Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam (Khóa luận tốt nghiệp)

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN THƢ
TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI
VIỆT NAM
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Ngƣời hƣớng dẫn

: THS. NGUYỄN THỊ KIM CHI

Sinh viên thực hiện

: VŨ THỊ THU HƢƠNG

Mã số sinh viên

: 1405QTVB022

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH QTVP 14B
HÀ NỘI - 2018

LỜI CẢM ƠN
Đƣợc sự đồng ý của Khoa quản trị văn phịng và sự hƣớng dẫn của cơ
Ths.Nguyễn Thị Kim Chi tôi đã thực đề tài “Nâng cao hiệu quả cơng tác văn
thư tại Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam”
Với lòng biết ơn chân thành, tôi xin gửi lời cảm ơn tới:
Các thầy, cô giảng viên Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện giúp
đỡ tơi hồn thành chƣơng trình học tập và có những kiến thức cần thiết để
thực hiện khóa luận. Đặc biệt là cô Ths.Nguyễn Thị Kim Chi đã tận tâm, nhiệt
tình hƣớng dẫn và giúp đỡ tơi trong q trình hồn thiện khóa luận.
Tơi xin chân thành cảm ơn các vị lãnh đạo, các cô chú, anh, chị công
tác tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đã luôn quan
tâm, tạo điều kiện giúp đỡ tôi về mặt tài liệu, số liệu trong quá trình khảo sát,
thu thập thơng tin để tơi có thể hồn thiện bài khóa luận này.
Tuy đã có nhiều cố gắng trong việc đầu tƣ thời gian và công sức nghiên
cứu, nhƣng do hạn chế về chuyên môn nên chắc chắn không thể tránh khỏi
những thiếu sót. Tơi rất mong nhận đƣợc sự góp ý, ý kiến chỉ bảo của q
thầy, cơ để bài khóa luận này hồn thiện hơn.
Xin chân thành cám ơn.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài.............................................................. 2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................... 3
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 4
5. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................ 5
6. Kết cấu .................................................................................................... 5

Chƣơng 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƢ ....... 6
1.1. Khái niệm cơng tác văn thƣ ................................................................. 6
1.2. Nội dung công tác văn thƣ ................................................................... 6
1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản......................................................... 6
1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến.................................................... 7
1.2.3. Quản lý văn bản đi ............................................................................ 7
1.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan ............................. 8
1.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................. 9
1.3. Vị trí, vai trị của cơng tác văn thƣ ................................................... 10
1.4. Yêu cầu đối với công tác văn thƣ ...................................................... 13
Tiểu kết chƣơng 1 ..................................................................................... 14
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM .............................. 15
2.1. Giới thiệu khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam và
Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ............................ 15
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn
lâm Khoa học Xã hội Việt Nam................................................................ 15


2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ............................................... 19
2.2. Thực tế công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã
hội Việt Nam ............................................................................................. 24
2.2.1. Tình hình về nhân sự thực hiện cơng tác văn thƣ và tổ chức phịng
làm việc của Văn thƣ Cơ quan .................................................................. 24
2.2.1.1. Tình hình về nhân sự thực hiện công tác văn thƣ ........................ 24
2.2.1.2. Tình hình về tổ chức phịng làm việc của Văn thƣ Cơ quan ....... 25
2.2.2. Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và tình hình ban hành văn bản chỉ
đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thƣ ....................................... 26
2.2.2.1. Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện đối với cơng tác văn thƣ ............. 26

2.2.2.2. Tình hình ban hành văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn về công tác văn
thƣ ............................................................................................................. 27
2.2.3. Tình hình thực hiện nghiệp vụ cơng tác văn thƣ ............................ 28
2.2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản.................................................... 28
2.2.3.2. Quản lý văn bản đi, văn bản đến.................................................. 33
2.2.3.3. Tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành cơ
quan ........................................................................................................... 41
2.2.3.4. Tình hình về quản lý và sử dụng con dấu .................................... 44
2.2.4. Tình hình về ứng dụng khoa học cơng nghệ trong công tác văn thƣ ... 47
2.3. Đánh giá về cơng tác văn thƣ tại văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học
Xã hội Việt Nam ....................................................................................... 47
2.3.1. Ƣu điểm .......................................................................................... 47
2.3.2. Hạn chế .......................................................................................... 50
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế .................................................... 51
Tiểu kết chƣơng 2 ..................................................................................... 52


Chƣơng 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT
NAM ............................................................................................................... 53
3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ về công
tác văn thƣ. ................................................................................................ 53
3.2. Đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội
ngũ làm công tác văn thƣ .......................................................................... 55
3.3. Tăng cƣờng đầu tƣ về kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn
phịng cho cơng tác văn thƣ ...................................................................... 56
3.4. Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ .. 57
3.5. Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác văn thƣ 58
Tiểu kết chƣơng 3 ..................................................................................... 59
KẾT LUẬN .................................................................................................... 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 61
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Nghĩa của chữ viết tắt

CNTT

Công nghệ thông tin

CSVC

Cơ sở vật chất

ĐH

Đại học

HL

Hàn lâm

LT

Lƣu trữ

KHTC

Kế hoạch Tài chính

KHXH

Khoa học Xã hội

KHXH&NV

Khoa học Xã hội và Nhân văn

PC

Pháp chế

PCCC

Phòng cháy chữa cháy

QLX

Quản lý xe

QPPL

Quy phạm pháp luật

TCCB

Tổ chức cán bộ

TCKT

Tài chính kế tốn

THTTBT

Tổng hợp – thơng tin – biên tập

UB

Ủy ban

VN

Việt Nam

VP

Văn phịng

Viện / VHLKHXHVN

Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

YT

Y tế

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thƣ là một hoạt động không thể thiếu, là nội dung quan
trọng và chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng.
Đây cũng là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc
của các cơ quan, tổ chức
Để hoạt động quản lý có hiệu quả thì bất cứ cơ quan nào cũng cần coi
trọng công tác này. Công tác văn thƣ không chỉ là phƣơng tiện cần thiết để
ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ
quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện
tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
đƣợc giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thơng tin một
cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị
đạt hiệu quả cao hơn.
Trong q trình cơng nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nƣớc, việc đổi mới,
cải cách nền hành chính là nhiệm vụ tất yếu. Do đó, việc nâng cao hiệu quả
công tác văn thƣ, đổi mới trong công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành
văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo
đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều
tất yếu trong quá trình hội nhập.
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ,
có chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp
luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nƣớc trong việc hoạch định đƣờng lối,
chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của
đất nƣớc theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tƣ vấn về chính sách
phát triển; đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm
lực khoa học xã hội của cả nƣớc. Từ đó, nhận thấy việc đảm bảo thơng tin
bằng văn bản trong q trình quản lý là vơ cùng quan trọng, đồng thời nhận

1

thấy rõ tầm quan trọng của công tác văn thƣ.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác văn thƣ tại Viện và với
mong muốn tìm hiểu, đƣa những nhận xét về ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân,
những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Văn phòng
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, tôi đã chọn đề tài: “Nâng cao hiệu
quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt
Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài
Hiện tại có rất nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu về cơng tác văn thƣ:
- Các giáo trình, tập bài giảng có liên quan nhƣ:
“Văn bản quản lý Nhà nước – Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn
thảo” của Triệu Văn Cƣờng, Nguyễn Cảnh Đƣơng, Nguyễn Mạnh Cƣờng và
Lê Văn In, NXB Giáo dục Việt nam, Hà Nội (2010)
“Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và
kinh doanh” của Lê Văn In, NXB Chính trị quốc gia (2010)
“Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý Nhà nước” của Nguyễn Văn
Thâm, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội (2010)
“Giáo trình văn bản” của Triệu Văn Cƣờng, Nguyễn Mạnh Cƣờng,
NXB Giao thông vận tải (2009)
“Giáo trình văn thư” của Triệu Văn Cƣờng, Đại học Nội vụ Hà Nội,
NXB Lao động (2016)
“Nghiệp vụ công tác văn thư” của trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội,
NXB Giao thơng vận tải (2009)
„Giáo trình văn thư‟ của trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao
động (2016)
“Nghiệp vụ văn thư lưu trữ” của Hoàng Lê Minh, NXB Văn hóa thơng
tin, Hà Nội (2009)
“Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức” của Tạ Hữu

2


Ánh, NXB Lao động (2008)
“Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” của Lƣu Kiếm
Thanh (chủ biên) và Nguyễn văn thâm, NXB Giáo dục (2006)
“Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư” của Vƣơng Đình Quyền,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005)
Ngồi ra, cịn có một số luận văn, đề tài nghiên cứu về vấn đề này nhƣ:
“Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ
Kế hoạch và Đầu tư”, Nguyễn Thị Thu Hà, lớp ĐHQTVPK2, ĐH Nội vụ Hà
Nội (2017)
“Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục Hợp
tác và Phát triển nông thôn – Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn”
Nguyễn Thị Quyên, lớp ĐHQTVPK1, ĐH Nội vụ Hà Nội (2016)
“Báo cáo thực tập tại Viện Khoa Học Xã hội Việt Nam”, Nguyễn Thị
Loan, lớp K51, khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV
(2008).
“Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Viện Khoa Học Xã hội Việt Nam”,
Phạm Đức Cơng, lớp QTVP.K1B, khoa Quản trị Văn phịng, ĐH Nội vụ Hà
Nội.
Có thể nói, các cơng trình, tài liệu nói trên đã nghiên cứu, đề cập đến
những vấn đề lý luận chung về công tác văn thƣ và phản ánh thực trạng công
tác văn thƣ tại một số cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong đề tài này, tôi
sẽ kế kế thừa phƣơng pháp nghiên cứu, những vấn đề chung về công tác văn
thƣ. Đồng thời khảo sát thực trạng cơng tác văn thƣ tại Văn phịng Viện Hàn
lâm Khoa học Xã hội VN để từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1. Mục tiêu nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp của tôi sẽ hƣớng tới mục tiêu là: Đánh giá thực

3


trạng cơng tác văn thƣ tại Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt
Nam. Từ đó, đề xuất đƣợc một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả
cơng tác văn thƣ của Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện các mục tiêu nói trên, Khóa luận sẽ tập trung vào một số
nội dung sau:
- Khái qt hóa những vấn đề chung về cơng tác văn thƣ, đặc biệt là
khái niệm và nội dung công tác văn thƣ;
- Khảo sát, đánh giá thực tế cơng tác văn thƣ tại Văn phịng Viện Hàn
lâm Khoa học Xã hội Việt Nam;
- Đƣa ra những nhận xét về ƣu điểm, hạn chế trong công tác văn thƣ của
Viện. Đồng thời, chỉ ra những nguyên nhân của những hạn chế đó;
- Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao cơng tác văn thƣ tại Văn
phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong thời gian tới.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu của Khóa luận tốt nghiệp là: Cơng tác văn thƣ
tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi không gian là: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
+ Phạm vi thời gian là: Khóa luận tập trung nghiên cứu cơng tác văn
thƣ tại Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong giai đoạn
từ năm 2013 đến 2017. Sở dĩ tôi chọn giai đoạn này vì từ năm 2013, Viện
chính thức có tên gọi là Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. Ngoài ra,

việc tổng hợp, xử lý thông tin về thực trạng cơng tác văn thƣ trong nhiều năm
sẽ giúp tơi có những đánh giá, đƣa ra những đề xuất có tính khách quan, trung
thực, khả thi hơn.

4


5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, ngoài các phƣơng pháp chúng đƣợc áp dụng trong
nghiên cứu khoa học nhƣ: phƣơng pháp phân tích chức năng, phƣơng pháp
phân tích hệ thống, phƣơng pháp tồn diện,.. đề tài cịn sử dụng các phƣơng
pháp cụ thể nhƣ:
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Để đánh giá hiệu quả công
tác văn thƣ, tiến hành điều tra bằng những câu hỏi và bảng hỏi tự thiết kế bao
gồm các câu hỏi liên quan đến đề tài, cùng với sự giúp đỡ cung cấp thông tin
của cán bộ, công chức, viên chức tại Viện Hàn lâm KHXH VN.
- Phương pháp so sánh đối chiếu: Phƣơng pháp này đƣợc tô sử dụng để
so sánh thực trạng công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện đã làm đúng theo yêu
cầu của Nhà nƣớc hay chƣa. Từ đó, lựa chọn những giải pháp tốt nhất để
chuẩn hóa nghiệp vụ văn thƣ.
- Phương pháp phân tích tổng hợp: Trong q trình thực hiện đề tài, tơi
đã tiến hành phân tích những thơng tin, số liệu, tài liệu thu thập đƣợc trong
quá trình nghiên cứu, tìm tịi (mạng Intenet, sách, giáo trình, luận văn, khóa
luận,…) sau đó tổng hợp thơng tin, đƣa ra kết quả và sự đánh giá phù hợp. Từ
đó, đƣa ra những giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả cơng tác văn thƣ
tại Văn phòng Viện Hàn lâm.
- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư liệu có liên quan: Trong q
trình thực hiện nghiên cứu đề tài, tơi đã nghiên cứu, đánh giá, phân tích các tƣ
liệu và số liệu thực tế để đƣa ra những lập luận mang tính khoa học.
6. Kết cấu

Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, danh
mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài có bố cục nhƣ sau:
Chương 1. Những vấn đề chung về công tác văn thư
Chương 2. Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm
Khoa học Xã hội Việt Nam
Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn
phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

5


Chƣơng 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ
1.1. Khái niệm công tác văn thƣ
Văn bản là phƣơng tiện đƣợc các cơ quan, tổ chức dùng để ghi chép và
truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt cơng
tác. Trong đó, ngƣời ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý nhƣ: soạn thảo, ban
hành văn bản, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng
ký, lập hồ sơ,... những công việc này đƣợc gọi chung là công tác văn thƣ. Từ
đó, cơng tác văn thƣ đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ,
viên chức mọi cơ quan, tổ chức.
Theo giáo trình “Lý luận và phƣơng pháp cơng tác văn thƣ” của Vƣơng
Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005): “Công tác văn thƣ là
khái niệm dùng để chỉ tồn bộ cơng việc liên quan đến soạn thảo ban hành
văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm
bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”.
Theo Điều 1Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của
Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định về Công tác văn thƣ: “Công tác văn thƣ bao
gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý

và sử dụng con dấu trong công tác văn thƣ”.
Nhƣ vậy, khái niệm công tác văn thƣ đƣợc nêu trong Văn bản hợp nhất
số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ về Công tác văn thƣ là
ngắn gọn và chuẩn xác. Khóa luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm đƣợc
quy định trong văn bản này, để tiến hành khảo sát công tác văn thƣ tại Văn
phòng Viện Hàn lâm KHXH VN.
1.2. Nội dung công tác văn thƣ
1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đƣợc quy định tại Văn bản
hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị

6


định về Công tác văn thƣ, cụ thể nhƣ sau:
- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo;
- Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các cơng việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần
soạn thảo;
+ Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan;
+ Soạn thảo văn bản;
+ Trong trƣờng hợp cần thiết, đề xuất với ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ
chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có
liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh bản thảo;
+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm
pháp luật, Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, Văn

bản đƣợc chuyển qua mạng, Văn bản mật) và đơn, thƣ gửi đến cơ quan, tổ
chức
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến đƣợc quy định tại Thông tƣ
số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Cụ
thể nhƣ sau:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Đăng ký văn bản đến
- Trình, chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1.2.3. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm pháp
luật, Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao Văn bản,
Văn bản nội bộ và Văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

7


Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đƣợc quy định tại Thông tƣ
số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Cụ
thể nhƣ sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm
của văn bản.
- Đăng ký văn bản đi
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
- Lƣu văn bản đi
1.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan

* Lập hồ sơ:
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình
theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
Lập hồ sơ là là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành hồ sơ trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ
theo những nguyên tắc và phƣơng pháp nhất định
Công tác lập hồ sơ đƣợc quy định tại Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Cụ thể nhƣ sau:
- Mở hồ sơ
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
- Kết thúc hồ sơ
* Giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ cơ quan:
Thời hạn nộp lƣu hồ số, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lƣu trữ cơ
quan đƣợc quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối
với hồ số, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày

8


cơng trình đƣợc quyết tốn.
Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ
số, tài liệu đƣợc xác định thời hạn bảo quản từ 05 nãm trở lên, trừ những loại
hồ số, tài liệu sau:
- Các hồ sơ nguyên tắc đƣợc dùng làm cãn cứ để theo dõi, giải quyết
công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, đƣợc cá nhân giữ và có thể tự
loại hủy khi Văn bản hết hiệu lực thi hành.
- Hồ sơ về những công việc giải quyết chƣa xong.

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trƣờng hợp trùng với hồ sơ của
đơn vị chủ trì).
- Các Văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
1.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là một vật thể đƣợc khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên
một hình dấu cố định trên văn bản.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tƣ cách pháp nhân của cơ quan, tổ
chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ
chức và các chức danh nhà nƣớc.
Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý
củavăn bản.
Việc quản lý và sử dụng con dấu đƣợc Chính phủ quy định chi tiết
trong Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định
về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nguyên tắc đóng dấu:
+ Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản;
+ Con dấu chỉ đƣợc đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của cấp có thẩm quyền (cấp trƣởng, cấp phó hoặc cấp dƣới trực thuộc đƣợc
ủy quyền của thủ trƣởng cơ quan, tổ chức đó);
+ Khơng đƣợc đóng dấu vào các văn bản khơng hợp lệ; khơng đƣợc
đóng dấu khống chỉ (văn bản chƣa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc
văn bản chƣa ghi nội dung;

9


+ Dấu đƣợc đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về
bên trái;
+ Dấu đóng mờ phải đƣợc đóng lại.
- Các chế độ quản lý con dấu:

+ Con dấu khắc xong phải đăng ký lƣu chiểu mẫu tại cơ quan công an
cấp giấy phép khắc dấu, chỉ sau khi đƣợc cấp giấy chứng nhận đã đăng ký
mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới đƣợc thông báo sử dụng con dấu mới. Khi sử
dụng con dấu mới, phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan côngan;
+ Con dấu phải do Thủ trƣởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng giao cho
một ngƣời giữ. Ngƣời đƣợc giao giữ, bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức
phải là ngƣời có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thƣ
và phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về việc giữ và đóngdấu;
+ Con dấu phải để lại cơ quan, đơn vị và phải đƣợc quản lý chặt chẽ.
Có giá để con dấu, đƣợc bảo quản trong hịm két, tủ có khóa chắc chắn.
Khơng đem con dấu về nhà hoặc đi công tác. Trong trƣờng hợp thật cần thiết
để giải quyết công việc ở xa cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo,
nhƣng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu
ra khỏi cơ quan, đơn vị;
+ Không đƣợc làm biến dạng con dấu. Nếu để mất con dấu, đóng dấu
khơng đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng con dấu để hoạt động
phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trƣớc pháp luật. Khi mất con
dấu phải báo ngay cho cơ quan cơng an cấp giấy phép khắc dấu đó. Con dấu
đang sử dụng bị mòn, hỏng, hoặc mẫu dấu không đúng với quy định phải xin
phép khắc lại con dấu mới, nộp lại con dấu cũ;
+ Nghiêm cấm dùng con dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định.
1.3. Vị trí, vai trị của cơng tác văn thƣ
* Vị trí:
Cơng tác văn thƣ đƣợc xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong văn phịng, cơng tác văn thƣ là hoạt động khơng thể thiếu
đƣợc và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động

10

của văn phịng.
Nhƣ vậy, cơng tác văn thƣ gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có
ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.
* Vai trị:
- Cơng tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các
cơ quan.
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, thông tin càng đầy đủ, chính
xác và nắm bắt đƣợc kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt
hiệu quả cao. Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết định quản lý đúng đắn, có
khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu đầy đủ và
chính xác thơng tin về những vấn đề, sự việc có liên quan; các cán bộ, viên
chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trƣởng cơ quan, đơn
vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn bản về
những vấn đề, sự việc đƣợc phân công, tất yếu phải tiến hành thu thập và xử
lý các nguồn thông tin có liên quan.
- Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất
lượng cơng tác của cơ quan.
Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải
quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu
suất và chất lƣợng cơng tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói
riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thƣ. Nếu các khâu của công tác
văn thƣ làm tốt nhƣ: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản đƣợc kịp thời
và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lƣợng; vào sổ văn bản đi - đến
đƣợc rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý; các quy định về quản
lý văn bản đƣợc chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thơng tin văn bản
đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Từ đó sẽ
góp phần nâng cao chất lƣợng và hiệu suất công tác của cơ quan.
- Làm tốt cơng tác văn thư sẽ có tác dụng phịng chống tệ quan liêu,
giấy tờ.
Nghĩa là, các văn bản, giấy tờ, truyền đạt các thông tin về quản lý đƣợc

11


chuyển giao đến cơ quan, đến ngƣời có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện
đƣợc nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành các quyết định chính xác,
phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủ nghiêm túc các quy định
của Nhà nƣớc.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật
cơ quan.
Việc bảo vệ bí mật của nhà nƣớc và bí mật cơ quan có quan hệ mật
thiết với cơng tác văn thƣ. Bởi vì phần lớn các thơng tin thuộc bí mật nhà
nƣớc, bí mật cơ quan đều đƣợc văn bản hóa, nghĩa là đều đƣợc phản ánh ở
các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữu quan. Nếu việc
bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nƣớc, bí mật cơ quan đƣợc các
cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và đƣợc các cơ
quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của cơng tác văn
thƣ, thì sẽ đảm bảo đƣợc an tồn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các thơng tin
thuộc bí mật nhà nƣớc và bí mật cơ quan khơng bị rị rỉ ra ngồi.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Tài liệu văn thƣ là nguồn bổ sung chủ yếu cho lƣu trữ cơ quan và lƣu
trữ lịch sử. Vì thế, giữa cơng tác văn thƣ và cơng tác lƣu trữ có liên quan chặt
chẽ với nhau. Muốn cơng tác lƣu trữ tiến hành thuận lợi thì cần phải làm tốt
công tác văn thƣ. Trƣớc hết là làm tốt các khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập
hồ sơ hiện hành, giao nộp tài liệu và lƣu trữ cơ quan. Nếu nhƣ văn bản soạn thảo
có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bản đƣợc thể hiện đầy
đủ và đúng quy định thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lƣu trữ có độ chính xác cao. Từ
đó, góp phần nâng cao chất lƣợng của tài liệu lƣu trữ nói chung và tạo thuận lợi
cho việc nghiên cứu, sử dụng.
Tóm lại, cơng tác văn thƣ có một vai trị quan trọng đối với hoạt động

của bộ máy nhà nƣớc, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, các cơ
quan, doanh nghiệp… Đây là một cơng tác có quan hệ mật thiết với việc ban
hành đƣờng lối, chủ trƣơng của Đảng, pháp luật của Nhà nƣớc, với việc hoạch
định chƣơng trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện

12


các nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức, đòi hỏi cần đƣợc tất cả các cơ
quan, tổ chức coi trọng và quan tâm đúng mức.
1.4. Yêu cầu đối với cơng tác văn thƣ
Cơng tác văn thƣ đóng vai trị vơ cùng lớn trong hoạt động quản lý của
cơ quan, tổ chức. Mà Viện Hàn lâm là một trong những cơ quan hành chính
Nhà nƣớc có quy mơ lớn, từ đó cơng tác văn thƣ phải ln đƣợc đảm bảo hoạt
động tốt và có hiệu quả cao bằng cách đáp ứng đúng các yêu cầu sau đây:
* Nhanh chóng: Q trình giải quyết cơng việc của cơ quan phụ thuộc
nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do
đó, xây dựng văn bản nhanh chóng sẽ giải quyết nhanh chóng mọi cơng việc
của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công
việc của cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc đƣợc đề cập trong văn bản. Đồng
thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan.
* Chính xác: Chính xác về nội dung của văn bản:
- Nội dung văn bản phải chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp
với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nƣớc
cấp trên
- Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hồn tồn chính xác, phù
hợp với thực tế, khơng thêm bớt, khơng che dấu sự thật…
- Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Chính xác về mặt thể thức
văn bản:
- Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà

nƣớc quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày
tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức
đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thơng tin
nêu trên phải đƣợc trình bày đúng vị trí, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
- Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nƣớc ban hành. Chính xác về
khâu kỹ thuật nghiệp vụ.
- Yêu cầu chính xác phải đƣợc quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả
các khâu nghiệp vụ nhƣ đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao

13


văn bản…
- u cầu chính xác cịn phải đƣợc thể hiện trong thực hiện đúng với
các chế độ quy định của Nhà nƣớc về cơng tác văn thƣ.
* Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có
nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nƣớc. Vì vậy, từ
việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phịng
làm việc của cán bộ văn thƣ đến việc lựa chọn cán bộ văn thƣ của cơ quan
đều phải bảo đảm yêu cầu đã đƣợc quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật
Quốc gia của Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội. Bảo mật tại bộ phận văn thƣ
chuyên trách những bí mật nội dung các văn bản đến, giải quyết văn bản, hay
từ công đoạn ban hành văn bản cho đến việc lƣu văn bản.
* Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thƣ
gắn liền với việc sử dụng các phƣơng tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì
vậy, u cầu hiện đại hóa cơng tác văn thƣ đã trở thành một trong những tiền
đề đảm bảo cho cơng tác quản lý Nhà nƣớc nói chung và của mỗi cơ quan nói
riêng có năng suất, chất lƣợng cao. Hiện đại hóa cơng tác văn thƣ ngày nay
tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhƣng phải tiến hành từng bƣớc, phù
hợp với trình độ khoa học cơng nghệ chung của đất nƣớc cũng nhƣ điều kiện

cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tƣ tƣởng bảo thủ, lạc hậu, coi
thƣờng việc áp dụng các phƣơng tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên
quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thƣ.
Tiểu kết chƣơng 1
Thơng qua việc tìm hiểu khái qt chung về công tác văn thƣ giúp
chúng ta hiểu rõ hơn tầm quan trọng không thể thiếu của công tác văn thƣ
trong hoạt động thƣờng ngày của mỗi cơ quan, tổ chức. Việc tìm hiểu, hệ
thống các lý luận chung về công tác văn thƣ sẽ là tiền đề giúp cá nhân có cơ
sở để thực hiện tốt nội dung đánh giá thực trạng về nâng cao hiệu quả công
tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ở phần
chƣơng 2

14


Chƣơng 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM
KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

2.1. Giới thiệu khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt
Nam và Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện
Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là thành viên của Hội các
Viện Hàn lâm khoa học thế giới.
Tổ chức tiền thân của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đƣợc
thành lập năm 1953 với tên gọi Ban Văn - Sử Địa. Đến nay đã có lịch sử hình
thành và phát triển liên tục trên 60 năm. Trong khoảng thời gian hơn nửa thế
kỷ ấy, Viện đã từng mang nhiều tên gọi khác nhau nhƣ: Ban Văn – Sử - Địa;
UB Khoa học – kỹ thuật Nhà nƣớc; UB Khoa học Xã hội VN; Trung tâm

KHXH và Nhân văn Quốc gia; năm 2004 trở lại với tên Viện Khoa học Xã
hội VN; và kể từ tháng 12/2012 là Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
Đến nay, Viện Hàn lâm KHXH VN có những đóng góp quan trọng vào
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa cũng nhƣ
sự nghiệp phát triển khoa học và công nghệ nƣớc nhà nói chung, sự nghiệp
phát triển khoa học xã hội và nhân văn nói riêng. Với lịch sử hình thành và
phát triển hơn 60 năm. Hiện nay, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có
35 cơ quan nghiên cứu khoa học, 5 cơ quan sự nghiệp khoa học, và 6 cơ quan
chức năng giúp việc Chủ tịch Viện trên mọi lĩnh vực hoạt động.
Theo Nghị định số 99/2017/NĐ-CP của Thủ tƣớng Chính phủ ngày 18
tháng 8 năm 2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (xem phụ lục 1), nhƣ sau:
a) Vị trí và chức năng
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ,

15


có chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp
luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nƣớc trong việc hoạch định đƣờng lối,
chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của
đất nƣớc theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tƣ vấn về chính sách
phát triển; đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm
lực khoa học xã hội của cả nƣớc.
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế bằng
tiếng Anh là: Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt là VASS.
b) Nhiệm vụ và quyền hạn
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn
lâm) thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm; trình Thủ tƣớng Chính phủ
quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các tổ chức của Viện Hàn lâm
thuộc thẩm quyền của Thủ tƣớng Chính phủ.
2. Trình Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt chiến lƣợc, quy
hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triển
khoa học xã hội và tổ chức thực hiện sau khi đƣợc phê duyệt.
3. Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội:
- Đổi mới và hoàn thiện hệ thống chính trị; nâng cao năng lực lãnh đạo
của Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nƣớc, từng
bƣớc hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam;
- Sự phát triển của nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng xã hội chủ nghĩa,
Nhà nƣớc pháp quyền xã hộichủ nghĩa và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở Việt
Nam;
- Những vấn đề cơ bản về phát triển toàn diện con ngƣời Việt Nam và
các giá trị văn hoá tốt đẹp của dân tộc, tiếp thu tinh hoa của văn hoá, văn
minh nhân loại;

16


- Những vấn đề cơ bản và cấp bách về dân tộc, tơn giáo, lịch sử, văn
hố, văn học, ngơn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc
trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;
- Những vấn đề cơ bản, tồn diện, có hệ thống về lý thuyết phát triển
của Việt Nam dƣới tác động của tồn cầu hố và hội nhập quốc tế;
- Những khía cạnh khoa học xã hội của nền kinh tế tri thức trong bối
cảnh tồn cầu hố và ứng phó với biến đổi khí hậu và đánh giá tác động đến
tiến trình phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam;
- Lý luận và kinh nghiệm phát triển trên thế giới, dự báo xu hƣớng phát
triển chủ yếu của khu vực và thế giới, đánh giá những tác động nhiều mặt của

q trình tồn cầu hố và hội nhập quốc tế đến sự phát triển toàn cầu, khu vực
và Việt Nam;
- Nghiên cứu, điều tra cơ bản, liên ngành về khoa học xã hội, phân tích
và dự báo kinh tế - xã hội phục vụ nhu cầu phát triển đất nƣớc, chú trọng
những lĩnh vực kinh tế - xã hội chủ yếu, những ngành, vùng kinh tế trọng
điểm và các liên kết vùng;
- Nghiên cứu, tổ chức biên soạn những cơng trình khoa học tiêu biểu,
những bộ sách lớn, thể hiện tinh hoa của trí tuệ Việt Nam và thế giới phục vụ
công tác nghiên cứu và truyền bá tri thức về khoa học xã hội.
4. Tổ chức sƣu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nhằm
phát huy những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam.
5. Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào
tạo và cấp bằng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp
luật; tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của cả
nƣớc, ngành, vùng, địa phƣơng và doanh nghiệp.
6. Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội
với các tổ chức quốc tế, các viện và trƣờng đại học nƣớc ngoài theo quy định
của pháp luật.

17


7. Tƣ vấn và phản biện các chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch, chính
sách, chƣơng trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu
của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phƣơng và doanh
nghiệp.
8. Tổ chức tƣ vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp
luật.
9. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã
hội, phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí.

10. Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ
cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số ngƣời làm việc trong đơn vị
sự nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn
nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ,
công chức, viên chức thuộc thẩm quyền.
11. Quản lý tài chính, tài sản đƣợc Nhà nƣớc giao; quyết định và chịu
trách nhiệm trƣớc pháp luật về các dự án đầu tƣ thuộc thẩm quyền theo quy
định của pháp luật.
12. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tƣớng
Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
c) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN gồm có:
- Ban lãnh đạo Viện: (Xem phụ lục 6: Sơ đồ ban lãnh đạo Viện HL
KHXH VN)
Gồm 01 Chủ tịch và 03 Phó chủ tịch:
+ Chủ tịch: GS.TS. Nguyễn Quang Thuấn
+ Các Phó Chủ tịch:
PGS.TS. Bùi Nhật Quang - Ủy viên Dự khuyết Trung ƣơng Đảng;
PGS.TS. Phạm Văn Đức;
PGS.TS. Đặng Nguyên Anh.

18


- Văn phòng và 05 ban chức năng khác giúp việc Chủ tịch Viện
- 10 đơn vị nghiên cứu khoa học nhân văn
- 09 đơn vị nghiên cứu khoa học xã hội
- 08 đơn vị nghiên cứu quốc tế
- 04 đơn vị nghiên cứu vùng
- 01 Viện Từ điển học - Bách khoa thƣ

- 03 Trung tâm nghiên cứu
- 05 đơn vị sự nghiệp
(Xem phụ lục 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học Xã
hội VN)
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
Theo quyết định số 517/QĐ-KHXH của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa
học Xã hội Việt Nam ngày 17 tháng 04 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm
Khoa học Xã hội Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, nhƣ sau:
a) Vị trí, chức năng
1. Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là tổ chức
thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, có chức năng tham mƣu tổng
hợp, giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi
tắt là Chủ tịch Viện) trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức các hoạt động
chung của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện
Hàn lâm), thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm về các mặt
cơng tác: hành chính, tổng hợp, văn thƣ, lƣu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất (nhà
đất, tài sản), y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật tự an toàn cơ quan;
bảo đảm phƣơng tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của Lãnh đạo
Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp việc chủ tịch Viện và khối văn phịng Đảng
ủy, Cơng đồn, Đồn Thanh niên Viện Hàn lâm (sau đây gọi tắt là cơ quan

19