Tối ưu thông tin kinh doanh(BI) - Phương thức tạo giá trị cho doanh nghiệp

Tối ưu thông tin kinh doanh(BI) - Phương thức tạo giá trị
cho doanh nghiệp

Trước đây, hầu như không tổ chức nào có khả năng thu thập và lưu giữ
một lượng lớn dữ liệu về khách hàng hay các hoạt động kinh doanh. Nhưng
giờ đây, hơn bao giờ hết, tối ưu thông tin kinh doanh (Business intelligence
- BI) đã được biết đến như một phương thức tạo giá trị quan trọng. Có thể
nói BI là cách xử lý một lượng khổng lồ dữ liệu nhằm giúp doanh nghiệp
thấu hiểu khách hàng và đối tác, phân tích các chỉ số hoạt động và đưa ra
được phương hướng thống nhất từ lãnh đạo tới nhân viên. Chuyển hóa các
kết quả phân tích dữ liệu này vào hoạt động thực tiễn, các công ty có thể
tăng lợi nhuận, đáp ứng ngày càng nhanh đòi hỏi của thị trường, tăng độ uy
tín đối với nhân viên bởi định hướng chiến lược chính xác.

Hệ thống BI truyền thống thường tốn kém, chú trọng đầu tư cơ sở hạ tầng
cả về phần cứng và phần mềm cũng như quá trình đào tạo kỹ năng. Ngày
nay, một loạt các giải pháp mới được đưa ra giúp cho BI trở nên dễ dàng
tiếp cận với mọi thành viên trong tổ chức. Nhiều doanh nghiệp (DN) vừa và
nhỏ đã áp dụng các giải pháp tiết kiệm chi phí, phá bỏ những khúc mắc
khởi đầu như việc đầu tư cơ sở hạ tầng tốn kém và các chi phí hành chính
khác.

Thông tin cho tất cả mọi người
Có thể thấy các giải pháp BI hiện nay đã được thiết kế đáp ứng cho các
nhu cầu và loại hình kinh doanh khác nhau, giúp DN tối ưu hóa hệ thống
mình đang có hơn là đầu tư vào công nghệ hoàn toàn mới. Chẳng hạn như
một giải pháp lưu giữ và phân tích toàn bộ thông tin về doanh số, bán hàng
theo quá trình xuyên suốt sẽ giúp các thành viên phòng dịch vụ dự đoán
chính xác hơn nhu cầu của khách hàng và dễ dàng chăm sóc họ chu đáo
hơn. Chính những dữ liệu mang tính thời gian và dễ dàng truy cứu giúp việc
bán hàng xen kẽ hoặc bán kèm trở nên hiệu quả. Điều này không chỉ giúp

tăng doanh thu cho công ty mà còn góp phần thỏa mãn tốt hơn mong đợi
đa dạng của khách hàng.

Hay trong lĩnh vực sản xuất, giải pháp BI được thiết kế nhằm phân tích dữ
liệu của quá trình sản xuất và điều phối, giúp nhà quản lý nhanh chóng
đánh giá được tính hiệu quả của quá trình, kịp thời phát hiện những hỏng
hóc hoặc đưa ra những cải tiến quan trọng tăng năng suất. Bên cạnh đó,
còn có giải pháp BI theo xu hướng marketing nhằm dự báo xu hướng và
biến động trên thị trường giúp cho DN xây dựng những chiến dịch
marketing thích hợp và hiệu quả. Những giải pháp BI hiện đại này thường
không phức tạp, không cần đầu tư quá lớn hoặc đào tạo tốn kém. Với
những ứng dụng máy tính thông thường nhất, với hệ thống mạng nội bộ,
thông tin được cung cấp và xử lý cho mọi thành viên trong tổ chức.

Một số đặc điểm cơ bản của các giải pháp BI tiên tiến là khả năng tích hợp
cao. Trước đây nhiều hệ thống BI đòi hỏi thay đổi hệ thống hoạt động hoặc
cơ sở dữ liệu của cả một phân xưởng hay xí nghiệp. Nhưng giải pháp BI
hiện nay đã khắc phục được những yếu điểm này. Khi dữ liệu được lưu giữ
ở một vài kênh phân phối hoặc từ kho dữ liệu trung tâm, các giải pháp mới
cho phép công ty có thể truy cập dễ dàng thông tin từ kho dữ liệu này và
truyền tải đến từng bộ phận để phân tích và xử lý.

Các báo cáo kịp thời ngày càng đóng vai trò quan trọng trong môi trường
kinh doanh thay đổi chóng mặt hiện nay. Khắc phục tính chất tĩnh của các
báo cáo này, các giải pháp BI mới tạo điều kiện cho những người cần thông
tin có thể truy cập trực tiếp với cơ sở dữ liệu. Chính họ sẽ là người ra yêu
cầu, tự lấy báo cáo từ hệ thống BI và cũng tự mình phân tích những thông
tin họ coi là cần thiết. Giải pháp BI này có khả năng cung cấp các báo cáo
nhanh chóng như "tốc độ của ý nghĩ", từ những báo cáo mang tầm chiến
lược cho nhà quản lý cấp cao nhất đến những báo cáo mang tính chất thời

điểm của nhân viên, hỗ trợ hiệu quả quá trình ra quyết định và giao dịch
của toàn tổ chức.

Ngoài ra chia sẻ tri thức đang trở thành xu hướng nổi bật, quyết định sự
thành công của các tổ chức. Không nằm ngoài xu hướng này, giải pháp BI
tiên tiến tạo điều kiện cho mọi thành viên của tổ chức dễ dàng tiếp cận với
những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động, những chiến lược kinh doanh
chủ chốt và nhiều thông tin hữu ích khác. Bản thân mỗi thành viên cũng dễ
dàng chia sẻ thông tin, kinh nghiệm của mình, làm giàu cho cơ sở tri thức
của cả tổ chức. Các quyết định nhờ quá trình truyền tải và chia sẻ hữu hiệu
sẽ không còn dừng lại ở ý tưởng mà được hỗ trợ thực thi một cách nhanh
chóng. Chính sự tham gia của mọi thành viên, được trợ giúp bởi hệ thống
chia sẻ thông tin hợp lý tạo nên sức mạnh và sự khác biệt của tổ chức.

Nhìn một cách tổng thể, khả năng đo lường các hoạt động kinh doanh
thông qua việc đo lường doanh số bán hàng, các chiến dịch tiếp thị, nhu
cầu của khách hàng, quản lý lưu kho, phòng ngừa thất lạc đều có giá trị. Nó
giúp tăng trưởng lâu dài và nâng cao năng suất. Đây cũng là một điểm
mạnh của BI.

Vì sao cần áp dụng BI?
Ngoài những lợi ích mà tính năng của các giải pháp BI hiện nay có thể đem
lại, khắc phục những điểm yếu trước kia như đã đề cập ở trên, việc áp
dụng BI đang ngày một trở nên quan trọng với doanh nghiệp. Để tồn tại và
phát triển trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, mỗi DN phải thực
sự nắm bắt, phân tích và dự báo được nhu cầu của khách hàng cũng như
xu hướng biến động của thị trường. Không chỉ thấu hiểu khách hàng DN
còn cần đo lường được mức độ thoả mãn của họ. Đồng thời mọi thông tin
và công việc phải được dễ dàng truyền tải đến các cá nhân hoặc phòng ban
chức năng. Cuối cùng, mỗi DN cần có khả năng xử lý thông tin và thâu tóm

được những nhân tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh
của mình.

BI là những ứng dụng công nghệ mang tính phân tích cao, cung cấp thông
tin cho người sử dụng, hỗ trợ việc ra quyết định nhằm tăng doanh thu và
giảm chi phí. Có thể thấy BI mang lại nhiều tính năng ưu việt sau:
• Lợi nhuận - sản phẩm: phân tích và xử lý thông tin kinh doanh/ sản
xuất;
• Sản phẩm bị trả lại: việc phân tích số lượng và nguyên nhân cốt lõi
của các sản phẩm bị trả lại sẽ giúp nhà quản lý giải quyết tận gốc vấn
đề.
• Phòng ngừa tổn thất: phân tích các biện pháp phòng ngừa để tránh
thất thoát;
• Marketing hiệu quả: đo lường hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị
nhằm giảm thiểu chi phí và tập trung cải tiến chất lượng, truyền tải
được những thông điệp chủ chốt muốn đưa ra bên ngoài.
• Hoạt động bán hàng: đo lường doanh số giúp nhà quản lý xác định
được những khu vực hoặc lĩnh vực không thành công để chuyển đổi
kênh và chiến lược quảng bá cho phù hợp.
Điều cốt lõi ở đây là các giải pháp BI phải vượt ra khỏi được cách suy nghĩ
theo lối mòn của các nhà quản lý về việc đầu tư cơ sở hạ tầng tốn kém. Khi
con người, sản phẩm và thị trường thay đổi nhanh chóng, doanh nghiệp
không thể trông chờ vào những báo cáo tĩnh hay "chết". Mọi thông tin, biến
động của thị trường, khách hàng và bản thân tổ chức phải được phản ảnh
trong cơ sở dữ liệu, để từ đó doanh nghiệp có thể xử lý kịp thời, chuyển
hoá thành hành động cụ thể. Vì vậy, các giải pháp BI tiên tiến xuất phát từ
chính hoạt động kinh doanh và điều kiện của mỗi tổ chức, sẽ có thể tuỳ
biến, tích hợp và tối ưu hoá hệ thống hiện có giúp DN thực sự cạnh tranh
bằng sức mạnh của thông tin - tài sản quý giá mà không phải doanh nghiệp
nào cũng biết và đủ khả năng để tận dụng.

Nguyễn Thành Long