Kỹ năng phỏng vấn

CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN

Article





KỸ NĂNG PHỎNG VẤN (PHẦN 1)

CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG
VẤN



Theo Interviewing Skills – Tim Hindle





Tuyển dụng nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của
người làm công tác quản lý. Việc phỏng vấn tuyển dụng nhân viên dù là
thường xuyên hay thực hiện một lần luôn là một quá trình phức tạp.

QuanLyDuAn –

1
CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN

Article

Tuyển dụng nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người làm công tác quản
lý. Việc phỏng vấn tuyển dụng nhân viên dù là thường xuyên hay thực hiện một lần luôn là
một quá trình phức tạp. Đôi khi chúng ta thực hiện ngay những cuộc phỏng vấn mà bỏ qua
những bước chuẩn bị rất quan trọng. Để có được những ứng viên phù hợp nhất cho vị trí
đang tuyển dụng, chúng ta cần phả
i chuẩn bị thật kỹ thông qua 13 bước cơ bản sau đây:

1. Xác định mục tiêu: xác định các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho công việc,
đánh giá xem công việc mới liên quan đến vai trò của nhân viên khác như thế nào,
có phù hợp với sơ đồ tổ chức của công ty không. Cân nhắc các điều kiện làm việc để
quyết định lọai lao động sử dụng (toàn thời gian, bán thời gian…)

2. Xác định yêu cầu công vi
ệc: Khi các yêu cầu công việc đã rõ ràng, thì trách nhiệm và
nhiệm vụ của mỗi vị trí cần phải được liệt kê trong bảng mô tả công việc (job
description) bao gồm các yếu tố:

- Chức danh công việc
- Hệ thống phân cấp công việc
- Trách nhiệm tổng thể, công việc chính yếu, những chi tiết về các điều khỏan lương
và các điều kiện khác

Sau đó, tiến hành phân tích các kỹ năng, bằng c
ấp, kinh nghiệm và phẩm chất cần
thiết của người đảm nhận công việc càng cụ thể càng tốt để đánh giá được ứng viên

3. Quyết định cách tuyển dụng: sau khi liệt kê xong các yêu cầu của công việc, bạn cần
chọn cách tuyển dụng. Có thể tuyển dụng nội bộ bằng cách luân chuyển nhân
viên,đăng thông báo tuyển dụng trên phương tiện thông tin đại chúng, hoặc sử dụng
các công ty să
n đầu người chuyên nghiệp, các nguồn ứng viên từ các trường, hay
sử dụng các mối quan hệ cá nhân để tuyển dụng thông qua giới thiệu. Tuy nhiên
hình thức này có mặt tích cực và tiêu cực nên phải xem xét thật kỹ lưỡng trước khi
quyết định.

4. Xử lý đơn xin việc: sau khi quyết định phương pháp tuyển dụng, bạn cần phải thiết
lập một hệ thống hiệu quả để xử lý các
đơn xin việc càng nhanh càng tốt. Lập cách
phân lọai ứng viên thành nhóm “phỏng vấn”, “có thể phỏng vấn”, “từ chối”. Sau đó,
tiến hành sọan thảo các thư theo chuẩn và gửI trả lờI cho các ứng viên bị từ chối.
Đánh giá những ứng viên tiềm năng, lập ra danh sách phỏng vấn cuốI cùng. Lên lịch
và hẹn các buổI phỏng vấn qua điện thọai hay bằng thư, xác nhận ngày, thờI gian và
thông báo nếu ứ
ng viên phảI làm bài kiểm tra. Khi có quá nhiều đơn xin việc gửI tớI,
bạn cần đưa ra những tiêu chuẩn tốI thiểu mà tất cả các ứng viên phảI đáp ứng bao
gồm bằng cấp chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng… để sang lọc những ứng
viên không phù hợp.

5. Đánh giá một bản sơ yếu lý lịch: Phân tích cách trình bày một sơ yếu lý lịch có thể
cho bạn biết rất nhiều v
ề khả năng tổ chức và giao tiếp hiệu quả của ứng viên. Một

sơ yếu lý lịch trình bày tốt thường ngắn gọn và không quá 2 trang, bao gồm quá trình
học vấn và làm việc theo thứ tự ngược về thờI gian để nhấn mạnh những họat động
gần đây nhất. Sau đó, hãy kiểm tra các thông tin viết trong bản lý lịch để xem xét
bằng cấp và kinh nghiệm của ứng viên có liên quan và đáp ứ
ng mức độ yêu cầu của
bạn không ? Sơ yếu lý lịch có bao gồm thông tin các họat động trước đây có thể
đánh giá được cá tính của ứng viên không ? và có thấy được tốc độ và định hướng
thăng tiến sự nghiệp của họ không? Nên lưu ý xem xét cẩn thận các thông tin, đảm
bảo rằng tất cả ngày tháng đều theo một thứ tự hợp lý. Nếu có những thắc mắc về

QuanLyDuAn –

2
CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN

Article
những điểm không nhất quán hoặc những khỏang thờI gian trống, bạn chuẩn bị ngay
câu hỏI vớI ứng viên về những điều này.

6. Xem xét các đơn xin việc: Khi xem xét các đơn xin việc nhận được, hãy chia các tiêu
chuẩn yêu cầu của công việc thành nhóm: tiêu chuẩn bắt buộc, tiêu chuẩn mong
muốn (học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng vi tính, kỹ năng giao tiếp và thương
thảo, v…v), ngòai ra những phẩm ch
ất nào khác về tính cách hay kỹ năng mà bạn
cần. Trong trường hợp bạn không phảI là ngườI trực tiếp làm việc nhưng đảm nhiệm
việc tuyển dụng, hãy tham khảo ý kiến của ngườI sẽ trực tiếp làm việc vớI ngườI đó
để lựa chọn ứng viên. Khi từ chốI một ứng viên, hãy dùng từ ngữ lịch sự và chuyên
nghiệp bằng thư càng sớm càng tốt để c
ảm ơn về sự quan tâm của họ. Cần nói rõ
mặc dù đơn của họ không thành công ở đợt tuyển dụng này, nhưng bạn sẽ giữ hồ sơ

của họ trong những lần tuyển dụng trong tương lai.

7. Lựa chọn ứng viên phỏng vấn: Sau khi đánh giá các đơn xin việc, bạn có thể đưa ra
danh sách sơ tuyển để phỏng vấn. Để quyết định ai sẽ
được đưa vào sơ tuyển, bạn
có thể lập bảng đánh giá sự phù hợp của mỗI ứng viên: liệt kê các tiêu chuẩn cần
thiết của công việc, đánh dấu những mục phù hợp của mỗI ứng viên và lựa chọn ứng
viên nào có nhiều mục được đánh dấu nhất để phỏng vấn. Danh sách này không nên
quá dài vì ấn tượng về các ứng viên dễ bị lẫn lộn. Trong danh sách, bạ
n nên có một
hoặc hai ngườI có những kỹ năng đặc biệt trong những lĩnh vực cụ thể hơn là những
ngườI gần như có quá nhiều khả năng. Có thể phỏng vấn một vài ứng viên ngọai lệ.

8. Thu xếp các cuộc phỏng vấn: Trước khi lên lịch phỏng vấn, phảI xác định quá trình
đó cần bao nhiêu thờI gian, tùy thuộc vào vị trí công việc cần tuyển. ĐốI vớI nh
ững vị
trí cấp cao, bạn có thể phảI phỏng vấn lần hai. Nếu nhân viên mớI làm việc cho nhiều
ngườI, bạn phảI đảm bảo những ngườI mà nhân viên đó sẽ báo cáo trực tiếp có mặt
trong buổI phỏng vấn. PhảI linh họat về thờI gian phỏng vấn trong trường hợp ứng
viên không thể đến vào ngày được đề nghị. PhảI có thờI gian trống giữa các cuộc
phỏng v
ấn để bạn có thể nghỉ ngơi một chút để lấy lạI sức và tỉnh táo. Phỏng vấn
quá nhiều ngườI một lúc sẽ làm mờ nhạt các ấn tượng của từng ứng viên khi cuộc
phỏng vấn chấm dứt. Đảm bảo rằng không có những gián đọan trong khi phỏng vấn.

9. Bố trí địa điểm và vị trí phỏng vấn: Bạn phảI quyết định xem nên tổ
chức phỏng vấn
tạI văn phòng hay phòng họp hoặc một nơi khác bên ngòai, cố gắng tạo không khí
thỏai mái vớI ghế ngồI dễ chịu và ánh sang không quá gắt. Có nhiều cách sắp xếp vị
trí ngồI trong buổI phỏng vấn: ngồI đốI diện là một cách phỏng vấn chính thức mang

tính trang trọng; ngồI cạnh nhau cho cuộc phỏng vấn không chính thức; hoặc hộI
đồng phỏng vấn ngồI một phía
đốI diện vớI ứng viên.

10. Quyết định chiến lược: Quyết định quan trọng nhất trước khi phỏng vấn là cách
phỏng vấn, tùy thuộc vào tiêu chuẩn công việc, cân nhắc những gì bạn muốn đạt
được trong cuộc phỏng vấn. Có nhiều cách phỏng vấn như: hỏI đáp các câu hỏI
chung và cụ thể để có được thông tin cơ sở, những câu hỏI mở để đưa vào tình
huống nh
ằm xem cách ứng viên xử lý công việc; sử dụng kiểu đốI phó để đánh giá
phản ứng của ứng viên khi gặp áp lực liên quan đến công việc; thiết lập các bài kiểm
tra thực tế để kiểm tra chuyên môn, kỹ thuật để xem ứng viên đảm bảo các kỹ năng
mà họ đã viết trong đơn xin việc. BuổI phỏng vấn phảI được thiết kế phù hợp vớI
chiến lượ
c phỏng vấn của bạn đặt ra.

11. Chuẩn bị các câu hỏI: Hãy chuẩn bị bảng câu hỏI cẩn thận để thu thập được những
thông tin mà bạn muốn. Những câu hỏI mở rất hữu dụng trong phỏng vấn (cái gì ?
khi nào? TạI sao? Như thế nào ?…..), khuyến khích ứng viên cởI mở, suy nghĩ, phát

QuanLyDuAn –

3
CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN

Article
biểu, điều này cho phép bạn quan sát kỹ năng trao đổI của ứng viên. Có thể sử dụng
các câu hỏI giả định để kiểm tra phản ứng của ứng viên. Tuy nhiên, đừng cứng nhắc
theo thứ tự của bảng câu hỏI mà nên tạo sự trao đổI 2 chiều, đảm bảo bao quát
được hết các vấn đề để dẫn dắt ứng viên cung cấp thông tin mà bạn cần biết.

12. Rèn luyện k
ỹ năng: Tập trung lắng nghe là một trong những kỹ năng cần thiết của
ngườI phỏng vấn. Khi bạn lắng nghe, ngườI được phỏng vấn sẽ được khuyến khích
nói tiếp. Học cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể (body language) để giúp thể hiện thái độ
của bạn. Tránh những thói quen xấu như “ngắt ngang” những thông tin không hứng
thú và làm gián đọan ngườI khác trước khi họ nói xong. Hãy kiên nhẫn và luyện tậ
p.

13. Chuẩn bị phỏng vấn: ngay trước khi bắt đầu buổI phỏng vấn, cần kiểm tra lạI lần cuốI
xem đã có đầy đủ thông tin cần thiết chưa, các thiết bị hỗ trợ nếu cần thiết, và tinh
thần đã sẵn sàng chưa. Nếu bạn muốn ghi âm cuộc phỏng vấn để hạn chế thờI gian
ghi chép, nên báo trước cho ứng viên để tránh lo lắng cho họ. Nế
u bạn sử dụng giấy
viết để ghi chép, hãy dùng tờ giấy riêng thay vì ghi chú lên ngay bản sơ yếu lý lịch
của ứng viên. Cần nhớ rằng bạn là ngườI đạI diện đang giớI thiệu công ty của mình
vớI ứng viên nên bạn đảm đảo mình gọn gàng và chỉnh tề, ăn mặc phù hợp. Năm
hay mườI phút trước khi ứng viên đến, chuẩn bị hồ sơ và đọc lướt qua để n
ắm được
điểm chính của từng ứng viên. Nhớ lạI các câu hỏI mà bạn muốn hỏI và thứ tự dự
tính. Tiếp theo, thư giãn vài phút, thở sâu, thở ra chậm và đều để cảm thấy sảng
khóai và sẵn sàng. Và bạn có thể bắt đầu cuộc phỏng vấn của mình.



QuanLyDuAn –

4