Tài liệu Bạn sử dụng thời gian của người khác như thế nào? pdf

Bạn sử dụng thời gian của người
khác như thế nào?
Chúng ta sẽ cùng nhau nhìn vào những điều khá buồn cười (nhưng thú vị) trong việc
quản lý thời gian của bản thân và quản lý thời gian của người khác (nhân viên dưới quyền
chẳng hạn).

Định luật Parkinson
C. Northcote Parkinson, nhà văn và sử học người Anh, đưa ra
định luật Parkinson như
sau:

Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó.
(Work expands so as to fill the time available for its completion).

Bất kỳ ai có bạn gái cũng hiểu được định luật này đúng đắn thế nào. Ví dụ, một lần tôi và
bạn gái cùng đi xem phim. Chỉ còn 30 phút nữa là bắt đầu xuất chiếu, trong khi từ nhà
bạn gái tôi đến rạp chiếu cũng đã mất 25 phút. Vì vậy chỉ có 5 phút để bạn gái tôi sửa
soạn để ra đường. Lần đó bạn tôi chuẩn bị mất hơn 7 phút một chút, cả hai đến rạp trễ vài
phút nhưng vừa đủ để bỏ qua phần quảng cáo đầu phim.

Dịp khác chúng tôi cùng nhau đi ăn tối với mấy người bạn. Thời gian đến lúc gặp mặt
còn đến gần 1 giờ đồng hồ. Lần này thì bạn gái tôi sửa soạn mất gần 1 giờ đồng hồ.
Nói một cách ngắn gọn, cùng một công việc là sửa soạn để ra ngoài, bạn gái của tôi có
thể sử dụng 5 phút, 15 phút, 1 giờ, hay nhiều hơn nữa, đúng như thời gian được ấn định
lúc đó.

Định luật Parkinson không chỉ đúng với phái đẹp. Cũng một cuốn đề cương ôn thi học kỳ
một Lịch sử Đảng, nếu chỉ còn một buổi tối nữa là đến ngày thi, tôi cũng có thể học thuộc
nó được. Nhưng nếu còn đến 1 tháng, hay còn đến một học kỳ nữa, chắc bạn cũng đoán
được tôi sẽ dùng bao nhiêu thời gian để học nó. 1 đêm ư? Không. Tôi sẽ mất vừa đúng 1
tháng, hoặc đúng một học kỳ, để học cùng một cuốn đề cương đó.

Ai đi làm rồi cũng hiểu định luật này. Công việc vốn trước kia chỉ mất 1 tuần để thực
hiện, nếu lần này sếp có rộng lượng cho 1 tháng để làm thì mình sẽ dành đúng 1 tháng
mới làm xong, không thể nào nhanh hơn được.

Bây giờ hãy thử suy nghĩ xem bạn có bị chi phối bởi định luật Parkinson không?

Vậy định luật Parkinson có đúng không?

Định luật Parkinson nổi tiếng vì vừa nghe qua ai cũng thấy nó đúng với mình, và nó cũng
rất vui. Dĩ nhiên, nó không hề giống như các định luật vật lý. Parkinson là một nhà văn,
ông ta đưa ra định luật này không phải bằng các thí nghiệm hay chứng minh, mà cũng
chẳng có ai cần tìm cách chứng minh cả, đơn giản bởi vì nó mô tả một phần thói quen sử
dụng thời gian của con người một cách chân thật và hài hước.

Vì vậy tôi cũng sẽ không đi ngược lại trào lưu này. Thay vào đó, tôi sẽ bàn đến “hệ quả”
của định luật này. Giả định rằng mọi người đều thừa nhận định luật này là đúng, vậy ta
thử xét xem mọi người sẽ làm gì?

Mỗi người đều thấy định luật Parkinson đúng với bản thân mình, nhưng sẽ chẳng có ai
làm gì để khắc phục cho bản thân; ngược lại, họ sẽ tìm cách áp dụng luật Parkinson cho
những người khác.

Chẳng hạn, cha mẹ sợ rằng thế nào thì con của mình cũng lơ là nếu có nhiều thời gian,
nên cách tốt nhất để chúng học hành tốt là dành cho chúng thật ít thời gian để chúng tập
trung hết sức làm cho xong nhiều bài tập. Hay nói cách khác, vì chúng ta cảm nhận luật
Parkinson đúng với bản thân mình, nên chúng ta sẽ áp dụng nó đối với người khác.

Cách tốt nhất để khiến người khác làm việc hiệu quả là dành cho họ càng ít thời gian
càng tốt để hoàn thành công việc được giao.

Suy nghĩ này luôn ăn sâu trong bất kỳ ai làm công tác quản lý (cũng có thể xem cha mẹ là
người quản lý của con cái mình). Theo bạn thì suy nghĩ này có đúng không?

Vấn đề này được bàn luận rất hay trong cuốn sách “Peopleware, productive projects and
teams”
của hai tác giả Tom DeMarco và Timothy Lister. Đây là cuốn sách mà bất kỳ ai
làm công tác quản lý cũng nên đọc, và mua thêm một cuốn nữa cho sếp của họ cùng đọc.
Phần trình bày sau đây của tôi sẽ dựa rất nhiều trên những ý chính trong cuốn sách đó.

Nhưng trước hết, chúng ta sẽ nói về hai cách tư duy trái ngược nhau trong việc nâng cao
hiệu quả làm việc.

Tư duy của người Tây Ban Nha và tư duy của ngươi Anh

Chúng ta đã được học về chế độ thực dân Tây Ban Nha qua môn lịch sử. Những người
Tây Ban Nha này cho rằng tất cả của cải (tài nguyên, vàng bạc, tiền,…) trên thế gian này
đều có hạn, cho nên cách tốt nhất để làm cho mình giàu có là phải bóc lột ở những nơi
khác càng nhiều càng tốt. Vì vậy họ phát triển mạnh ngành hàng hải để đi khai thác tối đa
ở các thuộc địa, buôn bán và bóc lột nô lệ,…

Sau đó, những người khác ở châu Âu, mà khởi đầu là từ Anh, có một suy nghĩ hoàn toàn
khác: mọi của cải trên thế gian đều có thể tạo ra vô hạn bằng sự sáng tạo của con người.
Và điều đó mở đầu cho thời đại công nghiệp, với máy móc giúp con người tạo ra nhiều
của cải hơn bao giờ hết.

Hay giống như câu chuyện con gà và quả trứng. Thực dân Tây Ban Nha sẽ đi trộm trứng,
càng nhiều càng tốt. Còn cuộc cách mạng công nghiệp giúp những người Anh hiểu rằng
cách tốt hơn là nuôi gà thật hiệu quả, từ đó mình sẽ có nhiều trứng hơn.

Nhưng trộm trứng thì dễ hơn, vì đó là cái mình có thể thấy ngay trước mắt, đồng thời nó
cho kết quả tức thì. Ngược lại, nuôi gà cần nhiều tư duy, phương pháp, và thử thách hơn.

Tương tự như vậy, quản lý cũng có hai lối tư duy hoàn toàn trái ngược nhau.
Trường phái thứ nhất hướng người quản lý nhìn thấy những cái hiện hữu trước mắt,
những cái có thể khai thác ngay mà không phải đầu tư. Đó chính là thời gian của người
khác. Cách tốt nhất để đạt hiệu quả cao là khai thác được thời gian này càng nhiều càng
tốt. Được củng cố thêm bởi định luật Parkinson, họ sẽ đặt ra những thời hạn (deadline)
không tưởng để khai thác tối đa thời gian của người khác. Chẳng hạn, nếu nhân viên cho
rằng có thể nếu có được 5 tuần thì sẽ làm xong công việc một cách thoải mái, họ sẽ nghĩ
ngay ra rằng:

5 tuần thì có thể hoàn thành thoải mái, vậy tốt nhất là giao cho 3 tuần thôi, để buộc nhân
viên của mình làm việc thật “nghiêm túc”.

Kết quả thì ai cũng biết. Nhân niên sẽ phải bỏ ra thời gian đúng 5 tuần để làm trong thời
hạn 3 tuần. Có nghĩa là, trong vòng 3 tuần đó nhân viên sẽ phải làm việc overtime (ngoài
giờ), hoặc cũng có thể là overnight (qua đêm) để làm cho xong.

Những người thuộc trường phái thứ hai thì suy nghĩ khác. Họ hiểu rằng thời gian của con
người là có hạn, và không thể sản sinh ra được. Đồng thời, thời gian có cái giá để đầu tư
rất cao. Cho nên cách để đạt được hiệu quả cao là khai thác tối đa tiềm năng trong mỗi
con người, bằng cách nâng cao khả năng tư duy, sáng tạo, làm việc nhóm, phương pháp
giải quyết vấn đề,… Những điều này thì có thể khai thác vô hạn được. Họ nghĩ rằng luật
Parkinson không đúng khi quản lý thời gian của người khác.

Và đây chính là sự thật

Sự thật là luật Parkinson hoàn toàn sai khi chúng ta dựa vào đó để quản lý công việc của
người khác, đặc biết đối với công việc cần trí tuệ.

Một suy nghĩ gần giống luật Parkinson là con người sẽ nỗ lực tối đa khi bị đặt vào bước
đường cùng: thời gian thật khẩn trương chẳng hạn. Ok, chúng ta cùng nhau làm 2 thí
nghiệm nho nhỏ:

Thí nghiệm 1: Bình thường khả năng nhảy xa của bạn là 3m. Bây giờ bạn đang đứng
trước một cái hố thật sâu, phía bên kia cái hố cách bạn đến 4m. Phía sau của bạn là một
đàn sói hung tợn đang lao đến muốn ăn tươi nuốt sống bạn. Không có nhiều thời gian,
bạn lấy hết sức nhảy. Kết quả?

Bạn sẽ qua được bên kia cái hố an toàn. Kỳ tích! Khi đặt vào tình huống hết sức khẩn
cấp, bạn có thể làm được những điều vượt qua khả năng thông thường của mình.
Đó chính là lập luận của những nhà quản lý theo trường phái thứ nhất.

Thí nghiệm 2: Bạn cũng lại rơi vào một tình huống hiểm nghèo. Lần này một bọn thổ
dân (giống như trong phim Indiana Jones) bắt được và nhốt bạn vào trong một cãi cũi.
Chúng sẽ đưa cái cũi từ từ xuồng vực thẳm, nơi đó chứa đầy nham thạch có thể làm tan
chảy mọi thứ. Tuy nhiên, chúng cho bạn một cơ hội: nếu bạn giải được một phương trình
cực kỳ rắc rối trước lúc cái cũi xuống tới đáy vực, bạn sẽ được kéo lên và được trả tự do.
Bạn chỉ có 5 phút để giải bài toán đó.

Bạn ráng tập trung suy nghĩ, tập trung giải bài toán trong hoàn cảnh đó xem. Lần trước
bạn có thể ráng để nhảy xa hơn hơn mà. Bây giờ thử ráng “thông minh” hơn trong tình
huống khẩn cấp xem? Bạn làm được không?

Bình thường nếu thoải mái suy nghĩ thì bạn có thể giải quyết được bài toán đó. Vậy thử
hình dung xem, đặt lưỡi hái thần chết ngay trước cổ của bạn có giúp bạn giải bài toán
nhanh hơn không? Tôi từng học chuyên Toán và quen rất nhiều bạn bè học chuyên Toán,
những người cực kỳ xuất sắc, nhưng chắc chắn rằng trong số đó không có ai vượt qua
được thí nghiệm 2 này.

Hai thí nghiệm trên nói lên điều gì? Thí nghiệm 1 giúp ta hiểu rằng khi không còn lựa
chọn nào khác, và đứng trước áp lực to lớn về thời gian, người ta sẽ chọn ngay phương án
đó và thực hiện phương án đó “tốt” hơn lúc bình thường. Nhưng thí nghiệm 1 không hề
nói rằng kết quả của việc thực hiện đó sẽ tốt hơn, chỉ đơn giản là khả năng thực hiện của
con người sẽ cao hơn. Có thể bạn nhảy được 4m, nhưng sẽ hoàn toàn vô nghĩa nếu cái hố
có khoảng cách là 10m.

Thí nghiệm 2 giúp chúng ta hiểu rằng, con người không thể tư duy hiệu quả nếu bị đặt
dưới áp lực thời gian. Khi tư duy giải quyết vấn đề, ta cần thời gian, thật nhiều thời gian,
để có thể tìm hiểu kỹ yêu cầu cần giải quyết, xác định các mục tiêu và ràng buộc, đánh
giá lựa chọn các giải pháp, kiểm nghiệm kết quả. Rút ngắn thời gian tư duy sẽ dẫn đến
giảm bớt những bước trên, điều đó chắn chắn sẽ làm cho quá trình tư duy giảm đi tính
hiệu quả.

Hầu hết mọi công việc mà con người làm đều cần đến tư duy. Do đó chúng ta cần thời
gian để giải quyết chúng. Nếu có nhiều thời gian để thoải mái tư duy và lựa chọn, chúng
ta sẽ càng hiệu quả. Luật Parkinson sẽ đúng khi áp dụng để quản lý người khác nếu công
việc đó thuần túy tay chân, cơ bắp, không cần một chút tư duy nào. Ví dụ như việc nhảy
qua hố khi bị đàn sói đuổi theo. À, nhưng thật ra những công việc đó thì không cần phải
quản lý làm gì nữa, ai cũng biết cần phải làm gì và buộc phải làm như vậy, có thêm người
quản lý chi thêm phiền phức.

Phần lớn trong chúng ta nếu được làm cha mẹ để hướng dẫn con cái học hành sẽ áp dụng
ngay luật Parkinson. Chúng ta sẽ nghĩ rằng cho chúng thật ít thời gian và thật nhiều bài
tập sẽ giúp chúng học tốt hơn. Sự thật thì sao? Có thể chúng sẽ học nhiều hơn, nhưng
chưa chắc là học tốt hơn.

Hay nếu chúng ta là những nhà quản lý dự án phần mềm (xin lỗi, lại nói đến chuyện nghề
nghiệp), chúng ta sẽ nghĩ ngay đến việc bố trí thời gian làm sao cho thật khít khao, tốt

nhất là càng eo hẹp càng tốt, để cho nhân viên tập trung hết sức vào công việc. Điều tạo
nên sự hứng thú đối với lập trình viên là những khó khăn về kỹ thuật, về tư duy để tạo ra
một sản phẩm thật tốt, thật mới lạ; đó mới là thử thách khi lập trình. Nhưng người quản
lý lại nghĩ khác: phải tạo ra áp lực về thời gian thì mới tạo ra thử thách cho lập trình viên.
Ai lại thích mình được trao cái thử thách đó?

Cũng có thể chúng ta có những nguyên nhân khác để lý giải cho thời gian eo hẹp: phải
học cho bằng con cái người khác, dự án này là sống còn đối với công ty,… và vì vậy
chúng ta phải đặt ra thời hạn thật phi lý cho người khác. Dù lý do gì đi nữa thì cuối cùng
chúng ta cũng tự chấn an mình: định luật Parkinson luôn đúng!

Khi bị đặt dưới áp lực thời gian, thoạt nhìn thì chúng ta thấy mình làm được rất nhiều
việc, và làm rất nhanh. Nhưng sự thật thì sao? Theo Tom DeMarco và Timothy Lister:

Người bị đặt dưới áp lực thời gian không hề làm việc tốt hơn, họ chỉ có thể làm việc
nhanh hơn. Và để làm việc nhanh hơn, họ phải hy sinh chất lượng của công việc và sự
thỏa mãn đối với công việc.

(People under time pressure don’t work better; they just work faster. In order to work
faster, they may have to sacrifice the quality of the product and their own job
satisfaction.)

Đấy mới là sự thật khi ta muốn áp dụng luật Parkinson cho người khác.

Nhưng cũng có những trường hợp ngoại lệ chứ?

Trường hợp ngoại lệ dễ thấy nhất là khi chúng ta phải làm việc với những người trông
như không muốn làm việc. Họ có vẻ chây lười, chẳng bao giờ tích cực làm việc, và
không làm xong công việc được giao. Bạn làm sao đây? Chẳng lẽ cho họ nhiều thời gian
để họ lười biếng hơn? Bạn có thể sẽ nghĩ:

Hãy nhìn cái bọn này. Thật là lười biếng và vô trách nhiệm hết chỗ nói. Mình phải làm gì
đó, nhất định phải quản lý thời gian thật chặt chẽ để bắt mấy con rùa này làm việc!!!

Được rồi, xả hết tâm trạng ra như vậy là được rồi. Bây giờ thử suy nghĩ kỹ xem cách đó
có hiệu quả không? Bạn nghĩ rằng mấy “con rùa” đó cần thêm nhiều áp lực thời gian để
có thể làm việc tốt??? Bạn biết câu trả lời từ chính câu hỏi của mình rồi.

Mấy “con rùa” đó chắc chắn không cần bạn tạo thêm nhiều áp lực thời gian rồi. Cái mà
họ cần có thể là bạn giúp họ hiểu được vì sao phải làm việc này, kết quả nó đem lại lợi
ích gì cho mọi phía; cũng có thể cái họ cần là bạn không suy nghĩ họ là những “con rùa”,
“con bò″, hay là “con lừa” nữa; hoặc nếu như tất cả điều trên không đúng, có thể họ cần
một công việc mới, ở nơi nào đó khác chẳng hạn.

Dĩ nhiên nếu công việc mà không có những lần “dồn ép” như vậy thì cũng mất một phần
lý thú. Ở lại đêm cùng chiến đấu với những đồng nghiệp để làm cho xong dự án cũng có
cái lãng mạn của nó. Có những lúc hối hả như vậy mới tạo nên hương vị cho cuộc sống,
mới làm ta thêm yêu đời và yêu nghề. Nhưng theo như DeMarco và Lister, những lần
“hối hả” đó giống như những cú chạy nước rút, nó chỉ có ý nghĩa trong những bước chạy
cuối cùng để xem ai về đích trước tiên. Còn nếu bạn chạy nước rút ngay từ đầu và thực
hiện liên tục trong một cuộc thi marathon, bạn chỉ phí sức của mình một cách vô ích. Bị
sức ép thời gian đè nặng nhưng cuối cùng vẫn hoàn thành công việc thì cũng phấn khích
thật, nhưng không giống sự phấn khích như khi ta đi du lịch, cua được em gái đẹp,… đó
là cái phấn khích mà phần lớn chúng ta hoàn toàn có thể không hối tiếc dù không có
chúng trong cuộc đời.