác văn
thư lưu trữ nhằm nâng cao công tác chăm sóc giáo dục trẻ tại nhà trường.
- Bản thân được đào tạo chính quy công tác văn thư lưu trữ, việc thực hiện
nhiệm vụ được thuận lợi đúng với chuyên môn, nhưng bênh cạnh đó cũng có
gặp mợt sớ khó khăn.
b. Khó khăn:
- Tuy trường có bố trí cán bộ văn thư làm công tác văn thư, nhưng trong
công việc hàng ngày còn nhiều bề bộn, việc tiếp nhận các văn bản (công văn
đến) cũng như báo cáo… (công văn đi) còn chưa khoa học, khó cho việc tìm
kiếm khi cần, có khi bị thất lạc, bị mất…
3


- Cơ sở vật chất tuy có đảm bảo nhưng vẫn chưa đáp ứng nhu cầu thực tế
công tác văn thư hiện nay.
II. Các giải pháp thực hiện:
- Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác 06 năm tại nhà
trường tôi nhận thấy, để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi
người làm mãn công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc
về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi,
nhiệm vụ và chức năng của đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật.
Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt
công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho
việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong đơn vị được chặt chẽ. Góp
phần tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm ra văn bản và trang
thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. Góp phần giữ gìn
những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan mình nhằm để phục vụ cho
việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và
sử dụng lâu dài.

- Để nâng cao được hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, người làm công tác
văn thư phải cần nắm vững nội dung:
+ Nhận và vào sổ công văn đến.
+ Nghiên cứu theo dõi việc giải quyết công văn đến
+ Nghiên cứu và dự thảo công văn.
4


+ Thủ trưởng sửa chữa và duyệt.
+ Đánh máy công văn.
+ Thủ trưởng xem lại, ký tên và đóng dấu.
+ Vào sổ và gửi công văn đi.
+ Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu.
+ Làm các loại biên bản.
+ Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ.
1. Giải pháp lưu trữ hồ sơ:
- Có nhiều giải pháp lưu trữ hồ sơ khác nhau như: Lưu trữ theo vần, lưu
theo số, sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian, sắp xếp hồ sơ theo chủ đề …
- Bản thân tôi chọn cách lưu trữ hồ sơ theo “số và theo thời gian”, phương
pháp này nhằm để phân loại hồ sơ thuận tiện, đặc biệt là các tài liệu được đánh
số dễ dàng tìm tài liệu và có sổ theo dõi số đến và số đi.
- Đối với lưu trữ văn bản đến được lưu trữ theo số và thời gian như sau:
+ Số đến được tính bắt đầu từ ngày 01/01 hằng năm theo năm dương lịch
và bắt đầu từ số 01 (đối với số 1 đến số 9 thì phải có số 0 đứng trước nhằm để
hạn chế sai lệch người khác có thể viết thêm vào)
Ví dụ: đánh mã số đến của văn bản đến:

5

Ví dụ: Sổ lưu văn bản đến có số đến:
Nơi

Số kí

Ngày,

Trích yếu

Người

Ghi
chú

Ngày

Số

gởi

hiệu

tháng

nội dung cơng

nhận cơng

đến

Đến

cơng

cơng văn

cơng

văn đến

văn

văn

văn

1

2

3

4

5

6

01/01/

01

Phòng

01/KH-

01/01/

Hướng dẫn thi Bùi

GDĐT

PGD-ĐT

2020

đua khen thưởng Hậu

2020

01/01/
2020

02

7

TX GR

năm học 2019 -

Phòng

02/KH-

01/01/

2020
Thực hiện nhiệm Bùi

GDĐT

PGDĐT

2020

vụ công tác tháng Hậu

6

8

Thái

Thái


TX GR

01/2020

2. Giải pháp sắp xếp hồ sơ khoa học
- Chọn tủ hồ sơ:

+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn
+ Dùng tủ hồ sơ để vào kệ đựng hồ sơ
+ Sử dụng những mẫu giấy ghi chú để dán lên hồ sơ làm ký hiệu của từng
loại hồ sơ giúp tìm dễ dàng hơn.
- Phân loại hồ sơ: Phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra,
sắp xếp. Nên phân loại theo chủ đề, theo nhóm,…
- Sắp xếp hồ sơ khoa học theo thời gian, theo vần (ABC), theo tính chất
công việc.
- Lập danh mục hồ sơ cụ thể, chính xác và phải được cập nhật thường
xuyên.
- Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần
truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị.
Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ
nhanh chóng.
3 Giải pháp theo dõi văn bản đến:
- Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng ký và
có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (người nhận…).Kiểm tra sơ bộ có phải
đúng công văn gởi cho đơn vị mình hay không và phân loại hồ sơ (ghi vào sổ).
Công văn đến có thể chia thành một số loại như sau: loại nguyên tắc, loại công
7


việc, loại tham khảo. Sau đó ghi công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác
định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho
việc tìm kiếm sau này được dễ dàng). Sau đó vào sổ công văn đến theo mẫu:

SỔ THEO DÕI CƠNG VĂN ĐẾN
Nơi gởi

Số kí

Ngày,

Trích yếu

Người

Ghi
chú

Ngày

Số

cơng

hiệu

tháng

nội dung

nhận cơng

đến

Đến

văn

cơng văn

công văn

công văn

văn

đến
1

2

3

4

5

6

7

8

1….

……….. ……….

………..

………..

………..

………..

……

2….

……….. ……….

………..

………..

………..

………..

……

4. Giải pháp tổ chức giải quyết công văn đi.

Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo…được nhà trường phát

hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi
đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
- Thủ trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành
và giải quyết công văn đi của nhà trường.
- Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể
thức và thủ tục.
- Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải
qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công
văn đi.
8


- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn
thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký
nhận vào sổ.
- Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường,
giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải
vào sổ để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặt thù có thể lập từng sổ riêng biệt để
quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,…
- Công văn đi phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo ra công văn.
- Sổ công văn được lập thành nhiều sổ và đánh số từ 1, mốc thời gian tính
theo năm học .
SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐI
Số và kí hiệu

Ngày tháng

Trích yếu .nội

Nơi nhận

Người

Ghi

cơng văn

cơng văn

dung công văn

công văn

nhận

chú

STT
1

2

3

4

5

6

7

1

……………..

………..

………………….

………..

………

…

2

……………..

………..

………………….

………..

………

…

III. Kết quả đạt được và bài học kinh nghiệm:
1. Kết quả đạt được:
Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm cán bộ văn thư của
trường Mầm Non Hương Sen từ năm 2015 đến nay tôi nhận thấy:
- Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn
nắp, tỉ mĩ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy không còn bở ngơ.
9


- Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận
lợi trong công việc hàng ngày.
- Giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học đúng thời gian quy
định.
- Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
2. Bài học kinh nghiệm:
- Để tạo được một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu
quả cao cho đơn vị. Đòi hỏi trước tiên bản thân của mỗi cán bộ văn thư phải
không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một
cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói
quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
- Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người
làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng
và chính xác…
IV. Khả năng ứng dụng:
- Được áp dụng cho công tác văn thư lưu trữ tại trường Mầm non Hương
Sen và cho các trường Mầm non khác trong thị xã.
C. KẾT LUẬN:
1. Kết quả ứng dụng:
- Trong thời công tác đến giờ luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân
công.

10


- Rèn luyện được tính chủ động, ngăn nấp, gòn gàn, có trách nhiệm trong
công việc.
- Các loại báo cáo về Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Giá Rai kịp thời,
đúng thời hạn, đúng thể thưc theo yêu cầu.
- Không thất thoát các loại hồ sơ.
2. Kết luận q trình nghiên cứu:
- Cơng tác văn thư lưu trữ phát huy được hiệu quả cao trong công tác
quản lý, ý thực được vài trò, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ.
- Thông qua những biện pháp cụ thể trên của đơn vị chúng tôi trong công
tác lưu trữ văn thư đạt được kết quả như: Hồ sơ được sắp xếp có trật tự, ngăn
nắp, có khoa học thẩm mỹ, dễ tìm kiếm.
- Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên
người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh
chóng, chính xác…
- Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỹ sắp xếp các loại văn bản một
cách ngăn nắp có khoa học nên từ năm 2015 đến nay trường Mầm non Hương
Sen luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Riêng bản thân tôi cũng luôn luôn hoàn
thành tốt nhiệm vụ được giao.
3. Đề xuất kiến nghị:
- Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh
đạo cần có chế độ hợp lý hơn.

11


- Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm

phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ phương tiện
vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một
tốt hơn.
- Cần mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng cho các trường
học tập về chuyên môn nghiệp vụ.
Trên đây là những kinh nghiệm của việc “Một số biện pháp nâng cao hiệu
quả công tác văn thư tại trường Mầm non” mà bản thân tôi tìm tòi suy nghĩ, đúc
kết trong 06 năm làm công tác Văn thư lưu trữ xây dựng nên. Rất mong sự đóng
góp ý kiến của Hội đồng.
Thành thật cám ơn!.

Phong Thạnh, ngày 26 tháng 5 năm 2020
XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG

NGƯỜI VIẾT

XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN,
GIẢI PHÁP TRƯỜNG

Bùi Thái Hậu

XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG

XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT

XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN,

DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP
12

GIẢI PHÁP PHÒNG GIÁO DỤC

THỊ XÃ

– ĐÀO TẠO

13