Bài giảng - Bài 5. CÁC LỆNH VÀ THAO TÁC CƠ SỞ TRÊN BẢNG

Bài 5. CÁC LỆNH VÀ THAO TÁC CƠ SỞ TRÊN BẢNG
Cam Mạnh Dần
K56A - CNTT
I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU
HS nắm được các taho tác cơ bản sau:
- Cập nhật CSDL: Thâm bản ghi mới, chỉnh sửa, xóa bản ghi;
- Sắp xếp dữ liệu;
- Tìm kiếm và lọc dữ liệu;
- In dữ liệu;
HS có thể vận dụng kiến thức hồn thành các bài tập trong bài thực
hành 3, bước đầu hình thành một số kĩ năng thực hiện các thao tác cơ bản
nêu trên.
II. PHƯƠNG PHÁP, PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC


Phương pháp: Thuyết trình vấn đáp.



Phương tiện: Máy chiếu, máy tính, phơng chiếu hoặc bảng

III. LƯU Ý SƯ PHẠM
- Chúng ta cần nhấn mạnh: Ngồi việc hình thành kĩ năng, HS cần hiểu
nội dung chủ yếu của các khái niệm cơ bản: cập nhật dữ liệu, sắp xếp,
lọc dữ liệu, phạm vi và điều kiện xử lí dữ liệu, tổng hợp và kết xuất dữ
liệu.
- Về kĩ năng, qua bài lý thuyết và bài thực hành, HS cần nắm được các
thao tác cơ bản:
- Nếu khơng có máy chiếu, nên sử dụng tích cực các hình vẽ trong SGK
để HS nắm bắt nội dung bài giảng. Có thể phóng to hình trước lớp nếu
có điều kiện hoặc in trên khổ giấy A3 phát cho mỗi bàn 1 tờ để HS

theo dõi.


- Đây là một bài tường đối dài về lí thuyết, do vậy trong thời gian 1 tiết
chúng ta nên chọn lọc những gì thật sự cần thiết để truyền đạt cho HS.
Một số vấn đề liên quan đến kĩ năng có thể để đến giờ thực hành. Các
nội dung như: tìm kiếm và thay thế, xem trước khi in và in …

Hoạt động của GV và HS

Nội dung

 Ổn định lớp:
 Chào thầy cô.
 Cán bộ lớp báo cáo sỉ số
 Chỉnh đốn trang phục

GV: Sau khi tạo cấu trúc bảng việc tiếp
theo là cập nhật dữ liệu.
Cập nhật CSDL là thay đổi dữ liệu trong
các bảng gồm: thêm, chỉnh sửa, và xóa
các bản ghi.
GV: Có thể thêm, chỉnh sửa và xóa các
bản ghi bằng nhiều cách. Tuy nhiên chế

1. Cập nhật dữ liệu
a. Thêm bản ghi mới
Để thêm một bản ghi mới:
- Chọn Insert  New Record hoặc nháy nút


(New Record) tr6en thanh công cụ (H.

13)

độ hiển thị trang dữ liệu của bãng (H.
12) cho một cách đơn giản để thực hiện - Gõ dữ liệu tương ứng trong mỗi trường.
điều đó. Cách mở bảng ở chế độ trang Nếu thêm hoặc thay đổi giá trị của một bản
dữ liệu nhanh nhất là nháy đúp tên bảng ghi thì dữ liệu được lưu tự động mỗi khi
trong trang của bảng.

chuyển tới bản ghi khác.


b.Thay đổi
Để sửa dữ liệu: Dùng phím BackSpace để
xóa kí tự bên trái và ph1im Delete để xóa kí
GV: Khi muốn thay đổi giá trị một tự bên phải con trỏ văn bản. Nếu muốn xóa
trường của một bản ghi thì bản ghi đó tồn bộ một ơ thì di chuột vào biên trái của ô,
phải là bản ghi hiện thời. Để một bản khi xuất hiện biểu tượng
t thì nháy
ghi thành bản ghi hiện thời cần nháy chuột để chọn ơ đó, rồi bấm phím Delete. Gõ
chuột vào ơ chứa giá trị trường cần sửa giá trị mới nếu cần.
của bản ghi đó.

c. Xóa bản ghi
Để xóa một bản ghi:
- Nháy một ô của bản ghi đả chọn rồi nháy
nút

Chú ý: Trong chế độ trang dữ liệu,
Access tự động lưu những thay đổi trên

(Delete Record) hoặc

- Chọn bản ghi bằng cách nháy vào ơ trái
nhất, rồi bấm phím Delete.

bản ghi và người dùng không cần phải - Trong hộp thoại khẳng định xóa (H. 14),
Chọn Yes. Lưu y khi đã bị xóa thì bản ghi
dùng lệnh Save. Trong khi làm việc,
một biểu tượng hình bút chì ( ) chỉ ra
rằng ta đang thực hiện thay đổi tại bản
ghi nào đó và những thay đổi hiện chưa
được lưu. Khi chuyển sang một bản ghi
khác, biểu tượng này chuyển thành hình
() cho biết những thay đổi trên bản ghi
đã được lưu. (Một dấu hoa thị () luôn
xuất hiện bên cạnh bản ghi trống ở cuối

không thể khôi phục lại được.


bảng).

d. Di chuyển trong bảng

GV: Có thể dùng chuột để chuyển tới - Dùng các phím Tab hoặc Shift + Tab để
một bản ghi hoặc một trường bất kỳ.

chuyển tới hoặc lùi lại giữa các trường trong

Các nút lệnh (H. 15) trên thanh di bảng.
chuyển nằm góc dưới bên trái cửa sổ - Dùng các phím mũi tên để chuyển giữa các
cho phép di chuyển qua lại giữ các bản ô trong bảng.
ghi.

- Các phím Home và End dùng để chuyển tới
trường đầu tiên và trường cuối cùng trong
Hình 15. Thanh di chuyển

một bản ghi.

GV: Khi mở một bảng ở chế độ trang - Ctrl + Home để chuyển tới trường đầu tiên
dữ liệu, Access sẽ hiển thị tất cả các của bản ghi đầu tiên. Ctrl + End để chuyển
hàng theo thứ tự qui định bởi khóa tới trường cuối cùng của bản ghi cuối cùng
chính đã được chỉ định cho bảng. Nếu
chưa chỉ định khóa chính thì các hàng sẽ
được hiển thị theo thứ tự như chúng
được nhập vào bảng. Access có các
cơng cụ sắp xếp cho phép sắp xếp các
hàng theo thứ tự khác với thứ tự chúng
được nhập vào. Các công cụ sắp xếp và
lọc thuận tiên cho việc tìm kiếm dữ liệu.
Trong danh sách lớp chúng ta cần quản
lí HS thao thứ tự A, B, C ta phải dùng
chức năng sắp xếp để có một danh sách
theo ý muốn.
Ví dụ:Từ bảng danh sách trong hình 12
thực hiện việc sắp xếp ta nhận được.

2. Sắp xếp và lọc
a.Sắp xếp
* Để sắp xếp:
- Trong chế độ hiển thị trang dữ liệu, chọn
một trường hoặc một ô của trường.
1. Nháy đúp bảng DS_HOC_SINH để - Dùng các nút lệnh
(sắp xếp theo thứ tự
mở nó.
tăng dần) hay
(sắp xếp theo thứ tự giảm
2. Để sắp xếp (theo bảng chữ cái) các dần) để sắp xếp các bản ghi của bảng dựa
bản ghi theo trường Ten (ten):

trên giá trị của trường được chọn.

(1) Nháy tiêu đề của cột TEN để chọn - Lưu lại các thay đổi sau khi sắp xếp.
cột này.
(2) Nháy nút

Các bản ghi sẽ được

sắp xếp tăng dần theo bảng chữ cái (H.
16).
3. Để sắp xếp các bản ghi theo thứ tự
giảm dần của ngày sinh (HS nhỏ tuổi
hơn xếp trước):
(1)Nháy

tiêu

đề

cột

của

cột

NGAYSINH để chọn cột này.
(2) Nháy nút
4. Trước khi Access đóng cửa sổ bảng,
người dùng sẽ được hỏi có muốn lưu lại
cách sắp xếp đó khơng.

GV: Lọc là một chức năng cho phép
trích ra những bản ghi thỏa mãn một số b.Lọc
điều kiện nào đó. Ta có thể dùng lọc - Lọc theo ơ dữ liệu đang chọn: chọn ô rồi


hoặc dùng mẫu hỏi để tìm các bản ghi nháy chọn nút lệnh
, Access sẽ lọc ra tất
phù hợp với điều kiện chọn. Khác với cả các bản ghi có giá trị của trường tương
lọc, mẫu hỏi còn cho phép tìm dữ liệu từ ứng bằng với giá trị trong ô được chọn.
nhiều bảng liên quan, phần này sẽ được
giới thiệu trong bài sau.
GV: Access cho phép lọc ra những bản
ghi thỏa mãn điều kiện nào đó thơng

- Lọc theo mẫu: Nháy chọn nút

, tiếp theo

nhập điều kiện vào từng trường tương ứng
theo mẫu, sau đó nháy nút lệnh

(Lọc) để

thực hiện.

qua các nút lệnh sau đây trên thanh công
cụ của cửa sổ CSDL:
Lọc theo ô dữ liệu đang
chọn
Lọc theo mẫu, điều kiện

Sau khi kết thúc, có thể nháy lại vào nút
(Hủy bỏ lọc) để trở về dữ liệu khơng lọc.

Ví dụ: (Trang 26 – SGK)

được trình bày dưới dạng
mẫu
Lọc / Hủy bỏ lọc
GV: Ở chức năng này tương tự như
trong Word
GV: Để tìm kiếm bản ghi trong bảng
của Access (chứa một cụm từ nào đó),
có thể làm như thế nào?

HS: Trả lời câu hỏi.

3. Tìm kiếm đơn giản
- Định vị con trỏ lên bản ghi đầu tiên và nháy
chọn Edit  Find.
- Nháy lên nút Find (

).

- Nháy Ctrl + F để mở hộp thoại Find anh
Replace (H. 19)
+ Trong phiếu Find:
. Trong ô Find What gõ cụm từ cần tìm.
. Trong ơ Look In
1. Chọn tên bảng (nếu muốn tìm cụm từ đó ở


tất cả các trường);
2. Hoặc chọn tên trường hiện tại chứa con
trỏ.
. Trong ơ Match, chọn cách thức tìm kiếm:
- Any Part Of Field (tìm tất cả các cụm từ
chứa cụm từ cần tìm)
- Match Whole Field (chỉ tìm cụm từ được
chỉ ra)
- Start Of Field (cụm từ cần tìm phải nằm ở
đầu các cụm từ kết quả).
. Nháy nút Find Next để đến vị trí tiếp theo
thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
+ Trong phiếu Replace

Lệnh Replace khác với lệnh Find ở chỗ sau
khi tìm được cụm từ thì thay thế nó bởi cụm
từ cho trong ơ Replace With. Chẳng hạn,
nhiều khi cần phải thay đổi để dữ liệu trong
CSDL được nhất qn, ví dụ ta có “HN” và
Ha noi” trong một CSDL- điều này sẽ khiến
cho mẫu hỏi và báo cáo sẽ khơng chính xác.
Khi đó ta dùng lệnh Replace để dữ liệu được
nhất quán (H.20). Cụm từ thay thế được gõ
vào ơ Replace With.

4. In dữ liệu
GV: Có thể in dữ liệu từ một bảng. Nếu a.Định dạng bảng dữ liệu
đã áp dụng các điều kiện lọc/sắp xếp, thì Chọn phơng cho dữ liệu bằng cách nháy mũi


có thể giới hạn những bản ghi mà tên trong hộp dnh sách phông để chọn phông
Access sẽ in và xác định thứ tự in. Cũng từ danh sách hoặc chọn lệnh Font trong bảng
có thể chọn để chỉ in một số trường.

chọn Format.
Đặt độ rộng cột và chiều cao hàng bằng cách

GV: Cũng tương tự như chúng ta in kéo thả chuột hoặc chọn các lệnh Column
trong Word để bản in được đẹp và chính Width… và Row Height… trong bảng chọn
xác chúng ta cũng cần thực hiện lần lượt Format.
theo các bước như sau:

b. Xem trước khi in
Sau khi đã định dạng bảng dữ liệu để in theo

ý muốn, nháy nút

hoặc chọn lệnh Print

Preview Trong bảng chọn File để kiểm tra
xem các dữ liệu có vừa với trang in không.
c. Thiết đặt trang in
Thiết đặt trang in giống như thiết đặt trang
trng Microsoft Word gồm xác định kích
thước trang giấy và đặt lề. Chọn lệnh Page
Setup… trong bảng chọn File.
Chọn lệnh Print… trong bảng chọn File để
chọn máy in, số bản in và các tính chất in
khác.

IV.

CỦNG CỐ
- Hệ thống lại kiến thức.
- Cho bài tập về nhà