Xác định giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG QUANG CƢƠNG

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH
TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2017


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG QUANG CƢƠNG

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH
TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC
Mã số: 06.32.03.01

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC
TS. PHAN ĐÌNH NHAM

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2017

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi, dưới
sự hướng dẫn của TS.CVCC. Phan Đình Nham – Giảng viên Trường Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.
Các tư liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc, xuất
xứ rõ ràng. Nếu có điều gì sai sót, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm.
Thành phố Hồ chí Minh, ngày 28 tháng 8 năm 2017
Tác giả luận văn

Hoàng Quang Cƣơng


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

HĐND

Hội đồng nhân dân

Nxb

Nhà xuất bản

UBND

Ủy ban nhân dân

THBQ

Thời hạn bảo quản


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................... 1
2. Mục tiêu của đề tài ............................................................................................. 3
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ..................................................... 4
4. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................... 5
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề và nguồn tài liệu tham khảo ................................... 6
6. Bố cục của đề tài .............................................................................................. 13
CHƢƠNG I. TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ
GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ............................................................................14
1.1. Tổ chức bộ máy chính quyền cấp xã và chính quyền cấp xã thành phố Hồ
Chí Minh .............................................................................................................. 14
1.1.1. Vai trị của chính quyền cấp xã .............................................................. 14
1.1.2. Chính quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh ......................................... 16
1.2. Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu của chính quyền cấp xã ........... 26
1.2.1. Thành phần tài liệu ................................................................................. 26
1.2.2. Nội dung tài liệu ..................................................................................... 28
1.2.3. Giá trị tài liệu .......................................................................................... 35
TIỂU KẾT CHƢƠNG I ........................................................................................42
CHƢƠNG II. CƠ SỞ KHOA HỌC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA
CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 43
2.1. Cơ sở lý luận về công tác xác định giá trị tài liệu chính quyền cấp xã thành
phố Hồ Chí Minh ................................................................................................. 43

2.1.1. Khái niệm xác định giá trị tài liệu .......................................................... 44
2.1.2. Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu ..................................................... 47
2.1.3. Vận dụng các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu .................................. 52
2.1.4. Vận dụng các phương pháp xác định giá trị tài liệu ............................... 57
2.1.5. Vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ................................... 62


2.2. Cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ và việc xác định giá trị tài liệu chính quyền
cấp xã thành phố Hồ Chí Minh ............................................................................ 74
2.2.1. Tổ chức lưu trữ ....................................................................................... 74
2.2.2. Các hoạt động lưu trữ ............................................................................. 75
2.3. Cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ của chính quyền cấp xã .......................... 84
TIỂU KẾT CHƢƠNG II ......................................................................................88
CHƢƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU
TRỮ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CHÍNH
QUYỀN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ...............89
3.1. Nhận xét khái quát về công tác lưu trữ chính quyền cấp xã thành phố Hồ Chí
Minh ..................................................................................................................... 89
3.2. Một số giải pháp xác định giá trị tài liệu chính quyền cấp xã thành phố Hồ
Chí Minh .............................................................................................................. 91
3.2.1. Quán triệt các văn bản hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ .............. 91
3.2.2. Tổ chức thực hiện các văn bản hiện hành về công tác văn thư lưu trữ .. 92
3.2.3. Kiện toàn tổ chức và bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ................................ 94
3.2.4. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ ....... 96
3.2.5. Thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ ............................................... 98
3.2.6. Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chính quyền cấp xã thành phố
Hồ Chí Minh ................................................................................................... 100
TIỂU KẾT CHƢƠNG III...................................................................................114
KẾT LUẬN ..........................................................................................................115
PHỤ LỤC .............................................................................................................127

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Xã, phường, thị trấn là đơn vị hành chính nhà nước cấp cơ sở (sau đây gọi tắt
là cấp xã). Cấp xã hiện nay có nhiều hoạt động quản lý nhà nước và của các tổ
chức chính trị, chính trị - xã hội ở địa phương, song có thể nói hoạt động của cơ
quan chính quyền nhà nước cấp xã bao gồm HĐND và UBND nơi thực hiện trực
tiếp và cụ thể các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà
nước đối với quần chúng nhân dân là chủ yếu.
Một trong những phương tiện quan trọng để bảo đảm hoạt động của chính
quyền cấp xã là các loại văn bản, tài liệu (sau đây gọi chung là tài liệu), tài liệu là
phương tiện chủ yếu giúp cho chính quyền cấp xã triển khai, thực hiện chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của
chính quyền cấp xã, tài liệu chứa đựng thơng tin q khứ, mang tính lịch sử có giá
trị cao, phản ánh tồn bộ q trình hình thành, phát triển về chính trị, kinh tế, văn
hố, xã hội, an ninh quốc phòng, các mặt hoạt động của đời sống xã hội ở địa
phương. Nó là bằng chứng khơng gì thay thế được, ghi lại quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức và cá nhân; phản ánh trung thực từng thời khắc lịch sử quan trọng
trong bảo vệ và xây dựng chính quyền ở địa phương; là cơ sở để nghiên cứu đảm
bảo tính hệ thống, liên tục và kế thừa cho hoạt động của chính quyền cấp xã. Điều
14 Luật lưu trữ năm 2011 quy định “Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề
nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban
nhân xã, phường, thị trấn” [67, tr.6].
Thành phố Hồ chí Minh hiện nay có 322 đơn vị hành chính cấp xã, trong đó có
259 phường, 58 xã và 5 thị trấn, tại các xã, phường, thị trấn trên địa bàn Thành phố,
cơng tác lưu trữ cịn nhiều hạn chế như nhiều xã, phường khơng có kho lưu trữ tập

trung, một số xã, phường, thị trấn có kho lưu trữ tập trung nhưng không đảm bảo
yêu cầu về diện tích theo quy định và các trang thiết bị bảo quản tài liệu; tài liệu


2

chưa được thu thập và lập hồ sơ đầy đủ; việc phân loại, sắp xếp và quản lý tài liệu
lưu trữ chưa khoa học... Đặc biệt, một trong những hạn chế nhất hiện nay của công
tác lưu trữ là việc xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện một cách triệt để. Cụ
thể, tại các xã, phường, thị trấn các hồ sơ, tài liệu được đối chiếu và định THBQ
theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy
định THBQ hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ
ban hành bảng THBQ hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương. Vì vậy, xác định THBQ cho các hồ sơ, tài liệu thiếu tính
xác thực, những tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị, tài liệu không đảm bảo hiệu
lực pháp lý... không được tổ chức tiêu hủy theo quy định, cá biệt cịn có rất nhiều
xã, phường, thị trấn không tiến hành xác định giá trị tài liệu.
Trong công tác lưu trữ, xác định giá trị tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan
trọng, nó liên quan và quyết định đến số phận của tài liệu. Kết quả của cơng tác
này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung và thành phần tài liệu của
Phông lưu trữ các cơ quan. Việc không xác định rõ THBQ dẫn đến nhiều hồ sơ, tài
liệu bảo quản không đúng theo giá trị thực của chúng; tài liệu hết giá trị, tài liệu
đến hạn tiêu hủy nhưng vẫn cịn được lưu trữ, gây lãng phí trong việc bố trí kho
tàng, trang thiết bị, nhân lực và kinh phí bảo quản.
Thực tế này đặt ra yêu cầu cho chính quyền cấp xã của thành phố Hồ Chí
Minh là phải tiến hành xác định giá trị cho những hồ sơ, tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của mình và đặc biệt cơ quan quản lý nhà nước về công tác
văn thư lưu trữ của thành phố Hồ Chí Minh cần phải sớm xây dựng, ban hành bảng
THBQ hồ sơ, tài liệu của chính quyền cấp xã để thống nhất thực hiện nghiệp vụ

xác định giá trị tài liệu đồng thời tiêu chuẩn hóa THBQ cho các loại hồ sơ, tài liệu
của những cơ quan này. Bảng THBQ tài liệu cũng giúp cán bộ lưu trữ tránh được
cách nhìn phiến diện, chủ quan trong xác định giá trị, đồng thời tạo cơ sở để lựa
chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ, loại bỏ những tài
liệu khơng cịn giá trị. Nó khơng chỉ là phương tiện để tiến hành xác định giá trị tài


3

liệu trong kho lưu trữ cơ quan mà cịn có ý nghĩa chỉ đạo và hướng dẫn cho các xã,
phường, thị trấn trong toàn Thành phố về vấn đề này.
Nhận thấy sự cấp thiết này, chúng tôi quyết định chọn vấn đề "Xác định giá
trị tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của chính quyền cấp xã trên
địa bàn thành phố Hồ Chí Minh" làm đề tài luận văn Thạc sỹ ngành Lưu trữ học.
Trên cơ sở phân tích lý luận và qua việc khảo sát, tìm hiểu thực tế, chúng tôi hy
vọng sẽ vẽ được bức tranh khái qt về cơng tác lưu trữ nói chung, về cơng tác xác
định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng của các xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành
phố Hồ Chí Minh đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm giúp nâng cao chất
lượng và khắc phục những hạn chế trong công tác xác định giá trị nói riêng và
cơng tác lưu trữ nói chung của chính quyền cấp xã trên địa bàn Thành phố.
2. Mục tiêu của đề tài
Với đề tài này, chúng tôi mong muốn giải quyết được những mục tiêu cơ bản
sau đây:
Một là, vẽ được bức tranh khái quát về công tác lưu trữ của chính quyền cấp
xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh như: thành phần, nội dung, giá trị của tài
liệu và các hoạt động lưu trữ: thu thập, bổ sung; phân loại chỉnh lý tài liệu; xác
định giá trị tài liệu; tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu…
Hai là, trên cơ sở thực trạng công tác lưu trữ và thành phần, nội dung, ý
nghĩa tài liệu của chính quyền cấp xã, chúng tơi nghiên cứu những cơ sở khoa học:
cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu, cơ sở thực tiễn về cơng tác lưu trữ của

chính quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh và cơ sở pháp lý để xác định giá trị tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan này.
Ba là, trên cơ sở khoa học về xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã
chúng tơi xây bảng THBQ tài liệu của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn trên
địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, bảng THBQ tài liệu là một công cụ quan trọng và
hữu hiệu nhất dùng trong xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Đề tài nghiên cứu thành cơng sẽ có những đóng góp chính sau đây:
Một là, góp phần làm phong phú thêm lý luận của lưu trữ học nước ta về lĩnh


4

vực xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã.
Hai là, góp phần cung cấp các luận cứ khoa học cho các cơ quan quản lý nhà
nước về cơng tác lưu trữ của thành phố Hồ Chí Minh để hoạch định chủ trương
chính sách, ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung và
cơng tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng ở chính quyền cấp xã.
Ba là, kết quả nghiên cứu góp phần cung cấp các cơ sở lý luận và thực tiễn
cho chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh trong việc tổ chức
khoa học tài liệu lưu trữ nói chung và hoạt động xác định giá trị tài liệu nói riêng.
Bốn là, luận văn cũng là một tài liệu hữu ích phục vụ công tác giảng dạy và
học tập cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia thành phố Hồ
Chí Minh cũng như các cơ sở giáo dục đào tạo khác.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là vấn đề xác định giá trị cho các tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND cấp xã bao gồm: tài
liệu hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn.
Trong đó, đối tượng chủ yếu và căn bản của đề tài là tài liệu hành chính hình thành

trong q trình hoạt động của HĐND và UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ
Chí Minh. Vì vậy, những vấn đề khác có liên quan đến đối tượng chính của đề tài
như: thành phần, nội dung, giá trị của tài liệu và các hoạt động lưu trữ khác: thu
thập, bổ sung, phân loại, chỉnh lý tài liệu... cũng sẽ được đề cập tới, song khơng
phải nội dung chính của đề tài.
Phạm vi nghiên cứu
- Về thời gian, chúng tôi tập trung nghiên cứu cơng tác lưu trữ nói chung và
cơng tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng từ năm 2001 (từ khi có Pháp lệnh
lưu trữ quốc gia) đến năm 2016.
- Về không gian nghiên cứu, do thời gian và trình độ cịn hạn chế, chúng tơi
chưa có điều kiện khảo sát cơng tác lưu trữ ở tất cả các xã, phường, thị trấn trên địa


5

bàn thành phố Hồ Chí Minh mà chỉ giới hạn nghiên cứu, khảo sát về tổ chức và
quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ ở UBND một số xã, phường, thị trấn sau:
Quận 1: phường ĐaKao, phường Nguyễn Thái Bình, phường Cầu Ơng Lãnh,
phường Cơ Giang; Quận 4: Phường 2, Phường 10; Quận 7: phường Bình Thuận,
phường Tân Hưng; Quận 12: phường Tân Chánh Hiệp, phường Tân Thới Hiệp;
Quận Gò Vấp: Phường 14, Phường 10; Quận Thủ Đức: phường Bình Thọ; huyện
Bình Chánh: xã Vĩnh Lộc A, xã Vĩnh Lộc B, thị trấn Tân Túc; huyện Cần Giờ: xã
Bình Khánh, xã Thạnh An, xã An Thới Đơng; huyện Củ Chi: xã Hịa Phú, xã Bình
Mỹ; huyện Hóc Mơn: xã Bà Điểm, xã Tân Hiệp, xã Nhị Bình, thị trấn Hóc Mơn.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đã đặt ra, chúng tôi đã sử
dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin về chủ nghĩa duy vật biện chứng
và chủ nghĩa duy vật lịch sử khi nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của
chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, những đặc điểm về tổ

chức và hoạt động của chúng liên quan đến thành phần và giá trị tài liệu. Mặt khác,
khi vận dụng phương pháp này giúp chúng tơi có cách nhìn và nhận thức đúng đắn
khi phân tích, lý giải các vấn đề về thực tiễn của công tác văn thư, lưu trữ ở chính
quyền cấp cơ sở. Đặc biệt, vận dụng phương pháp này giúp chúng tôi làm rõ mối
quan hệ giữa lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ nói chung và cơng tác xác định
giá trị tài liệu nói riêng ở chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Phương pháp luận của lưu trữ học, đó là việc vận dụng nguyên tắc tính đảng,
nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp khi xem xét thành phần, nội
dung tài liệu; cơ sở lý luận vào việc xác định giá trị tài liệu và đề xuất những giải
pháp đối với cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác xác định giá trị tài liệu nói riêng ở
chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Phương pháp khảo sát thực tế: xác định đây là một đề tài có tính ứng dụng
cao, do vậy, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế được chúng tơi chú ý coi trọng
trong q trình thực hiện. Chúng tôi đã tiến hành khảo sát thực tế tại nhiều xã,


6

phường, thị trấn trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Nội dung khảo sát bao gồm:
số lượng, nội dung, thành phần, tình hình thực hiện các hoạt động lưu trữ nhất là
hoạt động xác định giá trị tài liệu nhằm đưa ra những nhận xét, kết luận trên cơ sở
thực tiễn. Những địa phương mà chúng tôi đến khảo sát trực tiếp đã được nêu cụ
thể trong phần phạm vi nghiên cứu của đề tài nêu trên.
Trong quá trình nghiên cứu, một số phương pháp khác cũng được áp dụng
như: phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp so
sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp thông tin trong việc nghiên cứu xây
dựng bảng THBQ tài liệu của chính quyền cấp xã.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề và nguồn tài liệu tham khảo
Do tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu nên tới
nay đã có nhiều tư liệu ở trong và ngoài nước đề cập về lĩnh vực này.

Nghiên cứu các tư liệu của nước ngoài cho thấy Liên Xô (nay là nước Nga)
đã quan tâm nghiên cứu lý luận và phương pháp xác định giá trị tài liệu từ rất sớm.
Ngay từ những năm 50, 60 của thế kỷ XX các nhà lưu trữ xô viết đã nghiên cứu
xây dựng được hệ thống lý luận, phương pháp và thực tiễn xác định giá trị tài liệu,
các nghiên cứu đó đã được đưa vào trong sách giáo khoa, sách chuyên khảo để
phục vụ cho việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập ở các trình độ đào tạo lưu trữ
khác nhau. Năm 1958, Tổng cục quản lý lưu trữ Liên Xô đã xuất bản cuốn “Lý
luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ ở Liên Xơ”, trong đó các tác giả đã đưa ra và
phân tích khái niệm, nguyên tắc, phương pháp, hệ thống các tiêu chí về cơng tác
đánh giá tài liệu văn kiện (xác định giá trị tài liệu), bảng THBQ tài liệu văn kiện và
phương pháp đánh giá tài liệu văn kiện. Đây là, những nội dung mang tính chất lý
luận được khái quát lên qua thực tiễn công tác đánh giá, xác định giá trị tài liệu ở
Liên Xơ trước đây, đó là cơ sở cho việc nghiên cứu và phát triển các vấn đề lý luận
về cơng tác lưu trữ nói chung và xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng sau này ở
nhiều nước trên thế giới trong đó có Việt Nam. Ở Trung Quốc năm 1992 đã xuất
bản cuốn “Những văn bản pháp quy về lưu trữ của nước Cộng hịa Nhân dân
Trung Hoa từ 1980-1992” trong đó, cũng có những quy định cụ thể về vấn đề xác


7

định THBQ của tài liệu như: quy định của Cục Lưu trữ nhà nước Trung Hoa về
THBQ tài liệu lưu trữ cơ quan, trong đó trình bày chi tiết các nguyên tắc xác định
THBQ tài liệu, đồng thời đưa ra các bảng THBQ cho nhiều loại tài liệu khác nhau
(tài liệu hành chính, tài liệu kế tốn, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu chuyên
ngành...). Tiếp đó, năm 2002 Nxb Lưu trữ Trung Quốc xuất bản cuốn “Xác định
giá trị tài liệu – Lý luận và phương pháp” đã dành một số lượng trang thỏa đáng
để trình bày những vấn đề về lý luận, phương pháp và thực tiễn xác định giá trị tài
liệu của nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa.
Ở Việt Nam xác định giá trị tài liệu đã được đặt thành trọng tâm nghiên cứu

khoa học của ngành lưu trữ từ những năm 60 của thế kỷ XX đến nay. Những
nghiên cứu này được trình bày trong các sách giáo khoa, các sách chuyên luận,
luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, các chuyên khảo công bố trên tạp chí của ngành
lưu trữ Việt Nam, các đề tài nghiên cứu khoa học, các khoá luận tốt nghiệp của
sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà
Nội, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh) và các cơ sở đào tạo khác.
Trong các sách chuyên khảo và giáo trình về lưu trữ học để giảng dạy ở các
trường đại học và trung học chuyên nghiệp thì vấn đề xác định giá trị tài liệu
chiếm một phần rất quan trọng. Các cuốn sách đó trước hết phải kể đến các giáo
trình giảng dạy như giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do Nxb. Đại
học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990 của nhóm tác giả Đào Xuân
Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, trong đó các
tác giả đã trình bày một cách hệ thống và cụ thể về khái niệm xác định giá trị tài
liệu, các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, xây dựng
các bảng kê dùng trong xác định giá trị tài liệu. Đây là, một trong những nội dung
lý luận cơ bản để chúng tôi nghiên cứu, vận dụng trong việc xác định giá trị tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã trên địa bàn thành
phố Hồ chí Minh. Cuốn sách “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ
quan” của tác giả Dương Văn Khảm do Nxb. Chính trị quốc gia, năm 1998 (tái bản
năm 2002) cũng đưa ra các khái niệm về THBQ, bảng THBQ và đề cập đến các


8

nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, song chủ yếu tác giả tập trung vào
mô tả quy trình xử lý và vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị nhằm
lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan chứ không đi vào giải quyết vấn đề định
THBQ cho các loại hồ sơ, tài liệu.
Trong những năm gần đây, đã có nhiều cơng trình nghiên cứu, đề tài khoa
học tập trung vào vấn đề xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng THBQ tài liệu,

trong đó có nhiều đề tài đáng chú ý như: “Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị
tài liệu quản lí nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ nghĩa để lựa
chọn bổ sung vào lưu trữ Quốc gia (chủ nhiệm: TS. Dương Văn Khảm - Mã số
85.98.011), “Xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu
của Phông Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam” (chủ nhiệm Nguyễn Trọng Thư –
Mã số: 94-98-108/DT), Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản cho tài liệu kế
toán trong các cơ quan nhà nước (chủ nhiệm: Nguyễn Nghĩa Văn - Mã số
89.90.016), “Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự” (chủ nhiệm
Lã Thị Hồng năm 2005); “Nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài
liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” (chủ nhiệm
Nguyễn Lệ Nhung năm 2008).
Các luận án Tiến sĩ và luận văn Thạc sĩ nghiên cứu về vấn đề này như: Vấn
đề xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và công tác thu thập
của các Viện lưu trữ nhà nước (Luận án Tiến sĩ của Nguyễn Văn Thâm, Matxcơva,
1990), Những cơ sở khoa học để xác định thời hạn bảo quản văn bản quản lí nhà
nước cấp huyện (Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Nghĩa Văn, Hà Nội, 1998), Cơ sở
khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào
lưu trữ (Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Trọng Biên, Hà Nội, 2002).
Bên cạnh đó, nhiều bài viết trao đổi đăng trên tạp chí của ngành lưu trữ cũng
đề cập đến vấn đề này như “Ý nghĩa quan trọng của Bảng thời hạn bảo quản tài
liệu chuyên ngành” tác giả Hà Huề - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 1993;
“Bảng thời hạn bảo quản và việc lựa chọn các nguồn sử liệu” tác giả Dương Văn
Khảm - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 02 năm 2005; “Bàn về vấn đề xây
dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các


9

cơ quan, tổ chức” tác giả Thanh Mai – Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5
năm 2011; “Công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số đề

xuất” tác giả Nguyễn Anh Thư, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5 năm 2012;
“Bàn về khái niệm giá trị tài liệu lưu trữ” tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 4 năm 2013; “Tìm hiểu các tiêu chuẩn xác định giá
trị tài liệu lưu trữ” tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Hoàng Văn Thanh – Tạp chí Văn
thư Lưu trữ Việt Nam, số 11 năm 2013; “Bàn về phân nhóm các tiêu chuẩn xác
định giá trị tài liệu lưu trữ” tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam, số 4 năm 2014;… Các bài viết này đã đưa ra và phân tích những khái
niệm xác định giá trị tài liệu, các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn dùng trong
xác định giá trị tài liệu, đồng thời các tác giả cũng trao đổi và làm rõ những vấn đề
còn vướng mắc, qua đó đề xuất phương hướng cần nghiên cứu về cơng tác xác
định giá trị và xây dựng bảng THBQ trong thời gian tới.
Tóm lại, nhìn một cách tổng qt, vấn đề xác định giá trị tài liệu được đề cập
đến trong các cơng trình nghiên cứu trên đây tập trung vào các vấn đề cơ bản sau:
Thứ nhất, làm rõ quan niệm về xác định (đánh giá) giá trị của tài liệu, về các
loại giá trị của tài liệu và quy định THBQ cho các loại tài liệu.
Thứ hai, đưa ra các nguyên tắc làm cơ sở nhận thức luận về xác định giá trị
tài liệu. Các nghiên cứu ở trong nước cũng như ngoài nước đều thống nhất để xác
định giá trị tài liệu được chính xác, khoa học thì các nhà lưu trữ cần vận dụng các
nguyên tắc chính trị, lịch sử và tồn diện tổng hợp.
Thứ ba, các phương pháp xác định giá trị tài liệu như: phương pháp hệ thống,
phương pháp phân tích chức năng, phương pháp thông tin, phương pháp sử liệu
học cũng được các nhà lưu trữ học quan tâm nghiên cứu và phân tích một cách sâu
sắc.
Thứ tư, các nhà lưu trữ học đã định ra các tiêu chuẩn để làm thước đo đánh
giá giá trị của tài liệu như các tiêu chuẩn: ý nghĩa nội dung của tài liệu; tác giả của
tài liệu, sự trùng lặp thông tin trong tài liệu, hiệu lực pháp lý của tài liệu, ý nghĩa
cơ quan, đơn vị hình thành phơng…
Thứ năm, để cơng tác xác định giá trị tài liệu được thuận lợi các nhà lưu trữ

10

đã nghiên cứu đề xuất xây dựng các công cụ xác định giá trị tài liệu, đặc biệt là
bảng THBQ.
Những nghiên cứu trên là cơ sở quan trọng, là kinh nghiệm quý báu giúp cho
tác giả trong nghiên cứu và vận dụng cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu của
chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Tuy nhiên, việc đi sâu nghiên cứu vấn đề xác định giá trị tài liệu của các
chính quyền cấp xã nói riêng và về cơng tác văn thư lưu trữ của chính quyền cấp
xã nói chung cịn rất khiêm tốn. Qua khảo cứu chúng tơi thấy có một số cơng trình
tiêu biểu sau:
Luận văn thạc sĩ “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy ban
nhân dân phường tại thành phố Hồ Chí Minh” chun ngành Hành chính cơng,
năm 2010, Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh, của tác
giả Phạm Văn Năm với đề tài đã tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận của quản lý
nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức các khâu nghiệp vụ về công tác này
tại UBND các phường của thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn đã phân tích, đánh
giá thực trạng về cơng tác văn thư, lưu trữ; lý giải nguyên nhân và đề xuất một số
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ của UBND phường nói chung. Luận văn chủ yếu tập trung làm rõ cơ sở lý
luận chung về quản lý và quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Tác giả
chưa phân tích, đánh giá về thực trạng công tác tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ tại
chính quyền cấp xã, cũng chưa đề cập một cách hồn chỉnh, có hệ thống cơng tác
xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã.
Luận văn thạc sĩ “Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền
phường, xã thành phố Hồ Chí Minh phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu của
xã hội”, chuyên ngành Lưu trữ học, năm 2016, Trường Đại học Khoa học xã hội
và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, tác giả Đặng Ngọc Cường. Luận văn đã
làm sáng tỏ tình hình thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học, tổ chức khai thác sử
dụng và bảo quản tài liệu lưu trữ của HĐND và UBND các phường, xã tại thành

phố Hồ Chí Minh, rút ra những ưu điểm và tồn tại về các mặt này, đồng thời đề
xuất giải pháp tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của HĐND và UBND các phường,


11

xã nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu
khác của xã hội trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, vấn đề xác định
giá trị tài liệu lưu trữ của chính quyền xã, phường, thị trấn nếu làm tốt sẽ góp phần
trực tiếp vào hoạt động quản lý và phục vụ các nhu cầu xã hội đạt hiệu quả cao, thì
tác giả của luận văn khơng đi sâu vào nghiên cứu.
Bài viết “Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu hình thành ở cấp xã”, tác giả
Vương Đình Quyền, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 1990 đã tập trung nghiên
cứu thành phần, loại hình, ý nghĩa của tài liệu và tài liệu lưu trữ hình thành trong
hoạt động của chính quyền cấp xã, đề xuất các khâu nghiệp vụ cụ thể nhằm tổ chức
khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã. Tuy nhiên, khi
bàn về các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ, tác giả mới chỉ phân tích sâu đến các
nghiệp vụ như thu thập, bổ sung tài liệu, thống kê, bảo quản tài liệu và đặc biệt là
phân loại, chỉnh lý tài liệu. Công tác xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp
xã chưa được tác giả đề cập đến một cách sâu sắc, tồn diện và có hệ thống.
Nghiên cứu về cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn về công tác xác
định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh,
đồng thời đưa ra một số giải pháp nhằm thực hiện tốt hoạt động xác định giá trị tài
liệu lưu trữ - một nhiệm vụ quan trọng và khó khăn nhất trong các lưu trữ hiện nay
đó cũng chính là mục tiêu và nội dung nghiên cứu chính của Luận văn này.
Để thu thập và trang bị kiến thức lý luận cũng như thực tiễn phục vụ đề tài
nghiên cứu, chúng tơi tham khảo các nguồn tư liệu chính sau đây:
Thứ nhất, các sách chuyên khảo, các giáo trình có đề cập đến cơng tác lưu trữ
nói chung và việc xác định giá trị, định THBQ tài liệu nói riêng như: “Công tác
lưu trữ Việt Nam” tác giả Vũ Dương Hoan (Chủ biên); “Lý luận và thực tiễn công

tác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,
Nguyễn Văn Thâm; “Giáo trình lưu trữ học đại cương” nhóm tác giả TS.CVCC.
Phan Đình Nham và PGS.TSKH. Bùi Loan Thùy;“Phương pháp lựa chọn và loại
hủy tài liệu” tác giả Dương Văn Khảm; Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” tác
giả PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên); Tập bài giảng chuyên đề “Xác định giá trị
và bổ sung tài liệu lưu trữ” tác giả PGS. Nguyễn Văn Hàm…


12

Thứ hai, các luận văn thạc sỹ, cơng trình nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt
nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nghiên cứu về đề
tài xác định giá trị tài liệu.
Thứ ba, hệ thống văn bản pháp luật của Đảng, Nhà nước về chính quyền cấp
xã: Văn kiện Đại hội và các nghị quyết của Đảng; Hiến pháp năm 1946, Hiến pháp
năm 1959, Hiến pháp năm 1980, Hiến pháp năm 1992, Hiến pháp năm 2013, Luật
Tổ chức Hội đồng nhân dân và UBND năm 2003, Luật Tổ chức chính quyền địa
phương năm 2015…
Thứ tư, văn bản của Quốc hội, của Chính phủ, của Bộ Nội vụ, của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước, của UBND thành phố Hồ Chí Minh quy định về cơng tác
lưu trữ nói chung và cơng tác xác định giá trị tài liệu nói riêng như: Luật lưu trữ
năm 2011, Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy
định chi tiết một số điều của Luật lưu trữ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03
tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình
thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, Thông tư số 13/2011/TTBNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ ban hành Bảng THBQ hình thành
trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Thông tư số
14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ ban hành Quy định
quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn, công văn số: 879/VTLTNN-NVĐP ngày
19/12/2006 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá

trị, Hướng dẫn số 1529/ HD-SNV ngày 22 tháng 10 năm 2010 của Sở Nội vụ
thành phố Hồ Chí Minh về cơng tác văn thư lưu trữ của Ủy ban nhân dân các
phường, xã, thị trấn trên địa bàn thành phố…
Thứ năm, các báo cáo chun mơn, trong q trình thực hiện đề tài, chúng tôi
thường xuyên sử dụng các báo cáo chuyên đề, báo cáo thống kê tổng hợp, báo cáo
thống kê cở, các báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất liên quan tới cơng tác văn thư,
lưu trữ do chính quyền địa phương các cấp của thành phố Hồ Chí Minh ban hành.


13

6. Bố cục của đề tài
Với mục đích và ý nghĩa nói trên, ngồi phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài
liệu tham khảo bố cục của luận văn gồm 3 chương sau:
Chương 1. Tổ chức, hoạt động, thành phần, nội dung và giá trị tài liệu của
chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Chương này tập trung làm rõ hai vấn đề cơ bản là vai trị, vị trí, tổ chức hoạt
động của chính quyền cấp xã nói chung, chính quyền cấp xã ở thành phố Hồ Chí
Minh nói riêng và nội dung, thành phần cũng như giá trị của tài liệu hình thành
trong q trình hoạt động của chính quyền cấp xã.
Chương 2. Cơ sở khoa học để xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã trên
địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Đây là chương đi sâu tìm hiểu nghiên cứu những cơ sở khoa học: cơ sở lý
luận cơ bản về xác định giá trị tài liệu, cơ sở thực tiễn, cơ sở pháp lý về xác định
giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã và việc vận dụng vào cơng tác xác định giá
trị tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của chính quyền cấp xã ở thành
phố Hồ Chí Minh.
Chương 3. Một số giải pháp để xác định giá trị tài liệu lưu trữ hình thành
trong q trình hoạt động của chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí
Minh.

Trong Chương này chúng tôi đưa ra một số kiến nghị bước đầu nhằm giúp
cho công tác xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã ở thành phố Hồ Chí
Minh đạt được kết quả cao đặc biệt là chúng tôi tập chung xây dựng bảng THBQ
tài liệu của chính quyền cấp xã.


14

CHƢƠNG I
TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ
GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
1.1. Tổ chức bộ máy chính quyền cấp xã và chính quyền cấp xã thành phố Hồ
Chí Minh
1.1.1. Vai trị của chính quyền cấp xã
Hiến pháp năm 2013 quy định, Chính quyền địa phương được tổ chức ở các
đơn vị hành chính của nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Cấp chính
quyền địa phương gồm có Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân được tổ chức
phù hợp với đặc điểm nông thôn, đơ thị, hải đảo, đơn vị hành chính - kinh tế đặc
biệt do luật định [68, tr.26].
Như vậy, chính quyền cấp xã bao gồm: HĐND và UBND. Chính quyền cấp
xã là cầu nối giữa nhà nước với các tổ chức và cá nhân trong xã, đại diện cho nhà
nước, để thực thi quyền lực nhà nước, triển khai, tổ chức thực hiện những chủ
trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước ở cấp xã. Nhằm cụ thể hóa
quy định về chính quyền địa phương được nêu trong Hiến pháp năm 2013, tại kỳ
họp thứ 9, Quốc hội khóa XIII đã thơng qua Luật tổ chức chính quyền địa phương.
Luật đã xác định các đơn vị hành chính gồm có tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương (cấp tỉnh); huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành
phố trực thuộc Trung ương (cấp huyện); xã, phường, thị trấn (cấp xã) và đơn vị
hành chính - kinh tế đặc biệt [69, tr.1]. Chính quyền địa phương ở cấp xã được xác

định là một cấp chính quyền đầy đủ, gồm có HĐND và UBND. Hội đồng nhân dân
cấp xã là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện
vọng và quyền làm chủ của nhân dân địa phương, do nhân dân địa phương bầu ra,
chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên. UBND
cấp xã do HĐND cùng cấp bầu ra là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm trước HĐND và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. Chính
quyền cấp xã chịu sự giám sát và kiểm soát quyền lực của chính quyền cấp trên, có


15

vai trò quan trọng trong việc đảm bảo đời sống người dân, gắn kết các mối quan hệ
khu phố, làng xóm, làm nền tảng cho sự bền vững của cộng đồng, thúc đẩy phát
triển kinh tế, văn hóa, xã hội ở địa phương, được thể hiện trên các phương diện:
Một là, trên cơ sở chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định pháp luật
của Nhà nước, chính quyền cấp xã có nhiệm vụ triển khai, áp dụng, tổ chức hoạt
động đến người dân. Các hoạt động của chính quyền cấp xã chủ yếu mang tính
thừa hành, thực thi, áp dụng trực tiếp các quy định của pháp luật tại địa phương.
Sự phát triển về kinh tế, văn hóa, xã hội của các khu phố, các thôn, các làng, xóm
là nơi biểu hiện rõ nhất tính hiệu quả của chủ trương, chính sách do cấp trên đề ra.
Hai là, chính quyền cấp xã giữ vai trị chăm lo đời sống, gắn kết các mối
quan hệ hài hòa của người dân. Nhìn từ lịch sử cho thấy, cộng đồng làng, xã là nơi
gắn kết người dân một cách bền vững nhất. Làng, xã, khu phố, thôn, bản là nơi chủ
yếu diễn ra hoạt động sản xuất, sinh hoạt của người dân ở địa phương. Vai trị của
chính quyền cấp xã thể hiện trong việc điều tiết mối quan hệ giữa các hộ gia đình,
chủ động giải quyết những vướng mắc về đời sống, sinh hoạt, mâu thuẫn giữa các
xóm, làng, thơn, bản, khu phố và các nhóm cộng đồng, dịng tộc để tạo sự đồng
thuận trong dân cư. Chính quyền cấp xã làm tốt vai trị của mình sẽ là điều kiện để
địa phương phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội.
Ba là, chính quyền cấp xã có vai trị quan trọng trong việc quyết định những

chủ trương, biện pháp để địa phương xây dựng và phát huy mọi tiềm năng nhằm
đưa địa phương phát triển các mặt kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc phòng và
nâng cao đời sống văn hóa, tinh thần của người dân.
Bốn là, chính quyền cấp xã có vai trị trong việc thực hiện các nhiệm vụ do
chính quyền cấp trên giao. Các nhiệm vụ này thường gắn với phát triển kinh tế - xã
hội, văn hóa – giáo dục, an ninh – quốc phịng… ở địa phương. Chính quyền cấp
xã chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ, phát hiện những phát sinh,
vướng mắc, khó khăn trong q trình thực hiện để báo cáo chính quyền cấp trên
tháo gỡ và hỗ trợ khi cần thiết.


16

1.1.2. Chính quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh
1.1.2.1. Hội đồng nhân dân cấp xã
a) Vị trí và chức năng
- HĐND cấp xã là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương (cấp xã), đại
diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa
phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước
cấp trên.
- HĐND cấp xã quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát
huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế - xã
hội, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương,
làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với cả nước.
- HĐND thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của Thường trực HĐND,
UBND cấp xã, giám sát việc tuân theo pháp luật của cơ quan nhà nước, tổ chức
kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và của công dân ở địa phương.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn
+Trong lĩnh vực kinh tế
- Quyết định biện pháp thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng

năm; biện pháp thực hiện chương trình khuyến cơng, khuyến nơng, khuyến lâm,
khuyến ngư, và chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi tại địa phương theo
quy hoạch chung;
- Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương và phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; phê chuẩn quyết
tốn ngân sách địa phương; các chủ trương, biện pháp để triển khai thực hiện ngân
sách địa phương và điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương theo quy định của
pháp luật; giám sát việc thực hiện ngân sách đã được HĐND quyết định;
- Quyết định biện pháp quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được
để lại nhằm phục vụ các nhu cầu cơng ích của địa phương;
- Quyết định biện pháp xây dựng và phát triển hợp tác xã, tổ hợp tác, kinh tế
hộ gia đình ở địa phương;


17

- Quyết định biện pháp quản lý, sử dụng và bảo vệ nguồn nước, các cơng
trình thuỷ lợi theo phân cấp của cấp trên; biện pháp phòng, chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lụt, bảo vệ rừng, tu bổ và bảo vệ đê điều ở địa phương;
- Quyết định biện pháp thực hiện xây dựng, tu sửa đường giao thông, cầu,
cống trong xã và các cơ sở hạ tầng khác ở địa phương;
- Quyết định biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham
nhũng, chống bn lậu và gian lận thương mại.
+ Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội và đời sống, văn hố, thơng tin, thể
dục thể thao, bảo vệ tài nguyên, môi trường
- Quyết định biện pháp bảo đảm các điều kiện cần thiết để trẻ em vào học tiểu
học đúng độ tuổi, hồn thành chương trình phổ cập giáo dục tiểu học; tổ chức các
trường mầm non; thực hiện bổ túc văn hoá và xoá mù chữ cho những người trong
độ tuổi;
- Quyết định biện pháp phát triển hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể

thao; hướng dẫn tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích
lịch sử - văn hố và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Quyết định việc xây dựng, tu sửa trường lớp, cơng trình văn hố thuộc địa
phương quản lý;
- Quyết định biện pháp bảo đảm giữ gìn vệ sinh, xử lý rác thải, phòng, chống
dịch bệnh, biện pháp bảo vệ môi trường trong phạm vi quản lý; biện pháp thực
hiện chương trình y tế cơ sở, chính sách dân số và kế hoạch hố gia đình.…
+ Trong lĩnh vực quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội
- Quyết định biện pháp bảo đảm thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự; xây dựng
lực lượng dân quân, tự vệ và quốc phịng tồn dân; thực hiện nhiệm vụ hậu cần tại
chỗ; thực hiện chính sách hậu phương quân đội và chính sách đối với các lực
lượng vũ trang nhân dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp bảo đảm giữ gìn an ninh, trật tự cơng cộng, an tồn xã
hội; phòng, chống cháy, nổ; đấu tranh phòng ngừa, chống tội phạm và các hành vi
vi phạm pháp luật khác trên địa bàn.


18

+ Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tơn giáo
- Quyết định biện pháp thực hiện chính sách dân tộc, cải thiện đời sống vật
chất và tinh thần, nâng cao dân trí của đồng bào các dân tộc thiểu số; bảo đảm thực
hiện quyền bình đẳng giữa các dân tộc, tăng cường đoàn kết toàn dân và tương trợ,
giúp đỡ lẫn nhau giữa các dân tộc ở địa phương;
- Quyết định biện pháp thực hiện chính sách tơn giáo, bảo đảm quyền tự do
tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân địa phương theo quy định của pháp luật.
+ Trong lĩnh vực thi hành pháp luật
- Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của mình ở địa phương;
- Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước; bảo hộ tài sản

của cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp bảo đảm việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công
dân theo quy định của pháp luật.
+ Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền địa phương
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân,
Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban nhân dân cùng cấp; bãi
nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân và chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhân dân
xin thôi làm nhiệm vụ đại biểu theo quy định của pháp luật;
- Bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dân bầu;
- Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ quyết định, chỉ thị trái pháp luật của Uỷ ban
nhân dân cùng cấp;
- Thông qua đề án thành lập mới, nhập, chia và điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương để đề nghị cấp trên xem xét, quyết định.
1.1.2.2. Uỷ ban nhân dân cấp xã
a) Vị trí, chức năng
- UBND xã do HĐND cấp xã bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan nhà nước cấp trên.


19

- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách
khác trên địa bàn.
- UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung
ương tới cơ sở.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn

+ Trong lĩnh vực kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp xã
thơng qua để trình UBND huyện, quận phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự tốn điều chỉnh
ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa
phương trình HĐND cấp xã quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp
huyện, quận trực tiếp;
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu
cầu cơng ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các cơng trình cơng cộng, đường
giao thơng, trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện, nước theo quy định của
pháp luật;
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, phường, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự
nguyện. Việc quản lý các khoản đóng góp này phải cơng khai, có kiểm tra, kiểm
sốt và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
+ Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công
nghiệp
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản
xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong