lụt việc phải làm sao?: phấn 2 - nxb thời đại

CHƯƠNG6
Xửlýthưđiệntửngay!Thách
thứclớnnhấtđốivớihầuhếtmọi
người
TĨMLƯỢCCHƯƠNG6
Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược:
Cáchtốtnhấtđểxửlýlượngthưđiệntửvàthơngtinkhổnglồlà
khơngnhậnnóngaytừđầu!
Đặtranhữngtiêuchuẩnchocácloạithơngtinliênlạcbạnnhận
vàgửi.
Cáchxửlýthơngtinhiệuquảhơn.

Dựatrênkinhnghiệmtừchínhkháchhàngcủachúngtơi,tơicó
thểnóinguồncăngthẳng,qtảiduynhấtvàlớnnhấtmàmọingười
phảitrảiquatrongcơngviệcbắtnguồntừlượngthơngtinmàhọcần
xửlý.Lượngthơngtinkhổnglồđóđếntừnhiềunguồnkhácnhau.
Nguồnlớnnhấttrongsốđólàthưđiệntử–vàkhơngchỉlàthưđiện
tửnộibộtrongtậpđồn.Hiệnnaycịncóthưđiệntửtừnhiềunguồn
khác,trongđócóthưđiệntửtừcácdoanhnghiệpvàcácmạngxãhội
nhưLinkedInhayFacebook.Vàcũngđừngqnnhữngtinnhắnvăn
bảnđượcchuyểntiếptừđiệnthoạivàdịchvụtinnhắnnhanh.
Vàinămtrước,hãngReutersđãtiếnhànhmộtnghiêncứu
(phỏngvấn1.300nhàquảnlýởnướcAnh,Mỹ,HồngKơngvà
Singapore)đểxácđịnhxemviệcqtảithơngtincó“đónggóp”như
thếnàotrongcăngthẳng.Haiphầnbasốngườiđượchỏichorằng
qtảithơngtingắnliềnvớicăngthẳngvớiđồngnghiệpvàgắnliền
vớicảmgiáckhơnghàilịngvềcơngviệc;42%chorằngsựcăngthẳng


nàydẫnđếntìnhtrạngsứckhỏeyếu;61%chiasẻrằnghọđãhủycác
hoạtđộngxãhộivìqtảithơngtin,và60%nóirằnghọthườngq

mệtmỏivớinhữnghoạtđộnggiảitrí.
Vậynên,cũngkhơngqkhinóimọingườidườngnhưđangở
trongtìnhtrạngqtảitinhthầnkéodài.Nhiềunguồnthơngtindễ
gâymấttậptrungkhiếnmọingườikhócóthểvượtquahoặckhócó
thểlàmviệcđược.Theomộtnghiêncứugầnđâycủatậpđồn
Radicati,mộtcơngtynghiêncứuthịtrườngởPaloAlto,mộtngười
sửdụngthưđiệntửbìnhthườngnhậnđược127bứcthưmỗingày,
tăng51%sovớinăm2003.
TạpchíTâmlýhọcthựcnghiệmpháthiệnralàkhibạn
cứnhảyquanhảylạigiữacácnhiệmvụthìnãobạnphải
mấtqngthờigiandàigấpbốnlầnđểnhậnravàxửlý
đượcmỗiviệcmàbạnđanglàm.
―JulieMorgenstern,Khơngbaogiờkiểmtrathưđiệntửvào
buổisáng(NeverCheckE-mailintheMorning)
CarlHonore,nhàbáo,tácgiảcuốnsáchĐềcaosựchậmrãi(In
PraiseofSlowness),nóimọingườichỉcóthểkỳvọng3phútkhơngbị
ngắtqngtrướckhibịngắtqng!Nhưngtrungbìnhphảimấttừ8
đến11phútđểquaytrởlạivớiviệcbạnđanglàmkhibạnbịsaolãng
bởimộtviệckhác.8đến11phútcóthểlàqít.GiáosưGeorgescủa
ViệnnghiêncứuN.E.T,mộttácgiảchunviếtvềmơitrườnglàm
việc,đãnói:“Phảimấtkhoảng20phúttậptrungsứcmạnhtinhthần
trướckhinãolạicóthểsửdụngtốtnhấtthùytrước.”
Ngồira,nhữngnhànghiêncứuởtrườngĐạihọcKing,Đạihọc
LnĐơn,đãchỉrarằngchỉsốthơngminhIQcủanhữngngườiđược
kiểmtratronglúcbịsaolãnghoặcbịqtảiđãgiảmkhoảng10điểm.
Thêmnữa,khicáccơngtycấmgửivànhậnthưđiệntửvàocácngày
thứSáu,họghinhậnnăngsuấttăngvàthưđiệntửgiảmtới75%,kể
cảtrongnhữngngàykhơngphảilàthứSáu.
Chẳngnghingờgìkhihầuhếtchúngtađềuphảichịucảnhqtải
thơngtin:Qnhiềuthưđiệntử,qnhiềuucầudànhchochúng

tatừqnhiềunơi.Hệquảlàmơitrườnglàmviệcsẽcàngkhókhăn
hơn.


Dùthưđiệntửcóvẻnhưlàthủphạmchính,nhưngđiệnthoạidi
động,thiếtbịkỹthuậtsốhỗtrợcánhânPDAvàlốikiếntrúcvăn
phịngmởđềutạoramộtmơitrườngdễbịsaolãng,khiếnmọingười
khócóthểtậptrungvàocơngviệc.
Chươngnàyđượcchiathànhhaiphầnchính.Phầnđầucungcấp
nhữngmẹohayvànhữngýtưởngvềcáchgiúpbạnkhơngphảinhận
qnhiềuthơngtinngaytừđầu.Phầnthứhaitrìnhbàyvềcáchxửlý,
theocáchnăngsuấtvàhiệuquảhơn,tấtcảnhữngthưđiệntửvà
nhữngthơngtinkhácxuấthiệntrênbàncũngnhưtrongmáytínhcủa
bạn.

PHẦN1:KIỂMSỐTNHỮNGGÌBẠN
NHẬNĐƯỢC
Trướctiên,cầnphảihiểulàchẳngcócáchđơngiảnnàođểgiải
quyếtvấnđềđặcbiệtnày.Chúngtathườngkhơngkiểmsốtđược
nhữngngườilàmviệcxungquanhmình.Ngaycảkhibạncótham
vọnglớnlàkiểmsốtsốlượngthưđiệntửvàkhốilượngthơngtin
bạnnhậnđược,chắcchắnbạnsẽnhậnthấylànhữngngườilàmviệc
cùngvớibạnkhơngsẵnlịnghợptácvớibạnđểthựchiệnýtưởngđó.
Hơnnữa,bấtkểbạncóchuntâmvớiviệctổchứcsắpxếpcác
quytrìnhvàphươngpháplàmviệccủabạntớiđâu,bạncũngsẽvấp
phảimộtngọnnúicảnđường.Lncónhữngviệcgâyngắtqng.Sẽ
cónhữngngàymàhịmthưđiệntửcủabạnđầyứ.Sẽlncónhững
trườnghợpkhẩncấpphávỡkếhoạchcủabạn.Đừnghốthoảng.
Đừngđểnhữngkhókhănlàmbạnđichệchđường.Hãytiếptụcnắm
giữcáctrậttựvànắmquyềnkiểmsốt,vàdầndầnbạnsẽlàmđược.

Hànhđộngđầutiênbạncóthểlàmlàgiảiquyếtnhữngbứcthư
qhạnvàthiếtlậpmộtcơcấutổchứcđiệntửgiúpbạncóthểdễ
dàngtìmđượccácvật,cácviệcvàxửlýkịpthời.(Hãyxemlại
Chương3,phần“Cácbướcđểtổchức,sắpxếpthưđiệntử).Khibạn
đãtổchức,sắpxếpvàđãxửlýhết,hãythửquanhữngýtưởngdưới
đâyvàxembạncóthể“thuầnhóa”được“conqivật”nàykhơng.
Gửicàngnhiềuthưđiệntử,bạnsẽcàngnhậnđược


nhiềuthưđiệntử
Nếubạngửinhiềuthưđiệntử,bạnsẽnhậnđượcrấtnhiềuthư
điệntử.Nếubạnmuốncắtgiảmsốlượngthưđiệntửbạnnhậnđược,
hãycắtgiảmsốlượngthưđiệntửbạntạora.Hãylựachọnkỹhơn
khigửithưđiệntửcũngnhưnộidungtrongthư,vàbạnsẽpháthiện
ralàbạncóthểkiểmsốtđược,ởmộtchừngmựcnàođó,khốilượng
thưđiệntửbạnnhậnđược.MộttrongnhữngvănphịngIBTcủa
chúngtơiởchâuÂuđãkhunkháchhànglàchỉnênchophépmạch
thưđiệntửtrảiquabacấpđộ:tạora,trảlời,trảlờivàdừng.Nếuviệc
gìđóphứctạptớimứccầnphảitraođổithơngtinnhiềuhơnhoặc
cầnphảiđịnhnghĩarõrànghơnmớiđưarađượcquyếtđịnh,thìcólẽ
đólàviệcthíchhợpnhấtđểnhấcđiệnthoạilên,thựchiệnmộtcuộc
gọiđơngiản,hoặccólẽ,phùhợpvớimộtcuộcgặpriênghaingười.
Đẩyđểkéo
Nhiềucơngtyđãcắtgiảmđượcđángkểlượngthưđiệntửbằng
cáchtạoramộtcổngthơngtin,chungchocảcơngty,nơiđăngtải
nhữngthơngtinmàđángrađượcchuyểntảibởithưđiệntử,cho
phépmọingườitựdotruycậpvàođóthayvìphảixửlýtừngbứcthư
điệntửmột.
Nhữngcơngtynàyđãpháthiệnralàđăngtảinhữngbiênbản
họp,nhữngđiểmhànhđộnglênmộttrangnộibộcóthểgiảmđángkể

việcsửdụngthưđiệntửđểtriểnkhaimộtdựán,mộtcuộchọphay
mộthoạtđộng.
Nếubạnđượchỗtrợhànhchính
Trongnhữngngàyxưaudấu(cáchđâykhơnglâulắm),nhiều
ngườichúngtamaymắncótrợlýhoặcthưkýriêng.Trợlýthường
tậphợptấtcảcácloạithư,phânloạivàlọcnhữngthơngtinkhơng
cầnthiết,rồichiathànhcácmụcđểngườiquảnlýxửlý.Nếubạncó
mộtnhânviênhànhchính,ngườiđónêntiếptụcthựchiệnviệcnày,
nhưngbạnvẫncóthểucầungườitrợlýgiúpbạnnhữngviệcliên
quantớithơngtinđiệntử.Hiểnnhiênlàviệcchuyểncáccuộcđiện
thoạitớitrợlýhoặcthưký,thayvìchuyểntớibạn,làmộtcáchgiảm
tải.
Tơibiếtcónhữngngườiquảnlýcóngườihỗtrợxửlýthơngtin


xuấthiệntrênbànlàmviệccủahọtheocáchhiệuquảhơnnhiều.
Ngườiquảnlýcóthểdànhthờigianngồicùngtrợlýcủamìnhđểcó
thểxửlýsốthưđiệntửbằnglờinói,trongkhitrợlýghichéplại
nhữngviệccơtacóthểtheodõi,hoặccóthểtựgiảiquyết.Người
quảnlýcóthểhướngdẫncơtrợlýxửlýnhanhhơnnhiều.Vàcơtasẽ
nhanhchóngnhậnrađượclàkiểuviệcnàongườiquảnlýkhơng
muốnhoặckhơngcầnxem,vàcóthểlọcnhữngviệcđóra,dùnhững
việcđóxuấthiệndướidạngthưđiệntửhaythưthoại.
Đángtiếclàkhơngphảiaitrongchúngtacũngmaymắncómột
trợlýnhưthế.Nhưngbạncóthểlàmnhữngviệckhácđểlọccác
thơngtinmàbạnnhậnđược.
Cácgiảiphápcơngnghệ
ChuyệnnhữngnhàcungcấpdịchvụInternet,nhữngnhàxuất
bảntrựctuyếnvànhữngcổngthơngtinđiệntửbánthơngtincánhân
củabạnchonhữngngườilàmthịtrườnglàrấtbìnhthường.Bạnbiết

điềunàythơngquanhữngbứcthưrácbạnnhậnđược.Hầuhếtcác
cơngtyđềucómộtphầnmềmlọcthưráckháhiệuquả.Bạncũngcó
thểmuanhiềuứngdụngchomáytínhcánhânđểgiúpbạnkhơng
phảinhậnthưrác.HầuhếtnhữngnhàcungcấpdịchvụInternetđều
cảitiếncơngnghệlọcthưráccủahọvàthưráckhơngcịnlàvấnđề
lớntrongnhữngnămgầnđây.Tuynhiên,việcnhậnnhữngtàiliệu
quảngcáobạnkhơnghềmuốnvẫnrấtkhóchịu,lãngphíthờigian.
Cómộtphươngphápđểgiảmsốlượngthưrácbạnnhậnđượclà
khơngđăngkývàodanhsáchnhậnthưkhibạntruycậpvàocáctrang
web.Nếubạnđãđăngkýrồi,hãyhủyđăngkýđi.
Mộtpháttriển(vơvị)mớiđâyởnhiềucơngtylàlịchrác.Những
ngườigửithưrácgửi“lờimờihọp”hiểnthịtrựctiếptrongphầnlịch
củabạn.Lịchráckhơngxuấthiệndướidạngthưđiệntử,vàkhơng
hiểnthịtronghịmthưđếncủabạnmàhiểnthịtrênphầnlịchcủa
bạn.Trongmộtsốtrườnghợp,vìnhữnghạnchếkỹthuật,chẳngcó
cáchđơngiảnnàođểngănchặnloạihìnhthưrácnày.Nếunótrở
thànhmộtvấnđềthựcsựđốivớibạn,hãyđểnhânviênhànhchính
củabạncàiđặtbộlọcđểgạttấtcảnhữnglờimờihọpđórakhỏitên
miềncơngtycủabạn.
Cuốicùng,đừngqntinnhắnrác.Càngngàycàngcónhiều


ngườitrởthànhnạnnhâncủanó.Mộtlầnnữa,xinđượcnhắclại,có
vàigiảiphápkỹthuậtđểkiểmsốtítnhấtmộtphầncủanó.Nếu
chuyệnđóxảyravớibạn,hãycânnhắc:
Hãyvàotàikhoảntrựctuyếncủabạn,truycậpvàothưđiệntửvà
tùychỉnhtinnhắncủabạn,kíchhoạtcáccàiđặtđểchặntinnhắn
quamạngInternet.
Hãyđăngkýđểđiệnthoạicủabạnchặnnhữngngườibánhàng
quađiệnthoại.(ỞMỹ,hãysửdụngdịchvụĐừnggọitạitrang

www.donotcall.gov.)
Hãythậntrọngvớinhữngphầntảixuốngmiễnphí.Đừngbao
giờtảibấtcứthứgìtừmộtnguồnbạnkhơngbiếtvềđiệnthoại
củabạn.
Bạnquyếtđịnhkhinàoxửlýthưđiệntử
Chứcnăng“luậtlệvàcảnhbáo”củanhữngchươngtrìnhthưđiện
tửthơngdụngnhấtcóthểlàmđượcnhiềuviệcchứkhơngchỉmỗi
chặnthưrác.Bạncóthểđặtranhữngluậtlệvàcảnhbáođểnhững
bứcthưCc(gửicảchongườikhác)sẽvàothẳngthưmụcthưCcđểcó
thểđọcvàomộtlúckhác.Nếucơngtycủabạngửibáocáongàyvề
nhữngdựán,nhữngsảnphẩm,nhữnghoạtđộnghoặcnhữngthơng
tinkhácmàbạnkhơngcầnphảiđọchàngngày,bạncóthểđặtramột
quyluậtđểtấtcảnhữngthưđóđượcgửiđếnvàomộtthưmụcvàhãy
dùnglịchcủabạnđểđặtchếđộnhắcnhởbạnkiểmtrathưmụcđó
nếucóbấtcứđiềugìmới.Nhưvậy,luậtlệvàcảnhbáokhơngchỉgiúp
chặnnhữngthứbạnkhơngmuốnnhìnthấy,màcịncóthểđượccài
đặtđểbạncóthểchọnxửlýnhữnggìxuấthiệntronghịmthưđến
củabạnvàomộtthờiđiểmcụthểvàtrongnhữngtìnhhuốngmàbạn
muốn.
Thưđiệntửkhiếncơngviệccủachúngtatănggấp10
lầnvàgiảmkhảnăngchúýcủachúngta100lần.
―ArtKleiner,tácgiảcuốnAithựcsựquantrọng(Who
ReallyMatters)
Đồnggửi(Cc)và“Trảlờitấtcả”


Thậthữudụngkhilọcquatấtcảnhữngbứcthưđồnggửi(Cc)mà
bạnnhậnđược.Bạncócầnphảixembứcthưnàykhơng?Bạncóthể
ucầungườigửichobạnrakhỏidanhsáchnhữngngườiđồngnhận
khơng?Bạncóthểđặtranhữngluậtlệvàcảnhbáođểchuyểnnhững

thưđồnggửicụthểvàomộtthưmụcđểcóthểxemvàomộtthời
điểmthíchhợphơnkhơng?Hãychọnlựakỹcàngtrướckhiquyết
địnhđưaaivàodanhsáchđồngnhậnthưđiệntửcủabạn,vàhãykiên
quyếttheođuổicáccáchđểloạibạnrakhỏidanhsáchđồnggửicủa
mọingười.
Giốngnhưmộtnguntắctổngqt,hãyhạnchếsửdụngchức
năng“trảlờitấtcả”đốivớinhữngbứcthưmàbạnnhậnđược,trừ
khitấtcảnhữngngườitrongdanhsáchđóđềucầnnhìnthấycâutrả
lờicủabạn.Thayvàođó,hãychọnlựakỹcàngngườinàonênđưavào
danhsáchtrảlờicủabạn.

PHẦN2:QUẢNLÝVÀXỬLÝTHƠNG
TINHIỆUQUẢ
Lúcnàybạnđãcắtgiảmđượcnhữngliênlạckhơngcầnthiết,
bướctiếptheocủabạnlàxửlýhiệuquảnhữngthơngtinbạnnhận
được.
Nhữngứngdụngbổsungchocácchươngtrìnhthưđiện
tử–Sắpxếpthơngtin
CóvơsốphầnmềmbổsungcóthểcảithiệnMicrosoftOutlookvà
LotusNotes,cũngnhưthưcủaGooglevàYahoovềmặtchứcnăng.Sử
dụngnhữngphầnmềmnhưBoxbe(www.boxbe.com),bạncóthểđặt
ramộtdanhsáchnhữngngườiđãđượcthơngquatrongsốnhững
liênlạccủabạncùngvớinhữngthưmụccụthểmàbạnchọn,đểqt
lấyđịachỉ(chúngxemđâynhưlàdanhsáchkháchcủabạn).Sauđó,
chươngtrìnhsẽphânloạivàlọcthưđiệntửcủabạnđểđảmbảobạn
chỉnhậnđượcthưtừnhữngngườimàbạnđãđịnhrõ.Boxbetạora
mộtthưmục“DanhsáchchờBoxbe”chonhữngtinnhắntừnhững
ngườikháchkhơngđượcthơngqua.
Xobni(www.xobni.com)làmộtchươngtrìnhbổsungkhácgiúp

bạntìmkiếmthưdễdànghơn.Khimộtthưmớiđến,tồnbộlịchsử
liênlạccủangườigửixuấthiệnởthanhbêncạnh,baogồmcảnhững
phầnthoại,nhữngtàiliệuđínhkèmtrongqkhứvàcảchitiếtliên
lạc.Xobnicóchứcnăngtìmkiếmnhanhgiúpthưvàngườibạntìm
kiếmxuấthiệnngaylậptứckhibạngõ.
ClearContext(www.clearcontext.com)làchươngtrìnhbổsung
mởrộngkhảnăngcủaMicrosoftOutlookđểnótựxácđịnhthứtựưu
tiên,tựsắpxếpvàquảnlýthưđiệntử,nhiệmvụcùngvớicáccuộc
hẹn.Chươngtrìnhtựđộngphântíchthưđiệntửđến,vàđánhdấu
nhữngthưđiệntửmớiquantrọngnhấttronghộpthưđến,đồngthời
sànglọcnhữngtinnhắnkhơngmongmuốnđểgạtrakhỏihịmthư
đến.Ứngdụngnàycịncókhảnănghủyđăngkýtừnhữnghộithoại
làkếtquảcủaviệcgửithưtheonhómhaytheodanhsách,chặn
nhữngphảnhồicóthểlàmrốiloạnhịmthưđến.Chỉvớimộtcú
nhấpchuột,ClearContextcóthểchuyểnđổithưđiệntửthànhnhững
nhiệmvụhoặcnhữngcuộchẹncóliênquan.Nhữngviệcnàyđược
gắnkếtvớinhauđểtạoramộtbốicảnhchotấtcảnhữnghoạtđộng
trongcuộchộithoạicủamộtthưđiệntử.ClearContextcịncóthểtrì
hỗntinnhắnđểxửlývàomộtthờiđiểmsauđó,kiểunhưmộtnút
lùigiờhẹnchothưđiệntửvậy.Sauđóbạncóthểchọnnhómcácthư
lạiđểxửlý.Ứngdụngbổsungtựđộngphânloạivànhómcácthư
điệntửhộithoạicóliênquan,giữnhữngtinnhắntừcùngmộtmạch
thưlạivớinhau.Tấtcảnhữngtinnhắncóliênquantớimộtdựán
nàođó,cảthưđếnvàcảthưtrảlời,đềuđượctựđộngxếpvàonhững
thưmụcthíchhợp.ClearContextlàmộtcáinhìntổnghợptấtcả
nhữngthưđiệntử,tàiliệuđínhkèm,nhữngliênlạc,nhiệmvụvà
nhữngcuộchẹnliênquantớimỗimộtdựán.
Thiếtlậptiêuchuẩn
NgồibiệnphápĐẩyđểkéovàCấmthưđiệntửvàongàythứ

Sáu,nhữngsángkiếnđượcápdụngphổbiếntrongnhiềucơngty
kháccũngcóthểtạorakhácbiệtlớntrongkhốilượngcũngnhưcách
xửlýthơngtinvàgiaotiếp.Đầutiênlàtạoranhữngtiêuchuẩn:Khi
nàosửdụngthưđiệntử?Khinàosửdụngđiệnthoại?
Thưđiệntửnênđượctrảlờitrongvịng24giờ.Thưđiệntử
khơngphảilàphươngtiệnđượcchọnđểhìnhthànhnênmộtcuộc
hẹntrongvịng5phút.Nếuaicũnghiểuđượclàchỉcóthểtrơngchờ
thưtrảlờichothưđiệntửtrongvịng24giờ,thìhọsẽhiểulànếucó


việcgìcầnhồnthànhtrongvịngvàiphúttới,hoặchọsẽgọiđiện
thoại,hoặchọsẽgiảiquyếtnótrựcdiệnbằngcáchgặpmặt.Nênsử
dụngđiệnthoạiđểnhậnđượcphảnhồinhanhhơn.Việcgìchỉmất
mộthoặchaiphútxửlýquađiệnthoạicóthểphảimất15hoặc20
phútsoạnthư.
Bằngcáchthiếtlậpnhữngtiêuchíđượcápdụngrộngrãitrong
khắpcơngtyvềthờiđiểmsửdụngmộtphươngtiệngiaotiếpcụthể,
lượngthưđiệntửsẽđượcgiảmvàmọingườicóthểhồnthànhviệc
họcầnphảihồnthànhtrongkhoảngthờigianđãđịnh.
Vànhưđãnhắclúctrước,cũngcầnphảiđặtracáctiêuchuẩncho
việckhinàothìgửiCcchongườikhácvàkhinàothìsửdụngchức
năng“trảlờitấtcả”(rấthiếmkhi!).
Nhữngtiêuchuẩnkhác:
Tiêuđềcủathưphảiđượcghirõràngởdịngtiêuđề.
Mỗithưchỉnêncómộttiêuđềduynhất.
Vớinhữngchủđềđịihỏiphảihànhđộng,hãysửdụngchữviết
tắtPHĐchoPhảiHànhĐộng.
Vớinhữngthưchỉcầnphảiđọc,hãyghichúPĐ.
Vớinhữngthơngtinchungchung,hãyghichúởdịngtiêuđềlà
LTT(đểLấyThơngTin).

Xửlýthơngtin
Cáchtốtnhấtđểlàmviệclàlàmviệcnhưthểnhữngnhiệmvụ
đượclàmtrongmơitrườngtĩnhlặng,khơngbịquấyrầy,làmphiền.
Cóvẻđiềunàyhơikhó,nhưnghãycốđểđạtđượcđiềuđó.
ThậtcầnthiếtkhiápdụngnguntắcLàmliềntayvàoxửlýthư
điệntử,cũngnhưvớigiấytờ,thưthoại,fax,tinnhắnnhanh,vànhiều
việckhácnữa.Phầnđatrongsốnhữngvấnđềbạngặpphảikhixửlý
khốilượngthơngtinbạnnhậnđượccóthểđượcgiảiquyếtchỉbằng
cáchđơngiảnlàlàmnóliềntay.Nhưnglàmliềntaykhinàomớilà
quantrọng.


Gợiýđầutiêncủatơilàchỉnênkiểmtravàxửlýthưđiệntửhai
hoặcbalầntrongmộtngày.Nếubạncảmthấycầnphảikiểmtra
nhiềuhơnthìcũngkhơngsao.Nhưngcầnphảinhớkỹhaingun
tắc.Quyđịnhlịchtrìnhthờigianbạnsẽkiểmtrathưđiệntử,vàkhi
kiểmtra,hãyhồnthànhtấtcảcácbứcthưtheophươngphápbốn
nguntắcbêndưới.Khibạnkiểmtratrongkhoảngthờigianđã
đượclênlịchcủamình,bạnkhơngđượcphépchỉnhìn,màcầnphải
xửlýnóchotớikhihồnthànhvàlàmtrốnghịmthưđếncủabạn.
Đểbắtđầu,hãysắpxếpthờigiantrongquyểnlịchcủabạnđểxửlýsố
thưđiệntửcủabạn.Cóthểbạncầnphảiđiềuchỉnhthờigiandành
choviệcđó,vàcóthểbạncũngcầnphảiđiềuchỉnhlượngthờigian
phânbổchonó,dựatrênkinhnghiệmcủabạn.
Ngaycảkhivănhóadoanhnghiệpcủabạnucầuphảitrảlời
thườngxunhơn,cũngđừngkiểmtratừngbứcthưmộtkhinóđến.
Nếubạnđangtrongqtrìnhlàmviệcgìđó,chẳnghạnnhưđangcập
nhậtbảngtínhhayđangviếtbáocáo,hãyhồnthànhviệcbạnđang
làmdởrồisauđómớiđọcvàxửlýnhữngbứcthưgầnđây.
Đểgiúpbạnkiểmsốtđượctốthơn,hãytắttấtcảnhữngtiếng

chngbáothưmớiđi.Kíchhoạtchứcnăngtinnhắnnhanhcủabạn
mộtcáchcólựachọn.Hãysửdụnghộpthưthoại.Bạnlàngườiquyết
địnhkhinàohồnthànhviệcgì.Nhưnghãynhớ,nếubạnquyếtđịnh
phảihồnthànhviệcgìvàothờiđiểmnào,thìphảihồnthànhvào
đúngthờiđiểmđó!
Bốnnguntắc
Hãynhớkhitơinóixửlý,tơikhơngcóýnóilànhìnđốngthưđiện
tửvàquyếtđịnhxửlýchúngsau.Ýtơilàhồnthànhchúngngaylập
tức.Nếukhơngthểhồnthànhđượcngay,hãyhồnthànhtớichừng
nàocóthể,vàhãyghinhớđểtiếptụchồnthành.Nếumộtbứcthư
điệntửthểhiệnmộtcơngviệcđịihỏimộtkhốilượngthờigianlớn,
hãysắplịchchonótrongcuốnlịchcủabạn,vàhãylưugiữlạithơng
điệpcủanó.NhữngchươngtrìnhnhưMicrosoftOutlookgiúpbạn
thựchiệncơngviệcđómộtcáchđơngiảnbằngcáchnhấpchuộtvà
kéothưvàochứcnănglịchcủabạn,vàấnđịnhngày,giờ.
Bạnchỉcóthểlàmbốnviệcvớimộtbứcthưđiệntử:
1.Làmliềntay.


2.Chuyểngiaongay.Chuyểnnóchođúngngườiđểthực
hiện.
3.Hãyviếtgiấynhắcnhởbảnthântheodõinếubạnkhơngnghe
đượcphảnhồinàotrongmộtkhoảngthờigianhợplý.
4.Địnhrõngày.Nếuđólàbứcthưchỉmất30phúthoặcnhiều
hơnđểtrảlời,hãykéonóvàodanhsáchnhiệmvụhoặcvàolịchlàm
việccủabạn,vàviếtgiấynhớnhắcbạnthựchiệnnókhibạncầnphải
thựchiện.
5.Hủybỏ(hoặclưugiữ).Hãyxóathưnếubạnkhơngcầnphải
giữ.Lưugiữnónếubạncầnphảilưugiữ.
Bằngcáchthiếtlậpbốnnguntắctrêntrongqtrìnhxửlýthư

điệntử,bạnsẽpháthiệnramìnhcóthểkiểmsốttốthơnthờigian
dànhchothưđiệntử.
Tắtthơngbáo
Hầuhếtcácứngdụngđềucólựachọnthơngbáobằngâmthanh
hoặchìnhảnhkhibạnnhậnđượcmộtbứcthưđiệntử.Bạnnênhủy
kíchhoạthệthốngthơngbáođó.Bạnkhơngcầnđượcnhắcnhở
nhữngviệcmàbạnkhơngcóýđịnhlàm.Hãytắtngaynhữngthơng
báokhóchịuđó.
Thưmụcviệcchờxửlý
Tơitinrằngtấtcảmọingười,kểcảnhữngngườisửdụngchức
năngtìmkiếm,đềunêntạoramộtthưmục“việcchờxửlý”tronghộp
thưđến.Chờxửlý,theođịnhnghĩa,làviệcđịihỏimộtphảnứng
hoặcmộthànhđộngtừmộtngườinàođótrướckhibạncóthểhành
động.Bạnkhơngcầnphảithườngxunđượcnhắcnhởvềviệcbạn
khơngthểlàmđược.Thayvìđểbứcthưđótronghịmthưđếnnhư
mộtvậtnhắcnhở,hãykéonóvàothưmụcviệcchờxửlý.Nếubạn
gửiđimộtbứcthưmàbạncũngcầnphảitheodõi,bạncóthểlựa
chọnhoặcđánhdấubằngcờtronghầuhếtcácứngdụngthưđiệntử,
hoặcvàomụcthưđãgửicủabạnvàkéobứcthưđóvàothưmụcchờ
xửlý.Nếubạndựđịnhkiểmtrathưmụcviệcchờxửlýcủabạnhàng
ngày,bạnsẽcótấtcảnhữngviệcbạncầntheodõiởcùngmộtchỗ.


Càiđặtnhắcnhở
Nếutrongqtrìnhxửlýthưđiệntử,giấytờhoặcthơngtinkhác,
bạncầnphảinhắcnhởlàmmộtviệcgìđóvàomộtthờiđiểmcụthể
nàođó,tơicómộtvàinguntắccơbảnmàtơinghĩlàbạncóthểsẽ
thấyhữudụng.Đừngcàiđặtnhắcnhởchomộtnhiệmvụvàomột
thờiđiểmhoặcmộtngàybấtkỳtrongtươnglai.Bằngcáchsửdụng
chứcnăngnhắcnhởtùytiện,bạncóthểmắcsailầmtrongviệccàiđặt

nhắcnhởvàokhoảngthờigianmàbạnsẽkhơngthựchiện.Nhưvậy
làbạnsẽnhanhchóngđánhmấtmụcđíchcủachứcnăngnày.Lời
khuncủatơilàkhibạncónhiệmvụcầnphảihồnthànhvàomột
ngàyhoặcmộtgiờcụthểnàođó,hãyghinhớchongàythứSáutrước
tuầnbạndựđịnhthựchiệnnhiệmvụđó.Bằngcáchđặtnóvàongày
thứSáu,bạncóthểđánhgiánhiệmvụsovớitấtcảnhữngưutiên
dànhchotuầnkếtiếpkhibạnthựchiệncơngviệclậpkếhoạchhành
độngvàtổngkếttuần.KhinhắcnhởxuấthiệnvàongàythứSáu,bạn
cóthểquyếtđịnhthờiđiểmnàotrongtuầntớibạnmuốnhồnthành
nhiệmvụđó.BạncũngcóthểấnđịnhnótrongmụcKếhoạchtuần
hoặcấnđịnhngàybắtđầuvàkếtthúchợplý.Dùlàcáchnàothìcuối
cùngbạncũngsẽcómộtdanhsáchnhữnghoạtđộngtrongtuầntới,
baogồmnhữngnhiệmvụmàbạndựđịnhhànhđộngtrongtươnglai.
Tấtcảnhữngnhiệmvụđóđềusẽđượcxácđịnhthứtựưutiênvà
đượclậpkếhoạch,vànhiềukhảnănglàsẽđượchồnthành!

KINHNGHIỆMTHỰCTẾXỬLÝTHƯ
ĐIỆNTỬ
Mộttrongnhữngkháchhàngcủachúngtơi,GlaxoSmithKline
(trướcđâylàSmithKlineBeecham)đãrấttửtếkhichiasẻmộtvài
kinhnghiệmthơngminhtrongviệcxửlýthưđiệntửcủahọvới
chúngtơi.Tơiđãtổngkếtnhữngýtưởngcủahọvàthêmvàomộtvài
ýtưởngcủachúngtơi.Bằngcáchsửdụngnhữngýtưởngnày,bạncó
thểtránhchobảnthânkhỏibịđauđầuvàkhỏiphảithêmviệc:
Khisoạnthảomộtbứcthưđiệntử,đảmbảodịngtiêuđềphải
đượcviếtrõràng.Hãyghichúnólàđểhànhđộng,đểlấythơng
tin,đểđọchayđểlàmgìkhác.


Tựgiớihạnbảnthânlàmỗithưchỉcómộtchủđềthơi.

Hãytránhxanút“trảlờitấtcả”.
Sửdụngcácđoạnvănvàngữphápthíchhợp.
Mọingườithườngcoithưđiệntửmộtcáchtiêucựchơnsovới
mộtcuộcđiệnthoạihoặcmộtcuộcgặpmặttrựctiếp.Đểtránh
hiểulầm,hãytránhchếnhạo,châmbiếmtrongthư.
Hãysoạnthảonhữngthơngđiệptốthơn.Hãysửdụngnhữnglời
giảithích.Hãygạchchânnhữngviệcbạnmuốnnhấnmạnh.
Đừngtrảlờithưkhibạnđangcótâmtrạngkhơngtốt.
Khigửiđịachỉmộttrangwebtrongthưđiệntử,lnphảigõđầy
đủđịachỉ,baogồmcảwww.
Hãyliệtkêtấtcảnhữngngườinhậntheohànhđộngucầuvào
mục“Ngườinhận”(“To”)vànhữngngườikhácvàomục“Người
đồngnhận”(“Cc”).
Nếubạnlàmộtthànhviêntrongmộtmạngnộibộnàođó,hãy
tạomộtđườngdẫnchotàiliệuthayvìđưanóvàothưnhưmột
vậtđínhkèm.
Tránhnhữngbứcthưdài.Nếucầnphảiviếtdài,hãytạoramột
tàiliệuriêngbiệtvàđínhkèmvàothư.
Hầuhếtcácứngdụngthưđiệntửđềuchophépchữkýđầyđủ
xuấthiệnởcuốithư.Hãytạochomìnhmộtchữkýriêng.
Hãykíchhoạtchứcnăngkiểmtralỗichínhtảtựđộngđểthưgửi
đikhơngcólỗi.
Nếubạnthấymìnhviếtvàtrảlờithưvớicùngmộtđoạnvănbản,
hãytạothànhmộtmẫutrongMicrosoftWord,sauđócắtvàdán
đoạnvănbảnđóđểtiếtkiệmthờigian.
Khigửimộtbứcthưđểlấythơngtin(LTT)chomộtngườikhác,
hãythêmmộtphầntómlượcởđầunóichongườiđóbiếthọcó


thểtìmthấyđiềugìtrongbứcthưđểhọkhơngcầnphảiđọctồn

bộbứcthư.
Hãylậpdanhsáchngườinhậntrongsổđịachỉcủabạnđểđơn
giảnhóaqtrìnhgửithư.
Tránhgửinhữngbứcthưkhơngcóliênquantớicơngviệc.
Nếubạnnhậnđượcmộttàiliệuđínhkèmtrongmộtbứcthưmà
bạncầnphảigiữ,hãylưunóvàoổcứnghoặcổmáychủcủabạn.
Nhưmộthệquảcủaviệctồncầuhóa,tốtnhấtlàhãytránhsử
dụngnhữngtừviếttắt,từcấutạobằngnhữngchữđầucủamột
nhómtừhaybiệtngữđối
vớitiếngAnh.
Nếuchỉnhsửahoặcthêmthắtvàotàiliệuthưđiệntửhiệncó,hãy
viếtnhữngchỉnhsửađóbằngchữmàuđểngườinhậncóthểthấy
rõràng.
Nếuthơngđiệptrongthưđiệntửlàtinxấu,đừnggửinó.Thay
vàođó,hãygọiđiệnthoạihoặctiếnhànhmộtcuộchọp.
Thơngthuộcchínhsáchlưugiữthưđiệntửcủacơngtybạn.Hãy
tnthủnhữngnguntắcvàluậtlệdocơngtybạnđặtra.

THỰCHÀNHCHƯƠNG6
1. Nếubạnvẫnchưahồnthành,hãyhồnthànhcơngviệc“thanh
lọc”hịmthưđiệntửcủabạn,ápdụngBốnnguntắcchotới
khinóhồntồntrốngtrơn.Hãyhìnhthànhhệthốngthưmục
đểtấtcảnhữngbứcthưđiệntửquantrọngcủabạnđềuđượcsắp
xếpsaukhiđãđượctrảlời.
2. Hãyxửlýthưđiệntửvàonhữngkhoảngthờigiannhấtđịnh
trongngày.Vớihầuhếtmọingười,haihoặcbalầntrongmột
ngàylànhiềuhơnmứccầnthiết.Khibạnkiểmtranótrong
khoảngthờigianđãđượclênlịchcủabạn,đừngchỉnhìnmàhãy
xửlýtừngbứcmộtchotớikhibạnhồnthànhvàdọnsạchhịm

thưđếncủabạn.Đểbắtđầu,hãysắpxếpthờigiantrongquyển
lịchcủabạnđểxửlýthưđiệntử.Bạncóthểcầnphảiđiềuchỉnh
sốlầndànhchonó,cũngcóthểbạncầnđiềuchỉnhlượngthời
gianbạnphânđịnhchonó,tùythuộcvàokinhnghiệmcủabạn.
3. Hãytắtthơngbáovàcảnhbáothưđiệntử.Kíchhoạtchứcnăng
tinnhắnnhanhcủabạnmộtcáchcólựachọn.Hãysửdụnghộp
thưthoại.Bạnquyếtđịnhcầnhồnthànhviệcgìvàkhinào.
Nhưnghãynhớ,nếubạnquyếtđịnhviệcgìcầnhồnthànhvào
thờiđiểmcụthểnàođó,thìphảihồnthànhviệcđóvàođúng
thờiđiểmđó!
4. Hãylựachọnkhinàonêngửimộtbứcthư.Nếubạnmuốngiảm
sốlượngthưđiệntửbạnnhậnđược,hãygiảmsốthưđiệntửbạn
gửiđi.
5. Hãyhọccáchsửdụngchứcnăngđặtquytắcchoứngdụngthư
điệntửcủabạn,vàkhơngchỉđặtquytắcchothưrác.Hãysử
dụngchứcnăngđóđểcủngcốviệcxửlýnhómthưđiệntử,điện
thoại,giấytờ,…Hãynhớmáytínhlàmộtchuỗikýtự.Khithiết
lậpmộtquytắc,phảinhớcẩnthậnvàviếtchínhxáctừtạoquy
tắc.
6. Hãytìmkiếmtrongcácứngdụngbổsunghỗtrợchươngtrình
thưđiệntửcủabạnnhữngtínhnănggiúpchoviệcsànglọc,tìm
kiếmvàsắpxếpthơngtincủabạntrởnêndễquảnlýhơn.
7. Khibạncónhữngnhiệmvụcầnhồnthànhvàomộtngàyhoặc
mộtgiờcụthểnàođó,hãyđặtnhắcnhởvàongàythứSáutrước
tuầnbạnđịnhthựchiệnnhiệmvụ.Bằngcáchđó,bạncóthểđánh
giánhiệmvụsovớitấtcảnhữngưutiênbạnđịnhdànhchotuần
kếtiếpkhibạnthựchiệnlậpkếhoạchvàtổngkếttuần.
8. Lầnlượttừngbướcmột,hãyxemlại“Kinhnghiệmthựctếkhixử
lýthưđiệntử”đểbiếtnhữngcáchcảithiệnqtrìnhxửlýthư

điệntửcủabạn.


CHƯƠNG7
Theođuổivàhồnthành
Khibạnhiểuđượcýnghĩasâuxa
củatừthànhcơng,bạnsẽpháthiệnra
nóchỉđơngiảnlàhồnthành.
―F.W.Nichol

TĨMLƯỢCCHƯƠNG7
Trongchươngnày,bạnsẽhọcđượccách:
Kiêntrì;kiêntrìlàyếutốquantrọngnhấtcủathànhcơngtrong
cơngviệcvàcuộcsống.
Đặtcáchệthốngvàođúngchỗđểgiúpbạnnhớđượccácchitiết.
Sửdụnglịchvàcáccơngcụkhácđểtheođuổivàhồnthành.
Tậpủyquyềnhiệuquả.Pháttriểnkhơnggiớihạnchỉcóthểxảy
rakhicósựhỗtrợcủangườikhác.

Lậpkếhoạchđemđếnsựrõràng,vàvớisựrõràng,bạncóthể
hànhđộng.Bằnghànhđộng,bạnđãđiđượcnửađường.Nhưngviệc
bạnthànhcơngvàhiệuquảđếnđâulạiphụthuộcchủyếuvàomức
độgắnkếtcủabạnvớiđiềubạnđangcốhồnthành.Bạnsẽphảiđối
mặtvớihaitrởngạilớn:bảnthânbạn–bạncólàmviệchướngtới
mộtmụctiêu,vượtquanhữngtháchthức,nhữngbướclùi,những
thấtbạivànhữngthấtvọngchotớikhibạnđạtđượcmụctiêuđó
khơng;vànhữngngườikhác–việckhiếnngườikháclàmviệcbạn
muốnhọlàmhiệuquảđếnđâu?Đểthànhcơng,bạncầnkiêntrì,và
cầnmộthệthốnggiúpbạncủngcốsựkiêntrìđó.Maymắnlàviệc
nàycóthểdễdànghồnthànhhơnsovớibạntưởngtượngbanđầu.

Hãyđểtơinóichobạnbiếtbímậtđãdẫntơitớimục


tiêucủamình:Sứcmạnhcủatơichủyếunằmởsựdẻodai,
kiêntrì.
―LouisPasteur

KIÊNTRÌ
Khitơinóigắnliềnvớinó,ýtơilàhồntồntheonghĩađencủa
nó.Việcđượchồnthành,mụctiêu,mụcđíchđạtđượcphầnlớnlàvì
ngườimuốnchúngsởhữutính-bám-dínhđểbuộcchúngphảixảyra.
CalvinCoolidge,tổngthốngthứ30củaHoaKỳ,đãnói:
Khơnggìtrênthếgiớicóthểthaythếđượcsựkiêntrì.Tài
năngkhơng;chẳngthiếugìnhữngngườitàinăngnhưng
khơngthànhcơng.Thiêntàicũngkhơng;thiêntàikhơngđược
tặngthưởnglàcâucửamiệng.Giáodụccũngkhơng;thếgiới
đầyrẫynhữngngườivơdanhcógiáodục.Kiêntrìvàquyết
tâmlàhaithứquyềnnăngnhất.
Trảinghiệmcủabạnsẽnóivớibạnlàđiềunàyđúng.Mọiviệcxảy
ravìbạnkhiếnchúngxảyra,và/hoặc(bạn)kiêntrìchotớikhichúng
xảyra.Quanhệgiữaviệclậpkếhoạchvớisựkiêntrìđượctổngkếtrõ
nhấttrongtríchdẫncủaNapoleonHilltrongcuốnThinkandGrow
Rich.Ơngđãnói:
Phầnlớnmọingườithấtbạivìhọthiếukiêntrìtrongviệctạo
ranhữngkếhoạchmớiđểthaythếnhữngkếhoạchđãthất
bại.
Đâylànềntảngcơbảncủaqtrìnhlàmviệc.Phảibiếtđiềubạn
muốn.Phảilậpkếhoạchđểđạtđượcnó.Phảihànhđộngtheokế
hoạch.Phảitheođuổichođếnkhinóxảyra,hoặcpháttriểnnhữngkế
hoạchmớiđểnóxảyra.Theođuổihếtkếhoạchmớinàytớikếhoạch

mớikhácchotớikhiđạtđượcđiềubạnmuốn.Bạnlàmtốtnhưthế
nàophụthuộcvàoviệcbạntổchứcsắpxếptốtrasao.
BằngcáchtntheocácbướccủaPEP,bạnsẽtrởthànhmột


ngườicóđịnhhướnghànhđộng.Bạnđãsắpxếpkhơnggianlàmviệc
củabạn,vàbạnđãcónhữnghệthốngởđúngchỗđểgiữnótheocách
đó.Bạnbiếtcáchđặtcácmụctiêuvàlậpkếhoạchđểđạtđượcnhững
mụctiêuđó.Nhữngnguntắcnàycũngcóthểápdụngđểbạncóthể
theođuổivàhồnthành.
Khichúngtakiêntrìtheođuổithìmọiviệctrởnêndễ
dànghơn–khơngphảibảnchấtcủamọiviệcđãthayđổi,
màkhảnăngcủachúngtađãđượctăngcường.
―RalphWaldoEmerson

KIÊNTRÌ–TẬPCHOMÌNHTHĨI
QUENLÀMNHỮNGĐIỀUKHƠNG
THÍCHLÀM
Kiêntrìlàhệquảtrựctiếpcủathóiquen.
Tâmtríhấpthụvàtrởthànhmộtphầncủanhữngkinh
nghiệmhàngngàymànónidưỡng.
―NapoleonHill
Tơilàmộtngườichạybộ.Tơiđãchạyđượchơn20nămrồi.Tơi
cómộtlịchtrình.Tơithứcdậyvàobuổisángvàtơimặcquầnáothể
thaovào.Tơirakhỏinhàvàchạychotớikhitơitỉnhhẳnvàquayvề
nhà!Gầnnhưkhơngcóngoạilệ,ngàynàotơicũngchạy.Tạisao?Vì
tơithấyviệcchạyrấtkhó!Thậmchílàsau20năm.Tấtnhiên,tơi
thíchchạy–khiđãchạyxong!Nếubênngồitrờimưahoặclạnh,tơi
sẽtựhỏi:“Mìnhcóthíchchạykhơng?”Cólẽtơikhơngthích.Vậylà
tơikhơngchomìnhlựachọn.Tơisửdụnglịchtrìnhvàthóiquencủa

mìnhđểvượtquabấtcứxuhướngnàomàtơicóthểkhơngthựchiện
nó.
Thóiquentốtlàchìakhóacủamọithànhcơng.
―Mandino,TácgiảcuốnsáchNgườibánhàngvĩđạinhất
trênthếgiới(TheGreatestSalesmanintheWorld)


Tơithấythậtthúvịkhipháthiệnranhữngngườixuấthiệnở
phịngtậpthểdụcngàynàocũngđếnvàođúngmộtgiờ,đềunhư
vịngquayđồnghồvậy.Tậpthểhìnhvớihọcũngkhơngdễdànghơn
sovớinhữngngườikhác.Tơibiếtvìtơithườngnghethấyhọnóikhi
tập:“Việcnàychẳngbaogiờtrởnêndễdànghơn!”Họcómộtlịch
trình–cùngmộtthờiđiểm,cùngmộtchỗvàrấtnhiềubàitập.Đây
chínhxáclàđiềubạnmuốnnếubạnđangnỗlựctậpthểdục!
Bíquyếtcủanhữngngườithànhcơngnằmởchỗ
ngườiđóđãhìnhthànhđượcthóiquenlàmnhữngviệc
mànhữngkẻthấtbạikhơngthíchlàm.
―AlbertE.N.GraytácgiảbàibáoMẫusốchungcủathành
cơng(TheCommonDenominatorofSuccess)
Việchìnhthànhcácthóiquenvàlịchtrìnhgiúpbạncủngcốtính
kiêntrì.Tơiquantâmtớithểdụcvìnhiềungườitrongchúngtathích
tậpthểdụcthườngxun.Chúngtathíchkếtquả,nhưnglạithấykhó
cóthểbắtđầuhayduytrì.
Trongbàidiễnthuyếtđầycảmhứngcủamìnhchocáchãngbảo
hiểmnăm1940,sauđóinthànhbàibáoMẫusốchungcủathành
cơng,AlbertGrayđãnói:
Cólẽbạnđãnảnlịngbởicảmgiácbạnkhơngthíchmộtsố
tínhcáchcủachínhmình,điềumàngườithànhcơngthường
khơngbịảnhhưởng.Cólẽbạnđãtựhỏitạisaonhữngnhàsản
xuấtlớnnhấtlạithíchlàmnhữngviệcmàbạnkhơngthích

làm.
Họkhơngthích!Vàtơinghĩđâylànhậnđịnhmangtính
khuyếnkhíchnhấtmàtơitừngchiasẻvớimộtnhómngười
bánbảohiểmnhânthọ.
Nhưngnếuhọkhơngthíchlàmnhữngviệcnàythìtạisaohọ
lạilàm?Vìbằngcáchlàmnhữngviệchọkhơngthíchlàm,họ
cóthểhồnthànhnhữngviệchọmuốnhồnthành.Người
thànhcơngbịảnhhưởngbởikhaokhátđạtđượcnhữngkết
quảđemlạisựhàilịng.Ngườithấtbạibịảnhhưởngbởi
nhữngphươngphápđemlạisựhàilịngvàcóxuhướnghài


lịngvớinhữngkếtquảđạtđượcbằngcáchlàmnhữngviệchọ
thíchlàm.
Mỗithànhcơngnhỏđạtđượcđềuphảithơngquathóiquen.
Conngườihìnhthànhthóiquenvàthóiquenhìnhthànhtương
lai.Nếubạnkhơngchủđịnhtạolậpthóiquentốt,thìbạnsẽ
hìnhthànhnhữngthóiquenxấumộtcáchvơthức.Bạnlàcon
ngườihiệntạicủabạnvìbạnđãhìnhthànhthóiquentrở
thànhconngườiđó,vàcáchduynhấtđểbạncóthểthayđổi
đượcđiềuđólàthơngquathóiquen.
Vậynên,bímậtlàhìnhthànhnhữngthóiquentốt.Hãytạolập
mộtlịchtrình,vànósẽhìnhthànhmộtthóiquen.Thóiquengiúpviệc
kiêntrìtrởnêndễdànghơn.
Chỉcómộtthóiquenmớicóthểxóabỏđượcmộtthói
quen.
-Ogmandino


Hình7.1.Chúngtacótrínhớtruycậpngẫunhiêngiớihạn

QNVIỆCPHẢINHỚ
Hầuhếtnhữngngườitơinóichuyệnđềutựhào,ởmộtchừng
mựcnàođóvềkhảnăngnhớ“mọiviệc”họcầnphảihồnthành.Đó
làmộttrịchơitinhthầnmàhọthamgia.Dùmộtlúcnàođó,điềunày
cóthểkhơngsao,nhưngnhịpđộcơngviệcvàcuộcsốnghiệnnayđã
giatăng,khốilượnghoạtđộngmàchúngtaphảithựchiệncũngtăng
nhiềutớimứckhócóthểtrơngchờgiữđược1.000việccầnlàmtrong
đầu.
Tơikhơngtinlàbạnthựcsựmuốncủngcốkhảnăngnhớhàng
trămchitiếttạonêncơngviệcnàycủabạn.Nhữngnhàquảnlývà
nhữngngườiđiềuhànhlạiquantâmhơntớiviệcqntấtcảnhững
việchọcầnphảilàm.Đúng,tơivừamớinhắctớitừqn.Điềumọi
ngườicầnlàmộthệthốngđúngđắn,đặtđúngvịtrí,chophéphọnhớ
chitiếtnàykhi,vàchỉkhi,họcầnphảinhớ.
Nghecóvẻđiênkhùng,phảikhơng?Khơnghẳn.
NgườitanóirằngAlbertEinsteinkhơngthểđọcđượcsốđiện
thoạicủachínhmình.Khiđượchỏitạisao,ơngthườngtrảlờilà:“Tại
saotơilạiphảinhớchứ?Lúcnàotơicũngcóthểtìmthấynótrong
danhbạcơmà.”

SỰÁMẢNHVÀTHỜIGIAN
Bạncóbaogiờđểýlàlầnđầubạnláixetớimộtnơixalạsẽlâu
hơnlầnthứhaihoặclầnthứbakhơng?Cóbaogiờbạnthắcmắctại
saokhơng?Lầnđầutiênbạnláixetớinơinàođóbạnthườngcảnh
giácxembạnđangởđâuvàbạnsẽđiđâu.Bạncịnmảitìmkiếmcác
cộtmốcchỉđường.“Badãynhàquacửahàngbánthuốctrênđường
Hilton”buộcbạnphảiđểmắttìmkiếmcửahàngbánthuốcvàđếm
nhữngdãynhà.Khibạnđãđếnđóvàilần,bạncóthểláixemàgần
nhưkhơngđểýtớinhữngcộtmốcquenthuộc.Bạnbướcvàoơtơvà

điềutiếptheobạnbiếtlàbạnđãởđó!Cảmgiácvềthờigiankhơng
liênquangìtớiviệcbạnláinhanhthếnàomàliênquannhiềuhơntới


nơibạnhướngsựtậptrungcủamìnhvào.Bấtcứngườiláixenào
ngàyhơmnaycũngcóthểđồngývớibạnlàcóqnhiềungườiđang
láixetrongthếgiớitinhthầncủariênghọ.Họbịámảnh.
Khibạnbịámảnh,bạnsẽthấythờigianvùnvụttrơiđi.Bạnsẽcó
kinhnghiệmbắtđầumộtngàylàmviệcchỉđểpháthiệnrađãđếngiờ
ăntrưa,bạnbănkhoănkhơngbiếtbuổisángcủabạnđãđiđâumất,
vàbạnđãhồnthànhđượcviệcgì.Thơngthường,ngunnhâncủa
sựámảnhnàylànỗlựchiểuvàduytrìhàngnghìnviệcchúngtacần
phảihồnthành.Đólàhệquảcủaqtrìnhlậpkếhoạchkém.Đólà
nỗlựcghinhớ,bằngtinhthần,tấtcảnhữngviệcchúngtacầnphải
theodõivàthựchiện.
Tơitinrằngviệcámảnhthườngxun,vớitấtcảnhữngviệc
chúngtaphảilàmlàviệcngốnthờigianvànănglượngnhiềunhất,là
ràocảnlớnnhấtđốivớihiệusuấtcánhân,vàlàđiềumàtấtcảchúng
tađềucóthểlàmgìđóđểchúngtacóthểkiểmsốtđượcthờigian,
cơngviệcvàcảcuộcsốngcủachúngta.
Bấtcứkhoảnhkhắcnàobạnbậnrộn,bạnbịámảnhthì
đócũngchínhlàkhoảnhkhắcbạnkhơngrảnhrỗiđểquản
lýthờigiancủamình.
―JamesMcCay,TácgiảcuốnsáchQuảnlýthờigian(The
Management)

TỔCHỨC,SẮPXẾPCÁCHỆTHỐNG
THEODÕIHIỆUQUẢ
Khitơiđếnbànlàmviệccủamộtngườinàođó,tơithườngthấy
nó“ngậpngụa”nhữngtờnhắcnhởviệccầnlàm,dướidạngnhữngtờ

giấynhớdánkhắpmànhìnhmáytínhvàởkhắpcácbềmặtcóthể
hìnhdungrađược.NgaycảkhibạncóthóiquenLàmliềntay,thìvẫn
cịnrấtnhiềuviệcbạnkhơngthểhồnthànhvàothờiđiểmđóvìlýdo
nàyhoặclýdokhác.Cũngdễhiểukhimọingườiđểlạinhữngtờgiấy
nhắcviệcchomình.
Tuynhiên,việcdánnhữngtờgiấynhớchìnhìnhtrướcmắtbạn


khơngđồngnghĩavớiviệcbạnsẽlàmviệctậptrung,chuntâmvà
hiệuquả.Nếunhữngmẩugiấynhớnhỏbénàykéodàiqlâuthì
cuốicùngngườitasẽđuimùtrướcnó.Thườngxunnhìntấtcả
nhữngtờgiấynhớnàyvàliêntụcquyếtđịnhkhơnglàmbấtcứviệcgì
trongsốđóchỉcủngcốthóiquenKhơnglàmliềntaymàthơi.
Nhữngcơngcụđơngiảnvàdễdàngởđúngchỗtạođiềukiệncho
bạnvượtquanhữngvấnđềnàyvàchuyểnsangcơngviệcquantrọng
nhấtcủabạn.
Theodõigiấytờ
Vìgiấytờthườngrấtnhiềuvàlàmộttrongnhữngđiềugâyphiền
hàlớnnhất,nênchúngtahãybắtđầubằngcáchthảoluậnsẽxửlý
giấytờnhưthếnào.Bạnbiếtcóthểdọndẹpgiấytờrakhỏibànlàm
việccủamìnhvà“chuyểntiếp”sangmộtthờiđiểmthíchhợpđểxửlý
chúng.Bạncóthểlàmviệcnàyvớihệthốnghồsơghinhớgiúpbạn
sắplịchchocácviệctheotừngngàytrongtháng(từngày1tớingày
31),hoặctheotháng(từthángMộttớithángMườihai)tùytheongày
đếnhạn.
Nhưchúngtađãthảoluậntrongchương3,chỉcầntạomộtmẩu
giấynhớđơngiảnchochínhbạntrongquyểnlịch,sauđóhãydành
thờigianđểlàmviệcđó.Hãyđặttờgiấynhớ–mẩugiấybạnthựcsự
làmviệc–vàohệthốnghồsơghinhớvàođúngngàybạnđãsắpxếp
tronglịchcủamình,đểnósẽxuấthiệnvàođúngngàybạnđãđịnh

sẵnchonó.Hãyđặtnhữnggiấytờphảichờthơngtin,ýkiếnbổsung
củangườikhácvàohệthốngghinhớ.Chẳnghạn,nếubạngửithư
chomộtkháchhàngvàhivọngsẽnhậnđượcphảnhồitrongvịng
mộttuần,hãyđặtmộtbảnsaocủabứcthưđóvàohệthốngghinhớ
củabạn.Saumộttuần,bảnsaobứcthưcủabạnsẽhiệnra,nhắcbạn
nhớliênlạclạivớikháchhàngđóđểtheodõisátsaohơn.Nếunhận
đượcphảnhồi,phảnhồiđósẽchobạnbiếtbướctiếptheocầnlàmlà
gì.Dùthếnàothìtờgiấynhớcũngnhắcbạntheodõivàhồnthành
cơngviệc.
Mộtơngchủthơngminhvàthànhcơngđiềuhànhmộtngânhàng
cỡtrungcũngsửdụnghệthốngnày.Ơngcómộthệthốngghinhớ
đượcđánhsốtừ1đến31vàtừ1đến12.Ơngsửdụngcơngcụtheodõi
nàyđểghilạitồnbộhoạtđộngcủangânhàng.Ơngcóthểấnđịnh
nhiệmvụvàcơngviệcchomọingườihoặcviếtlạinhữngviệccần


hồnthànhvàsửdụnghệthốngghinhớđểướclượngkhinàoơng
nghĩmộtnhiệmvụhoặcmộtdựáncóthểđượchồnthànhmộtcách
hợplývàhiệuquả.Khigiấyghinhớxuấthiệnvàomộtngàytrong
tươnglai,ơngtheodõivàhồnthành.
Nhữngviệctuyệtvờiđượchồnthành,khơngphảibởi
sứcmạnh,màbởisựkiêntrì.
―SamuelJohnson
Sổghichép
Tậphợptấtcảnhữngnhiệmvụnhỏbạncầnlàmtrongmộtcuốn
sổgiúpbạnloạibỏnhữngmẩugiấyghichúvứtbừabãitrênbànlàm
việccủamình.Mộtcuốnsổghichéptrởthànhcơngcụnhắcnhởhiệu
quảđốivớinhữngviệckhơngtênvốnlàmộtphầnviệctấtyếutrong
ngàycủamọingười.Bạncóthểsửdụngnókhibạnđộtnhiênnhớra
mộtviệcgìđómàbạncầnlàmvàmuốncómộtchỗđểviếtlạiviệcđó.

Đồngnghiệpcóthểtạtquavàbảobạnkiểmtramộtviệcgìđó,rồisẽ
quaylạihỏisau,sổghichéplànơibạncóthểviếtlạiucầuđóvàlà
phươngtiệnđểbạntiệntheodõi.
Tơikhunbạnnêndùngmộtcuốnsổghichépcókíchthướctừ
15đến25cm.Hãysửdụngmộtcuốnsổghimhoặckhâu,đừngsử
dụngsổgáyđóng,đểcóthểdễdàngxécáctranggiấy.Trongcuốnsổ
đó,hãyduytrìnhậtkýcáchoạtđộngtheothờigian.Bạnnênghingày
chomỗimụctrongsổ.Viếtchữto,vàkẻnhữngđườngthẳngrõràng
giữacácmục,đểbạncóthểdễdàngphânbiệtcácnhiệmvụ.Khibạn
hồnthànhmộtnhiệmvụ,hãygạchchéovàonhiệmvụđó(xemHình
7.2).Điềuđógiúpbạnnắmđượcviệcgìđãđượchồnthànhvàviệc
gìvẫncịntồnđọng.


Hình7.2.Cácmụcghichéptrongmộtcuốnsổghichépmẫu
Mộtnhàquảnlýđiềuhànhtồnbộmộtdoanhnghiệpcũngsử
dụngcơngcụnày.Mọiviệcơngtacầnnhớđềuđượcghilạitrongsổ
ghichépcánhân.Điđâuơngcũngmangtheocuốnsổđó.
Sửdụngsổghichépđểtổchức,sắpxếpvàghinhớnhữngviệc
cầnlàmcóthểlàmộtcơngcụhiệuquả,đặcbiệtlàđốivớinhững
ngườilàmthưký.Trênthựctế,gầnnhưtấtcảnhữngthưkýchun
nghiệptơiđãlàmviệccũngđềucómộtcuốnsổghichépkiểunày.
Chotớikhibạnthànhthạovớiviệcviếtlạimọithứtrongcuốnsổ
đó,tơikhunbạnhãylnđểnómởsẵntrênbànlàmviệccủamình.
Nếukhơngbạnsẽlấybấtcứthứgìgầnnhấtđểviếtvàbạnsẽkhơng