Tài liệu Thắc mắc khi in ấn tài liệu

Thiết lập khổ giấy in trong máy in và ứng dụng
Có thể nhiều người gặp tình trạng in một tài liệu nào đó ra máy in nhưng chúng lại hiển thị không giống như
nhìn thấy trên màn hình soạn thảo. Cụ thể rằng trường hợp bạn nhìn thấy trong trình soạn thảo Microsoft
Word là một trang nhưng khi in ra kết quả lại là hai trang, các trường hợp khác như một tập tài liệu khoảng 30
trang nhưng khi in lại thành 32, 33 trang - trong đó có nhiều hình minh hoạ, bảng biểu bị dời sang trang sau
gây ra một bố cục không đẹp. Nguyên nhân sự lộn xộn trên là do sự thiết đặt mặc định của trình soạn thảo
văn bản và máy in, trong bài này tôi xin hướng dẫn cách khắc phục điều đó.
Xuất phát do trong thời gian trước đây tôi
cần in một loạt các quy trình quản lý chất
lượng (ISO-9001:2000) cho phòng. Trong
quá trình in tôi nhận thấy có hiện tượng di
chuyển trang lộn xộn như trên không
những ở máy tính và máy in của tôi mà
hàng loạt máy khác. Do như vậy nên các
văn bản, tài liệu in ra không đúng như
thiết lập theo quy định của công ty (ví dụ
lề trái 3,5 cm, phải 2 cm...)
Khổ giấy in theo tiêu chuẩn Bắc Mỹ tính theo inch
Khổ giấy theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO) tính theo mm và có khác biệt đối với kích cỡ
theo tiêu chuẩn Bắc Mỹ
HIỆN TƯỢNG
Như phần trên tôi đã nêu thêm một số hiện tượng cụ thể để bạn hiểu thêm tôi lại nêu ra một số thắc mắc mà
các bạn đã gặp phải trên Internet như sau:
Một bạn viết: "Các bác ạh. Em có máy in HP Laser 1150, cứ in Word hoặc Exel là lề dưới cứ rộng thênh
thang, cho dù em vào Page Setup cho lề dưới còn bé hơn lề trên mà khi in ra giấy lại rộng hơn"
[1]
Bạn có thể thấy rằng lề rộng là một sự lãng phí giấy in, một mặt khác thì chúng nhìn không cân xứng đối với
văn bản: Các chữ được soạn thảo giả sử trên cỡ 14 thì ra máy in lại như cỡ 13. Phiền toái hơn là nếu như
bạn đã cố điều chỉnh văn bản để chữ ký của người duyệt văn bản ở cuối trang thì nó lại nhảy sang trang thứ
hai.
Đối với các văn bản dài (giả sử như một đồ án tốt nghiệp, các luận văn, báo cáo khoa học....) thường trong

đó có thể chứa các hình minh hoạ hoặc bảng biểu. Nếu như sự thiết đặt bố cục đã được sắp xếp sao cho
hợp lý nhất (ví dụ như một bảng nhỏ chỉ chiếm trong một trang mà không ở tình trạng cuối trang trước lan
sang đầu trang sau, các hình ảnh được đưa vào vị trí còn trống...) thì khi in có thể bị nhảy sang các vị trí
không được đẹp, thiếu thẩm mỹ.
Không chỉ đối với Word mà cả đối với bảng tính Excel cũng cần phải thiết lập đối với định dạng giấy bởi
chúng sẽ ảnh hưởng khá nhiều đến kết quả khi in ra.
Quả thực là trên 3/4 số máy tính mà tôi gặp đều không được thiết lập đúng kích thước cỡ giấy và máy in, có
lẽ rằng một phần do chưa chú ý đến chúng để tìm cách khắc phục, một phần khác người nào cài đặt hệ điều
hành cùng các ứng dụng khác cho máy tính đã quên mất thực hiện việc thiết lập này. Do vậy tôi đề nghị bạn
kiểm tra lại thiết đặt này trong máy tính của mình, nếu thấy chưa có sự thay đổi kích thước giấy in thì hãy điều
chỉnh ngay.
NGUYÊN NHÂN
Hai nguyên nhân gây ra bản in không được như ý muốn như trên là do phần mềm và các trình điều khiển của
máy in được lấy theo khổ giấy theo tiêu chuẩn Bắc Mỹ (xem hình minh hoạ bên và so sánh kích thước tiêu
chuẩn của các khổ giấy khác nhau). Ở Microsoft Word sau khi bạn cài đặt thì mặc định một văn bản (Word)
hoặc một bảng tính (Excel) sẽ được mặc định đặt là khổ giấy Letter theo tiêu chuẩn Bắc Mỹ.
Bạn có thể nhìn vào hình bên để thấy hai chuẩn về khổ giấy đang được sử dụng nhiều hiên nay: Đối với tiêu
chuẩn Bắc Mỹ (mà bao gồm chính là Hoa Kỳ và Canada) họ phân chia ra thành các cỡ giấy: A, B, C, D, E với
đơn vị kích thước được tính theo inch (ký hiệu là ", mỗi inch bằng 25,4 mm, màn hình máy tính hoặc TV đều
tính theo kích thước này - nó là kích thước đường chéo của màn hình) . Đối với tiêu chuẩn ISO được châu Âu
và các nước khác (tất nhiên là bao gồm cả Việt Nam rồi) sử dụng lại tính theo kích cỡ từ A8 cho đến A0 (hình
dưới).
Hai cỡ giấy thường được sử dụng phổ thông nhất trong hai tiêu chuẩn trên là khổ A4 theo chuẩn ISO và khổ
Letter theo chuẩn Bắc Mỹ. Vì sự thông dụng nên các máy in thường lấy mặc định là tiêu chuẩn này (và tối
thiểu cũng phải in được cỡ giấy này tính theo chiều rộng của mỗi chuẩn, tôi chưa thấy loại máy in được dùng
trong văn phòng nào mà chỉ in được kích thước cỡ giấy nhỏ hơn chúng).
Có một lý do nào đó khiến cho các máy in và bộ phần mềm soạn thảo văn bản MS Word được bán ở Việt
Nam đều lấy theo chuẩn Bắc Mỹ khiến cho mọi thiết đặt mặc định của khổ giấy cho chúng là khổ Letter. Hai
kích cỡ mặc định này lại không giống nhau (khổ Letter hẹp và dài hơn so với khổ A4) nên chúng mới gây ra
hiện tượng các bản in giấy hiển thị sai so với những gì nhìn thấy trong cửa sổ soạn thảo văn bản mà bạn nhìn

thấy.
KHẮC PHỤC
Sau khi xác định được nguyên nhân gây ra sự lệch lạc của bản in ta có thể khắc phục, sửa chữa chúng. Dưới
đây là hai chế độ cài đặt các tham số đối với phần mềm Microsoft và của các trình điều khiển của các hãng
sản xuất phần cứng máy in.
Nếu như máy tính của bạn không được gắn máy in thì sao? Bạn có cần phải thiết lập lại chế độ soạn thảo
theo đúng khổ A4 hay không? Có, bởi vì nếu như bạn đã soạn thảo một văn bản nào đó để có thể in ra thì
cần phải thiết lập các phần có thể thiết lập được như ở dưới đây (còn lại phần thiết lập đối với máy in có thể
không cần thiết, nhưng với việc cài đặt máy in ảo thì vẫn nên thiết lập đối với chúng).
Thiết lập trong cỡ giấy trong phần mềm Microsoft Word
Trước hết bạn cần thiết lập về chế độ giấy in phù hợp đối với loại giấy sử dụng cho máy in của bạn. Ở đây thì
tôi nghĩ rằng phần lớn người sử dụng máy in đọc bài này sẽ sử dụng loại giấy A4 ở Việt Nam nên có hướng
dẫn thay đổi như phần dưới dây (còn nếu bạn đang ở Hoa Kỳ, sử dụng loại giấy khổ Letter thì đừng thay đổi
gì cả ^^).
Để thiết lập khổ giấy A4 và các liên quan đến trang soạn thảo bạn vào mục Page Setup. Để vào mục này chỉ
cần vào phần File trên thanh công cụ, một menu thả xuống bạn sẽ thấy phần Page Setup. Nếu như không
nhìn thấy phần này ở Microsoft Word (trong bộ Office 2003 trở lại) thì có thể phần này ít được sử dụng nên đã
được tự động thu ẩn đi, lúc này bạn chỉ cần giữ chuột tại nguyên vị trí đó và chờ trong chốc lát để menu hiển
thị hết cho toàn bộ các mục.
Trong Page Setup, phần
đầu tiên là Margins, bạn
sẽ nhìn thấy phần thiết lập
lề của trang. Phần này
thiết đặt lề trang để các
dòng chữ và nội dung
được giới hạn lại theo
thiết lập này. Phần này
bạn có thể quay trở lại sau
bởi bây giờ điều quan tâm
hơn là cần thiết lập kích

cỡ giấy mặc định để in là
A4.
Để vào phần thiết lập kích cỡ trang giấy, bạn bấm vào tab có ghi Paper ở phía trên. Trong tab Paper bạn có
thể dễ dàng nhìn thấy mục Paper size đang được lựa chọn là khổ giấy nào. Nếu như sau khi cài đặt hệ thống,
người ta không thiết lập lại cho bạn là khổ giấy A4 thì nó vẫn nguyên là Letter theo mặc định của bộ phần
mềm Microsoft Office.
Bạn dễ dàng thay đổi thiết lập này bằng cách bấm vào nút thả xuống ở bên cạnh sau đó chọn khổ giấy A4.
Sau đó bạn quay lại tab Margins để điều chỉnh lại đôi chút về các kích thước của các lề (trên, dưới, trái, phải)
rồi bấm vào nút Default để cho mọi văn bản mới được khởi tạo sau này cũng được giữ nguyên thiết đặt này.
Lưu ý rằng thiết đặt mới này không ảnh hưởng đối với các văn bản đã được soạn thảo trước đó theo khổ
giấy Letter bởi vì chúng chỉ có hiệu lực đối với các tập tin document (*.doc) hiện hành và trở về sau này (nếu
bấm vào nút Default) mà thôi. Như vậy gặp các văn bản cũ mà bạn mở lại thì bạn cũng cần làm như trên để
định dạng lại khổ giấy.
Sau khi định dạng khổ giấy như vậy thì các trình bày bên trong văn bản của bạn sẽ thay đổi. Tuỳ thuộc vào
nội dung (dài hay ngắn, có nhiều bảng và hình ảnh hay không) và cách trình bày trước đây mà mức độ thay
Để vào mục thiết đặt trang soạn
thảo Page Setup, bạn chỉ cần vào
phần File, sau đó chọn Page
Setup..
Hình trên là phần thiết đặt lề, hình dưới là phần thiết đặt cỡ giấy.