Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần sản xuất thương mại hoàn dương (tt)

TÓM TẮT LUẬN VĂN
PHẦN MỞ ĐẦU
Trong thời đại hiện nay, kinh tế Việt Nam đang hội nhập một cách sâu rộng
vào nền kinh tế thế giới. Nhu cầu tin học hóa là một yêu cầu bức thiết của mỗi
doanh nghiệp. Cơng ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hồn Dương là một
doanh nghiệp chuyên về sản xuất và kinh doanh các sản phẩm về thức ăn chăn
nuôi. Công ty định hướng xuất nhập khẩu nguyên liệu nông nghiệp. Hoạt động
xuất nhập khẩu chính là chìa khóa để phát triển, tạo lợi thế cạnh tranh so với doanh
nghiệp khác. Hiện nay, quy mô công ty ngày càng tăng. Điều này đã tạo những sức
ép nhất định lên bộ phận xuất nhập khẩu của công ty. Việc quản lý thông tin xuất
nhập khẩu của doanh nghiệp cịn thủ cơng. Các chứng từ xuất nhập khẩu được lưu
trữ bằng cả hồ sơ cứng và hồ sơ mềm. Cơng ty chưa có một phần mềm chuyên
dụng nào. Hiện nay, công ty hiện đang sử dụng phần mềm tin học văn phòng để
quản lý thông tin. Với đặc thù của các nghiệp vụ xuất nhập khẩu là cần sự gắn kết
thông tin một cách liền mạch và chặt chẽ thì hệ thống hiện tại vẫn chưa đáp ứng
được nhu cầu của thực tiễn. Việc truy vấn thơng tin cịn chậm chạp và dễ gây nhầm
lẫn. Xuất phát từ thực trạng và những nhu cầu thực tế, tác giảquyết định lựa chọn
đề tài: “Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại Công
ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương”.
Đề tài tập trung vào hai mục tiêu chính sau:
- Nghiên cứu quy trình nghiệp vụ của hoạt động xuất nhập khẩu hiện tại và
cách thức quản lý thơng tin hiện tại trong doanh nghiệp.
- Phân tích và thiết kế vật lý ngồi phần mềm quản lý thơng tin xuất nhập
khẩu phù hợp với các yêu cầu, đòi hỏi của thực tiễn và đáp ứng được các yêu cầu
quản lý.


CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ
THƢƠNG MẠI HOÀN DƢƠNG VÀ NGHIỆP VỤ XUẤT NHẬP KHẨU
Cơng ty cổ phần Sản xuất và Thương mại Hồn Dương thành lập ngày 11
tháng 11 năm 2002, hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0101330741 được cấp

bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội. Tên tiếng anh là HOAN DUONG
TRADING AND MANUFACTURING JOINT STOCK COMPANY.
- Vốn điều lệ: 60.000.000 VND (sáu mươi tỉ đồng)
- Tổng sản lượng tồn cơng ty đạt 120.000 tấn/năm.
- Doanh số đạt khoảng 1.000 tỷ VNĐ/năm
- Tổng số lao động hiện có: 300 nhân sự.
Quy trình xuất nhập khẩu:
Doanh nghiệp xuất khẩu và nhập khẩu kí kết hợp đồng thương mại thỏa thuận
về việc mua bán hàng hóa. Căn cứ trên các điều kiện của Incoterm 2010, hai bên sẽ
tuân thủ các điểu kiện về việc giao và nhận hàng hóa. Từ kho của nước xuất khẩu,
hàng hóa được vận chuyển tới cảng đi để thực hiện việc xuất khẩu hàng hóa. Tại
cửa khẩu nước xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Hàng
hóa có thể được vận chuyển bằng đường hàng không hoặc đường biển đi tới cảng
đến của nước nhập khẩu. Tại đây, hàng hóa tiếp tục làm thủ tục hải quan để được
vào nước nhập khẩu. Sau đó, hàng hóa được vận chuyển tới kho của doanh nghiệp
nhập khẩu.
Các nghiệp vụ quản lý hoạt động xuất nhập khẩu tại công ty Cổ phần Sản
xuất và Thƣơng mại Hoàn Dƣơng
 Quản lý hợp đồng thƣơng mại quốc tế
 Quản lý thông tin hải quan
 Quản lý tình hình thanh tốn


 Quản lý tình hình hàng hóa nhập xuất kho
 Quản lý tình hình bảo hiểm hàng hóa của cơng ty
Đánh giá vấn đề quản lý xuất nhập khẩu tại công ty và giải pháp tin học
Công ty đang sử dụng các phần mềm như Microsoft Excel, Microsoft word để
quản lý các giấy tờ liên quan đến các quy trình nghiệp vụ kinh doanh của
mình.Với tính năng xử lý tính tốn cao, Excel đã đảm nhận một số vai trị nhất
định quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, sau một thời gian nghiên cứu thực tế, tác giả thấy

một số bất cập sau:
- Việc liên kết dữ liệu giữa các phòng ban, bộ phận còn yếu kém, dẫn
tới nhiều báo cáo khơng kịp thời, chính xác
- Việc kiểm sốt, theo dõi các tiến trình xuất nhập khẩu rất khó khăn,
đơi khi xảy ra tình trạng bỏ sót dữ liệu.
- Việc phối hợp thanh tốn với phịng Tài chính – Kế tốn được thực
hiện chưa được tốt.
- Quản lý thông tin chồng chéo giữa các phòng ban.
Từ những bất cập trên, tác giả đề xuất với ban lãnh đạo xây dựng phần mềm
quản lý thông tin xuất nhập khẩu. Phần mềm được xây dựng sẽ sử dụng những nền
tảng trang thiết bị cơng nghệ sẵn có cơng ty và đáp ứng được nhu cầu của thực tiễn
CHƢƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƢƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN
TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM
Chương này trình bày một số vấn đề phương pháp luận cơ bản về phân tích,
thiết kế phần mềm được sử dụng để ứng dụng vào việc nghiên cứu phân tích và
thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Sản xuất
và Thương mại Hoàn Dương.


Trong luận văn, tác giả có đưa ra tổng quan về cơng nghệ phần mềm và vịng
đời phát triển phần mềm. Tác giả sử dụng mơ hình vịng đời phát triển của phần
mềm là mơ hình thác nước để giúp cho q trình phân tích và thiết kế phần mềm
được rõ ràng, trình tự hơn.
Phần tiếp theo của chương này, tác giả đi sâu vào phương pháp lí luận để phân
tích hệ thống và thiết kế phần mềm.
Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống là q trình đi sâu vào tìm hiểu các chi tiết của hệ thống,
phân tích những yêu cầu, chức năng của hệ thống theo bản chất và qua đó hình
thành hệ thống mới ở mức logic. Việc phân tích hệ thống trải qua các bước như
sau:

- Khảo sát hệ thống, phân tích hiện trạng và tính khả thi của hệ thống
- Sử dụng các công cụ để phân tích như: sơ đồ luồng thơng tin (IFD), sơ đồ
phân cấp chức năng nghiệp vụ (BFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), mơ hình dữ liệu
thực thể (ERD), mơ hình dữ liệu quan hệ.
Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống trên cơ sở cấu trúc dữ liệu: Tổ hợp các quan hệ tự nhiên, vốn
có trong dữ liệu của hệ thống như được chứa trong nhiều kho thông tin.
Quá trình thiết kế hệ thống bao gồm các nhiệm vụ:
- Xác định hệ thống máy tính
- Thiết kế giao diện người máy
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế giải thuật


CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ VẬT LÝ NGỒI PHẦN MỀM
QUẢN LÝ THÔNG TIN XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI HOÀN DƢƠNG
Chương này là trọng tâm của luận văn. Dựa trên cơ sở lý thuyết được trình bày
ở chương II, tác giả làm rõ cách thức phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông
tin tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương.
Tác giả đã tiến hành khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động quản lý thơng
tin xuất nhập khẩu của Cơng ty Hồn Dương. Qua quá trình khảo sát, tác giả nhận
thấy việc quản lý thông tin hiện tại của doanh nghiệp chưa thực sự khoa học, hợp
lý. Vì thế, nhu cầu phát triển phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu là một
yêu cầu bức bách của thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu dự kiến có các chức năng: quản lý
hàng hóa, quản lý giao dich, quản lý thanh tốn, quản lý thơng tin hải quan và
thống kê báo cáo.
Trong q trình phân tích, tác giả sử dụng sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng
thông tin (IFD), , sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) để giải quyết bài tốn quản lý thơng

tin.
Liên quan đến vấn đề thiết kế hệ thống, tác giả có sử dụng phương pháp mơ
hình hóa để thiết kế cơ sở dữ liệu và phác họa các bảng cơ sở dữ liệu. Tác giả sử
dụng phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu vào để thiết kế
CSDL cho phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần Sản
xuất và Thương mại Hoàn Dương. Các dữ liệu đầu vào cần chuẩn hóa:
* Hợp đồng thương mại
* Hóa đơn thương mại
* Đơn bảo hiểm hàng hóa


* Vận đơn
* Tờ khai hải quan
Các giao diện được thiết kế khoa học, thân thiện với người sử dụng.
Để kết thúc chương này, tác giả lựa chọn trình bày hai giải thuật. Đó là thuật
tốn nhập khẩu hàng hóa và thuật toán thực hiện nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa.


KẾT LUẬN
Trong khuôn khổ của đề tài, luận văn tập trung vào việc phân tích và thiết kế
phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Sản xuất và
Thương mại Hồn Dương
Những kết quả chính mà luận văn đạt được:
- Qua quá trình khảo sát và phân tích phương thức quản lý thơng tin hiện tại,
tác giả đã tìm ra các ưu điểm, nhược điểm của hệ thống hiện hành và đề xuất
phương án xây dựng phần mềm phù hợp với nhu cầu của tổ chức.
- Thực hiện việc chuẩn hóa dữ liệu nhằm tạo ra sự thống nhất trong quản lý
thông tin, hạn chế được những sự trùng lặp, dư thừa dữ liệu.
- Xây dựng bộ hồ sơ phân tích và thiết kế phần mềm.
Với những nghiên cứu gắn liền với thực tiễn nghiệp vụ quản lý thông tin xuất

nhập khẩu của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương, tác giả tin
tưởng rằng phần mềm sẽ được ban lãnh đạo công ty hỗ trợ xây dựng, phát triển
thành một sản phẩm hoàn thiện. Phần mềm này sẽ thực sự hữu ích đối với công ty.
Tác giả rất mong nhận được sự quan tâm giúp đỡ và chỉ bảo của thầy cô cũng
như bạn bè đồng nghiệp để luận văn được hồn thiện hơn, có tính thực tiễn cao.
Cuối cùng, tác giả xin cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS. Lê Văn Năm.