Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (613.09 KB, 24 trang )
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
BÀI 6
HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH
BÁN HÀNG
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của mơn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học
Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn,
chương I, tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông.
2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems- International
Edition. NXB Prentice Hall 2012.
3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,
NXB Wiley.
4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th
edition, NXB Thomson South Western.
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Bài này tập trung giới thiệu hệ thống thông tin kế tốn chu trình bán hàng. Bài này giới
thiệu quy trình thơng tin của chu trình bán hàng, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp
kiểm sốt thơng tin thuộc chu trình.
Mục tiêu
Sau khi học xong bài này, sinh viên có thể:
Hiểu biết cơ bản về các chức năng nghiệp vụ đặc thù và cơ chế vận động của các dịng
dữ liệu nghiệp vụ của chu trình bán hàng.
Có kĩ năng xây dựng các mơ hình chức năng nghiệp vụ và mơ hình luồng dữ liệu trong
chu trình bán hàng.
Hiểu biết về những nguy cơ tiềm ẩn và cách kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn
trong chu trình bán hàng.
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
77
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
Tình huống dẫn nhập
Hệ thống thu tiền hàng của công ty Đại Liên được mô tả như sau:
Các khoản thanh toán của khách hàng bao gồm tiền mặt thu trực tiếp ở thời điểm bán hàng,
khoản tiền nhận được qua bưu điện và séc từ các khoản thanh toán đến hạn. Cuối mỗi ngày, thủ
quỹ chứng thực tất cả các séc, lập bảng kê cho cả séc và tiền mặt, rồi nộp vào ngân hàng. Các
bảng kê tiền gửi được dùng để cập nhật dữ liệu khoản phải thu cuối ngày. Bảng kê tiền gửi được
lưu theo trình tự thời gian.
Hàng tuần, trên cơ sở sổ cái khoản phải thu, kế toán viên lập báo cáo thu tiền và báo cáo các
khoản nợ phải thu đến hạn. Báo cáo thu tiền được gửi cho Kế toán trưởng và Giám đốc. Bản sao
của báo cáo các khoản nợ đến hạn được gửi cho bộ phận thu nợ.
Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hệ thống trên.
78
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
6.1.
Khái quát chung về chu trình bán hàng
Chu trình bán hàng bao gồm các hoạt động liên quan đến doanh thu và theo dõi
công nợ phải thu của khách. Các hoạt động cụ thể của chu trình này bao gồm: nhận và
xử lí đơn đặt hàng của khách hàng, giao hàng cho khách, lập hoá đơn doanh thu và
theo dõi cơng nợ phải thu.
6.1.1.
Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng và các chu trình nghiệp vụ khác
Chu trình bán hàng có quan hệ nghiệp vụ và tương tác với các thực thể ngoài là (1)
khách hàng, (2) ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng), (3) Bộ phận quản lý
bán hàng.
o Thực thể khách hàng:
Là nguồn nơi phát sinh các đơn đặt hàng, thực hiện thanh tốn tiền hàng
cho doanh nghiệp.
Là đích đến của các tài liệu nghiệp vụ như phiếu xuất kho, phiếu giao hàng,
hóa đơn bán hàng hay phiếu thu tiền; là nơi nhận hàng hóa và dịch vụ.
o Thực thể ngân hàng:
Thực hiện thanh toán qua ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng.
o
Bộ phận quản lý bán hàng:
Là nơi đưa ra các yêu cầu thông tin phục vụ nhu cầu quản lý doanh thu.
Là nơi nhận các báo cáo doanh thu.
Hình 6.1 mơ tả mối quan hệ về mặt dữ liệu giữa các chu trình nghiệp vụ trong
doanh nghiệp.
Các sự kiện kinh tế
Các giao dịch
Chu trình
bán hàng
Chu trình
sản xuất
Chu trình
chi phí
Chu trình
tài chính
Chu trình
báo cáo
tài chính
Báo cáo tài chính
Hình 6.1: Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thơng tin kế toán và mối quan hệ về mặt dữ liệu
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
79
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
Chu trình bán hàng có mối quan hệ mật thiết về mặt dữ liệu với một số chu trình
nghiệp vụ sau đây:
o
o
o
Quan hệ với chu trình chi phí. Tiếp nhận yêu cầu mua sắm nguyên vật liệu,
hàng hóa dịch vụ đầu vào để đáp ứng đơn hàng đã được chấp nhận trong chu
trình bán hàng.
Quan hệ với chu trình sản xuất. Lên kế hoạch sản xuất đáp ứng đơn hàng đã
được chấp nhận trong chu trình bán hàng.
Quan hệ với chu trình báo cáo tài chính. Dữ liệu phản ánh các giao dịch thực
hiện trong chu trình bán hàng sẽ được chuyển và xử lý tiếp theo bởi chu trình
báo cáo tài chính.
Để kiểm sốt và quản lý được các chu trình nghiệp vụ kế tốn, trong đó có chu trình
bán hàng, chúng ta thực hiện mơ tả các chu trình bằng các cơng cụ mơ hình hóa trực
quan khác nhau để có được những góc nhìn khác nhau về cùng một hệ thống. Phần nội
dung sau đây mơ tả chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ và góc độ
dịng dữ liệu.
6.1.2.
Chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ
Cũng như các chu trình kế tốn khác, chu trình bán hàng bao gồm nhiều chức năng
nghiệp vụ, trong đó mỗi chức năng nghiệp vụ là một hoạt động hay một hoạt động
được thực hiện thường kì, theo một phương thức định sẵn, nhằm thực hiện một phần
nhiệm vụ của tổ chức. Để mơ tả các chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng,
chúng ta sử dụng sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagram) với các kí
pháp hình chữ nhật tổ chức theo cấu trúc phân cấp, trong đó mỗi hình chữ nhật mơ tả
một chức năng nghiệp vụ (hình 6.2). Việc phân rã các chức năng nghiệp vụ sẽ được
thực hiện cho tới khi đạt dược chức năng con tương ứng với một xử lý trên máy tính.
Chu trình bán hàng gồm năm chức năng chính:
(1) Xử lý đơn hàng;
(2) Cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
(3) Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ;
(4) Thu tiền;
(5) Báo cáo doanh thu.
Mỗi chức năng chính được phân rã thành những chức năng con ở mức chi tiết hơn. Cụ
thể, chức năng Xử lý đơn hàng có ba chức năng con là Kiểm tra hàng hóa, Kiểm tra
khách hàng và Thơng báo kết quả. Chức năng Cung cấp hàng hóa, dịch vụ gồm hai
chức năng con là Xuất kho và Giao hàng. Chức năng Lập hóa đơn và theo dõi công nợ
gồm ba chức năng con là Đối chiếu xác nhận, Lập hóa đơn bán hàng, và Theo dõi
cơng nợ. Chức năng Thu tiền gồm ba chức năng con là Lựa chọn thanh toán, Lập
chứng từ thu, và Xác nhận thu tiền. Chức năng Báo cáo doanh thu gồm ba chức năng
con là Trích xuất dữ liệu, Tính tốn xử lý, và Lên báo cáo doanh thu.
80
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
Hình 6.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng (BFD – Business Function Diagram)
6.1.3.
Chu trình bán hàng dưới góc độ xử lý thơng tin
Xử lý thơng tin là q trình xử lý các kiểu dữ liệu khác nhau (kiểu số, kí tự, hình
ảnh…) nhằm tạo ra các sản phẩm thông tin cho người sử dụng. Dưới góc độ xử lý
thơng tin, chu trình bán hàng là một hệ thống các hoạt động với các yếu tố đầu vào
điển hình là các chứng từ kế tốn, phản ánh các giao dịch liên quan đến bán hàng (đơn
đặt hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng…) và các yếu tố đầu ra là những báo cáo
liên quan đến tài chính, thanh tốn của khách hàng, nợ xấu, dự báo dịng tiền, báo cáo
phân tích doanh thu (hình 6.3).
Báo cáo doanh thu,
báo cáo tài chính
Chứng từ bán hàng
QUẢN LÝ DOANH THU
Hình 6.3 Hệ thống xử lý giao dịch trong chu trình bán hàng
Sau đây là mơ tả chi tiết các yếu tố vào/ ra của hệ thống xử lý giao dịch trong chu
trình bán hàng.
Đầu vào (input)
Khi có khách đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ thực hiện kiểm tra tồn kho hàng hóa
và tình trạng cơng nợ khách hàng. Đối với các đơn hàng được chấp nhận, một lệnh
bán hàng sẽ được lập thành nhiều liên để gửi tới các bộ phận sau đây: Bộ phận
Cung cấp hàng hóa, bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi cơng nợ. Bộ phận
Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ sẽ sử dụng lệnh bán hàng này để lập
hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng ghi nhận chi tiết hàng hóa, đơn giá và các
điều khoản thanh toán, nội dung bán hàng đã thực hiện với khách hàng. Bộ phận
Thu tiền sử dụng Lệnh bán hàng.
Bên cạnh đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng, đầu vào của chu trình
bán hàng cịn có phiếu giao hàng. Khi xuất kho hàng hóa để giao cho khách, bộ
phận kho sẽ lập một chứng từ xuất (phiếu giao hàng). Chứng từ này được lập
thành nhiều liên, trong đó có 1 liên có thể được gửi kèm theo hàng hóa giao cho
khách, 1 liên chuyển cho bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở thu tiền của
khách hàng.
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
81
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
Doanh nghiệp sử dụng dữ liệu thu thập được về khách hàng và các giao dịch bán
hàng để cải tiến hoạt động chăm sóc khách hàng. Bằng việc sử dụng phần mềm
quản trị quan hệ khách hàng, doanh nghiệp sẽ thu thập, lưu trữ và sử dụng các dữ
liệu bán hàng để cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng và củng cố lòng trung thành
của khách hàng.
Đầu ra (Output)
Xử lý các giao dịch bán hàng tạo ra nhiều sản phẩm thông tin đầu ra. Hệ thống
thông tin kế toán sẽ sử dụng một số đầu ra này để tạo các báo cáo kế tốn phục vụ
cơng chúng (như báo cáo tài chính) cũng như các báo cáo nội bộ (báo cáo quản
lý). Các báo cáo quản trị khá đa dạng về thể loại, chứa thông tin hỗ trợ quá trình ra
quyết định.
Một trong số sản phẩm đầu ra của là báo cáo thu tiền khách hàng. Báo cáo này
tổng hợp các hóa đơn bán hàng của một khách hàng cụ thể và liệt kê tổng số tiền
mà khách hàng cịn nợ.
Các báo cáo khác của chu trình bán hàng gồm có báo cáo cơng nợ theo hạn thanh
tốn, báo cáo nợ xấu, dự báo dịng tiền, danh sách khách hàng và nhiều báo cáo
phân tích doanh thu. Báo cáo cơng nợ theo hạn thanh tốn cho biết số dư công nợ
phải thu theo chiều thời gian ("hiện thời," "30 ngày," "60 ngày," "90 ngày," và
"120 ngày hoặc hơn"). Báo cáo nợ xấu cung cấp thông tin về các tài khoản khách
hàng q hạn thanh tốn. Trong tình huống cơng nợ của một khách hàng khơng có
khả năng thu thì tài khoản đó bị ghi vào nợ xấu.
Tồn bộ dữ liệu có được từ các nguồn tài liệu gốc trong chu trình được dùng để
lập dự báo thu tiền. Dữ liệu về doanh thu, điều khoản bán hàng, lịch sử thanh toán
của một số nhất định các khách hàng, cũng như các thơng tin có được từ các báo
cáo phân tích theo thời gian hay các báo cáo thu tiền đều là yếu tố đầu vào của các
dự báo này.
Quản trị dữ liệu khách hàng là một chức năng quan trọng của hệ thống thơng tin
kế tốn trong chu trình bán hàng. Chức năng này bao gồm thẩm định năng lực
thanh toán và lịch sử thanh toán của khách hàng, quy định các hạn mức tín dụng
cho mỗi khách hàng mới và theo dõi các hóa đơn nợ khó địi của khách hàng. Bộ
phận bán hàng và cơng nợ phải thu thẩm định các khách hàng mới nhằm chắc chắn
rằng, khách hàng đó là thực tồn tại và cũng để kiểm tra khả năng thanh toán của
các khách hàng này. Ở đây, có thể cần đến một thơng báo về mức tín dụng, do một
tổ chức tín dụng có uy tín cung cấp. Bộ phận bán hàng đưa ra một hạn mức tín
dụng cho mỗi khách hàng mới dựa trên lịch sử tín dụng của khách hàng. Đều đặn,
hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp báo cáo danh sách khách hàng đã qua thẩm
định với các thông tin sau đây: Mã khách hàng (nhận diện duy nhất), tên giao dịch,
địa chỉ giao dịch, hạn mức tín dụng, các điều khoản thanh toán.
Trong điều kiện thu thập và xử lý dữ liệu kế toán doanh thu dựa trên máy tính,
chúng ta có cơ hội lên các báo cáo phân tích bán hàng rất đa dạng: tổng hợp doanh
thu theo sản phẩm, theo hình thức thanh tốn (tiền mặt, thẻ…), hoặc theo vùng.
82
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
6.1.4.
Chu trình bán hàng dưới góc độ hoạt động nghiệp vụ
Chu trình bán hàng trong hệ thống thơng tin kế toán bao gồm nhiều hoạt động nghiệp
vụ. Mỗi hoạt động nghiệp vụ là một tập các cơng việc có quan hệ logic với nhau, được
định nghĩa rõ ràng, được thực hiện lặp đi lặp lại để hỗ trợ cho một hoặc nhiều chức
năng nghiệp vụ. Mỗi hoạt động nghiệp vụ của chu trình bán hàng thực hiện biến các
yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra, và có những ranh giới xác định (có điểm bắt
đầu và điểm kết thúc). Sau đây là nội dung liên quan đến mơ hình hóa chu trình bán
hàng dưới góc độ dịng dữ liệu.
Sau khi mơ hình hóa chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng và thu được kết quả là
sơ đồ chức năng nghiệp vụ BDF (xem hình 6.2), chúng ta có thể tiến hành vẽ sơ đồ
dịng dữ liệu DFD. Về nguyên tắc, chúng ta có thể xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu DFD
trên cơ sở chuyển đổi sơ dồ chức năng nghiệp vụ BFD, có đặc tả bổ sung các các thực
thể ngoài cùng với các dòng dữ liệu vận động giữa các thực thể ngoài và hệ thống,
cũng như giữa các hoạt động và kho dữ liệu bên trong hệ thống với nhau. Cần lưu ý
rằng, sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD và sơ đồ dịng dữ liệu DFD phải hồn tồn
tương thích với nhau, theo đó mỗi chức năng có trong sơ đồ BDF (hình chữ nhật) sẽ
được đặc tả bằng một hoạt động (hình trịn) trong sơ đồ DFD. Chức năng tổng thể
trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức ngữ cảnh, các chức năng con mức
dưới đỉnh trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức 0, các chức năng con
mức tiếp theo mô tả mỗi chức năng con mức dưới đỉnh trong sơ đồ BFD được mô tả
trong sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động tương ứng…
Dưới góc độ hoạt động, chu trình bán hàng có thể được mơ tả như sau:
Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng dựa trên đơn đặt hàng đã được chấp nhận, trong
đó mơ tả chi tiết các mặt hàng cùng với giá cả và thông tin liên quan đến khách hàng
như họ tên, địa chỉ giao hàng... Trong lệnh bán hàng chưa có thơng tin về số lượng và
cước vận chuyển hàng hoá. Các liên của lệnh bán hàng sẽ được gửi cho các bộ phận
liên quan như: bộ phận kho (lập phiếu xuất kho), bộ phận giao hàng (lập phiếu giao
hàng), bộ phận lập hoá đơn (lập hoá đơn bán hàng sau khi có xác nhận từ bộ phận giao
hàng), và bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở đối chiếu và kiểm tra.
Hoá đơn bán hàng do bộ phận lập hoá đơn lập và phải đặc tả rõ chủng loại và giá cả
hàng xuất bán, xác định rõ trách nhiệm và hình thức thanh tốn, các khoản chiết khấu
và giảm giá nếu có. Hố đơn bán hàng sau đó sẽ được gửi cho bộ phận theo dõi công
nợ phải thu và được dùng để ghi sổ cái. Việc theo dõi cơng nợ phải thu của khách
hàng có thể thực hiện chi tiết đến từng hoá đơn hoặc chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp
của từng đối tượng công nợ. Trong quá trình hoạt động của chu trình bán hàng có rất
nhiều các tài liệu, chứng từ khác nhau được lập và chúng được chuyển đến các bộ
phận liên quan trong chu trình.
Các hình vẽ 6.4, 6.5, 6.6, 6.7, 6.8, 6.9 mơ tả chu trình bán hàng dưới góc độ hoạt động
nghiệp vụ ở những mức chi tiết khác nhau. Ngôn ngữ được sử dụng ở đây là sơ đồ
dịng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) mơ tả sự vận động của dữ liệu nghiệp vụ từ
bên ngoài vào hệ thống và ngược lại từ hệ thống ra ngoài.
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
83
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
Hình 6.4 mơ tả chu trình bán hàng ở mức tổng thể (gọi là mức ngữ cảnh). Sơ đồ luồng
dữ liệu mức ngữ cảnh là sơ đồ của một hệ thống, cùng với môi trường và những mối
tương tác giữa hệ thống với mơi trường của nó. Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh là
một hệ thống với một hoạt động duy nhất, cùng tất cả các đầu vào và đầu ra của hệ
thống, các tác nhân cung cấp các đầu vào hệ thống và các tác nhân tiếp nhận các đầu
ra từ hệ thống.
Lệnh bán hàng,
doanh số bán
hàng, tiền hàng
Đơn hàng, thanh toán
Khách hàng
Trả lời
đơn hàng
Các chu trình
liên quan (sản
xuất, tính
lương, chi phí,
tài chính)
Xác nhận
nhận hàng
Hóa đơn bán hàng,
phiếu giao hàng
Giấy
báo có
CHU
TRÌNH
DOANH
THU
u cầu
Bộ phận quản
lý doanh thu
Ngân hàng
Báo cáo
doanh thu
Hình 6.4 Sơ đồ dịng dữ liệu mức ngữ cảnh chu trình bán hàng
Khách hàng, ngân hàng và bộ phận quản lý doanh thu là những thực thể ngồi của
phân hệ thơng tin kế tốn doanh thu. Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến doanh nghiệp
và sẽ nhận được trả lời về đơn hàng. Đối với các đơn hàng được chấp nhận, khách
hàng sẽ nhận được hàng hóa cùng phiếu giao hàng từ bộ phận giao hàng của doanh
nghiệp, khách hàng sau đó gửi xác nhận nhận hàng cho doanh nghiệp. Khi thanh toán
tiền hàng bằng tiền mặt, khách hàng sẽ gửi nội dung thanh toán cho bộ phận thu tiền,
thực hiện nghĩa vụ thanh tốn, sau đó nhận phiếu thu tiền từ bộ phận thu tiền. Trong
trường hợp thanh toán qua ngân hàng, ngân hàng sẽ thanh toán trực tiếp với doanh
nghiệp theo yêu cầu của khách hàng. Định kì hoặc đột xuất, bộ phận quản lý có thể
đưa ra các u cầu thơng tin cần cho hoạt động ra quyết định, hệ thống thơng tin kế
tốn của chu trình bán hàng sẽ kết xuất các thơng tin phù hợp và phân phối đến người
quản lý dưới dạng các báo cáo quản lý.
84
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu giao hàng
Chu trình
sản xuất,
chi phí
Khách hàng
Khách hàng
Đơn
đặt hàng
Trả lại
đơn hàng
Lệnh
bán hàng
1.0 Xử lý
đơn hàng
Lệnh bán hàng
Thông tin
thanh tốn,
thanh tốn
2.0 Cung
cấp hàng
hóa
dụng cụ
Xác nhận
nhận hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu giao hàng
D1: Tồn kho
hàng hóa
D2: Cơng nợ
khách hàng
Hóa đơn
bán hàng
Giấy
báo có
3.0 Lập hóa
đơn, bán
hàng và theo
dõi cơng nợ
4.0
Thu tiền
Doanh
số lương
Ngân hàng
u cầu
Chu trình
tính lương
5.0 Báo
cáo
thống kê
Báo cáo
doanh thu
Tiền hàng
Bộ phận
quản lý
Chu trình
báo cáo
tài chính
Doanh số
bán hàng
Hình 6.5 Sơ đồ dịng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng.
Hình 6.5 mơ tả chu trình bán hàng ở mức chi tiết hơn (gọi là mức 0) với sự có mặt của
năm hoạt động cơ bản, và các hoạt động được đánh số tăng dần từ 1.0 đến 5.0. Cụ thể:
Hoạt động 1.0. Xử lý đơn hàng;
Hoạt động 2.0. Cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
Hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu;
Hoạt động 4.0 Thu tiền;
Hoạt động 5.0. Báo cáo doanh thu.
Sau khi nhận đơn hàng của khách, bộ phận xử lí đơn hàng tiến hành kiểm tra và ra
thơng báo kết quả xử lý đơn hàng (chức năng 1.0. Xử lý đơn hàng). Trên cơ sở đơn
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
85
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
hàng được chấp nhận, bộ phận xử lý đơn hàng lập lệnh bán hàng thành ba liên: 1 liên
gửi bộ phận giao hàng, 1 liên gửi bộ phận lập hố đơn bán hàng và 1 liên gửi kế tốn
cơng nợ phải thu. Sau khi thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ (chức năng 2.0 Cung
cấp hàng hóa, dịch vụ), phiếu giao hàng sẽ được gửi cho khách hàng và bộ phận lập
hoá đơn. Trên cơ sở lệnh bán hàng và phiếu giao hàng, bộ phận lập hoá đơn sẽ lập hố
đơn bán hàng (Chức năng 3.0. Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi cơng nợ phải thu).
Hố đơn bán hàng được lập thành nhiều liên, trong đó 1 liên gửi khách hàng và 1 liên
gửi bộ phận theo dõi thanh tốn. Việc theo dõi cơng nợ phải thu của khách hàng có thể
thực hiện chi tiết đến từng hoá đơn hoặc chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp của từng đối
tượng công nợ. Bộ phận theo dõi thanh toán nhận tiền thanh toán của khách hàng và
lập phiếu thu (Chức năng 4.0. Theo dõi thanh toán). Chức năng 5.0 Báo cáo doanh thu
cung cấp cho các nhà quản lý các thơng tin hữu ích cho q trình ra quyết định.
6.2.
Quy trình thơng tin kế tốn trong chu trình bán hàng
Trong quá trình hoạt động của chu trình bán hàng có rất nhiều các tài liệu, chứng từ khác
nhau được lập và chúng được chuyển đến các bộ phận liên quan trong chu trình. Bảng 6.1
liệt kê các chứng từ nghiệp vụ và các bộ phận liên quan của chu trình bán hàng.
Về nguyên tắc, việc tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong mỗi chu
trình nghiệp vụ phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động và các dòng dữ liệu liên
quan cũng như phương thức xử lý của từng hoạt động và chức năng nghiệp vụ của các
bộ phận trong doanh nghiệp. Sau đây là mô tả chi tiết về nội dung thu thập và lưu trữ
và luân chuyển chứng từ của từng hoạt động trong chu trình bán hàng.
Bảng 6.1 Các chứng từ tài liệu liên quan đến chu trình bán hàng
Bộ phận
Xử lý đơn
hàng
Kho
Giao
hàng
Lập
hóa
đơn
Kế
tốn
CNPT
Kế
tốn
TT
Khách
hàng
Tên chứng từ
Lệnh bán hàng
Lập
Phiếu xuất kho
Phiếu giao hàng
Hóa đơn bán hàng
Nhận
Nhận
Nhận
Lập
Nhận
Nhận
Nhận
Nhận
Lập
Nhận
Nhận
Nhận
Lập
Nhận
Nhận
Nhận
Phiếu thu tiền
Chứng từ điều chỉnh giảm
Giấy báo trả tiền
6.2.1.
Lập
Nhận
Lập
Nhận
Nhận
Lập
Hoạt động xử lý đơn hàng
Nội dung
Đây là hoạt động đầu tiên của chu trình bán hàng với ba chức năng con: (1) Kiểm
tra khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ, (2) Kiểm tra khả năng của khách
hàng đối với các điều kiện, tiêu chuẩn do doanh nghiệp quy định (bao gồm khả
năng thanh toán, giới hạn nợ…) dựa trên dữ liệu về tình trạng cơng nợ của khách
hàng, (3) Lập lệnh bán hàng và thông báo kết quả xử lý đơn hàng.
86
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
Hoạt động
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng được mô tả trong
hình 6.6.
D2: Cơng nợ
khách hàng
D1: Tồn kho
hàng hóa
Khách hàng
Đơn
đặt hàng
1.1 Kiểm
tra
hàng hóa
Trả lời
đơn hàng
Chu trình
sản xuất,
chi phí
2.0 Cung cấp
hàng hóa,
dịch vụ
1.2 Kiểm tra
khách hàng
Đơn đặt hàng sau
kiểm tra hàng hóa
Đơn đặt hàng sau
kiểm tra hàng hóa và
khách hàng
Lệnh
bán hàng
Lệnh
bán hàng
1.3 Lập
lệnh
bán hàng
Lệnh
bán hàng
3.0 Lập hóa đơn
bán hàng và theo
dõi cơng nợ
Hình 6.6 Sơ đồ dịng dữ liệu mức 1 của hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng
Căn cứ vào đơn hàng khách hàng đặt, bộ phận xử lý đơn hàng sẽ thực hiện các
công việc sau đây:
o Công việc 1.1. Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ thơng
qua việc truy xuất dữ liệu về hàng hóa, dịch vụ có thể cung cấp.
o Cơng việc 1.2. Kiểm tra khả năng của khách hàng đối với các điều kiện, tiêu
chuẩn do doanh nghiệp quy định (bao gồm khả năng thanh toán, giới hạn nợ,
điều kiện về luật pháp).
o Công việc 1.3. Thông báo kết quả xử lý đơn hàng. Nếu chấp thuận đơn hàng
của khách thì lập lệnh bán hàng làm cơ sở cho các hoạt động tiếp theo của chu
trình bán hàng, ngược lại nếu khơng chấp nhận đơn hàng thì cần có thơng báo
trả lời khách hàng.
Chứng từ
Các chứng từ liên quan đến hoạt động xử lý đơn hàng bao gồm:
(1) Đơn hàng được xét duyệt: là kết quả của quá trình xét duyệt đơn hàng thông
qua việc truy xuất dữ liệu về tính khả thi về hàng hóa (tệp tồn kho) và khả
năng thanh tốn của khách hàng (tệp cơng nợ khách hàng).
(2) Lệnh bán hàng: là một chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch
vụ sẽ thực hiện theo yêu cầu của khách hàng đối với những đơn hàng được
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
87
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
chấp nhận. Chứng từ này thường được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp và
có thể được gọi bằng những tên khác nhau tùy theo đối tượng nhận thông tin
để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho, lệnh giao hàng.
(3) Hợp đồng bán hàng: chứng từ này được lập khi cần có sự cam kết, ràng buộc
giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu đã được cho phép thực
hiện. Đây là chứng từ có tính pháp lý trong hoạt động bán hàng.
Dữ liệu tham chiếu
o Đơn hàng của khách hàng;
o Hàng hóa và tình trạng tồn kho;
o Khách hàng và tình trạng cơng nợ.
6.2.2.
Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Nội dung
Hoạt động 2.0. Cung cấp hàng hóa & dịch vụ thực hiện xác nhận hàng hóa, dịch
vụ đã cung cấp hoặc hồn thành chuyển giao cho khách hàng thơng qua chứng từ
hoặc tệp tin. Cụ thể, hoạt động này thực hiện các công việc sau đây: (1) Xuất kho
và (2) Giao hàng cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động Cung cấp hàng
hóa, dịch vụ là Lệnh bán hàng do bộ phận xử lý đơn hàng gửi đến.
Khách hàng
Phiếu
xuất kho
Phiếu
giao hàng
Xác nhận
giao hàng
2.1 Xuất kho
hàng hóa
2.2
Giao hàng
Lệnh
bán hàng
1.0 Xử lý
đơn hàng
D1: Tồn kho
hàng hóa
Phiếu
xuất kho
Phiếu
giao hàng
3.0 Lập hóa đơn
và theo dõi
cơng nợ
Hình 6.7 Sơ đồ dịng dữ liệu mức 1 của hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Hoạt động
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ được mơ
tả trong hình 6.7. Căn cứ vào lệnh bán hàng, bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ
sẽ thực hiện các công việc sau đây:
o Công việc 2.1. Xuất kho. Tiến hành xuất kho các mặt hàng mô tả trong lệnh
bán hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế của quá trình xuất kho
bằng phiếu xuất kho. Phiếu này sẽ được chuyển cho bộ phận giao hàng để thực
hiện công việc tiếp theo.
88
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
o
Công việc 2.2. Giao hàng. Tiến hành giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch
vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế
của q trình giao hàng hóa, dịch vụ bằng phiếu giao hàng. Khách hàng sẽ
nhận được hàng hóa kèm phiếu giao hàng. Một liên nữa của phiếu giao hàng sẽ
được gửi cho bộ phận lập hóa đơn.
Chứng từ
Các tài liệu liên quan đến hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ bao gồm:
(1) Phiếu xuất kho đã xác nhận thực tế nội dung hàng hóa xuất kho;
(2) Phiếu giao hàng đã xác nhận thực tế nội dung hàng hóa thực tế cho khách
hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao cho khách hàng;
(3) Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành (xác định mức độ và khối lượng cơng
việc đã hồn thành cho khách hàng).
Dữ liệu tham chiếu
o Lệnh bán hàng;
o Hàng hóa và tình trạng tồn kho.
6.2.3.
Hoạt động lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu
Nội dung
Hoạt động 3.0. Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi cơng nợ phải thu thực hiện ghi
nhận lại nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện, đồng thời theo dõi các
nội dung sau khi thực hiện bán hàng (hàng bán bị trả lại, giảm giá) làm cơ sở theo
dõi công nợ phải thu của khách. Hoạt động này giúp doanh nghiệp xác nhận, theo
dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Cơ
sở để thực hiện hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi cơng nợ phải thu
gồm có (1) Lệnh bán hàng – cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện - do bộ
phận xử lý đơn hàng chuyển đến, (2) phiếu giao hàng – xác nhận nội dung công
việc giao hàng thực tế đã thực hiện – do bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ
chuyển đến.
Hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thực hiện các
công việc sau đây: (1) Đối chiếu xác nhận, (2) Lập hóa đơn bán hàng, (3) Theo dõi
công nợ phải thu.
Hoạt động
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi
cơng nợ được mơ tả trong hình 6.8. Căn cứ vào lệnh bán hàng, phiếu xuất kho và
phiếu giao hàng, bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi cơng nợ sẽ thực hiện
các công việc sau đây:
o Công việc 3.1. Đối chiếu xác nhận. Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và
thực tế giữa doanh nghiệp với khách hàng, thông qua việc đối chiếu kiểm tra
các tài liệu, chứng từ do các bộ phận khác gửi đến, cụ thể lệnh bán hàng do bộ
phận xử lý đơn hàng, phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận cung cấp
hàng hóa, dịch vụ gửi đến.
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
89
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
o
o
Cơng việc 3.2. Lập hóa đơn. Thực hiện việc ghi nhận lại nội dung nghiệp vụ
bán hàng đã thực hiện với khách hàng bằng hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán
hàng được lập làm nhiều liên, trong đó 1 liên được gửi cho khách hàng, 1 liên
gửi cho kế tốn tổng hợp.
Cơng việc 3.3. Theo dõi cơng nợ phải thu. Tổ chức theo dõi nghiệp vụ sau bán
hàng như hàng bán bị trả lại, giảm giá… giúp theo dõi cơng nợ phải thu/nghĩa
vụ thanh tốn của khách hàng.
2.0 Xuất kho
Khách hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu giao hàng
Hóa đơn
bán hàng
3.1 Đối
chiếu
xác nhận
3.2 Lập
hóa đơn
bán hàng
Xác nhận
hàng bán
Lệnh
bán hàng
1.0 Xử lý
đơn hàng
3.3 Theo
dõi
cơng nợ
Hóa đơn
bán hàng
Doanh
số lương
Doanh số
bán hàng
Chu trình
tính lương
Chu trình
tài chính
D2: Cơng nợ
khách hàng
Hình 6.8 Sơ đồ dịng dữ liệu mức 1 của hoạt động 3.0. Lập hóa đơn bán hàng và
theo dõi công nợ phải thu
Chứng từ
Các tài liệu liên quan đến hoạt động Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi cơng nợ
phải thu bao gồm:
(1) Hóa đơn bán hàng, dịch vụ;
(2) Bảng kê bán hàng, dịch vụ;
(3) Phiếu nhập hàng bán bị trả lại;
(4) Các chứng từ phải thu khác.
6.2.4.
Hoạt động thu tiền bán hàng
Chức năng
Hoạt động 4.0. Theo dõi thanh tốn/Thu tiền thực hiện cơng việc thu tiền bán hàng
và phản ánh đúng thực tế tình hình thanh tốn của khách hàng. Cơ sở để thực hiện
hoạt động thu tiền gồm có (1) Tình trạng cơng nợ của khách hàng – do bộ phận lập
hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ chuyển đến, (2) Xác nhận nội dung nghĩa
vụ thanh toán của khách hàng.
90
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
Hoạt động 4.0. Thu tiền thực hiện các công việc sau đây: (1) Lựa chọn thanh toán,
(2) Lập chứng từ thu, (3) Xác nhận thu tiền.
Hoạt động
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động/hoạt động 4.0. Thu tiền được mơ tả trong
hình 6.9. Căn cứ vào xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng và
thực trạng công nợ của khách, bộ phận theo dõi thanh tốn sẽ thực hiện các cơng
việc sau đây:
o Cơng việc 4.1. Lựa chọn thanh tốn. Lựa chọn thanh tốn được thực hiện thơng
qua việc đối chiếu kiểm tra tình trạng cơng nợ của khách hàng và xác nhận nội
dung thanh toán của khách hàng, làm cơ sở cho công việc lập phiếu thu.
o Công việc 4.2. Lập phiếu thu. Đây là chứng từ được lập cho nội dung thanh
toán của khách hàng. Phiếu thu được lập làm 2 liên, trong đó 1 liên được gửi
cho khách hàng, 1 liên được chuyển cho kế tốn ghi sổ.
o Cơng việc 4.3. Xác nhận thu tiền. Thực hiện ghi nhận thực tế thanh toán của
từng khách hàng, chi tiết theo từng phiếu thu. Sau khi thu tiền từ khách hàng,
một xác nhận thu tiền được chuyển cho khách hàng.
D2: Công nợ
khách hàng
4.1 Lựa
chọn
thanh tốn
Thơng tin
thanh tốn
Ngân hàng
Chứng từ thu
Phiếu thu
Thanh tốn
Ngân hàng
4.2 Lập
chứng
từ thu
Thanh toán
được lựa chọn
4.3 Xác
nhận
thu tiền
Tiền hàng
Giấy báo có
Chu trình
tài chính
Hình 6.9 Sơ đồ dịng dữ liệu mức 1 của hoạt động 4.0. Thu tiền
Tài liệu, chứng từ nghiệp vụ
Các tài liệu liên quan đến hoạt động theo dõi thanh toán/Thu tiền bao gồm:
(1) Bảng đối chiếu cơng nợ, thơng báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của khách hàng.
(2) Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng): Xác nhận đã
thu tiền.
Dữ liệu tham chiếu
Tình trạng cơng nợ của khách hàng.
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
91
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
6.2.5.
Hoạt động báo cáo quản lý doanh thu
Nội dung
Hoạt động 5.0. Báo cáo quản lý doanh thu thực hiện cơng việc trích rút các thơng
tin hữu ích từ cơ sở dữ liệu doanh thu để phục vụ nhu cầu quản lý. Cơ sở để thực
hiện hoạt động 5.0. Báo cáo quản lý doanh thu gồm có (1) Yêu cầu thông tin của
bộ phận quản lý, (2) Cơ sở dữ liệu doanh thu, nơi lưu trữ các dữ liệu phản ánh
thực tế các giao dịch trong chu trình bán hàng.
5.0. Báo cáo quản lý doanh thu thực hiện các cơng việc sau đây: (1) Trích rút các
dữ liệu hữu ích từ cơ sở dữ liệu doanh thu, theo yêu cầu cụ thể của bộ phận quản
lý, (2) Tính tốn và xử lý các dữ liệu đã trích rút được để tạo thơng tin hữu ích, hỗ
trợ q trình ra quyết định của các nhà quản lý, (3) Lên báo cáo chuẩn mẫu, và
thân thiện với người sử dụng.
Hoạt động
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động/hoạt động 5.0. Báo cáo quản lý doanh
thu được mô tả trong hình 6.10. Căn cứ vào u cầu thơng tin của người quản lý,
quá trình lên báo cáo quản lý doanh thu gồm các công việc sau đây:
o Công việc 5.1. Trích rút dữ liệu. Tùy theo yêu cầu cụ thể của người quản lý mà
các dữ liệu liên quan sẽ được kết xuất từ cơ sở dữ liệu doanh thu, sẵn sàng cho
việc tạo thông tin.
o Công việc 5.2. Tính tốn xử lý. Trên cơ sở các dữ liệu liên quan đến yêu cầu
trích rút được, cần tiến hành xử lý, tạo thông tin đầu ra đáp ứng nhu cầu của
quản lý doanh thu.
o Công việc 5.3. Lên báo cáo. Xây dựng báo cáo có chức các thơng tin kết xuất
được theo một định dạng chuẩn và thân thiện với người dùng báo cáo.
Bộ phận
quản lý
Yêu cầu
5.1 Trích
hút dữ liệu
doanh thu
Dữ liệu liên quan
5.2 Tính
tốn, xử lý
Thơng tin sau xử lý
5.3 Lên
báo cáo
theo
yêu cầu
Báo cáo doanh
Bộ phận
quản lý
Hình 6.10 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 5.0. Báo cáo doanh thu
92
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
Chứng từ và tệp
Các tài liệu liên quan đến hoạt động theo dõi Thu tiền bao gồm:
o Đơn hàng được chấp nhận;
o Lệnh bán hàng;
o Phiếu xuất kho;
o Phiếu giao hàng;
o Hóa đơn bán hàng;
o Chứng từ giảm giá, hàng bán bị trả lại;
o Chứng từ thanh toán.
Dữ liệu tham chiếu
o Tệp hàng hóa và tình trạng tồn kho hàng hóa;
o Tệp khách hàng và tình trạng công nợ của khách hàng;
o Tệp các chứng từ giao dịch trong.
6.2.6.
Các báo cáo trong chu trình bán hàng
Sau đây là một số báo cáo điển hình của chu trình bán hàng.
(1) Nhóm báo cáo bán hàng
o Bảng kê hóa đơn bán hàng;
o Bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại;
o Bảng kê hóa đơn nhóm theo khách hàng, theo hợp đồng vụ việc;
o Bảng kê hóa đơn nhóm theo dạng xuất bán;
o Bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại...
(2) Nhóm báo cáo cơng nợ phải thu
o Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng;
o Sổ đối chiếu công nợ;
o Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng;
o Bảng cân đối phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản, trên
nhiều tài khoản;
o Bảng tổng hợp số dư công nợ phải thu đầu, cuối kì;
o Bảng kê cơng nợ phải thu theo hóa đơn;
o Bảng kê chi tiết thu tiền của các hóa đơn;
o Sổ nhật kí thu tiền doanh thu.
(3) Nhóm báo cáo thuế GTGT hàng hóa dịch vụ bán ra
Bảng kê thuế GTGT hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra.
6.3.
Các rủi ro tiềm ẩn và vấn đề kiểm sốt thơng tin trong chu trình bán hàng
Cũng như tất cả các chu trình nghiệp vụ khác, việc kiểm sốt chu trình bán hàng là hết
sức cần thiết. Mục tiêu của kiểm sốt chu trình bán hàng là để đảm bảo rằng, tất cả các
nghiệp vụ liên quan đều được theo dõi một cách đầy đủ và chính xác. Nói cách khác,
có nhiều rủi ro khác nhau có thể xảy ra trong chu trình bán hàng, vấn đề là phải lường
trước và nhận diện được các loại hình rủi ro đó và có biện pháp kiểm sốt hiệu quả. Ví
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
93
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
dụ, việc bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh tốn hoặc khả năng
thanh tốn thấp sẽ dẫn đến nợ khó địi. Trong trường hợp này, cần áp dụng thủ tục
kiểm sốt là kiểm tra chính xác tình trạng và khả năng thanh tốn của khách hàng. Rủi
ro mất tiền hàng sẽ dẫn đến sai lệch thông tin về nợ phải thu của khách, biện pháp
kiểm soát cần được áp dụng là tách bạch các chức năng xét duyệt, theo dõi công nợ
phải thu và thủ quỹ.
6.3.1.
Các rủi ro tiềm tàng và thủ tục kiểm soát các hoạt động trong chu trình bán hàng
Mục tiêu kiểm soát:
o Bán được hàng và tăng doanh thu nhưng phải đảm bảo an tồn tài chính.
o Thực hiện kịp thời, đúng và chính xác theo lệnh bán hàng hoặc hợp đồng kinh
tế, đảm bảo an tồn hàng hóa trong quá trình xuất kho và giao hàng cho khách.
o Lập hóa đơn kịp thời, chính xác, đầy đủ cho hoạt động bán hàng.
Theo dõi chính xác, kịp thời và đầy đủ công nợ phải thu của khách hàng
o Ghi chép thu tiền kịp thời, chính xác.
o Đảm bảo an toàn tiền thu của khách hàng.
o Lên báo cáo đúng loại, theo đúng quy cách, cho đúng đối tượng vào đúng thời
điểm được yêu cầu.
Bảng 6.2: Rủi ro và kiểm sốt trong chu trình bán hàng
Hoạt Động
Rủi ro tiềm tàng
Thủ tục kiểm sốt
Hoạt
động
xử
lý
đơn
hàng
của
khách hàng
Nhận đơn đặt hàng của
khách hàng khơng đảm bảo
tính pháp lý.
Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và
thực hiện bán hàng.
Bán chịu cho khách hàng
khơng có khả năng thanh
tốn.
Xây dựng quy trình ủy quyền, xét duyệt
nghiệp vụ: kiểm tra đặt hàng, kiểm tra hàng
tồn kho trước khi chấp nhận bán hàng, kiểm
tra tài chính và tín dụng khách hàng, và
duyệt lệnh bán hàng.
Chấp nhận đơn đặt hàng của
khách hàng nhưng khơng có
khả năng thực hiện.
Cập nhật chính xác và kịp thời dữ liệu hàng
tồn kho và công nợ khách hàng.
Xuất kho, giao hàng sai số
lượng, chủng loại, hoặc
Phân chia trách nhiệm giữa xuất kho và giao hàng
Thiết lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ
trong quá trình xuất kho, giao hàng, đánh số
chứng từ trước.
Sai địa chỉ đối tượng nhận
hàng, sai thời gian giao
hàng….
Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất
kho, giao hàng.
Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho,
giao hàng.
Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho.
Mất hàng hóa trong q
trình xuất kho, giao hàng..
Thực hiện kiểm kê kho hàng.
Trong hoạt động ghi nhận
bán hàng: khơng lập hoặc
khơng kịp thời lập hóa đơn
bán hàng cho khách hàng.
Phân chia trách nhiệm giữa lập hóa đơn, chứng
từ bán hàng với xuất kho và giao hàng.
Chỉ lập hóa đơn khi có chứng từ lệnh bán
hàng/hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho,
phiếu giao hàng.
Nên có danh mục bảng giá hàng hóa, dịch vụ
để tham chiếu.
Hoạt động xử
lý cung cấp
hàng
hóa,
dịch vụ
Hoạt động xử
lý ghi nhận bán
hàng và theo
dõi cơng nợ
phải thu
94
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
Đối với hoạt động theo dõi
công nợ phải thu: lập khống
hóa đơn bán hàng, cập nhật
và chuyển dữ liệu công nợ
sai, không kịp thời.
Cần đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng/ hợp
đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao
hàng và hóa đơn bán hàng.
Kiểm tra, tính tốn hóa đơn chính xác, trước
khi giao cho khách hàng.
Chuyển dữ liệu, sổ chi tiết công nợ phải thu
kịp thời, hàng ngày.
Đối chiếu cơng nợ khách hàng định kì.
Hoạt
thu tiền
Hoạt
báo cáo
Thất thốt tiền.
Phân chia trách nhiệm giữa giữ tiền, ghi
chép, theo dõi thu tiền.
Không ghi chép thu tiền,
hoặc ghi chép không kịp
thời, không chính xác.
Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế tốn.
Báo cáo khơng đúng u cầu.
Ứng dụng hệ thống thơng tin dựa trên máy
tính và cơng nghệ mạng trong xử lý và chia
sẻ dữ liệu kế tốn.
động
động
Báo cáo khơng kịp thời.
Thơng tin bị thất thốt.
6.3.2.
Hạn chế các thanh tốn trực tiếp bằng tiền mặt..
Áp dụng các thủ tục an tồn dữ liệu đối với
hệ thống thơng tin kế tốn dựa trên máy tính.
Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn trong chu trình bán hàng
Kiểm sốt tổng thể
Kiểm sốt chung trong chu trình bán hàng cần đảm bảo kiểm soát việc truy cập, sử
dụng và khai thác dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến các hoạt động, đối
tượng nguồn lực trong chu trình. Chu trình bán hàng gồm bốn hoạt động cơ bản
được thực hiện tuần tự là xử lý đơn hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, ghi nhận
bán hàng và theo dõi công nợ và thu tiền, nên khi nhập dữ liệu ghi nhận các hoạt
động này cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động cho từng đối
tượng thực hiện. Mỗi hoạt động do một đối tượng thực hiện sẽ tạo ra cơ chế kiểm
tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện chuỗi các hoạt động trong cùng
một chu trình.
Trong quá trình ghi nhận dữ liệu liên quan đến một hoạt động, cần tách biệt chức
năng khai báo các tài khoản, các đối tượng quản lý của hoạt động (đối tượng cơng
nợ, hàng hóa, nhân viên bán hàng, kho hàng…) với chức năng nhập liệu nội dung
của hoạt động. Các hoạt động của chu trình chỉ được nhập liệu nếu nội dung hoạt
động có liên quan đến các tài khoản, đối tượng quản lý đã được kiểm tra và khai
báo trước bởi người quản lý hệ thống.
Kiểm soát ứng dụng
Kiểm soát mức này bao gồm các thủ tục thủ công và tự động nhằm đảm bảo rằng
chỉ những dữ liệu hợp lệ mới được xử lý một cách đầy đủ và chính xác. Kiểm sốt
mức ứng dụng cần xun suốt q trình xử lý và có thể được xếp thành ba nhóm:
Kiểm sốt đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát đầu ra. Sau đây là mơ tả chi tiết
về các hoạt động kiểm sốt này.
o Kiểm soát đầu vào
Mục tiêu của kiểm soát đầu vào là để đảm bảo các nội dung dữ liệu được ghi
nhận một cách đầy đủ, chính xác và hợp lệ. Trong hệ thống thơng tin kế tốn
dựa trên máy tính, nội dung dữ liệu các hoạt động của chu trình bán hàng được
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
95
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
cập nhật vào hệ thống bằng hoạt động nhập chứng từ thông qua việc sử dụng
các thiết bị nhập liệu thủ cơng hoặc tự động. Có thể nói, các biện pháp kiểm
soát ứng dụng mạnh nhất được triển khai trong giai đoạn nhập liệu, đặc biệt là
các hệ thống ghi nhận giao dịch bằng hình thức thủ cơng. Nguy cơ tiềm ẩn lỗi
trong giai đoạn này thường cao hơn giai đoạn xử lý và đầu ra.Việc kiểm soát
dữ liệu đầu vào để đảm bảo tính hợp lệ, chính xác và đầy đủ phải càng sớm
càng tốt.
Bảng 6.3 tóm tắt một số nội dung dữ liệu cơ bản có trong các chứng từ của chu
trình bán hàng và các thủ tục kiểm soát đầu vào cần vận dụng.
Bảng 6.3: Các dữ liệu cơ bản trên các chứng từ trong chu trình bán hàng
Nội dung dữ liệu
Mục tiêu kiểm sốt
Thủ tục kiểm sốt nhập liệu
Ngày chứng từ (đặt
hàng, xuất kho, hóa
đơn bán hàng…)
Tính đầy đủ: khơng bỏ sót dữ liệu.
Quy định trình tự nhập liệu
kiểu ngày chứng từ (thiết lập
trước định dạng ngày).
Tính hợp lệ: hợp lệ về kiểu dữ liệu (ngày/
tháng/năm), hợp lệ về giá trị (kì kế tốn
hiện hành).
Kiểm sốt kiểu dữ liệu.
Chính xác: đúng ngày phát sinh nghiệp vụ.
Số chứng từ (đặt
hàng, xuất kho, hóa
đơn bán hàng…)
Tính đầy đủ: nhập đủ dữ liệu, không bỏ qua
số chứng từ.
Kiểm sốt dữ liệu nhập vào.
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu áp dụng cho
mục Số chứng từ theo thiết kế.
Chính xác: đúng số chứng từ theo thực tế
phát sinh.
Mã khách hàng (đối
tượng quản lý)
Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy
nhất đối tượng công nợ, không bỏ qua mục
Mã khách hàng (phục vụ theo dõi cơng nợ
và thanh tốn).
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí
tự...), đúng quy định mã hóa (kiểu số tuần
tự hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng
cho mục Mã khách hàng theo thiết kế.
Chính xác: đúng đối tượng cơng nợ liên
quan trong nghiệp vụ phát sinh.
Tên khách hàng, địa
chỉ giao dịch, mã số
thuế…)
Tính đầy đủ: nhập đủ các dữ liệu mơ tả chi
tiết đối tượng công nợ, không bỏ qua mục
dữ liệu mơ tả khách hàng.
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kiểu số, kí
tự, hay ngày tháng...), đúng quy định về độ
rộng mục liệu, thuộc vùng giá trị hợp lệ theo
thiết kế.
Khai báo trước các khách
hàng đã qua thẩm định bằng
một danh mục khách hàng.
Đảm bảo mã nhận diện mỗi
khách hàng là duy nhất,
không trùng lắp.
Cho phép tham chiếu đến các
dữ liệu mô tả khách hàng khi
mã khách đã xác định.
Thiết lập cơ chế tham chiếu
tự động đến tên khách hàng,
địa chỉ giao dịch… sau khi
nhập mã khách hàng.
Chính xác: mơ tả chính xác đối tượng cơng
nợ liên quan trong nghiệp vụ phát sinh.
Mã kho xuất bán
Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy
nhất kho xuất hàng hóa, khơng bỏ qua mục
Mã kho (phục vụ quản lý hàng tồn kho).
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí
tự…), đúng quy định mã hóa (kiểu số tuần
tự hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng
cho mục Mã kho theo thiết kế.
Chính xác: đúng kho, nơi xuất bán hàng
hóa trong nghiệp vụ phát sinh.
96
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
Mã hàng
Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy
nhất mặt hàng xuất bán, không bỏ qua mục
Mã hàng (phục vụ theo dõi tồn kho).
Khai báo trước các mặt hàng
đã qua thẩm định bằng một
danh mục hàng hóa.
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí
tự…), đúng quy định mã hóa (kiểu số tuần
tự hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng
cho mục Mã hàng theo thiết kế.
Đảm bảo mã nhận diện mỗi
mặt hàng là duy nhất, khơng
trùng lắp.
Chính xác: đúng mặt hàng được xuất bán
trong nghiệp vụ phát sinh.
Tên hàng, đơn vị tính,
nhóm hàng…
Tính đầy đủ: nhập đủ các dữ liệu mô tả chi
tiết từng mặt hàng xuất bán, không bỏ qua
mục dữ liệu mô tả hàng hóa.
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kí tự), đúng
quy định về độ rộng mục liệu, thuộc vùng
giá trị hợp lệ theo thiết kế.
Cho phép tham chiếu đến
các dữ liệu mơ tả hàng hóa
khi mã hàng đã xác định.
Thiết lập cơ chế tham chiếu
tự động đến tên hàng, đơn vị
tính, nhóm hàng… sau khi
nhập mã hàng.
Chính xác: mơ tả chính xác các mặt hàng
xuất bán trong nghiệp vụ phát sinh.
Số lượng đặt hàng,
xuất kho, giao nhận,
bán…
Tính đầy đủ: khơng bỏ qua mục Số lượng (trừ
trường hợp, hàng hóa cung cấp là dịch vụ).
Kiểm tra tính chính xác của
dữ liệu nhập vào.
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kiểu số),
thuộc vùng giá trị hợp lệ theo quy tắc.
Chính xác: mơ tả đúng số lượng hàng xuất
bán trong nghiệp vụ phát sinh.
Giá bán (ghi nhận
doanh thu)
Tính đầy đủ: nhập đủ dữ liệu về giá bán,
không bỏ qua giá bán (làm cơ sở theo dõi
doanh thu và thuế GTGT).
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kiểu số),
đúng giá bán quy định, thuộc vùng giá trị
hợp lệ theo thiết kế.
Khai báo trước giá bán hàng
trong danh mục hàng hóa.
Tự động truy xuất giá bán
sau khi nhập Mã hàng.
Chính xác: mơ tả chính xác giá bán trong
nghiệp vụ phát sinh.
Giá xuất
Tính đầy đủ: nhập đủ dữ liệu về giá xuất,
không bỏ qua giá xuất (làm cơ sở theo dõi
giá vốn và tính chi phí giá thành).
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kiểu số).
Quy định phương pháp tính
giá xuất kho.
Kiểm sốt tự động tính giá
xuất hàng hóa.
Chính xác: mơ tả chính xác giá bán trong
nghiệp vụ phát sinh.
Thành tiền
Tính đầy đủ: nhập đủ dữ liệu về thành tiền,
không bỏ qua thành tiền làm cơ sở theo dõi
doanh thu).
Lập tổng kiểm soát.
Kiểm soát kiểu dữ liệu.
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kiểu số).
Chính xác: mơ tả chính xác số tiền trong
nghiệp vụ phát sinh.
Các tài khoản (dùng
cho hạch tốn)
Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy
nhất tài khoản, không bỏ qua mục Mã tài
khoản khi khi mô tả nội dung liên quan đến
hạch tốn.
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí
tự…), đúng quy định mã hóa (kiểu phân
cấp) theo thiết kế.
Chính xác: đúng đối tượng công nợ liên
quan trong nghiệp vụ phát sinh.
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Kiểm sốt trình tự nhập liệu.
Khai báo trước danh mục
tài khoản.
Khi hạch toán nội dung
nghiệp vụ, chỉ chọn Mã tài
khoản trong danh mục tài
khoản đã khai báo, các dữ
liệu mô tả tài khoản sẽ hiển
thị tự động.
97
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
o
Kiểm soát xử lý
Kiểm soát xử lý tập trung vào q trình xử lý dữ liệu kế tốn, sau khi dữ liệu
được cập nhật vào hệ thống máy tính. Sử dụng kiểm soát con số tổng - Control
Totals - với hai loại “tổng tài chính” và “tổng phi tài chính” có thể giúp kiểm
tra tính đúng đắn của q trình xử lý dữ liệu trên máy tính.
Dữ liệu sau khi được hợp lệ hóa thường được xử lý tiếp để tạo ra các thơng tin
hữu ích cho q trình ra quyết định. Vậy nên, cần có một thủ tục kiểm sốt xử
lý nhằm đảm bảo rằng các chương trình máy tính có đầy đủ các tính năng phục
vụ nhu cầu xử lý liệu (kiểm soát xử lý dữ liệu - Data Manipulation Controls).
o
98
Kiểm soát đầu ra
Sau khi dữ liệu được hệ thống máy tính xử lý, chúng thường được chuyển sang
một số dạng: lưu trữ trên máy tính, hiển thị trên màn hình, hoặc in ra máy in.
Mục tiêu của kiểm sốt đầu ra là để đảm bảo tính hợp lệ, chính xác và đầy đủ
của thơng tin đầu ra. Có hai dạng kiểm sốt đầu ra trong mơi trường ứng dụng
cơng nghệ thơng tin: (1) hợp lệ hóa các kết quả xử lý, (2) quản lý việc phân
phối và sử dụng các kết quả đầu ra.
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
Tóm lược cuối bài
Chu trình bán hàng bao gồm các hoạt động liên quan đến doanh thu và theo dõi cơng nợ phải
thu khách hàng.
Chu trình bán hàng có mối liên hệ chặt chẽ với các đối tượng và chu trình khác trong hệ
thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp.
Các hoạt động cụ thể của chu trình bán hàng bao gồm: nhận và xử lí đơn đặt hàng của khác
hàng, giao hàng cho khách, lập hóa đơn doanh thu, thu tiền và theo dõi công nợ phải thu.
Cũng như tất cả các chu trình nghiệp vụ khác, việc kiểm sốt chu trình bán hàng là hết sức
cần thiết. Mục tiêu của kiểm sốt chu trình bán hàng là để đảm bảo rằng, tất cả nghiệp vụ liên
quan đều được theo dõi một cách đầy đủ và chính xác. Nói cách khác, có nhiều rủi ro khác
nhau có thể xảy ra trong chu trình bán hàng, vấn đề là phải lường trước và nhận diện được
các loại hình rủi ro đó và có biện pháp kiểm sốt hiệu quả.
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
99
Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng
Câu hỏi ôn tập
1. Cho biết các mục tiêu của chu trình bán hàng?
2. Cho biết các hoạt động chủ yếu trong chu trình bán hàng và các biện pháp có thể làm tăng
hiệu quả của các hoạt động này?
3. Chu trình bán hàng có thể gặp các rủi ro gì và các hoạt động kiểm sốt nhằm hạn chế và
phịng chống các rủi ro đó?
100
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
