CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG mại

MỞ ĐẦU
Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hóa mạnh mẽ sang
cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước.
Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh tế, các
doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc còn tồn tại của cơ
chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế quản trị kinh doanh
phù hợp với cơ chế thị trường. Sau hơn mười năm đổi mới nền kinh tế, nước ta đã có
những thành tựu lớn tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất
nước. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải nắm vững
được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản
phẩm để đáp ứng nhu cầu thị hiếu đó.
Tuy nhiên khơng phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó địi hỏi
có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trường. Các doanh
nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến
tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng với vị trí
của nó. Trong khi mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều
kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm
tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt động bán hàng có được tốt hay
không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều
kiện tăng lợi nhuận.


CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG
DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.1 HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương
mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với doanh
nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng
bộ, đúng quy cách chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu củakhách hàng và kế

hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hồn tồn trái ngựơc với bán hàng.
Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ một
cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ
nhận hoặc đình hỗn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt.
Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm
hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực
hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm
tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu đáp
ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất.
Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây
là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng,
và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trường thì bán hàng là
khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo ra lượng hàng ban đầu để triển khai
toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở
đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt được lợi
nhuận. Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vi hay bị mắc sai
lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối
với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh.
Mua hàng có vai trị quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở
chỗ:


Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp
muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố đầu vào.
Các yếu tố đầu vào chính là hàng hố, ngun nhiên vật liệu của doanh nghiệp. Mua
hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hố trong tay từ đó bán ra thị trường. Với
chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua được

hàng hố với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp
ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình.
Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính
đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều
không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao
khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. Điều này thể hiện chi phí mua
hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi
phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp như chi phí đặt hàng, chi
phí vận chuyển ...) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá
bán cao. Trên thị trường hiện nay việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực chất là
cạnh tranh về giá. Cùng một loại sản phẩm doanh nghiệp nào có giá thấp hơn dù chỉ
rất ít song cũng đã thu hút được khách hàng về phía mình. Mà muốn có giá bán thấp
hơn thì doanh nghiệp phải mua được hàng tốt hơn với chi phí thấp hơn. Doanh
nghiệp muốn bán được hàng tốt thì phải bắt đầu từ việc mua tốt. Việc mua hàng tốt
của doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp chiếm lĩnh được thị trường.
Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu
của họ. Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải hàng kém chất
lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ khơng phù hợp, lỗi mốt thì
khách hàng sẽ khơng chấp nhận những sản phẩm đó. Mà khách hàng đã khơng chấp
nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh khơng đạt hiệu quả. Mục đích của
doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lịng về sản phẩm của
mình để thu hút khách hàng. Khách hàng là ngươì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản
phẩm của doanh nghiệp, là ngươì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay khơng.
Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi
nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh
doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy
nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hố, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu


quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy q

trình sản xuất, lưu thơng hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời
sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới.
1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thương
mại
1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
a) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu:
Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khi doanh
nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là
mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời
gian nhất định. Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh
nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét
lượng hàng thực tế của doanh nghiệp.
Lượng hàng thích hợp

Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
số vịng chu chuyển hàng hố dự kiến
một lần mua
Phương pháp này có ưu điểm sau :
=

+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được xác
định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lượng hàng
hố dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo.
+ Lượng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh
nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lượng hàng
hố dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo
quản, giữ gìn hàng hố và các chi phí khác. Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu
chuyển của vốn
+ Q trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp

tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi,
giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt ...) hay chiến tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu cịn có nhựơc điểm cần lưu ý :
Vì lượng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc nhập
hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ
thiếu hàng.


+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp khơng đựơc hưởng các ưu đãi mà
người bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trường khi
trên thị trường có cơn sốt về hàng hố mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục
tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu
được lợi nhuận “siêu ngạch ”.
+ Mua hàng theo lô lớn:
+ Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của
doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một
khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số
lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ
nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hố bằng với chi phí mua hàng .
Nếu ta gọi :
C - Tổng chi phí
C1 - Chi phí một lần mua hàng
C2
C

- Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian
- Số lượng đơn vị hàng hóa cần thiết trong một đơn vị thời gian Q
C - Số lượng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hố dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:

Q=

2*C1*D
C2

Cơng thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảo
quản là thấp nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lơ có những ưu điểm sau :
+ Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những
ưu đãi của các nhà cung cấp.
+ Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng
+ Có thể chớp được thời cơ nếu có những “cơn sốt” thị trường, do đó có thể thu
được lợi nhuận “siêu ngạch”.
Song nó cũng khơng tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là :
+ Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài
chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hố lớn.


+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá) cao.
b) Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua :
Những doanh nghiệp có quy mơ lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu
mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương pháp thu mua này có ưu điểm là tiết kiệm
được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng
về không bán được vì khơng phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.
Phân tán thu mua :
Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn và
nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phương pháp này là nắm chắc được nhu cầu,
thị trường mua và bán gắn liền nhau. Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao,

chi phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ :
Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít,
một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hố, sau đó phân phối lại cho
các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên
mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hố, chi
phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhưng cũng có nhược
điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn
chậm .
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua đến đâu thanh tốn đến đó (mua thanh tốn ngay) theo phương thức này thì
khi nhận được hàng hố do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên
bán
Mua giao hàng trước : sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh
nghiệp đã nhận được hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh tốn
lơ hàng đó .
Mua đặt tiền trước nhận hàng sau : sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hố với
nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lơ hàng hay
tồn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng
cho bên mua .


d) Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nước:Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp
được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đư-ợc sản xuất trong
nước.
Mua từ nước ngồi(nhập khẩu):Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ
nước ngồi về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước. Trong đó có hai hình
thức nhập khẩu:
+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó cơng ty đóng vai trò làm

trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hố và máy móc thiết bị từ
nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của các doanh nghiệp trong nước. Trong hoạt
động dịch vụ này công ty khơng cần phải sử dụng vốn của mình và được hưởng một
khoản gọi là phí uỷ thác.
+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó cơng ty thực hiện từ khâu
đầu đến khâu cuối tức là từ việc tìm hiểu thị trường để mua đến khi bán được hàng
và thu tiền về bằng vốn của chính mình. Với hình thức này cơng ty sẽ xem xét nguồn
hàng và tính tốn mọi chi phí phát sinh trong q trình nhập khẩu. Đồng thời cơng ty
cũng phải tính tốn giá thành thực tế khi hàng hoá được chuyển tới tay người mua để
từ đó biết được kết quả của việc nhập hàng
Cùng với cách thức phân loại như trên cịn có nhiều cách phân loại khác như:
phân loại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp hay gián
tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua
lẻ ... Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nh-ược điểm riêng nên các doanh
nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để
quyết định xem mình nên theo phương thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất.
1.1.2.2) Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp : doanh nghiệp nên lựa chọn cho
mình một số lợng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân
tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp.
Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít
thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục. Những
rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng : nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh
doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật


liệu, cơng nhân đình cơng, chiến tranh ,do những trục trặc trong q trình vận chuyển
hay do sự bất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi
nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “khơng bỏ tiền vào một túi ”. Ngồi ra nguyên tắc
này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh

nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp
này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh
nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra
những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh tốn để thu hút người mua về
phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số
các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối
quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau. Nhà
cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và
thường xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từ phía
nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí cịn được họ giúp đỡ
khi doanh nghiệp gặp khó khăn (được hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, được ưu
tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm ,...) và doanh nghiệp thường trở thành khách
hàng truyền thống của các nhà cung cấp. Ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp
đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
+ Quy tắc ln giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp : nếu người bán hàng
cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm
cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua hàng lại phải
làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hỗn nhu cầu đó một cách
có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là
giải một số bài tốn với vơ số ràng buộc khác nhau. Có những “ ràng buộc chặt ”
(điều kiện khơng thể nhân nhợng đ-ược) và có những “ ràng buộc lỏng ” (điều kiện
có thể nhân nhợng được). Trong khi đó các nhà cung cấp ln luôn đa ra những
thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh
tốn, các dịch vụ sau bán ...nếu khơng tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với
tư cách là người mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà
quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để
khơng trở thành nơ lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả

các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và
bắt người bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc người bán hàng thương lượng với mình
một cách chủ động với những điều kiện có lợi
+ Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp
với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi
cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng
kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp
để đạt được lợi ích của mình mà khơng quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ
gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt được sự thoả thuận) và thực hiện hợp
đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện được). Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích
khơng chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp được nhau và
cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp
cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều
đáng tiếc có thể xảy ra.
1.2 VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
THƯƠNG MẠI.
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương
mại.
+ Khái niệm:
Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại
nhằm thực hiện mục tiêu đề ra.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp : Quản trị mua hàng là q trình bằng các bước
cơng việc như xác định nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, thương
lượng và đặt hàng, kiểm tra việc giao nhận hàng hố.
Q trình mua hàng là q trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của
ai, với số lợng và gí cả như thế nào. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại
thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố
trong quản lí, cung ứng.
+ Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại:

Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị


mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an
toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất .
+ Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số lượng
và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn
kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải phù
hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do cơng
ty bán ra. Cơng ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng. Cuối cùng là đảm
bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc
trong khâu vận chuyển ...). Chẳng hạn như đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng
đang lên “cơn sốt ” mà theo đúng tính tốn của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào
thời điểm đó nhưng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được
lợi nhuận “siêu ngạch” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách
hàng do uy tín của họ bị giảm sút.
- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng mà
khách hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất,
lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hố có chất lư-ợng tối ưu chứ khơng
phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tối đa là mức chất lượng mà tại đó hàng hố
đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người bán hay người
sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. Cịn chất lượng tối đa là mức chất
lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra
sản phẩm, mức chất l-ượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu
nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu.
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi
cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ
cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng khơng chỉ thể hiện ở
giá bán mà cịn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu ...để chi

phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên khơng
phải lúc nào cũng thống nhất nhau được vì thông thường để đạt được cái này con
người sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn thường xảy ra
mâu thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại. Ngồi ra
mục tiêu mua hàng cịn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy
khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh


nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua
hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hồn
thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
+ Vai trò của quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện ở
chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua được hàng
thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số
lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua hàng được
phản ánh thơng qua việc phân tích các bước của q trình mua hàng đó là việc phân
tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây là quá trình phức tạp được lặp đi,
lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu
tố trong quản lí cung ứng như: đánh giá mơi trường chung hiện tại và tương lai; thực
trạng về cung cầu hàng hố đó trên thị trường; cu cấu thị trường của sản phẩm; giá cả
hiện hành và dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài
chính; lãi suất trong nước và ngồi; chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ
chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và
nói rộng ra là của doanh nghiệp.
1.2.2. Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng
phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công
tác quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến
quyết định mua, mua cái gì?, mua bao nhiêu?, mua của ai?, giá cả và các điều kiện

thanh toán như thế nào?... Một người tiêu dùng khi mua hàng cũng có quyết định như
vậy song quá trình mua hàng của doanh nghiệp bao gồm các khâu được đặt trong sự
lựa chọn lớn hơn ở góc độ của các nhà doanh nghiệp với nhau. Đây là một quá trình
phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết
quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng như đánh giá mơi trường chung,
hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trường cơ cấu thị
trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương mại, giá cả hiện hành và dự
báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển,
chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nước và ngồi nước, chi phí lưu


kho ... và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá trình mua hàng đ-ược tốt các nhà quản
trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng
Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp
Tìm và

Theo dõi

Xác định

lựa chọn

Thương

và thực

nhu cầu

nhà cung

lượng về

hiện giao

cấp

đặt hàng

hàng

Thỏa mãn
Không thoả mãn
Đánh giá kết quả mua hàng
A. XÁC ĐỊNH NHU CẦU MUA HÀNG:
Thực chất của giai đoạn này là trả lời câu hỏi doanh nghiệp mua cái gì, mua với
số lượng bao nhiêu và chất lượng như thế. Mua cái gì?
Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là thị trường cần. Để xác định xem mình cần
mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm
chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh
nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế
hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu
vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo
số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh
nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả.
Mua với số lượng bao nhiêu? Trên thực tế người ta thường dựa vào công thức
cân đối
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong đó :
M- Lượng hàng hố cần mua vào trong tồn bộ kì kinh doanh
B – Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì

D dk- Lượng hàng hố tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh


D ck – Lượng hàng hố dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh
tiếp theo.
Dhh: Định mức hao hụt (nếu có)
Từ cơng thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kì như sau:
M = B + D ck – D dk
Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng.
Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của
từng mặt hàng
Mua với chất lượng như hế nào? xác định theo nhu càu bán ra của doanh nghiệp.
Mua vào phụ thuộc vào nhu cầu bán ra của doanh nghiẹp cả về số lượng, chất lượng,
giá cả và cơ cấu.
- Yêu cầu về chất lượng:
+ Doanh gnhiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hoá mua vào.
+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ khơng phải mục tiêu chất
lượng tối đa.
+ Ngồi ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu mã,
thời gian để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an tồn.
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng tối
ưu mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù
hợp .
b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu trên
doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Tìm nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu đã xác định ở trên của doanh nghiệp và
việc tìm nhà cung cấp có thể được thực hiện thơng qua:
+ Thơng qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thơng qua hội chợ triển lãm.

+ Thông qua đơn thư chào hàng.
+ Thông qua hội nghị khách hàng.
- Lựa chọn nhà cung cấp:


Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo ngun tắc “
khơng nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các
nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá đ-ược khả năng
hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa
chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng
không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung
cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị.
Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm truyền
thống cho rằng phải thường xun chọn nhà cung cấp vì có như thế mớicó thể lựa
chọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ thường thay đổi
nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên tính tốn lựa chọn người cấp hàng,
tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng...
Có quan điểm hồn tồn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn ngư-ời cấp
hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp
lý...
Để xác định và lựa chọn nhà cấp hàng phải có số liệu về số lượng người, giá cả,
chất lượng, chủng loại, điều kiện thanh toán, hình thức tiền tệ thanh tốn, giảm giá...
của từng người cung cấp cụ thể đồng thời phải thu thập, phân tích các số liệu về
qng đờng, phương thức thanh tốn và phương tiện vận chuyển, hệ thống kho tàng,
phương thức kiểm tra, giao nhận hàng hố ...
Ngồi ra cần phải xem xét về kỹ thuật của nguyên vật liệu cung ứng, tuổi thọ của
nguyên vật liệu, sự tin cậy đối với ngời cấp hàng, tính rõ ràng minh bạch của người
cung cấp ... từ đấy tìm kiếm nhà cung cấp tối ưu.
Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp đã sẵn có trên thị trường và
người cung cấp mới xuất hiện.

Những người cung cấp mới xuất hiện thường tự tìm đến giới thiệu xin được cung
cấp hàng hố mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đường tìm đến của nhà cung
cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung
cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi
thầu ...


Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những
người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình. Các nguyên tắc
lựa chọn được đặt ra cân nhắc là:
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng
mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở
thành khách hàng truyền thống... nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp
gặp rắc rối khơng có đủ hàng hoặc khơng có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong
trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép
giá...
+ Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được
độ rủi ro, tránh được sự ép giá ... nhưng lại có hạn chế là khơng được giảm giá do
mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và
chất lượng không cao ... các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà
quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức là
những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm các
nhà cung cấp mới hay khơng cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp
cịn làm cho chúng ta hài lịng thì cịn tiếp tục mua hàng của họ
+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của
doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải
tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp.
- Phương pháp lựa chọn:
Xây dựng hàng loạt các tiêu chuẩn và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để

có quyết định lựa chọn.
Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các
tiêu thức khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng.
Các tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung cấp.
+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp (so với các nhà cung cấp khác)
+ Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp (xét về quy mơ)
+ Các điều kiện có liên quan đến mua hàng(điều kiện thanh toán, điều kiện vận
chuyển, thời gian, điều kiẹn giao hàng.)
+ Giá cả của hàng hoá.


+ Chất lượng hàn hoá, nhãn hiệu, mẫu mã, bao bì.
Sự đánh giá được thực hiện bằng các tiêu chuẩn theo thứ tự ưu tiên mà doanh
nghiệp quy định, phương pháp này còn được dùng để đánh giá thường xuyên nhà
cung cấp hiện tại của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng, vị trí của nó trên
thang sản phẩm mà doanh nghiệp quyết định có phải lựa chọn kĩ các nhà cung cấp
hay không, ở mức độ nào. Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất doanh nghiệp
nên tiến hành thương lượng và đặt hàng.
c. Thương lượng và đặt hàng.
Sau khi đã có trong tay nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành thương lượng và
đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp.
Thương lượng giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp thực chất là việc giải bài
toán mua hàng với các hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc
bằng cac ràng buộc chặt và các ràng buộc lỏng, những ràng buộc này liên quan đến
mẫu mã, chủng loại, chất lượng, giá cả…
Trong đó, thương luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua
hàng. các vấn đề liên quan đến quá trình thương lượng bao gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lượng, phương
tiện và phương pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biến

động
- Xác định phương thức thanh tốn ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và
xác định thời hạn thanh toán.
Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựa
chọn những nhân viên có trình độ chun mơn cao, khả năng giao tiếp tốt. Có như
vậy, doanh nghiệp mới đạt được các mục đích của mình trong đàm phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận,
doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là cơ
sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để
đưa ra trọng tài kinh tế.
- Doanh nghiệp có thể tién hành đặt hàng bằng các hình thức như: + Kí kết hợp
đồng mua bán : nội dung của hợp đồng bao gồm. Tên, địa chỉ của các bên mua- bán
hoặc người đại diện cho các bên. Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.


Đơn giá và phương định giá. Phương pháp và điều kiện giao nhận. Điều kiện vận
chuyển.
Phương thức và điều kiện thanh tốn(thời hạn thanh tốn, hình thức và phương
thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có)
+ Gửi đơn đặt hàng(đứng ten người mua) đây là hợp đồng mang tình pháp lí thấp
hơn hợp đồng kí kết mua bán.
+ Hoá đơn bán hàng(đứng tên người bán) đây là hợp địng mà tính pháp lí là thấp
nhất.
d. Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc,
thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến
chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn q
trình lưu thơng. Cần giám sát, theo dõi tồn bộ q trình giao hàng xem bên cung cấp
có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng khơng. Cụ thể :
+ Hàng hố nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận : làm tốt khâu này hay không sẽ

ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn
chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của
cơng ty .
+ Kiểm tra số lượng : căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra
kiện hàng, kiểm kê số lượng. Nếu khơng có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng .
+ Kiểm tra chất lượng : căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên
hàng hoá, mẫu mã, chất lượng. Nếu phát hiện hàng hố và đơn hàng khơng phù hợp
như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo
ngay cho người cung cấp .
Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vào biên bản
nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho người cung cấp,
đến đây quá trình thu mua kết thúc .
e) Đánh giá kết quả thu mua:
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết
quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được
xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu
bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể xảy ra hai trường hợp :


+ Nhà quản trị phải lập kế hoạch mua hàng một cách chi tiết, chính xác để q
trình mua hàng được thực hiện dễ dàng, không bị nhầm lẫn. Xác định chính xác số
lượng, chủng loại, giá cả hàng hố và nhà cung cấp hàng hoá cần mua. Lên kế hoạch
chi tiết cho việc dự trữ như: chuẩn bị kho tàng, chi phí và lượng hàng hố dự trữ.
+ Nhà quản trị mua hàng phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng diễn ra theo
đúng kế hoạch, mục tiêu đã xác định một cách chủ động, đảm bảo nguồn hàng ổn
định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng hố phục vụ cho hoạt động
kinh doanh của mình. Từ đó có thể thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
+ Nhà quản trị phải ln tìm kiếm, tạo ra nguồn hàng tốt nhất để đảm bảo cung
cấp cho quá trình kinh doanh được tiến hành một cách thường xuyên liên tục và
không ngừng nâng cao chất lượng nguồn hàng.

+ Quản lí tốt nguồn hàng tạo nên sự am hiểu và vận dụng một cách có khoa học
các hình thức, phương thức mua hàng sao cho phù hợp với từng loại hàng, với nguồn
lực của doanh nghiệp.
+ Tăng cường cơng tác quản lí kho hàng, bảo quản tốt hàng hố tránh tình trạng
hàng hố bị thất thốt, giảm tỷ lệ hao hụt hàng hoá. Xây dựng những kho chuyên
dùng cho từng loại hàng hoá.
Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ các nhà quản trị.
Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lượng mua hàng bằng cách thông qua đào
tạo và đãi ngộ nhân sự. Cần phải đầu tư cơ sở vật chất, kho tàng, bến bãi một cách có
khoa học sao cho phù hợp với ngành hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh


CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA
HÀNG TẠI SIÊU THỊ COOPMART QUẢNG BÌNH.
2.1 VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ SIÊU THỊ COOPMART QUẢNG BÌNH
2.1.1 Q trình hình thành và phát triển của cơng ty:
Siêu thị Co.opmart Quảng Bình là thành viên thứ 81 của hệ thống siêu thị
Co.opmart phân bố rộng khắp cả nước, được xây dựng hiện đại với vốn đầu tư gần 125
tỷ đồng, diện tích sử dụng gần 6.000 m2, khu tự chọn kinh doanh hơn 30.000 măt hàng
bao gồm thực phẩm tươi sống, thực phẩm cơng nghệ, hóa phẩm, may mặc, đồ dùng gia
đình. Cùng với hệ thống Co.opmart cả nước, Co.opmart Quảng Bình sẽ là điểm bán
hàng bình ổn giá phục vụ cho người dân tỉnh Quảng Bình. Với cơ cấu hàng Việt hơn
90%, Co.opmart sẽ tạo thêm lợi nhuận trong việc quảng bá hàng Việt đến người tiêu
dùng, thiết thực hưởng ứng Cuộc vận động “Người Việt Nam ưu tiên dùng hàng Việt
Nam”. Đặc biệt, Siêu thị Co.opmart được đưa vào hoạt động dịp cuối năm và tổ chức
khuyến mãi lớn nhằm thiết thực phục vụ nhu cầu mua sắm Tết an toàn, đầy đủ, tiết
kiệm của người dân thành phố Đồng Hới và các khu vực lân cận. Bên cạnh đó, Siêu thị
Co.opmart sẽ góp phần phát triển hoạt động thương mại bán lẻ, mở rộng thị trường
hàng hóa, dịch vụ và là cầu nối đưa các sản phẩm hàng hóa được sản xuất tại Quảng
Bình đến gần hơn với khách hàng cả nước thông qua thành viên Co.opmart khác phân

bố khắp các tỉnh thành từ Bắc đến Nam.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty .
Đặc điểm về phương thức và hình thức bán hàng.
Siêu thị kinh doanh nhiều loại mặt hàng khác nhau đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của
cá nhân và các tổ chức kinh tế xã hội trong khu vực thành phố Đồng Hới. Nếu siêu thị
kinh doanh đươc thị trường chấp nhận thì siêu thị sẽ tồn tại và có điều kiện thúc đẩy
hơn nữa hoạt động kinh doanh của mình và ngược lại thì siêu thị sẽ khơng thể đứng
vững hơn trên thị trường, cuối cùng sẽ bị đào thải. Nhận thức được điều này, ban lãnh
đạo siêu thị đã rất chú trọng đến thị trường tiêu thụ của mình, hoạt động kinh doanh
của siêu thị đều hướng vào thị trường, siêu thị khơng chỉ kinh doanh những gì mà
mình thích, mà đã đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh trên cơ sở nhu cầu của người tiêu
thụ.
Đặc điểm về địa điểm kinh doanh.


Siêu thị có một vị trí hết sức thuận lợi, nằm ở hai mặt tiền của khu đơ thị phía Bắc
đường Lê Lợi, phường Đồng Phú, thành phố Đồng Hới.Vị trí này đã tạo điều kiện hết
sức thuận lợi cho việc kinh doanh của siêu thị.
Đặc điểm về thị trường
Đây là điều kiện thuận lợi cho siêu thị nói riêng và các doanh nghiệp hoạt động
trên địa bàn TP.Đồng Hới nói chung đó là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội
của Quảng Bình, là địa phương có tốc độ phát triển cao với tốc độ tăng trưởng bình
quân đạt gần 10%/ năm. Thu nhập của người dân Đồng Hới cũng cao điều này rất
quan trọng bởi nó sẽ làm tăng đáng kể sức cạnh tranh của thị trường, sức tiêu thụ của
hàng hóa. Mặt khác, các yếu tố khác như: lạm phát, thất nghiệp, sự phát triển của các
hoạt động kinh tế đối ngoại, ...ở mức lí tưởng tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động
thương mại.
Phải nói rằng, siêu thị đang hoạt động trong một môi trường kinh tế đầy thuận lợi
hơn hẳn các địa phương khác. Tuy nhiên, nền kinh tế đầy phát triển đó đã đem lại cho
siêu thị khơng ít khó khăn nhất định. Do sức mua của thị trường lớn, khả năng thanh

toán của người tiêu dùng cao nên siêu thị ln phải tìm kiếm những nguồn cung ứng
có chất lượng cao phong phú đồng thời siêu thị luôn gặp căn bệnh muôn thưở thiếu
vốn kinh doanh, đặc biệt là vốn lưu động.
Ngồi ra, siêu thị cịn phải đối mặt với những hoạt động kinh doanh không lành
mạnh như: các hoạt động buôn lậu trốn thuế, kinh doanh hàng giả...
Đặc điểm về vốn
Trong đó :
Vốn cố định: 20.000.000.000VNĐ
Vốn lưu động: 30.000.000.000VNĐ
So với thực tế kinh doanh thì đây là số vốn lớn
Đặc điểm về lao động:
Hiện nay, siêu thị có 155 lao động. Siêu thị lao động nữ chiếm tỉ lệ rất cao 83,5%
do đặc thù hoạt động mang tính chất thương mại, dịch vụ của siêu thị hoạt động bán
hàng đòi hỏi sự khéo léo, mềm mỏng. Lao động nam nằm chủ yếu ở bộ phận bảo vệ,
kho vận, khai thác hàng. Số lao động có trình độ đại học là 49 người chiếm 31,61%; số
lao động có trình độ trung cấp là 81 người, chiếm tỉ lệ 52,26%. Số lao động trung cấp
là 18 người, chiếm 11.61%. Còn lại là chưa qua đào tạo.


Về trình độ chính trị, số Đảng viên là 36 người chiếm 23,2%, trung cấp chính trị là
12 người. Siêu thị thành lập từ rất lâu đời, nên đội ngũ lao động hoạt dộng từ thời bao
cấp còn khá lớn do vậy đội ngũ lao động đang bị già hóa cụ thể số lao động dưới 30
tuổi là 32 người chiếm tỉ lệ 20,64% và từ 30 đến trên 50 tuổi là 123 người ,chiếm tỉ lệ
79,35%. Như vậy số lao động của siêu thị đang bị già hóa, số lao động đứng tuổi là
khá lớn với tuổi trung bìnhlà 38 - 40 tuổi.
Hàng năm, lượng sinh viên các trường trung cấp và đại học đến siêu thị thực tập
khá đông, đặc biệt là vào các dịp trước Tết. Những sinh viên này đã đáp ứng khá lớn
cho siêu thị về bộ phận lao động mềm, lao động thời vụ. Hơn nữa, lao động này lại rất
trẻ, có sức khỏe, nhiệt tình nên đã tiết kiệm chi phí tiền cơng không nhỏ cho siêu thị.
Đây là lượng lao động không chính thức chiếm tỉ trọng lớn làm gia tăng đáng kể số lao

động của siêu thị nhưng đều là lao động ngắn hạn.
Nhìn chung, siêu thị rất chú trọng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho
đội ngũ nhân viên. Siêu thị thường xuyên mở các lớp bồidưỡng nghiệp vụ tổ chức đào
tạo và đào tạo lại cho CBCNV toàn siêu thị.
2.1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm qua (2016,
2017, 2018)
Tổng doanh thu bán hàng của công ty đều tăng trong 3 năm. Năm 2018 tỷ lệ doanh
thu tăng 18.07% tương ứng với số tiền tăng là 6883065 nghìn đồng. Tỷ lệ tăng của
doanh thu năm 2018 so với năm 2017 tăng lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu năm 2017
so với năm 2016 điều này ghi nhận hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty trong
thời gian qua.
Doanh thu thuần của công ty năm 2017 cũng tăng lên so với năm 2016là 15.92%
Năm 2018 tỷ lệ tăng của doanh thu thuần là 17.92% nhưng nhỏ hơn tỷ lệ tăng của các
khoản giảm trừ chứng tỏ doanh thu thuần tăng chủ yếu là do doanh thu tăng. Siêu thị
cần quan tâm hơn nữa đến cơng tác quản lí các khoản giảm trừ đặc biệt là trong trường
hợp hàng bán bị trả lại.
Lãi gộp của công ty năm 2017 sovới năm 2016 tăng 721675 nghìn đồng tưung ứng
với tỷ lệ tăng là 21.84%. Điều này là do trong năm 2017 siêu thị đã chú trọng đến tìm
kiếm nguồn hàng do đó siêu thị mua được hàng với giá rẻ. Năm 2018 tỷ lệ tăng của lợi
nhuận gộp là 21.23% lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu.


Tỷ lệ lãi gộp trên doanh thu thuần của siêu thị trong 3 năm đều tăng lên với tỷ lệ
tương ứng là 10.12%, 10.63%, 10.94% điều này được đáng giá là tốt.
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty năm 2017 giảm so với năm 2016
là 1.14% do chi phí kinh doanh của cơng ty cịn cao, năm 2017 chi phí kinh doanh của
cơng ty so với năm 2016 tăng 23.95% làm cho tỷ suất chi phí trên doanh thu thuần của
công ty năm 2017 so với năm 2016 là khá cao chiếm 10.12%. Sang năm 2018 lợi
nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty đã tăng 38.3% so với năm 2017với chi phí
kinh doanh cũng tăng 20.08% nhỏ hơn tốc độ tăng của lưọi nhuận từ hoạt động kinh

doanh. Điều này được đánh giá là tốt vì quy mơ của doanh nghiệp đã được mở rộng và
doanh nghiệp làm ăn có lãi.
Cùng với sự tăng giảm của lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh thì thuế thu nhập
của doanh nghiệp cũng có sự biến động tương ứng. Năm 2017 thuế thu nhập giảm so
với năm 2016 là 1.14% sang năm 2018 thuế thu nhập của doanh nghiệp tăng lên
38.3%
Lợi nhuận sau thuế của siêu thị năm 2017 cũng giảm so với năm 2016 là 1.14%
Năm 2018 siêu thị đã tìm ra các giải pháp nhằm ngăn chặn tình trạng giảm xuống của
lợi nhuận.
2.2. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH VÀ KẾT QUẢ MUA HÀNG
CỦA SIÊU THỊ COOMPART.
2.2.1. Tình hình mua hàng của siêu thị theo các mặt hàng chủ yếu
Năm 2018 doanh số mua vào tăng so với năm 2016 tương ứng với tỷ lệ tăng là
15.25%. Năm 2018 tỷ lệ tăng doanh số mua vào là 17.25% . Như vậy có thể đánh giá
được rằng doanh nghiệp đã không ngừng tăng quy mô kinh doanh, đầu vào tăng lên
chứng tỏ đầu ra cũng tăng do công ty luôn tổ chức mua hàng dựa trên kế hoạch, kế
hoạch lại dựa trên dự đoán nhu cầu, nên số lượng hàng hóa mua vào tăng lên được
đánh giá là hợp lí so với kế hoạch bán ra.
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu mặt hàng
lương thực, thực phẩm và hàng tiêu dùng trong đó mặt hàng lương thực, thực phẩm
chiếm tỷ trọng cao nhất, chiếm gần một nửa so với tổng doanh số mua vào của siêu
thị. Sau lương thực, thực phẩm hàng gia dụng chiếm tỷ trọng lớn thứ hai chiếm khoảng
gần 20% trong tổng trị giá mua vào của siêu thị.
Đi sâu vào từng mặt hàng ta thấy:


Mặt hàng lương thực, thực phẩm qua 3 năm đều có tỷ trọng và tỷ lệ tăng. Năm
2018 tỷ trọng và tỷ lệ tăng lên đều thấp hơn so với sự tăng lên của năm 2017 sự tăng
lên tương ứng là 1.12% và 20.31%. Nhìn chung sự tăng lên này báo hiệu dấu hiệu tốt
vì đây là mặt hàng chủ lực của siêu thị.

Đồ hộp đông lạnh chiếm tỷ trọng cao nhất trong ngành hàng này và có tốc độ tăng
lên rất cao. Đây là mặt hàng chủ yếu làm cho ngành hàng lương thực, thực phẩm này
tăng lên. Năm 2018 tỷ lệ này tăng lên 28.15% so với năm 2017. Ngoài ra trong ngành
hàng này các mặt hàng khác chiếm tỷ trọng tăng, giảm thất thường, không ổn định
như: Bánh kẹo đường sữa, lương thực và các loại khác. Đây là mặt hàng có sức cạnh
tranh lớn trên thị trường.
Mặt hàng bánh kẹo, đường sữa chiếm tỷ trọng khá lớn và tăng giảm cũng thất
thường. Năm 2017 chiếm tỷ trọng khá cao 10.72% tăng lên 1.4% so với năm 2016
nhưng sang đến năm 2018 tỷ lệ cũng giảm xuống 13.94% Đối với mặt hàng lương
thực, thực phẩm. Đây cũng là mặt hàng chiếm tỷ trọng khá lớn và có nhiều biến động
thất thường. Năm 2016 chiếm tỷ trọng 10.75% nhưng sang năm 2017 tỷ trọng này
giảm xuống còn 8.84% và sang năm 2018 tỷ trọng tăng lên 12.85%. Năm 2018 đánh
dấu mặt hàng này kinh doanh rất hiệu quả .
Đồ gia dụng có tỷ trọng khá cao, đứng thứ hai trong các măt hàng của công ty
chứng tỏ sự tăng giảm của mặt hàng này cũng có ảnh hưởng lớn đến sự tăng giảm của
tỷ trọng hàng mua vào của toàn siêu thị. Năm 2018 mặc dù tỷ trọng giảm xuống so với
năm 2017 là 1.62% nhưng tỷ lệ mau vào vẫn tăng lên 7.88% theo sự tăng lên của tổng
trị giá hàng mua vào toàn siêu thị.
Các mặt hàng văn phịng phẩm chiếm tỷ trọng khơng nhỏ 4.21% năm 2016 và tăng
lên 0.5% năm 2017 so với năm 2016 nhưng lại giảm xuống 0.58% vào năm 2018 so
với năm 2017.
Trong các mặt hàng trên thì hàng may mặc trong cả ba năm đều có sự giảm mạnh
về cả tỷ trọng lẫn tỷ lệ. Năm 2017 tỷ trọng giảm rất nhiều 4.02% . Sang năm 2018
cơng ty đã có sự điều chỉnh kịp thời làm cho tỷ trọng tuy vẫn giảm nhưng giảm ít 0.5%
so với năm 2017 và tỷ lệ tăng lên 10.75% so với 2017.
Nhìn lại phân tích tình hình mua hàng của siêu thị qua các mặt hàng chủ yếu ta
thấy rằng năm qua là năm có nhiều biến động trong cơng tác mua hàng. Có nhiều mặt


hàng tăng nhanh về số lượng nhưng cũng có nhiều mặt hàng do nhiều yếu tố tác động

làm cho số lượng hàng mua vào qua các năm có xu hướng giảm.
2.2.2. Tình hình mua hàng của cơng ty theo nguồn hàng .
Đối với doanh nghiệp thương mại hàng hóa mua vào thường được mua từ nhiều
nguồn khác nhau. Để đạt được hiệu quả cảo trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp
phải tiến hành phân tích tình hình mua hàng theo từng nguồn hàng để thấy được sự
biến động tăng, giảm từ đó tìm ra những ưu điểm, lợi thế cũng như những điểm tồn tại,
vướng mắc trong những nguồn hàng mua, làm cơ sở cho những căn cứ cho việc lựa
chọn nguồn cung cấp có lợi, mang lại hiệu quả kinh doanh.
Hàng trong nước chiếm tỷ trọng và doanh số mua rất cao. Mặc dù sang năm 2017
tỷ trọng có giảm xuống 0.37% nhưng doanh số mua vào vẫn tăng lên tương ứng với tỷ
lệ tăng 14.77%. Sang năm 2018 tỷ trọng tăng 0.26% tương ứng với tỷ lệ tăng là
17.86%. Cụ thể:
- Siêu thị mua hàng từ rất nhiều nhà cung cấp khác nhau nhưng siêu thị chiếm tỷ
trọng lớn nhất là hãng Unilever. Riêng hãng này chiếm 10.32% tỷ trọng của toàn siêu
thị. Và tỷ trọng của hãng này cũng tăng lên qua các năm. Sang năm 2018 tỷ trọng này
tiếp tục tăng lên 0.26% tương ứng với tỷ lệ tăng là 40.32%.
- Ngồi hãng Unilever thì cơng ty LTTP Vissan và công ty đồ hộp Hạ Long cũng
có tỷ trọng tăng qua các năm. Năm 2018 tỷ trọng này tăng lên lớn hơn so với sự tăng
lên của năm trước. Năm 2018 ở công ty Vissan tỷ trọng tăng 1.09% tương ứng với tỷ
lệ tăng là 35.46% cịn ở cơng ty đồ hộp Hạ Long thì tỷ trọng tăng lên 0.98% với tỷ lệ
tăng là 31.51%.
- Các công ty khác chiếm tỷ trọng khá lớn, lớn chiếm 39% năm 2016 và có xu
hướng giảm dần xuống cịn 35.87% năm 2018.
Đối với các mặt hàng mua từ nước ngoài mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ so với tổng trị
giá hàng mua vào nhưng cũng có xu hướng tăng. Tỷ trọng năm 2017 tăng lên 0.37%
so với năm 2016 tương ứng với tỷ lệ tăng là 19.17%. Mặc dù năm 2018 tỷ trọng có
giảm xuống 0.26% nhưng tỷ lệ doanh số mua vào vẫn tăng lên 14.80%. Trong đó hàng
mua từ Thái Lan chiếm tỷ trọng nhiều nhất và tăng giảm qua các năm. Năm 2018 tỷ
trọng này tăng lên 0.18% tương ứng với tỷ lệ tăng 24.59%. Các cơng ty khác đều có tỷ
lệ mua vào tăng giảm qua các năm chứng tỏ nhu cầu về các mặt hàng ngoại khơng ổn

định và khơng có nhiều tiềm năng


2.2.3. Tình hình mua hàng của cơng ty theo phương thức mua
- Năm 2017 doanh số mua vào trực tiếp đạt tỉ trọng 21.19% trên tổng doanh só
hàng hóa mua vào của siêu thị. Năm 2018 doanh số mua và trực tiếp tăng so với năm
2017 tương ứng với tỉ lệ tăng là 9.53% nhưng tỉ trọng lại giảm xuống 1.44% do tổng
trị giá mua vào của năm 2018 tăng lên so với năm 2017 tỉ lệ tăng là 17.25%
- Hình thức mua qua trung gian chiếm tỉ trọng rất lớn. Năm 2016 đạt tỉ trọng
76.25% trên tổng trị giá mua vào. Sang năm 2017 tỉ trọng này tăng lên so với năm
2016 là 2.56% Năm 2018 tỉ trọng này lại tăng lên và tăng 1.44% so với năm 2017
tương ứng với số tiền tăng là 5243021 nghìn đồng .chiếm tỷ lệ tăng là 19.66%.
2.2.4. Tình hình mua hàng của công ty theo thời gian
Năm 2017 tổng trị giá hàng mua tăng lên tương ứng với tỷ lệ tăng là 15.25%. Sang
năm 2018 tỷ lệ này tăng lên 17.52% lớn hơn so với sự tăng lên của năm 2017 . Điều
này chứng tỏ năm 2018 siêu thị làm ăn có hiệu quả. Nhìn vào biểu trên ta thấy doanh
số mua vào của công ty ở quý một luôn là cao nhất sau đó giảm dần trong quý II và
quý III và lại bắt đầu tăng lên trong quý IV Quý I năm 2016 chiếm tỷ trọng là 28.11%
chiếm gần bằng1/3 so với tổng tỷ trọng mua vào của siêu thị. Sang năm 2017 tỷ trọng
có giảm xuống một chút là 0.06% so với năm 2016 nhưng tỷ lệ mua hàng vẫn tăng lên
15%. Năm 2018 tỷ trọng này tăng lên là 2.02% tương ứng với tỷ lệ tăng là 25.98%.
Sang quý II và quý III là quý có lượng hàng mua vào thấp vì đây là thời điểm mà
nhu cầu về các loại hàng hóa thấp do đó để giảm lượng hàng tồn kho, dự trữ, giảm chi
phí bảo quản ,kinh doanh. Năm 2016 lượng hàng mua vào của quý III chiếm tỷ trọng
nhỏ nhất là 23.05%. Sang năm 2017 thì lượng hàng mua vào quý II lại chiếm tỷ trọng
nhỏ nhất 23.44% và tỷ trọng giảm so với năm 2016 là 0.73%. Năm 2018 quý III vẫn là
quý chiếm tỷ trọng nhỏ nhất là 21.73%.và giảm 2.31% so với tỷ trọng của năm 2017
Đối với quý IV thì đây là quý mà tỷ trọng doanh số mua vào luôn nhỏ hơn quý I
nhưng lại luôn lớn hơn quý II và quý III. Do đây là cuối năm nên nhu cầu mua sắm bắt
đầu tăng lên hơn nữa đây cũng là giai đoạn giáp tết nên người tiêu dùng tranh thủ mua

sắm để chuẩn bị cho Tết. Tổng lượng mua vào năm 2017 chiếm 8273819 nghìn đồng
tương ứng với tỷ trọng 25.46% tăng 0.79% so với năm 2016. Năm 2018 tỷ trọng giảm
xuống 0.96% nhưng tỷ lệ vẫn tăng lên 17.70%.
Qua điều này ta thấy sự biến động của lượng hàng mua vào theo quý là theo một
quy luật. Cứ quý I tổng trị giá hàng mua vào bao giờ cũng chiếm tỷ trọng lớn nhất. Đó