Xây dựng chương trình kế toán máy bằng excel_Nguyễn Thị Lệ Xuân

Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

Lời Mở Đầu
Hội nhập nền kinh tế Thế Giới đã mở ra cho nền kinh tế Việt Nam nhiều cơ
hội, tuy nhiên các DN Việt Nam cũng gặp khơng ít khó khăn trước sự cạnh tranh
ngày càng lớn trên thị trường . Để nắm bắt cơ hội , cũng như vượt qua những thử
thách này địi hỏi chính phủ nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng phải
có những định hướng, chiến lược phát triển kinh tế một cách hiệu quả. Một trong
chiến lược quan trọng đó là khâu quản lý và tuyển dụng nhân công.
Để quản lý một cách hiệu quả trong các doanh nghiệp, thì một trong những
cơng cụ khơng thể thiếu đó là kế tốn. Các thơng tin kế tốn có ý nghĩa hết sức quan
trọng đối với công tác quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời kế tốn là một mơn
khoa học và nghệ thuật. Tính khoa học thể hiện ở việc vận dụng khoa học kỷ thuật
vào cơng việc kế tốn, tính nghệ thuật thể hiện ở chổ là tùy vào từng người làm kế
toán mà hiệu quả đạt được là khác nhau.
Như ta đã biệt kế tốn là cơng việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và
cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị hiện vật và thời gian lao
động. Trong nền kinh tế, kế tốn có đóng vai trị hết sức quan trọng và nhiệm vụ
của nó là cung cấp các thơng tin về tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó là nguồn thông tin đáng tin
cậy để nhà nước điều hành kinh tế, kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các ngành,
các khu vực. Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
và trình độ quản lý khác nhau nhưng đều phải giải quyết những vấn đề như nhau khi
tổ chức cơng tác kế tốn.
Những nội dung chủ yếu của việc tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh
nghiệp là tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc luân chuyển chứng từ
khoa học và hợp lý, tổ chức vận dụng tài khoản kế toán nhằm phải ánh một cách chi
tiết theo yêu cầu quản lý cụ thể đối với hoạt động của doanh nghiệp. Để nâng cao vị

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 1 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, các nhà quản trị cần có những thơng tin chính xác
kịp thời để có những quyết định cho chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp, đòi
hỏi cơng tác kế tốn phải đáp ứng được điều này.
Trước xu thế hội nhập và cạnh trạnh gay gắt như ngày nay. Một trong những
công cụ không thể thiếu được trong cạnh tranh là việc áp dụng khoa học kỷ thuật và
cơng ghệ mới, cụ thể là tin học hóa trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp bởi hệ thống máy tính với nhiều tính năng đa dạng cùng với việc ứng dụng
phần mềm khoa học sao cho phù hợp với yêu cầu hoạt động của từng doanh nghiệp.
Từ những đòi hỏi của xu thế cạnh trạnh việc áp dụng quản lý chứng từ kế
tốn trên máy tính là một việc quan trong thiết thực cần phải thực hiện. Việc áp
dụng phần mềm này sẽ vơ cùng có ích đối với doanh nghiệp, mang lại hiệu quả lớn
trong cơng tác kế tốn cũng như trong q trình quản lý doanh nghiệp.
Nhận thấy được tính năng quan trọng và thiết thực đó mà trong bài báo cáo
này chúng ta hãy đi tìm hiểu những phương thức cơ bản trong cơng tác kế tốn
chứng từ trên máy tính để thấy được hiệu quả của nó mang lại. Do trình độ hiểu biết
cịn hạn chế nên báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót. Mong thầy giáo và các bạn góp
ý để báo cáo ngày càng hoàn thiện hơn
Xin chân thành cảm ơn!
Nha Trang, ngày 25 tháng 03 năm 2009

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xuân

Trang - 2 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

PHẦN I. NỘI DUNG
I. GIỚI THIỆU VỀ CHƯƠNG TRÌNH KẾ TỐN
1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp:
CƠNG TY TNHH PHƯƠNG NAM
- Hình thức mà chứng từ công ty đang quản lý là Sổ Nhật Ký Chung
- Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Đánh giá sản phẩm dỡ dang theo phương pháp NVL trực tiếp
- Tính giá xuất kho theo phương pháp FiFo
- Chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
2. Hình thức kế tốn tại Doanh Nghiệp
Cơng tác kế tốn tại các đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ các chứng từ gốc
và kết thúc bằng hệ thống các báo cáo kế toán định kỳ thơng qua q trình ghi chép,
theo dõi tính tốn xử lý số liệu trong sổ kế toán cần thiết. Việc quy định phải mở sổ
kế toán nào phản ánh các đối tượng kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự
phương thức ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức
năng, nhiêm vụ của kế tốn gọi là hình thức kế tốn.
Có 4 loại hình thức kế tốn đó là: hình thức sổ nhật ký chung, hình thức nhật
ký sổ cái, hình thức chứng từ ghi sổ và hình thức nhật ký chứng từ. Trong bài báo
cáon này ta chỉ nghiên cứu hình thức nhật ký chung
 Hình thức nhật ký chung :

Sơ Đồ:

Sổ nhật ký đặc
biệt

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán
chi tiết

Sổ cái
Bảng tổng hợp chi
tiết
Bảng cân đối phát sinh

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Báo cáo tài chính
Trang - 3 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

:Ghi định kỳ hoặc hàng ngày.
: Ghi cuối kỳ
: Quan hệ đối chiếu

Sổ nhật ký chung (nhật ký tổng quát) là sổ kế toán căn bản dùng để ghi chép
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản
của các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi vào sổ cái.
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tổng hợp và hệ thống các nghiệp vụ
phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Sổ liệu của sổ cái cuối tháng được dùng để
ghi vào bảng cân đối số phát sinh từ đó ghi vào bảng cân đối kế tốn và các báo
biểu kế toán khác.
Sổ nhật ký đặc biệt được sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh
nhiều nếu tập trung nghi cả vào nhật ký chung thí sẽ trở ngại về nhiều mặt, cho nên
phải mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu.
Nhật ký đặc biệt gồm có 4 loại sau: bán hàng chịu, mua hàng chịu, thu tiền mặt và
chi tiền mặt. Khi dùng sổ nhật ký đặc biệt thì chứng từ gốc trước hết ghi vào sổ nhật
ký đặc biệt, sau đó hàng ngày hoặc định kỳ tổng hợp số liệu của nhật ký đặc biệt ghi
một lần vào sổ cái.
Ngoài sổ nhật ký đặc biệt, tùy theo yêu cầu quản lý đối với từng loại sản tài
sản hoặc từng loại nghiệp vụ tài sản nhất định, vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, chi
phí sản xuất… Người ta phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Đây là loại sổ kế
toán dùng để ghi các chi tiết, các sự việc đã ghi chép trên sổ kế tốn tổng hợp nhằm
phục vụ u cầu của cơng tác kiểm tra và phân tích. Khi mở các sổ kế tốn chi tiết
thì chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán
chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với
số liệu của tài khoản đó trong sổ cái hay trên bảng cân đối tài khoản.

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 4 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết
ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu ghi trên sổ nhật
ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ
kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh
được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các
chứng từ được dùng làm chứng từ ghi sổ, ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ
nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ (3,5,10 …ngày) hoặc cuối tháng, tùy theo
khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số
trùng lặp một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối
phát sinh. Sau khi đã điều tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng
tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo
tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký
chung phải bằng nhau (sau khi đã loại trừ hết các số trùng lặp trên các sổ nhật ký
đặc biệt cùng kỳ).
Về cơ bản căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật
ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ
cái. Nhưng nghiệp vụ phát sinh nhiều, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi vào
sổ nhật ký chung người ta mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho từng
loại nghiệp vụ chủ yếu (phương pháp ghi chép tương tự như ghi chép sổ nhật ký
chung).
3. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
Trong mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế
toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê
định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp nào là tùy thuộc vào tình hình cụ thể của

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 5 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

doanh nghiệp như: đặc điểm, tính chất, số lượng chủng loại và yêu cầu công tác
quản lý của doanh nghiệp. Khi thực hiên phương pháp nào phải đảm bảo tính chất
nhất quán trong cả niên độ kế toán. Trong bài báo cáo này chúng ta chỉ dùng
phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh
thường xun liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất tồn kho vật liệu trên sổ kế
toán. Các tài khoản hàng tồn kho theo phương pháp này được dùng để phản ánh số
hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật liệu. Giá trị của vật liệu tồn kho có
thể xác định được bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán trên các sổ kế toán.
Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế của vật liệu, so sánh đối
chiếu với số liệu trên sổ kế tốn, nếu có sự chênh lệch phải tiến hành xử lý kịp thời.
Phương pháp này thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây
lắp) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn
4. Phương pháp tính giá xuất kho:
Vật liệu nhập từ nhiều nhiều nguồn khác nhau có giá trị nhập kho khác nhau
nên khi xuất dùng sẽ được sử dụng các phương pháp tính giá xuất kho khác nhau.
Tùy theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào u cầu cơng tác quản lý
và trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế tốn có thể sử dụng một trong các phương
pháp tính giá xuất kho đó là: Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), phương
pháp nhập sau xuất trước (LIFO), phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp
thực tế đích danh. Trong bài báo cáo này ta chỉ nghiên cứu phương pháp nhập trước

xuất trước (FIFO):
Theo phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất
ra trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số
hàng xuất. Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu
nhập trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước do vậy giá trị
vật liệu tồn kho sẽ là giá của những lần sau cùng.

SVTH: Nguyeãn Thò Lệ Xuân

Trang - 6 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

Ví dụ: Tình hình vật liệu A trong tháng 4 của Cơng Ty Phương Nam như sau:
Vật liệu A tồn kho đầu kỳ 1.000 kg, đơn giá 1.000 đ/kg.
Trong tháng có các lần mua vật liệu như sau:
Ngày 01 mua 5.000kg, đơn giá là 1.050đ/kg
Ngày 05 mua 10.000kg, đơn giá là 1.080 đ/kg
Ngày 15 mua 15.000kg, đơn giá là 1.040 đ/kg
Ngày 25 mua 3.000kg, đơn giá là 1.000 đ/kg
Vật liệu A xuất dùng cho sản xuất trong kỳ như sau:
Ngày 04 xuất cho sản xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm là 4.000kg
Ngày 14 xuất cho sản xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm là 12.000kg
+ Gía thực tế của vật liệu tính theo phương pháp FIFO thường xuyên như sau:
Ngày 04:

1.000 kg x 1.000 đ/kg = 1.000.000 đ

3.000 kg x 1.050 đ/kg = 3.150.000 đ

Ngày 14:

2.000 kg x 1.050 đ/kg = 2.100.000 đ
10.000 kg x 1.080 đ/kg = 10.800.000 đ

+ Giá thực tế của vật liệu tính theo phương pháp FIFO định kỳ như sau: Do nhập
trước xuất trước nên giá trị tồn kho được tính ở những lần sau cùng
Số lượng tồn = 18.000 kg
Giá trị tồn = (3.000 kg x 1.000 đ/kg) + (15.000 kg x 1.040 đ/kg) = 18.600.000 đ
Ta có bảng tổng hợp sau:
Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ

= 1.000 x 1.000 đ/kg
= 1.000.000 đ
= 5.000 kg x 1.050 đ/kg
= 10.000 kg x 1.080 = 5.250.000 đ

Giá trị vật liệu nhập trong kỳ

đ/kg

= 10.800.000 đ

= 15.000 kg x 1.040 =15.600.000 đ
đ/kg

= 3.000.000 đ

= 3.000 kg x 1.000 đ/kg
Giá trị vật liệu có thể sử dụng trong

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

35.650.000 đ

Trang - 7 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

kỳ
Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ
Giá trị vật liệu xuất dùng

Cho sản xuất trực tiếp

18.600.000 đ
17.050.000 đ

5. Phương pháp đánh giá sản phẩm dỡ dang
( theo phương pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp).
Đánh giá sản phẩm dễ dang theo phương pháp chi phí nguyên vật liệu chính
thực tế sử dụng phù hợp với những DN mà CPNVL chính chiếm tỷ trọng lớn trong
giá thành sản phẩm thông thường là >70%.
Sản phẩm dỡ dang chỉ tính phần nguyên vật liệu chính, các chi phái khác
khác được tính hết cho sản phẩm hồn thành. Ngun vật liệu chính được xuất dung

tồn bộ ngay từ đầu q trình sản xuất và mức tiêu hao về NVL chính tính cho sản
phẩm hồn thành và sản phẩm dỡ dang là như nhau.
Công thức:
CPSXDDCK=

CPSXDDĐ + CPNVLPSTK
ΧSLSPDDCK
SLSPHT + SLSPDDCK

6.Phương pháp chịu thuế VAT:
Phương pháp tính thuế GTGT: Ta chỉ xét phương pháp tính GTGT theo phương
pháp khấu trừ:
Thuế GTGT phải nộp được xác định theo công thức sau:
Thuế GTGT
phải nộp

=

Thuế GTGT
đầu ra

-

Thuế GTGT
đầu vào

-

Các khoản
giảm trừ

Trong đó:
Thuế GTGT
đầu ra

=

Số lượng sản phẩm,
hàng hóa, dịch vụ được
tiêu thụ

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

x

Đơn giá tính
thuế

x

Thuế suất
thuế GTGT

Trang - 8 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

-

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

Thuế GTGT đầu vào bằng tổng số thuế GTGT đã thanh toán được ghi trên hóa
đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ nộp thuế GTGT hàng hóa
nhập khẩu.

-

Điều kiện áp dụng: Đối với doanh nghiệp có đầy đủ điều kiện về sổ kế toán,
hoặc đơn chứng từ về thuế GTGT.

7. Tổ chức bộ máy kế toán
Theo quy định của luật kế toán Việt Nam, doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy
kế tốn, bố trí người làm kế tốn hoặc thuê làm kế toán. Đơn vị kế toán phải bố trí
người làm kế tốn trưởng. Doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế tốn, bố trí người làm
kế tốn trưởng theo đúng tiêu chuẩn, điều kiện quy định pháp luật hiện hành và
quyết định thuê làm kế toán, thuê làm kết toán trưởng.
Bộ máy kế toán là tập hợp những kế toán viên và những trang bị kỹ thuật để
thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán phải thực hiện nhiều nhiệm vụ, nhiều khâu cơng việc khác
nhau. Vì vậy, để tổ chức cơng tác kế toán một cách khoa học, hợp lý; đồng thời
thỏa mãn những yêu cầu của hệ thống kiểm soát nội bộ; địi hỏi phải có sự phân
chia cơng việc thành từng nhóm, từng bộ phận khác nhau. Việc phân cơng cơng việc
trong bộ máy kế tốn sẽ phụ thuộc rất nhiều khối lượng công việc cũng như từng
phần hành kế toán.
Phần hành kế toán là khái niệm được sử dụng để xác định khối lượng công
tác đối với từng đối tượng kế toán. Trong một doanh nghiệp, các phần hành kế tốn
có thể bao gồm:
-

Kế tốn TSCĐ, cơng cụ lao động và đầu tư dài hạn

-

Kế toán tồn kho

-

Kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương;

-

Kế tốn tiêu thụ;

-

Kế toán vốn bằng tiền và đầu tư ngắn hạn;

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 9 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

-

Kế tốn cơng nợ phải thu, phải trả;

-

Kế tốn chi phí và giá thành;

-

Kế tốn xây dựng cơ bản’

-

Kế tốn vốn, quỹ;

-

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

Kế tốn tổng hợp.

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, đặc điểm và qui mơ hoạt động mà người ta bố
trí các phân hành kế tốn và từng nhóm, bộ phận phù hợp với u cầu hạch tốn.
Phịng kế tốn là một bộ phận trong bộ máy kế toán. Việc tổ chức phịng kế
tốn khoa hoc sẽ tăng cường được việc kiểm tra, giám sát của kế toán đối với hoạt
động sản xuất kinh doanh. Cung cấp kịp thời, tại chổ thông tin phục vụ công tác chỉ
đạo và quản lý tại doanh nghiệp. Kế toán trưởng nắm quyền quản lý trong phịng kế
tốn và chịu trách nhiệm báo cáo với cấp trên nhằm giúp cho việc quản lý và đưa ra
những quyết định của ban giám đốc chính xác và hiệu quả hơn.
Bảo đảm sự thống nhất tập trung trong cơng việc kế tốn, tập trung thơng tin phục
vụ quản lý doanh nghiệp.

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 10 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

Sơ đồ phịng kế tốn

Kế tốn trưởng

Kế tốn tổng
hợp

Kế tốn thu
chi
II.

Kế tốn vật
tư

Kế tốn
cơng nợ

Kế tốn
tiêu thụ

Kế tốn tài
sản cố định

Đặc tả chương trình:
1. Phân hệ thu chi thu chi:
Xét đến phân hệ thu chi là chúng ta đang xét đến một loại hình doanh

nghiệp sản xuất kinh doanh hạch tốn chứng từ theo hình thức nhật ký chung, hạch
tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá trị thực tế vật
liệu, công cụ dụng cụ xuất kho theo phương pháp bình qn liên hồn, đánh giá sản
phẩm dở dang cuối kỳ theo chi phí trực tiếp, chịu thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ.
Để xây dựng phân hệ thu chi nói riêng và các phân hệ kế tốn nói chung
điều đầu tiên chúng ta phải tìm hiểu đó là các chức năng của kế tốn, qui trình ln
chuyển chứng từ, các loại sổ sách kế toán, báo cáo tài chính có liên quan.
 quy trình ln chuyển chứng từ.
 Chứng từ tiền mặt bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu

tiền, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê… trong đó chủ

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 11 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

yếu là các phiếu thu, phiếu chi, nó phản ánh các nghiệp vụ liên
quan đến việc tăng giảm tiền mặt của đơn vị.
 Phiếu thu: Phiếu thu dung để xác định số tiền mặt thực tế nhạp quỹ, là

căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toán ghi sổ
kế toán. Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có phiếu thu.
- Phiếu thu do kế tốn thanh toán (người lập phiếu ) ghi thành 3 liên đặt giấy
than viết 1 lần, kế toán thanh toán ký. (Nếu đơn vị thực hiệ kế tốn máy thì do
máy in ra) hoặc một số đơn vị sử dụng word để đánh máy.
- Chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt
- Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu.
- Thủ quỷ nhận tiền, ghi số tiền đã nhận bằng chữ ký và ký vào phiếu thu.
- Ba liên của phiếu thu được luân chuyển như sau:
- Một liên lưu tại cuống,một liên người nộp tiền giữ: nếu là người ngồi đơn vị
thì liên này là căn cứ chứng minh đã nộp tiền, nếu là người trong đơn vị thì liên
này được trao cho bộ phận kế tốn của đơn vị đó làm căn cứ chứng minh đã nộp
tiên theo đúng phiếu chi: một liên thủ quỹ để lại ghi sổ quỹ cuối ngày tập hợp
các phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm theo cho kế toán để ghi sổ kế toán. Sau khi
ghi sổ xong phiếu thu được bảo quản trong năm và hết năm được chuyển sang
lưu trữ.
 Phiếu chi:
− Phiếu chi do kế toán thanh toán lập thành 3 liên và ký.
− Chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
− Thủ quỹ xuất quỹ và ký vào phiếu chi.
− Người nhận tiền nhận tiền, kiểm tra lại và ký vào phiếu chi.
− Ba liên phiếu chi được luân chuyển như sau:
 Một liên lưu tại cuống.
 Một liên thủ quỹ dùng để xuất quỹ và ghi sổ quỹ sau đó cuối ngày
liên này chuyển cho kế tốn kèm theo chứng từ gốc để ghi sổ kế toán.
Sau khi ghi sổ xong phiếu chi được đưa vào bảo quản.
 Liên 3 giao cho người nhận tiền.
a. Kế toán tiền mặt tại quỹ (TK111)
Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiêp bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân
phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý…Việc thu chi tiền mặt hàng ngày

do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi hoặc các chứng từ nhập
xuất vàng bạc, đá quý có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người kiểm tra ký
duyệt theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Sau khi thực hiện nghiệp vụ thu,
chi tiền mặt thủ quỷ ký tên và đóng dấu “đã thu tiền” hay “đã chi tiền” lên các phiếu
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 12 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

thu, phiếu chi đồng thời sử dụng các chứng từ này để ghi vào sổ quỹ. Cuối mổi
ngày thủ quỷ phải nộp báo cáo quý và các chứng từ kèm theo cho kế toán tiền mặt.
Kế toán tiền mặt cũng căn cứ vào các chứng từ thu, chi tiền tiền mặt để phản
ánh tình hình luân chuyển của tiền mặt trên các sổ kế toán cần thiết như thu tiền
mặt, chi tiền mặt. Riêng vàng bạc đá quý nhận ký cược ký quỹ thì phải theo dõi
riêng một hay một số phần sổ sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục cần thiết.
Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền mặt tồn quỹ thực tế và
tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch kế tốn và
thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp.
b. Kế tốn tiền gởi ngân hàng:

Tiền gởi ngân hàng là giá trị của các loại vốn bằng tiền mà doanh nghiệp đã
gởi tại ngân hàng, tại kho bạc nhà nước hoặc cơng ty tài chính. Trong công tác quản
lý tiền gởi ngân hàng kế phải mở nhiều sổ chi tiêt để theo dõi nhiều loại tiền gởi
khác nhau ở nhiều nơi khác nhau.
Kế toán phải căn cứ các giấy báo cáo Có, giấy báo cáo Nợ hoặc các bảng sao
kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như ủy nhiệm Thu, ủy nhiệm Chi, séc

chuyển khoản, séc bảo chi…Để phản ánh tình hình tăng giảm của tiền gởi ngân
hàng vào các sổ sách cần thiết.
Khi nhận được chứng của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu
với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế
toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì
đơn vị phải thơng báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
Nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế tốn ghi sổ
theo số liệu báo hay bản sao kê của ngân hàng. Số chênh lệch được ghi vào bên Nợ
của tài khoản 138 (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của ngân hàng) hoặc
được ghi vịa bên có của tài khoản 138 (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 13 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

ngân hàng). Sang tháng sau phải tiếp tục kiểm tra, đối chiếu tìm nguyên nhân chênh
lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ.
Ở những đơn vị có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc, có thê mở tài khoan
chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho
cơng tác giao dịch, thanh tốn. Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết để giám sát tình
hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên.
BÊN NỢ
- SĐK: số tiền tại NH đầu kỳ

BÊN CÓ

- Rút tiền mặt về nhập quỹ

-

Thu từ người bán

-

Đầu tư tài chính

-

Gửi tiền mặt vào

-

Chi phí XDCB

-

Thu hồi cơng nợ

-

Mua vật tư, hàng hóa, tài sản

-

Thu hồi vốn đầu tư

-

Thanh tốn nợ

-

Nhận vốn và kinh phí

-

Chi phí

-

Lãi tiền gửi

-

SCK: Tiền có tại NH vào cuối kỳ
Sơ đồ tổng hợp TK112
(Dựa trên số liệu của bài tập số 06
112
131

331

D: 130.000.000

(6) 25.000.000

(2) 30.000.000

D: 125.000.000

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 14 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

Sơ đồ tổng hợp TK111
111

431

D: 110.000.000
131

(10) 450.000
(1) 35.000.000

642
(11) 250.000
133
(11) 25.000

D: 144.275.000

2

Phân hệ vật tư (PP kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song
song)
Việc kế toán chi tiết được tổ chức tại kho và phịng kế tốn:
a. Quy trình ln chuyển chứng từ:
Sơ đồ:
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho

Thẻ
hoặc
sổ chi
tiết
vật
liệu

Bảng tổng hợp nhập
xuất vật liệu

Kế toán tổng
hợp

Ghi hàng ngày
Ghi cuối ngày
Quan hệ đối chiếu
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép việc nhập
xuất tồn theo số lượng. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu cùng nhãn hiệu

qui cách ở cùng một kho. Phịng kế tốn lập thẻ kho ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn
-

SVTH: Nguyeãn Thò Lệ Xuân

Trang - 15 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho sao chép
hàng ngày.
Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủ
kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ cho nhập xuất kho vật liệu
rồi ghi số liệu thực tế của vật liệu nhập xuất vào chứng từ sau đó sắp xếp,
chứng từ theo từng loại riêng biệt đồng thời căn cứ vào các chứng từ này thủ
kho ghi số lượng vật liệu nhập xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng,
mỗi ngày thủ kho ghi số tồn kho và ghi vào thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ kho
xong, thủ kho sắp xếp lại chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từ rồi
chuyển những chứng từ đó cho nhân viên kế tốn vật liệu. Khi giao nhận
phải ký vào phiếu giao nhận chứng từ để làm cơ sở xác định trách nhiệm.
- Tại phịng kế tốn: Kế tốn vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi
tiết vật liệu để ghi chép cả số lượng lẫn giá trị của vật liệu nhập xuất tồn. Thể
hoặc số kế toán chi tiết được mở tương ứng với thẻ kho cho từng thứ vật liệu
và cho từng kho vật liệu. Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ
và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận
chứng từ. Khi nhận được chứng từ kế toán viên phải kiểm tra lại tính chất hợp
lý hợp lệ của chứng từ, ghi số tiền vào chứng từ, phân loại chứng từ sau đó ghi

số lượng nhập xuất lẫn giá trị vào sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết và tính ra giá trị
và số lượng tồn.
Cuối tháng sau khi đã ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xong, kế
tốn tiến hành tính ra tổng số nhập, xuất và từ đó tính ra số tồn về cả số
lượng lẫn giá trị. Số lượng vật liệu ở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết được dùng
để đối chiếu với thẻ kho của từng thứ vật liệu và đối chiếu với số liệu kiểm
kê thực tế. Trong trường hợp có chênh lệch thì phải kiểm tra xác minh và
tiến hành điều chỉnh theo chế độ qui đinh. Trên cơ sở số liệu tổng hợp của
các sổ chi tiết kế toán sẽ lập bảng tổng hợp xuất nhập tồn kho vật liệu.
-

Ưu điểm: Dễ làm, dễ ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu.
Nhược điểm: Công việc ghi chép nhiều trùng lắp giữa phịng
kế tốn và kho vật liệu.

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 16 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

b. Quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn trên máy của phân hệ vật tư:
Thẻ kho
Danh mục vật tư
Danh mục chứng từ
Danh mục tài khoản
Số dư vật tư

Danh mục kho hàng.

+

Sổ theo dõi tình
hình xuất nhập

Tính tốn tồn
kho
Sổ chi tiết vật
tư

Báo cáo tình hình
xuất nhập tồn

c. Sơ đồ chữ T
TK:1521

621

D: 150.000.000
(3) 95.000.000
331
627
(1) 100.000.000

(3) 35.000.000

D: 120.000.000

III. Lập phiếu mô tả công việc:
Trong q trình phân tích hệ thống chúng ta thường sử dụng các công cụ để
ghi nhận, mô tả hệ thống. Một cơng cụ khơng thể thiếu được đó là các phiếu mơ tả

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 17 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

cơng việc. Phiếu mơ tả cơng việc nhằm mục đích ghi nhận các cơng việc phải tiến
hành trong q trình thiết kế chương trình như cơng việc hoạt động theo phương
cách nào? Điều kiện để khởi động công việc, chu kỳ và thời lượng thực hiện công
việc, các dữ liệu vào, ra và danh sách các qui trình có liên quan đến công việc. Sau
đây chúng ta sẽ lập các phiếu mô tả công việc cho phân hệ thu chi.
1. Phiếu mô tả cơng việc của phân hệ thu chi
PHIẾU MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Hệ thống: Quản lý chứng từ kế tốn.
Tên cơng việc: Cập nhật các danh mục.
Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân
Ngày lập: 24/03/2009
- Phương cách hoạt động: Bán tự động.
- Điều kiện khởi động: Phát sinh các danh mục mới.
- Chu kỳ thực hiện: Hàng ngày.
- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày.
- Dữ liệu: Vào: Các thông tin của danh mục.
Ra: Khơng

- Danh sách các quy trình có liên quan: Khơng.

PHIẾU MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Hệ thống: Quản lý chứng từ kế tốn.
Tên cơng việc: Cập nhật chứng từ.
Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân
Ngày lập: 24/03/2009
- Phương cách hoạt động: Bán tự động, tự động, thủ công.
- Điều kiện khởi động: Phát sinh chứng từ thu, chi.
- Chu kỳ thực hiện: Hàng ngày.
- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày.
- Dữ liệu: Vào: Các thông tin của chứng từ.
Ra: Không
- Danh sách các quy trình có liên quan: Khơng.

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xuân

Trang - 18 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

PHIẾU MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Hệ thống: Quản lý chứng từ kế tốn.
Tên công việc: Hiệu chỉnh chứng từ.
Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân
Ngày lập: 24/03/2009
- Phương cách hoạt động: Bán tự động.

- Điều kiện khởi động: Phát sinh chứng từ thu, chi có sai sót.
- Chu kỳ thực hiện: Hàng ngày.
- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày.
- Dữ liệu: Vào: Mã chứng từ.
Ra: Khơng
- Danh sách các quy trình có liên quan: Khơng.

PHIẾU MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Hệ thống: Quản lý chứng từ kế tốn.
Tên cơng việc: Tính tốn tồn quỹ.
Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân
Ngày lập: 24/03/2009
- Phương cách hoạt động: Tự động.
- Điều kiện khởi động: Đã cập nhật chứng từ thu chi.
- Chu kỳ thực hiện: Hàng tháng.
- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày.
- Dữ liệu: Vào: Mã tài khoản, khoảng thời gian tính tồn quỹ.
Ra: Báo cáo quỹ.
- Danh sách các quy trình có liên quan: Khơng.

PHIẾU MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Hệ thống: Quản lý chứng từ kế tốn.
Tên cơng việc: Lập báo cáo quỹ.
Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân
Ngày lập: 24/03/2009
- Phương cách hoạt động: Tự động.
- Điều kiện khởi động: Đã tính tồn quỹ.
- Chu kỳ thực hiện: Hàng tháng.
- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày.
- Dữ liệu: Vào: Khơng.

Ra: Báo cáo quỹ.
- Danh sách các quy trình có liên quan: Tính tốn tồn quỹ.

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xuân

Trang - 19 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

2. Phiếu mơ tả cơng việc của phân hệ vật tư
PHIẾU MƠ TẢ CÔNG VIỆC
Hệ thống: Quản lý chứng từ kế Tên cơng việc: Cập nhật các danh mục.
tốn.
Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân
Ngày lập: 24/03/2009
- Phương cách hoạt động: Bán tự động.
- Điều kiện khởi động: Phát sinh các danh mục mới.
- Chu kỳ thực hiện: Hàng ngày.
- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày.
- Dữ liệu: Vào: Các thông tin của danh mục.
Ra: Khơng
- Danh sách các quy trình có liên quan: Khơng.

PHIẾU MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Hệ thống: Quản lý chứng từ kế tốn.
Tên cơng việc: Cập nhật chứng từ.
Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân

Ngày lập: 24/03/2009
- Phương cách hoạt động: Bán tự động, tự động, thủ công.
- Điều kiện khởi động: Phát sinh chứng từ thu, chi.
- Chu kỳ thực hiện: Hàng ngày.
- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày.
- Dữ liệu: Vào: Các thông tin của chứng từ.
Ra: Không
- Danh sách các quy trình có liên quan: Khơng.

PHIẾU MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Hệ thống: Quản lý chứng từ kế tốn.
Tên cơng việc: Hiệu chỉnh chứng từ.
Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân
Ngày lập: 24/03/2009
- Phương cách hoạt động: Bán tự động.
- Điều kiện khởi động: Phát sinh chứng từ thu, chi có sai sót.
- Chu kỳ thực hiện: Hàng ngày.
- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày.
- Dữ liệu: Vào: Mã chứng từ.
Ra: Khơng
- Danh sách các quy trình có liên quan: Khơng.

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 20 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

PHIẾU MƠ TẢ CƠNG VIỆC

Hệ thống: Quản lý chứng từ kế tốn.

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

Tên cơng việc: Tính tốn tồn kho cuối
kỳ.
Ngày lập: 24/03/2009

Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân
- Phương cách hoạt động: Tự động.
- Điều kiện khởi động: Đã cập nhật các chứng từ liên quan: phiếu xuất,
nhập…
- Chu kỳ thực hiện: Cuối kỳ (Hàng tháng, quý, năm).
- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày.
- Dữ liệu: Vào: Mã tài khoản, khoảng thời gian tính tồn kho.
Ra: Báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn.
- Danh sách các quy trình có liên quan: Khơng.

PHIẾU MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Hệ thống: Quản lý chứng từ kế tốn.
Tên cơng việc: Lập thẻ kho vật tư.
Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân
Ngày lập: 24/03/2009
- Phương cách hoạt động: Tự động.
- Điều kiện khởi động: Phát sinh tình hình xuất nhập tồn của vật liệu.
- Chu kỳ thực hiện: Hàng tháng hoặc quý hoặc năm.
- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày.
- Dữ liệu: Vào: Mã tài khoản, khoảng thời gian lập thẻ kho.
Ra: Tình hình nhập xuất tồn trong kỳ.
- Danh sách các quy trình có liên quan:

PHIẾU MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Hệ thống: Quản lý chứng từ kế tốn.
Tên cơng việc: Lập sổ chi tiết vật tư.
Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân
Ngày lập: 24/03/2009
- Phương cách hoạt động: Tự động.
- Điều kiện khởi động: Đã tính tồn kho.
- Chu kỳ thực hiện: Hàng tháng hoặc quý hoặc năm.
- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày.
- Dữ liệu: Vào: Không.
Ra: Sổ chi tiết vật tư.
- Danh sách các quy trình có liên quan: Tính tồn kho cuối kỳ.

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 21 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

Trang - 22 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

PHIẾU MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Hệ thống: Quản lý chứng từ kế tốn.

Tên công việc: Lập báo cáo tổng hợp
xuất nhập tồn.
Ngày lập: 24/03/2009

Người lập: Nguyễn Thị Lệ Xuân
- Phương cách hoạt động: Tự động.
- Điều kiện khởi động: Đã cập nhật chứng từ nhập xuất.
- Chu kỳ thực hiện: Cuối kỳ (Hàng tháng hoặc quý hoặc năm).
- Thời lượng thực hiện: Hàng ngày.
- Dữ liệu: Vào: Mã kho.
Ra: Báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn.
- Danh sách các quy trình có liên quan: Không.

IV.Xây dựng sơ đồ chức năng:
1.Khái niệm:
Là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống. Mỗi chức năng có
thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung của sơ đồ.
2.Mục đích:
-Xác định phạm vi hệ thống phân tích.
-Tiếp cận Logic đến hệ thống, làm sáng tỏ các chức năng để sử dụng thiết
lập các mơ hình.
-Phân tích cơng việc, chức trách của từng bộ phận trong hệ thống nhằm lọc
bỏ, tinh gọn những tiến trình trùng lắp dư thừa.
3.Sơ đồ:
Kế Tốn Thu Chi

Cập Nhật
Chứng Từ

Hiệu Chỉnh
Chứng Từ

Tính Tốn
Tồn Quỹ

Lập Báo Cáo
Quỹ

Kế Tốn Vật Tư

Cập Nhật
Chứng
Từ

Hiệu Chỉnh
Chứng Từ

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Tính Tốn
Tồn Kho
Cuối Kỳ

Lập Thẻ
Kho Vật

Tư

Lập Sổ
Chi Tiết
Vật Tư

Báo Cáo Tổng
Hợp XuấtNhập- Tồn
Trang - 23 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

IV. Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu:
1. Khái niêm:
- Sơ đồ dịng dữ liệu chỉ ra một cách có thứ tự các thông tin chuyển từ
một chức năng hoặc một tiến trình này sang một chức năng hoặc tiến trình khác.
Tuy nhiên nó khơng xác định thứ tự thực hiện các chức năng cũng như thời gian
hao tốn cho việc truy xuất dữ liệu.
2. Mục đích:
- Xác định yêu cầu của người dùng.
- Lập kế hoạch và minh họa các phương án cho nhà phân tích và
người dùng xem xét.
- Trao đổi giữa nhà phân tích và người dùng do tính tường minh của
sơ đồ dòng dữ liệu.
- Làm tài liệu đặc tả yêu cầu và đặc tả thiết kế hệ thống chương trình.
3. Sơ đồ:
 Phân hệ thu chi

PHỊNG KẾ TOÁN
(1)

Hiệu Chỉnh
Chứng Từ

(3)

Cập Nhật
Chứng Từ

(5)
(2)

(4)
Sổ Nhật Ký Chung
(Kho dữ liệu)
(7)
Lập Sổ Quỹ Tiền Mặt,
Sổ Chi Tiết Tiền Gửi
(7)

(8)
(6)

: Dòng dữ liệu
: Tiến trình hoặc chức năng
: Kho dữ liệu
: Tác nhân trong
(1) : Phịng kế tốn u cầu cập nhật chứng từ phát sinh.

(2) : Kế toán thu chi cập nhật chứng từ vào sổ Nhật ký chung (Kho dữ liệu).
(3) : Phịng kế tốn u cầu hiệu chỉnh chứng từ.
SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 24 -


Báo Cáo Kế Tốn Máy

GVHD: Tơn Thất Minh Mẫn

(4) : Kế toán thu chi lấy chứng từ từ kho dữ liệu về để hiệu chỉnh.
(5) : Kế toán thu chi lưu chứng từ vào kho dữ liệu sau khi đã hiệu chỉnh.
(6) : Phịng kế tốn u cầu lập các báo cáo quỹ.
(7) : Kế toán thu chi lấy số liệu từ kho dữ liệu về để lập báo cáo quỹ.
(8) : Nộp báo cáo quỹ về phịng kế tốn.
(9) Phân hệ Vật Tư
Phịng Kế Tốn

(1)

(3)
Cập Nhật
Chứng Từ

Hiệu Chỉnh
Chứng Từ
(5)
(2)

(5)

(4)
Sổ Theo Dõi Nhập Xuất
Kho
(7)

(7)

Lập thẻ Kho, Sổ Chi Tiết Vật
Tư, Báo Cáo Tổng Hợp Xuất
Nhập Tồn

(8)
(6)

: Tác nhân trong
: Kho dữ liệu
: Dịng dữ liệu
: Tiến trình hoặc chức năng
(1): Phịng kế tốn u cầu cập nhật chứng từ phát sinh.
(2): Kế toán vật tư cập nhật chứng từ vào sổ theo dõi nhập xuất (Kho dữ liệu).
(3): Phòng kế toán yêu cầu hiệu chỉnh chứng từ.
(4): Kế toán vật tư lấy chứng từ từ kho dữ liệu về để hiệu chỉnh.
(5): Kế toán vật tư lưu chứng từ vào kho dữ liệu sau khi đã hiệu chỉnh.
(6): Phòng kế toán yêu cầu lập các báo cáo quỹ.
(7): Kế toán vật tư lấy số liệu từ kho dữ liệu về để lập báo cáo quỹ.
(8): Nộp báo cáo quỹ về phịng kế tốn.

SVTH: Nguyễn Thị Lệ Xn

Trang - 25 -