Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Ảnh hưởng của chi phí sử dụng phần mềm kế toán đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
---------   ----------

PHẠM THỊ TUYẾT HƯỜNG

ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN
MỀM KẾ TỐN ĐẾN QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG
PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở NHỮNG DOANH
NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2016


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
---------   ----------

PHẠM THỊ TUYẾT HƯỜNG

ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN MỀM
KẾ TỐN ĐẾN QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM
KẾ TOÁN Ở NHỮNG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Chuyên ngành: Kế toán
Mã ngành: 60340201

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học:
TS. NGUYỄN NGỌC DUNG

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2016


i

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa từng được cơng bố
trong bất kỳ cơng trình nào khác

Tác giả luận văn
Phạm Thị Tuyết Hường


ii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CNTT: Công nghệ thông tin
CSDL: Cơ sở dữ liệu
DB: Data base
DN: Doanh nghiệp
DN GTVT: Doanh nghiệp giao thông vận tải
DNNVV: Doanh nghiệp nhỏ và vừa
ERP: Enterpire Resouces Planning
GTGT: Giá trị gia tăng
HTTT: Hệ thống thông tin

NĐ-CP: Nghị định Chính Phủ
PM: Phần mềm
PMKT: Phần mềm kế tốn
SAP: Systems, Applications and Products
TP HCM: Thành phố Hồ Chí Minh


iii

MỤC LỤC
Trang phụ bìa

Trang

Lời cam đoan
Danh mục các chữ viết tắt
Phần mở bài
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU -------------------------------------------------- 1
1.1 Công nghệ mới, hệ thống thông tin ----------------------------------------------------------- 1
1.1.1 Sự đổi mới ---------------------------------------------------------------------------------------- 1
1.1.2 Tư duy công nghệ mới -------------------------------------------------------------------------- 1
1.1.3. Công nghệ thông tin ---------------------------------------------------------------------------- 2
1.1.4 Hệ thống ------------------------------------------------------------------------------------------ 2
1.1.5 Hệ thống thông tin ------------------------------------------------------------------------------- 2
1.1.6 Dữ liệu--------------------------------------------------------------------------------------------- 3
1.1.7 Cơ sở dữ liệu ------------------------------------------------------------------------------------- 3
1.2 Phần mềm kế tốn -------------------------------------------------------------------------------- 3
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển --------------------------------------------------------------- 3
1.2.2 Phân loại ------------------------------------------------------------------------------------------ 5
1.2.2.1 Phần mềm kế toán nước ngoài--------------------------------------------------------------- 6

1.2.2.2 Phần mềm do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết (phần mềm đặt hàng) -------------- 7
1.2.2.3 Phần mềm kế tốn đóng gói (phần phềm thương phẩm) -------------------------------- 8
1.2.3 Vai trị, đặc điểm, mơ hình hoạt động của phần mềm kế tốn ---------------------------- 9
1.2.3.1 Vai trị của phần mềm kế toán --------------------------------------------------------------- 9
1.2.3.2 Đặc điểm hoạt động của phần mềm kế toán ----------------------------------------------- 9
1.2.4 Các tiêu chuẩn tổng quát của phần mềm kế toán thương phẩm --------------------------11
1.2.4.1 Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng-------------------------------------------------------11
1.2.4.2 Phần mềm phải có tính kiểm sốt cao -----------------------------------------------------12
1.2.4.3 Tính linh hoạt của phần mềm ---------------------------------------------------------------12
1.2.4.4 Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao -----------------------------------------13


iv

1.2.4.5 Giá phí của phần mềm -----------------------------------------------------------------------13
1.2.5 Các thành phần cơ bản của phần mềm kế tốn ---------------------------------------------13
1.2.6 Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán -------------------------------------------------------14
1.2.6.1 Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm -------------------------------------------------14
1.2.6.2 Thu thập các phần mềm kế tốn ------------------------------------------------------------14
1.2.6.3 Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm-------------------------------15
1.2.6.4 Đánh giá, lựa chọn phần mềm --------------------------------------------------------------15
1.3 Các thành phần chi phí phát sinh trong q trình ứng dụng phần mềm kế tốn -16
1.3.1 Chi phí trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ ---------------------------------------------------16
1.3.2 Chi phí trong giai đoạn phân tích yêu cầu --------------------------------------------------18
1.3.3 Chi phí trong giai đoạn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp ------------------------------21
1.3.4 Chi phí trong giai đoạn triển khai sử dụng phần mềm kế toán ---------------------------23
1.3.5 Chi phí trong giai đoạn bảo trì và nâng cấp -------------------------------------------------24
1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổng chi phí sử dụng phần mềm kế tốn ---------------25
1.5 Lợi ích sử dụng phần mềm kế tốn ----------------------------------------------------------26
1.5.1 Góp phần tự động hóa quá trình hoạt động kinh doanh -----------------------------------26

1.5.2 Cải thiện chất lượng thơng tin ra quyết đinh ------------------------------------------------27
1.5.3 Giảm sai sót gian lận ---------------------------------------------------------------------------28
1.5.4 Hỗ trợ công tác khai báo thuế -----------------------------------------------------------------28
1.5.5 Tiết kiệm chi phí --------------------------------------------------------------------------------28
Kết luận chương 1: ----------------------------------------------------------------------------------29
Chương 2: THỰC TRẠNG ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN ĐẾN QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ------------------------30
2.1. Khái quát doanh nghiệp nhỏ và vừa --------------------------------------------------------30
2.1.1. Định nghĩa doanh nghiệp nhỏ và vừa -------------------------------------------------------30
2.1.2. Thống kê sơ lược số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay -------------------------30
2.1.2.1 Giai đoạn 2000 – 2012-----------------------------------------------------------------------30
2.1.2.2. Giai đoạn 2013 – 2014 ----------------------------------------------------------------------31
2.1.2 Đặc điểm doanh nghiệp nhỏ và vừa ----------------------------------------------------------32


v

2.1.2.1. Đặc điểm về hoạt động ---------------------------------------------------------------------33
2.1.2.2. Đặc điểm về tổ chức, quản lý --------------------------------------------------------------33
2.1.2.3. Đặc điểm về tài chính -----------------------------------------------------------------------34
2.2 Thực trạng ảnh hưởng của chi phí sử dụng phần mềm kế toán đến quyết định sử
dụng phần mềm kế tốn ----------------------------------------------------------------------------35
2.2.1 Thơng tin mẫu điều tra -------------------------------------------------------------------------35
2.2.1.1 Đối tượng điều tra phân theo loại hình doanh nghiệp -----------------------------------35
2.2.1.2 Đối tượng điều tra phân theo lĩnh vực kinh doanh chính -------------------------------35
2.2.1.3 Tình hình ứng dụng PMKT trong doanh nghiệp qua khảo sát -------------------------36
2.2.2 Thực trạng ảnh hưởng của chi phí sử dụng trong các giai đoạn lựa chọn sử dụng phần
mềm kế tốn --------------------------------------------------------------------------------------------37
2.2.2.1 Chi phí trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ -------------------------------------------------37
2.2.2.2 Chi phí trong giai đoạn phân tích yêu cầu ------------------------------------------------39

2.2.2.3 Chi phí trong giai đoạn đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp PMKT ---------------------41
2.2.2.4 Chi phí trong giai đoạn triển khai sử dụng phần mềm kế tốn-------------------------44
2.2.2.5 Chi phí trong giai đoạn bảo trì và nâng cấp hệ thống -----------------------------------47
2.2.3 Tác động của các thành phần chi phí qua các giai đoạn lựa chọn sử dụng PMKT----48
2.3 Một số ưu và nhược điểm do ảnh hưởng của chi phí sử dụng đến quyết định sử dụng
phần mềm kế toán -----------------------------------------------------------------------------------51
2.3.1 Trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ ------------------------------------------------------------51
2.3.1.1 Ưu điểm ----------------------------------------------------------------------------------------51
2.3.1.2 Nhược điểm -----------------------------------------------------------------------------------51
2.3.2 Trong giai đoạn phân tích yêu cầu -----------------------------------------------------------52
2.3.2.1 Ưu điểm ----------------------------------------------------------------------------------------53
2.3.2.2 Nhược điểm -----------------------------------------------------------------------------------53
2.3.3 Trong giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp -----------------------------------------------------54
2.3.3.1 Ưu điểm ----------------------------------------------------------------------------------------54
2.3.3.2 Nhược điểm -----------------------------------------------------------------------------------54
2.3.4 Trong giai đoạn triển khai sử dụng -----------------------------------------------------------55
2.3.4.1 Ưu điểm ----------------------------------------------------------------------------------------55


vi

2.3.4.2 Nhược điểm -----------------------------------------------------------------------------------56
2.3.5 Trong giai đoạn bảo trì nâng cấp -------------------------------------------------------------57
2.3.5.1 Ưu điểm ----------------------------------------------------------------------------------------57
2.3.5.2 Nhược điểm -----------------------------------------------------------------------------------57
2.4 Nguyên nhân tác động đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp
nhỏ và vừa ---------------------------------------------------------------------------------------------57
2.4.1 Nhận thức về sản phẩm dịch vụ phần mềm kế toán ---------------------------------------58
2.4.2 Nguồn nhân lực ---------------------------------------------------------------------------------59
2.4.3 Nhà cung cấp phần mềm-----------------------------------------------------------------------59

2.4.4 Thiếu năng lực tài chính -----------------------------------------------------------------------60
2.4.5 Cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin cịn thấp ------------------------------------------------60
Kết luận chương 2: ----------------------------------------------------------------------------------61
Chương 3: KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ --------------------------------------62
3.1 Kết luận --------------------------------------------------------------------------------------------62
3.2 Giải pháp kiến nghị ----------------------------------------------------------------------------63
3.2.1 Đối với bản thân doanh nghiệp ---------------------------------------------------------------63
3.2.2 Đối với chính phủ-------------------------------------------------------------------------------65
3.2.3 Đối với nhà cung cấp dịch vụ phần mềm ---------------------------------------------------69
Kết luận chương 3 -----------------------------------------------------------------------------------70
Tài liệu tham khảo
Phiếu khảo sát


vii

PHẦN MỞ BÀI
1. Tính cấp thiết của đề tài
Doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế nước ta. Song,
khủng hoảng kinh tế kéo dài, cùng với môi trường cạnh tranh ngày càng gây gắt như
hiện nay buộc các doanh nghiệp nhỏ và vừa phải có những quyết định sáng suốt trong
mọi hoạt động đầu tư phát triển của doanh nghiệp mình. Các quyết định của chủ
doanh nghiệp thường sẽ xoay quanh vấn đề chi phí và lợi ích. Đặc biệt, các doanh
nghiệp nhỏ và vừa rất quan tâm đến vấn đề chi phí, trong đó có chi phí đầu tư phần
mềm quản lý, phần mềm kế toán cho tổ chức.
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có đánh giá đúng tầm quan trọng của phần mềm
kế tốn mang lại lợi ích cho hoạt động kinh doanh của đơn vị? Đây là một thiệt thòi
lớn cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa khi không đầu tư phần mềm kế tốn cho doanh
nghiệp mình, làm sao doanh nghiệp nhỏ và vừa có được những quyết định đúng đắn
kịp thời khi thiếu ứng dụng PMKT vào công tác kế tốn tài chính?

Từ thực tiễn, ít nghiên cứu thực nghiệm giành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ
và vừa ở khía cạnh ứng dụng PMKT phù hợp, đề tài này đặt ra vấn đề nghiên cứu
như sau: “Ảnh hưởng của chi phí sử dụng phần mềm kế tốn đến quyết định sử dụng
phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động trên địa bàn Thành Phố
Hồ Chí Minh”
2. Tổng quan nghiên cứu
Nghiên cứu này, tác giả trình bày tóm tắt một số mơ hình nghiên cứu liên quan
đến đề tài nghiên cứu này được trình bày như bên dưới:
2.1 Evaluating and selecting software packages: A review (Đánh giá và lựa chọn
các gói phần mềm trên cơ sở tổng hợp các kết quả của rất nhiều nghiên cứu đã
thực hiện và công bố, năm 2008)


viii

Nguồn: Information and Software Technology 51 (2009) 555–563
Tác giả: Anil S.Jadhav và cộng sự
Nội dung: Nhóm tác giả đã tổng hợp sự đóng góp của các nghiên cứu trong
lĩnh vực đánh giá và lựa chọn các gói phần mềm. Dựa trên sự tổng hợp các nghiên
cứu, nhóm tác giả đã tổng hợp một phương pháp bao gồm các bước cơ bản chung
nhất để lựa chọn bất kỳ gói phần mềm. Hệ thống/ cơng cụ để đánh giá và lựa chọn
gói phần mềm, những kỹ thuật đánh giá phần mềm. Thông qua các nghiên cứu khác,
nhóm tác giả đã tập hợp một loại các yếu tố khi đánh giá tiêu chí chi phí để lựa chọn
gói phần mềm cho doanh nghiệp (các gói phần mềm nói chung, khơng phải phần
mềm kế toán) và tác giả cũng nêu ra rằng tùy theo từng phần mềm cụ thể mà các yếu
tố này giữ vai trị vị trí khác nhau khi đánh giá và lựa chọn chúng. Tiêu chí chi phí
được đánh giá thơng qua các yếu tố: giá phí của phần mềm, chi phí đào tạo nhân viên
sử dụng phần mềm, chi phí lắp đặt và vận hành phần mềm, chi phí bảo trì phần mềm,
chi phí nâng cấp phần mềm, chi phí thiết bị phần cứng hỗ trợ.
Nghiên cứu mang tính tổng quát, áp dụng cho tất cả doanh nghiệp nhỏ và vừa

trên thế giới, nhưng nghiên cứu chưa bao gồm các kết quả nghiên cứu thực nghiệm
tại Việt Nam.
2.2 An exploratory study of information technology evaluation and benefits
management practices of SMEs in the construction industry (Nghiên cứu khám
phá đánh giá công nghệ thơng tin và lợi ích quản trị: nghiên cứu thực tế ở những
DNNVV trong ngành công nghiệp, năm 2004.)
Nguồn: Information & Management 42 (2004) 227–242
Tác giả: Peter E.D. Lovea và Zahir Irani
Nội dung: Nghiên cứu đánh giá và điều chỉnh khi đầu tư công nghệ thông tin,
cũng như xác định những lợi ích và chi phí doanh nghiệp nhận được và bỏ ra khi ứng


ix

dụng CNTT. Với kết quả và kết luận được tóm tắt như sau: doanh nghiệp tiết kiệm
chi phí đáng kể khi quyết định ứng dụng cơng nghệ thơng tin.
Chi phí phần cứng, nâng cấp (tăng tốc độ xử lý) và kết nối mạng của phần
cứng và hệ thống là các chi phí trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn. Khơng có sự khác biệt
giữa loại hình doanh nghiệp và chi phí trực tiếp. Và nghiên cứu khám phá ra rằng có
mối liên hệ giữa doanh thu và số người làm việc (quy mô tổ chức) với các phụ kiện
phần cứng và an ninh mạng (P<0:05). Các chi phí gián tiếp chiếm tỷ trọng đáng kể
đó là chi phí đào tạo và chi phí tái cơ cấu tổ chức. Khơng có sự khác biệt đáng kể
giữa hình thức tổ chức và chi phí gián tiếp. Tuy nhiên, ở những doanh nghiệp nhỏ
hơn ít quan tâm đến tái cơ cấu tổ chức thì hoạt động này được thực hiện sau khi ứng
dụng CNTT.
2.3 Evaluation of factors influencing adopting of accounting information system
by small to medium enterprises in Chihoyi (Nghiên cứu đánh giá các nhân tó
ảnh hưởng đến sự lựa chọn tin học hóa hệ thống thơng tin kế tốn trong các
doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Chihoyi, năm 2012)
Nguồn: Interdisciplinary Journal of contemporary research in business,

October 2012 Vol 4, No 6
Tác giả: Gwangwava Edison và cộng sự
Nội dung:
Nghiên cứu đưa ra kết luận rằng các nhân tố ảnh hưởng đến sự không ứng
dụng tin học hóa hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm: phân tích lợi ích và chi phí,
thiếu sự hỗ trợ của tổ chức chính phủ, khó khăn về tài chính, sự phức tạp của hệ thống
thơng tin kế tốn.
Nghiên cứu cũng trình bày tóm tắt một số lợi ích mà việc tin học hóa hệ thống
thơng tin kế tốn sẽ mang lại cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa: là một công cụ để
nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động của một tổ chức. Đầu tư hệ thống thông tin


x

kế tốn sẽ là địn bẩy để doanh nghiệp trở nên mạnh hơn, linh hoạt hơn khi đối mặt
với những thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh. Tin học hóa q trình
kinh doanh; cung cấp dữ liệu đúng thời gian thực. Cải thiện chất lượng thông tin ra
quyết định
2.4 Thiết lập mơ hình hội nhập cơng nghệ mới tại các doanh nghiệp Việt NamNghiên cứu ứng dụng đối với lĩnh vực hội nhập Internet, năm 2006 (Establishing
a new technology integration model for Vietnamese Enterprises).
Nguồn: Luận văn thạc sĩ năm 2006
Tác giả: Lê Thế Giới và Lê Văn Huy
Nội dung:
Nghiên cứu đã tìm ra mối quan hệ của các nhân tố gồm đặc điểm của doanh
nghiệp (DDCDN), người lãnh đạo (DDNLD), cơng nghệ đặc thù (YCNDT), vai trị
của ngành (NVVTN) đến việc nhận thức sự hữu dụng (NTSHD) của hội nhập Internet
đối với doanh nghiệp. Các nhân tố tác động đến việc sử dụng và ý định sử dụng
internet của doanh nghiệp trong mơ hình thực tiễn cho thấy có 6 nhân tố bao gồm vai
trị của chính phủ (VTCCP), yêu cầu hạ tầng công nghệ quốc gia (YCSHT), nhận
thức sự phức tạp (NTSPT), sự tương hợp (NTSTH), sự hữu dụng (NTSHD) và yêu

cầu của khách hàng.
Kết quả phân tích cho thấy việc hội nhập Internet tại các doanh nghiệp chịu
tác động bởi nhiều nhân tố, như vai trò của Chính phủ; u cầu của hạ tầng cơng nghệ
quốc gia; nhận thức sự tương hợp (yêu cầu của công nghệ đặc thù, đặc điểm ngành
và mức độ cạnh tranh trong ngành với khả năng của doanh nghiệp); nhận thức sự hữu
dụng (đặc điểm doanh nghiệp và người lãnh đạo, lợi ích của Internet về giảm chi phí,
mở rộng phạm vi thị trường, cải thiện mối quan hệ với khách hàng); và yêu cầu của
khách hàng. Kết quả nghiên cứu cho thấy, cần phải có những chính sách ưu tiên và
xử lý đồng bộ những nhân tố tác động nhằm thúc đẩy quá trình hội nhập Internet của


xi

các doanh nghiệp, góp phần thực hiện mục tiêu của Chính phủ trong lộ trình thực thi
Chiến lược ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại Việt Nam.
Nghiên cứu chưa đi sâu vào phân tích nhân tố sự hữu dụng. Khi nhận thức chi
phí đầu tư so với lợi ích doanh nghiệp nhận được thì doanh nghiệp có quyết định chấp
nhận sử dụng công nghệ mới?
2.5 Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp trong nghành Giao
thơng vận tải, năm 2014
Nguồn: Tạp chí Giao Thơng Vận Tải, số tháng 07 năm 2014
Tác giả: Nguyễn Văn Điệp
Nội dung:
Nghiên cứu đề cập đến bốn nội dung cơ bản: Phần mềm kế tốn và mơ hình
hoạt động, các tiêu chí sử dụng để lựa chọn phần mềm kế toán, thực trạng sử dụng
phần mềm kế toán hiện nay và một số hạn chế thường gặp của phần mềm kế tốn.
Các tiêu chí cơ bản khi lựa chọn PMKT bao gồm: Thứ nhất, nguồn gốc xuất
xứ. Thứ hai, các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng: các khoản chi phí đầu tư liên
quan (chi phí triển khai, chi phí tư vấn, chi phí bảo trì); tính dễ sử dụng; khả năng
cảnh báo; tài liệu cho người sử dụng. Thứ ba, những vấn đề cần quan tâm trong công

tác triển khai và kỹ thuật: thời gian và sự dễ dàng trong triển khai; khả năng tùy biến
theo yêu cầu của khách hàng; thiết kế và cấu trúc của phần mềm; lỗi lập trình. Thứ
tư, khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai: khả năng phát triển;
thiết kế và khả năng nâng cấp; khả năng kết nối với các phần mềm khác.
Nghiên cứu trình bày các tiêu chí chi phí liên quan khi đầu tư phần mềm kế
toán trong các doanh nghiệp chưa đầy đủ các tiêu chí: chi phí đào tạo, chi phí nâng
cấp.
Tóm lại: Qua những nghiên cứu được thực hiện tại Ấn Độ, Anh, Zimbabwe
và Việt Nam được tóm tắt và trình bày ở trên cho thấy, việc ứng dụng phần mềm kế


xii

toán vào một doanh nghiệp tốn kém rất nhiều khoản phí khác nhau (chi phí trực tiếp
và chi phí gián tiếp), tuy nhiên nó cũng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp,
và là công cụ để mang lại lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp
Ở Việt Nam, các doanh nghiệp lớn đang tích cực hồn thiện ứng dụng công
nghệ mới vào hoạt động quản lý, trong khi đó các doanh nghiệp nhỏ và vừa lại chưa
thực sự quan tâm nhiều đến cơng tác kế tốn, tỷ lệ sử dụng PMKT không cao. Các
doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa có sự hiểu biết đầy đủ và quan tâm đến công cụ này,
điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động lâu dài của công ty. Cho nên, việc ứng dụng
phần mềm kế toán là cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay. Xét ở khía
cạnh chi phí sử dụng, các DN nhỏ và vừa ở Việt Nam khi xem xét quyết định sử dụng
PMKT thì họ sẽ xem xét các thành phần chi phí nào? Phần mềm kế toán nào được
các doanh nghiệp này sử dụng nhiều nhất?
3. Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu thực hiện
- Xác định ảnh hưởng của các yếu tố chi phí tác động đến quyết định sử dụng
PMKT tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Kết hợp điều tra tình hình sử dụng PMKT hiện nay tại các doanh nghiệp nhỏ
và vừa

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu các thành phần của nhân tố chi phí sử
dụng phần mềm kế tốn trong mối quan hệ với quyết định sử dụng PMKT trong bối
cảnh tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp nhỏ và vừa
- Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động trên
địa bàn TP.HCM không phân biệt ngành nghề kinh doanh


xiii

5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể là khảo sát, tổng hợp và phân tích
các số liệu thu thập từ đó mơ tả đặc tính của đối tượng nghiên cứu
- Nguồn dữ liệu của nghiên cứu được thu thập từ các doanh nghiệp khảo sát
thực tế khi chọn mẫu nghiên cứu. Bên cạnh đó là sách, tạp chí, báo cáo khoa học và
một số website uy tín trên internet
6. Những đóng góp mới của đề tài
- Về mặt lý luận: Đề tài hệ thống hóa tác động của từng nhân tố chi phí đến
quyết định sử dụng phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Về mặt thực tiễn: Đề tài sẽ giúp ích cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ và
vừa nghiên cứu tham khảo lựa chọn sử dụng phần mềm kế tốn vào doanh nghiệp
mình, góp phần làm cho hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả hơn
7. Kết cấu đề tài
Đề tài gồm 3 chương
Chương 1: Tổng quan về nghiên cứu
Chương 2: Thực trạng nghiên cứu mức độ ảnh hưởng của các nhân tố chi phí
đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán
Chương 3: Kết luận và giải pháp kiến nghị

1

CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
1.1 Công nghệ mới, hệ thống thông tin
1.1.1 Sự đổi mới
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và q trình tồn cầu hóa, sự đổi
mới và ứng dụng cơng nghệ mới vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
trở thành một yêu cầu tất yếu. Một mặt, nó đặt ra yêu cầu đối với mỗi doanh nghiệp,
mặt khác giúp các doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận với cơng nghệ tiên tiến và phương
thức kinh doanh mới của thế giới. Một trong những chiến lược được lựa chọn để tăng
lợi thế cạnh tranh, và giảm chi phí sản xuất đó là sự lựa chọn những kỹ thuật mới.
DeLone, 1988, cho rằng, hiệu quả của sự lựa chọn công nghệ thông tin trong những
doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng là công cụ quan trọng để tăng cường khả năng của
doanh nghiệp vừa và nhỏ.
1.1.2 Tư duy công nghệ mới
Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của khoa học và kỹ thuật và
u cầu của q trình tồn cầu hóa, các quốc gia, các doanh nghiệp muốn đảm bảo
q trình cạnh tranh của mình đều phải có định hướng và những hoạt động xúc tiến
nhất định nhằm ứng dụng cơng nghệ mới vào q trình sản xuất kinh doanh.
Công nghệ mới đối với các doanh nghiệp là những sản phẩm công nghệ lần
đầu tiên được áp dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Cơng nghệ mới có thể là
một sản phẩm công nghệ tổng hợp từ nhiều cơng nghệ khác để có thể có được sản
phẩm cơng nghệ hồn hảo. Để hội nhập được với cơng nghệ mới, doanh nghiệp cần
có sự chuyển biến về chất của tư duy công nghiệp mà trọng điểm là tư duy công nghệ
mới. Bằng tư duy công nghệ mới và sự phối hợp liên ngành, con người sẽ đổi mới,
xúc tiến các phương pháp giải quyết những vấn đề kỹ thuật tổng hợp nhằm đưa ra các
sản phẩm tiên tiến phục vụ nền công nghiệp hiện đại.


2

1.1.3. Công nghệ thông tin
Công nghệ Thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay
là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển
đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin.
Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong
nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: "Cơng nghệ thông tin là tập hợp
các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là
kĩ thuật máy tính và viễn thơng - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các
nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động
của con người và xã hội" (Nguồn Wiki Việt Nam)
1.1.4 Hệ thống
Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt
động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố đầu vào, sinh ra
các yếu tố đầu ra trong một quá trình xử lý có tổ chức.
Ba thành phần cơ bản:
- Các yếu tố đầu vào (Inputs)
- Xử lý, chế biến (Processing)
- Các yếu tố đầu ra (Outputs)
1.1.5 Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một
tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lưu trữ và
quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông
tin quản lý. nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp
vụ tài chính.


3

1.1.6 Dữ liệu
Dữ liệu (data) là một mơ tả hình thức về thơng tin hay hoạt động nào đó. Dữ
liệu được mơ tả dưới nhiều dạng khác nhau. Ví dụ như các ký tự, ký số, hình ảnh, ký
hiệu, âm thanh…
1.1.7 Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu (Database), viết tắt là CSDL hoặc DB, là một tập hợp các dữ
liệu có quan hệ logic với nhau, có thể dễ dàng chia sẻ và được thiết kế nhằm đáp ứng
các nhu cầu sử dụng của một tổ chức, cá nhân nào đó.
Một cách định nghĩa khác dễ hiểu hơn, CSDL là một tập hợp có cấu trúc của
những dữ liệu có liên quan với nhau được lưu trữ trong máy tính (bảng chấm cơng
nhân viên, danh sách các đề án, niên giám điện thoại…). Một CSDL được thiết kế,
xây dựng và lưu trữ với một mục đích xác định như phục vụ lưu trữ, truy xuất dữ liệu
cho các ứng dụng hay người dùng.
1.2 Phần mềm kế toán
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Kế tốn ra đời và phát triển cùng với sự phát triển của xã hội và trong những
điều kiện kinh tế, xã hội khác nhau, thì vai trị của kế tốn cũng khác nhau. Giai đoạn
đầu tiên, con người sử dụng kế toán phục vụ cho cuộc sống, tuy nhiên khi đó kế tốn
đơn giản chỉ là ghi lại kết quả công việc và đánh giá hiệu quả của công. Việc ghi sổ
bằng phương pháp thủ công đã tạo nên hạn chế rất nhiều trong công tác kế tốn tài
chính như: mất nhiều thời gian, ghi chép trùng lắp, ghi chép khơng chính xác, khơng
đầy đủ nội dung, sử dụng nhiều nhân lực.
Vào thế kỷ 15, kế toán kép ra đời, thời gian này kế toán được xem là một
phương pháp, một cách thức để xác định việc tồn tại hay phá sản của công ty. Bước
sang thời kỳ phát triển của chủ nghĩa tư bản, kế toán được xem là một hệ thống đo
lường, xử lý và truyền đạt thơng tin hữu ích cho các quyết định kinh doanh, kế toán


4

thực hiện chủ yếu mục tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cho ban
lãnh đạo. Bên cạnh đó kế tốn cịn thực hiện được vai trị chuyển tải thông tin cho
các nhà đầu tư, các chủ nợ và những người có nhu cầu biết về sự phát triển của doanh
nghiệp.
Ngày nay, kế toán được xem là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn
bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị. Bước sang giai đoạn
nền kinh tế thị trường nhiều thành phần, nguồn thông tin do kế tốn cung cấp khơng
những phục vụ cho các đối tượng trong nội bộ doanh nghiệp, cho các đối tượng quản
lý của nhà nước mà còn cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài doanh nghiệp để ra
các quyết định kinh tế có liên quan đến doanh nghiệp như: Ngân hàng, nhà cung cấp,
nhà đầu tư…Do đó định nghĩa về kế tốn cũng đã có sự thay đổi. Kế toán được xem
là hệ thống đo lường, ghi chép, xử lý truyền tải thơng tin có ích cho những đối tượng
cần sử dụng những thơng tin đó. Theo luật kế toán ban hành 17/06/2003 định nghĩa:
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế, tài
chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Như vậy dù được sử dụng
cho những mục đích khác nhau hoặc ở trong những điều kiện kinh tế xã hội khác
nhau, kế toán được ghi nhận là một khoa học để thực hiện q trình thu thập và xử lý
thơng tin.
Do đó, có thể nói kế tốn là một khoa học về thu thập, và xử lý cung cấp thông
tin chủ yếu cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng những thơng tin này. Và đó chính
là vai trị kế tốn - cung cấp thơng tin kinh tế tài chính cho những người có nhu cầu
sử dụng thơng tin.
Và kế tốn là một trong những lĩnh vực được ưu tiên hàng đầu tin học hóa
nhiều nhất. Nhờ đó mà phần mềm kế toán ra đời phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao
của các doanh nghiệp. Phần mềm kế toán ra đời là để thay thế những ghi chép thủ
công chưa chính xác, mất nhiều thời gian, nhân lực. Phần mềm kế tốn dùng để xử lý
tự động các thơng tin kế tốn trên máy vi tính, là một cơng cụ ghi chép, lưu trữ, tính
tốn và tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Phần mềm kế

5

toán hiện nay rất phổ biến trên thị trường, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng bởi
tính ưu việt cũng như những lợi ích mà phần mềm này mang lại. Chủ doanh nghiệp
sẽ không tốn quá nhiều thời gian vào các nghiệp vụ kế tốn vì vậy họ sẽ có nhiều thời
gian hơn để quan tâm đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp. Các
phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng,
bán hàng, thu, chi; cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán
cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế tốn. Như vậy, trong mơi trường
làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người kia và
toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác
và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chun
nghiệp và tích cực hơn.
Có nhiều quan điểm về phần mềm kế toán, trong nghiên cứu của Nguyễn Văn
Điệp (2014) tác giả trình bày phần mềm kế tốn là hệ thống các chương trình máy
tính dùng để tự động xử lý các thơng tin kế tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập
chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ,
sổ sách theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế tốn và báo cáo tài
chính, báo cáo kế tốn quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Nói
khác đi, phần mềm kế tốn đơn thuần là một cơng cụ ghi chép, lưu trữ, tính tốn, tổng
hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Phần mềm kế tốn là chương
trình máy tính được thiết lập nhằm hỗ trợ cho cơng tác kế tốn trong q trình thu
thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các báo cáo kế toán cho đối tượng sử dụng.
1.2.2 Phân loại
Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp Việt nam đã sử dụng rộng rãi
các phần mềm kế toán, kể cả của Việt Nam và của nước ngồi. Bên cạnh đó, một số
doanh nghiệp lớn đã sử dụng SAP, ERP (Enterpire Resouces Planning) trong nỗ lực
tự động hóa cơng tác quản lý mà hệ thống kế toán chỉ là một phân hệ.
Cách phân loại thứ nhất, chúng ta có thể chia các phần mềm thành 3 loại theo
nguồn gốc của phần mềm đó là phần mềm của nước ngoài như SAP, Sum System,

6

Peachtree, Quichbook… Phần mềm trong nước như Esoft, Fast, Bravo, Bit
Accounting,…Và phần mềm kế tốn nước ngồi được Việt hóa như 1C: Kế toán 8.
Cách phân loại thứ hai, phần mềm có thể được tách ra theo yêu cầu sử dụng –
được trình bày chi tiết bên dưới thì phần được chia thành hai nhóm chính: phần mềm
do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết và phần mềm kế toán đóng gói. Mỗi loại đều
có những tính năng và đặc điểm nổi bật riêng mà doanh nghiệp có thể xem xét lựa
chọn. Các phần mềm kế toán tuy khác nhau nhưng đều có những nguyên tắc hoạt
động chung cũng như đều có những thành phần cơ bản trong cách thức tổ chức giao
diện, nội dung của phần mềm.
1.2.2.1 Phần mềm kế tốn nước ngồi
Hiện nay, có khá nhiều phần mềm kế tốn thương phẩm của nước ngồi đang
được sử dụng tại Việt Nam, giá bán của những phần mềm này từ vài ngàn đến vài
trăm ngàn hoặc vài triệu USD. Đặc điểm chung của phần mềm kế tốn nước ngồi là
rất chuyên nghiệp, bạn có thể nhận thấy điều này khi sử dụng các phần mềm nổi tiếng
như Sun System, Quickbook, Peachtree… Điều này có thể giải thích do ở các nước
phát triển quy trình quản lý chặt chẽ và chuyên nghiệp nên phần mềm phải đáp ứng
các điều kiện khắt khe. Khả năng xử lý đa dạng, phong phú, phần mềm có ổn định,
tính kiểm sốt, tính chun nghiệp cao, hạn chế được các khả năng gian lận của nhân
viên kế tốn, một số phần mềm được Việt hóa và phù hợp với chế độ kế toán Việt
Nam. Các phần mềm kế tốn nước ngồi được viết khá linh hoạt và cung cấp cho
người dùng các tùy biến để điều chỉnh phần mềm phù hợp với yêu cầu sử dụng.
Phần mềm kế tốn nước ngồi có hệ thống báo cáo quản trị rất mạnh và các
công cụ lập báo cáo thông minh được xây dựng trên một công nghệ tiên tiến. Ví dụ,
SAP có thể kết hợp với Crystal Report để lập ra các báo cáo riêng cho khách hàng.
Tuy nhiên, phần mềm kế tốn nước ngồi có một số nhược điểm. Điều đầu
tiên đó là chi phí cao so với khả năng của các doanh nghiệp Việt Nam, giá lắp đặt

thường giao động từ vài nghìn đến hàng trăm nghìn USD. Một số phần mềm chưa


7

được Việt hóa hay q trình Việt hóa khơng tốt chưa tương thích hồn tồn với chế
độ kế tốn Việt Nam (mẫu biểu sổ sách, mẫu báo cáo tài chính,...chưa phù hợp) dẫn
đến khó khăn cho doanh nghiệp khi sử dụng. Các phần mềm nước ngoài thường hỗ
trợ theo chế độ kế toán của Mỹ và Anh là chủ yếu. Mặt khác, các phần mềm này
thường gặp khó khăn trong trường hợp có những thay đổi, điều chỉnh bổ sung chế độ
kế toán mới. Đào tạo, vận hành tốn kém và chi phí cao. Để bộ máy kế tốn có thể sử
dụng hết các tính năng thường mất từ vài tháng đến cả năm. Bảo hành, sửa chữa khá
phức tạp khi xảy ra sự cố và với chi phí cao. Mỗi khi xảy ra sự cố doanh nghiệp có
thể sẽ phải mời chuyên viên nước ngoài sang và cho dù có khắc phục được hay khơng
thì doanh nghiệp cũng phải chi một khoảng phí lớn cho việc sửa chữa này.
1.2.2.2 Phần mềm do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết (phần mềm đặt hàng)
Hiện nay chưa có một thống kê chính thức về số lượng doanh nghiệp sử dụng
phần mềm kế tốn do nhân viên của chính doanh nghiệp viết hay thuê các đơn vị cung
cấp dịch vụ viết. Các phần mềm kế toán do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết thường
đơn giản, phù hợp với yêu cầu xử lý dữ liệu kế toán tại doanh nghiệp, dễ sử dụng.
Tuy nhiên, tính kiểm sốt của phần mềm khơng cao, xét cả dưới góc độ người quản
lý doanh nghiệp và góc độ người sử dụng phần mềm kế tốn.
Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết
kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng
một tập đoàn và hệ thống theo đơn đặt hàng. Trong trường hợp này nhà cung cấp
phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có mà cung cấp dịch vụ phát triển sản
phẩm trên những yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không
phổ biến và có giá thành rất cao. Bên cạnh đó, tính ổn định và bảo mật của các phần
mềm này không cao, do đó, các doanh nghiệp này thường gặp lúng túng và khó khăn
khi cập nhật và nâng cấp phần mềm.

8

1.2.2.3 Phần mềm kế tốn đóng gói (phần phềm thương phẩm)
Phần mềm đóng gói (cịn gọi là phần mềm thương phẩm): Là các phần mềm
được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu
hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Phần mềm kế toán dạng này
thường được bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường, rất đa dạng và phong phú phù
hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Với tính ổn định cao, việc cập nhật,
bảo trì hay nâng cấp dễ dàng. Các phần mềm này được viết, biên dịch, đóng gói và
bán cho doanh nghiệp nên các khả năng gian lận trong quá trình xử lý sẽ được hạn
chế. Tuy nhiên, nếu phần mềm có tính kiểm sốt khơng tốt, sẽ có những gian lận khi
kế toán thao tác phần mềm.
Các phần mềm thơng dụng hiện nay có thể chia thành hai nhóm: nhóm phần
mềm có tính linh hoạt cao, hệ thống báo cáo kế toán phong phú và đa dạng hơn nên
khả năng cung cấp thông tin tốt hơn - cho phép người dùng thay đổi giao diện nhập
liệu hay báo cáo và nhóm phần mềm khơng có tính linh hoạt cao.
Một số phần mềm kế tốn cung cấp tính năng in một số chứng từ như Hóa đơn
GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, bảng thanh toán
lương,... Các phần mềm kế toán này cũng hỗ trợ tính năng kết xuất dữ liệu ra dạng
bảng tính Excel, điều này cũng hỗ trợ thêm công cụ cho việc kiểm tra, quyết toán.
Cần lưu ý là mặc dù sự cạnh tranh trong lĩnh vực phần mềm kế toán đã dẫn
đến chất lượng các phần mềm thương phẩm ngày càng được nâng cao, tuy nhiên một
số phần mềm kế toán cịn nhiều hạn chế như:
- Khơng in sổ kế tốn theo đúng mẫu biểu quy định.
- Khi chỉnh sửa số liệu hồn tồn khơng để lại dấu vết kiểm tốn. Điều này
khiến cho việc lần theo các dấu vết gian lận kế tốn thường gặp khó khăn.

9

1.2.3 Vai trị, đặc điểm, mơ hình hoạt động của phần mềm kế tốn
1.2.3.1 Vai trị của phần mềm kế toán
Trong hệ thống kế toán, những chức năng và vai trị phần mềm kế tốn là rất
quan trọng. Sử dụng phần mềm kế toán sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong cơng tác theo
dõi chi phí, doanh thu, bán hàng, hàng tồn kho và các biên chế khác...
Phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế tốn
một cách dễ dàng và nhanh chóng. Với một công ty liên tục phát triển sẽ làm cho một
số bộ phận trong công ty không kịp thời xử lý các nghiệp vụ phát sinh và số liệu cũng
khơng được liên kết kịp thời. Vì vậy giải pháp tối ưu nhất là các doanh nghiệp cần sử
dụng phần mềm kế tốn để kịp thời ứng phó với tình hình trên.
Để giúp doanh nghiệp quản lý tốt về kế toán và hoạt động kinh doanh một
cách trơn tru nên việc ứng dụng phần mềm kế toán theo đặc thù của doanh nghiệp là
rất cần thiết. Những đơn vị viết phần mềm kế tốn theo u cầu có chun mơn, kinh
nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kế toán, sổ sách kế toán, và các báo cáo nội bộ.
1.2.3.2 Đặc điểm hoạt động của phần mềm kế tốn
Q trình hoạt động của phần mềm kế tốn là q trình ghi nhận nội dụng của
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần thu thập vào trong phần mềm để tổ chức xử lý,
lưu trữ và tạo ra các sản phẩm là các thông tin cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Quá trình này có những đặc điểm cần chú ý sau:
- Đặc điểm ghi nhận dữ liệu: phần mềm kế toán ghi nhận nội dung các nghiệp
vụ thông qua hai hoạt động nhập liệu và khai báo. Hoạt động nhập liệu ghi nhận nội
dung của các nghiệp vụ phát sinh, hoạt động khai báo ghi nhận nội dung cần thu thập,
quản lý cho tài khoản và các đối tượng quản lý của hệ thống (khách hàng, nhà cung
cấp, hàng hóa...)


10

- Đặc điểm xử lý: phần mềm kế tốn có khả năng xử lý tự động và đồng thời
các dữ liệu thu thập từ quá trình nhập liệu chứng từ để tạo ra các thông tin theo yêu
cầu.
- Đặc điểm tổ chức dữ liệu: dữ liệu của phần mềm được lưu trữ nhất qn,
khơng trùng lặp và có thể chia sẻ khơng chỉ trong cùng phần mềm kế tốn mà có thể
truy xuất và cung cấp cho các phần mềm khác. Mặt khác, đa số các phần mềm tổ chức
dữ liệu theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu, trong đó tập tin lưu trữ dữ liệu tách biệt với
chương trình kế tốn, cho phép tổ chức dữ liệu, thao tác dữ liệu của nhiều doanh
nghiệp khác nhau trên cùng một phần mềm.
- Đặc điểm cung cấp thông tin: Thông tin cung cấp từ phần mềm đa dạng, dễ dàng
tiếp cận đòi hỏi tổ chức phân loại và phân quyền sử dụng thông tin chặt chẽ. Các
thông tin này được xử lý tự động từ một nguồn dữ liệu, do đó, các báo cáo tạo ra từ
phần mềm sẽ khơng có ý nghĩa đối chiếu so sánh như mơi trường kế tốn thủ cơng.
Sơ đồ hoạt động của phần mềm kế tốn:
Sự kiện của
q trình
SXKD

Thơng tin
theo u cầu

Chứng từ

Nhập
liệu

Cập nhật, truy
xuất thông tin
theo yêu cầu

Các đối tượng
nguồn lực sử dụng

Nhập liệu
các hoạt động
liên quan

Các tập tin lưu
trữ dữ liệu

Khai báo