(Thảo luận nguyên lý kế toán) PHƯƠNG PHÁP CHỨNG từ kế TOÁN

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
--------------

BÀI THẢO LUẬN
HỌC PHẦN: NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN
ĐỀ TÀI: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TỐN

1

Giáo viên giảng dạy

: Nguyễn Hồng Nga

Nhóm thực hiện

: Nhóm 5

Lớp HP

: 2101FACC0111


HÀ NỘI, 4 – 2021

2


BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN
NHĨM 2
ST

T
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50

Mã SV
19D14023
1
18D12014
0
18D12032
0
18D12020
0
18D12014
1
18D12032
1
18D12032
2
18D12026
3
18D12008

4
18D12026
4

Họ tên

Nhóm

Thành viên

đánh giá

tự đánh giá

Nguyễn Thị Huyền
Nguyễn Đức Khương
Hoàng Thị Lan
Nguyễn Thị Lan
Vũ Thị Lan
Đỗ Văn Lập
Ma Thị Linh
Nguyễn Phương Linh
Văn Thị Thùy Linh
Vũ Khánh Linh

Đánh giá xếp loại dựa theo:
-

Kết quả công việc
Thời hạn nộp bài

Ý thức tham gia thảo luận
Thư ký

Nhóm trưởng

Ghi chú


MỤC LỤC


A. MỞ ĐẦU

Ngun lý kế tốn là mơn học cơ sở của chương trình đào tạo về kinh tế nói
chung. Phần chứng từ kế toán giúp chúng em cũng như các bạn sinh viên khác bắt đầu
hiểu về môn học và từ đó làm nền tảng cho việc học tiếp các mơn chun sâu về kế
tốn như kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
Trong q trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và
hoàn tất một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ kế toán làm cơ sở chứng
minh trạng thái và cung cấp thông tin sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn
vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần
thiết khách quan, phục vụ cho công tác quản lý và ghi sổ kế toán. Nghiên cứu các nội
dung của chứng từ kế toán giúp sinh viên có kiến thức nền tảng về kế tốn, làm tiền đề
để nghiên cứu sâu hơn các nội dung khác trong nghiệp vụ kế tốn. Vì vậy nhóm đã
chọn đề tài “phương pháp chứng từ kế toán” trong một doanh nghiệp cụ thể nhằm giúp
chúng em có cái nhìn bao qt và rõ ràng hơn về vấn đề này.
Phần phương pháp chứng từ kế tốn nhằm trình bày về nội dung, ý nghĩa, hệ
thống chứng từ kế tốn cũng như trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán. Bài
tiểu luận của nhóm nhằm cung cấp đầy đủ các nội dung cơ bản về phương pháp chứng
từ kế toán và thực trạng áp dụng phương pháp này tại doanh nghiệp hi vọng sẽ đem

đến những kiến thức hữu ích và làm nền tảng cho các bạn sinh viên khối ngành kinh
tế.

5


B. NỘI DUNG

CHƯƠNG I: LÝ THUYẾT VỀ PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

1.1.
Khái niệm, nội dung và ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán
1.1.1. Khái niệm

Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh vào các
bản chứng từ kế toán và tổ chức xử lý luân chuyển chứng từ để phục vụ công tác quản
lý kế toán.
1.1.2. Nội dung của phương pháp chứng từ kế tốn

•

Lập các chứng từ kế tốn để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự
hoàn thành:
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành, làm căn cứ ghi kế toán.
Lập chứng từ kế toán là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
và thực sự hoàn thành vào các chứng từ theo thời gian và địa điểm phát sinh. Mọi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ. Chứng
từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phải được lập

rõ ràng, đầy đủ , kịp thời, chính xác, đúng theo quy định.

•

Tổ chức thơng tin( tổ chức xử lý, luân chuyển chứng từ): các bản chứng từ là vật
mang thông tin, để cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và cơng tác kế tốn,
các bản chứng từ phải được xử lý, chuyển giao cho các bộ phận có liên quan theo yêu
cầu quản lý của từng nghiệp vụ kinh tế.
Nội dung phương pháp chứng từ kế tốn trong cơng tác kế tốn của đơn vị được
biểu hiện cụ thể thông qua hệ thống các chứng từ và kế hoạch (chương trình ln
chuyển chứng từ kế tốn).
6


1.1.3.

Ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán
Phương pháp chứng từ kế tốn có ý nghĩa quan trọng trong cơng tác quản lý và
cơng tác kế tốn của đơn vị.
Phương pháp chứng từ kế tốn là phương pháp thích hợp với tính đa dạng của
các nghiệp vụ kinh tế. Nhờ phương pháp chứng từ kế toán mà đảm bảo thu nhập đầy
đủ, kịp thời mọi thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh gây biến động
tài sản và nguồn vốn của đơn vị theo thời gian và địa điểm phát sinh.
Phương pháp chứng từ kế tốn cũng góp phần quản lý chặt chẽ tài sản của đơn
vị, tránh hiện tượng tùy tiện trong nhập, xuất vật tư, hàng hóa, trong thu chi tiền tệ,
ngăn chặn kịp thời các hành động, hiện tượng xâm phạm tài sản, vi phạm chính sách
kinh tế, tài chính, chế độ thể lệ về đơn vị quản lý.
Phương pháp chứng từ kế tốn với hệ thống các bản chứng từ nó là cơ sở để kiểm
tra tính hợp lệ, hợp pháp của các hoạt động kinh tế phát sinh. Là cơ sở kiểm tra việc
chấp hành chính sách, chế độ, thể lệ về kinh tế, tài chính, việc chấp hành mệnh lệnh,

chỉ thị của cấp trên, là cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất của cá nhân, bộ phận đối
với tài sản và quá trình hoạt động của đơn vị. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý của
mọi thơng tin kế tốn, là cơ sở để giải quyết mọi khiếu nại, tranh chấp khi cần thiết.

1.2.
Hệ thống chứng từ kế toán
1.2.1. Phân loại chứng từ kế toán

Phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau: theo
hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo nội dung kinh tế
phản ánh trên chứng từ, mức độ phản ánh của chứng từ, các quy định về quản lý chứng
từ…Tương ứng với mỗi tiêu thức chứng từ kế toán được chia thành các loại chứng từ
khác nhau.
a

-

Theo địa điểm lập chứng từ:
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân chia thành chứng từ bên
trong và chứng từ bên ngoài.
Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong đơn vị lập, phản
ánh các nghiệp vụ trong nội bộ của doanh nghiệp. Các chứng từ điển hình như phiếu
thu, phiếu chi, phiếu nhập kho…
7


Ví dụ: phiếu nhập kho

-

Chứng từ bên ngồi: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tài
sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến như giấy báo nợ,
báo có của ngân hàng, hóa đơn bán hàng của người bán...
Ví dụ: giấy báo có của ngân hàng

Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là cơ sở xác định trách nhiệm vật chất
với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ.
b

Theo mức độ phản ánh của chứng từ:
8


Theo cách phân loại này chứng từ được chia làm 2 loại: chứng từ gốc và chứng
-

từ tổng hợp.
Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu): là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, là cơ sở để ghi sổ kế toán và cơ sở kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp
vụ kinh tế.
Ví dụ: Phiếu chi

-

Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được kế toán được kế toán lập trên cơ sở chứng từ
gốc, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau. Sử dụng chứng từ
tổng hợp có tác dụng thuận lợi trong ghi sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi
sổ. Tuy nhiên việc sử dụng chứng từ tổng hợp yêu cầu phải kèm theo chứng từ gốc
mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế tốn và thơng tin kinh tế.
Ví dụ: bảng kê chi tiền

c
-

Theo nội dung kinh tế của chứng từ:
Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về lao động tiền lương
Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về hàng tồn kho
Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về bán hàng
9


d
-

Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về tiền tệ
Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về TSCĐ
Theo tính chất, hình thức biểu hiện của chứng từ
Chứng từ thông thường (chứng từ giấy): là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh

-

nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Chứng từ điện tử: là chứng từ kế tốn khi có các nội dung quy định và được thể hiện
dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và khơng bị thay đổi trong q trình truyền
qua mạng máy tính hoặc qua vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Đặc điểm chứng từ điện tử: là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng
phương tiện điện tử. Chứng từ điện tử là một hình thức của thơng điệp dữ liệu: Chứng
từ kế toán điện tử; chứng từ thu, chi ngân sách điện tử; thông tin khai và thực hiện thủ
tục hải quan điện tử; thông tin khai và thực hiện thủ tục thuế điện tử; chứng từ giao
dịch chứng khoán điện tử; BCTC điện tử, báo cáo quyết toán điện tử; chứng từ điện tử

khác phù hợp với quy định của pháp luật.
Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử phải
có các điều kiện sau:

 Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền của người

đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và thanh toán
điện tử.
 Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin.
 Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp đúng quy

định.
e Theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước:
Chứng từ được chia thành: chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ mang tính
-

hướng dẫn.
Chứng từ bắt buộc: là chứng từ thể hiện các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế
giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi.
Loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh

-

và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
Chứng từ hướng dẫn: thường là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Đối với các
chứng từ này, Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành
phần kinh tế vận dụng vào từng trường hợp cụ thể. Các ngành, các lĩnh vực có thể
thêm bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi biểu mẫu cho thích hợp nhưng phải

đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.

1.2.2. Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và
thực sự hoàn thành, là cơ sở ghi sổ kế tốn và thơng tin về các hoạt động kinh tế, tài
10


chính, nó mang tính chất pháp lý. Do đó, nội dung bản chứng từ kế tốn phải có những
yếu tố đặc trưng cho hoạt động kinh tế về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm phát
sinh, các yếu tố thể hiện trách nhiệm của cá nhân, bộ phận đối với hoạt động kinh tế
xảy ra. Các yếu tố cấu thành nội dung của bản chứng từ bao gồm:
•
-

Các yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế tốn phải có như:
Tên gọi chứng từ: tất cả các chứng từ kế tốn đều phải có tên gọi nhất định như phiếu
thu, phiếu nhập kho... do nó là cơ sở để phục vụ điểm phân loại chứng từ, tổng hợp số
liệu một cách thuận lợi. Tên gọi chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế

-

của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó.
Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Khi lập các bảng chứng từ phải ghi rõ
số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ. Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra được

-

thuận lợi khi cần thiết.
Tên, địa chỉ các nhân của đơn vị lập và nhận chứng từ: Yếu tố này giúp cho việc kiểm
tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm

-

đối với nghiệp vụ kinh tế.
Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: Mọi chứng từ kế tốn đều phải ghi tóm tắt nội
dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ
kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viết tắt, khơng được tẩy
xóa, sửa chữa; khi viết phải dung fbuts mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt

-

quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
Số lượng, đơn giá và số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của

-

chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi bằng số hoặc chữ
Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Các
chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân
phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng

đơn vị), đóng dấu của đơn vị.
• Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ để đáp ứng
yêu cầu quản lý và ghi sổ kế tốn mà có các yếu tố bổ sung khác nhau như phương
thức thanh toán, phương thức bán hàng vv…
Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi thơng
tin kế tốn cung cấp, do đó chứng từ sử dụng làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các
-

chứng từ hợp pháp, hợp lệ tức là phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Các
chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân
11


phải có chữ ký của người kiểm sốt (kế tốn trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng
-

đơn vị), đóng dấu của đơn vị.
Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ
kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính khơng được viết tắt, số và chữ

-

viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo
Chứng từ kế toán phản ánh đúng biểu mẫu quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng

-

khơng tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ
Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định.
Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi
sử dụng để ghi sổ kế toán tại Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch ra
tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngồi.
Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán

1.3.

Xử lý, luân chuyển chứng từ là quá trình chuyển giao, sử dụng chứng từ sau khi
lập và nhận chứng từ đến khi đưa vào bảo quản và lưu trữ. Tùy thuộc vào yêu cầu

quản lý của từng loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ được chuyển giao cho các bộ
phận có liên quan. Quá trình xử lý luân chuyển chứng từ phải đảm bảo thơng tin kịp
thời, tránh trùng lắp, chồng chéo. Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ phải bao gồm
các bước sau:
•

Kiểm tra chứng từ: Tất cả các chứng từ chuyển đến bộ phận kế toán phải được kiểm
tra, đay là khâu khởi đầu để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, nội dung
kiểm tra chứng từ gồm:

-

Kiểm tra tính rõ ràng, trung trực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên các
chứng từ.

-

Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế ghi chép ghi trên chứng từ.

-

Kiểm tra việc tính tốn trên chứng từ.

•

Hồn chỉnh chứng từ: Là bước tiếp theo sau khi kiểm tra chứng từ, bao gồm
việc ghi chép các yếu tố cần bổ sung, phân loại chứng từ và lập định khoản trên các
chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.

12

•

Chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán: Các chứng từ kế toán sau khi
được kiểm tra, đảm bảo tính hợp pháp cần được chuyển giao các bộ phận có nhu cầu
thu nhận, xử lý thơng tin về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ. Các bộ phận
cản cứ chứng từ nhận được tập hợp làm cơ sở ghi sổ kế tốn. Q trình chuyển giao,
sử dụng chứng từ phải tuân thủ đường đi và thời gian theo quy định.

•

Đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ: Chứng từ kế toán là cơ sở của mọi số liệu,
thơng tin kế tốn là tài liệu về lịch sử hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi sử
dụng làm cơ sở ghi sổ kế toán, các chứng từ phải được tổ chức bảo quản, lưu tữ theo
đúng quy định của nhà nước. Đối với các chứng từ điện từ là các băng từ, đĩa từ, thẻ
thanh toán, phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được đảm bảo với đủ điều kiện ký
thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thơng tin bất hợp
pháp từ bên ngồi. Đồng thời chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra
giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.

1.4.
Một số lỗi sai liên quan đến chứng từ kế toán và cách khắc phục
1.4.1. Một số lỗi sai liên quan đến chứng từ kế tốn

Theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC do BTC ban hành ngày 22/12/2014, tất cả các
loại chứng từ đều mang tính hướng dẫn, doanh nghiệp được tự thiết kế, thay đổi một
cách linh hoạt. Vì vậy, điều này có thể dẫn đến những sai sót liên quan đến chứng từ
kế tốn nhiều hơn.
Chủ doanh nghiệp cần lưu ý việc áp dụng hệ thống chứng từ trong cơng ty mình

sao cho đảm bảo phù hợp với yêu cầu của Luật kế toán; đồng thời cũng phải đảm bảo
sự rõ ràng, minh bạch trên các chứng từ. Một số sai sót thường gặp liên quan đến
chứng từ kế toán như:
-

Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố cần thiết hoặc

-

thiếu chữ ký của các cá nhân, bộ phận có liên quan.
Các chứng từ gốc kèm theo khơng đảm bảo tính logic về mặt thời gian. Ví dụ: ngày

-

ghi trên giấy tạm ứng sau ngày trên hóa đơn.
Khơng kiểm tra kỹ thơng tin trên hố đơn các nội dung: Tên công ty, mã số thuế, địa

-

chỉ dẫn đến thông tin kê khai sai hoặc thông tin của công ty khác.
Hố đơn mua vào khơng có dấu của giám đốc hoặc thiếu chữ ký của bên mua hàng.
Hoá đơn mua vào trên thơng tin có bảng kê nhưng lại khơng xin bảng kê chi tiết đi

-

kèm nên thiếu dữ liệu để hạch toán.
Lập bảng kê khách lẻ, kê khai thuế rồi nhưng qn khơng viết vào hố đơn.
13

-

Hố đơn viết ra giám đốc chỉ ký, đóng dấu liên 2 (giao cho khách hàng) còn liên 1 và

-

liên 3 khơng ký, đóng dấu nên khi chuẩn bị quyết tốn khơng chuẩn bị kịp.
Hố đơn huỷ chưa xé ra khỏi cuống nhưng không gạch chéo cả ba liên làm cho kế tốn

-

hiểu nhầm là hố đơn bán hàng thơng thường và hạch tốn vào doanh thu nên sai sót.
Hố đơn huỷ đã xé liên 2 ra khỏi cuống nhưng lại thiếu biên bản huỷ hố đơn. Hoặc có

-

biên bản huỷ nhưng không kẹp vào liên 2 đã xé nên đánh mất.
Các chứng từ gốc kèm theo không đầy đủ. Cụ thể, với các khoản chi phí cho nhân
viên, chi phí dịch vụ mua ngồi và chi phí bằng tiền khác, kế tốn thường gặp phải các
sai sót đối với các chi phí này chủ yếu liên quan đến khía cạnh sự đầy đủ của chứng từ
cũng như các căn cứ xác minh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hồn

+
+
+
+
+
+
+
+

+

thành, ví dụ như:
Các bảng lương thiếu có chữ ký của người nhận tiền.
Chi làm thêm giờ khơng có giấy báo làm thêm giờ.
Chi sửa chữa lớn khơng có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng.
Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu quyết định cử đi học.
Chi sửa chữa vật dụng, tài sản hỏng không có biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật.
Chi phí cấp phát q tết khơng có danh sách đính kèm.
Khoản chi hội nghị khách hàng khơng có danh sách khách hàng đính kèm.
Chứng từ xin thanh tốn chi phí tiếp khách không thể hiện rõ đối tượng khách nào,…
Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán còn chưa khoa học. Ví dụ: chứng từ cơng nợ lưu

cùng chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+ Một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị
chưa lập bảng kê chi phí, điều này làm cho khâu kiểm sốt chứng từ khó khăn.
1.4.2. Cách khắc phục

Để hạn chế sai sót trong chứng từ kế toán, đòi người làm kế toán cần:
-

Nắm rõ và tuân thủ theo các nguyên tắc và yêu cầu cơ bản của kế toán.
Hiểu rõ nội dung và nắm được yêu cầu của chứng từ kế toán.
Phải cẩn thận và có trình độ chun mơn.
Chứng từ phải kiểm tra, kiểm sốt chặt chẽ, thường xun, kịp thời về tính đầy đủ,

-

chính xác, rõ ràng, trung thực, và tính hợp pháp, hợp lệ.
Trong trường hợp viết sai chứng từ, kế toán phải xóa số liệu đã ghi sai và ghi lại số

liệu đúng bằng mực đỏ.

14


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI
DOANH NGHIỆP

2.1. Các chứng từ cần có trong nghiệp vụ mua hàng hóa dự trữ và sử dụng
trong một cơng ty
Mỗi doanh nghiệp xây dựng một quá trình mua hàng riêng để phù hợp với hoạt
động, đặc điểm, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mình. Với mỗi quy trình mua hàng
khác nhau, các doanh nghiệp sẽ sử dụng các chứng từ khác nhau. Tuy nhiên hầu như
các chứng từ được doanh nghiệp sử dụng trong quá trình mua hàng sẽ bao gồm:
• Yêu cầu mua hàng
• Báo giá
• Đơn đặt hàng
• Đề nghị thanh tốn
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Phiếu xuất kho do bên bán lập
• Các chứng từ thanh tốn
• Phiếu nhập kho
Trong đó bộ phận mua hàng sẽ chịu trách nhiệm lập các chứng từ: yêu cầu mua
hàng, đơn đặt hàng, đề nghị thanh toán. Bên bán hàng lập báo giá, hóa đơn giá trị gia
tăng, phiếu xuất kho. Bộ phận kế toán lập các chứng từ thanh toán. Thủ kho lập phiếu
nhập kho

15

16


17


18


19


20


Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm: Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ,
thành phẩm, bán thành phẩm, hàng hoá...Để quản lý hàng tồn kho kế toán sử dụng:
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Muốn theo dõi chi tiết từng loại hàng hóa, nguyên
liệu tồn kho, tại kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng, đặc điểm, quy
21


cách cho từng loại hàng; còn tại Phòng kế toán, kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi hàng
tồn kho về mặt số lượng và giá trị của từng loại tương ứng với thẻ kho đã mở.
Phiếu nhập kho
Trong kế toán, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh
nghiệp vụ về nhập kho. Phiếu nhập kho do kế toán hoặc người phụ trách lập khi muốn
cho vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho. Để nhập kho, phải có chứng từ thể hiện rõ
nguồn gốc của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp. (chứng từ nguồn) Chứng từ
nguồn về hàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: Hóa đơn mua hàng, Hóa

đơn GTGT, Biên bản bàn giao sản phẩm sản xuất hoàn thành, giấy giữ hộ tài sản,...

22


Thủ tục nhập kho được thực hiện như sau:
•

Anh Đồn Gia Vị nhân viên phụ trách thu mua nguyên vật liệu thuộc phòng Vật tư của
công ty Xâ dựng An Thành mua nguyên liệu đã mua từ công ty Kinh doanh thép và vật

tư Hà Nội về công ty để làm thủ tục nhập kho
• Tại Cơng ty, tổ kiểm nghiệm vật tư nhận hàng theo từng chủng loại vật tư để đảm bảo
đúng quy cách, đúng chất lượng sau đó lập biên bản theo đúng số lượng, chủng loại
thực tế đã tiếp nhận
• Ơng Nguyễn Văn An trưởng cán bộ phụ trách nguyên vật liệu thuộc phòng vật tư của
công ty sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho
23


•

Ơng Nguyễn Văn An (người lập phiếu) và anh Đồn Gia Vị (người giao hàng) ký vào

phiếu nhập kho
• Sau đó chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho là ơng Phạm Duy tiến hành việc kiểm
nhận, nhập hàng, ghi sổ và ký vào phiếu nhập kho
• Sau đó phiếu nhập kho được chuyển lên phòng kế toán tiến hành ghi sổ kế toán. Kế
toán trưởng ký vào phiếu nhập kho đồng thời tiến hành lưu trữ và bảo quản phiếu nhập
kho đó.

• Phiếu nhập kho được tiến hành chia làm 3 liên
- Liên 1 giao cho phòng vật tư
- Liên 2 giao cho thủ kho
- Liên 3 kẹp với chứng từ gốc ở phòng kế toán lưu trữ và bảo quản.
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho nghiệp vụ
về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc người
phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Khi xuất kho, phải căn cứ
vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho,
phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch
vụ...

24


Thủ tục xuất kho được thực hiện thông qua các bước sau:
•

Anh Võ Anh Ngọc thuộc đội kỹ thuật thi công số 1 lập giấy xin lệnh xuất chuyển lên

thủ trưởng đơn vị là ông Đỗ Minh để lấy nguyên vật liệu phục vụ thi cơng
• Ơng Đỗ Minh tiến hành lập phiếu xuất kho với số lượng nguyên vật liệu mà anh Võ
•
•

Ngọc Anh đã đề xuất. Ơng Minh và anh Võ Anh Ngọc ký vào phiếu xuất kho
Sau đó phiếu xuất kho tiếp tục được chuyển lên cho giám đốc ký duyệt
Phiếu xuất kho được gửi đến thủ kho để tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa với

số lượng tương ứng như trong phiếu xuất kho. Sau đó ký vào phiếu xuất kho

• Sau đó phiếu xuất kho được chuyển đến phòng kế toán, kế toán trưởng là ơng Nguyễn
Văn Tư ký duyệt
• Sau cùng chuyển và phòng kế toán để tiến hành lưu trữ và bảo quản
• Phiếu xuất kho được chia thành 3 liên
- Liên 1 giao cho bên đề nghị xuất nguyên vật liệu
- Liên 2 giao cho thủ kho
- Liên 3 kẹp với chứng từ gốc và tiến hành lưu trữ, bảo quản tại phòng kế toán

25