Khóa luận tốt nghiệp Quản trị nhân lực: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG TIN HỌC XÂY DỰNG PHẦN MỀM
QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC
NỘI VỤ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã SV
Khóa
Lớp

: QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
: THS. DƯƠNG MẠNH HÙNG
: TÔ THẢO NGUYÊN
: 1405 QTNB044
: 2014 - 2018
: ĐH QTNL 14B

HÀ NỘI - 2018


LỜI CẢM ƠN
Để có được đề tài nghiên cứu khóa luận này, ngoài sự cố gắng và nỗ
lực của bản thân, tơi cịn được tạo điều kiện và nhận sự giúp đỡ của Thầy

giáo, Nhà giáo Ưu Tú - Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng, người đã tận tình hướng
dẫn và chỉ bảo tơi trong suốt q trình nghiên cứu và hồn thành khóa luận.
Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy.
Tôi xin cảm ơn các Thầy, Cô giáo đã trực tiếp giảng dạy tôi trong
những năm học vừa qua, cùng toàn thể bạn bè, người thân đã nhiệt tình ủng
hộ và động viên để tơi có thể thực hiện tốt khóa luận tốt nghiệp này cũng như
đủ tự tin làm hành trang cho tôi làm việc sau này.
Mặc dù đã rất cố gắng , nhưng do thời gian có hạn, cũng như hạn chế
về mặt kiến thức của bản thân nên khơng thể tránh khỏi nhiều thiếu sót. Chính
vì vậy, tơi rất mong nhận được sự chỉ dẫn, đánh giá và nhận xét của các Thầy,
Cô giáo và những người quan tâm đến đề tài này để giúp cho đề tài được hồn
thiện hơn.
Tơi xin trân trọng cảm ơn./.


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu do tôi thực hiện, mọi số
liệu và thông tin trong đề tài là trung thực.
Hà Nội, ngày 30 tháng 3 năm 2018
SINH VIÊN THỰC HIỆN

Tô Thảo Nguyên


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................. 1
2. Lịch sử nghiên cứu .............................................................................. 2
3. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................ 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................... 3

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................... 4
6. Giả thuyết nghiên cứu......................................................................... 4
7. Phương pháp nghiên cứu.................................................................... 5
8. Kết cấu khóa luận................................................................................ 5
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÂN SỰ, VAI TRÒ CỦA
CNTT TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI
VỤ HÀ NỘI.................................................................................................... 6
1.1.Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý nhân sự. ................................................................................................ 6
1.1.1.Một số khái niệm liên quan đến tin học và thuật ngữ tin học dùng
trong phần mềm quản lý nhân sự .......................................................... 6
1.1.2.Khái niệm về quản lý, quản lý nhân sự ........................................ 10
1.1.3.Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thơng tin trong quản lý........ 12
1.2.Vai trị CNTT trong quản lí nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội ....................................................................................................... 12
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ..................................................... 14
2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. ............ 14
2.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội ........................................................................................................... 15
2.3. Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội ....................................................................................................... 19
Chương 3. ỨNG DỤNG TIN HỌC XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ
NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .......................... 20
3.1. Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội ....................................................................................................... 20


3.1.1.Phân tích thiết kế phần mềm quản lí nhân sự tại Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội ....................................................................................... 20

3.1.2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội ................................................................................ 44
3.2. Sản phẩm của luận văn................................................................... 57
3.3. Đánh giá tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự. ................... 57
3.4. Đề xuất một số phương hướng hồn thiện cơng tác quản lý nhân
sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.................................................... 58
KẾT LUẬN .................................................................................................... 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 60
PHỤ LỤC


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CBVC

: Cán bộ, viên chức

CNTT

: Công nghệ thông tin

CSDL

: Cơ sở dữ liệu

ĐHNVHN : Đại học nội vụ Hà Nội


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Trong thời đại ngày nay - thời đại của công nghệ thông tin và khoa học
kỹ thuật, cùng với sự phát triển không ngừng của nó thì việc ứng dụng cơng
nghệ thơng tin vào trong mỗi lĩnh vực ngành nghề đang là vấn đề rất quan
trọng. Tại Việt Nam tin học đã có mặt tại hầu hết các lĩnh vực từ kinh tế, dịch
vụ hay giải trí nói chung và các hệ thống quản lý nói riêng và đặc biệt là quản
lý nhân sự…
Quản lý nhân sự là vấn đề then chốt của mọi tổ chức, là thiết kế các
chính sách và thực hiện các lĩnh vực hoạt động nhằm làm cho con người đóng
góp những giá trị hữu hiệu nhất cho tổ chức, bao gồm các lĩnh vực như hoạch
định nguồn nhân lực, phân tích thiết kế cơng việc, đánh giá thành tích, đào tạo
và phát triển…Phạm vi của quản lý nhân sự hết sức rộng lớn, tạo ra khối dữ
liệu lớn. Tính cấp thiết đặt ra ở đây là chúng ta phải lưu giữ, làm chủ và khai
thác được kho dữ liệu này. Sự xuất hiện của tin học đã tạo bước đột phá lớn
trong sự phát triển của khoa học công nghệ, nó khẳng định được mình và
ngày càng đứng vững vì nó có các ưu thế như: khả năng lưu trữ và xử lý
thông tin lớn; lưu trữ dữ liệu khoa học, gọn nhẹ, an tồn và thuận lợi; thơng
tin được xử lý chính xác, nhanh chóng theo u cầu của con người, tiết kiệm
cả về thời gian cũng như chi phí.
Trên thực tế trước đây khi tin học chưa phát triển mạnh mẽ thì ở nước
ta cơng việc của những cán bộ quản lý gặp nhiêu khó khăn, nhất là đối với
những cán bộ quản lý làm việc trong những cơ quan, công ty lớn với số lượng
nhân viên lên đến hàng trăm, hàng nghìn người. Có thể nói việc quản lý bằng
phương pháp thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc mà không
mang lại hiệu quả cao. Nếu khi cần bất cứ thông tin gì của một nhân viên nào
thì sẽ khó khăn trong việc tìm kiếm và thường sẽ gặp những thiếu sót về
thơng tin của người đó.
1


Chính vì vậy, là một sinh viên của Khoa quản trị nguồn nhân lực tuy

không được học hỏi và đào tạo một cách bài bản về việc xây dựng một phần
mềm quản lý nhân sự ; nhưng nhận được sự giúp đỡ từ Thầy giáo,Nhà giáo
Ưu Tú - Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng cùng sự đồng ý của Khoa quản trị nguồn
nhân lực dựa trên Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số
02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ tôi đã quyết
định chọn đề tài “Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” để làm đề tài nghiên cứu khóa luận của
mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về quản lý nhân sự tuy nhiên
những đề tài này lại chỉ đề cập đến một khía cạnh nhất định trong cơng tác
quản lý, phương pháp tiếp cận khác nhau trong công tác quản lý nhân sự, hay
có một số bài nghiên cứu như:
- Tác giả VVOB Việt Nam và các Sở GD&DT phối hợp biên soạn
năm (2003) Giáo trình “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý Nhà
trường” quyển giáo trình góp phần nâng cao năng lực cán bộ quản lý trường
học. Cuốn tài liệu chú trọng đến những công cụ công nghệ thông tin cụ thể dễ
sử dụng và hữu ích trong những khía cạnh nhất định của công tác và được
Cục NG&CBQLCSGD thẩm định, xác nhận đáp ứng các yêu cầu có thể sử
dụng làm tài liệu bồi dưỡng cán bộ quản lý nhà trường.
- Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ” ứng
dụng cơng nghệ thơng tin - truyền thơng trong quy trình xử lý cơng việc của
từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với
nhau trong giao dịch và tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ
hành chính cơng, dịch vụ cơng của đơn vị sự nghiệp cơng…
- Tác giả Dỗn Thị Hồng Hạnh (2013) viết cuốn “Biện pháp ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý chuyên môn ở trường mầm
2

non Kim Ngọc” về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hoạt
động dạy học góp phần thực hiện đổi mới giáo dục nói chung và đổi mới giáo
dục mầm non nói riêng.
- Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính
phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2016 – 2020.
Những tài liệu tham khảo của các tác giả trên là những vấn đề liên
quan đến quá trình nghiên cứu của tơi; để từ đó tơi tham khảo, kế thừa, nghiên
cứu từ những kiến thức quý báu đó.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Một là: Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác
quản lí nhân sự tại Trường ĐHNVHN nhằm góp phần nâng cao chất lượng
quản lý, phục vụ có hiệu quả cho q trình kiểm tra, kiểm sốt, thống kê các
hoạt động liên quan đến nhân sự của Trường.
Hai là: Qua khảo sát thực trạng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phân tích, đánh giá cơng tác quản lý nhân sự, ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lí.
Ba là: Nghiên cứu xây dựng phần mềm ứng dụng vào cơng tác quản lí nhân
sự tại Trường để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự tại Trường ĐHNVHN.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Thứ nhất: Nghiên cứu về lý luận ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý nhân sự.
Thứ hai: Nghiên cứu về vai trò của nhân sự đối với hoạt động của
Trường ĐHNVHN.
Thứ ba: Từ thực tế tại Trường ĐHNVHN qua quá trình quản lí nhân
sự, q trình ứng dụng tin học trong quản lí nhân sự và hiệu quả đem lại.
Thứ tư: Qua thực trạng quản lý nhân sự tại Trường đề xuất các giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
3

Thứ năm: Nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lí nhân sự đưa vào
thử nghiệm thực tế tại Trường ĐHNVHN.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Quản lí nhân sự là một lĩnh vực lớn trong cơng tác quản lí, quản lí nhân
sự bao gồm Quản lí con người trong 1 đất nước, quản lí con người trong 1
ngành, quản lí con người trong 1 tình, trong 1 huyện, trong 1 xã, trong 1 cơ
quan.
Đối với quản lí con người lại càng phức tạp vì nó liên quan đến các lĩnh
vực hoạt động khác nhau như kinh tế, văn hóa, chính trị chính vì tính phức tạp
và đa dạng như vậy nên trong đề tài này em chỉ tập trung vào đối tượng
nghiên cứu Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lí nhân sự ở phạm vi
hẹp của 1 cơ quan cụ thể đó là Quản lí nhân sự của Trường Đại học Nội vụ ở
thời điểm hiện tại là năm 2018.
Được biết Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngồi cơ sở chính ở Hà Nội
trường cịn có 2 cơ sở đào tạo ở Miền trung (đóng tại Quảng Nam) và cơ sở
tại thành phố Hồ Chí Minh, chính vì vậy mà phạm vi nghiên cứu của đề tài
này chỉ giới hạn Quản lí nhân sự của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ở khu
vực Hà Nội.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Đề tài đặt giả hai thuyết như sau:
Một là : Nếu như ứng dụng công nghệ thơng tin một cách hiệu quả thì
sẽ giúp cho việc quản lý nhân sự một cách dễ dàng, đạt được hiệu quả cao,
tiết kiệm về thời gian, chi phí cho công tác này và hoạt động của cơ quan sẽ
diễn ra thông suốt hiện đại hơn.
Hai là: Nếu như bài nghiên cứu được sử dụng khai thác, ứng dụng
phục vụ cho q trình quản lý nó sẽ giúp hoạt động quản lý nhân sự của
Trường được hoàn thiện hơn tiết kiệm được thời gian, chi phí và hiệu quả hơn
trong công việc
4

7. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại
Trường ĐHNVHN sẽ sử dụng các phương pháp nghiên cứu như sau:
Thứ nhất: Phương pháp thu thập thông tin, sử dụng phương pháp thu
thập thông tin từ nhiều nguồn khác để từ đó làm cơ sở đánh giá cụ thể, phân
tích chi tiết và nghiên cứu xây dựng phần lí luận qua đó có đề xuất phương án
dựa trên ý kiến chủ quan.
Thứ hai:Phương pháp nghiên cứu tài liệu, từ những tài liệu qua đó xây
dựng lí luận cho vấn đề nghiên cứu và đưa ra một số đề xuất để giải quyết vấn
đề.
Thứ ba: Phương pháp khảo sát trực tiếp, qua phương pháp này giúp ta
có cái nhìn cụ thể về vấn đề quản lí nhân sự tại Trường từ đó đưa ra thực
trạng đánh giá được quá trình, khâu quản lí trong cơng tác này.
Thứ tư: Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa những vấn đề
lý luận từ sách, báo, tài liệu và văn kiện, văn bản có liên quan nhằm xây dựng
cơ sở lý luận cho vấn đề nghiên cứu.
8. Kết cấu khóa luận
Ngồi phần mở đầu và phần kết luận thì đề tài Ứng dụng tin học xây
dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Trường ĐHNVHN có cấu trúc như sau:
Chương 1: Những vấn đề chung về nhân sự, vai trò của CNTT
trong quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý nhân sự tại Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội .
Chương 3: Ứng dụng tin học xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

5

CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÂN SỰ, VAI TRÒ CỦA
CNTT TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI
VỤ HÀ NỘI
1.1. Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý nhân sự.
1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến tin học và thuật ngữ tin học
dùng trong phần mềm quản lý nhân sự
Phần cứng (hardware): Gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi
mạch, bàn mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in,
thiết bị đầu cuối, nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin
cơ bản ở mức độ thấp nhất tức là tín hiệu nhị phân.
Phần mềm ( software) : Là các chương trình (program) điều khiển các
hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của
máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần
mềm ứng dụng (application software).
Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện
các công việc.
Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết
một bài tốn hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một
số lĩnh vực. ví dụ như phần mềm microsoft office (microsoft word, microsoft
excel), cốc cốc, winzar
Internet : Là một hệ thống thơng tin tồn cầu có thể được truy cập cơng
cộng gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin
theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu ( packet switching) dựa trên một giao thức
liên mạng đã được chuyển hóa (giao thức IP). Hệ thống này bao gồm hàng
ngàn mạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các
trường đại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên tồn cầu.
Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên Internet
6

Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một
trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trị
chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích
dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là
chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo.
Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các
hệ thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu (
word wide web – www – được trình bày phần sau). Trái với một số cách được
sử dụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp
các mạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang , cịn mạng
tồn cầu – word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự
liên kết ( hyperlink ) và nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet.
Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây,
vệ tinh và điện thoại cầm tay.
Mạng máy tính: Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network
hay network system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với
nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính,
máy in, máy fax, tập tin, dữ liệu. Một máy tính được gọi là tự hoạt động
(autonomous) nếu có thể khởi động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt
và tắt máy mà khơng cần có sự điều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác
hoặc bởi con người.
Các thành phần khác của mạng bao gồm:
Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có
thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày
càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại
di động, PDA, tivi, Môi trường truyền mà các thao tác truyền thơng được thực
hiện qua đó. Mơi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối
với các mạng không dây).

7


Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các
thực thể.
Mạng LAN : Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là
mạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng
hạn) có cỡ chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các Trạm trong các
văn phòng và nhà máy để chia sẻ tài ngun và trao đổi thơng tin.
LAN có 2 đặc điểm:
+Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km
+ Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các
máy. Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs, 1000
Mps và gần 1 Gb.
Mạng WAN: WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng”
dùng trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài
trăm tới vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các
chương trình cho người dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay
cịn có tên là máy chủ (host), máy đầu cuối (end system). Các máy chính được
nối với nhau bằng các mạng truyền thơng con ( communication subnet) hay
cịn gọi là mạng con (subnet). Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông
điệp (massages) từ máy chủ này sang máy chủ khác.
Mạng con thường có hai thành phần chính:
➢ Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel),
hay đường trung chuyển (trunk).
➢ Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chun biệt hóa
dùng để nối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa
các máy. Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải
chọn ( theo thuật toán đã định ) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi. Tên gọi
của gói dữ liệu này là nút chuyển gói ( pack switching node) hay hệ thống

8


trung chuyển (intermedia system). Máy tính dùng việc nối chuyển gọi là “bộ
chọn đường” hay “ bộ định tuyến” (router).
Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng
sao, dạng vịng, dạng cây, dạng hồn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định.
Thư điện tử (email): Thư điện tử hay email (electronic mail ), đôi khi
được hiển thị khơng chính xác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các
mạng máy tính.Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh. Mỗi mẫu
thông tin (thư từ) có thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thơng thường và
được chuyển qua mạng máy tính được biết là internet. Nó có thể chuyển
thơng tin tới một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng một
lúc. Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà cịn có thể
truyền được các dạng thơng tin như hình ảnh, âm thanh và đặc biệt các phần
mềm như thư điện tử kiểu mới cịn có thể hiển thị các email dạng sống động
tương thích như tập HTML
Một số thuật ngữ tin học sử dụng trong phần mềm quản lý nhân
sự:
• Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp các dữ liệu phục vụ cho một
mục đích bài tốn cụ thể.
• Bảng ( Table): Dùng để lưu dữ liệu. Gồm nhiều hàng, mỗi hàng
chứa các thông tin về một cá thể xác định của một chủ thể.
• Mẫu hỏi (Query): Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác
định từ một hoặc nhiều bảng.
• Biểu mẫu (Form): Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc
hiển thị thơng tin.
• Báo cáo (Report): Được thiết kế để định dạng, tính tốn, tổng hợp các
dữ liệu được chọn và in ra.

9


1.1.2. Khái niệm về quản lý, quản lý nhân sự
Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng có thể
gộp thành 3 dạng chính:
- Quản lý các q trình của thế giới vơ sinh (nhà xưởng, ruộng đất,tài
nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm…)
- Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống ( cây trồng, vật nuôi).
- Quản lí các q trình diễn ra trong xã hội lồi người ( quản lý xã hội:
Đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức…)
Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa
quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh). Ngồi
ra trong tiếng Anh cịn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa
quản lý, vừa có nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa
quản trị.
Trong thực tế, thuật ngữ “Quản lý”và “Quản trị” vẫn được dùng trong
những hồn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, những về
cơ bản hai từ này đều cơ bản giống nhau. Khi dùng theo thói quen, chúng ta
coi thuật ngữ “Quản lý” gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản
lý ở khu vực công cộng, tức là quản lý tầm vĩ mơ, cịn thuật ngữ “Quản trị”
được dùng phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế).
Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” (tiếng Việt gốc Hán) có thể hiểu là
hai q trình tích hợp vào nhau; q trình quản là sự chăm sóc, giữ gìn, duy
trì trạng thái ổn định; quá trình lý là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức
vào thế phát triển.
Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý:
- Mary Parker Follet: “ Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được
thực hiện thông qua người khác”.1

1

Thuyết quản lý cổ điển

10


- Harolk Koonz và Cyryl O`Donell : “ Quản lý là việc thiết lập và duy
trì mơi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt
động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được mục tiêu của nhóm” [ 9; 29].
- Harol Koontz: “ Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã
đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của
những người khác” [ 9; 25].
- Nguyễn Minh Đạo: “ Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển,
hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt
tới mục tiêu đã đề ra”[7; 4].
- “Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và
hiệu quả thơng qua q trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các
nguồn lực của tổ chức”[8; 6].
Từ những khái niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và
cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là q trình tạo
nên sức mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ
chức nhằm đạt được mục tiêu chung.
Quản lý nhân sự hay quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng
trong hoạt động của các tổ chức doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc khai thác và
quản lý tốt nguồn lực này nhằm phục vụ cho sự phát triển của doang nghiệp,
tổ chức là vấn đề được các doang nghiệp, tổ chức chú trọng.
Nhân sự được định nghĩa bao gồm tất cả các thành viên trong một
doanh nghiệp sử dụng các kiến thức, kỹ năng, khả năng, các hành vi ứng xử

và các giá trị đạo đức nhằm mục đích thành lập, duy trì và phát triển doanh
nghiệp.
Quản lý nhân sự là công tác quản lý, khai thác, sử dụng lao động, nhân
sự của một doanh nghiệp, công ty, tổ chức,… một cách hợp lý và hiệu quả.

11


1.1.3. Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý
Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lí là việc sử dụng CNTT vào
hoạt động quản lí của con người quản lí nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả
của hoạt động này.
Cơ sở pháp lí của ứng dụng công nghệ thông tin như sau:
Ứng dụng CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển
kinh tế - xã hội.[1; 1].
Quyết định 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ
thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm
2020. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính
phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước.
1.2. Vai trị CNTT trong quản lí nhân sự tại Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội
Sự xuất hiện của CNTT đã tạo một bước đột phá rất lớn trong sự phát
triển của khoa học cơng nghệ. Việc tin học hóa Tổ chức quản lý nhân sự đã
mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ cơng, nó có vai trị đặc biệt quan
trọng là cơng cụ cần thiết phục vụ hiệu quả cho các quy trình quản lí nhân sự
như:
Tăng hiệu quả vận hành quản lí, CNTT giúp thông tin được lưu trữ, xử
lý chia sẻ đến các thành viên quản lí một cánh liên tục nhanh chóng, nhờ đó
quản lí được tất cả các thơng tin cần thiết của từng CBVC trong nhà Trường.
CNTT giúp người quản lý nắm bắt được những thay đổi các vấn đề thể

hiện rõ; biết được số CBVC đang làm việc, chuyển đi, về hưu…Ngồi ra cịn
truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng nhờ vào bản chất minh
bạch của nó.
Quản lí dữ liệu bằng máy tính sẽ truy tìm nhanh chóng cho việc thống
kê, báo cáo, truy xuất nhanh các dữ liệu trang thiết bị cần cho ciệc quản lí, có
thể nắm rõ quản lí thơng qua CNTT.
12


Khi ứng dụng tin học trong quản lí tại nhà Trường nói riêng và các cơ
quan, tổ chức nói chung, góp phần tạo ra một phương thức vận hành thơng
suốt, tiết kiệm thời gian… tránh những sai lầm thiếu sót trong quản lý thông
qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử.
Ứng dụng tin học sẽ là một trong các giải pháp nhằm đạt mục tiêu của
việc quản lí. Vì hoạt động quản lí là nhằm đến tính hiệu quả, chất lượng trong
cách thức hoạt động, điều hành có khả năng kiểm sốt lãng phí, thất thốt.
Ứng dụng tin học trong hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao năng lực
quản lý điều hành, phục vụ tốt hơn, có hiệu quả hơn cho người sử dụng khai
thác nghiệp và góp phần đẩy nhanh tiến trình đơn giản hóa việc quản lí.

13


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo
Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo
Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của

ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho
cán bộ đang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao Đẳng)
Trước đòi hỏi của sự phát triển ngành và của xã hội về nguồn nhân lực
có chất lượng phục vụ sự nghiệp cơng nghiệp hố, hiện đại hố, trên cơ sở
kinh nghiệm và khả năng thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề
đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo
ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường
Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn
thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà
nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ
Trường Cao đẳng.
Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
108/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I.
Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)
Đứng trước u cầu, địi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước,
thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất
lượng chưa ngang tầm với địi hỏi của tình hình mới. Trình độ và năng lực
của cán bộ công chức, viên chức cịnthiếu hụt. Cơng tác phát triển nguồn nhân
lực từ khâu tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được
14


những kết quả như mong muốn. Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại
học đào tạo nguồn nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ.
Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết đinh số
58/2010/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành

Điều lệ trường đại học và Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
2.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội
Vị trí, chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập
thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ
chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học
trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác
quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công
nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng
giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học
các ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác
theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.

15


- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn,
nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng
viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành

nghề, cơ cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào
quá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà
giáo, cán bộ, nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp
luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật
chất của Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo
dục theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại
hóa.
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục
vụ các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt
động giáo dục và đào tạo.
- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt
động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng
giáo dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm
bảo chất lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng
và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội

16


của địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh
theo quy định của pháp luật.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,
y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo

với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài
chính cho Nhà trường.
- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức,
viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế
của Nhà trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người
học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của
Trường.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết
quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và
cơng nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp
của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.
- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật
chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp
luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà
nước về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.

17


Cơ cấu tổ chức của trường
Cơ cấu của Trường ĐHNVHN bao gồm:
- Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
- Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Các phịng chức năng:
• Phịng Quản lý đào tạo
• Phịng Tổ chức cán bộ
• Phịng Hành chính – Tổng hợp
• Phịng Kế hoạch – Tài chính
• Phịng Quản trị - Thiết bị
• Phịng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
• Phịng Quản lý khoa học và sau đại học
• Phịng Hợp tác quốc tế
• Phịng Cơng tác sinh viên
Các khoa:
• Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
• Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
• Khoa Hành chính học
• Khoa Văn thư – Lưu trữ
• Khoa Quản trị văn phịng
• Khoa Văn hóa – Thơng tin và xã hội
• Khoa Nhà nước và pháp luật
• Khoa Khoa học Chính trị
• Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
• Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Trung tâm Tin học
18


• Trung tâm Ngoại ngữ
• Trung tâm Thông tin Thư viện
• Tạp chí Đại học Nội vụ
• Ban Quản lý ký túc xã

Cơ sở đào tạo trực thuộc:
• Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phịng và dạy nghề
• Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung
• Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Cơng đồn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội
• Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục số 01)
2.3. Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội
Hiện nay tại Trường ĐHNVHN đã có phần mềm quản lý nhân sự để áp
dụng nhưng do phần mềm được áp dụng chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu
của người quản lý và thực tiễn của Nhà trường, nên xuất phát từ những nhu
cầu này và là một sinh viên của ngành Quản trị nhân lực cùng sự giúp đỡ của
Thầy giáo, Nhà giáo Ưu Tú - Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng em đã mạnh dạn
xây dựng phần mềm quản lý hệ thống dữ liệu nhân sự của Trường với mong
muốn góp phần vào cơng việc quản lý ngày một hiệu quả hơn, hiện đại và hữu
dụng hơn.

19