Bài giảng Kỹ năng tổ chức các sự kiện

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÔNG ĐÔ
KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN

Th.s Tâm lý : Nguyễn Thị
Hợi
ĐT : 0916776657


CHƯƠNG II
KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN


Chia sẻ:
Hằng năm đơn vị anh/chị thường tổ chức
những sự kiện nào? Anh/chị thường gặp
khó khăn gì khi tổ chức các sự kiện đó?


Sự kiện là gì? Thế nào là tổ chức sự
kiện?

Các hình thức tổ chức sự kiện?
Mục đích của tổ chức sự kiện?
Quy trình tổ chức các sự kiện lớn
và sự kiện nhỏ ở địa phương
NỘI DUNG


Mục đích tiêu bài học
Hiểu thế nào là một sự kiện lớn – nhỏ

Có kỹ năng tổ chức một sự kiện nhỏ ở
địa phương

Có hứng thú, tích cực trong các nhiệm
vụ học tập.
HV thực hành tổ chức các sự kiện nhỏ./
5


NỘI DUNG
1. Sự kiện là gì?
2. Thế nào là tổ chức sự kiện?
3. Các hình thức tổ chức sự kiện
4. Mục đích của tổ chức sự kiện
5. Quy trình tổ chức 1 sự kiện lớn
6. Quy trình tổ chức sự kiện nhỏ


1. Sự kiện là gì?
•Sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn
ra ở một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất
định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt
một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu
hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.


2. Thế nào là tổ chức sự kiện?
•Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức
thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN”
diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý

tưởng cho đến khi nó kết thúc.
•Tổ chức sự kiện là bao gồm tổ chức các
hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương
mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thơng qua
các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo,
triển lãm, lễ hội, …


3.Các hình thức tổ chức sự kiện

+ Các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh; Tổ chức các hội chợ
thương mại; Biểu diễn nghệ thuật (bán vé); Các hoạt động triển lãm (tranh,
ảnh, sách, sản phẩm địa phương,….mục đích vừa quảng bá sản phẩm
vừa bán hàng)
+ Các sự kiện liên quan đến hoạt động như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội
thảo, hội nghị,…
+ Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ; Các buổi biểu diễn trực tiếp, đêm
hịa nhạc
+ Các sự kiện mang tính chất giải trí; các lễ hội, liên hoan, Festive,…
+ Các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung
ương đảng,…
+ Các buổi gặp gỡ giao lưu, hội thảo, hội nghị, họp hành
+ Các sự kiện về văn hoá, xã hội; Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
+ Các sự kiện liên quan tới marketing
+ Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
+ Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…/


4. Mục đích của tổ chức sự kiện
– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây

dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và
thương hiệu của địa phương, công ty.
– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của
công chúng đối với thương hiệu, sản phẩm, hay
nhãn hiệu của nhà đầu tư, địa phương.
– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông
nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
•Ngồi ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu
khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách,
nghị quyết, đại hội, kênh phân phối và quảng cáo
trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của đơn
vị./


5. Quy trình tổ chức 1 sự kiện lớn

THỰC HÀNH


5. Quy trình tổ chức 1 sự kiện lớn
* Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
+ Cần hiểu biết cơ bản về nội dung sự kiện, sản
phẩm, thương hiệu, chất lượng… của đơn vị, địa
phương tổ chức sự kiện
+ Cần nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan
đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật
lực,…
+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự
kiện
+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa

điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,
….
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện./


5. Quy trình tổ chức 1 sự kiện lớn
* Giai đoạn thực hiện sự kiện:
+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
+ Tổ chức điều hành các diễn biến chính
của sự kiện
+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển
trong sự kiện
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ
trong sự kiện
+ Xác định đối tượng công chúng mục tiêu
mà sự kiện hướng tới./


5. Quy trình tổ chức 1 sự kiện lớn
* Kết thúc sự kiện và giải quyết các công
việc sau sự kiện bao gồm:
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ
trợ cho sự kiện
+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
+ Chăm sóc khách hàng, đối tượng tham
gia sự kiện.
*Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia
mang tính tương đới, vì trong mỡi cơng việc còn

phụ thuộc nhiều yếu tố liên quan./


Tổ chức khơng đúng u cầu có
thể gây hậu quả
Ngày 16/9/2018 sau khi 7 người chết, 5 người hôn mê tại
lễ hội âm nhạc, Công an Hà Nội hôm nay đã khởi tố vụ
án hình sự để điều tra về các tội danh Chứa chấp việc sử
dụng trái phép chất ma túy và Lôi kéo người khác sử
dụng trái phép chất ma túy.


Hình ảnh chiếc bánh chưng khổng lồ nặng 2,5 tấn
được dâng cúng trong ngày giỗ Tổ năm 2016 ở Công
viên Đầm Sen gây dở khóc dở cười về kỷ lục “món ăn
to” của Việt nam, gây bao lãng phí tiền của, công sức...


 Một

vụ xô đẩy, chen lấn hỗn loạn dẫn đến giẫm đạp
27 người
trong
đó có 4 Penh
phụ nữ
1 em
nhau
xảy ra chết
ở thủ
đơ Phnom

đãvà
làm
hơnnhỏ
330
sau khi
đám trong
đông một
hỗn ngày
loạn và
chúc giẫm đạp
người
bị chết
hộichen
ở Campuchia.
lên nhau tại một lễ hội ở Ấn Độ.


6. Tổ chức sự kiện nhỏ
Ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ký
Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ban hành Quy
định chế độ họp trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước.
6.1. Mục đích tổ chức 
6.2. Vai trị của lãnh đạo trong các cuộc họp
6.3. Các ngun tắc cơ bản về họp 
6.4. Các bước tiến hành cuộc họp
6.5. Kỹ năng cơ bản điều hành cuộc họp


6. Tổ chức sự kiện nhỏ

Ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ký
Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ban hành Quy
định chế độ họp trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước.
Trong các cơ quan hành chính có các loại cuộc
họp chính sau:
Họp tham mưu, tư vấn; Họp làm việc; Họp
chuyên môn; Họp giao ban; Hội nghị tập huấn,
triển khai; Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng
năm; Họp sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề (Hội
nghị sơ kết hoặc tổng kết)./



6.1. Mục đích tổ chức các cuộc họp
- Phổ biến chủ trương, chính sách mới của Đảng, Nhà nước và
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Tạo sự phối kết hợp chặt chẽ trong hoạt động của Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, nâng cao tinh thần tập
thể, thực hiện quy chế công khai, dân chủ.
- Khai thác trí tuệ tập thể, phát huy sự tham gia rộng rãi của
các đại biểu Hội đồng nhân dân, ủy viên Ủy ban nhân dân và
các cá nhân, tổ chức khác để xây dựng địa phương vững
mạnh.
- Đánh giá tình hình hoạt động của chính quyền trong một giai
đoạn nhất định nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những khó
khăn; bàn bạc, tháo gỡ những vướng mắc; sửa chữa…/


6.2. Vai trò của lãnh đạo trong các cuộc họp 

Người lãnh đạo, quản lý trong trường hợp này, được
hiểu là người giữ một trong các chức danh Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã. thường
đóng vai trị chủ trì hoặc điều hành.
Trong vai trị chủ trì, lãnh đạo thơng qua nội dung phát
biểu của mình để:
- Tuyên bố lý do cuộc họp
- Xác định mục tiêu cuộc họp
- Chỉ đạo định hướng cho các hoạt động báo cáo, thảo
luận của cuộc họp
- Phát biểu kết luận cuộc họp.
Ngồi các nội dung chủ trì nêu trên, lãnh đạo, quản lý
cịn trực tiếp dẫn dắt tiến trình cuộc họp./


6.3. Các nguyên tắc cơ bản về tổ chức cuộc họp
- Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và
phạm vi trách nhiệm được phân công.
- Chỉ tiến hành họp khi thực sự cần thiết để thực hiện
các nhiệm vụ quan trọng.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần
tham dự
- Thực hiện theo chương trình kế hoạch; bố trí hợp lý;
bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực.
- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc
cần xử lý; kết hợp các cuộc họp với nhau cho hợp lý.
- Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của công
việc cần giải quyết; tính chất và đặc điểm loại hình hoạt
động của từng loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà

6.4. Các bước tiến hành cuộc họp


6.4. Các bước tổ chức cuộc họp
6.4.1. Chuẩn bị tiến hành cuộc họp 
a) Xác định mục tiêu và nhiệm vụ cuộc họp
Cần xác định rõ ràng, trả lời các câu hỏi:
+ Cuộc họp được tổ chức nhằm giải quyết những
vấn đề gì?
+ Mức độ cần thiết giải quyết và ý nghĩa của việc
giải quyết những vấn đề đó? ./