Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại công ty cổ phần dữ liệu truyền thông đại việt

Trường ĐH Thương mại
LỜI CẢM ƠN
Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bước phát triển một
cách mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực hoạt động trên tồn thế giới. Ở Việt Nam, tuy rằng
cơng nghệ thơng tin mới chỉ đang đi từng bước phát triển, tuy nhiên những bước phát
triển đó đem lại cho Việt Nam trở thành nước có tiềm năng về lĩnh vực cơng nghệ
thơng tin. Trong đó, phát triển hệ thống thơng tin đang là thế mạnh của đất nước. Với
việc ứng dụng trong các ngành kinh tế, hệ thống thông tin giúp cho công việc quản lý
được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm được thời gian công sức.
Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng các phần mềm tin học ngày càng cao
và dường như đã trở thành phần không thể thiếu trong các tổ chức. Việc sử dụng
những phần mềm đó giúp tăng hiệu quả trong việc xử lý thông tin phức tạp, đem đến
sự tiện ích và nhanh chóng hiệu quả trong việc điều khiển các hoạt động quản lý, kinh
doanh, cũng như làm hẹp khơng gian lưu trữ, cụ thể hố thơng tin đáp ứng nhu cầu của
người sử dụng.
Trong quá trình thực tập trong khóa học, em đã tìm hiểu về vấn đề quản lý khách
hàng tại Công ty Cổ phần Dữ liệu & Truyền thơng Đại Việt. Sau khi tìm hiểu kỹ, em
cũng đã có được những kinh nghiệm thực tế nhất định và nắm vững quy trình phân
tích, thiết kế một hệ thống thơng tin quản lý. Qua đó em đã thực hiện đề tài: “Phân
tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Dữ liệu & Truyền
thơng Đại Việt”. Mục đích của đề tài là làm rõ và đưa ra những giải pháp về phân
tích, thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại công ty nhằm tạo ra công cụ hỗ trợ cho
công ty trong việc quản lý khách hàng, giảm bớt cơng việc lập sổ sách; nắm bắt nhanh,
chính xác tình trạng hợp đồng với khách hàng; theo dõi doanh thu theo từng khách
hàng từ đó có thể đem đến cho khách hàng sự phục vụ tốt nhất, tiện lợi và hiệu quả
nhất.
Em xin gửi lời cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cơ giáo Đặng Minh
Tuyền đã giúp em rất nhiều trong q trình hồn thành bài khóa luận. Em cũng xin gửi
lời cảm ơn tới tồn thể các thầy, các cơ trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã dạy
bảo và truyền đạt những kiến thức bổ ích giúp em tự tin và sẽ là hành trang trong cuộc
sống sau này.

Trần Ngọc Tuân – K45S3

i


Trường ĐH Thương mại
Do lượng kiến thức tích luỹ của bản thân cịn hạn chế nên Bài khóa luận của em
cịn những thiếu sót, em rất mong được sự chỉ bảo của các thầy và các cô.
Em xin chân thành cảm ơn!

Trần Ngọc Tuân – K45S3

ii


Trường ĐH Thương mại

Mục lục
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ............................................................ v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ....................................................................................... vii
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ............................................. 1
1.1

Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề. .......................................................... 1
1.1.1

Tầm quan trọng của đề tài ......................................................................... 1

1.1.2

Ý nghĩa của đề tài ....................................................................................... 1

1.2

Tổng quan về vấn đề nghiên cứu ...................................................................... 2

1.3

Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................... 3

1.4

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... 3
1.4.1

Đối tượng nghiên cứu ................................................................................. 3

1.4.2

Phạm vi nghiên cứu .................................................................................... 3

1.5

Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 3

1.6

Kết cấu báo cáo khóa luận ................................................................................ 4

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ

KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỮ LIỆU & TRUYỀN THÔNG ĐẠI
VIỆT............................................................................................................................... 5
2.1

2.2

Cơ sở lý luận về HTTT quản lý khách hàng. .................................................. 5
2.1.1

Một số khái niệm cơ bản ............................................................................ 5

2.1.2

Một số lý thuyết về HTTT quản lý .............................................................. 6

2.1.3

Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin ...................... 8

Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý khách hàng tại Công ty cổ

phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt. ................................................................... 19
2.2.1

Giới thiệu về Công ty cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt ............ 19

2.2.2

Thực trạng HTTT quản lý khách hàng tại Công ty cổ phần Dữ liệu &

Truyền thông Đại Việt. ........................................................................................... 23
Trần Ngọc Tuân – K45S3

iii


Trường ĐH Thương mại
PHẦN 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN DỮ LIỆU & TRUYỀN THƠNG ĐẠI VIỆT ..................... 25
3.1

3.2

Phân tích hệ thống ........................................................................................... 25
3.1.1

Yêu cầu của hệ thống................................................................................ 25

3.1.2

Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD............................................................ 26

3.1.3

Sơ đồ luồng dữ liệu................................................................................... 27

Thiết kế ............................................................................................................. 32
3.2.1

Thiết kế kiến trúc phần mềm ..................................................................... 32

3.2.2

Thiết kế dữ liệu ......................................................................................... 33

3.2.3

Thiết kế giải thuật ..................................................................................... 40

3.2.4

Thiết kế giao diện ..................................................................................... 46

KẾT LUẬN.................................................................................................................. 51
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................... 52
PHỤ LỤC ..................................................................................................................... 53

Trần Ngọc Tuân – K45S3

iv


Trường ĐH Thương mại

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Tên bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ

STT

Trang

1.

Hình 2.1. Mơ hình thơng tin trong quản lý.

5

2.

Hình 2.2. Mơ hình hệ thống thơng tin.

6

3.

Hình 2.3. Quy trình xử lý thơng tin trong HTTT quản lý.

7

4.

Hình 2.4. Mơ hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin.

10

5.

Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty.

20

6.

Sơ đồ 3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống.

25

7.

Sơ đồ 3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống.

26

8.

Sơ đồ 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0.

27

9.

10.

11.

12.

Sơ đồ 3.4. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 1.0 Quản lý
danh mục.
Sơ đồ 3.5. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 2.0 Quản lý hợp

đồng.
Sơ đồ 3.6. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 3.0 Quản lý giao
dịch.
Sơ đồ 3.7. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 4.0 Tổng hợp/
Báo cáo.

28

29

30

31

13.

Sơ đồ 3.8. Thiết kế kiến trúc phần mềm quản lý khách hàng.

32

14.

Sơ đồ 3.9. Sơ đồ quan hệ thực thể.

34

15.

Sơ đồ 3.10. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

35

16.

Sơ đồ 3.11. Giải thuật đăng nhập hệ thống.

39

17.

Sơ đồ 3.12. Giải thuật thêm bản ghi.

40

18.

Sơ đồ 3.13. Giải thuật sửa bản ghi.

41

19.

Sơ đồ 3.14. Giải thuật xoá bản ghi.

42

20.

Sơ đồ 3.15. Giải thuật tìm kiếm.

43

21.

Sơ đồ 3.16. Giải thuật tạo báo cáo.

44

22.

Hình 3.1. Giao diện đăng nhập hệ thống.

45

23.

Hình 3.2. Giao diện chính của chương trình.

46

Trần Ngọc Tn – K45S3

v


Trường ĐH Thương mại
24.

Hình 3.3: Giao diện danh mục khách hàng

47

25.

Hình 3.4. Giao diện danh mục hợp đồng.

47

26.

Hình 3.5. Giao diện danh mục giao dịch.

48

27.

Hình 3.6. Giao diện danh mục sản phẩm.

48

Trần Ngọc Tuân – K45S3

vi


Trường ĐH Thương mại

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Giải nghĩa

Từ viết tắt
HTTT

Hệ thống thông tin

ĐKKD

Đăng ký kinh doanh

NXB
TP

Nhà xuất bản
Thành phố

TMCP

Thương mại cổ phần

TMĐT

Thương mại điện tử

VPĐD

Văn phịng đại diện

CNTT

Cơng nghệ thông tin

CSDL

Cơ sở dữ liệu

Trần Ngọc Tuân – K45S3

vii


Trường ĐH Thương mại

Trần Ngọc Tuân – K45S3

viii


Trường ĐH Thương mại

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề.
1.1.1 Tầm quan trọng của đề tài
Tại các doanh nghiệp cho thấy hiện trạng công tác tổ chức thông tin liên quan
khách hàng hiện thời cho thấy:
- Số khách hàng, đối tác, hợp đồng, giao dịch tăng nhanh. Các thông tin này không
được kết nối một cách logic với nhau, việc tìm kiếm các thơng tin liên quan tới
nhau là rất khó và tốn rất nhiều thời gian.
- Cơng tác tổ chức quản lý thông tin liên quan khách hàng, ở góc độ tin học hóa, là
chậm đổi mới với các loại hình cơng tác quản lý chun mơn khác.
Mặc dù đã được trang bị một hệ thống quản lý nhưng phương pháp làm việc chủ

yếu vẫn là làm thủ cơng với giấy và bút.
Tình trạng thơng tin, số liệu thiếu chính xác, khơng đầy đủ. Một trong những
ngun nhân của tình trạng trên việc khơng cập nhật thơng tin cá nhân thường xuyên
và đặc biệt là tầm nhìn dường như họ cảm thấy khơng có ảnh hưởng gì đến công việc
hiện tại, bởi thế người ta không cảm thấy sự cần thiết của việc quản lý hồ sơ và bổ
sung thơng tin.
Với tình trạng như đã phản ánh ở trên, để có được những thơng tin trên diện rộng
thì việc lấy thông tin từ hồ sơ lưu trữ là chuyện bất khả thi. Nghiên cứu cải tiến cơ cấu
tổ chức, hoạch định chính sách trên là việc rất khó khăn vất vả. Trong tình hình như
vậy, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức, quản lý thông tin khách
hàng là việc làm hết sức cấp thiết để thực hiện tốt các chiến lược kinh doanh của
doanh nghiệp.
1.1.2 Ý nghĩa của đề tài
Việc xây dựng hệ thống quản trị khách hàng giúp đem lại rất nhiều lợi ích cho
cơng ty:
- Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
Trần Ngọc Tuân – K45S3

1


Trường ĐH Thương mại
- Hỗ trợ quy trình ký kết hợp đồng với khách hàng.
o Hoạt động ký kết hợp đồng.
o Hỗ trợ dịch vụ sau khi ký hợp đồng.
- Nâng cao năng suất ,hiệu quả công việc.
- Trợ giúp quá trình ra quyết định.
1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Do tầm quan trọng của công tác quản lý khách hàng nên đã có nhiều cơng trình
nghiên cứu được thực hiện liên quan đến vấn đề này. Sau đây là một số cơng trình

nghiên cứu điển hình:
Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Hoài Nam, lớp Tin 44B, Khoa Tin học kinh tế,
Đại học Kinh tế quốc dân, 2007, với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin
quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Tư vấn & Phát triển Công nghệ Thăng
Long”. Đề tài đã đưa ra một số lý luận về hệ thống thông tin, phân tích hệ thống thơng
tin. Đã đánh giá được thực trạng và tầm quan trọng của hệ thống quản lý khách
hàng,… Từ đó tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng
tại Công ty Cổ phần Thăng Long.
Luận văn tốt nghiệp của Lê Thị Trang, lớp D55T, Khoa Tin học kinh tế, Đại học
Bách khoa Hà Nội, 2010, với đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng
tại công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam”. Đề tài đánh giá đúng thực trạng quản lý
khách hàng tại công ty, đưa ra các khái niệm và trình bày chức năng, các bộ phận cấu
thành của hệ thống thơng tin. Qua đó tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống quản lý
khách hàng tại doanh nghiệp thực tập.
Sau khi tham khảo các đề tài có cùng vấn đề nghiên cứu, em nhận thấy còn một số
vấn đề tồn tại như sau: Chưa phân tích đánh giá chi tiết được thực trạng quản lý khách
hàng tại Công ty, chưa làm rõ tầm quan trọng của vấn đề, quy trình phân tích và thiết
kế cịn sơ sài thiếu tính ứng dụng, triển khai trong thực tế.
Công ty Cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt sau 10 năm thành lập, đã và
đang ngày càng phát triển về quy mô, thương hiệu lẫn uy tín trên thị trường. Để có thể
nâng cao và tận dụng được hết các nguồn lực trong cơng ty thì việc xây dựng Hệ thống
Trần Ngọc Tuân – K45S3

2


Trường ĐH Thương mại
thông tin quản lý khách hàng là một trong những cơng việc cấp thiết hiện nay. Chính
vì những yêu cầu đặt ra như trên, em quyết định thực hiện đề tài khóa luận: “Phân
tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Dữ

liệu và Truyền thông Đại Việt”.
1.3 Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được tiến hành nghiên cứu với các mục tiêu chính:
- Nghiên cứu tổng quan về Cơng ty cổ phần Dữ liệu và Truyền thông Đại Việt cũng
như tình hình ứng dụng CNTT tại cơng ty.
- Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản lý khách
hàng tại Công ty Đại Việt.
- Phân tích và đánh giá thực trạng về cơng tác quản lý khách hàng tại Công ty Đại
Việt.
- Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại Công ty Đại Việt.
- Đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý khách hàng tại Công ty Đại Việt.
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu ứng dụng các phương pháp và cơng cụ phân tích, thiết kế một HTTT
hiện đại vào trong việc xây dựng HTTT quản lý khách hàng ở cơ sở thực tập.
1.4.2 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu trong quy mô doanh nghiệp, cụ thể là Công ty Cổ phần Dữ
liệu & Truyền thông Đại Việt.
1.5 Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn.
- Phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp
Trần Ngọc Tuân – K45S3

3


Trường ĐH Thương mại

1.6 Kết cấu báo cáo khóa luận
Ngồi Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục từ
viết tắt, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận gồm ba phần:
- Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.
- Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin
quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Dữ liệu & Truyền thơng Đại Việt.
- Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty
Cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt.

Trần Ngọc Tuân – K45S3

4


Trường ĐH Thương mại

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ
KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỮ LIỆU & TRUYỀN THÔNG
ĐẠI VIỆT
2.1 Cơ sở lý luận về HTTT quản lý khách hàng.
2.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận
được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện
mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.
Thông tin từ môi trường

Thông tin ra môi trường
Hệ thống quản lý

Thông tin quyết định

Thơng tin tác nghiệp

Đối tượng quản lý

Hình 2.2. Mơ hình thông tin trong quản lý
Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng
buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có
trao đổi vào ra với mơi trường ngồi.
Hệ thống quản lý: Là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi
ích nào đó. Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và trao đổi thông
tin.
Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con:
- Hệ tác nghiệp: Gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiện mục
tiêu đã đề ra.
Trần Ngọc Tuân – K45S3

5


Trường ĐH Thương mại
- Hệ quản lý: Gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiển hoạt
động của hệ thống.
Hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn
lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức.
Hệ thống thơng tin phát triển qua bốn loại hình:
- Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ.
- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệ
thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dịng thơng tin giúp con
người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định.

- Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định.
- Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một
cách thơng minh.
Đích

Nguồn

Xử lý và lưu giữ

Thu thập

Phân phát

Kho dữ liệu
Hình 2.2. Mơ hình hệ thống thơng tin
Trong hệ thống thơng tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc
thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý. Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với quá
trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination)
hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống.
2.1.2 Một số lý thuyết về HTTT quản lý
➢

Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thơng tin tin học hóa có

chức năng thu thập, xử lý và truyền đạt mọi thông tin cần thiết cho các đối tượng sử
dụng thông tin trong bộ máy quản lý.

Trần Ngọc Tuân – K45S3

6

Trường ĐH Thương mại
Hệ thống tin quản lý bao gồm bốn thành phần (thường gọi là tài nguyên hệ thống)
là tài nguyên về phần mềm, tài nguyên về phần cứng, tài nguyên về nhân lực và tài
nguyên về dữ liệu.

Hình 2.3. Quy trình xử lý thơng tin trong HTTT quản lý
- Thu thập thơng tin: Phân tích các thơng tin → Thu thập thơng tin có ích →Hệ
thống được cấu trúc hóa cho việc khai thác trên các phương tiện tin học.
- Xử lý thơng tin: tiến hành tính tốn trên các nhóm chỉ tiêu →Tạo các thơng tin kết
quả →Thay đổi hoặc loại bỏ →Sắp xếp dữ liệu →Lưu tạm thời hoặc lưu trữ lâu
dài.
- Phân phối thông tin: Có thể theo chiều dọc hoặc theo chiều ngang. Để tối ưu phân
phối thông tin thường sẽ dựa trên: Tiêu chuẩn về dạng, tiêu chuẩn về thời gian,
tiêu chuẩn về tính bảo mật.
➢

Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp:

- HTTT tài chính.
- HTTT Marketing.
- HTTT kinh doanh và sản xuất.
- HTTT quản trị nguồn nhân lực.
- HTTT văn phòng.
➢

Chu kỳ sống của HTTT được chia ra làm 4 giai đoạn:

- Giai đoạn sinh thành

- Giai đoạn phát triển.
- Giai đoạn khai thác.
- Giai đoạn thối hóa.
Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng là một phân hệ của HTTT Marketing ở mức
tác nghiệp.
CRM (Customer Relationship Management: Quản lý quan hệ khách hàng) là một
phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có
Trần Ngọc Tuân – K45S3

7


Trường ĐH Thương mại
hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản,
nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.
Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập
nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một cơng cụ dị tìm dữ
liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm
năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngồi ra,
doanh nghiệp cịn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh
chóng và hiệu quả.
2.1.3 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin
➢ Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin
Quy trình: gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ
thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống.
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của

-

dự án xây dựng hệ thống thông tin, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng

nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra
giải pháp xây dựng hệ thơng tin mới.
Cơng việc thực hiện:
o Khảo sát hệ thống đang làm gì?
o Đưa ra đánh giá về hiện trạng
o Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm.
o Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.
o Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những
ràng buộc khác.
-

Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác

lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ
liệu).
Công việc thực hiện:

Trần Ngọc Tuân – K45S3

8


Trường ĐH Thương mại
o Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử
lý của hệ thống
+ Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic.
+ Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
➔ Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)
➔ Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)
o Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức quan

niệm của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống.
➔ Xây dựng mô hình thực thể liên kết (ER)
-

Thiết kế hệ thống: Là cơng đoạn cuối cùng của q trình khảo sát, phân tích,

thiết kế. Tại thời điểm này đã có mơ tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược
đồ thu được ở cơng đoạn phân tích.
Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý.
Công việc thực hiện:
o Thiết kế tổng thể
o Thiết kế giao diện
o Thiết kế cơ sở dữ liệu
o Thiết kế các kiểm soát
o Thiết kế phần mềm
- Cài đặt hệ thống
Quy trình cài đặt theo tiến trình sau:
Lập kế hoạch cài đặt → Biến đổi dữ liệu → Huấn luyện → Các phương pháp cài
đặt → Biên soạn tài liệu về hệ thống.
➢ Mơ hình phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin
- Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic.
- Áp dụng phương thức biến đổi:

Trần Ngọc Tuân – K45S3

9


Trường ĐH Thương mại
o Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũ

sang mô tả logic của hệ thống cũ.
o Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũ
sang mô tả logic của hệ thống mới
- Bằng cách trả lời:
o Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc như thế nào, làm gì?
o Ở mức logic: Mơ tả hệ thống mới làm gì, làm việc như thế nào?

Mô tả hệ thống
cũ làm việc như
thế nào?

Mô tả hệ thống
mới làm việc như
thế nào?

Mức vật lý
Thiết kế
hệ thống

Phân tích
hệ thống

Mức logic

Mơ tả hệ thống
cũ làm gì?

Phân tích hệ thống

Mơ tả hệ thống

mới làm gì?

Hình 2.4. Mơ hình phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin
❖ Phân tích hệ thống thơng tin
Phân tích hệ thống thơng tin: Là q trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thống
thơng tin hiện hành và mơi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển
hệ thống (Bài giảng Hệ thống thông tin, 2011, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân,
trang 41).
Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ
thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khó
khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại.
Phân tích hệ thống thơng tin gồm có: phân tích chức năng và phân tích dữ liệu.
- Phân tích chức năng

Trần Ngọc Tuân – K45S3

10


Trường ĐH Thương mại
Trong giai đoạn này phải tiến hành mơ hình hố hệ thống thơng tin để thấy được
những chức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới so với hệ thống thông tin cũ.
Các công cụ dùng để mơ hình hố hệ thống thơng tin: Biểu đồ phân cấp chức
năng, biểu đồ luồng dữ liệu.
o Biểu đồ phân cấp chức năng:
+ Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần
thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ
thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
+ Thành phần:
✓ Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

Kí hiệu:

Tên chức năng

✓ Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu
bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.

o Biểu đồ luồng dữ liệu.
+ Khái niệm: Là công cụ mô tả các dịng thơng tin liên hệ giữa các chức năng với nhau
và giữa các chức năng với mơi trường bên ngồi.
+ Thành phần:
✓ Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử
lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vào
theo một cách nào đó như tổ chức lại thơng tin hoặc tạo ra thơng tin mới.
Biểu diễn: Hình trịn hoặc hình oval trong có tên chức năng. Tên chức năng là
một động từ (có thể kèm thêm bổ ngữ).
Tên chức
năng

Trần Ngọc Tuân – K45S3

11


Trường ĐH Thương mại
✓ Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức
năng nào đó.
Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu. Tên luồng dữ
liệu là một danh từ (có thể kèm tính từ).
Tên luồng dữ liệu

✓ Kho dữ liệu: Là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau
đó có một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào.
Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho. Tên kho là danh
từ hoặc là danh sách thuộc tính.
Tên kho dữ liệu
✓ Tác nhân ngồi: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực
nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi
thơng tin với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn
của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngồi.
Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngồi. Tên tác nhân
ngoài là một danh từ.
Tên tác nhân ngoài
✓ Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô
tả ở trang khác của biểu đồ.
Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong.
Tên tác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ).

.

Tên tác nhân trong

+ Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu

Trần Ngọc Tuân – K45S3

12


Trường ĐH Thương mại
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái qt nội dung chính của hệ thống

thơng tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là
nhận ra nội dung chính của hệ thống.
Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã
(Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ
mức 1, mức 2….
✓ Phân tích dữ liệu
Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thơng tin cơ sở có ích
cho hệ thống và định rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham khảo giữa chúng. Điều
này có nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong tồn bộ hệ thống
của tổ chức và có thể thâm nhập được từ bất kỳ chương trình nào; phải có chỗ cho mọi
thứ đều ở đúng chỗ của nó. Cơng cụ sử dụng cho việc này chính là mơ hình thực thể.
Mơ hình thực thể liên kết cịn gọi là mơ hình dữ liệu logic ở mức quan niệm tổng
qt hoặc sơ đồ tiêu chuẩn.
Mơ hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:
▪

Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duy

được quan tâm trong quản lý. Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng
nào đó.
Ví dụ:
▪

Thực thể

Nhân viên

Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ

không phải là bản thân thông tin.

Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù:
* Thông tin liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống
* Thông tin liên quan đến các thuộc tính hoặc tài ngun của hệ thống
* Thơng tin đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạch
hoặc kiểm soát.

Trần Ngọc Tuân – K45S3

13


Trường ĐH Thương mại
▪

Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể khơng thể

tồn tại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau. Vì
vậy khái niệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các
thực thể.
▪

Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất. Các kiểu liên kết cho

biết số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của
một thực thể khác.
Có ba kiểu liên kết:
* Liên kết một - một (1-1): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một thực
thể kiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại.
Ví dụ:
Nhân viên

1

Có

1

Mã nhân viên

* Liên kết một - nhiều (1-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n nếu một thực
thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu B chỉ tương ứng
với một thực thể kiểu A.
Ví dụ:

Phòng

1

Thuộc

n

Nhân viên

ban
* Liên kết loại nhiều - nhiều (n-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết n-n nếu
một thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại.
Ví dụ:

Sản phẩm

n

Mua

n

Khách hàng

+ Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liên
kết. Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa),
thuộc tính quan hệ, thuộc tính mơ tả. Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng nhất
và bắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định

Trần Ngọc Tuân – K45S3

14


Trường ĐH Thương mại
Ví dụ: Thực thể khách hàng có các thuộc tính sau:
Loại thuộc tính

Ví dụ

Thuộc tính định danh

Mã khách hàng

Thuộc tính mơ tả

Tên khách hàng

Thuộc tính quan hệ

Số chứng minh thư nhân dân

❖ Thiết kế hệ thống thông tin
Thiết kế hệ thống : Là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới đang sinh
ra trong giai đoạn phân tích hệ thống.
Ý nghĩa của thiết kế hệ thống
✓ Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấp
nhận hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài
đặt và vận hành.
✓ Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,
nhận rõ tính khơng hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ.
-

Thiết kế cơ sở dữ liệu:
o Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:
✓ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp.
✓ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu.
✓ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu
diễn mối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu.
✓ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ
liệu.
o Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:
✓ Bước 1: Xác định các thuộc tính
+ Đánh dấu các thuộc tính lặp.
+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính tốn ra hoặc suy ra

từ những thuộc tính khác
+ Gạch chân các thuộc tính khố.

Trần Ngọc Tn – K45S3

15


Trường ĐH Thương mại
+ Cịn lại là các thuộc tính cơ sở.
Ví dụ: Trong bài tốn quản lý khách hàng, bảng khách hàng
Loại thuộc tính

Tên thuộc tính

Thuộc tính khố

Mã khách hàng

Thuộc tính thứ sinh

Tổng tiền mua hàng

Thuộc tính lặp

Mã hóa đơn

Thuộc tính cơ sở

Tên khách hàng

Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ các thuộc
tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ những
thuộc tính khơng có ý nghĩa trong quản lý.
✓ Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu
ra.
✓ Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn.
+ Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu các
giá trị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử. Trong mỗi danh sách khơng
được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc
tính lặp đó ra thành các danh sách con và gắn thêm cho danh sách con một tên.
+ Dạng chuẩn 2 (2NF – Second Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếu
quan hệ đó ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính khơng phải khóa phụ thuộc hàm
đầy đủ vào khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ
thuộc hàm vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa
đó làm khóa cho danh sách mới.
+ Dạng chuẩn 3 (3NF – Third Normal Form): Trong một danh sách khơng được
phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào
thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan
hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách
mới.

Trần Ngọc Tuân – K45S3

16


Trường ĐH Thương mại
+ Dạng chuẩn BCNF (Boyce Codd Normal Form): Quan hệ R ở dạng chuẩn BCNF
khi tất cả các phụ thuộc hàm X → A trong R đều phải có X là khóa trong R.

✓ Bước 4:: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.
✓ Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu)
-

Thiết kế phần mềm
Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằn đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưa

phải là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự.
o Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm
✓ Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con
✓ Các giao diện
✓ Các kiểm soát
✓ CSDL
o Đầu ra của thiết kế phần mềm
✓ Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con
✓ Đặc tả nội dung của từng module trong LCT
✓ Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình
✓ Thiết kế các mẫu thử
Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp các
module cùng với các gaio diện giữa các module đó.
• Các thuộc tính cơ bản của module:
+ Thơng tin vào, ra: Thơng tin nhận được từ chương trình gọi nó hoặc thơng tin
trả lại cho chương trình gọi nó.
+ Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra
+ Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên
+ Dữ liệu cụ bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó.
• Cơng cụ diễn tả lược đồ chương trình:
+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn
Tên module
+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên.

Trần Ngọc Tuân – K45S3

17