Giáo trình Phát triển vốn tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin: Phần 2

Chuong 3

BÔ SUNG VỐN TÀI LIỆU

3.1. CÁC QUAN ĐIỂM B ổ SUNG TÀI LIỆU
Bố sung, theo tiếng Lalinh - compỉetm: nehĩa là làm cho đù
bộ, đủ thành phần cùa một cái gì đó. Thư viện học đã sử dụng từ
này làm thuật ngữ chuyên ngành để chi khâu côni> tác đầu tiên cùa
chu trinh thư viện - công tác bổ sung tài liệu. Trong tiếng Anh, bổ
sung - “ acquisition" có nghĩa là thu thập, làm cho có được, làm cho
đầy đủ. Tuy nhiên, do nhận thức khác nhau về ntỉữ nghĩa cùa từ
nên đã xuất hiện những quan điểm khác nhau về bổ sung tài liệu.
Quan điểm thứ nhát dựa vào đúng nghĩa của từ bổ sung và
dưa ra định nghĩa: Bồ sunu là quá trình sưu tầm và thu thập tài
liệu đưa vào thư viện. Như vậy, bổ sung ở đây được hiểu chù yếu
là để tăng cirờng số lượng, làm cho vốn tài liệu có một khối lượng
lớn, đầy đù các tài liệu trong thành phần cùa nó. Theo quan điểm
triết học duv vật biện chứng, thì khi lượng biến đổi đến một mức
độ nào đó có thể dẫn đến biến đổi về chất; nhưng với thư viện do
ảnh hường cùa nhiều yếu tố chù quan cũng như khách quan (ngân
sách, kho tàng, trang thiết bị,...)» không thể cứ chạy theo sổ lượng
tài liệu mãi được, nhất là tronií thời đại “ bùng nổ thơng tin ” . Vi
vậy, nếu hiểu bồ sung chù yếu là tăng cường về mặt số lượng là
khơntỊ đúníỉ với thực chất của cõng tác bổ sung, nhất là trong thời
đại hiện nav. Bổ suns trorm thư viện học khơng hồn tồn đồng
nghĩa với bổ sung troniỉ ngôn ngừ giao tiếp.
103


Quan điểm thứ hai cho ràng đầy đù kliỏntỉ chi đơn thuân là
về sổ lượnc mà trong đó có cả chất lượng. Đây là hai mặt cùa một

vấn đề và bổ sung được giải thích như sau: Bố sung là quá trình
gồm hai mặt: thứ nhất là thường xuyên lựa chọn đưa vào thư viện
những tài liệu có giá trị; thứ hai là giải phóng nhừng tài liệu
khơng cịn giá trị, lỗi thời. Theo quan điểm thứ hai, bồ sung làm
cho von tài liệu tăng cà về số lượng và chất lượng. Việc giải
phóng những tài liệu lỗi thời, khơng có nhu cầu, tuy có làm eiảm
về sổ lượng nhưng đảm bảo chất lượng cho vốn tài liệu. Và như
thế, vốn tài liệu ngày càng được đầy đù và hoàn thiện. Bố sung ờ
đây được hiểu với nghĩa rộng hơn, toàn diện hơn nhưng cũng chỉ
phản ánh được trạng thái bề ngồi cùa cơng tác bổ sung, vẫn chưa
thể hiện được thực chất bên trong cùa công tác nàv.
Quan điểm thứ ba hiểu bổ sung với ý nạhĩa trừu tượne và
khái quát. Bổ sung được coi như điều kiện đảm bào cho thư viện
hoạt động và được định nghĩa như sau: Bổ sung là thường xuyên
đổi mới Von tà i liệu bằng những tài liệu mới, đáp ứng được các
nhiệm vụ cùa thư viện và nhu cầu độc giả. Qua định nỉỉhĩa trên,
bổ sung chính là nguồn cung cấp “ năng lượng*’ cho thư viện hoạt
động. Nguồn tài liệu nhập vào và xuất ra khòi thư viện cũng
tương tự như q trình hơ hấp, q trình trao đổi chất trong sinh
học. Con người cũng như động vật nói chung đều phải hít thờ
khơng khí, được cung cấp các chất dinh dưỡng để ni cơ thể.
Nếu q trình này bị ngừng, cơ thể khó có thế tồn tại được. Với
thư viện, nếu ngừng bổ sung sẽ ảnh hường tới toàn bộ hoạt động
cùa thư viện, đậc biệt là khơne có tài liệu đề đáp ứng nhu cầu độc
giả. Sống trong môi trườnc khơng khí trong lành, cơ thể sẽ phát
triển và khoẻ mạnh. Tương tự như vậy. công tác bồ sung tiến hành
tốt sẽ tạo ra một vốn tài liệu có chất lượng, có sức hấp dẫn với
104

độc giá, giúp cho thư viện phát triển. Còn nếu gặp phải môi
trường ô nhiễm, cơ thố sẽ bị ốm yếu, kém phát triển. Bổ sunsz
những tài liệu xấu vào thư viện cũng như hít thờ khơng khí có độc
tổ sẽ gây tác hại rất lớn - vì thư viện là nơi truyền bá các sán
phâm vãn hóa, tinh thần ra cộng đồng xã hội, nên phạm vị ành
hườnq cùa thư viện rất rộng. Điều 5 cùa Pháp lệnh Thư viện Việt
Nam nuhiêm cấm tàng trừ trái phép những tài liệu có nội dung
khơng lành mạnh chính là đề đàm bảo cho thư viện có bầu khơng
khí troníỉ lành.
Ý nghĩa cùa công tác bổ sung là như the, nên chi lựa chọn
tài liệu có giá trị vẫn chưa đú. điều cơ bản là những tài liệu đó
phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cùa thư viện cũng như nhu
cầu của độc giả và làm cho vốn tài liệu đó luôn luôn được đổi
mới. luôn luôn được sử dụng đen mức tối đa.
3.2. CÁC HÌNH THỨC Bổ SUNG TÀI LIỆU
E3Ổ sung tài liệu cho thư viện cũm> như quá trình hơ hấp,
trao đồi chất trong sinh học. Nó địi hịi phải tiến hành thường
xuyên, được bắt đầu từ một thời điểm nào đó và khơng kết thúc
cho đến khi thư viện vẫn cịn tồn tại. Trong q trinh hình thành
và phát triển vốn tài liệu, thư viện đã sừ dụng hai hình thức bổ
sung: bỏ sung hồi cố và bố sung hiện lại.

105


Xây dựng
kho sách
hạt nhân

Xây dựní>

kho sách
hạt nhân

Tăng '
cường số
lượng và
chất lượng

Giảm số
lượng,
tăng chất
lượng

Hình 3. Sư đồ các phương tliức bố sung tài liệu

3.2.1. Bổ sung hồi cố
Bo sung hồi co (theo tiếng Latinh: Retrospicere nghĩa là
hướng về quá khứ) bao gồm quá trình nhập vào thư viện những tài
liệu đã xuất bàn trong khoảng thời gian trước. Mục đích cùa bồ
sung hồi cố là để xây dựng vốn tài liệu cho những thư viện mới
thành lập (bồ sung khởi đầu) hoặc để lấp nhũng khoảng trổng
trong thành phần vốn tài liệu của các thư viện đang hoạt động (bo
sung hoàn bị). Bổ sung hồi cổ hướniỉ vào mảng tài liệu xuất bản
trong quá khứ, vì vậy phần lớn những tài liệu này hiện khơnu cịn

106


bán trên thị trường sách. Đố tiến hành bổ sung, thư viện cần khai
thác trong các hiệu sách cũ. các kho dự trữ - trao đổi cùa các tlnr

viện trong và ngoài nước, khai thác qua các tù sách cá nhàn, tu
sách gia đình,... Đây là cơng việc khó khăn, địi hỏi chi phí nhiều
thời gian, cơng sức, tiền cùa mới có thể thu thập được đầy du các
tài liệu xuất bàn trong q khứ (tài liệu cũ cịn có giá trị lịch sử).
Hiện nay. với sự phát triển của kỹ thuật hiện đại, việc sao chụp,
nhân bàn tài liệu thuận lợi, đã giải quyết phần nào khó khăn cho
các thư viện khi tiến hành bồ sung hồi cổ, đặc biệt đối với những
tài liệu quý hiếm (độc nhất vô nhị).
Bổ sung hồi cố thường được tiến hành với hai hình thức: bổ
sung khởi đầu và bổ sune hồn bị.
Dơ sung khới đầu là quá trình tạo ra một vốn tài liệu cơ bản
ban đầu cho một thư viện mới được thành lập. Giai đoạn bố sung
khởi đầu kết thúc khi thư viện đã xây dựng xong và đi vào vận
hành phục vụ bạn đọc. Nguồn bổ sung khởi đầu thường là mua
hoặc nhận tặng từ các cá nhân, tổ chức hay từ các thư viện khác.
Nói một cách khác, bổ sung khới dầu là hình thức bồ sung được
áp dụng khi hắt đầu xây dựng thu viện mới, nhằm mục đích hình
thành kho tài liệu hạt nhân của một thư viện. Kho tài liệu hạt nhân
bao gồm một khối lượng tối thiểu các tài liệu có giá trị về khoa
học, nghệ thuật... và phù hợp với đặc điểm thư viện cũng như nhu
cầu cùa độc già. Đây là kho sách quan trọng, nó cùng tồn tại với
thư viện (ít khi bị thanh lý). Kho sách hạt nhân có ảnh hường lớn
đến sự tồn tại và phát triển cùa thư viện. Đồ tiến hành tốt hình
thức bổ sung khởi đầu, thư viện cần chú ý các nội dung sau:
- Xác định chính xác tính chất, loại hình thư viện.
- Tìm hiểu đặc đicm môi trườniỉ thư viện phục vụ.

107

- Nghiên cứu nhu cầu độc gia.
Có nắm được nhừng nội đunsi chủ yếu trên, mới tạo co sở
cho việc tiến hành bố sung khởi đầu dược chính xác,

mới tạo

được kho tài liệu hạt nhân hình thành phù hợp với thư viện. Khó
khăn đối với bồ sung khởi đầu là phái tiến hành khẩn trương troniỉ
khoảng thời gian ngắn dề hình thành kho hạt nhân với khối lượne
nhất định.
Ở Việt Nam, theo quy định, thư viện huyện phái có từ 5.000
- 10.000 bàn sách, ở Nua quy định thư viện đại chúng ờ thành phổ
ban đầu phải có 5000 bản sách, ờ nơng thơn là 2000 bản, đây
chính là số lượng kho sách hạt nhân ban đầu đe thư viện có thê đi
vào hoạt động.
Đẻ có được khối lượng tài liệu theo quy định, việc bổ sung
khởi đầu phải dựa vào các thư mục hồi cố. thư mục quốc gia, các
cơ sở dừ liệu,... và chù động tìm den các cửa hàng sách, các kho
dự trừ - trao đổi và tranh thủ sự liiúp đỡ cùa các thư viện khác
(trong kháng chiến chốnti Mỹ. các thư viện tinh, thành phố phía
Bắc đã xây dựng các kho sách kết nghĩa, đâv chính là vốn tài liệu
bổ sung khởi đầu, giúp các thư viện tỉnh và thành phố phía Nam
nhanh chóng đi vào hoạt động phục vụ nhân dân sau khi miền
Nam hồn tồn giải phóng).
Sự giới hạn về thời gian là đặc trưne của bổ sung khởi dầu.
Hình thức bồ sung này kết thúc khi thư viện đã hinh thành được
kho sách hạt nhân, để bat đầu đi vào hoạt độntỉ phục vụ độc giả.
Bố sung hoàn bị là tiến hành lựa chọn, thu thập những tài
liệu còn thiếu hoặc xuất bàn từ thời gian trước mà vì lv do nào đố
chưa có trong thành phần vốn tài liệu cùa thư viện. Bổ sung hoàn

bị nhằm bổ sung những loại tài liệu đã bị bị sót. bị thiếu trong

108


q trình hơ suns trước dày hoặc đè thay thê cho các bàn tài liệu
bị rách nát hoặc mất mát trong q trình phục vụ. Chăng hạn bơ
sunti các số thiếu cùa một tên tạp chí, bổ sung các tập thiếu trontỉ
một bộ sách. Bồ sung hoàn bị thường được thực hiện thông qua
việc trao đổi giữa các thư viện hay mua lại từ các hiệu sách cũ,
các tù sách cá nhân. Hiện nay trcn mạng internet có những tồ
chức chuyên curm càp các số tạp chí cũ, hoặc sách đã qua sử dụng
cho các thư viện muốn bồ sung hồn bị, ví dụ tại địa chi
có bán rất nhiều sách đã qua sừ dụng với
giá thấp hơn nhiều so với giá sách mới.
Thực tế hoạt động cùa các thư viện cho thấy, tronu thành
phần vốn tài liệu của các thư viện thườnu có những khiếm khuyết,
khơng đù tài liệu, tạo thành những “ khoảng trổng". Níỉuvên nhân
là do q trình bổ sung trước đây có thiếu sót, do tài liệu bị hư
hỏng hoặc mất mát trong quá trình sừ dụng, do sự thav đổi về tính
chất, nhiệm vụ của thư viện. Khắc phục những “ khoảng trống”
cùa vốn tài liệu chính là mục đích, là nhiệm vụ cùa khâu bồ sung
hoàn bị. Đc bổ sung hoàn bị được tiến hành chính xác, có hiệu
quả - vấn đề chủ yếu là phát hiện những “ khoảng trổng” . Điều này
đòi hỏi người cán bộ phải nghiên cứu kỹ hiện trạng vốn tài liệu,
phải theo dõi việc sừ dụniỉ tài liệu, đặc biệt chú ý tới những ycu
cầu tài liệu bị từ chối, những nhu cầu thông tin không được thồ
mãn tronti q trình phục vụ. Dó chính là những gợi mở để phát
hiện những màniỉ tài liệu cịn có khiếm khuyết, cần phải được bồ
sung cho hoàn thiện.

Bổ sung hồn bị là cơng việc khơng thể tránh khỏi đối với
các thư viện vì việc loại trừ nguyên nhân gây ra những “ khoảng
trống" tronti quá trinh bổ sung là điều không thể thực hiện. Nhung

109


có thề hạn chế điều này bằntỉ cách hồn thiện tồn bộ quy trình bơ
sung và tăng cườne íỉiáo dục ý thức bào quản tài liệu.
Bồ sung hoàn bị rất phức tạp, tốn kém, nhưng giúp cho việc
hoàn thiện vốn tài liệu, tạo khả năng thoả mãn tốt hơn nhu cầu cùa
người đọc. Dối với các thư viện có chức năng tàng trữ càng cần
quan tâm tới hình thức bổ sung này.
3.2.2. Bổ sung hiện tại
Bổ sung hiện tại là việc bổ sung thường xuyên những xuất
bản phẩm mới được in ra. Bổ sung hiện tại phải căn cứ vào nhữne
thay đồi tronq chính sách bổ sung cùa thư viện và sự phát triển
cùa các ngành khoa học công nghệ. Bo sung hiện lạ i là quá trình
quan trọng nhất tạo ra nguồn thơnẹ tin có giá trị nhất cùa thư viện,
đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin. Hiệu quả của việc phục
vụ thông tin cho người dùng tin phụ thuộc chù yếu vào mảng tài
liệu được bổ sung hiện tại. Bỏ sung hiện tại thường được thực
hiện thông qua các kênh mua, trao đổi, nhận lưu chiểu hoặc nhận
tặng biếu.
Bố sung hiện tại bao gồm hai quá trình song song, đó là
thường xun tăng cường những tài liệu mới và giải phóng những
tài liệu cũ, rách nát hoặc khơng cịn giá trị thơng tin. Thường
xun tăng cường tài liệu mới là điều kiện đảm bảo cho thư viện
tồn tại và phát triển. Đây là những tài liệu vừa xuất hiện trên thị
trường. K ịp thời thu thập được nguồn tài liệu này sẽ giúp cho vốn

tài liệu phản ánh được những biến chuyển trong đời sống xã hội
cũng như những thành tựu cùa khoa học - công nghệ, văn học nghệ thuật,... Có đầy đù thơng tin mới là điều kiện đảm bảo cho
việc thoả mãn nhu cầu. Từ góc độ này đã đặt ra những yêu cầu
cho bổ suna hiện tại như sau:

110


- Phải thu thập đầy du những tài liệu có giá trị. phù hợp với
đặc điểm cùa thư viện và nhu càu độc giả.
- Phải tiến hành kịp thời. Tài liệu xuất hiện trên thị trường
cần được giới thiệu tronc thư viện để phục vụ các nhiệm vụ chính
trị, kinh tể. văn hoá, khoa học, xã hội cùa địa phương, ca cỏc c
quan, xớ nszhiỗp. Ngoi ra. cú nhng ti liệu manc tính thời sự, chi
phát huy tác dụng trong một thời gian nhất định; nếu khơníí bổ
surm kịp thời, tài liệu sẽ khơng cịn tác dụng (nhune tài liệu phục
vụ các ngày kỷ niệm, các dợt sinh hoạt chính trị,...).
v .l. Lẽn in rất quan tâm với việc đàm bảo yêu cầu này.
Tronc thư íiửi đồng chí Litkenxơ ngày 17/5/1921, Người viết:
“ Cần làm sao để đồng chí (và cà chúng tơi) biết một cách tuyệt
đổi chính xác sẽ bỏ tù ai (hoặc người phụ trách cơ quan tổnu phát
hành ấn phẩm Iruns ương hoặc người phụ trách lưới thư viện,
nhất định phải có một trong hai người đó) nếu mồi cuổn sách Xô
V iết đã xuất bàn được một tháng rồi (hay hai tuần? Hay sáu
tuần?) mà cuốn sách đó chưa có ờ mồi thư viện? Đề nghị gửi cho
tôi một tin ncan về việc này".
- Phải đảm bảo số lượng. Yêu cầu này đòi hòi cán bộ bổ suntỉ
phải dự trù chính xác số lượng bàn cần thiết cho từng tài liệu. Nếu
bổ sunq với số lượng lớn sẽ gây lãng phí về kinh tế, ngược lại nếu
thu thập với số lượng ít sẽ khơng đáp ứng được nhu cầu.

Phương pháp cơ bản để tiến hành bổ sung hiện tại là đặt
mua tài liệu (kể cà những tài liệu sắp xuất bản). Đe có được
nhữníỉ thịng tin về thị trường sách, cán bộ bổ sung cần tham
khảo các loại thư mục, nam vững kế hoạch của các nhà xuất bản,
theo dõi sát các mục lục tài liệu mới xuất bản, các hãng cung cấp
Crupscaia N .k . Lênin đã viết và nói gì về thư viện.- H.,1960,- tr. 63-64.

111


tài liệu, theo dõi các thơniỉ tin trên báo chí, phát

th a n h ,

trujen

hình, các mạrm thịng tin,... Trên cơ sở đó. thư viện chủ động có
kế hoạch ký kết hợp đồng với các cơ quan phát hành, các nhà
xuất bàn, các đại lý phân phối, cung cấp tài liệu để bổ sung kịp
thời những tài liệu mới - là cơ sở vững chắc cho các hoạt động
của thư viện nói chung và thoả mãn nhu cầu sử dụng nói riêng.
Song song với việc thu thập tài liệu mới, việc thanh lý tài
liệu cũng là một mặt của bổ sung hiện tại. Mặc dù việc lựa chọn
tài liệu cho thư viện được tiến hành thận trọng (nhiều trường hợp
cần có sự trợ giúp của các chuyên gia, các nhà khoa học), nhimg
với thời gian, nhu cầu đọc về một tài liệu cụ thề sẽ giảm. Hiện
tượng này diễn ra do nhiều nguyên nhân.
Trước hết là do sự lạc hậu trong nội dung tài liệu hay còn
gọi là sự già hố về mặt thơng tin của tài liệu. Với sự tiến bộ cùa
khoa học - công nghệ, một số thông tin, kiến thức trong tài liệu

khơng cịn phù hợp với nền kỹ thuật, sàn xuất hiện đại. Với nhũng
đổi thay về kinh tế kinh tế - xã hội một bộ phận tài liệu chính trị xã hội khơng cịn phát huy tác dụng. Khi nhận xét về hiện tượng
"hao mòn tinh th ầ n ' cùa sách báo, N.K. Crupscaia đã viết:
“ Nếu như một hai năm trước đây một cuốn sách nào đó là
vơ cùng cấp thiết thì bây giờ trong nhiều trường hợp nó khơng
cịn cấp thiết, thậm chí có khi cịn có hại. Một cuốn sách cách đây
khơng lâu hồn tồn phù hợp, thì bây giờ phù hợp về chính sách
chỉ là phế bỏ” .1
Ngồi ra cịn có nhừng nguyên nhân khác. Tài liệu bị hu
hỏng, rách nát, mất mát trong quá trình sừ dụng, băng ghi âm bị
mất từ tính,...
1 1 KpyncKaa H. K. Enư/iMOTeHHoe ae/10 T.3.- M .: K.Hnra.1983.- tr. 384.

112


Thanh lý tài liệu góp phần tăng chất lượng vốn tài liệu, điều
chinh khối lượng tài liệu, đàm bào cho vốn tài liệu luôn phù hợp
với chức năng, nhiệm vụ cùa thư viện cũnií như nhu cầu sử dụng
cùa độc giả.
3.3. CÁC PHƯƠNG THỨC Bổ SUNG TÀI LIỆU
Vốn tài liệu giàu cớ. phong phú không chi là niềm tự hào
của mồi thư viện mà cịn là cơ sờ íỉiúp cho các hoạt động trong và
ngồi thu viện. Nhìn chung các thư viện đều cố gắng trong việc
tạo nguồn và thực hiện việc thu thập tài liệu theo hai phương thức
trả tiền và không phải trả tiền.
3.3.1. Phương thức trả tiền
Thực chất của phương thức trả tiền đỏ là mua tài liệu. Đây
là nguồn cung cấp tài liệu chù yếu cho thư viện. Tất cả các thư
viện, từ trung ương đến địa phươnu đều sử dụng phương thức này

và đây là nguồn cung cấp đại bộ phận .tài liệu nhập vào thư viện.
Ưu điểm nổi bật cùa phương thức trả tiền là giúp thư viện có
the chù động tiến hành cơng tác bổ sung. Thế chủ động được thể
hiện trên nhiều phương diện:
về thời gian: Thư viện có thể tiến hành thu thập tài liệu vào
bất kỳ thời điểm nào hoàn tồn theo ý muốn cùa mình. Dựa trên
nguồn kinh phí được cấp, căn cứ vào các nhiệm vụ cụ thể, thư
viện dự kiến những thời điểm thích hợp đồng thời cũng có thể
điều chinh cho phù hcip với yêu cầu của thực tiễn.
về không gian: Thư viện cũng quyết định thu thập tài liệu ở
địa phương hoặc ờ các tinh và thành phố khác nếu nơi đó thoả
mãn các yêu cầu cùa mình.
113


Vê nội dung, loại hình tài liệu: Bơ sung tài liệu gi? Thuộc
lĩnh vực nào? Thể loại nào (sách. báo. phim ảnh, băng hình,...)
cũng do thư viện lựa chọn và quyết định trên cơ sở đã nghiên cứu
thành phần vốn tài liệu.
Bổ sung bằng phương thức trả tiền, thư viện không bị ràng
buộc về thời gian, không gian và được lựa chọn tài liệu hoàn toàn
theo ý muốn. Trong bối cảnh kinh tế thị trường, thế chù động cùa
các thư viện trong việc bổ sung tài liệu bàng phương thức trả tiền
có điều kiện phát huy vì sách báo là hàng hoá (hàniỉ hoá đặc biệt)
và thư viện là “ khách hàng” , là “ thượng đế” .
Bên cạnh ưu điểm trên, phương thức trà tiền cũng có một sổ
hạn chế:
Hạn chế thứ nhất - phụ thuộc vào ngán sách: Phương thức
này địi hỏi thư viện phải có kinh phí ổn định và thường xuyên
được tăng lên để bù lại mức độ tăng giá tài liệu. Không đảm bảo

yêu cầu về ngân sách, việc tiến hành bổ sung tài liệu sẽ gặp khó
khăn và có khi khơng thực hiện được. Trên thế giới, kinh phí để
bổ sung tài liệu cho các thư viện nhìn chung là được cấp từ nguồn
ngân sách quốc gia. Tuy nhiên, đặc điểm chung của tất cả các
nước thường là ưu tiên ngân sách cho những lĩnh vực an ninh,
quốc phịng, cơng nghiệp, giao thơng vận tải, y tế,...; cịn văn hố,
đặc biệt là hoạt động thư viện thường bị xếp ở vị trí sau. Do vậy,
nhìn chung, các thư viện đều gặp khó khăn về kinh phí, ngay cả
với các thư viện lớn ở các nước công nghiệp phát triển như Hoa
Kỳ, Nhật Bản. Đe khẳc phục tình trạng hạn hẹp về ngân sách, ờ
nhiều nước, các thư viện đã chù động khai thác nguồn tài trợ của
các hãng, các công ty, các nhà hảo tâm. Chính nhờ sự giúp đờ của

114


các “ Mạnh Thường Quân'* như vậy, mà các thư viện có điều kiện
tăng thêm kinh phí đố bố sung vốn tài liệu.
Ở Việt Nam. việc nhà nước cấp ngân sách đề phát triển vốn
tài liệu đã được ghi tro nu Pháp lệnh I hư viện. Nhưng do đất nước
ta cịn nuhèo.
sách dành cho thư viện
w
7 nên ngân
w
• chưa được
• dồi dào.
Đổi với thư viện cônc cộng, cân cứ vào bảng xép hạriíỉ, các thư
viện đều được cấp ngân sách ổn định, tuy còn rất xa mới đáp ứng
được nhu cầu. Nguồn kinh phí tài trợ từ các tổ chức phi chính

phủ, các cá nhân cho sự ntihiệp thư viện ờ Việt Nam cũng còn rất
hạn chế, việc tài trợ cho các thư viện chưa được phổ biến rộng rãi.
Vì vậy, kinh phí bổ suntỉ tài liệu cùa các thư viện Việt Nam vẫn
chù yếu dựa vào nguồn kinh phí ít ỏi được cấp từ ngân sách nhà
nước và vì thế vốn tài liệu cùa các thư viện Việt Nam, trừ một vài
thư viện ở trung ương có nguồn tài liệu tương đối khá, cịn nhìn
chung chưa thật phong phú.
Hạn chế thử hai - phụ thuộc vào th ị trirờng sách: Tài liệu
nhập vào thư viện là một phẩn cùa dịng tài liệu trong xã hội. Thị
trường sách có ảnh hường tới việc bổ sung tài liệu. Đặc điểm
chung và phổ biến là thị trường sách ờ thù đô và các thành phố
lớn rất sơi động và phong phú, cịn ờ các địa phương và các thành
phố nhỏ thị trường sách thường ít sơi động hơn. Với các nước
phát triển có nền khoa học - kỹ thuật tiên tiến, thị trường sách
[cũng như thị trường thơng tin nói chung) càng có sức hấp dẫn
'khách hàng". K hi tiến hành bổ sung bằng phương thức trà tiền,
:ác thư viện cần chú ý tới cả thị trường sách trong và ngoài nước.
Thị trường trong nước: Nuuồn tài liệu trone nước giúp các
hư viện nấm bắt được thơng tin về tình hình phát triển kinh tế -

115


xã hội cùa đất nước, hoà nhập với dời sống xã hội, góp phần thực
hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá,... cùa đất nước.
Ở Việt Nam trước đây, trong cơ chế “ kế hoạch - tập trung” ,
thị trường sách có nhiều hạn chế. Các thư viện chi có thể bơ sung
tài liệu thơng qua các cơ quan phát hành sách của nhà nước,
những ưu điểm cùa phương thức trả tiền không phát huy được.
Giờ đây thị trườnq sách được mờ rộng, thư viện khôim chi sách

mua ở các cơ quan phát hành mà có thể mua trực tiếp từ các nhà
xuất bản, các viện nghiên cứu, các trường đại học,... Ưu điểm cùa
phương thức này được phát huy, líiúp thư viện sử dụng có hiệu
quả nguồn ngân sách được cấp và thu thập được những tài liệu
phù hợp với chức năng nhiệm vụ thư viện cũng như nhu cầu cùa
độc giả. Tuy nhiên hiện nay vẫn cịn tình trạng: “ M ột số Sờ Văn
hố - Thông tin không cho phép các thư viện tinh đi mua sách ở
xa mà chì mua sách trong các cơ quan phát hành sách của địa
phương mình” .1 Như vậv việc bổ suntỊ vẫn bị giới hạn về “ khône
gian” . Nếu chi được phép khai thác ở thị trường sách địa phương,
thư viện không đù tài liệu để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao cùa
độc giả.
Thị (rường nước ngoài: Song song với việc mua tài liệu
trong nước, các thư viện cịn cần bồ sung tài liệu nước ngồi, giúp
độc giả tiếp cận với những tinh hoa của nhân loại. Việc mua tài
liệu nước ngoài đã được các thu viện quan tâm từ thời cơ đại.
Hồng đế Ptơlêmê III (Thế kỷ III TCN) đã ra lệnh phải tìm mua
tài liệu trên tất cả các tàu thuyền qua lại càng Alêchxăngđri đê
cung cấp cho thu viện thành phố. Nhờ có sự quan tâm đó mà thư
viện Alêchxăngđri trờ thành thư viện giàu có nhất thời cổ đại.
Lê Văn Viết, cấm nang nghề thư viện.- H., 2000.- tr. 132.

116


ơ nước Nga và Liên Xô trước đây, V .L. Lênin cũng rât quan
tâm tới việc bổ sung tài liệu nước neoài cho thư viện. Năm 1921,
H ộ i d ồ n g D â n u v dã t h ô n g q u a s ẳ c lệ n h v ề

phương pháp

m u a và

phân phối sách báo nước ngồi. Tiếp đó “ Uỷ ban sách nước
ngồi" đã được thành lập. Nhờ có sự quan tâm sát sao của người
đứnu đầu nhà nước, các thu viện Xô Viết đã thu thập được rất
nhiều tài liệu khoa học. cơng nghệ cùa các nước Âu, Mỹ, ỉíiúp cho
các nhà khoa học Liên Xô tiếp cận được với những thành tựu
khoa học - kỳ thuật tiên tiến cùa nhân loại, phá được thế bao vây
cùa các nước đế quốc và nhanh chóng đưa Liên Xơ trở thành một
cườnu quốc về khoa học - kỳ thuật.
Ở Việt Nam, việc bô sung sách báo nước ngoài cũng được
Đảng, Nhà nước rất quan tâm. Từ 1954, sau khi tiếp quản Thù đô,
các thư viện lớn đã được cấp ngoại tệ để bổ sung tài liệu nước
ngồi. Ní>ay trong những thời điểm khó khăn nhất cùa cuộc kháng
chiến chống M ỹ cứu nước, khi cả nước phải tập trung tất cả sức
người sức cùa cho tiền tuyến, Đảng, Nhà nước ta vẫn dành ngân
sách cho việc bổ sung sách báo nước ngoài (Quyết định 178/CP).
Năm 1992, khi kinh tế nước ta còn !»ặp rất nhiều khỏ khăn, nguồn
ngoại tệ khan hiếm, Chính phủ dã quyết định dành một khoản
ngoại tệ để cấp cho 5 tlnr viện lớn là Trung tâm Thông tin Tư liệu
Khoa học và Công nghệ Ọuốc gia (nay là Trung tâm Thông tin
Khoa học và Công nghệ Quốc gia), Thư viện Quốc gia, Trung tâm
Thông tin Tư liệu thuộc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công
nghệ Quốc gia (nay là Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam),
Viện Thông tin Khoa học Xã hội và Thư viện Khoa học Tổng hợp
Thành pho Hồ Chí Minh đổ mua tài liệu nước neồi. số ngoại tệ
dược cấp tuy cịn khiêm tổn nhung vẫn được tăng lên hàng năm,
giúp cho các tlur viện, các trung tâm thông tin lớn chù động hơn

trong việc bồ sung tài liệu nước ngoài. Trước kia. việc bơ suniỉ tài
liệu nước ngồi chù yếu đều thơng qua Công ty Xuất nhập khâu
sách báo (gọi tẳt là Xunhaxaba). Gần đây do chính sách mơ cửa,
nhiều đơn vị được phép kinh doanh xuất nhập khẩu sách báo,
trong đó có cả các cơng ty trách nhiệm hữu hạn, vì vậy, các thư
viện có nhiều lựa chọn hơn, có thể đặt mua tài liệu nước ngoài
qua những đơn vị cung cấp có uy tín nhất, với chi phí thấp nhất.
Tuy nhiên, để hồn tồn chù động tron« việc mua tài liệu nước
nuoài, các thư viện vẫn mong muốn được trực tiếp nhập khẩu tài
liệu nước ngồi mà khơn" phải qua các đơn vị truníỉ gian.
Hiện nay, do tác động cùa cách mạng khoa học - kỳ thuật,
sự xàm nhập cùa tin học và viễn thông vào mọi hoạt động cùa đời
sống xã hội, trước lượng thông tin khổng lồ hiện nay, việc rút
ngắn dần khoảng cách về thông tin giữa cán bộ khoa học Việt
Nam và đồng nghiệp cùa họ trên thế giới là một đòi hỏi cấp bách.
Trong điều kiện kinh phí hạn hẹp thì việc tìm ra lời giải tối ưu cho
bài tốn bổ sung nói chung và mua tài liệu nước ngồi nói riêng,
mà cụ thể là "mua tài liệu về làm sờ hữu riêng hav mua quyền
truy nhập thơng tin từ xa?” rất có ý nghĩa. Với thực tiễn Việt
Nam, cần tién hành công tác bổ sung tài liệu nước ngoài theo
hướng kết hợp giữa sờ hữu lư liệu tại chồ và tiếp cận tới các
nguồn thông tin từ xa. Bên cạnh việc bố sung sách, báo, tạp chí
truyền thổng, các thư viện cần quan tâm bồ sung các loại tài liệu
điện từ. đồng thời cũng tiến hành th, mua quyền truy cập vào
các nguồn thơníí tin của các cơ quan khoa học, các hãng cung cấp
thông tin nổi tiếng trên thế giới. Tuy nhiên, do giá cả nguồn tin
điện tử thường rất cao, cho nên đẻ có được những nuuồn thơng tin
q, có giá trị cần đẩy mạnh sụ phối hợp bồ sung và chia sẻ
nuuồn lực giữa các thư viện. Các thư viện cần thống nhất các hình

118


thức, phương pháp phổi hợp trong việc nhập và chia sẻ, khai thác,
sư dụtm nguồn thông tin sao cho hiệu quả. Có như thế mới tăng
được nguồn lực chung, đáp ứng nhu cầu cùa cơng cuộc hiện đại
hố đất nước.
3.3.2. Phương thức không phải trả tiền
3.3.2.1. Nguồn lưu chiểu
Việc các nhà in, nhà xuất bàn bắt buộc phải nộp một sổ
lượng bản nhất định cùa mồi ấn phẩm được xuất bản trên lãnh thổ
quốc gia cho các cơ quan quản lý và thư viện theo những văn bản
quv định cùa nhà nước được gọi là nộp iưu chiểu văn hoá phẩm.
Nhận lưu chiểu là nguồn bồ sung tài liệu đặc biệt cho các thư viện
trune tâm. Trao quvền nhận lưu chiểu cho các thư viện lớn, nhà
nước đã đảm bảo cho các thư viện nguồn tài liệu đầy đù, kịp thời
để xâv dựng kho sách báo dân tộc.
Lưu chiểu xuất hiện đầu tiên ờ Pháp. Năm 1537, Hoàng đế
Franxoa I đã ban hành che độ lưu chiểu, để thu thập tất cà các ấn
phẩm xuất bàn trên lãnh thồ quốc gia. Nhờ sớm có chế độ lưu
chiểu, nên Thư viện Quốc gia Pháp có bộ sưu tập sách báo dân
tộc giàu có và phong phú.
Lưu chiều xuất hiện ờ Nga vào nám 1883, lúc đầu chỉ dành
cho Thư viện Hàn lâm khoa học Nqa, sau đó cho cả Thư viện cơng
cộng Pêíecbua và Thư viện bào tàng Rumanxepxki. Văn bàn lưu
chiểu cùa Nhà nước Xô viết (ngày 30/6/] 920) quy định:
-

Các sản phẩm ấn loát về tất cá mọi lĩnh vực xuất bản trên

các vùng lãnh thổ cùa đắt nirớc phải nộp cho Viện Sách toàn liên
bang. Thư viện Quốc gia Lênin, Thư viện Quốc gia Xantưcốp Xêđrin, Thư viện Viện Hàn lâm khoa học và Viện Thơng tin tồn
Liên bantỊ.
119


- Sản phâm in và xuàt bàn ớ các nước cộng hồ nộp cho thư
viện nước cộng hịa;
- Lưu chiểu địa phương nộp cho thư viện tỉnh - phục vụ cho
cơng tác địa chí;
- Lưu chiểu cơ quan cho các cơ sở trực thuộc:
- Lưu chiểu đặc biệt nhằm mục đích nhất định trone khoảng
thời gian nào đó. Từ 1943 - 1949, Thư viện Quốc gia Lênin nhận
52 bản của mồi tên sách để khôi phục các thư viện bị tàn phá
trong thế chiến thứ 2.
Từ 1931, Liên Xô áp dụng chính sách lưu chiểu phải trả
tiền. Đe đảm bảo nguồn bổ sung thường xuyên cho các thư viện
chuvên ngành đang phát triển mạnh tronẹ thời kỳ xây dựng chù
nghĩa xã hội bao gồm thư viện khoa học kỹ thuật cùa các nước
cộng hoà, thư viện các trường đại học, viện nghiên cứu. Theo quy
định này, các nhà in, nhà xuất bàn, khi in sách phải gửi 180 bàn
mỗi tên sách cho Hội đồng Cung cấp sách Trung ương. Các thư
viện được chi tới 40% ngân sách cho việc bổ sung bản luu chiểu
phải trả tiền, đảm bảo cho các thư viện có nguồn bồ sung đầy đù
và tin cậy. Đây là biện pháp đặc biệt được nhà nước Xô Viết áp
dụng để tăng nhanh nguồn lực cho các thư viện chuyên ngành, tạo
điều kiện để các thư viện đáp ứng nhu cầu của công cuộc xây
dựng chủ nghĩa xã hội ờ Liên Xô trong thời điểm vẫn bị các nước
đế quốc bao vây. Nhờ sự quan tâm cùa v .l. Lênin và nhà nước Xô
Viết nên chi sau một thời gian ngắn, Liên Xô trờ thành cường

quốc về sách báo và thư viện.
Ở Việt Nam, một số nội dung cùa chế độ lưu chiểu đã xuất
hiện từ thời phong kiến. Công việc in ấn, xuất bàn đã phát triển từ
thế kỳ X V II. Vì vậy có những làng nghề chuyên sản xuất giấy, có

120


những cơ sờ chuyên in ấn sách vở. Trong các cơng trình cua Lẽ
Q Đơn và Phan Huy Chú đã cho thấy sự phát triển cùa nghề in,
xuất bản sách. Đó là một trono những tiền đề của chế độ lưu chiểu.
Trước sự phát triển của sự nghiệp in, xuất bản, nhà nước
phong kiến muốn thực hiện việc quản lý hoạt động này. Cuối thời
Lò, nhà nước phong kiến đã câm dân khơng được in sách có nội
duntĩ trái với V cùa Triều đình và ai muốn in phải xin phép. Đến
thời Nguyễn, năm 1820, vua Minh Mạng đã ra lệnh tập truníỊ việc
in ấn về kinh đơ Huế và ai muốn in sách phải xin phép. Như thế,
một sổ nội dung về lưu chiểu đã xuất hiện từ thời phong kiến.
Nhưng chế độ lưu chiểu ở Việt Nam chỉ chính thức xuất
hiện từ thời Pháp thuộc. Văn bàn đầu tiên về lưu chiểu được ban
hành ờ Nam K ỳ ngày 29/7/1881. Văn bàn này quy định việc nộp
lưu chiểu (nạp bàn) cho xứ thuộc địa Nam Kỳ. Các xứ bào hộ như
Bắc Kỳ, Trung K ỳ, Lào. và Cămpuchia đuợc quy định sau này
trong nghị định cùa Toàn quvền Đông Dương Anbe Xarô (A lbert
Xaraut) ban hành ngày 31/1/1922. Theo nghị định này, các nhà in,
nhà xuất bản trên tồn cõi Đơne Dương phải nộp lưu chiểu cho
Thư viện Trung ương (ở Hà N ội) hai bán đối với mỗi xuất bàn
phẩm (I bản để lại Hà Nội, I bản mang về Thư viện Quốc gia
Pari). Như vậy, cùng với mục đích làm giàu cho thư viện chính
quốc, bọn thực dân còn dựa vào chế độ lưu chiểu đe ngăn chặn

những sách báo tiến bộ. Việc kiểm duyệt được tién hành rất
nghiêm ngặt. Nhữnti sách báo tiến bộ đều khơng được xuất bản
hoặc nếu được thì cũng bị chúng cat xén.
Chế độ lưu chiều do thực dân Pháp ban hành vẫn còn được
thực hiện ờ miền Nam Việt Nam đến năm 1961. Sau khi Ngơ Đình
Diệm đã cùntỉ cố được quyền lực cùa mình và muốn chia cắt lâu

121


dài đât nước, khăng định “ chù quyên" quôc gia ờ nửa phía Nam đât
nước, ntỉày 10/10/1961. Tổng thống ngụv quyền Sài Gòn đã ký sắc
lệnh 207 - GD quy định việc nộp lưu chiểu ở mien Nam nhằm mục
đích theo dõi, ngăn chặn tư tường tiến bộ. Như vậy, tronụ thời kỳ
đầu, nguỵ quyền Sài Gòn vẫn kế thừa chế độ lưu chiểu cùa thực
dân Pháp, về sau giới cầm quyền đã ban hành những văn bàn để
khẩrm định chú quyền, hồn thiện chế độ lưu chiểu cho chính thể
của mình, là cơng cụ về mặt văn hố tinh thần.
Lưu chiểu của nước Việt Nam Dân chù Cộng hoà và Cộng
hoà Xã hội chù nghĩa Việt Nam:
Sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, nhà nước công nông đầu tiên ờ Đông Nam Á dù bận trăm công ngàn việc “ đại sự
quốc gia” , nhung để khảng định chú quyền cùa Việt Nam cũng
như tầm quan trọng cùa việc xây dựng kho tàng văn hoá dân tộc,
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký sắc lệnh 18/SL ngày 31/1/1946 đặt
cơ sở cho chế độ lưu chiểu cùa nước Việt Nam Dân chù Cộng
hồ. sẳc lệnh 18/SL có ý nghĩa to lớn, là cơ sở pháp lý đầu tiên
cho chế độ lưu chiểu nhằm thu thập, tàng trữ xuất bản phấm cùa
đất nước. Nhờ sắc lệnh 18/SL, tại chiến khu Việt Bắc đã xây
dựng được thư viện cùa Trung ương Đảng với vốn tài liệu khá đầy
đù các xuất bản phẩm cùa các cơ quan, các nhà xuất bản thuộc

chính quyền cách mạng. Sau 9 năm kháng chiến, khối lượng vốn
tài liệu thu được đã lên tới 2 vạn đơn vị và sau này đã trờ thành bộ
phận hạt nhân của Thư viện Quốc gia khi chúng ta tiếp quản thù
đô (10/1954).
Từ tháng 10/1954, sắc lệnh 18/SL đã giúp Thư viện Quốc
gia thu nhận một số lượniĩ lớn xuất bán phẩm ở miền Bắc và sau
đó là cùa cà hai miền đất nước, làm cho kho ấn phẩm dân tộc

122