(Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỔI MỚI CƠNG TÁC VĂN PHÕNG
TẠI VIỆN THƠNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN

Sinh viên thực hiện

: VÕ THỊ THÚY NGA

Mã số sinh viên

: 1405QTVB034

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH QTVP 14B

HÀ NỘI - 2018

LỜI CẢM ƠN
Để có đủ kiến thức làm bài nghiên cứu này tác giả xin gửi lời cảm ơn
sâu sắc đến ThS. Đinh Thị Hải Yến, nhờ cô đã hướng dẫn những kiến thức cơ
bản cũng như kiến thức chuyên ngành, giúp tác giả tiếp cận vấn đề đúng
hướng để có thể hồn thành được khóa luận tốt nghiệp này.
Tiếp theo đó tác giả xin cảm ơn cán bộ văn phịng Viện Thơng tin Khoa
học xã hội đã tạo điều kiện để tác giả có được những tài liệu có liên quan đến
cơ quan để hoàn thành tốt bài nghiên cứu của mình.
Tác giả xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018
Tác giả

Võ Thị Thúy Nga

2


LỜI CAM ĐOAN
Sinh viên thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Đổi mới cơng tác
văn phịng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội”. Tôi xin cam đoan đây là
cơng trình nghiên cứu của mình trong thời gian qua và xin chịu hồn tồn
trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong quá trình
thực hiện./.
Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018.
Tác giả

Võ Thị Thúy Nga

3

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ................................................................ 2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................. 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 4
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 4
6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................ 5
7. Cấu trúc của đề tài ..................................................................................... 5
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG VÀ ĐỔI
MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÕNG .................................................................. 7
1.1 Một số lý luận chung.............................................................................. 7
1.1.1Các khái niệm ..................................................................................... 7
1.1.2Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ............................................... 10
1.2 Nội dung đổi mới cơng tác văn phịng ............................................... 12
1.2.1 Con người làm việc trong văn phòng .............................................. 12
1.2.2 Các nghiệp vụ hành chính ............................................................... 13
1.2.3 Bài trí, thiết kế công sở ................................................................... 13
1.2.4 Tổ chức sử dụng trang thiết bị và cơ sở vật chất trong văn phịng . 14
1.3 Sự cần thiết của đổi mới cơng tác văn phòng .................................... 15
1.4 Mục tiêu, nguyên tắc đổi mới cơng tác văn phịng ........................... 16
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VIỆN
THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI ........................................................... 19
2.1 Khái quát về Viện Thông tin Khoa học xã hội................................. 19

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ..................................................... 19

4


2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ ...................................................................... 20
2.1.3 Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 22
2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phịng Tổ chức – Hành
chính ......................................................................................................... 24
2.2 Thực trạng đổi mới cơng tác văn phịng tại Viện Thơng tin Khoa
học xã hội .................................................................................................... 26
2.2.1 Cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phịng ...................................... 26
2.2.2 Bài trí, thiết kế công sở ................................................................... 33
2.2.3 Con người làm việc trong văn phịng .............................................. 37
2.2.4 Các nghiệp vụ hành chính .............................................................. 41
2.3 Đánh giá ................................................................................................ 51
2.3.1 Ưu điểm ........................................................................................... 51
2.3.2 Nhược điểm ..................................................................................... 52
2.3.3 Nguyên nhân ................................................................................... 53
Chƣơng 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐỔI MỚI CÔNG VĂN
PHÕNG TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI ........................ 55
3.1 Đổi mới nhận thức về vai trò của văn phòng và đổi mới cơng tác
văn phịng.................................................................................................... 55
3.2 Đầu tƣ mua sắm trang thiết bị văn phòng ........................................ 56
3.3 Đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng .... 57
3.4 Ứng dụng ISO 9001:2015 để tổ chức các cơng việc văn phịng một
cách khoa học, hiệu quả ............................................................................ 60
3.5 Các giải pháp khác............................................................................... 67
KẾT LUẬN .................................................................................................... 70
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................... 72

PHỤ LỤC

5


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

KÝ HIỆU VIẾT TẮT

NỘI DUNG CHỮ VIẾT TẮT

KHXH

Khoa học xã hội

QĐ

Quyết định

CP

Chính phủ

NQ

Nghị quyết

6

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, Việt Nam đang trong quá trình hội nhập, đổi mới đất nước
theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới mang lại những cơ hội,
tạo ra những tiền đề mới đưa nước ta bước sang thời kỳ công nghiệp hóa –
hiện đại hóa. Để cơng cuộc đổi mới có hiệu quả cao phải đổi mới đồng bộ và
toàn diện về mọi mặt, trong đó bao gồm cả cơng tác văn phòng ở mỗi cơ
quan, tổ chức. Văn phòng với tầm quan trọng đặc biệt cần được xây dựng
theo mô hình văn phịng hiện đại nhằm đáp ứng ngày càng cao yêu cầu đảm
bảo thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý trong các cơ quan, tổ chức. Chính vì
vậy, đổi mới cơng tác văn phịng là một xu thế tất yếu, bắt nguồn từ những
yêu cầu mang tính thời đại của mỗi quốc gia.
Thực tế ở mỗi cơ quan, tổ chức, cơng tác văn phịng có vai trị quan
trọng đảm bảo sự ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; giúp nhà
quản trị thực hiện chức năng lãnh đạo, điều hành một cách có hiệu quả. Xuất
phát từ thực tế, mỗi cơ quan, tổ chức phải nhận thức được rằng sự tồn tại của
cơng tác văn phịng là một yếu tố khách quan. Xây dựng văn phòng mạnh là
yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo
và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo. Do đó,
việc đổi mới tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị cần
phải được quan tâm đặc biệt.
Hơn nữa, công tác văn phịng ở nhiều cơ quan trong q trình chuyển
đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng hiện đại cịn gặp nhiều bất cập;
đặc biệt, trong q trình thực tập tại Viện Thông tin Khoa học xã hội, thực tế
cho thấy cơng tác văn phịng cịn tồn tại một số điểm hạn chế, cần có giải
pháp khắc phục.

1

Với một số lý do trên, tác giả đã lựa chọn đề tài “Đổi mới cơng tác văn
phịng tại Viện Thơng tin Khoa học xã hội” nhằm phân tích thực trạng và đề
xuất giải pháp đổi mới công tác văn phịng tại Viện Thơng tin.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Nghiên cứu về cơng tác văn phịng và đổi mới cơng tác văn phịng từ
lâu đã khơng cịn là một đề tài mới, đây là đối tượng nghiên cứu của nhiều đề
tài, trong đó có thể nhắc đến một số đề tài như:
 Sách, giáo trình:
Giáo trình “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri đã bao
quát được khối kiến thức nền tảng về văn phòng và quản trị văn phòng; nội
dung cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng và các mối quan hệ vận động diễn ra
trong hoạt động văn phịng.
Giáo trình “Quản trị văn phịng” của GS.TS Nguyễn Thành Độ đã tổng
hợp được những kiến thức liên quan tới những vấn đề chung về văn phòng và
tổ chức văn phịng (lý luận về văn phịng, cơng tác văn phòng và quản trị văn
phòng); các nghiệp vụ cơ bản của văn phịng.
Giáo trình Quản trị văn phịng của Nghiêm Kỳ Hồng & Lê Văn In
(2015) trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản như: những vấn đề cơ
bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đề cập đến vấn đề đổi mới và hiện
đại hóa văn phịng; một số kỹ năng hành chính văn phịng cơ bản.
=> Về cơ bản, những giáo trình này đã cung cấp cho tác giả rất nhiều
nội dung về mặt lí luận của đề tài.
 Các đề tài nghiên cứu:
Trong quá trình tìm hiểu của mình, tác giả đã tìm được đề tài nghiên cứu
liên quan tới đổi mới cơng tác văn phịng, đó là “Đổi mới cơng tác văn phòng
phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Thanh tra Chính phủ” của đồng chí
Hà Trọng Cơng – Chánh Văn phịng Thanh tra Chính phủ. Tuy nhiên, đề tài này

2

chỉ đi sâu nghiên cứu khía cạnh phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo mà
chưa đề cập đến các nội dung đổi mới của công tác văn phịng.
Cùng với đó là các đề tài khóa luận có nội dung liên quan như: “Hiện
đại hóa cơng tác văn phòng tại Bộ Lao động Thương binh Xã hội” của Ngơ
Thị Diên; đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục
Hải quan” của Trung Thị Ngân; đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện
đại hóa văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Sơng Đà 10” của Nguyễn Thị Hoa.
Đây là các đề tài khóa luận tốt nghiệp của các sinh viên Khoa Quản trị văn
phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Các đề tài này lần lượt cung cấp cho
tác giả những kiến thức lý luận về văn phịng; cơng tác văn phịng; đổi mới,
hiện đại hóa cơng tác văn phịng phù hợp với hướng nghiên cứu.
 Các bài viết trên báo, tạp chí, internet:
Một số bài viết đã đề cấp tới một số nội dung liên quan vấn đề này:
+“Công tác văn phịng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà
nước” TS. Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn bản và Cơng nghệ Hành chính, Học
viện Hành chính / Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 11/2008.
+ “Một số vấn đề về cải cách và hiện đại hóa nền hành chính hiện
nay”, TS. Lưu kiếm thanh - Trưởng khoa Văn bản và Cơng nghệ Hành chính,
Học viện Hành chính / Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 8/2009.
+ “Đổi mới và nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng các cơ quan
hành chính nhà nước”, Báo Mới ngày 09/01/2010.
Tất cả những cơng tình nghiên cứu trên của các tác giả đã xây dựng
được khối lượng ký luận lớn về văn phòng, cơng tác văn phịng và đổi mới
cơng tác văn phịng. Tuy nhiên, chưa có bất kỳ đề tài nào nghiên cứu về đổi
mới cơng tác văn phịng tại Viện Thơng tin Khoa học xã hội. Vì vậy, “Đổi
mới cơng tác văn phịng tại Viện Thơng tin Khoa học xã hội” sẽ là một đề tài
có tính mới, khơng trùng lặp với đề tài nào.

3

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
 Mục tiêu nghiên cứu:
Hệ thống lại toàn bộ lý luận cơ bản về cơng tác văn phịng và đổi mới
cơng tác văn phịng;
Trên cơ sở đó, khảo sát, đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng tại
Viện Thơng tin Khoa học xã hội, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả đổi mới cơng tác quản trị văn phịng tại Viện.
 Nhiệm vụ nghiên cứu:
Dựa trên những mục tiêu nghiên cứu, tác giả tập trung thực hiện những
nhiệm vụ nghiên cứu sau:
Thứ nhất, nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về cơng tác văn
phịng, đổi mới cơng tác văn phịng và nội dung của đổi mới cơng tác văn
phịng;
Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Viện Thông tin Khoa học xã hội;
Thứ ba, tìm hiểu thực tế đổi mới cơng tác văn phịng tại Viện Thơng tin
Khoa học xã hội;
Thứ tư, đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong đổi mới cơng tác văn
phịng. Từ đó, chỉ ra rõ những nguyên nhân và đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao
hiệu quả đổi mới công tác văn phịng cho Viện Thơng tin Khoa học xã hội.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Công tác văn phịng tại Viện Thơng tin Khoa học xã hội
Phạm vi nghiên cứu:
Không gian: Trụ sở Viện Thông tin Khoa học xã hội
Thời gian: Từ năm 2013 đến năm 2017.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Phương pháp sử dụng tài liệu: Tác giả sử dụng các cơng trình nghiên
cứu có liên quan để phục vụ cho cơ sở lý luận thực tiễn của đề tài.

4


Phương pháp quan sát, tổng hợp: Tác giả sử dụng phương pháp này
nhằm mục đích thu thập những thơng tin thực tế về tất cả những nội dung về
công tác văn phịng tại Viện Thơng tin Khoa học xã hội.
Đọc và phân tích các tài liệu trên sách báo, tạp chí chun ngành, một
số luận án, giáo trình liên quan đến đề tài.
Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Đây là phương pháp nghiên
cứu chính mà tác giả sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài, để tổng hợp các
thơng tin, tài liệu một cách chính xác nhất trong thực tế.
Phương pháp đàm thoại, phỏng vấn: tác giả tiến hành phỏng vấn
trưởng phịng Tổ chức – Hành chính về những câu hỏi có liên quan đến cơng
tác tổ chức trong văn phòng, nhằm khai thác thực tế việc tổ chức các nội dung
cơng tác văn phịng của cơ quan.
Phương pháp thống kê toán học: tác giả sử dụng phương pháp này đề
thu thập những số liệu có liên quan một cách chính xác nhất để lập các bảng
biểu, thống kê số liệu.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Đổi mới công tác văn phịng nhằm đáp ứng cơng cuộc cải cách hành
chính của nhà nước. Nếu đổi mới cơng tác văn phịng sẽ góp phần đổi mới
nhận thức về tầm quan trọng đặc biệt của văn phòng, nâng cao hiệu quả hoạt
động của văn phịng tại Viện Thơng tin Khoa học xã hội.
7. Cấu trúc của đề tài
Chương I: Cơ sở lí luận về cơng tác văn phịng và đổi mới cơng tác
văn phịng
Ở chương thứ nhất này, tác giả nghiên cứu những lý luận chung về cơng
tác văn phịng và đổi mới cơng tác văn phịng, bao gồm các khái niệm về văn
phịng, cơng tác văn phịng, đổi mới cơng tác văn phòng, nội dung đổi mới và

vai trò của nó đối với các cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đó, chương 1 sẽ là tiền
đề cơ sở cho chương thứ 2 của đề tài.

5


Chương 2: Thực trạng đổi mới cơng tác văn phịng tại Viện Thông tin
khoa học xã hội
Dựa trên những lý luận ở chương 1, chương này tác giả tập trung phân
tích thực trạng đổi mới cơng tác văn phịng tại Viện Thông tin với các nôi
dung như sau: về con người làm cơng tác văn phịng; các nghiệp vụ hành
chính; bài trí, thiết kế cơng sở; tổ chức sử dụng trang thiết bị và cơ sở vật chất
trong văn phòng. Từ đó, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nêu rõ nguyên
nhân của những hạn chế của đổi mới cơng tác văn phịng tại Viện thơng tin
Khoa học xã hội.
Chương 3: Giải pháp đổi mới cơng văn phịng tại Viện Thơng tin
Khoa học xã hội.
Qua việc phân tích thực trạng cũng như chỉ rõ những điểm hạn chế, ở
chương 3 tác giả đề xuất một số giải pháp đổi mới nhằm khắc phục những yếu
kém về công tác văn phòng Viện.

6


PHẦN NỘI DUNG
Chƣơng 1
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHÕNG VÀ
ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÕNG
1.1 Một số lý luận chung
1.1.1 Các khái niệm

 Khái niệm Văn phòng
Văn phòng là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của cơ quan, đơn vị
và doanh nghiệp. Trên thực tế, có rất nhiều quan điểm, định nghĩa khác nhau
về văn phòng:
- Văn phòng được hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc về giấy tờ, nơi
diễn ra các hoạt động hành chính.
- Văn phịng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các
cán bộ cơng chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ văn
phịng Bộ, văn phịng UBND...
- Văn phịng theo nghĩa rộng: bao gồm tồn bộ bộ máy quản lý của cơ
quan, đơn vị từ cấp cao nhất đến cấp cơ sở; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất,
kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho
hệ thống quản lý nói riêng[1];
- Văn phịng theo nghĩa hẹp: là bộ máy trợ giúp cho nhà quản trị những
công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao, là một bộ phận cấu thành
trong cơ quan, tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao[2];
- Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, “văn phòng là một thực thể tồn tại
khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của
nhà quản trị tổ chức đó”[3].
1

& 2 PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ Thuật, Tr10

3

PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ Thuật, Tr12

7

- Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ, “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng
hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin
trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm do dịch vụ hậu cần đảm bảo các
điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”[4].
Tóm lại có nhiều cách tiếp cận, nhiều định nghĩa về văn phòng, nhưng
khái quát chung nhất là: “Văn phòng là một đơn vị rất quan trọng, cấu thành
nên cơ quan, ở đó diễn ra các hoạt động về hành chính, văn thư lưu trữ; là
nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm
lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt
động của cơ quan, tổ chức đó”.
 Khái niệm cơng tác văn phịng
Ở mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều bộ phận mà mỗi bộ phận có chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn độc lập với nhau; để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ
của mình, các bộ phận đều phải thực hiện cơng tác văn phịng. Cơng tác văn
phịng có ở tất cả mọi nơi trong cơ quan, có nội dung, phương pháp, nghiệp
vụ riêng.
Hiện nay, khái niệm cơng tác văn phịng chưa có sự thống nhất, có nhiều
quan niệm khác nhau của các tác giả. Theo tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, “Công
tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông
tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận
văn phịng (văn phịng/ phịng hành chính) của cơ quan thực hiện trong một
khơng gian văn phịng nhất địnhvới những con người làm cơng tác văn phịng
chun trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định
đối với các chức danh công chức, viên chức văn phịng (chánh văn phịng,
trưởng phịng hành chính, thư ký văn phòng, nhân viên văn thư, cán sự văn

4

GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị Văn phịng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Tr9

8


thư, chuyên viên văn thư, cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh
máy, kỹ thuật viên đánh máy...)”[5].
Qua đó, có thể rút ra khái niệm cơng tác văn phịng như sau: “Cơng tác
văn phịng là các hoạt động liên quan đến tổ chức, quản lý và điều hành văn
phòng để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phịng nhằm hồn thành
mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức”.
 Khái niệm đổi mới và đổi mới cơng tác văn phịng
Khái niệm đổi mới (động từ) theo Từ điển Tiếng Việt “là thay đổi hoặc
làm cho thay đổi tốt hơn, tiến bộ hơn so với trước, đáp ứng yêu cầu của sự
phát triển”: đổi mới tư duy, đổi mới cách thức làm việc... Theo nghĩa danh từ,
đổi mới có nghĩa là “điều thay đổi theo hướng tốt hơn, tiến bộ hơn so với
trước”[6], nó tương đương với hiện đại hóa.
Đổi mới ở Việt Nam là q trình thử nghiệm, hiện đại hóa; trong q trình
này cái mới và cái cũ xen kẽ nhau, cái cũ không mất đi ngay mà lùi dần, có lúc,
có nơi cịn chiếm ưu thế hơn cái mới, nhưng xu hướng chung là cái mới dần dần
được khẳng định và đưa tới thành công. Công cuộc đổi mới diễn ra trên tất cả
các lĩnh vực, trong đó bao gồm đổi mới - hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Văn
phịng hiện đại là văn phòng, bộ máy của cơ quan tổ chức thực hiện chức năng
thu thập xử lí và tổng hợp thơng tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ
chức bằng các phương tiễn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác
đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan nhà
nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả.
Đổi mới, hiện đại hóa là q trình ứng dụng và trang bị những thành
tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình sản xuất, kinh
doanh, dịch vụ và quản lí kinh tế - xã hội. Như vậy, có thể hiểu “Đổi mới
cơng tác văn phịng chính là q trình thay đổi, ứng dụng và trang bị những
5

Nghiêm Kỳ Hồng (2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB ĐHQG TP.HCM, Tr8

6

Từ điển Tiếng Việt,

9


thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào các nghiệp vụ hành
chính, văn thư lưu trữ; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động
quản lý góp phần làm trẻ hóa cơng tác văn phòng”.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
 Chức năng của văn phòng
Trên thực tế, văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ
chức của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh
nghiệp…
Nói đến chức năng của văn phòng: nhận thức chung về lý luận cũng như các
quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành thường nhấn mạnh đến hai
chức năng cơ bản của văn phòng[7].
Một là: chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo
quản lý,điều hành, tổng hợp công việc của cơ quan, tổ chức.
Chức năng tham mưu là hoạt động nhằm góp phần tìm kiếm những
quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của nhà lãnh đạo và nội dung của
công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của cơng tác văn phịng. Hoạt
động tham mưu trợ giúp của văn phòng rất cần thiết đối với các cấp quản lý.
Văn phịng ln ln thu thập, quản lý, sử dụng thông tin ở cả đầu vào và đầu
ra, thơng tin trên mọi đối tượng lĩnh vực có liên quan đến quá trình hoạt động
của cả cơ quan tổ chức. Tất cả những thông tin thu thập được văn phịng sẽ

tổng hợp, phân tích và sử dụng theo u cầu của nhà quản lý.
Chức năng tham mưu, tổng hợp nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng
có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu
hoạt động của cơ quan, tổ chức; quyết định đến sự thành công hay thất bại của
cơ quan, tổ chức.

7

Nghiêm Kỳ Hồng (2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB ĐHQG TP.HCM, Tr14

10


Hai là: chức năng đảm bảo hậu cần: bảo đảm các điều kiện về vật chất,
kỹ thuật, tác nghiệp hành chính. Chức năng đảm bảo hậu cần là chức năng
mang tính đặc thù trong văn phịng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao
hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được
các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ tài
chính…Các điều kiện phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối
và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu
cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt
động ở cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng
và kỳ hạn sử dụng. Muốn hoạt động phải có những ngun liệu, vật liệu,
nguồn tài chính, phương tiện nhưng hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào
phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào
của mỗi văn phịng.
 Nhiệm vụ của văn phòng
Để thực hiện tốt các chức năng trên thì văn phịng có những nhiệm vụ
cụ thể sau:

Thứ nhất, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác hàng năm, hàng
quý, hàng tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, đơn vị. Văn phòng
phải giúp thủ trưởng tổ chức, chỉ đạo thực hiện, thường xuyên theo dõi và đơn
đốc thực hiện chương trình, kế hoạch và lịch làm việc đó.
Thứ hai, thu thập thơng tin, tổng hợp và xử lý thông tin, giúp thủ
trưởng chuẩn bị các đề án, phương án, ra quyết định quản lý, theo dõi, đôn
đốc việc thực hiện các quyết định quản lý đã ban hành.
Thứ ba, quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Thứ tư, xây dựng tổ chức, bộ máy và đội ngũ cán bộ nhân viên văn
phòng.

11


Thứ năm, thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính, nghiệp vụ
hànhchính. Văn phịng có nhiệm vụ tổ chức sự kiện, các buổi hội họp, giao
ban; tổ chức và quản lý cơng tác văn thư; duy trì trật tự trong cơ quan....
Thứ sáu, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; thực hiện mối
liên hệ với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức khác, với
công dân.Thực hiện nhiệm vụ này, văn phòng là bộ mặt của cơ quan, đơn vị.
Thứ bảy, bảo đảm công tác hậu cần, y tế, sức khỏe, bảo vệ môi trường,
an ninh trật tự và an toàn lao động của cơ quan, đơn vị.
Thứ tám, thực hiện kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo và
một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan.
1.2 Nội dung đổi mới công tác văn phòng
1.2.1 Con người làm việc trong văn phòng
Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể
của Văn phòng. Lao động văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan
niệm là loại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần t sự vụ, giản đơn. Vì
vậy, người làm văn phịng thường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao

động văn phòng còn tuỳ tiện, chắp vá.
Trong văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao
giờ hết. Lao động trong văn phòng được coi là lao động thơng tin với tính
sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, con người trong văn phịng được
đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ
thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết
làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều
kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi cơng tác, dễ dàng đào tạo
lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng
cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động.

12


1.2.2 Các nghiệp vụ hành chính
Các nghiệp vụ hành chính văn phịng ngày nay được xây dựng đầy đủ,
hồn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho cơng việc hành
chính văn phịng được vận hành trơi chảy, thơng suốt theo những quy tắc, quy
trình thống nhất, hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc
trong văn phòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các văn
phịng khơng có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang
tính khoa học cao.
Mỗi cơng việc trong văn phịng như xây dựng chương trình cơng tác,
xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi
công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ... đều
phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực
hiện hợp lý.
Các nghiệp vụ hành chính văn phịng có vai trị kết nối các thiết bị kỹ
thuật với con người làm văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của văn
phịng trở nên hài hồ, biến các tiềm năng văn phịng thành hiệu quả thiết

thực, cụ thể.
1.2.3 Bài trí, thiết kế cơng sở
Khoa học đã chứng minh việc bài trí, thiết kế mơi trường làm việc có
ảnh hưởng rất lớn đến năng suất lao động của cán bộ, công chức, viên chức
làm việc văn phịng. Tạo ra mơi trường làm việc là sắp xếp nơi làm việc một
cách khoa học – hợp lí. Vì vậy, bài trí, thiết kế cơng sở, môi trường làm việc
là một trong những công việc không kém phần quan trọng của các nhà quản
trị văn phịng.
Ngày nay, kiểu bố trí văn phịng chia nhỏ (truyền thống) đang dần dần
thu hẹp thay vào đó là kiểu văn phịng bố tri mở. Tồn văn phịng là một
khoảng không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các
vật liệu, dụng cụt hích hợp.

13


Kiểu bố trí nơi làm việc và sắp xếp mơi trường làm việc theo mơ hình
mặt bằng mở sẽ làm cho nhân viên văn phòng cảm thấy thoải mái, đề cao tính
tập thể, tạo ra khơng khí làm việc và tạo ra mối quan hệ gần gũi nhau hơn
giữa các nhân viên trong văn phịng để từ đó có thể hỗ trợ, giám sát và giúp
đỡ nhau khi cần thiết.
1.2.4 Tổ chức sử dụng trang thiết bị và cơ sở vật chất trong văn phòng
Trang thiết bị và cơ sở hạ tầng là một trong những yếu tố quan trọng
đối với cơng cuộc đổi mới, hiện đại hóa văn phịng, bởi nó là thành tựu của
khoa học – cơng nghệ. Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần
“cách mạng” nhất và dễ đưa vào văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến,
sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Chỉ
khoảng 10-15 năm lại đây, trang thiết bị kỹ thuật trong văn phịng đã có
những bước tiến lớn hết sức nhanh chóng.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã nhanh

chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ
điện tử. Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh
tranh gay gắt của nhiều hãng sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử được
ứng dụng ngày càng rộng rãi trong công tác văn phòng tạo ra những khả năng,
những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thống
hố và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của văn phòng
đạt hiệu quả ngày càng cao.
Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao
hơn nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp
cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng,
thuận lợi.
Các vật dụng thơng thường trong văn phịng từ bút viết, bìa cặp, ghim
kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong
các của hàng thiết bị văn phịng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.

14


Trang thiết bị cũng như mơi trường văn phịng được cải thiện rất đáng
kể nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ
thuật trong hoạt động văn phòng.
1.3 Sự cần thiết của đổi mới cơng tác văn phịng
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói “Cơng tác Văn phịng có tầm quan
trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ Văn
phịng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không
đúng....cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và
giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”[8]. Văn phịng gắn
liền với q trình ra đời, tồn tại và phát triển của cơ quan, đơn vị, có vị trí, vai
trị quan trọng đặc biệt, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Văn phòng là “đầu mối
công việc” được lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan, đơn vị; giải quyết nhiều nội

dung công việc quan trọng. Hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan, đơn
vị…. Nếu khơng có văn phịng, mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị sẽ không
thể diễn ra liên tục, ổn định, làm cho hiệu quả hoạt động chung của cơ quan bị
giảm sút nghiêm trọng.
Trong bối cảnh thế giới đang diễn ra cuộc cách mạng thông tin hết sức
mạnh mẽ, văn phòng với “tầm quan trọng đặc biệt” cần phải tiến hành xây
dựng, đổi mới theo mô hình văn phịng hiện đại nhằm đáp ừng ngày càng cao
yêu cầu đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý trong các cơ quan, tổ
chức. Ngoài ra, cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát triển như vũ bão,
gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhiều ngành, lĩnh vực.
Ở Việt Nam cũng như ở các quốc gia khác trên thế giới, việc đổi mới
văn phòng theo hướng hiện đại hóa là một xu thế tất yếu, bắt nguồn từ những
u cầu mang tính thời đại.

8

Văn phịng TW Đảng, Về cơng tác văn phịng cấp ủy Đảng, NXB CHính trị Quốc gia, HN 2001, tr187

15


Sự nghiệp đổi mới và cơng nghiệp hóa – hiện đại hóa ở nước ta trong
gần 30 năm qua đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt. Khi
bước vào thế kỷ XXI, trước những yêu cầu to lớn của đất nước cũng như
những đòi hỏi, những xu thế phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hóa,
hội nhập quốc tế và xây dựng nên kinh tế tri thức... thì mỗi ngành, lĩnh vực
hoạt động trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa.
Thực tế, cơng tác văn phịng ở Việt Nam cịn có rất nhiều hạn chế, đặc
biệt là các văn phòng các cơ quan nhà nước (ảnh hưởng nặng nề của kiểu văn

phịng truyền thống). Cơng tác văn phịng cịn mang tính thụ động do ảnh
hưởng tâm lý, cơng việc sự vụ cịn đặt nặng vấn đề giấy tờ, trình độ tin học
cịn ở mức trung bình, trang thiết bị và cơ sở vật chất còn hạn chế. Văn phòng
trong các cơ quan nhà nước cũng nằm trong bối cảnh chung đó và cần được
nhanh chóng chuyển từ văn phịng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới hiện đại,
mang phòng cách trẻ trung, năng động khi bước vào thế kỷ mới. Văn phịng
phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi
mới. Văn phịng càng sớm hiện đại hố, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ
quan, tổ chức.
Chính vì vậy, cơng tác văn phịng ở các cơ quan, tổ chức cần thiết phải
đổi mới, hiện đại hóa nhằm đáp ứng u cầu của cơng cuộc cải cách hành
chính nói riêng và đổi mới, hội nhập đát nước nói chung. Đây là vấn đề rất
cấp thiết và quan trọng.
1.4 Mục tiêu, ngun tắc đổi mới cơng tác văn phịng
Mục tiêu của đổi mới cơng tác văn phịng:
+ Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức;
+ Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý,
chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức;
+ Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản
lý thốt khỏi những cơng việc hành chính mang tính sự vụ,tạo điều kiện phát

16


huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ cơng nhân viên chức trong văn phịng, tìm
kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất;
+ Thực hiện tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phòng .
Và sau đây là một số nguyên tắc đổi mới cơng tác văn phịng:
Thứ nhất, đổi mới (hiện đại hóa) cơng tác văn phịng phải đồng bộ;
Cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay đang diễn ra ở tất cả các các

cơ quan nhà nước. Các cơ quan, tổ chức muốn cải cách tốt thì phải tiến hành
đổi mới, hiện đại hóa tồn diện, trước hết là đổi mới cơng tác văn phịng (bởi
vì, cơng tác văn phịng là “đầu não” của cả cơ quan). Nội dung của đổi mới
cơng tác văn phịng bao gồm: Con người làm việc trong văn phịng; các
nghiệp vụ hành chính; bài trí, thiết kế công sở; trang thiết bị và cơ sở vật chất
trong văn phịng.
Vì vậy, muốn đổi mới cơng tác văn phịng đạt hiệu quả cao thì phải tiến
hành một cách kịp thời, đồng bộ cả bốn nội dung trên.
Thứ hai, con người là yếu tố quyết định trong công cuộc đổi mới cơng
tác văn phịng;
Nguồn lực con người ln là yếu tố quan trọng nhất đối với tất cả các
cơ quan, tổ chức, quyết định sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức
đó. Nếu có nguồn nhân lực trình độ, năng lực cao, kỹ năng giỏi, thái độ làm
việc nghiêm túc sẽ mang hiệu quả công việc cao giúp cơ quan đó phát triển
mạnh. Cùng với đó, đội ngũ nhân viên văn phịng có tư duy và sáng tạo;
phong cách, phương pháp làm việc khoa học sẽ là một lợi thế để hoàn thành
một cách nhanh nhất nhất những mục tiêu mà tổ chức đã đề ra.
Thứ ba, việc đổi mới cơng tác văn phịng được tiến hành phải phù hợp
với nguồn lực của cơ quan, tổ chức;
Để tiến hành đổi mới cơng tác văn phịng, trước hết nhà quản trị phải
xem xét điều kiện về nguồn lực (nhân lực và vật lực) của cơ quan, phù hợp
hay chưa. Nhà quản trị phải xác định được đổi mới cái gì? Bao nhiêu thời
gian? Bao nhiêu nhân lực cần thiết? Bao nhiêu vật lực để thu được kết quả tốt
nhất, đồng thời tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho tổ chức.

17


Thứ tư, khi tiến hành đổi mới phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng, của cơ quan;

Mỗi cơ quan được thành lập có quy định chức năng, nhiệm vụ rõ ràng.
Để tiến hành đổi phải phải xem xét có phù hợp với chức năng, nhiệm vụ hay
chưa, có nhằm mục đích cải cách hành chính, làm mới bộ mặt cơ quan hay
không. Nếu đổi mới không phù hợp với chức năng, nhiệm vụ thì vừa tốn thời
gian, vừa tốn nguồn lực mà lại không mang lại lợi ích.
Thứ năm, đổi mới, hiện đại hóa đảm bảo tính cập nhật, hiệu quả và tiết kiệm.
Mọi cơ quan, tổ chức khi thực hiện đổi mới cơng tác văn phịng đều
phải cập nhật những xu hướng mới nhất về sử dụng các trang thiết bị hiện đại;
về cách bố trí, thiết kế công sở sao cho phù hợp; cách tiêu chuẩn hóa các quy
trình nghiệp vụ hành chính nhằm tổ chức cơng việc một cách khoa học nhất;
trình độ và nhận thức của con người làm việc trong văn phòng hiện đại.
Những xu hướng đó sẽ là cơ sở cho cơ quan, tổ chức tiến hành đồi mới phù
hợp với xu thế chung của thời đại. Không những thế, các thơng tin cập nhật
được cịn giúp cho cơ quan, tổ chức đó khi tiến hành đổi mới sẽ tiết kiệm
được thời gian và hiệu quả đổi mới cao.
Tiểu kết: Văn phịng một cơ quan, tổ chức đóng vai trị rất quan trọng
đối với hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức đó. Văn phịng là cầu nối để
các hoạt động thuộc quản lý nhà nước diễn ra một cách dễ dàng và linh hoạt.
Chính vì tầm quan trọng đó, cơng tác văn phịng tại các cơ quan, doanh
nghiệp, đặc biệt là cơ quan nhà nước cần phải đổi mới. Hiện nay, tại các cơ
quan nhà nước, văn phòng cũng được hiện đại hóa theo nhiều mức độ khác
nhau, có sự đan xen giữa văn phòng kiểu cũ và văn phịng kiểu mới. Để tìm
hiểu rõ hơn về vấn đề này, tác giả tiến hành khảo sát thực tế đổi mới cơng tác
văn phịng tại một cơ quan nhà nước cụ thể, chương 1 này sẽ là tiền đề để
triển khai nội dung ở chương 2.

18


Chƣơng 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI
VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI
2.1 Khái quát về Viện Thông tin Khoa học xã hội
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
- Ngày 8/5/1975, thay mặt Hội đồng Chính phủ, Thủ tướng Phạm Văn
Đồng đã ký quyết định số 93/QĐ-CP về việc thành lập Viện Thông tin Khoa
học xã hội.
- Viện được thành lập trên cơ sở hợp nhất hai cơ quan thuộc Ủy ban
Khoa học xã hội Việt Nam: Ban Thông tin Khoa học xã hội (thành lập năm
1973) và Thư viện Khoa học xã hội (thành lập năm 1968).
- Thư viện Khoa học xã hội là cơ quan tiếp nhận, bảo quản và phục vụ
vốn sách báo, tư liệu khoa học về phương Đông mà Thư viện Viễn Đông Bác
Cổ Pháp (có trụ sở tại Hà Nội từ năm 1902) bàn giao lại cho Việt Nam năm
1957.
- Năm 1978 ra mắt Tập san Thông tin Khoa học xã hội, chuyển thành
Tạp chí Thơng tin Khoa học xã hội từ năm 1979.
- Tập san chuyên ngành được xuất bản từ năm 1977 đến cuối năm 1988
mang tên gọi chung là "Cái mới trong Khoa học xã hội".
- Bản tin Tài liệu phục vụ nghiên cứu xuất bản từ giữa năm 1990.
- Tin tham khảo đặc biệt được phát hành từ 6/1993.
- Năm 1979 là cơ quan đại diện quốc gia - thành viên của MISON và
APINESS.
- Viện có quan hệ chính thức với hơn 80 trung tâm thơng tin và thư viện
lớn của trên 40 nước trên thế giới.
- Công tác tin học hóa thơng tin - thư viện được tiến hành từ năm 1992.
- Năm 2002 Viện là thành viên của Hiệp hội thư viện quốc tế IFLA.

19