SKKN: Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm

SSỞ
ỞG
GIIÁ
ÁO
OD
DỤ
ỤC
CV
VÀ
ÀĐ
ĐÀ
ÀO
OT
TẠ
ẠO
OH
HÀ
ÀN
NỘ
ỘII
T
TR
RƯ
ƯỜ
ỜN
NG
GT
TH
HPPT
TC
CA

AO
OB
BÁ
ÁQ
QU
UÁ
ÁT
T –– G
GIIA
AL
LÂ
ÂM
M

------- -------

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở
TRƯỜNG THPT CAO BÁ
QUÁT – GIA LÂM
Lĩnh vực

:

Nhân viên

Người thực hiện

:

Nguyễn Thị Hồng Yến

Tổ

:

Văn phịng

Trường

:

THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm

Hà Nội, tháng 5 năm 2012


LỜI CẢM ƠN

Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám
hiệu, các thầy cô giáo, cán bộ công nhân viên Trường THPT Cao Bá Quát – Gia
Lâm và các bạn bè đồng nghiệp đã quan tâm giúp đỡ, tận tình, chu đáo hướng
dẫn chúng tôi thực hiện đề tài này.

Hà Nội, ngày 16 tháng 5 năm 2012

Tác giả

NGUYỄN THỊ HOÀNG YẾN


PHẦN I: MỞ ĐẦU
Bất kì một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trường học nào muốn duy trì
hoạt động của mình đều phải có một bộ phận để thực hiện chức năng của một
Văn phòng. Văn phòng được hiểu là Bộ phận phụ trách cơng việc hành chính,
giấy tờ của một cơ quan, trường học bao gồm rất nhiều công việc cụ thể như: tổ
chức – văn thư, thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm
việc cho bộ máy lãnh đạo, quản lý và công tác giảng dạy, học tập của nhà
trường.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ nói trên, cơng việc văn phịng có thể giao cho
một hoặc nhiều người tùy theo qui mô của từng cơ quan, đơn vị.
Hoạt động của bộ phận văn phịng các trường học nói chung và ở trường
THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm nói riêng có ý nghĩa quan trọng là giúp việc chỉ
đạo, điều hành của Ban giám hiệu đối với công tác giáo dục, đào tạo và các
cơng tác khác của nhà trường. Vì vậy, cải tiến cơng tác của bộ phận văn phịng
là địi hỏi cấp thiết mang tính thường xuyên nhằm đáp ứng giải quyết nhiệm vụ
của nhà trường.
Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm trong nhiều năm qua có phong
trào dạy tốt, học tốt, được Sở Giáo dục – Đào tạo và UBND thành phố Hà Nội
đánh giá là trường tiên tiến xuất sắc. Tỉ lệ học sinh khá giỏi cao, tỉ lệ đỗ tốt
nghiệp luôn đạt trên 99%, nhiều học sinh được giải trong các kỳ thi học sinh
giỏi cấp thành phố. Góp phần làm nên thành tích chung đó có sự phấn đấu và
cải tiến cơng tác của bộ phận văn phòng. Phát huy truyền thống của nhà trường
trong những năm học qua, Chi ủy và Ban giám hiệu nhà trường đã có nhiều chủ
trương đúng đắn, kịp thời cho bộ phận văn phịng để có những cải tiến trong
hoạt động.

Nhận thức được đầy đủ về ý nghĩa và tầm quan trọng của cơng tác văn
phịng, qua nhiều năm làm việc tại trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm, tôi
đã không ngừng học hỏi, nghiên cứu những tài liệu, văn bản và mạnh dạn thực
hiện đề tài: “Nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng ở trường THPT” và
bước đầu thu được một số kết quả khả quan. Chúng tơi mong nhận được những
nhận xét và ý kiến đóng góp của các bạn đồng nghiệp để cơng việc văn phòng
đạt hiệu quả cao hơn.


PHẦN II: NỘI DUNG
I/ Khái quát chung
Trường THPT Cao Bá Quát nằm trên địa bàn huyện Gia Lâm, là địa bàn
đông dân cư. Nhà trường đã nỗ lực, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho con em
nông dân học tập tốt, rèn luyện tốt. Trong quá trình xây dựng và trưởng thành,
nhà trường luôn chú trọng đến chất lượng giáo dục đi đôi với phát triển số
lượng học sinh. Trường có qui mơ 39 lớp với gần 2000 học sinh và 94 cán bộ,
giáo viên. Nhìn chung, đội ngũ giáo viên của trường được đào tạo bài bản,
100% đạt chuẩn, có gần 30% giáo viên có trình độ trên chuẩn (Thạc sỹ), nhiều
thầy cơ có kinh nghiệm giảng dạy, u nghề, đây là nền tảng để nhà trường
hoàn thành tốt nhiệm vụ Giáo dục trong nhiều năm qua. Cơ cấu tổ chức của nhà
trường gồm Ban giám hiệu, 7 tổ chun mơn: tổ Tốn, tổ Lý – KT, tổ Hóa –
Sinh – Công nghệ, tổ Văn, tổ Sử - Địa – GDCD, tổ Anh, tổ Thể dục – Quốc
phòng – Tin và Bộ phận văn phịng. Các tổ chức đồn thể được đặt dưới sự lãnh
đạo của chi bộ Đảng nhà trường. Bộ phận văn phịng gồm kế tốn, thủ quỹ, thư
viện, bảo vệ và lao công, tạp vụ.
Bộ phận văn phịng thực hiện nhiệm vụ thu chi tài chính, nhận và chuyển
công văn, giấy tờ, chăm lo cơ sở vật chất, trang thiết bị học tập, duy trì nề nếp
học tập, giảng dạy của nhà trường, làm tham mưu cho lãnh đạo nhà trường
trong cơng tác tài chính và các mặt hoạt động khác liên quan đến việc thực hiện
nhiệm vụ của trường. Hiệu trưởng nhà trường trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo mọi

hoạt động của Bộ phận văn phòng đồng thời là chủ tài khoản, chịu trách nhiệm
trước pháp luật về các khoản thu, chi học phí nhằm đảm bảo cho nhiệm vụ giáo
dục và đào tạo của nhà trường.
Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm học 2 ca/ ngày nên cơng việc của
Bộ phận văn phịng tăng lên đáng kể, muốn hoàn thành tốt phải mất khơng ít


thời gian. Có thể khái qt những cơng việc chính của Bộ phận văn phòng như
sau:
- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho lãnh đạo nhà
trường và hoạt động của cơ quan.
- Tổ chức sắp xếp và quản lý các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, học bạ,
sổ điểm, sổ ghi đầu bài của giáo viên và học sinh.
- Giúp lãnh đạo nhà trường các hoạt động như quản lý, điều hành việc
giảng dạy và học tập của giáo viên, học sinh; tham quan, đón tiếp cấp
trên hoặc các đơn vị bạn đến giao lưu, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm.
- Thu chi học phí theo quy định để đảm bảo nhiệm vụ giáo dục của nhà
trường.
- Tham gia giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở
vật chất cho hoạt động của nhà trường và Ban giám hiệu; giúp lãnh đạo
trường ký kết và thực hiện các hợp đồng xây dựng cơ sở vật chất, mua
sắm trang thiết bị đồ dung giảng dạy, học tập của nhà trường (việc này do
kế toán nhà trường đảm nhiệm).
Để thực hiện các nhiệm vụ trên cần phải có đội ngũ cán bộ làm cơng tác văn
phịng quen việc, tháo vát. Do đặc điểm về nhân sự nên ở trường THPT Cao Bá
Quát – Gia Lâm có 8 người biên chế thuộc bộ phận văn phòng. Trong năm học
vừa qua, bộ phận văn phịng đã có nhiều nỗ lực, phát huy sáng kiến, cải tiến ở
các khâu nên đã đạt được kết quả khả quan.
II/ Kết quả của công tác văn phòng ở trường THPT Cao Bá Quát – Gia
Lâm năm học 2011 – 2012.

Năm học 2011 – 2012, bộ phận văn phịng nhà trường đã thực hiện tơt
nhiệm vụ của mình, giúp nhà trường thực hiện tốt nhiệm vụ giảng dạy, học tập,
duy trì nề nếp làm việc, xây dựng cảnh quan môi trường sư phạm xanh, sạch,
đẹp; giúp lãnh đạo nhà trường điều hành tốt công tác chuyên môn.


Trong thực tế, hàng ngày, các bộ phận chức năng, các tổ chuyên môn luôn
cần cung cấp thông tin để triển khai, giải quyết các nhiệm vụ được giao một
cách kịp thời và chính xác. Nếu bộ phận văn phịng làm tốt công tác chuẩn bị và
cung cấp thông tin sẽ giúp cho các bộ phận quản lý và các tổ chun mơn giải
quyết cơng việc nhanh chóng, hiệu quả. Ngược lại, nếu thơng tin do bộ phận
văn phịng cung cấp khơng đáp ứng được u cầu thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến
hoạt động của lãnh đạo và tập thể nhà trường.
Có thể nói, việc chuẩn bị, cung cấp thông tin là nhiệm vụ cơ bản và hết sức
quan trọng của cơng tác văn phịng. Trong năm học vừa qua, chúng tôi đã cố
gắng cải tiến hoạt động của mình để nắm vững nhu cầu về thơng tin của lãnh
đạo và các bộ phận, đồng thời xác định rõ các loại thông tin cần thu thập, nguồn
cung cấp thông tin đó. Đối với các văn bản, cơng văn giấy tờ của cấp trên,
chúng tơi làm theo quy trình:
1. Xây dựng chương trình hoạt động hàng tuần, hàng tháng.
2. Thường xuyên theo dõi và thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề
ra.
3. Đảm bảo chế độ thông tin, báo cáo lên cấp trên kịp thời.
4. Tổ chức có khoa học công tác văn thư lưu trữ, tài liệu của nhà trường.
5. Giúp Hiệu trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do nhà trường
soạn thảo.
6. Chế độ báo cáo thống kê đầy đủ, chính xác theo từng chỉ tiêu, từng biểu
mẫu trong hệ thống thống kê biểu mẫu định kỳ.
Từ kế hoạch trên, tôi đã cụ thể hóa từng nội dung cơng việc như sau:
- Tiếp nhận văn bản, công văn giấy tờ từ bưu điện chuyển đến hoặc các

cán bộ văn phòng trực tiếp đến cơ quan cấp trên nhận; phân loại, sao,
chụp nguyên vẹn hoặc một phần tài liệu cho người và bộ phận có liên


quan; cung cấp thông tin tổng hợp bằng văn bản, cung cấp thơng tin trực
tiếp từ bộ phận văn phịng đến người có u cầu cung cấp thơng tin.
- Nhà trường đề ra quy định và văn phòng nghiêm chỉnh thực hiện chế độ
lưu công văn đi và đến, sắp xếp cẩn thận và ghi vào sổ đăng kí. Các cơng
văn đã được xử lý nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
- Tổ chức sắp xếp, phân loại các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của nhà
trường: học bạ, sổ sách, sổ ghi đầu bài của giáo viên và học sinh theo
từng nội dung, lập hồ sơ hệ thống hóa, sắp xếp tài liệu trên cơ sở những
văn bản theo quy định.
Đây là hoạt động hàng ngày chiếm nhiều thời gian. Bộ phận văn phòng
đã tiến hành sắp xếp phân loại sổ điểm, học bạ, hồ sơ của học sinh theo từng
khối lớp một cách thường xuyên, khoa học, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, nhất là
hồ sơ khối 12. Vì vậy, các yêu cầu của ban lãnh đạo, của giáo viên đều được
cung cấp nhanh chóng, chính xác, giúp lãnh đạo tổ chức sắp xếp các hoạt
động của nhà trường như: quản lý giảng dạy, tiếp đón cấp trên về chỉ đạo,
kiểm tra và các đoàn đến giao lưu, học hỏi kinh nghiệm.
Chúng tôi đã cắt cử các cán bộ của mình tham gia các tổ chức ngoại khóa
của học sinh, các buổi biểu diễn văn nghệ, thi đấu thể thao của giáo viên và
học sinh trong trường, đưa đón học sinh đi thi học sinh giỏi chu đáo, tận
tình, động viên các em làm bài thi thật tốt.
Do làm tốt các công việc nêu trên nên hoạt động của tổ Văn phịng năm
qua đã góp phần duy trì tốt các hoạt động của nhà trường với hiệu quả cao.
Thu chi học phí theo quy định để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ giáo dục của
nhà trường.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động thu chi tài chính trong trường
học nên năm học qua, chúng tơi đã có nhiều cố gắng, cải tiến trong hoạt

động nên đã đảm bảo tính pháp quy, phù hợp với tình hình thực tiễn của nhà
trường.
Trên cơ sở nguồn thu học phí, các khoản chi được bộ phận văn phịng, kế
tốn, thủ quỹ thực hiện một cách nghiêm túc, đảm bảo chi đúng đối tượng,
kịp thời, tạo khơng khí phấn khởi, yên tâm trong cán bộ giáo viên; thực hiện
tốt nhiệm vụ tiền lương, các khoản phụ cấp cho cán bộ, giáo viên trong
trường, không để lương chậm, kịp thời giải quyết tốt BHYT, BHTT với mức
bồi thường cao nhất, nhanh nhất, đảm bảo cho quyền lợi của giáo viên và
học sinh trong trường.
III/ Nguyên nhân thành công
1. Nguyên nhân khách quan:
Những kết quả đạt được của trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm trong
công tác của bộ phận văn phòng là nhờ sự hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc
thường xuyên của Ban giám hiệu nhà trường cũng như của cấp trên. Ngay từ
đầu năm học, Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội đã có những cuộc điều tra
tuyển sinh, kiểm tra cơ sở vật chất nhà trường và các lĩnh vực khác của
nghiệp vụ văn phòng, đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhà trường chúng tơi
chỉ đạo bộ phận văn phịng thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả.
Những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến giáo
dục trên tất cả các lĩnh vực. Vì vậy, cơ sở, trang thiết bị của nhà trường ngày
càng được nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi để bộ phận văn phòng thực hiện
tốt nhiệm vụ của mình. Hiện nay, tất cả các cơng việc của bộ phận văn
phòng đều được thực hiện và quản lý trên máy tính. Các bảng biểu, thống kê
hay văn bản vì thế cũng được rõ ràng, chính xác, thuận tiện.
2. Nguyên nhân chủ quan
Chi bộ Đảng nhà trường đã có sự lãnh đạo thường xun, định hướng cho
cơng tác văn phịng mà đặc biệt là đồng chí Hiệu trưởng kiêm Bí thư chi bộ

nhà trường đã dành sự quan tâm đặc biệt cho cơng tác văn phịng, thường
xun chỉ đạo, nhắc nhở, đơn đốc, kiểm tra bộ phận văn phòng để anh, chị
em văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Nhận thức rõ ảnh hưởng của cơng tác văn phịng đối với hoạt động của
nhà trường, của các đoàn thể xã hội trong nhà trường cũng tích cực tham gia
ủng hộ đối với các mặt cơng tác của bộ phận văn phịng…. Thực hiện tốt
công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của bộ phận văn phịng, đặc biệt trong
cơng tác thu, chi học phí nên khơng để xảy ra sai sót hoặc vi phạm nào.
Trên đây là những nguyên nhân dẫn đến thành công và hạn chế trong
việc thực hiện nhiệm vụ của bộ phận văn phòng. Đánh giá các nguyên nhân
khách quan, chủ quan, chúng tôi cho rằng bên cạnh sự nỗ lực của các cán bộ
làm công tác văn phịng thì sự quan tâm của các cấp lãnh đạo là điều kiện
mang tính chất quyết định đối với sự thành cơng trong cơng tác của bộ phận
văn phịng.


PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ
Từ thực tiễn hoạt động của bộ phận văn phịng, chúng tơi mạnh dạn đưa
ra một vài kết luận sau:
- Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, mọi cán bộ cần nắm vững các
văn bản của Nhà nước, của Sở Giáo dục và Đào tạo trên mọi lĩnh vực,
trong đó chú trọng đến các văn bản về thu chi học phí, cơng tác tuyển
sinh, các hoạt động thanh tra, kiểm tra. Các văn bản đó chứa đựng đường
lối, chỉ thị, hướng dẫn của cấp có thẩm quyền, là hành lang pháp lý cho
hoạt động văn phịng. Phải nắm vững các văn bản đó, cơng tác văn phịng
mới đảm bảo u cầu chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
quản lý, thanh tra, kiểm tra của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Đảm bảo sự lãnh đạo của Ban giám hiệu nhà trường đối với toàn bộ hoạt
động của nhà trường trong đó có cơng tác văn phịng. Đầu mỗi năm học,

nhà trường có nghị quyết đề ra chủ trương đối với cơng tác văn phịng,
nhất là cơng tác tuyển sinh, thu chi học phí và các loại hồ sơ của học
sinh.
- Xây dựng tốt mối quan hệ, phối hợp tốt cơng tác của bộ phận văn phịng
và các tổ nhóm chun mơn trong việc quản lý học tập của học sinh. Đây
là điểm mấu chốt để phát huy tính dân chủ, đảm bảo công bằng giữa giáo
viên và bộ phận văn phòng.
- Do bộ phận văn phòng liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau nên năm
qua, Ban giám hiệu đã phân công công việc cụ thể cho từng người, động
viên mọi người thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đồng thời sẵn sang hỗ
trợ đồng nghiệp khi cần thiết, điều phối linh hoạt công việc cho phù hợp
với tình hình thực tế.


- Đối với công tác tuyển sinh vào lớp 10, ngay đần năm, sau khi ổn định sĩ
số của lớp, trong sổ điểm mỗi em đều có hai thơng tin cần thiết là điểm
tuyển và số thứ tự trong danh sách tuyển sinh, từ đó tra cứu được thơng
tin học sinh một cách nhanh chóng.
- Đối với cơng tác hồ sơ học sinh, hồ sơ cần được sắp xếp gọn gàng, đánh
số thứ tự theo sĩ số, để riêng rẽ từng lớp để dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm.
Tuy đã đạt được một số kết quả nhưng công tác văn phòng vẫn bộc lộ
những hạn chế cần khắc phục để cơng tác này ngày càng hồn thiện hơn. Nhân
đây, chúng tơi xin kiến nghị:
- Cơng tác văn phịng có ý nghĩa quan trong trọng việc quản lý, điều hành
ở bất kỳ cơ quan nào, nên tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ văn phịng
tham gia các khóa học, các lớp tập huấn ở các cơ sở hoặc do cấp trên mở.
- Nhà trường cần xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động giữa bộ phận văn
phòng với các tổ chuyên môn, với các giáo viên chủ nhiệm sao cho các
hoạt động của nhà trường luôn thống nhất, hỗ trợ nhau.
- Tổ chức các buổi tọa đàm của bộ phận văn phòng các trường để giao lưu,

học hỏi để cán bộ văn phịng được chun mơn hóa, đáp ứng u cầu đổi
mới trong giáo dục và đào tạo hiện nay ở bậc THPT.
Xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 16 thàng 5 năm 2012
Xác nhận của thủ trưởng đơn vị

Tôi xin cam đoan đây là SKKN do
bản thân mình viết, khơng sao chép
của bất cứ ai

Nguyễn Thị Hồng Yến


Mục lục
Lời cảm ơn

1

Phần I: Mở đầu

2

Phần II: Nội dung

4

I/ Khái qt chung

4

II/ Tình hình và kết quả của cơng tác văn phòng
ở trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm
năm học 2011 – 2012.

5

III/ Nguyên nhân thành công

8

Phần III: Kết luận và đề nghị

10

Mục lục

12