Đề thi kết thúc học phần lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đề số 1
ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Ngành Quản trị văn phịng, Khóa
Học kỳ:

, Hệ: CĐCQ

Năm 2009 – 2011

Thời gian làm bài: 90 phút
Câu 1. ( 4 điểm)
1. Nêu trách nhiệm lập hồ sơ của các đơn vị và cá nhân trong cơ
quan.
Câu 2. (6 điểm)
1. Trình bày cách tổ chức cơng tác lập hồ sơ và biên mục hồ sơ?
2. Trình bày cách đánh số tờ trong hồ sơ.

TRƯỞNG MÔN KÝ DUYỆT

GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ

TS. Nguyễn Lệ Nhung
TRƯỞNG KHOA KÝ DUYỆT

KÝ DUYỆT ĐỀ

09-CĐQTVP - đề số 1


TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đề số 1
ĐÁP ÁN – THANG ĐIỂM ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Ngành Thư ký văn phịng, Khóa
Học kỳ:

Hệ: CĐCQ

Năm 2009 – 2011

Thời gian làm bài: 90 phút
Câu
1.

Ý
1.

Nội dung

Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

Điểm
4

1. Căn cứ pháp lý về lập hồ sơ
2. Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu
- Người đứng đầu CQ, TC có trách nhiệm chỉ đạo c/tác giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các CQ, TC thuộc
phạm vi quản lý của mình.
- Chánh văn phịng, TPHC có trách nhiệm tham mưu cho người
đứng đầu CQ, TC trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn
vị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Thủ trưởng các đơn vị trong CQ, TC có tr/nhiệm giao nộp hồ sơ,
tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ cơ quan.
2. Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên: Cuối năm kiểm tra, hoàn
chỉnh lại các hồ sơ mình đã lập trong năm, kiểm tra tài liệu, văn bản và
kiểm tra việc sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ, hoàn chỉnh hồ sơ theo
đúng quy định, hệ thống hóa hồ sơ, thống kê các hồ sơ cần nộp lưu
vào mục lục hồ sơ để chuẩn bị giao nộp những hồ sơ, tài liệu đó vào
lưu trữ hiện hành của cơ quan
3. Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị nộp lưu
hồ sơ. Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp
lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì yêu cầu phịng
chức năng có hồ sơ bổ sung cho đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu
2.

1.

1. Tổ chức công tác lập hồ sơ được tiến hành theo trình tự sau :

- Phân định hồ sơ.
- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ.
- Đánh số tờ.

09-CĐQTVP - đề số 1

2


- Viết mục lục văn bản.
- Viết chứng từ kết thúc.
- Viết bìa hồ sơ.
2.

2. Biên mục hồ sơ gồm:

2

Biên mục bên trong: đánh số tờ, viết mục lục tài liệu, viết chứng
từ kết thúc,
3.

Biên mục bên ngồi: viết bìa hồ sơ.
3. Trình bày cách đánh số tờ trong hồ sơ?
Đánh số tờ: Số tờ là số lượng tờ tài liệu có trong một hồ sơ,
- Mục đích: cố định thứ tự các tài liệu trong hồ sơ, bảo đảm
không bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm
tài liệu.
- Yêu cầu: Đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác,
- Cách đánh số tờ

GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ

TS. Nguyễn Lệ Nhung

09-CĐQTVP - đề số 1

2