Công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc sở y tế thành phố hồ chí minh thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐẠI HỌC KHOA HỌC, XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN HỒNG DIỄM

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG
CHUYÊN KHOA HẠNG 1 TRỰC THUỘC
SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐẠI HỌC KHOA HỌC, XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN HỒNG DIỄM

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG
CHUYÊN KHOA HẠNG 1 TRỰC THUỘC
SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 60.32.03.01

Người hướng dẫn khoa học: TS.CVCC. Phan Đình Nham

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là sản phẩm nghiên cứu của tôi; các số liệu trong luận
văn được điều tra trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn. Tôi xin chịu
trách nhiệm về nghiên cứu của mình.

Tác giả

Nguyễn Hồng Diễm

1


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ………………………………………………………………………
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1
TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH …………………
1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ……………………….
1.1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư ………………………………
1.1.2. Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan, tổ
chức ……………………………………………………………………..........
1.1.3. Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm văn thư cơ quan …………………….
1.2. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BỆNH VIỆN VÀ CÔNG TÁC VĂN
THƯ TRONG CÁC BỆNH VIỆN…………………………………………….

1.2.1. Các loại hình bệnh viện và xếp hạng bệnh viện …………………………..
1.2.2. Đặc trưng ngành y tế TP. Hồ Chí Minh và các bệnh viện công chuyên
khoa hạng 1, TP. Hồ Chí Minh………………………………………………...
1.2.3. Cơ sở pháp lý về cơng tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa
hạng 1, TP. Hồ Chí Minh………………………………………………………..
1.2.4. Đặc trưng cơng tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1,
TP. Hồ Chí Minh ……………………………………………………………….
1.3. NHẬN ĐỊNH………………………………………………………………
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH
VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1 TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ……………………………………………….
2.1. BAN HÀNH VĂN BẢN HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1
TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH………………….
2.2. XÂY DỰNG TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ THỰC HIỆN CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1
TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ………………….
2.3. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC, NHÂN SỰ VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT
THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG
CHUYÊN KHOA HẠNG 1 TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ
CHÍ MINH…..………………………………………………………………..
2.3.1. Cách thức tổ chức………………………………………………………..
2.3.2. Nhân sự thực hiện công tác văn thư……………………………………..
2.3.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật hỗ trợ và phục vụ công tác văn thư…………….

2

6

14

14
14
16
16
17
17
18
19
23
25

27

27

28

30
30
31
33


2.4. TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC

34

BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.

2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản…………………………………………..

2.4.2. Quản lý văn bản đến……………………………………………………...
2.4.3. Quản lý văn bản đi……………………………………………………….

34
46
52

2.4.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu……………………………………………
2.4.5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan……………………….

58
59

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG
CHUYÊN KHOA HẠNG 1 TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ
CHÍ MINH……………………………………………………………………..
3.1. Phương hướng phát triển hoạt động của các bệnh viện công chuyên
khoa hạng 1 TP.HCM …………………………………………………………
3.2. Định hướng công tác văn thư Ngành Y tế Thành phố Hồ Chí Minh và
các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM ………………………….
3.2.1. Định hướng công tác văn thư trong ngành Y tế Thành phố Hồ Chí Minh
3.2.2. Định hướng cơng tác văn thư tại bệnh viện công chuyên khoa hạng 1,
TP.HCM………………………………………………………………………...
3.3. Giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động nghiệp vụ văn
thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc Sở Y tế Thành
phố Hồ Chí Minh..…………………………………………………………….
3.3.1. Đội ngũ nhân viên thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư…………………
3.3.2.Ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ công tác văn thư………….
3.3.3. Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên

và ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư tại bệnh viện ……………….
3.3.4. Giải pháp nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ cơng tác văn thư…
3.3.5. Đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động văn thư
lưu trữ………………………………………………………………………….
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3……………………………………………………….
KẾT LUẬN…………………………………………………………………….
TÀI LIỆU THAM KHẢO …………………………………………………….
PHỤ LỤC………………………………………………………………………

3

67
67

67
67
68
69
69
71
74
76
76
77
79
83
88


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

BV

Bệnh viện

BNV

Bộ Nội vụ

BVCTCH

Bệnh viện Chấn thương Chỉnh hình

BVĐHYD TP.HCM

Bệnh viện Đại học Y Dược
Thành phố Hồ Chí Minh

BVNĐ1

Bệnh viện Nhi đồng 1

BVNĐ2

Bệnh viện Nhi đồng 2

BVQTĐ

Bệnh viện Quận Thủ Đức

BVTD

Bệnh viện Từ Dũ

BVUB

Bệnh viện Ung Bướu

BYT

Bộ Y tế

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

CP

Chính phủ

HCQT

Hành chính Quản trị

KCB

Khám chữa bệnh

NXB ĐHQG

Nhà xuất bản Đại học Quốc gia

SNV TP.HCM

Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh

SYT TP.HCM

Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh

TP.HCM

Thành phố Hồ Chí Minh

VBHC

Văn bản Hành chính

VBQPPL

Văn bản Quy phạm pháp luật

CTVT

Cơng tác văn thư

VTCQ

Văn thư cơ quan

VTLT

Văn thư, lưu trữ

4


5


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Vai trị của cơng tác văn thư đối với tất cả hoạt động của cơ quan tổ chức là
rất quan trọng, xuyên suốt từ chỉ đạo, điều hành, triển khai thực hiện, đến kiểm
tra, báo cáo, lưu trữ.
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thơng
tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan đơn vị; làm tốt cơng tác văn thư
giúp giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Đây là tiền đề để làm tốt
cơng tác lưu trữ, hình thành nguồn bổ sung tài liệu cho kho lưu trữ tài liệu của cơ
quan, tổ chức.
Cơng tác văn thư góp phần giải quyết cơng việc cơ quan nhanh chóng, chính
xác, nâng cao chất lượng, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế bệnh
quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết, hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc
quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật; góp phần bảo đảm cho các hoạt
động của nền hành chính nhà nước được thơng suốt, nâng cao hiệu quả quản lý
hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng cơng cuộc cải cách hành chính hiện
nay.
Đối với tất cả các bệnh viện nói chung và các bệnh viện công chuyên khoa
hạng 1 trực thuộc SYT TP.HCM nói riêng thì cơng tác văn thư giữ vai trị quan
trọng trong hỗ trợ công tác chuyên môn; sắp xếp và quản lý hoạt động bệnh viện
thông qua văn bản (văn bản hành chính, văn bản chun mơn) bằng ứng dụng

CNTT góp phần cải cách thủ tục hành chính trong việc khám, chữa bệnh…. Vì lẽ
đó, các bệnh viện đã dần thay đổi quan điểm tích cực về cơng tác văn thư.
Thực tế cho thấy công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng
1 trực thuộc SYT TP.HCM vẫn còn những tồn tại và hạn chế: hệ thống văn bản
chỉ đạo, hướng dẫn văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu nâng cao hiệu quả quản

6


lý, đội ngũ cán bộ còn hạn chế về năng lực chuyên môn nghiệp vụ, ứng dụng công
nghệ thông tin chưa đồng bộ, bệnh án điện tử…
Với những vấn đề đặt ra, học viên đã chọn đề tài “Công tác văn thư tại các
bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh:
thực trạng và giải pháp” nhằm khảo sát thực trạng công tác văn thư tại các bệnh
viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc SYT TP.HCM để ghi nhận cách thức
quản lý và tổ chức cơng tác văn thư; sau đó, phân tích những ưu điểm và hạn chế.
Từ đó, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các bệnh viện
công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc Sở Y tế TP.HCM (sau đây gọi tắt là các bệnh
viện chuyên khoa hạng 1, TP.HCM).
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
2.1. Mục đích
Trên cơ sở lý luận và pháp lý quản lý nhà nước về công tác văn thư, đánh giá
thực trạng công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP. HCM
nêu một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động công tác
văn thư của loại hình bệnh viện này.
2.2. Nhiệm vụ
Làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý về công tác văn thư trong ngành y tế nói
chung và tại các bệnh viện cơng chun khoa hạng 1, TP.HCM nói riêng.
Khảo sát và đánh giá đúng thực trạng công tác văn thư tại các bệnh viện
chuyên khoa hạng 1, TP.HCM; nêu ưu điểm và hạn chế trong quá trình thực hiện.

Đề xuất một số giải pháp cụ thể để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động
công tác văn thư của các bệnh viện chuyên khoa hạng 1, TP.HCM
3. Tình hình nghiên cứu
Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu, tác giả đã tham khảo các tài liệu, sách,
luận văn và một số bài viết liên quan. Qua đó giúp học viên có tư liệu, thơng tin
để tác giả có góc nhìn đúng về cách thức tổ chức cơng tác văn thư, cách trình bày
7


và soạn thảo văn bản đúng quy định. Đầu tiên là “Công tác lưu trữ Việt Nam” do
Cục Lưu trữ Nhà nước biên soạn nhân kỷ niệm 25 năm thành lập Cục Lưu trữ Nhà
nước. Sách gồm 11 chương, đề cập đến nội dung cơ bản của công tác văn thư. Thứ
hai là “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của GS. Vương Đình Quyền
(2006), NXB ĐHQG Hà Nội [37]; đây vừa là giáo trình giảng dạy cho sinh viên
của ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng vừa là tài liệu nghiên cứu, tham
khảo của các cơ quan, tổ chức; phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn
thư, lưu trữ và cán bộ hành chính văn phịng. Tài liệu bao hàm các khái niệm công
tác văn thư, cách thức tổ chức quản lý và đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp
vụ công tác văn thư; hướng dẫn chi tiết, cụ thể về thể thức văn bản quản lý nhà
nước hoặc các yêu cầu, quy trình soạn thảo, bố cục nội dung, ngơn ngữ và văn
phong của văn bản hành chính; cách thức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ để phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ; quản lý, giải
quyết văn bản và quản lý con dấu trong cơ quan. Thứ ba là giáo trình “Văn bản
quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản” của các tác giả Lê Văn In (chủ
biên), Nghiêm Kỳ Hồng, Đỗ Văn Học (2013), NXB ĐHQG TP.HCM [30]. Giáo
trình đã trình bày khái niệm, thể thức và những yêu cầu về nội dung văn bản và
phương pháp diễn đạt văn phong, ngôn ngữ văn bản. Qua đây, các tác giả đã hướng
dẫn kỹ năng thực hiện quy trình soạn thảo văn bản hành chính, kỹ thuật soạn thảo
một số loại văn bản cùng phần phụ lục phương pháp soạn thảo một số loại văn bản
được sử dụng trong các cơ quan hành chính - một cơng việc quan trọng trong hoạt

động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức; văn bản đạt chất lượng hay kém
chất lượng sẽ quyết định tính hiệu lực và hiệu quả của văn bản trong hoạt động
quản lý. Thứ tư là sách tham khảo “Văn bản và tài liệu văn thư - nguồn bổ sung
cho phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” của tác giả Phan Đình Nham, Bùi Loan
Thùy (2015), NXB ĐHQG TP.HCM [32]. Nội dung giáo trình đã trình bày mối
quan hệ chặt chẽ giữa văn bản và tài liệu văn thư với lưu trữ, trong thời đại thông
8


tin điện tử. Các tác giả đã dành chương 5 và chương 6 để nêu những vấn đề chung
về công tác văn thư, tiêu chuẩn hóa văn bản trong cơng tác văn thư. Theo các tác
giả, “công tác văn thư và cơng tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, gắn bó mật
thiết khơng thể tách rời vì kết quả của cơng tác văn thư chính là nguồn bổ sung
cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Mối quan hệ này được thể hiện liên tục
trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến nộp hồ sơ cho lưu trữ
cơ quan và đưa vào lưu trữ lịch sử”[32:118]
Ngồi ra, cịn có những sách tham khảo liên quan đến công tác văn thư như
“Mấy vấn đề về cơng tác văn phịng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới” của
tác giả Nghiêm Kỳ Hồng (2003), NXB Chính trị Quốc gia [27]. Nội dung tài liệu
đề cập đến việc cần chuyển từ văn phịng kiểu cũ sang văn phịng kiểu mới để
nhanh chóng nắm bắt thông tin, xử lý tốt nhất thông tin phục vụ cho lãnh đạo,
quản lý; từ đây, vai trò của văn phịng trở thành trung tâm xử lý thơng tin với các
tiêu chuẩn mới, nghiệp vụ đa dạng, đòi hỏi nhân viên phải năng động. Để thực
hiện được điều này, lãnh đạo cơ quan, tổ chức cần quan tâm và nâng tầm vai trị
của văn phịng; từ đó đầu tư thích đáng về tiền của, cơng sức, trí tuệ để nâng cấp
văn phòng trở thành những văn phòng hiện đại (modern office).
Đối với công tác văn thư tại các bệnh viện, chỉ có một số bài viết đơn lẻ mang
tính khái quát đề cập đến lưu trữ hồ sơ bệnh án điện tử như “Một số ý kiến về lưu
trữ hồ sơ bệnh án ở các bệnh viện” của Vũ Thị Phụng (2003) đăng trên Tạp chí
văn thư lưu trữ số 6 [34], nội dung bài viết chỉ là những gợi mở ban đầu về công

tác lưu trữ hồ sơ bệnh án điện tử tại các BV mà chưa đưa ra hệ thống các giải pháp
để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ hồ sơ bệnh án.
Đáng chú ý, phải kể đến là đề tài “Lưu trữ và quản lý hồ sơ bệnh án điện tử
tại Bệnh viện công tuyến trung ương (hạng đặc biệt) tại Hà Nội” của tác giả Hoàng
Thị Thu Cúc (2014), trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội [21].
Thông qua luận văn, tác giả đã bước đầu đánh giá việc thực hiện quản lý hồ sơ
9


bệnh án điện tử tại các bệnh viện công tuyến trung ương tại Hà Nội; từ đây, phân
tích những hạn chế, nguyên nhân và đề ra một số giải pháp hoàn thiện việc lập và
lưu trữ hồ sơ bệnh án điện tử.
Ngoài ra, học viên đã tham khảo một số nghiên cứu ngoài nước như đề tài
“Corporate Governance and Records Management in Private and Public
Hospitals in Ghana” (tạm dịch: Quản trị bệnh viện và công tác văn thư tại bệnh
viện công và tư) ở Ghana của tác giả Kingsley Opoku Appiah, (2016) đăng trên
Record Management Journal [55]. Nghiên cứu được thực hiện trên cơ sở thu thập
dữ liệu của 500 cán bộ quản lý từ 85 bệnh viện (65 bệnh viện công và 20 bệnh
viện tư) ở khu vực Đông, Bắc và Thượng Tây Ghana. Thông qua kết quả nghiên
cứu cho thấy mối quan hệ tích cực và cần thiết giữa công tác quản trị bệnh viện và
công tác văn thư để chứng minh sự minh bạch trong việc điều trị cho người bệnh;
từ đó hỗ trợ cơng tác quản lý và điều hành bệnh viện ở Ghana.
Ngoài ra, khá nhiều tài liệu phong phú từ nguồn Internet liên quan đến nội
dung của đề tài mà học viên tham khảo, trích dẫn trong q trình nghiên cứu - từ
văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn, sách, tài liệu tham khảo và cơng trình
nghiên cứu của nhiều tác giả - đã góp phần quan trọng trong việc hình thành nên
luận văn này.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc Sở

Y tế TP.HCM.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về nội dung nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu công tác văn thư, bao gồm: soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng con
dấu; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các bệnh
viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM.
10


Công tác văn thư gắn liền với văn bản. Trong hoạt động của văn bản có các
loại hình tài liệu cơ bản; nhưng trong luận văn tập trung cho 2 đối tượng tài liệu
cơ bản: văn bản hành chính, văn bản chuyên môn
- Về phạm vi không gian: Tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực
thuộc Sở Y tế TP.HCM.
Tại TP.HCM, có 01 bệnh viện hạng đặc biệt (Chợ Rẫy) và 03 bệnh viện
chuyên khoa hạng 1 trực thuộc Bộ Y tế, 24 bệnh viện trực thuộc Sở Y tế TP.HCM,
01 bệnh viện đa khoa trực thuộc Ủy ban nhân dân Quận. Đối với 24 bệnh viện
hạng 1 có 17 bệnh viện chuyên khoa, 7 bệnh viện đa khoa.
Phần lớn trong 17 bệnh viện chuyên khoa hạng 1 chịu sự quản lý nhà nước
của Sở Y tế TP.HCM (cấp tỉnh/thành) nhưng chuyên môn kỹ thuật là tuyến trung
ương để hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo nhân lực cho các tuyến dưới hoặc các bệnh viện
hạng thấp hơn, như: mắt, nhi, sản khoa, tim, ung bướu, ....
Do đó, để đạt mục tiêu của đề tài, học viên chọn khảo sát 5 bệnh viện công
chuyên khoa hạng 1, TP.HCM, gồm: Từ Dũ, Nhi Đồng 1, Nhi Đồng 2, Chấn
thương Chỉnh hình và Ung Bướu vì có mơ hình tổ chức tương tự nhau về số lượng
bệnh nhâm khám và điều trị (> 3.000 lượt khám/ngày), chịu trách nhiệm chuyên
môn kỹ thuật tuyến trung ương…
Hơn nữa, để nhận định và đề xuất giải pháp phù hợp với tình hình mới, học
viên đã khảo sát thêm hai bệnh viện. Một là Bệnh viện Quận Thủ Đức, bệnh viện
tuyến quận hạng 1 đầu tiên và duy nhất trên cả nước đi đầu trong công nghệ thông

tin và là một trong sáu bệnh viện nằm trong thí điểm đề án bệnh án điện tử của Bộ
Y tế. Hai là Bệnh viện Đại học Y Dược TP.HCM - bệnh viện thực hiện theo mơ
hình Trường-Viện, trực thuộc Bộ Y tế nhưng hoạt động theo cơ chế doanh nghiệpđược đánh giá là 1 trong 10 bệnh viện hàng đầu của Việt Nam khi ứng dụng thẻ
khám bệnh thay cho sổ khám bệnh giúp các quy trình hành chính tinh gọn, chính
xác. Đây là hai cơ sở y tế đi đầu trong việc ứng dụng ISO và CNTT trong quản lý,
11


điều hành bệnh viện. Mục đích bổ sung hai bệnh viên này là để so sánh, đánh giá
cách thức quản lý và tổ chức cơng tác văn thư; từ đó, đề ra các giải pháp cho công
tác văn thư tại các bệnh viện cơng chun khoa hạng 1, TP.HCM.
Tóm lại, phạm vi không gian của đề tài gồm 5 bệnh viện chuyên khoa hạng
1, TP.HCM và thêm hai bệnh viện: 1 bệnh viện đa khoa hạng 1 thuộc quản lý nhà
nước của Ủy ban Nhân dân Quận Thủ Đức và 1 bệnh viện đa khoa trực thuộc Bộ
Y tế.
Tuy nhiên, do thời gian cũng như việc tiếp cận số liệu, cơng văn, văn bản,
quy trình tại từng bệnh viện trong thực tế là rất khó khăn vì tính bảo mật, tính cạnh
tranh. Vì vậy, khả năng nghiên cứu có những hạn chế nhất định, những vấn đề đặt
ra không tránh khỏi chủ quan của người nghiên cứu hoặc có những số liệu khảo
sát, trích dẫn chỉ có tại Bệnh viện Ung Bướu - nơi học viên đang công tác.
- Về phạm vi thời gian: Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu trong giai đoạn
năm 2011 - 2017. Từ năm 2011, Thông tư 01/BNV về công tác văn thư được ban
hành, là kim chỉ nam cho hoạt động văn thư.
5. Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện đề tài này, học viên thực hiện phương pháp phỏng vấn (ban lãnh
khoa/phòng, nhân viên văn thư) dựa trên bảng hỏi để tiến hành thu thập thơng tin
cần thiết.
Sau đó, sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp: tài liệu, số liệu, ý kiến đánh
giá.
6. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Đề tài có giá trị thực tiễn, đánh giá thực trạng công tác văn thư trong quản lý,
tổ chức và thực hiện công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1,
TP.HCM. Kết quả nghiên cứu của đề tài:
- Về ý nghĩa khoa học: Kết quả nghiên cứu của luận văn một lần nữa góp
phần khẳng định tầm quan trọng của công tác văn thư trong hoạt động quản lý của
12


các bệnh viện chuyên khoa hạng 1, TP.HCM; nếu thực hiện tốt sẽ góp phần nâng
cao y hiệu của bệnh viện trong giai đoạn tự chủ tài chính hiện nay.
- Về ý nghĩa thực tiễn: đánh giá thực trạng công tác văn thư; đưa ra những
kiến nghị khách quan; giúp lãnh đạo bệnh viện có chiến lược, kế hoạch đúng và
tồn diện về cơng tác văn thư, lưu trữ.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài gồm 3
chương. Cụ thể như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và công tác văn thư tại Bệnh
viện.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa
hạng 1 trực thuộc SYT TP.HCM.
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động công tác
văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc SYT TP.HCM.

13


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN
1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư:
1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Hội đồng lưu trữ quốc tế (ICA) biên soạn Từ điển Thuật ngữ lưu trữ (1988),
xuất bản bằng ngôn ngữ Anh, Đức, Ý, Nga, Tây Ban Nha gồm 484 thuật ngữ;
trong đó thuật ngữ số 376 về cơng tác văn thư “Records management”, bản tiếng
Anh, được định nghĩa: “That area of general administrative management
concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance,
use and disposal of records, i.e. during their entire life cycle” (tạm dịch: Đó là lĩnh
vực quản lý hành chính tổng hợp liên quan đến tính kinh tế và hiệu quả trong việc
tạo ra, duy trì, sử dụng và loại hủy văn bản, vòng đời của văn bản).
Theo đó, Bản tiếng Pháp “Gestion des documents” là: “Terme utilisé au
Canada franco-phone pour désigner l’ensemble des mesures visant à l’ économie
et à l’efficacité dans la création, le tri, la conservation et l’utilisation des archives,
correspondant au terme américain “records management”, được dịch bản Tiếng
Việt: “Quản lý tài liệu – Thuật ngữ dùng ở vùng nói tiếng Pháp của Canada để
chỉ một tập hợp các biện pháp nhằm tiết kiệm và hiệu quả trong việc tạo lập, lựa
chọn, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ, tương ứng với thuật ngữ của Mỹ là
“quản lý hồ sơ/tài liệu ghi”.
Tại Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư được sử dụng phổ biến trong hoạt
động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng trong văn bản quy
phạm pháp luật; được diễn giải như sau: Trong Từ điển lưu trữ Việt Nam (1992),
công tác văn thư là: “Một lĩnh vực hoạt động của bộ máy quản lý bao gồm việc
xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản trong các cơ quan, xí
nghiệp nhà nước, các tổ chức kinh tế xã hội, các đơn vị quân đội”[23:23].
14


Tác giả Dương Văn Khảm định nghĩa công tác văn thư là “Tồn bộ các quy
trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ” trong Từ
điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ (2011) [31]; hoặc trong sách “Văn bản

và tài liệu văn thư nguồn bổ sung cho phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” nêu:
“Cơng tác văn thư là tồn bộ quá trình biên soạn văn bản (làm văn bản); quản lý
giải quyết văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con
dấu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước từ Trung ương đến cơ sở”.
Tóm lại, khái niệm “công tác văn thư” đã được đề cập ở nhiều tài liệu trong
nước và ngoài nước. Mặc dù các khái niệm chưa đồng nhất về cách diễn đạt nhưng
về nội hàm đều giải thích cơng tác văn thư là hoạt động liên quan đến văn bản và
con dấu trong cơ quan, được tổ chức thực hiện từ trung ương đến cơ sở.
Vì vậy, để thống nhất học viên sử dụng theo khái niệm đã được nêu tại khoản
2 điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” [15].
1.1.1.2. Nội dung công tác văn thư
Soạn thảo, ban hành văn bản;
Quản lý và giải quyết văn bản;
Quản lý và sử dụng con dấu;
Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan tổ chức.

1.1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện các nội dung cơng việc, cơng tác văn thư ở các cơ
quan phải bảo đảm các yêu cầu: nhanh chóng để giải quyết kịp thời mọi cơng việc
của cơ quan, chính xác về nội dung, thể thức văn bản và kỹ thuật nghiệp vụ, bí
mật vì có những văn bản của cơ quan thuộc phạm vi bí mật, hiện đại khi ứng dụng
CNTT trong việc xây dựng, ban hành và lưu trữ văn bản. Bên cạnh đó, cán bộ,
cơng chức, viên chức nói chung, cán bộ văn thư nói riêng cần được trang bị những
15


kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ và nâng cao trình độ tin học, có phong cách

làm việc phù hợp với xu thế hiện đại.
1.1.1.4. Vị trí, ý nghĩa của cơng tác văn thư
Vị trí: Cơng tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý.
Trong cơng tác hành chính, văn thư là bộ thiết yếu, không thể thiếu; là nơi truyền
tải và lưu trữ thông tin của cơ quan, đơn vị. Hoạt động của công tác văn thư gắn
liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Ý nghĩa: cơng tác văn thư có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức. Thứ nhất, bảo đảm cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và nhanh chóng,
hỗ trợ tích cực cơng tác quản lý; thứ hai, góp phần nâng cao hiệu suất và chất
lượng công tác của cơ quan, đơn vị; thứ ba; phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ; thứ
tư; góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan; sau nữa, công tác văn thư
là bước chuẩn bị cho công tác lưu trữ.
1.1.2. Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan,
tổ chức
Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác nhau.
Do đó, tùy theo vị trí và khả năng, mỗi người trong cơ quan được giao phụ trách
những cơng việc nhất định, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, từ thủ trưởng cơ
quan, chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành chính), trưởng các đơn vị đến
cán bộ, viên chức và của văn thư cơ quan.
1.1.3. Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm văn thư cơ quan
Căn cứ khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ
văn thư hoặc bố trí người làm văn thư (sau đây gọi chung là văn thư cơ quan).
Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản
đến; trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; giúp Chánh Văn
phịng/Trưởng phịng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm
16


quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình

bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát
hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và
phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký,
quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công
chức, viên chức; bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con
dấu khác.
Người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch
văn thư theo quy định của pháp luật.
1.2. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BỆNH VIỆN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TRONG CÁC BỆNH VIỆN
1.2.1. Các loại hình bệnh viện và xếp hạng bệnh viện
1.2.1.1. Các loại hình bệnh viện
Bệnh viện cơng lập (hay còn gọi là bệnh viện nhà nước): là bệnh viện do nhà
nước quản lý, cách thức hoạt động và chi phí khám bệnh do nhà nước quy định;
vì thế, cơ sở vật chất, trang thiết bị y tế và tiền cơng do nhà nước đầu tư, chi trả
chi phí. Bệnh viện công lập được phân thành: bệnh viện đa khoa và bệnh viện
chuyên khoa. Bệnh viện đa khoa là bệnh viện điều trị nhiều chuyên ngành, mặt
bệnh khác nhau. Trong khi đó, bệnh viện chuyên khoa là bệnh viện điều trị bệnh
chuyên khoa sâu [1].
Không kể là chuyên khoa hay đa khoa, các bệnh viện cơng lập có các cấp
quản lý khác nhau: Bộ Y tế, Ủy ban nhân dân tỉnh/ thành phố, Ủy ban nhân dân
quận/huyện, Ủy ban nhân dân phường/xã.
Trái lại, bệnh viện tư nhân do các tập đồn, cá nhân có nguồn kinh phí lớn tự
trang bị mọi thứ, hoạt động theo cơ chế doanh nghiệp; nhưng chi phí điều trị khá
cao so với thu nhập của người dân.

17


1.2.1.2. Xếp hạng bệnh viện

Theo quyết định 1895/1997/QĐ-BYT ngày 19/9/1997 của Bộ Y tế về ban
hành quy chế bệnh viện: “Bệnh viện hạng 1 là cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trực
thuộc Bộ Y tế hoặc UBND tỉnh, thành phố và các ngành có trách nhiệm khám
bệnh, chữa bệnh cho nhân dân một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Bệnh
viện có đội ngũ cán bộ y tế có trình độ chun mơn kỹ thuật cao, được trang bị
hiện đại, có các chuyên khoa sâu, cơ sở hạ tầng phù hợp” [9].
Hiện các bệnh viện được phân theo 4 hạng: hạng đặc biệt, 1, 2, 3 căn cứ theo
Thông tư 03/2004/TT-BYT ngày 03/3/2004 của Bộ Y tế về hướng dẫn xếp hạng
bệnh viện [39]. Việc xếp hạng bệnh viện là cơ sở để hoàn chỉnh về tổ chức, nâng
cao trình độ chun mơn kỹ thuật và chất lượng phục vụ người bệnh; đầu tư phát
triển bệnh viện trong từng giai đoạn thích hợp; phân tuyến kỹ thuật trong điều trị;
xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, bố trí lao động và thực hiện các chế độ
chính sách đối với công chức, viên chức bệnh viện.
1.2.2. Đặc trưng của các bệnh viện cơng chun khoa hạng 1, TP.HCM nói
riêng
Các bệnh viện chuyên khoa hạng 1, TP.HCM là đơn vị mũi nhọn của ngành
y tế TP.HCM, cơ sở y tế tuyến cuối của các tỉnh phía Nam và cũng là một trong
các cơ sở khám chữa bệnh hàng đầu của cả nước. Đây là nơi đào tạo và sở hữu
đội ngũ bác sĩ chuyên khoa, có tay nghề cao đáp ứng việc triển khai các kỹ thuật
cao, kỹ thuật chuyên sâu nhằm phục vụ, chăm sóc người bệnh. Chính vì thế đã
thu hút khối lượng bệnh nhân rất lớn đến khám và điều trị mỗi ngày, không chỉ
tại TP.HCM mà còn từ nhiều tỉnh, thành trên cả nước. Dẫn đến tình trạng quá tải
diễn ra thường xuyên, cơ sở vật chất không đáp ứng đủ nhu cầu, kỹ năng giao tiếp
của nhân viên y tế khi thường xuyên bị áp lực công việc.

18


1.2.3. Cơ sở pháp lý công tác văn thư tại bệnh viện
1.2.3.1. Quy định pháp lý về công tác văn thư

Trước hết phải kể đến Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về cơng tác văn thư [15]. Nghị định quy định các vấn đề chủ yếu của công tác văn
thư: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản; lập hồ sơ và
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; quản lý nhà nước về
công tác văn thư …
Sau đó, để điều chỉnh và giải quyết những phát sinh, thay đổi trong tình hình
mới, ngày 08/2/2010, Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
[17]. Trong nội dung sửa đổi, bổ sung, Nghị định 09/2010/NĐ-CP đã làm rõ thêm
khái niệm về bản gốc văn bản và bản chính văn bản, quy định rõ trách nhiệm của
người ký thay (KT.) và ký thừa ủy quyền (TUQ.) trước người đứng đầu cơ quan,
tổ chức và trước pháp luật. Cụ thể Điều 19 của Nghị định 09/2010/NĐ-CP ghi:
“Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản
chính lưu trong hồ sơ” sửa đổi quy định trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP: “Mỗi
văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức
và một bản lưu trong hồ sơ”.
Dựa vào quy định của Chính phủ, trong các năm 2011-2012-2013, Bộ Nội
vụ đã ban hành Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính [6]; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan [7] và Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây
dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức [8]. Nội dung của
các thông tư là kim chỉ nam cho công tác soạn thảo, ban hành, lập hồ sơ lưu trữ
văn bản; là cơ sở đưa hoạt động công tác văn thư vào quy củ, mang tính thống

19


nhất từ trung ương đến địa phương, từ cơ quan, tổ chức đến khoa/phòng/ban; ban
hành biểu mẫu tiêu chuẩn, hạn chế mỗi nơi thực hiện một kiểu.

Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu, từ năm 2001, Chính phủ đã ban
hành Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 và Nghị định số 31/2009/NĐCP ngày 01/4/2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung gồm 5 chương với
những quy định điều, khoản chặt chẽ, rõ ràng trong quản lý và sử dụng con dấu,
bao gồm: những quy định chung; thẩm quyền quy định mẫu dấu, thủ tục khắc dấu,
cấp phép khắc dấu và đăng ký mẫu dấu; khen thưởng và xử lý vi phạm trong việc
thực hiện các quy định này và điều khoản thi hành [19] [18].
Đối với việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước đã ban hành hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 quản lý
văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong mơi trường mạng góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đính kèm lưu đồ mô tả văn bản đến
và văn bản đi trong môi trường mạng [24].
1.2.3.2. Bộ Y tế ban hành Bộ tiêu chí đánh giá chất lượng bệnh viện
Để có căn cứ đánh giá, công nhận chất lượng hoạt động cho toàn bộ các BV
Nhà nước và tư nhân, Bộ Y tế lần đầu tiên ban hành Bộ tiêu chí đánh giá chất
lượng bệnh viện (kèm theo Quyết định số 4858/QĐ-BYT ngày 03/12/2013, phiên
bản 1/2013). Một trong những nội dung của Bộ tiêu chí liên quan đến cơng tác văn
thư chính là tiểu mục B4.2. “Triển khai thực hiện văn bản chỉ đạo dành cho bệnh
viện” Ở phiên bản 1/2013, có 5 mức đánh giá dựa trên 12 tiêu chí [12].
Đến năm 2016, Bộ Y tế ban hành ban hành phiên bản 2/2016 phiên bản
2/2016 (kèm theo Quyết định số 6858/QĐ-BYT ngày 18/11/2016) với 16 tiêu chí.
So với phiên bản 1 (2013), phiên bản 2 (2016) đã nâng cao yêu cầu địi hỏi phải
ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư hợp lý và chuyên nghiệp [13].

20


Đây là tiền đề để công tác văn thư tại các bệnh viện thay đổi theo hướng
tích cực, được sự quan tâm và đầu tư ngày càng nhiều của các cấp lãnh đạo bệnh
viện.
1.2.3.3. Ủy ban Nhân dân TP.HCM ban hành văn bản và hướng dẫn nghiệp vụ về

công tác văn thư
Ủy ban Nhân dân TP.HCM ban hành Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày
24/9/2010 về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa
bàn thành phố Hồ Chí Minh. Nội dung chỉ thị yêu cầu thủ trưởng các sở ngành,
đơn vị sự nghiệp thực hiện nghiêm túc các nội dung: tăng cường tuyên truyền, phổ
biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn công tác văn
thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức của thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ, công
chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn bản thực hiện đúng quy định nhà nước;
thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành.
Chủ tịch Ủy ban Nhân dân TP.HCM đã ban hành Quyết định số
93/2010/QĐ-UBND ngày 31/12/2010 về ban hành quy chế (mẫu) công tác văn
thư, lưu trữ cơ quan quy định rõ trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ cũng như các nội dung của công tác này [50].
Tiếp theo, thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/52012 của Thủ tướng
Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ
quan nhà nước nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải
cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử, chuyển dần từ phương thức làm
việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện
tử và tiến tới xây dựng chữ ký số, Ủy ban Nhân dân TP.HCM đã ban hành công
văn số 4465/UBND-TTTH ngày 04/9/2012 về vận hành chức năng gửi nhận văn
bản điện tử yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phải đính kèm văn bản điện tử
(trừ văn bản mật).
21


1.2.3.4. Cấp Sở, Chi cục văn thư lưu trữ TP.HCM xây dựng và ban hành văn bản
chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư
Sở Y tế TP.HCM ban hành kế hoạch văn thư lưu trữ hàng năm. Ví dụ như
kế hoạch 480/KH-SYT ngày 24/01/2017 của Sở Y tế TP.HCM về công tác văn

thư, lưu trữ gồm hai nhiệm vụ chính như sau:
- Nhiệm vụ trọng tâm: Tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nhằm
nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan; xác định, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn chuẩn bị giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; tiếp tục
triển khai hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, hủy tài liệu hết giá
trị của SYT theo quy định; bố trí cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ; trang bị
đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo quản an toàn tài liệu như
kệ, phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy lạnh, quạt thơng gió... nhằm bảo đảm
tốt cơng tác phịng chống cháy nổ, phòng chống mối mọt đối với tài liệu lưu trữ;
thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ kho lưu trữ và tài liệu để bảo quản tốt tài liệu
theo quy định.
- Nhiệm vụ thường xuyên: Triển khai Cổng liên thông văn bản điện tử giữa
Sở Y tế và các đơn vị trong ngành Y tế. Từ ngày 01/01/2017, Sở Y tế phát hành
văn bản đi và nhận văn bản đến thông qua Cổng liên thông văn bản
với 166 đơn vị đã được cấp tài khoản. Tiếp
tục áp dụng phần mềm Quản lý văn bản và phần mềm lõi mới; xây dựng cơ sở dữ
liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ: Tập hợp cơ sở
dữ liệu đã có, nhập lại (nếu chưa có) các loại quyết định của Sở Y tế có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn để làm công cụ tra cứu.
Sở Nội vụ TP.HCM ban hành văn bản, hướng dẫn về thực hiện công tác
văn thư:

22


- Công văn số 776/SNV-CCVTLT về việc thực hiện một số nội dung mới
của quy định, hướng dẫn về công tác văn thư theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, ngày 07 tháng 11 năm 2014, ngày

09/6/2014 [39]; hướng dẫn số 686/HD-SNV về việc Hướng dẫn một số nội dung
trong việc xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức, ngày 02/3/2015 [39].
- Hướng dẫn số 600/HD-SNV về việc Hướng dẫn một số nội dung liên quan
đến việc thực hiện bản sao văn bản tại các cơ quan tổ chức, ngày 25/2/2016 và
Hướng dẫn số 992/HD-SNV về việc hướng dẫn các mẫu phiếu trình duyệt, trình
ký hồ sơ đối với cơ quan, tổ chức, ngày 25/3/2016 [41][42].
1.2.4. Đặc trưng công tác văn thư tại bệnh viện công chuyên khoa hạng 1,
TP.HCM
Đặc trưng của công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1,
TP.HCM thể hiện qua những nội dung sau:

Thứ nhất, đối với văn bản chuyên môn, do mỗi bệnh viện có tính chất, đặc
thù khác nhau nên việc ban hành, soạn thảo loại văn bản này cũng không giống
nhau; thậm chí ngay trong cùng một BV vẫn có sự khác nhau giữa khối lâm sàng
và khối cận lâm sàng, hoặc giữa khối Nội và khối Ngoại.
Thứ hai, văn thư cơ quan có thể được đặt tại phịng Nghiệp vụ Y (hay còn
được gọi là phòng Kế hoạch Tổng hợp), chứ khơng nhất thiết phải là Văn phịng
hoặc phịng Hành chính Quản trị. Việc phân cơng này giúp đảm bảo tính pháp lý
của văn bản chun mơn vì ngồi việc phát hành văn bản hành chính, văn bản
chun mơn (như giấy ra viện, giấy chuyển viện, y chứng, tóm tắt bệnh án, xác
nhận tình trạng bệnh nhân đang điều trị, giấy hưởng bảo hiểm xã hội…) chiếm số
lượng không nhỏ và rất quan trọng, liên quan đến pháp lý và quyền lợi của người

23