CƠNG TY ĐIỆN LỰC ĐIỆN BIÊN QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ

CƠNG TY ĐIỆN LỰC ĐIỆN BIÊN

QUI TRÌNH

QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ
MÃ SỐ

: QT423-02/VP

LẦN BAN HÀNH
NGÀY BAN HÀNH
TRANG

: 02
: 01/09/2011
: 1/16

NGƯỜI VIẾT

NGƯỜI KIỂM TRA

Nguyễn Như Xuân

Trịnh Khắc Thiệu

NGƯỜI DUYỆT

Lê Văn Hay

NHỮNG THAY ĐỔI ĐÃ CÓ

Ngày tháng

Nội dung thay đổi

Lần ban hành

01/07/2010

Ban hành lần đầu

01

01/09/2011

Ban hành lại

02


QUI TRÌNH
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011
Trang: 2/15

MỤC LỤC
Mục

Nội dung

Trang

I.

Qui định chung

5

1.

Mục đích và phạm vi

5

2.

Các tài liệu có liên quan

5

3.

Giải thích từ ngữ và các từ viết tắt

5

II.

Nội dung

6

Chương I - Qui định về nguyên tắc chung việc quản lý và tiếp
nhận, xử lý, phát hành văn bản

6

Điều 1 Nguyên tắc chung

6

Điều 2 Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác Văn thư lưu trữ

7

Điều 3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan

7

Điều 4 Tiêu chuẩn cán bộ văn thư lưu trữ

8

Điều 5 Kinh phí danh cho hoạt động văn thư lưu trữ

8

Điều 6

Bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật kinh doanh và các thông tin kinh
tế nội bộ của PC Điện Biên trong công tác văn thư lưu trữ
Mục 1 - Quản lý văn bản đi, văn bản lưu hành nội bộ

8
8

Điều 7 Trình tự quản lý văn bản đi

8

Điều 8 Lưu văn bản đi

8

Điều 9 Văn bản nội bộ

8

Điều 10 Bản sao văn bản

9

Điều 11 Chuyển phát và theo dõi văn bản đi

9

Điều 12 Chuyển văn bản đi bằng chương trình Eoffice

10

Mục 2 - Quản lý văn bản đến

10

Điều 13 Qui định về việc gửi văn bản về PCĐB

10

Điều 14 Trình tự quản lý văn bản đến

10

Điều 15 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

11

Điều 16 Trình, chuyển giao văn bản đến

12

Điều 17 Trình tự giải quyết văn bản đến bằng chương trình Eoffice

12

Điều 18 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

13

QUI TRÌNH
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011
Trang: 3/15

Điều 19 Biểu mẫu quản lý công văn

Muc 3 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

13
13

Điều 20 Quản lý và sử dụng con dấu

13

Điều 21 Đóng dấu

14

Chương II – Điều khoản thi hành

14

Điều 22 Trách nhiệm

14

Điều 23 Khen thưởng kỷ luật

14

Điều 24 Hiệu lực thi hành

14


QUI TRÌNH
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011
Trang: 4/15

I. QUI ĐỊNH CHUNG
1. Mục đích và phạm vi
- Qui trình này được biên soạn nhằm đảm bảo sự thống nhất về thủ tục tiếp nhận, lưu
chuyển, xử lý và quản lý văn bản đến, thủ tục phát hành và quản lý văn bản đi trong Công
ty Điện lực Điện Biên (PCĐB).
- Nhằm quản lý tốt các loại công văn đi – đến, đảm bảo công văn được lưu chuyển đến
đúng địa chỉ liên quan nhanh chóng, chính xác, bí mật, đáp ứng kịp thời nhiệm vụ quản lý
và sản xuất kinh doanh trong Công ty Điện lực Điện Biên.
- Đảm bảo các loại công văn đi phải được soạn thảo theo mẫu thống nhất.
- Đảm bảo việc sử dụng và quản lý các loại con dấu đúng mục đích và an tồn theo qui
định của Nhà nước.

- Nhằm phòng ngừa, quản lý và xử lý được sự mất mát, thất lạc các loại công văn.
- Các tài liệu hiện hành phải sẵn có tại những nơi đang tiến hành các công việc mấu
chốt để hệ thống quản lý ln hoạt động có hiệu quả.
- Việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến, ban hành văn bản đi theo qui định của pháp luật và
qui định này.
- Qui định này áp dụng đối với nhân viên văn thư và các cá nhân có liên quan đến việc
tiếp nhận, xử lý văn bản tại Văn phòng cơ quan Công ty và các đơn vị trực thuộc Công ty
Điện lực Điện Biên .
2. Các tài liệu có liên quan
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 110/2001/NĐ-CP.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục VTLTNN về việc
hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 08/4/2009 của Chính phủ về quản lý và sử dụng
con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung
NĐ 58/2001/NĐ-CP.
- Quyết định số 0789/QĐ-BCT ngày 05/02/2010 của Bộ Công thương về việc thành
lập Công ty mẹ - Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc.
- Qui định thể thức trình bày văn bản ( lần 2) trong Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc
ban hành kèm theo Quyết định số:1342/QĐ-EVN NPC ngày 11/7/2011 của Tổng Giám đốc
Tổng Cơng ty Điện lực Miền Bắc.
3. Giải thích từ ngữ và các từ viết tắt
Trong qui định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
- PCĐB: Công ty Điện lực Điện Biên .
- GĐ: Giám đốc.
- PGĐ: Phó Giám đốc.
- Ban Giám đốc: Là Giám đốc và các phó Giám đốc.
- Cơ quan: Được hiểu là các phòng chức năng và Văn phòng PCĐB.

QUI TRÌNH
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011
Trang: 5/15

- Các từ viết tắt: Chánh Văn phịng (CVP), Phó Chánh Văn phịng (PCVP); Trưởng
phịng (TP), Phó Trưởng phịng (PTP).
- Tổ Bảo vệ, Đội xe thuộc Văn phịng Cơng ty được viết tắt là: Tổ BV, ĐX.
- Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng, gọi tắt là: Văn thư cơ quan.
- Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng, gọi tắt là Lưu trữ cơ quan.
- CBCNV: Cán bộ công nhân viên.
- Văn bản đến: Là tất cả công văn giấy tờ mà cơ quan PCĐB nhận được từ nơi khác
gửi đến.
- Văn bản đi: Là tất cả các loại công văn giấy tờ mà cơ quan PCĐB phát hành và gửi
đi.
- Bản thảo văn bản: Là bản thảo được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình
soạn thảo một văn bản của cơ quan PCĐB.
- Bản gốc văn bản: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan
PCĐB ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
- Bản chính văn bản: Là bản được photocopy từ bản gốc ra thành nhiều bản có giá trị
như nhau.
- Hồ sơ: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; Cơ
quan ban hành văn bản, Thời gian ban hành hoặc một số đặc điểm khác hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ
quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

- Tài liệu kiểm sốt: Là tài liệu có chữ ký trực tiếp của người phê duyệt và tài liệu
được đóng dấu kiểm sốt/dấu của PCĐB theo qui định thể thức trình bày văn bản áp dụng
trong Tổng Cơng ty Điện lực Miền Bắc.

II. NỘI DUNG
Chương I
QUI ĐỊNH VỀ NGUYÊN TẮC CHUNG
VIỆC QUẢN LÝ VÀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN
Điều 1. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan Công ty đều phải được quản lý tập
trung, thống nhất tại văn thư cơ quan.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển
giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu
độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi
cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu mật được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành
về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại qui định này.


QUI TRÌNH
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011
Trang: 6/15

4. Văn bản do các đơn vị soạn thảo phải đảm bảo phù hợp về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản với các qui định hiện hành của Nhà nước theo từng thời kỳ (qui định tại thông tư
liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005) và các qui định của EVN NPC.

Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác Văn thư lưu trữ
1. GĐ PCĐB hoặc PGĐ PCĐB, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc chỉ đạo thực hiện
thống nhất công tác văn thư lưu trữ trong toàn PCĐB
2. CVP chịu trách nhiệm trước GĐ về công tác văn thư lưu trữ trong PCĐB và có trách
nhiệm tổ chức, quản lý cơng tác văn thư lưu trữ của cơ quan PCĐB theo các qui định của
pháp luật và qui định này;
3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc trong phạm vi, quyền hạn được giao có trách
nhiệm chỉ đạo cơng tác văn thư lưu trữ theo các qui định của pháp luật và qui định này.
4. CVP, Trưởng các phòng trong cơ quan PCĐB, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc
PCĐB có trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ của đơn vị mình theo đúng
qui định của pháp luật và qui định này.
5. Văn phịng PCĐB có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn các phòng chức năng trong
cơ quan PCĐB, các đơn vị trực thuộc PCĐB lập hồ sơ công việc và các nghiệp vụ liên quan
đến công tác văn thư lưu trữ;
6. Mọi CBCNV trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc có liên quan đến công
tác văn thư lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh qui định của pháp luật và qui định này.
Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan
1. Tổ chức của văn thư cơ quan
a) Cơ quan PCĐB có bộ phận văn thư thuộc Văn phịng Cơng ty.
b) Văn thư của các phòng thuộc cơ quan PCĐB: Ký nhận văn bản từ văn thư cơ quan,
vào sổ quản lý cơng văn của phịng và chuyển cho trưởng phịng. Trưởng phòng là người
trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, quản lý văn bản tại phịng mình phụ trách.
2. Nhiệm vụ của văn thư cơ quan:
a) Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến.
b) Trình Lãnh đạo văn bản đến và chuyển các văn bản đã được xem xét, phân loại cho
các phòng, đơn vị, cá nhân theo ý kiến của Lãnh đạo.
c) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đăng ký, làm thủ tục
phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
d) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu tại văn thư, nộp bản lưu
vào lưu trữ cơ quan khi đến hạn.

e) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản
f) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác theo qui định của
pháp luật.
g) Thực hiện việc scan văn bản đi – đến để phục vụ lưu chuyển văn bản, xử lý, tra cứu
và lưu trữ trên chương trình Eoffice.
h) Thực hiện việc ký nhận văn bản đi – đến;
i) Phối hợp với các phòng chức năng bồi dưỡng cán bộ là công tác văn thư;


QUI TRÌNH
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011
Trang: 7/15

j) Cụ thể hóa các văn bản của Nhà nước về quản lý công tác văn thư cho phù hợp với
tình hình thực tế của cơ quan;
k) Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ văn thư đối với các đơn vị.
Điều 4. Tiêu chuẩn cán bộ văn thư lưu trữ
Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ chun trách phải có trình độ tối thiểu trung cấp
trở lên về nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Cán bộ làm cơng tác văn thư phịng phải được tập huấn
về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ theo qui định.
Điều 5. Kinh phí dành cho hoạt động văn thư lưu trữ
Kính phí phục vụ cơng tác văn thư lưu trữ được đảm bảo theo chế độ qui định, được
quản lý và sử dụng theo các qui định về tài chính của Nhà nước và của PCĐB .
Điều 6. Bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật kinh doanh và các thông tin kinh tế nội
bộ của PCĐB trong công tác văn thư lưu trữ
Mọi hoạt động liên quan đến bí mật Nhà nước, bí mật ngành Đi ện, bí mật kinh doanh

và các thơng tin kinh tế nội bộ của PCĐB và các đơn vị trực thuộc trong công tác văn thư
lưu trữ phải thực hiện theo Pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước và Qui định “Bảo vệ bí mật
Nhà nước và nội bộ PCĐB ” hiện hành.

Mục 1
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN LƯU HÀNH NỘI BỘ
Điều 7. Trình tự quản lý văn bản đi
1. Trước khi cấp số cho văn bản để phát hành, văn thư cơ quan có trách nhiệm thẩm tra
lại thể thức trình bày, chữ ký, bản gốc có ký tắt và các phụ lục kèm theo nếu có. Nếu văn
bản khơng đáp ứng các u cầu qui định về thể thức trình bày văn bản, văn thư cơ quan gửi
trả lại phòng đã soan thảo văn bản để u cầu hồn chỉnh và trình ký lại.
2. Cấp số cơng văn đi và phịng soan thảo văn bản theo đúng số lượng nơi nhận.
3. Đóng dấu PCĐB , phân loại văn bản gửi đi và yêu cầu nơi soạn thảo fax nếu thời
gian gấp.
4. Scan văn bản, nhập thông tin văn bản đi và chuyển văn bản (bản mềm) theo chương
trình Eoffice trong ngày theo địa chỉ nơi nhận.
5. Làm thủ tục gửi văn bản đi (bản cứng) qua đường bưu điện theo địa chỉ nơi nhận
cho các đơn vị ngoài cơ quan PCĐB.
6. Lưu văn bản đi theo qui định.
Điều 8. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu ít nhất 02 (hai) bản: 01 (một) bản gốc lưu tại Văn thư
cơ quan có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và chữ ký tắt của Trưởng phịng; 01
(một) bản chính lưu ở hồ sơ cơng việc của phịng hoặc chun viên chủ trì soạn thảo văn
bản.
2. Văn bản lưu tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký trong sổ
đăng ký văn bản đi theo đúng qui định.


QUI TRÌNH
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011
Trang: 8/15

3. Đối với văn bản nội bộ lưu tại nơi phát hành.
Điều 9. Văn bản nội bộ
1. Văn bản nội bộ là văn bản do Lãnh đạo các phịng chức năng ký mang tính chất
thơng báo, trao đổi ý kiến, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đôn đốc các đơn vị trực thuộc
thực hiện các công việc liên quan tới lĩnh vực mà phịng mình phụ trách.
2. Các văn bản phát hành nội bộ do các phòng chức năng soạn thảo phát hành theo
đúng thể thức tại Qui định (EVN NPC.VP/QĐ.01). Lãnh đạo phòng ký, chuyển văn thư cơ
quan cấp số nội bộ và đóng dấu treo (nếu cần thiết).
3. Người ký các văn bản này chịu trách nhiệm trước GĐ và pháp luật về nội dung của
văn bản.
Điều 10. Bản sao văn bản
Việc sao các văn bản của PCĐB, các văn bản gửi đến PCĐB,do GĐ/PGĐ hoặc người
được ủy quyền quyết định. (Trừ những văn bản có đóng dấu mật, tối mật, tuyệt mật thực
hiện theo qui định của Nhà nước về quản lý công văn, tài liệu mật).
Những ý kiến ghi bên lề công văn chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan PCĐB, tuyệt đối
khơng được sao chụp, chuyển phát ra ngồi cơ quan PCĐB. Trường hợp những ý kiến ghi
bên lề công văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác hay phát biểu chính thức với
cơ quan, cá nhân ngồi cơ quan PCĐB, các phịng, Văn phịng được giao xử lý có nhiệm vụ
thể chế hóa bằng văn bản hành chính để giao dịch.
Điều 11. Chuyển phát và theo dõi văn bản đi
1. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ ghi sổ theo dõi tất cả các công văn giấy tờ gửi đi các
nơi để khi cần tra cứu trả lời chính xác, Lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp với
kích thước và độ dày của văn bản đi; trình bày bì và viết bì đúng tên cơ quan hoặc tên người
nhận, địa chỉ nơi nhận; Dán bì, dán tem; Ghi phiếu phát chuyển nhanh.... Đóng dấu độ khẩn,

dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác (nếu có) lên bì theo qui định hiện hành.
2. Chuyển phát văn bản trong nội bộ cơ quan
a) Văn thư chuyển văn bản đến các phòng bằng bản mềm qua chương trình Eoffice,
sau đó chuyển bản chính đến các phòng hoặc cá nhân trong cơ quan theo yêu cầu tại
mục “Nơi nhận” hoặc yêu cầu của người ký.
b) Vào 10h00 và 15h30 hàng ngày văn thư cơ quan đi đưa công văn, việc chuyển giao
văn bản được thực hiện tại phòng chức năng.
c) Các văn bản chuyển phát trong cơ quan PCĐB bao gồm: Văn bản gốc do các
phòng ký phát hành, các văn bản do Lãnh đạo Công ty ký phát hành, phiếu xử lý văn
bản đến và hồ sơ kèm theo khi các phòng gửi bộ phận văn thư phát hành…
d) Việc giao nhận văn bản giữa văn thư cơ quan với các phòng được thể hiện trên sổ
giao nhận, có ký nhận của nhân viên được giao nhiệm vụ tiếp nhận công văn đến của phòng.
e) Văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện phải đăng ký vào sổ gửi văn bản
đi qua bưu điện và phải có chữ ký của nhân viên bưu điện và dấu bưu điện.
f) Việc chuyển phát nhanh cơng văn, giấy tờ ra nước ngồi phải có ý kiến đề nghị của
Trưởng phòng, CVP/PCVP hoặc người được ủy quyền.


QUI TRÌNH
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011
Trang: 9/15

g) Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo qui định tại Điều 10 và Điều 16
của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ và thơng tư số
12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an.
h) Trường hợp văn bản khẩn hoặc theo yêu cầu cần chuyển gấp của người ký thì phải

được chuyển ngay và phải đảm bảo đúng thời hạn như yêu cầu.
i) Trường hợp đặc biệt, nếu cần nhận văn bản trực tiếp, cơ quan được nhận văn bản
phải có giấy giới thiệu và phải được CVP hoặc PCVP đồng ý trước khi ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản đi của văn thư cơ quan.
j) Văn phịng có trách nhiệm phát hành tất cả các loại văn bản do PCĐB ban hành. Để
đảm bảo cho văn bản gửi đi được chính xác, đầy đủ, kịp thời và đúng địa chỉ, trong quá
trình ghi sổ văn bản gửi đi, người ghi sổ phải có nhiệm vụ kiểm tra lại tổng thể văn bản như:
Số, ký hiệu, ngày tháng năm, dấu, nơi nhận văn bản xem có thiếu sót, nhầm lẫn gì khơng.
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Những văn bản Bưu điện trả lại (do khơng có
người nhận, thay đổi địa chỉ...) phải chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn bản và ghi chú vào
sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết. Trường hợp phát hiện văn
bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Lãnh đạo Văn phòng hoặc người được giao trách
nhiệm xem xét giải quyết.
k) Văn bản gửi đi sẽ được phát hành theo nơi gửi và nơi nhận trên văn bản, trường hợp
có yêu cầu khác thì phải có đề nghị với văn thư để kịp thời điều chỉnh.
Điều 12. Chuyển văn bản đi bằng chương trình Eoffice
1. Tất cả văn bản đi (kể cả văn bản nội bộ) của PCĐB sau khi hoàn thành thủ tục văn
thư, văn thư cơ quan có trách nhiệm scan và nhập thơng tin cơng văn đi vào chương trình
Eoffice, chuyển văn bản bằng chương trình Eoffice trong ngày theo địa chỉ nơi nhận. Nếu
nơi nhận có các phịng của cơ quan PCĐB liên quan thì chỉ chuyển văn bản đi bằng chương
trình Eoffice (bản mềm) cho các phịng đó; Bản có dấu đỏ (bản cứng) được chuyển sau bằng
đường bưu điện cho các đơn vị trực thuộc theo địa chỉ nơi nhận.
2. Hàng ngày văn thư cơ quan chuyển văn bản đi bằng chương trình Eoffice đến Văn
phịng, các phịng cơ trong cơ quan cơng ty và các đơn vị thành viên vào lúc 10h00’, 14h00’
và 16h00’ (không kể trường hợp khẩn, hỏa tốc).

Mục 2
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 13. Qui định về việc gửi văn bản đến PCĐB
Để đảm bảo cho việc xử lý văn bản được chính xác, không bị chồng chéo PCĐB qui

định các công văn, tờ trình đề nghị giải quyết cơng việc …, chỉ gửi duy nhất 01 bản đến địa
chỉ nơi nhận ví dụ: Công ty Điện lực Điện Biên, số 904 - Đường 7/5, Phường Mường.
Thanh – TP. Điện Biên.Trường hợp là văn bản khẩn như: Giấy mời họp, báo cáo sự cố
nguồn và lưới điện, sự cố mạng viễn thông .... đề nghị fax trước hoặc chuyển bằng chương
trình Eoffice và gọi điện để xác nhận đã chuyển văn bản tới Văn thư PCĐB, sau đó gửi bản
chính theo đường bưu điện về PCĐB.
Điều 14. Trình tự quản lý văn bản đến


QUI TRÌNH
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011
Trang: 10/15

1. Tất cả mọi văn bản gửi đến cơ quan PCĐB bất kỳ từ nguồn nào (bưu điện, gửi tay,
fax, qua E-Office), kể cả đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo gửi đến PCĐB phải được quản lý
tập trung, thống nhất tại văn thư cơ quan theo trình tự sau.
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
b) Scan văn bản đến (bản cứng) đính kèm vào chương trình Eoffice.
c) Trình, chuyển giao văn bản đến.
d) Giải quyết văn bản, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản.
2. Những văn bản đến không làm thủ tục theo trình tự quản lý văn bản đến qui định tại
khoản 1 Điều này, các phòng và cá nhân thuộc cơ quan PCĐB khơng có trách nhiệm giải
quyết.
Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Văn thư cơ quan khi tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình
trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có). Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì

khơng ngun vẹn hoặc chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ) phải báo ngay cho CVP/PCVP, đồng thời kèm theo xác nhận
của người chuyển giao văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua chương trình E-Office, nhân
viên văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản v.v... trường
hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo CVP/PCVP xem
xét giải quyết.
2. Văn thư khơng được bóc bì các loại bì văn bản đến sau đây:
a) Các bì gửi cho tổ chức Đảng, Cơng đồn và các tổ chức đoàn thể khác trong cơ
quan PCĐB .
b) Đối với bì gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến cơng việc chung
của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư cơ quan để làm
thủ tục đăng ký.
c) Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Bì có đóng dấu
“Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư cơ quan đăng ký số ngồi bì vào sổ đăng ký
công văn đến và chuyển đến người được giao trách nhiệm hoặc người có tên trên bì.
d) Bì các hồ sơ đấu thầu, chọn thầu.
3. Văn thư cơ quan được phép bóc tất cả các loại bì văn bản gửi đến PCĐB (trừ các
văn bản được qui định ở khoản 2 Điều này) và làm thủ tục đăng ký văn bản. Khi bóc bì phải
thực hiện theo hướng dẫn sau:
a) Những bì có đóng dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời.
b) Khơng gây hư hại đối với văn bản trong bì, cần sốt lại bì tránh để sót văn bản.
c) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp
phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
d) Nếu văn bản gửi đến có kèm theo phiếu gửi thì đối chiếu bì với phiếu gửi, khi nhận
xong phải ký xác nhận, đóng dấu cơng văn đến vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn
bản.

QUI TRÌNH
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011
Trang: 11/15

e) Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh
hoặc đối chiếu khi xử lý thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
4. Đóng dấu “ĐẾN” vào khoản trống dưới mục trích yếu văn bản kể cả văn bản fax
(trừ hóa đơn, chứng từ kế toán), văn bản chuyển bằng chương trình Eoffice nếu trường hợp
cần thiết in ra và làm thủ tục đóng dấu “ĐẾN”.
5. Tất cả văn bản đến đều phải được đăng ký vào cơ sở dữ liệu theo chương trình quản
lý văn bản đến trên chương trình Eoffice.
Những văn bản đến do các cá nhân và đơn vị nhận trực tiếp đều phải chuyển lại văn
thư cơ quan đăng ký văn bản đến theo qui định.
Điều 16. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Sau khi tiếp nhận cơng văn đến, văn thư cơ quan có trách nhiệm phân loại và sắp
xếp thứ tự các công văn tài liệu đến.
2. Trình PGĐ thường trực phê duyệt. Sau khi có ý kiến của Lãnh đạo Cơng ty trên
phiếu xử lý văn bản đến, Văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản, nhập ý kiến chỉ đạo của
Lãnh đạo Công ty vào chương trình Eoffice.
3. Văn thư cơ quan thực hiện scan toàn bộ văn bản đến, hồ sơ kèm theo (nếu có).
4. Vào sổ giao nhận bản cứng cho các phịng.chun mơn vào 10h00’ và 15h30’ hàng
ngày (khơng kể trường hợp khẩn, hỏa tốc). Văn thư các phòng chức năng phải kiểm tra công
văn, đối chiếu và ký nhận vào sổ giao nhận công văn của văn thư cơ quan.
5. Trương hợp văn bản chuyển đến nếu nhầm địa chỉ, văn thư của các phịng chức năng

có trách nhiệm chuyển trả lại ngay cho văn thư cơ quan để chuyển đúng địa chỉ. Không
được chuyển trực tiếp cho đơn vị khác.
Khi nhận được bản chính của bản fax, văn thư cơ quan làm thủ tục đóng dấu “Đến”
ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đã đăng ký bản fax)
và chuyển thẳng cho đơn vị, cá nhân đã nhận bản fax.
6. Văn bản đến được chuyển giao cho các phòng chức năng hoặc cá nhân giải quyết
căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của GĐ, PGĐ.
Điều 17. Trình tự giải quyết văn bản đến bằng chương trình Eoffice
1. Khi văn bản đến gửi qua bưu điện, văn thư cơ quan có nhiệm vụ phân loại, cấp số
đến, chuyển lên lãnh đạo phê duyệt, scan văn bản nhập thông tin đính kèm gửi cho các
phịng theo chương trình Eoffice. Đối với văn bản "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hoả tốc" nhân
viên văn thư, đóng dấu đến, vào máy và trình Lãnh đạo phê duyệt sau đó chuyển trực tiếp
cho nơi được giao thực hiện.
2. Khi nhận văn bản do các đơn vị gửi đến qua chương trình Eoffice, văn thư xác thực
nguồn gốc nơi gửi, sự chính xác của các thơng tin thể hiện trên chương trình và trên file
đính kèm, bổ sung thơng tin cịn thiếu, cấp số đến, ngày đến để hồn tất việc cập nhật cơng
văn.
3. Lãnh đạo PCĐB truy cập Eoffice, xem xét văn bản và cho bút phê chỉ đạo.
5. Văn thư căn cứ vào nội dung bút phê của lãnh đạo PCĐB thực hiện chuyển văn bản
bằng chương trình Eoffice cho Văn phịng, các đơn vị có liên quan.
6. Lãnh đạo các phịng truy cập Eoffice, nhận văn bản và triển khai công việc theo bút
phê chỉ đạo của lãnh đạo đến chuyên viên trực tiếp giải quyết.


QUI TRÌNH
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011

Trang: 12/15

7. Căn cứ vào tình trạng của công văn đã giao giải quyết, lãnh đạo sẽ theo dõi được
tình hình và thời gian giải quyết cơng văn của các bộ phận được giao giải quyết như sau:
a) Chưa giải quyết: trạng thái này xuất hiện khi người được giao giải quyết chưa đọc
hoặc chưa xử lý công văn.
b) Đang giải quyết: trạng thái này là đang thực hiện giải quyết công văn
c) Đã giải quyết: trạng thái này là bước kết thúc chu trình giải quyết cơng văn của
người được phân cơng khi hồn thành cơng việc.
8. Hàng ngày Văn phòng, các phòng, các đơn vị truy cập chương trình Eoffice để giải
quyết văn bản đến vào lúc 8h00’, 10h00’, 14h00’và 16h00’ (không kể trường hợp khẩn, hỏa
tốc).
9. Bản chính của văn bản (bản cứng) văn thư chuyển đến phịng giải quyết đính kèm
bút phê của lãnh đạo cùng các tài liệu liên quan (nếu có) vào 10h00’ và 15h30’ hàng ngày
(không kể trường hợp khẩn, hỏa tốc). Nếu bút phê có nhiều phịng của cơ quan PCĐB liên
quan giải quyết thì chỉ chuyển văn bản bằng chương trình Eoffice (bản mềm) cho các phịng
đó bản chính chuyển cho phịng chủ trì giải quyết.
10. Trường hợp khi có sự cố về hệ thống Eoffice hoặc có thông báo ngừng hệ thống từ
bộ phận quản trị hệ thống thì ngồi bản chính chuyển cho nơi giải quyết chính, văn thư có
trách nhiệm chuyển thêm các bản photo hoặc fax cho các nơi đồng giải quyết để đảm bảo
tiến độ giải quyết công việc. Sau khi hệ thống truy cập được trở lại văn thư vẫn thực hiện
cập nhật tất cả các công văn chưa được cập nhật trong thời gian gián đoạn lên chương trình
Eoffice đế đảm bảo cho việc tra cứu và in sổ công văn.
Điều 18.Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Căn cứ nội dung của văn bản đến, Lãnh đạo Công ty giao cho một đơn vị hoặc một
cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được qui định
trong văn bản hoặc thời hạn được giao
Các phòng, Văn phòng cơ quan PCĐB phải bố trí cán bộ chịu trách nhiệm nhận văn
bản từ hệ thống Eoffice do Văn phòng chuyển đến.
Điều 19. Biểu mẫu quản lý công văn

TT

Tên biểu mẫu

Mã biểu

Trách nhiệm

1

Theo dõi CV đến của văn thư cơ quan PCĐB.VP/QĐ.02/B.01 Văn thư cơ quan

2

Theo dõi CV đi của văn thư cơ quan

PCĐB.VP/QĐ.02/B.02 Văn thư cơ quan

3

Theo dõi CV giao cho các phòng

PCĐB.VP/QĐ.02/B.03 Văn thư cơ quan

4

Theo dõi CV đến của văn thư phòng

PCĐB.VP/QĐ.02/B.04 Văn thư phòng

5

Đăng ký gửi CV đi bưu điện

PCĐB.VP/QĐ.02/B.05 Văn thư cơ quan

6

Phiếu xử lý văn bản

PCĐB.VP/QĐ.02/B.06 Văn thư cơ quan

Mục 3
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 20. Quản lý và sử dụng con dấu


QUI TRÌNH
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011
Trang: 13/15

1. CVP có trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan PCĐB.
2. Văn thư cơ quan được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu đúng
theo qui định sau:
a) Con dấu phải để lại trụ sở cơ quan PCĐB. Trong trường hợp cần thiết do yêu cầu
giải quyết công việc ở ngoài cơ quan, GĐ là người quyết định cho phép mang dấu ra ngoài

và người được giao nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm việc sử dụng con dấu trong thời gian
mang ra khỏi cơ quan.
b) Hết giờ làm việc con dấu phải được vệ sinh và cất vào nơi qui định.
c) Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đã đảm
bảo các yêu cầu về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và có chữ ký của người có thẩm
quyền. Trước khi đóng dấu phải kiểm tra kỹ văn bản để đảm bảo đóng dấu đúng qui định,
đúng tên người ký, đúng chức danh.
d) Văn thư phải tự tay đóng vào văn bản giấy tờ, khơng tùy tiện mang dấu ra khỏi
phòng văn thư hoặc cho người khác tùy tiện sử dụng (kể cả người trong cơ quan). Không
giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
e) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.
Điều 21. Đóng dấu
1. Dấu đóng trên văn bản phải ngay ngắn rõ ràng, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
qui định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết
định.
4. Trường hợp đối với một số loại văn bản có 02 tờ trở lên, ngồi việc đóng dấu lên
chữ ký, phải đóng dấu giáp lai giữa những tờ của văn bản.

Chương II
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 22. Trách nhiệm
1. Chánh Văn phịng có trách nhiệm giúp GĐ chỉ đạo tổ chức và kiểm tra việc thực
hiện qui trình này tại các phòng, Văn phòng trong cơ quan PCĐB và việc xây dựng, thực
hiện qui trình cơng tác văn thư tại các đơn vị trực thuộc của PCĐB.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn, phổ biến, kiểm tra, đơn đốc các phịng
chức năng cơ quan PCĐB và các đơn vị trực thuộc các nghiệp vụ liên quan đến cơng tác văn
thư và tổng hợp tình hình thực hiện qui trình này.
3. Lãnh đạo phịng, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm phổ biến, quán triệt qui định này

tới toàn thể CBCNV, đồng thời chịu trách nhiệm liên đới nếu CBCNV trong đơn vị mình
phụ trách vi phạm các qui trình này.
4. Mọi CBCNV phải có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh qui trình này và vận
động mọi người cùng thực hiện.
Điều 23. Khen thưởng kỷ luật
Các phòng, các đơn vị trực thuộc, CBCNV thực hiện tốt qui trình này sẽ được khen
thưởng. Nếu vi phạm tùy theo mức độ sẽ bị xử lý theo qui định hiện hành.


QUI TRÌNH
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011
Trang: 14/15

Điều 24. Hiệu lực thi hành
Qui trình này có hiệu lực kể từ ngày ký. Trong q trình thực hiện qui trình này các
phịng, các đơn vị trực thuộc, cá nhân có liên quan nếu thấy phát hiện những vướng mắc,
khó khăn cần bổ sung, sửa đổi kịp thời phản ánh về Văn phòng PC ĐB để báo cáo GĐ
nghiên cứu, sửa đổi bổ sung.

BIỂU MẪU QUẢN LÝ CÔNG VĂN
PCĐB.VP/QT.01/B.01/30.8.2011

THEO DÕI CÔNG VĂN ĐẾN CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ (Eoffice)
Số - ký
hiệu, ngày
VB-Nơi

gửi VB

Số
đến

Trích yếu nội
dung

Trình Lãnh
đạo; Ngày
trình; Ngày
phản hồi

Phê duyệt
của Lãnh
đạo

BP chủ trì
giải quyết;
Ngày nhận
văn bản

Nơi lưu
BC MậtKhẩn
phúc đáp

PCĐB.VP/QT.01/B.02/30.8.2011

THEO DÕI CÔNG VĂN ĐI CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ (Eoffice)
Số và ký

hiệu VB

Lĩnh vực

Lãnh đạo ký VB
Bộ phận thảo VB

Trích yếu nội dung

Nơi nhận VB

PCĐB.VP/QT.01/B.03/30.8.2011

THEO DÕI CƠNG VĂN GIAO CHO CÁC PHỊNG

Ngày
chuyển

Số, ký hiệu văn bản

Nơi nhận
văn bản

Ký nhận

Ghi chú

PCĐB.VP/QT.01/B.04/30.8.2011

THEO DỖI CÔNG VĂN ĐẾN CỦA VĂN THƯ PHỊNG

Số
CV
đến

Ngày
CV đến

Nơi
gửi

Số, ký Ngày CV Trích yếu
hiệu của
nội dung
CV
CV

Ý kiến chỉ đạo
của Lãnh đạo
PCĐB

Người
Nội dung
được
giải quyết
phòng
của phòng
giao xử lý

PCĐB.VP/QT.01/B.05/30.8.2011

ĐĂNG KÝ GỬI CÔNG VĂN ĐI BƯU ĐIỆN


QUI TRÌNH

Mã số: QT 423-02/VP
Lần ban hành: 02
Ngày: 01/09/2011
Trang: 15/15

QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Ngày
chuyển

Số, ký hiệu
văn bản

Nơi nhận văn
bản

Số lượng
bì

Ký nhận và
dấu bưu điện

Ghi
chú

PCĐB.VP/QT.02/B.06/01.9.2011

PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN
TRÌNH:

Số cơng văn đến:

Ngày
Nơi gửi

tháng

Ý KIẾN CHỈ ĐẠO CỦA LÃNH ĐẠO
CÔNG TY ĐIỆN LỰC ĐIỆN BIÊN

Ngày

tháng

năm 2xxx

năm

công văn đến

Ý KIẾN CHỈ ĐẠO CỦA LÃNH ĐẠO PHÒNG

Ngày

tháng

năm 2xxx