Nâng cao hiệu quả hoạt động trung tâm lưu trữ và thư viện trường đại học an ninh nhân dân

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


PHẠM THỊ THÙY DUNG

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ VÀ THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2017


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


PHẠM THỊ THÙY DUNG

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ VÀ THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH: KHOA HỌC THÔNG TIN THƯ VIỆN
MÃ SỐ: 60.32.02.03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS.TSKH. BÙI LOAN THÙY

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017


LỜI CẢM ƠN


Tác giả xin chân thành cảm ơn Cô PGS.TSKH. Bùi Loan Thùy đã nhiệt
tình hướng dẫn, giúp đỡ trong suốt q trình thực hiện và hồn thành đề tài
“Nâng cao hiệu quả hoạt động Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường Đại
học An ninh nhân dân”.
Xin cảm ơn Quý Thầy, Cô Khoa Thư viện Thông tin học Trường Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh đã nhiệt tình giảng
dạy, truyền đạt kiến thức khoa học, kinh nghiệm quý báu giúp tác giả hồn
thành khóa học và thực hiện đề tài của mình.
Tác giả cũng chân thành cảm ơn Ban giám đốc và đồng nghiệp tại Trung
tâm Lưu trữ và thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân đã tạo điều kiện
giúp đỡ cũng như cung cấp các thông tin, số liệu cần thiết giúp tác giả hoàn
thành luận văn.
Cuối cùng, tác giả xin gửi lời cảm ơn tới gia đình và bạn bè đã luôn sát
cánh, động viên tác giả trong suốt thời gian qua.
Xin chân thành cảm ơn!
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2017
Tác giả

Phạm Thị Thùy Dung


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số

liệu, bảng biểu, kết quả được trình bày trong luận văn là trung thực và chưa
cơng bố ở cơng trình nào khác.

Tác giả

Phạm Thị Thùy Dung


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

1.

BCA

Bộ Công an

2.

CBTV

Cán bộ thư viện

3.

CSDL

Cơ sở dữ liệu

4.

ĐH ANND

Đại học An ninh nhân dân

5.

ĐKCB

Đăng ký cá biệt

6.

KHXH

Khoa học xã hội

7.

NCKH

Nghiên cứu khoa học

8.

NCT

Nhu cầu tin

9.

NDT

Người dùng tin

10.

TNTT

Tài nguyên thông tin


MỤC LỤC
Mở đầu
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA TRUNG TÂM
LƯU TRỮ VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN
1.1 Cơ sở lý luận về hoạt động lưu trữ và thư viện
1.1.1 Hoạt động Lưu trữ
1.1.1.1 Khái niệm về hoạt động lưu trữ và công tác lưu trữ
1.1.1.2 Nhiệm vụ công tác lưu trữ
1.1.1.3 Nội dung công tác lưu trữ
1.1.2 Hoạt động thư viện
1.1.2.1. Khái niệm về hoạt động thư viện
1.1.2.2. Nội dung các hoạt động thư viện
1.2 Cơ sở pháp lý của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường Đại học An
ninh nhân dân
1.2.1 Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của thư viện đại học
1.2.2 Quy định về chức năng nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường

Đại học An ninh nhân dân

Trang
1
12
11
12
12
13
14
17
17
18
21
21
23

1.3 Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân
1.3.1 Quá trình hình thành, phát triển Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường
Đại học An ninh nhân dân

25

1.3.2 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ
1.3.3 Cơ sở vật chất và nguồn tài nguyên thông tin của Trung tâm
1.3.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm Lưu trữ và Thư
viện Trường Đại học An ninh nhân dân

26
28

1.4 Tiêu chí đánh giá thư viện đại học
TIỂU KẾT

38
40

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ
VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN
2.1 Các hoạt động chính của Trung tâm Lưu trữ và thư viện Trường Đại
học An ninh nhân dân
2.1.1 Xây dựng và phát triển nguồn tài nguyên thông tin
2.1.1.1 Xây dựng chính sách phát triển nguồn TNTT

25

31

41
41
41
41


2.1.1.2 Công tác lựa chọn và bổ sung tài liệu
2.1.1.3 Công tác thanh lọc và bảo quản tài liệu
2.1.1.4 Hoạt động chia sẻ nguồn TNTT

42
49

51

2.1.2 Xử lý tài liệu
2.1.3 Tổ chức nguồn tài nguyên thông tin
2.1.3.1 Tổ chức kho tài liệu
2.1.3.2 Xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin

52
55
55
58

2.1.4 Tổ chức sản phẩm – dịch vụ thông tin thư viện
2.1.4.1 Biên soạn các sản phẩm thông tin thư viện

58
58

2.1.4.2 Tổ chức các dịch vụ thông tin thư viện

61

2.1.5 Hoạt động phục vụ
2.1.5.1 Phục vụ tài liệu KHXH
2.1.5.2 Phục vụ tài liệu nghiệp vụ

64
65
66

2.1.6 Bảo mật tài liệu
2.2 Nhận xét, đánh giá hoạt động Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường

68

Đại học An ninh nhân dân
2.2.1 Điểm mạnh
2.2.2 Hạn chế và nguyên nhân
2.2.3 Đánh giá

70
70
71
75

TIỂU KẾT
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

78

TRUNG TÂM LƯU TRỮ VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN
NINH NHÂN DÂN
3.1. Định hướng phát triển Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường Đại
học An ninh nhân dân
3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động Trung tâm Lưu trữ và Thư
viện Trường Đại học An ninh nhân dân
3.2.1 Tăng cường số lượng và chất lượng vốn tài liệu đáp ứng nhu cầu ngày
càng cao của người dùng tin tại Trung tâm Lưu trữ và thư viện Trường Đại học
An ninh nhân dân
3.2.2 Đa dạng hoá và nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ phục vụ

người dùng tin tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường Đại học An ninh
nhân dân

79

79
81

81

87


3.2.3 Hoàn thiện cơ sở vật chất và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin
trong trong hoạt động của Trung tâm Lưu trữ và thư viện Trường Đại học

91

An ninh nhân dân
3.2.4 Thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ thư viện cho
cán bộ Trung tâm Lưu trữ và Thư viện.
3.2.5 Tăng cường công tác bảo mật trong hoạt động khai thác thông tin tại
Trung tâm Lưu trữ và Thư viện.
3.2.6 Khẩn trương đưa hoạt động lưu trữ vào một trong những mặt hoạt động
của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện

93
96
97

TIỂU KẾT

101

KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

102


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thư viện đại học là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của
một trường đại học, là nhân tố đóng vai trị quan trọng trong q trình đào tạo
đại học, là nơi lưu giữ và cung cấp nguồn tài nguyên trí tuệ phục vụ cho các
nhà nghiên cứu, giảng viên và sinh viên. Vì vậy, có thể nói thư viện chính là
bộ mặt của một trường đại học, là nơi phản ánh rõ nét chất lượng và triển
vọng của trường đại học đó. Khơng có trường đại học nào được đánh giá có
chất lượng giáo dục tốt mà thư viện tồi tàn, thiếu thốn. Ngược lại, thư viện có
hệ thống dịch vụ phong phú, hoạt động hiệu quả, đáp ứng NCT sẽ góp phần
thúc đẩy chất lượng giáo dục của trường đó lên cao.
Nhận thức được điều đó, ngay từ khi trở thành một trường đại học độc
lập theo Quyết định số 154/2003/QĐ-TTg ngày 30/7/2003 của Thủ tướng
Chính phủ, Trường ĐH ANND đã chủ động tổ chức triển khai xây dựng và
đưa vào hoạt động một Thư viện hiện đại. Thư viện được đầu tư xây dựng và
trang bị hạ tầng công nghệ thông tin, Internet, phần mềm quản lý hiện đại với
tổng kinh phí gần 11 tỷ đồng. Thư viện gồm hai phòng đọc (phòng đọc tài

liệu KHXH và nhân văn nằm ở tầng trệt; phòng đọc tài liệu nghiệp vụ chuyên
ngành nằm ở lầu 1) với hơn 700 chỗ ngồi, phòng máy kết nối mạng LAN và
mạng Internet.
Bên cạnh những kết quả đạt được về cơ sở vật chất và hoạt động, thư
viện cịn có những mặt hạn chế nhất định, như: vai trò của thư viện chưa phát
huy hết tác dụng, nguồn tư liệu của thư viện chưa được khai thác triệt để; chất
lượng sản phẩm và các dịch vụ thông tin thư viện chưa cao; chưa triển khai
được các hoạt động cung cấp thông tin chuyên sâu, thơng tin chọn lọc; chưa
có sự phối hợp thường xuyên với các Khoa, Bộ môn, Trung tâm trong việc bổ
sung VTL cho thư viện nên việc lựa chọn tài liệu chưa thật sát cho từng
chuyên ngành đào tạo và chưa thu thập được đầy đủ nguồn tài liệu nội sinh từ
các đơn vị này; các loại tài liệu có tính chất nghiên cứu chuyên sâu như: tạp
chí chuyên ngành, sách chuyên khảo, tổng tập nghiên cứu, tổng tập kết quả
nghiên cứu… cịn ít; trình độ tin học, ngoại ngữ của CBTV còn nhiều hạn chế


2

nên việc hỗ trợ sinh viên khai thác hiệu quả thông tin chưa cao... Những hạn
chế nêu trên phần nào đã ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động phục vụ của
Trung tâm Lưu trữ và thư viện nói riêng và q trình đào tạo của Nhà trường
nói chung.
Vì vậy, nghiên cứu hoạt động Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường
ĐH ANND nhằm chỉ ra những nguyên nhân, tồn tại để đưa ra những giải
pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện là vấn đề rất cần thiết và cấp
bách trong tình hình hiện nay. Xuất phát từ lý do trên tác giả lựa chọn vấn đề:
“Nâng cao hiệu quả hoạt động Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường Đại
học An ninh nhân dân” làm luận văn thạc sĩ chun ngành Thư viện - Thơng
tin học.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Nhằm thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đào tạo của từng trường đại học, thư
viện thường được quan tâm đầu tư, phát triển. Hiện đã có nhiều cơng trình
nghiên cứu dưới nhiều góc độ khác nhau nhằm tìm ra những giải pháp nâng
cao hiệu quả hoạt động thư viện đại học.
Ở nước ngoài có một số cơng trình nghiên cứu về thư viện đại học như:
“The relationship between academic library usage and perceived personal
performance in Kuwait”[Mối liên hệ giữa việc sử dụng thư viện đại học và
khả năng nhận thức của sinh viên ở Kuwait] của Awadh Alharbi do Đại học
Công nghệ Queensland
cấp bằng năm 2012. (.
au/53122/). Đề tài nghiên cứu về mối liên hệ giữa việc sử dụng thư viện đại
học và khả năng nhận thức của sinh viên ở Kuwait. Kết quả các câu hỏi và
phỏng vấn được thực hiện cho thấy có mối liên hệ giữa người dùng sử dụng
thư viện và cách mà họ cảm thấy thư viện cải thiện hiệu suất nhận thức cá
nhân. Qua khảo sát nhận thức của ba nhóm NDT trong thư viện đại học
Kuwait: nhóm sinh viên trả lời có sự cải thiện điểm số nhờ việc sử dụng thư
viện; nhóm nghiên cứu và nhà quản lý cung cấp cái nhìn sâu sắc, tích cực vào
chất lượng của thư viện. Đồng thời dựa trên kết quả nghiên cứu, tác giả đề
xuất mơ hình có thể áp dụng cho bất kỳ thư viện đại học là thư viện đại học
cần cung cấp không gian sinh hoạt cho sinh viên, nhóm nghiên cứu giống như
các hoạt động xã hội. Bên cạnh đó, sử dụng quan điểm “thư viện cải thiện


3

hiệu suất nhận thức của cá nhân” để phát triển các dịch vụ thư viện và tạo
điều kiện thuận lợi cho tất cả người sử dụng. Những cải tiến này có thể được
thực hiện trong thiết kế các khóa đào tạo về thư viện. Nghiên cứu của Nicole
Kay Peterson “The developing role of the university library as a student
learning commons: Implications to the interior spaces within” [Nâng cao vai

trò của thư viện đại học như là trung tâm học tập cộng đồng: nghiên cứu
không gian thư viện ] 2013 ( /13186). Cơng trình
nghiên cứu chỉ ra rằng Thư viện đại học phát triển thành trung tâm học tập và
thực sự trở thành trung tâm của khuôn viên trường đại học. Thư viện không
phải là nhà, nơi làm việc mà là nơi để sinh viên học tập và hoạt động xã hội.
Theo xu hướng thiết kế và cải tạo, thư viện gần đây tập trung chủ yếu vào
việc chuyển thư viện thành khơng gian mở. Nơi một trong những vai trị của
thư viện được thiết kế thành quán café, khu vực hợp tác để tụ họp và tương
tác, các không gian mở rộng lớn thay cho phòng nghiên cứu nhỏ. Nghiên cứu
khảo sát không gian thư viện thu hút người sử dụng và cách họ sử dụng thư
viện. Các phân tích được sử dụng để chỉ ra cách sinh viên sử dụng không gian
nghiên cứu trong thư viện và làm thế nào để các không gian nội thất của thư
viện được thiết kế đáp ứng hành vi và sở thích của sinh viên. Kết quả khảo sát
sinh viên coi thư viện và sử dụng thư viện như một không gian học tập. Có
đến 63% người được hỏi cho biết lý do chủ yếu chọn thư viện để học là do có
khơng gian yên tĩnh. Điều này có vẻ mâu thuẫn với việc thiết kế thư viện như
là một không gian xã hội. Vì vậy, trong việc thiết kế thư viện để thúc đẩy sinh
viên đến thư viện cần duy trì quan điểm thư viện là môi trường học tập yên
tĩnh.
Luận án Tiến sĩ của tác giả Alison Wiles, Trường Đại học Đông London
năm 2015 “Library usability in higher education: how user experience can
form library policy” [Sử dụng thư viện trong giáo dục đại học: làm thế nào để
kinh
nghiệm
sử
dụng
có
được
từ
chính

sách
thư
viện] ( 1473/). Nghiên cứu này là một cuộc điều
tra kinh nghiệm người sử dụng và khả năng sử dụng thư viện các trường đại
học ở Vương quốc Anh. Mục đích để kiểm tra sự khác biệt giữa kinh nghiệm
sử dụng và những kỳ vọng về sử dụng thư viện đại học của NDT. Bên cạnh


4

đó dựa vào kinh nghiệm sử dụng thư viện để xây dựng chính sách cải thiện kỹ
năng sử dụng thư viện. Nghiên cứu sử dụng bảng câu hỏi yêu cầu NDT tại thư
viện trường đại học ở Vương quốc Anh người tham gia đưa ra ý kiến của
mình về 12 tính năng sử dụng và kỳ vọng của họ trong mỗi tính năng. Từ đó
có thể tính tốn được khoảng cách giữa làm thế nào để đánh giá tính năng sử
dụng thư viện và làm thế nào để sử dụng tính năng đó. Ngồi ra, cuộc khảo
sát trang Web của 121 trường đại học Vương quốc Anh được tiến hành để
xem những chính sách thư viện đại học, yếu tố kinh nghiệm người sử dụng có
tồn tại trong những chính sách đó và như vậy chính sách bao qt là gì?. Kết
quả nghiên cứu cho thấy có khoảng cách rất lớn giữa kỳ vọng và kinh nghiệm
xảy ra. Một trong những khoảng cách lớn là tính đầy đủ của các thơng tin mà
người dùng truy xuất. Điều này có thể cải thiện bằng cách cải thiện hiệu suất
của thư viện, hoặc kiểm soát kỳ vọng của người dùng. Kinh nghiệm người
dùng và khả năng sử dụng là lĩnh vực quan trọng trong cách nhìn của chuyên
gia thư viện và nhà nghiên cứu. Bằng cách lấy “kinh nghiệm sống” của người
dùng kết hợp với kinh nghiệm sử dụng thư viện thì thư viện đại học trở thành
nơi có sự cải tiến liên tục.
Ngồi ra trên các tạp chí chun ngành cũng có một số bài viết nghiên
cứu về thư viện đại học như: “Working together: library value at the
University of Nottingham” [Giá trị của thư viện đại học Nottingham] của

nhóm tác giả Claire Creaser, Susanne Cullen, Ruth Curtis, Nicolas
Darlington, Jane Maltby, Elizabeth Newall, Valerie Spezi, (2014), đăng
trên tạp chí Performance Measurement and Metrics, Volume: 15 Issue:
1/2. ( 10.11 08). Bài viết là sự tổng
hợp kết quả của 2 dự án về giá trị của thư viện đại học đối với giảng dạy và
nghiên cứu trong các cơ sở giáo dục đại học. Một là dự án “The Working
Together (WT)” được tài trợ bởi Nhà xuất bản SAGE, nghiên cứu giá trị của
thư viện đại học đối với việc giảng dạy và nghiên cứu ở Mỹ, Anh, Scandinavi.
Hai là dự án “The Raising Academic Impact (RAI)” của đại học Nottingham
(UoN), nhằm tăng cường tác động của thư viện đại học tại các khoa trong
trường đại học bằng việc đánh giá nhận thức và thái độ đối với các dịch vụ
thư viện hiện tại và nhu cầu tương lai của đội ngũ giảng viên. Bài viết đã chỉ


5

ra những phát hiện quan trọng từ 2 nghiên cứu trên là có sự khác biệt về giá
trị do thư viện mang lại và giá trị thực của NDT có được từ thư viện. Do vậy,
chìa khóa để gia tăng giá trị của thư viện đối với giảng viên và cán bộ nghiên
cứu chính là truyền thơng và quảng bá. Những phát hiện này sẽ giúp các thư
viện đại học phát triển các dịch vụ gắn liền với nhu cầu giảng dạy và nghiên
cứu ở các trường đại học.
Bài viết “Digitising library resources and building digital repositories
in the University of Malawi Libraries” [Xây dựng và phát triển bộ sưu tập số
thư viện đại học Malawi] của tác giả Mapulanga Patrick, đăng trên tạp
chí The Electronic Library, Vol. 31 Iss:5, pp.635-647, (2013).
( Mục đích của bài viết chỉ ra
những triển vọng, thách thức trong số hóa tài nguyên thư viện, cũng như việc
xây dựng bộ sưu tập số trong các thư viện đại học của Malawi (UNIMA). Dữ
liệu của bài viết được lấy từ các nguồn: câu hỏi trực tuyến gửi đến CBTV,

Giám đốc công nghệ thông tin, người quản trị hệ thống, trợ lý thư viện và các
cộng tác viên trong hệ thống các trường, học viện của đại học Malawi; báo
cáo kỹ thuật và dự án trong các thư viện UNIMA hàng năm. Kết quả nghiên
cứu chỉ ra rằng các thư viện UNIMA số hóa và xây dựng bộ sưu tập số với tốc
độ chậm. Bên cạnh đó, bài viết cũng chỉ ra việc xây dựng dự án sưu tập số
cần đưa nguy cơ CSDL bị tấn công bởi virus và yếu tố nội tại thông qua mạng
nội bộ. Nghiên cứu này cũng khuyến cáo các thư viện đại học nên đào tạo kỹ
năng công nghệ thông tin để duy trì các dự án. Trong dự tốn ngân sách hằng
năm của thư viện đại học cần dành một phần cho số hố tài liệu. CBTV nên
có chính sách cụ thể để số hóa tài nguyên thư viện, bản quyền và xây dựng bộ
sưu tập số trong các thư viện UNIMA.
Hai tác giả Nkoyo Edem và Okon E. Ani với bài “Development of
electronic libraries in Nigerian universities” [Phát triển thư viện số các
trường đại học ở
Nigerian], đăng trên tạp chí The Information
Technologist, Vol
12,
No.2
(2015).
o/index.
php/ict/article/ view/130102. Bài viết nghiên cứu về mức độ phát triển thư
viện điện tử trong các trường đại học ở Nigeria. Xuất phát từ sự phát triển của
nguồn tin điện tử và dự án “Nigeria Virtual Library” của Hội đồng Liên bang


6

Nigeria năm 2002, Các trường đại học nước này bắt đầu phát triển thư viện
điện tử nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và nghiên cứu. Thư viện
điện tử trong các trường đại học ở Nigeria được tài trợ bởi các tổ chức đa

quốc gia, các trường chủ quản, các tổ chức quốc tế. Có rất nhiều nguồn tài
liệu điện tử được truy cập trong thư viện điện tử nhưng phổ biến nhất là các
tạp chí điện tử và cở sở dữ liệu trực tuyến.
Những nghiên cứu này đều khẳng định vai trị, vị trí của thư viện đại học
đối với hoạt động học tập, nghiên cứu và giảng dạy. Những yếu tố ảnh hưởng
đến chất lượng hoạt động của thư viện cần được cải thiện như việc thiết kế,
xây dựng, trang trí nội thất bên trong thư viện; việc khảo sát, điều tra nhu cầu
của người dùng cần được quan tâm; việc quảng bá, giới thiệu các dịch vụ, đặc
biệt đều có chung quan điểm lấy người dùng làm trung tâm để cải thiện hoạt
động của thư viện đại học. Việc xây dựng thư viện điện tử cũng như tầm quan
trọng của việc phát triển thông tin số thơng qua hoạt động số hóa tài liệu, để
xây dựng và phát triển nguồn tài liệu số cần chú ý các yếu tố như trong xây
dựng dự án, trong chính sách thư viện, các yếu tố phát sinh trong quá trình
xây dựng, vận hành thư viện điện tử.
Kết quả từ những cơng trình nghiên cứu này là những bài học kinh
nghiệm q giá, giúp Việt Nam có chính sách phù hợp trong quá trình xây
dựng, phát triển, vận hành hệ thống thư viện nói chung và thư viện đại học
nói riêng, góp phần phục vụ đắc lực cho cơng cuộc giáo dục đào tạo.
Bên cạnh đó cũng đã có rất nhiều cơng trình nghiên cứu về thư viện đại
học ở trong nước. Trước hết phải kể đến một số Luận văn thạc sĩ như: “Nâng
cao hiệu quả khai thác nguồn lực thông tin của thư viện các trường văn hoá
nghệ thuật trực thuộc Bộ văn hoá thể thao và du lịch tại Thành phố Hồ Chí
Minh” của Trần Thị Trà Vi bảo vệ năm 2010; “Nguồn lực thông tin - thư
viện của một số cơ sở đào tạo đại học thuộc Bộ Công an trên khu vực Hà
Nội” của Nguyễn Thị Hồng Loan bảo vệ năm 2013, “Nâng cao hiệu quả
khai thác vốn tài liệu tại thư viện trường Đại học Tiền Giang” của Nguyễn
Thị Ngọc Ánh bảo vệ năm 2014.; “Công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm
Thông tin khoa học và tư liệu giáo khoa Trường Đại học Phòng cháy chữa
cháy” của Nguyễn Thị Hà bảo vệ năm 2015; “Nhu cầu tin và khả năng đáp

7

ứng của Trung tâm thông tin khoa học và tư liệu giáo khoa Học viện An ninh
nhân dân” của Phạm Thị Hương bảo vệ năm 2015.
Các luận văn trên chủ yếu nghiên cứu về nguồn lực thông tin trong thư
viện đại học. Chỉ ra các yếu tố tác động đến hiệu quả khai thác sử dụng nguồn
lực thông tin. Trên cơ sở khảo sát NCT của NDT để đề xuất các nhóm giải
pháp giúp thư viện có thể cải tiến hoạt động, thỏa mãn NCT của NDT tại Thư
viện các trường Đại học.
Ngoài ra, đề tài về hoạt động của thư viện đại học còn được đề cập trong
các bài viết được đăng trên tạp chí chuyên nghành: tạp chí Thư viện Việt nam,
Tạp chí Thơng tin & Tư liệu như: “Thư viện đại học phục vụ hoạt động đào
tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, đáp ứng các yêu cầu của
học chế tín chỉ”, “Quản lý chất lượng hoạt động thư viện đại học dưới góc độ
ISO 9001: 2008” của PGS. TSKH Bùi Loan Thùy trên Tạp chí Thơng tin và
Tư liệu. Trong bài viết này tác giả đã đề cập đến vai trò của thư viện đại học,
các biện pháp và công việc cần làm để thực hiện vai trò phục vụ hoạt động
đào tạo, khoa học, công nghệ trong các trường đại học. Giới thiệu TCVN ISO
9001:2008 và 11 nội dung thư viện đại học cần làm để quản lý chất lượng tốt
hơn; “Chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các Trung tâm Thông tin Khoa học và
Tư liệu giáo khoa trong các trường công an, nhân tố quan trọng thúc đẩy
phát triển” của Đỗ Thu Thơm, “Xây dựng và phát triển thư viện điện tử tại
Học viện Cảnh sát nhân dân” của Hồ Thị Xuân Thanh đăng trên Tạp chí
Thư viện Việt Nam. Hai bài viết giới thiệu về hoạt động thư viện của các
trường đại học mang tính đặc thù trong lực lượng cơng an, trong đó chỉ ra
hoạt động cụ thể là chia sẻ nguồn lực thông tin được thực hiện như thế nào;
tác giả Nguyễn Hồng Sinh với bài viết “Yêu cầu đối với thư viện đại học
trước những thay đổi của giáo dục đại học”, “Bàn về một số yêu cầu đặt ra
đối với thư viện đại học trong công cuộc thực hiện đổi mới giáo dục đại học

Việt Nam” của Vũ Dương Thúy Ngà, “Đánh giá thực trạng các thư viện
nhánh thuộc hệ thống thư viện Trường Đại học Cần Thơ và mơ hình hoạt
động theo hướng hợp tác” của nhóm tác giả Nguyễn Huỳnh Mai, Võ Duy
Bằng, Võ Thị Bạch Trúc…
Các tác giả đều thống nhất quan điểm thư viện đại học có vai trị đặc biệt


8

quan trọng trong hoạt động giáo dục đào tạo của nhà trường. Trước yêu cầu
đổi mới giáo dục thì thư viện đứng trước những khó khăn thách thức vơ cùng
lớn nhưng cũng là cơ hội để thay đổi, xứng đáng là “giảng đường thứ 2” của
một trường đại học.
Nhìn vào tổng thể các cơng trình nghiên cứu về thư viện đại học, có thể
thấy, nhiều cơng trình đã đề cập đến vai trò của thư viện đại học trong việc hỗ
trợ học tập, giảng dạy và NCKH. Đồng thời cũng nêu ra một số thách thức và
đề xuất các giải pháp giúp cho thư viện đại học ngày càng phát huy hơn nữa
vai trị của mình trong hoạt động của các trường đại học. Các cơng trình này
nghiên cứu về thư viện đại học bằng những nghiên cứu cụ thể như: về xây
dựng tài nguyên số, về hoạt động phục vụ, xây dựng mơ hình thư viện…
nhằm mục đích thỏa mãn hơn nữa nhu cầu NDT. Đây là nguồn tài liệu tham
khảo có giá trị giúp cho thư viện đại học ở Việt nam nói chung và Thư viện
ĐH ANND nói riêng có thể học tập xây dựng và phát triển thư viện, biến thư
viện thực sự trở thành “giảng đường thứ 2”. Tuy nhiên, các cơng trình khoa
học nói trên, các tác giả nghiên cứu dưới nhiều góc độ khác nhau nhằm nâng
cao hiệu hiệu quả từng mặt hay nhiều mặt trong hoạt động của thư viện Đại
học. Các giải pháp nêu ra vẫn tập trung vào hoạt động xử lý nghiệp vụ của thư
viện. Luận văn sẽ kế thừa những thành quả nghiên cứu của các cơng trình trên
để xem xét, giải quyết làm rõ các vấn đề liên quan đến đề tài luận văn.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu
Hoạt động Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường Đại học An ninh
nhân dân.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu hoạt động của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường
ĐH ANND, trong thời gian từ 2009 đến tháng 1 năm 2017. Do Trung tâm
Lưu trữ và Thư viện mới được đổi tên và bổ sung chức năng, nhiệm vụ lưu
trữ theo Quyết định số 11610/QĐ-X11-X12, ngày 30 tháng 9 năm 2016, Tổng
cục Chính trị Cơng an nhân dân, Quy định chức năng, nhiệm vụ của Trung
tâm Lưu trữ và Thư viện Trường ĐH ANND nên trong phần thực trạng tác
giả chỉ tập trung khảo sát hoạt động của Thư viện tại Trung tâm lưu trữ và


9

Thư viện trường ĐH ANND.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
4.1. Mục đích
Trên cơ sở phân tích thực trạng hoạt động của Trung tâm Lưu trữ và Thư
viện Trường ĐH ANND, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động
Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường ĐH ANND đến năm 2020.
4.2. Nhiệm vụ
Để đạt được mục đích trên đề tài thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
- Xác định cơ sở lý thuyết, cơ sở pháp lý hoạt động thư viện đại học
- Tìm hiểu lịch sử hình thành, phát triển; chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu
tổ chức của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện trong phục vụ đào tạo, NCKH tại
Trường ĐH ANND.
- Làm rõ đặc điểm NDT và NCT tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện
Trường ĐH ANND
- Khảo sát và phân tích thực trạng hoạt động Trung tâm Lưu trữ và Thư

viện Trường ĐH ANND. Đưa ra những nhận xét, đánh giá về hoạt động
Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Trường ĐH ANND.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Trung tâm
Lưu trữ và Thư viện đến năm 2020.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
5.1 Ý nghĩa khoa học
Luận văn góp phần làm sáng tỏ vị trí, vai trò của thư viện đại học trong
phục vụ nghiên cứu, giảng dạy và học tập của giảng viên, sinh viên.
5.2 Ý nghĩa thực tiễn
Kết quả nghiên cứu cung cấp cái nhìn tồn diện về hoạt động của Thư
viện trường ĐH ANND trong thời gian qua, giúp Ban giám hiệu, Ban Giám
đốc thư viện xây dựng định hướng phát triển cũng như ban hành các văn bản
chỉ đạo sát với thực tiễn.
Nhận biết những hạn chế, tồn tại, nguyên nhân nêu ra trong luận văn
giúp đội ngũ cán bộ làm công tác thư viện thực hiện các biện pháp đổi mới
từng hoạt động nhằm phục vụ tốt hơn nữa.
Những giải pháp đề xuất nêu ra trong luận văn được thực hiện sẽ mang


10

lại nhiều hiệu quả thiết thực như: VTL của Thư viện tăng cả về chất và lượng,
hiệu quả phục vụ bạn đọc được cải thiện, tạo ra quy trình nghiệp vụ thư viện
chuẩn đáp ứng đề án xây dựng thư viện đạt chuẩn...
Bên cạnh đó, Luận văn cịn là tài liệu tham khảo bổ ích đối với thư viện
các trường Đại học thuộc Bộ Công an.
6. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn được thực hiện dựa trên cơ sở phương pháp luận của Thư viện
học và Lưu trữ học. Bên cạnh đó dựa trên cơ sở pháp lý của Luật Giáo dục và
các văn bản hướng dẫn về xây dựng và phát triển thư viện đại học, các quy

định của Pháp lệnh Thư viện,… Luận văn sử dụng một số phương pháp
nghiên cứu khoa học cụ thể sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Được sử dụng để xây dựng cơ sở lý
luận cho hoạt động của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện.
- Phương pháp quan sát: Được thực hiện để quan sát cách thức sử dụng
tài liệu; quy trình, phương thức và thái độ phục vụ của cán bộ làm công tác
thư viện cũng như NDT.
- Phương pháp phỏng vấn sâu: Bằng việc đưa ra những câu hỏi cụ thể
đối với cán bộ quản lý và CBTV để thu thập thông tin về mong muốn làm
việc, động cơ làm việc, mục đích và mong muốn của họ đối với hoạt động thư
viện mà những phương pháp khác không thu thập được.
- Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Được tiến hành nhằm thu thập
thông tin về nhu cầu sử dụng tài liệu, trên cơ sở đó giúp thư viện trường nắm
rõ nhu cầu sử dụng tài liệu của NDT và đưa ra các giải pháp phù hợp.
- Phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp số liệu: Được thực hiện để
xử lý số liệu từ các bảng hỏi, phỏng vấn,… làm cơ sở để phân tích nhu cầu sử
dụng tài liệu cũng như mức độ đáp ứng nhu cầu này của thư viện nhà trường.
7. Cấu trúc luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ
lục, nội dung luận văn gồm 03 chương
Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của Trung tâm Lưu trữ và Thư
viện Trường Đại học An ninh nhân dân
Chương 2: Thực trạng hoạt động của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện


11

Trường Đại học An ninh nhân dân
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Lưu
trữ và Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân

12

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ
VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN
1.1 Cơ sở lý luận về hoạt động lưu trữ và thư viện
1.1.1 Hoạt động Lưu trữ
1.1.1.1 Khái niệm về hoạt động lưu trữ và công tác lưu trữ
Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hoá tài liệu để tiện tra cứu, khai
thác [25].
Theo từ điển lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước năm 1992
ghi: Lưu trữ là: “1. Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để
làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. 2. Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm
vụ bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”.
Hoạt động lưu trữ (theo khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ, 2011) là hoạt
động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu
lưu trữ [7].
Tài liệu lưu trữ ở đây được hiểu là bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết
kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản
phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác
phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi bút, bút tích, tài liệu viết
tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác. (Theo Điều 2 khoản 3
Luật Lưu trữ, số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011) [7].
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác NCKH lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác
của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Cơng tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, cơng tác lưu trữ được tổ
chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được
các Nhà nước quan tâm.


13

1.1.1.2 Nhiệm vụ công tác lưu trữ
- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Đây là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên
quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách
khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho cơng tác tra tìm tài
liệu. Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu;
phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các cơng
cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ
thuật, tin học có liên quan. Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các
kho lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ.
Để tổ chức khoa học tài liệu địi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên môn
cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các
quy trình nghiệp vụ khoa học và hiện đại. Tổ chức khoa học tài liệu được căn
cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ.
- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an
toàn tài liệu lưu trữ. Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của
công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ khơng được bảo quản an tồn thì
khơng thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả. Bảo quản an toàn tài liệu
lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản khơng hư hỏng, mất mát tài
liệu lưu trữ và bảo quản an tồn thơng tin trong tài liệu lưu trữ. Bảo quản an
tồn khơng hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ cần chú ý đến kho tàng, các trang

thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu của công tác bảo quản cho
từng loại hình tài liệu khác nhau, đồng thời tiến hành các biện pháp tu bổ,
phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu. Bảo quản an tồn thơng tin
trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm và trình độ của các bộ làm
cơng tác lưu trữ; chú ý đến từng loại đối tượng độc giả đến khai thác, sử dụng
tài liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu.
Việc bảo quản an tồn thơng tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý đến tính cơ
mật của tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các


14

thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì
vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội
dung cơ bản của công tác lưu trữ. Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử
dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách
quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trị, vị trí, ý nghĩa
của cơng tác lưu trữ. Để đảm bảo cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu
quả cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội;
phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa
học tài liệu và áp dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử
dụng tài liệu đạt hiệu quả cao.
1.1.1.3 Nội dung công tác lưu trữ
- Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các khối, các
nhóm, các đơn vị bảo quản cụ thể căn cứ vào các đặc trưng chung (điểm
giống nhau) của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu
quả những tài liệu đó. Cơng việc này có liên quan chặt chẽ với nhiều vấn đề

nghiệp vụ lưu trữ khác nhau như xác định giá trị tài liệu; bổ sung tài liệu;
thống kê kiểm tra tình hình tài liệu. Chỉ trên cơ sở tài liệu được phân chia
khoa học, thì việc xác định giá trị, bổ sung tài liệu mới có thể tiến hành một
cách thuận lợi. Phân loại tài liệu nói chung là q trình tổ chức khoa học
nhằm làm cho tài liệu lưu trữ phán ánh đúng hoạt động của các cơ quan đồn
thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử
dụng tài liệu và bảo quản được thuận tiện, an tồn. Tài liệu lưu trữ có thể
phân chia thành các loại: tài liệu lưu trữ hành chính; tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật; tài liệu lưu trữ ảnh, phim điện ảnh và ghi âm…
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Không phải tất cả tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, cá nhân tiêu biểu đều có giá trị như nhau và đều được lưu trữ. Vấn
đề là ở chỗ cần lựa chọn như thế nào để chỉ đưa vào lưu trữ những tài liệu có
giá trị, bảo quản lâu dài và vĩnh viễn. Muốn vậy phải tiến hành công việc lựa
chọn, đánh giá tài liệu, tức là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu
chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời gian bảo quản từng tài liệu


15

hình thành trong hoạt động của các cơ quan, cá nhân tiêu biểu theo giá trị của
tài liệu đó. Việc xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích quy định thời hạn bảo
quản tài liệu, loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã hết giá trị, như vậy sẽ đảm
bảo giữ gìn được những tài liệu có giá trị, đồng thời giảm bớt chi phí bảo
quản, tạo điều kiện để sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Để xác định giá trị
tài liệu có thể dựa trên những tiêu chuẩn sau: ý nghĩa nội dung tài liệu; tác giả
tài liệu; ý nghĩa cơ quan hình thành phông; sự lặp lại thông tin trong tài liệu;
thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ hồn chỉnh và khối lượng
của phông lưu trữ; hiệu lực pháp lý của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu;
ngơn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài liệu.
- Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ

Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ là cơng tác sưu tầm, thu thập hồn
chỉnh thêm tài liệu vào các kho lưu trữ cơ quan, các kho lưu trữ Nhà nước ở
trung ương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ phải được tiến hành thường xuyên, thiết
thực và kịp thời. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng
trong thực tế. Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan
trọng khơng chỉ đối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài
liệu lưu trữ ngoài những ý nghĩa về chính trị, kinh tế, văn hố, lịch sử… có
tầm quốc gia, cịn có giá trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi
cơ quan đã sản sinh ra chúng. Nếu để tài liệu mất mát, thất lạc, khơng tổ chức
được việc bổ sung kịp thời thì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo
nàn, khả năng phục vụ ngày càng bị hạn chế. Bổ sung tài liệu lưu trữ được
tiến hành với những nội dung sau: Xác định nguồn bổ sung tài liệu; quy định
thành phần và nội dung tài liệu cần bổ sung cho mỗi phòng, kho lưu trữ; các
nguyên tắc, biện pháp tổ chức để tiến hành hợp lý công tác bổ sung tài liệu;
nguyên cứu khả năng phân bổ tài liệu theo mạng lưới các phòng, kho lưu trữ
trong cả nước, nghiên cứu lý luận công tác bổ sung tài liệu.
- Thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên
môn nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội
dung tình hình tài liệu, tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác


16

lưu trữ. Thống kê lưu trữ là một khâu nghiệp vụ chun mơn của cơng tác lưu
trữ có vị trí quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ, bởi lẽ những số liệu
thống kê tài liệu là cơ sở để các kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, thu
thập, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời
căn cứ vào các số liệu thống kê tài liệu lưu trữ, cơ quan quản lý lưu trữ lập

các kế hoạch nhằm quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ trong. Công
tác thống kê tài liệu lưu trữ với những nội dung như sau: thống kê số lượng,
chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ; thống kê hệ thống cơng cụ
tra cứu, phương tiện bảo quản, tình hình tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu
và đội ngũ cán bộ lưu trữ. Cơng cụ thống kê thích hợp có thể là: mục lục hồ
sơ; sổ đăng ký mục lục hồ sơ; phiếu phòng; danh sách phòng; sổ nhập, sổ xuất
tài liệu lưu trữ; thẻ phòng, bộ thẻ phòng, số đăng ký các loại tài liệu đặc thù…
các loại sổ sách thống kê phải lập theo mẫu được Nhà nước quy định, được
bảo quản và sử dụng như một tài liệu mật.
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp
vụ của công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu… để tổ
chức khoa học các phòng lưu trữ, nhằm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện
và hiệu quả. Cơng tác chỉnh lý tài liệu có những nội dung sau: nghiên cứu và
biện soạn tóm tắt lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành phịng và lịch sử phòng;
tiến hành lập hồ sơ với những phòng tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tra các hồ
sơ đã lập, hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ; chọn và xây dựng
phương án phân loại hệ thống hoá hồ sơ theo phương án đã chọn. Việc chỉnh
lý tài liệu được tiến hành theo trình tự sau: Khảo sát tài liệu, nghiên cứu và
xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phịng và lịch sử phịng; xây dựng kế
hoạch kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ; lập các bảng hướng dẫn đối với một số loại
công việc cụ thể; chọn và xây dựng phương án phân loại; dự kiến nhân lực và
thời gian thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu theo
phương án đã định, hồn thành việc hệ thống hố tài liệu; tổng kết chỉnh lý
nhằm rút kinh nghiệm, thấy được ưu, khuyết điểm của q trình chỉnh lý để
làm tốt cơng tác chỉnh lý cho các đợt tiếp theo.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ


17

Cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ là tồn bộ những công việc được thực
hiện nhằm đảm bảo giữ gìn ngun vẹn, lâu bền và an tồn tài liệu phông lưu
trữ. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có những nội dung sau: Tạo điều kiện
tốt nhất cho việc bản quản tài liệu; đảm bảo giữ gìn tồn vẹn trạng thái lý hoá
của tài liệu, sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, quản lý việc xuất
nhập tài liệu theo các quy định chặt chẽ; kiểm tra tình trạng tài liệu, lập phịng
bảo hiểm đối với các tài liệu có giá trị đặc biệt, chuẩn bị các tài liệu đưa đi tu
bổ, phục chế, sao chụp… Để thực hiện tốt công tác bảo quan tài liệu cần có
kho lưu trữ; trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ và trang thiết bị chuyên
dùng phục vụ hoạt động lưu trữ…
- Tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ
Đây là tồn bộ cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan Nhà
nước và xã hội những thơng tin cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị, kinh
tế, khoa học, văn hố,… và các quyền lợi của công dân. Sử dụng tài liệu lưu
trữ trong các phòng, kho lưu trữ là một mặt của hoạt động thơng tin khoa học.
Mọi hoạt động của các phịng, kho lưu trữ đều hướng vào mục tiêu cuối cùng
là tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu khác
của đời sống xã hội nhằm tiết kiệm tiền của, công sức và thời gian trong quản
lý, lãnh đạo và NCKH,…
Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ như: thông báo về tài liệu lưu trữ
cho các cơ quan, đơn vị có nhu cầu thơng tin; tổ chức phịng đọc lưu trữ; triển
lãm tài liệu lưu trữ; cung cấp các chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích
lục tài liệu lưu trữ; công bố tài liệu lưu trữ…
1.1.2 Hoạt động thư viện
1.1.2.1 Khái niệm về hoạt động thư viện
Theo UNESCO thì thư viện được định nghĩa như sau: “Thư viện, khơng
phụ thuộc vào tên gọi của nó, là bất cứu bộ sưu tập có tổ chức nào của sách,
ấn phẩm định kỳ hoặc các tài liệu khác, kể cả đồ họa, nghe nhìn, và nhân viên
phục vụ có trách nhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng các tài liệu đó nhằm

mục đích thơng tin, nghiên cứu, khoa học, giáo dục hoặc giải trí” [28].
Theo dự thảo Luật Thư viện: Thư viện là nơi thu thập, lưu giữ, xử lý, bảo
quản tài liệu để đáp ứng nhu cầu thông tin của người đọc [8].