PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Trường cao đẳng kỹ thuật Lý Tự Trọng

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ THƯ VIỆN
LỚP: 15CĐ-TP2

Nhóm 1:
● Trần Gia Bảo
● Lâm Phi Vũ
Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Văn Danh
I.

Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ
thống và bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề

1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống :


Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Hệ thống : Quản lý thư viện
Người Lập : Nhóm 1
Ngày Lập : 2/10/2016
Chủ Đề
STT

Yêu Cầu

Ngày Bắt
Đầu

Ngày Kết

Thúc

1

Quá trình nhập
sách

Biết loại sách cần nhập
và số lượng

28/9/2016

28/9/2016

2

Quá trình phân loại
và quản lý

Phân loại và quản lý
theo mã sách

29/9/2016

29/9/2016

3

Quản lý quá trình
mượn, trả sách

Số sách mượn và trả
trong ngày nào

29/9/2016

29/9/2016

4

Hệ thống máy
móc, thiết bị và
phần mềm

Nắm rõ tài nguyên máy
móc, trang thiết bị ,hệ
điều hành và các phần
mềm tương thích

28/9/2016

28/9/2016

2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể :
a. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1:
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi :Nguyễn Thành Đạt

Người phỏng vấn : Lâm Phi Vũ

Địa Chỉ: tại thư viện trường THPT Nguyễn Thời gian hẹn :28/9/2016
Trung Trực
Thời điểm bắt đầu: 2h
Thời điểm kết thúc:2h40
Đối tượng được hỏi:
Cần thu thập dữ liệu : thông tin về quá
trình nhập thêm sách mới
Cần thỏa thuận : xem q trình nhập thêm
sách

Các u cầu địi hỏi :
Vai trị, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của
người được hỏi

Chương trình :
Ước lượng thời gian:
● Giới thiệu.
● 1 phút
● Tổng quan về dự án .
● 2 phút
● Tổng quan về phỏng vấn
● 1 phú
o Chủ đề sẽ để cập.
o Xin phép được ghi âm.
● 10 phút
● Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.
● 10 phút
● Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời.
● 2 phút

● Tổng hợp các nội dung chính.
● 5 phút
● Ý kiến của người được hỏi.
● 1 phút
● Kết thúc.
Dự kiến tổng cộng : 32 phút

Phiếu phỏng vấn

Dự án : Quản lý thư viện trường THPT
Nguyễn Trung Trực

Tiểu dự án : quá trình nhập thêm sách

Người được hỏi :Nguyễn Thành Đạt

Ngày: 28/9/2016
Người hỏi : Lâm Phi Vũ

Câu hỏi :
● Thư viện có thường xuyên nhập các
loại sách mới về không?
● Thư viện nhập sách về từ đâu?

Trả lời :
● Có,thư viện chúng tơi thường xun
nhập các loại sách mới về.
● Thông thường sách sẽ được nhập từ các
nhà xuất bản uy tín.
● Ngồi cách nhập sách từ nhà xuất bản

thì đơi khi cũng nhận các loại sách từ

● Ngồi cách mua sách thư viện cịn


nhận được sách từ đâu nữa không?
● Khi nhập sách thư viện có kiểm tra
về số lượng cũng như các nội dung
của sách khơng?
● Loại sách gì được thư viện nhập về
nhiều nhất?

các đọc giả nếu phù hợp.
● Có,tất cả số lượng và nội dung của sách
đều được kiểm tra và phân loại
● Chủ yếu là các loại sách và tài liệu học
tập cho học sinh học tại trường

b. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 2:
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi : Phan Minh Chung

Người phỏng vấn : Trần Gia Bảo

Địa Chỉ: tại thư viện trường THPT Nguyễn Thời gian hẹn : 29/9/2016
Trung Trực
Thời điểm bắt đầu: 8h30
Thời điểm kết thúc: 9h15
Đối tượng được hỏi:
Cần thu thập dữ liệu : cách thức quản lý và

phân loại sách
Cần thỏa thuận : xem quá trình quản lý và
phân loại sách

Các u cầu địi hỏi :
Vai trị, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của
người được hỏi

Chương trình :
Ước lượng thời gian:
● Giới thiệu.
● 1 phút
● Tổng quan về dự án .
● 2 phút
● Tổng quan về phỏng vấn
● 1 phú
o Chủ đề sẽ để cập.
o Xin phép được ghi âm.
● 10 phút
● Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.
● 15 phút
● Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời.
● 2 phút
● Tổng hợp các nội dung chính.
● 5 phút
● Ý kiến của người được hỏi.
● 1 phút
● Kết thúc.
Dự kiến tổng cộng : 37 phút

Phiếu phỏng vấn

Dự án : Quản lý thư viện trường THPT
Nguyễn Trung Trực

Tiểu dự án : quá trình phân loại và quản lý
sách

Người được hỏi : Phan Minh Chung

Ngày: 29/9/2016
Người hỏi : Trần Gia Bảo

Câu hỏi :
● Thư viện có phân loại các loại sách
khơng?
● Thư viện thường có khoảng bao
nhiêu loại sách?

Trả lời :
● Có,thư viện chúng tơi phân loại sách
theo thể loại và sắp xếp chúng.
● Thư viện có rất nhiều các loại sách và
nếu muốn tìm hiểu số lượng thì có tìm
hiểu thêm tại trang web
● Có thể liên hệ với người trực thư viện và
tìm qua trang web của thư viện
● Chúng tôi sẽ phân loại sách ra từng
khu,từng loại sách.

● Có cách nào để có thể tìm kiếm các
loại sách trong thư viện?
● Cách phân loại và bố trí các loại
sách như thế nào?

c. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 3:
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi :Đỗ Văn Mạnh

Người phỏng vấn : Trần Gia Bảo

Địa Chỉ: tại thư viện trường THPT Nguyễn Thời gian hẹn : 29/9/2016
Trung Trực
Thời điểm bắt đầu: 10h
Thời điểm kết thúc: 10h30
Đối tượng được hỏi:
Cần thu thập dữ liệu : thông tin về các
phiếu mượn sách, trả sách.
Cần thỏa thuận : xem quá trình quản lý
mượn sách, trả sách

Các u cầu địi hỏi :
Vai trị, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của
người được hỏi

Chương trình :
● Giới thiệu.
● Tổng quan về dự án .

Ước lượng thời gian:
● 1 phút
● 2 phút


● Tổng quan về phỏng vấn
o Chủ đề sẽ để cập.
o Xin phép được ghi âm.
● Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.
● Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời.
● Tổng hợp các nội dung chính.
● Ý kiến của người được hỏi.
● Kết thúc.

● 1 phú

●
●
●
●
●

5 phút
7 phút
2 phút
5 phút
1 phút

Dự kiến tổng cộng : 19 phút

Phiếu phỏng vấn

Dự án : Quản lý thư viện trường THPT
Nguyễn Trung Trực

Tiểu dự án : quá trình mượn và trả sách

Người được hỏi : Đỗ Văn Mạnh

Ngày: 29/9/2016
Người hỏi : Trần Gia Bảo

Câu hỏi :
● Khi mượn sách có thể mượn tối đa
bao nhiêu sách và thời gian mượn
tối đa là bao lâu?
● Những ai có thể mượn sách của thư
viện,có phải chỉ có các học sinh mới
được mượn?

Trả lời :

● Nếu người ngồi mượn có tính phí
khơng?
● Phải xuất trình những giấy tờ gì khi
mượn sách?
● Muốn làm thẻ thư viện thì cần các
giấy tờ gì?Thời gian cấp thẻ bao lâu
và có cần lệ phí khơng
● Khi mất thẻ thư viện tơi phải làm gì?

● Khi mượn có thể mượn tối đa 3 quyển
sách và thời gian mượn tối đa là 14 ngày
● Thư viện ưu tiên cho học sinh của
trường nhưng người ngồi vẫn có thể
mượn sách nếu họ làm thẻ bạn đọc của
thư viện
● Có tính phí khi người ngoài mượn sách
nhưng giá rất hợp lý
● Đối với học sinh cần phải có thẻ thư
viện và thẻ học sinh.Cịn người ngồi
cần có thẻ bạn đọc
● Khi làm thẻ thư viện cần có thẻ học sinh
và thời gian cấp là từ 5 ->7 ngày.Phí
làm thẻ là 20.000VNĐ
● Khi mất thẻ thư viện cần phải thông báo
ngay cho thư viện để đăng ký làm lại thẻ
theo số cũ. Trong thời gian chờ làm thẻ


● Thư viện có lưu thơng tin sách
mượn số lượng và thông tin người
mượn không?
● Nếu trường hợp làm rách, ướt sách
hay mất sách thì sẽ như thế nào?

có thể đăng ký thẻ bạn đọc để sử dụng
● Có,tất cả thông tin các loại sách và
người mượn đều được lưu trên máy chủ
của thư viện

● Cần phải thông báo cho thư viện và mức
phạt tùy thuộc vào trường hợp cụ thể
nhưng không vượt quá giá trị hiện hành
của tài liệu

d. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 4:
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi :Nguyễn Thế Anh

Người phỏng vấn : Lâm Phi Vũ

Địa Chỉ: tại thư viện trường THPT Nguyễn Thời gian hẹn : 28/9/2016
Trung Trực
Thời điểm bắt đầu: 3h
Thời điểm kết thúc:3h30
Đối tượng được hỏi:
Các yêu cầu đòi hỏi :
Cần thu thập dữ liệu : thông tin về cách
Vai trị, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của
quản lý về trang thiết bị trong thư viện và
người được hỏi
hệ thống quản lý
Cần thỏa thuận : xem quá trình làm việc
của hệ thống thiết bị quản lý trong thư viện
Chương trình :
Ước lượng thời gian:
● Giới thiệu.
● 1 phút
● Tổng quan về dự án .
● 2 phút

● Tổng quan về phỏng vấn
● 1 phú
o Chủ đề sẽ để cập.
o Xin phép được ghi âm.
● 5 phút
● Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.
● 10 phút
● Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời.
● 2 phút
● Tổng hợp các nội dung chính.
● 5 phút
● Ý kiến của người được hỏi.
● 1 phút
● Kết thúc.
Dự kiến tổng cộng : 22 phút


Phiếu phỏng vấn

Dự án : Quản lý thư viện trường THPT
Nguyễn Trung Trực

Tiểu dự án : quản lý hệ thống máy móc, thiết bị

Người được hỏi : Nguyễn Thế Anh

Ngày:28/9/2016
Người hỏi : Lâm Phi Vũ

Câu hỏi :

Trả lời :
● Thư viện có dùng phần mềm
để quản lý sách khơng?
● Thường thư viện sử dụng các
phần mền chung trên thị
trường hay sư dụng các phần
mền tự thiết kế riêng?
● Thư viện có thường nâng cấp
hệ thống cũng như thiết bị
khơng?
● Các thiết bị kỹ thuật của thư
viện đã được sử dụng bao lâu
rồi?
● Thư viện có dự định thay mới
các thiết bị khơng?
● Hệ thống máy tính của trường
có thể kết nối Internet được
khơng?

và phần mềm

● Có, chúng tơi có sử dụng phần mềm để
quản lý sách
● Thư viện sử dụng các phần mềm thiết kế
riêng để đảm bảo an toàn và dễ sử dụng
● Mỗi năm trường đều nâng cấp các thiết
bị để phục vụ tốt nhất cho việc tra cứu
cho mọi người
● Nếu tính tới thời điểm hiện tại thì các

thiết bị đã có tuổi thọ là 2 năm
● Tùy vào ngân sách của trường cung cấp
thì thư viện mới tính tới việc thay thế
các thiết bị hiện đại hơn
● Tất cả máy vi tính trong thư viện đều có
thể kết nối với Internet

II. Mơ tả và phân tích hệ thống
 Hệ thống lưu trữ:



Quản lý sách thư viện :thường xuyên nhập các sách dựa
trên việc chọn sách mà nhà xuất bản đưa tới. Ngồi ra thư
viện cịn nhận được sách từ các bạn đọc quyên góp.
Sách sau khi nhập về sẽ được sắp xếp theo thứ tự và được
lưu trữ thông tin trên các hệ thống máy chủ. Những loại













sách có thời gian xuất bản sớm nếu ít được sử dụng sẽ cất
vào kho để thay thế bằng các sách mới nhập.
Kho là nơi lưu trữ các quyển sách đã cũ hoặc xuất bản sớm,
lỗi thời. Nếu người dùng muốn tìm kiếm các loại sách trong
kho có thể tìm thông qua trang web, và nếu muốn sử dụng
sách trong kho phải đợi thông qua các bước của thư viện.
Mỗi người mượn sách của thư viện cần phải làm thẻ thư
viện. Một số thông tin trên thẻ thư viện như Họ và tên,
Ngày sinh ,Giới tính ,Lớp,…
Khi mượn sách sinh viên đến thư viện, xuất trình thẻ thư
viện. Hoạt động mượn sách được thực hiện như sau: sau khi
nhân viên trực thư viện kiểm tra thẻ thư viện của học sinh
đến mượn. Nếu đúng thì yêu cầu của học sinh đó được chấp
nhận. Sách mà học sinh đó mượn sẽ được kiểm tra xem đã
có ai mượn chưa và số lượng cịn bao nhiêu. Nếu sách đó
chưa ai mượn thì thông tin về mượn sách sẽ được lưu trên
phiếu mượn. Các thông tin trên phiếu mượn gồm: Tên sách,
Mã sách, Họ và Tên, MSHS, Lớp.
Khi học sinh đến trả sách thì nhân viên trực thư viện sẽ
kiểm tra tình trạng sách và ghi nhận việc trả sách của học
sinh.
Nếu khi trả sách bị rách ,hư hỏng ,mất sách,…Thì người
mượn sách phải có trách nhiệm đền bù tùy vào các trường
hợp cụ thể.
Mỗi thẻ thư viện có thể mượn được nhiều sách trong thư
viện(mỗi thẻ sẽ có thể có nhiều phiếu mượn).Mỗi phiếu
mượn do một nhân viên lập và một nhân viên sẽ lập được
nhiều phiếu mượn.
Việc tìm kiếm thơng tin và các loại sách cịn có thể thực
hiện qua trang web của thư viện. Trang web của thư viện

cung cấp rất nhiều thông tin và cũng giúp theo dõi các thư
viện đã có các loại sách mới gì.

 Hoạt động của hệ thống :




Thư viện trường làm việc theo giò hành chính từ thứ 2 đến
thứ 7, buổi sáng từ 7h30 – 11h30, buổi chiều từ 13h17h30.Đối với mượn sách đọc tại thư viện thì khơng thu lệ
phí nào. Sách mượn về nhà thì miễn phí ,sẽ thu phí đối với
người ngoài trường.
Sách mượn phải làm thủ tục tại khu vực mượn, mỗi người
mượn tối đa là 3 quyển sách.






Sách bị hỏng, mất thì phải bồi thường bằng tiền tùy vào
từng trường hợp cụ thể nhưng không vượt quá giá trị của
sách.
Người mượn chỉ có thể mượn thêm sách khi hoàn trả hết
hoặc 1 phần số sách mượn.
Khi người mượn trả sách : từ phiếu mượn thư viện sẽ kiểm
tra sách có đúng với sách đã mượn khơng, kiểm tra tình
trạng sách ra sao. Khi việc trả sách hồn tất thì phiếu mượn
sẽ được lưu lại để quản lý và theo dõi.

 Một số biểu mẫu :


Sở Giáo Dục & Đào Tạo Thành phố Hồ Chí Minh
Trường ……………………………………………….
ẢNH
3x4

THẺ THƯ VIỆN

Số…….

Họ và tên:…………………………………………….
Học sinh lớp:…………………………………………
Địa Chỉ:………………………………………………
TP Hồ Chí Minh, ngày…….tháng…….năm 201……

Người đăng ký
Hạn sử dụng……………../ 201…….


Sơ đồ BFD
Hệ Thống Quản Lý Thư Viện

QL Nhập Sách
o

Loại sách được
nhập

Thông tin nhà cung
cấp

Tên Sách

QL Phân Loại Sách

Thể loại sách

QL Mượn Trả

Kiểm tra thẻ thư
viện

Khu vực để sách

Lập phiếu mượn

Các loại sách trong
kho

Kiểm tra tình trạng
sách

Thanh lý sách

Ghi nhận trả sách

Lập phiếu nhắc nhở
khi quá hạn