CƠ sở lý LUẬN QUẢN lý hồ sơ SINH VIÊN của CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG

CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ HỒ SƠ SINH VIÊN CỦA
CHUYÊN VIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG

Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh xã hội thông tin và xu hướng hành chính
mới, vấn đề quản lý và sử dụng nguồn tài ngun thơng tin
được nhiều chính phủ và tổ chức quốc tế quan tâm, trong đó có
sự kết hợp giữa các nghiệp vụ lưu trữ truyền thống và công
nghệ hiện đại từ giai đoạn hồ sơ, tài liệu được hình thành cho
đến khi chuyển giao và quản lý, sử dụng trong lưu trữ.
Theo ICA- Hội đồng lưu trữ quốc tế : Tài liệu là sản phẩm
của hoạt động con người, do vậy được coi là một nhân chứng
không thể thay thế cho các sự kiện trong quá khứ, cho nhân
quyền và danh tính, hoạt động của cá nhân cũng như cộng
đồng. Thơng điệp của ICA là quản trị tốt địi hỏi phải lưu trữ hồ
sơ tốt .Đó là việc tạo lập, bảo quản các tài liệu đáng tin cậy và
xử lý các hồ sơ cần thiết để bảo vệ quyền lợi chính đáng, hỗ trợ
trách nhiệm giải trình và tính minh họa của chính phủ, hỗ trợ
việc ra quyết định trên bằng chứng và làm tăng hiệu quả hoạt
động của chính phủ.[9]
Văn phịng là một bộ phận làm việc của cơ quan đơn vị, là
nơi trao đổi, thu thập và tiếp nhận thông tin. Khi tiến hành bất kể


một hoạt động nào cũng đều phải có kế hoạch, kế hoạch hoạt
động là tồn bộ những cơng việc cần phải làm để thực hiện một
mục tiêu đã đề ra. Vì vậy, khi tiến hành làm bất cứ một việc gì ta
cũng đều phải có kế hoạch cụ thể: Từ việc xác định những việc
làm cụ thể, thời gian tiến hành đến các văn bản hồ sơ tham khảo
của các năm học trước, công văn chỉ đạo hướng dẫn của cơ quan
cấp trên liên quan đến công việc đang làm. Các hồ sơ sổ sách đó

khi cần phải được tìm và cung cấp kịp thời. Do đó, địi hỏi đến
cơng tác quản lý hồ sơ sổ sách của bộ phận văn phòng. Đây là
một việc làm thường xuyên và thiết thực của nhân viên văn thư
trong những năm qua.
Hồ sơ sinh viên là một trong những tài liệu không thể
thiếu trong cơng tác quản lý sinh viên. Nó là một tài liệu quan
trọng phản ánh nhưng thông tin thiết yếu như nguồn gốc xuất
thân, quá trình hình thành, phẩm chất, năng lực, các hoạt động
và các mối quan hệ gia đình của sinh viên. Đồng thời, hồ sơ
sinh viên cũng giúp cho các nhà quản lý thuận tiện hơn trong
việc nắm bắt và tra cứu hồ sơ thông tin sinh viên khi cần thiết.
Để hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên đạt hiệu quả như mong
muốn thì cần có sự đảm bảo về nguồn lực, cơ sở vật chất, kĩ
thuật cho công tác quản lý hồ sơ sinh viên.
Những nghiên cứu về quản lý hồ sơ


SKKN: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác
quản lý hồ sơ kế toán trường THCS U Minh của Vũ Thị Hương,
2013, đã chỉ ra được biện pháp, giải pháp nhằm đổi mới và cải
tiến công tác quản lý hồ sơ sổ sách một cách khoa học, thuận
lợi, thuận tiện, lưu trữ lâu dài, dễ nhớ để phục vụ cho chỉ đạo và
điều hành.
Ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại
trung tâm lưu trữ bảo hiểm xã hội Việt Nam của Hoàng Văn
Diên, 2005 đã đề cao vai trị của cơng nghệ thơng tin trong
quản lý hồ sơ và đưa ra được một số các phương pháp quản lý
hồ sơ mới
Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Thực trạng và giải
pháp của TS Vũ Đăng Minh, Tổ chức Nhà nước số 10/2008. Đã

đề cập đến vị trí, vai trị của hồ sơ cán bộ, nguyên tắc cơ bản
trong công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức và
đưa ra một số giải pháp để nâng cao công tác quản lý hồ sơ.
Xây dựng quy chế quản lý hồ sơ điện tử về cán bộ, công
chức- TS Vũ Đăng Minh, Tổ chức Nhà nước số 12/ 2008.
Giới thiệu bộ công cụ quản lý hồ sơ cho quản trị tốt - Th.s
Nguyễn Thị Lan Anh, Học viện hành chính quốc gia, Quản lý
Nhà nước- số 244 (5/2016).


Những nghiên cứu về vai trị của cơng tác quản lý hồ
sơ:
Nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ hiện hành và quản
lý hồ sơ lưu trữ tại cơ quan của Nguyễn Thị Lý, Trường PTDT
nội trú tỉnh, Đồng Nai, 2013 đã đưa ra được khái niệm và các
nội dung của quản lý hồ sơ đồng thời đã đề ra được các biện
pháp kỹ thuật để bảo quản, lưu trữ hồ sơ.
SKKN: Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ cán
bộ của Dương Quốc Hội, Trường PTDTNT tỉnh Đồng Nai,
2013
Nghiên cứu tổng quan cho thấy nội dung nghiên cứu cơng
tác quản lý hồ sơ sinh viên cịn là nội dung chưa được đào sâu
nghiên cứu. Vì vậy, trong phạm vi nghiên cứu này đề cập đến
hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên của Trường Cao đẳng Sư
phạm Trung ương nhằm đưa ra biện pháp nâng cao chất lượng
cơng tác quản lý sinh viên nói chung và quản lý hồ sơ sinh viên
nói riêng.
Quản lý hồ sơ
Liên quan đến quản lý hồ sơ, trước hết đi tìm hiểu về “lưu
trữ”, đây là một thuật ngữ có liên quan trực tiếp đến hoạt động

quản lý hồ sơ.


Trên thế giới, thuật ngữ "lưu trữ " có từ thời cổ đại, bắt
nguồn từ tiếng Hy- lạp "arch", dùng để chỉ nơi làm việc của
chính quyền.
Ở Việt Nam, "lưu trữ" có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại.
Đối với cơng văn, tài liệu thì "lưu trữ" có nghĩa là giữ lại các
văn bản, giấy tờ của cơ quan đoàn thể hoặc cá nhân để làm
bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Người ta thường nói: lưu
trữ cơng văn, lưu trữ tài liệu, lưu trữ hồ sơ. Lê Quý Đôn trong
tác phẩm bằng chữ Hán "Kiến văn tiểu lục" khi viết về chế độ
công đường dinh thự các nha môn đời Hồng Đức (Lê Thánh
Tông 1470 - 1497) đã dùng "trữ" để chỉ việc lưu trữ các thuế
vật và sổ sách.[8, tr108] Thời phong kiến còn dùng từ "dương
án"để gọi những hồ sơ án được lưu trữ lâu dài ở các cơ quan.[5,
tr186]
Ở Việt Nam, lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ mới
hình thành ở thế kỷ 20 này, nhưng cơng tác lưu trữ đã có từ thời
kỳ phong kiến. Theo một số thư tịch thì dưới các triều đại
phong kiến Việt Nam, việc lưu trữ sổ sách, tài liệu đã được thực
hiện ở một số cơ quan thuộc chính quyền trung ương và địa
phương. Đại Việt sử ký toàn thư chép rằng: sau khi đánh thắng
giặc Minh xâm lược, Lê Thái Tổ đã "chia cả nước làm ba đạo.
Đạo đặt vệ quân, vệ đặt tổng quản, lớn nhỏ giữ gìn nhau, trên
dưới ràng buộc nhau. Lại đặt chức hành khiển các đạo để chia


giữ sổ sách quân, dân"[6, tr 249& tr 450]. Cũng theo sách này,
dưới triều Lê Thánh Tông (1470 - 1497) trước tình trạng sổ

sách, giấy tở ở các nha mơn không được sắp xếp cất giữ cẩn
thận, làm ảnh hưởng đến việc xem xét, xử lý các vụ kiện tụng
và các mặt khác. Hàn lâm viện đại học sĩ quyền ngữ sử đại phu
Tràn Bàn đã tâu lên vua đề nghị: "Cúi xin định lệ ban xuống
cho các huyện, lộ, mỗi nơi đặt một người duyên lại thường
xuyên, am hiểu sổ sách giấy tờ, giỏi viết chữ, làm tính để giữ
công văn giấy tờ...". Đề nghị này đã được Lê Thánh Tông phê
chuẩn. Lê Quý Đôn cho biết thêm, thời Lê Thánh Tơng, nhiều
cơ quan thuộc chính quyền phong kiến trung ương như Lại bộ,
Hộ bộ... đã xây cất những dãy nhà riêng để lưu trữ sổ sách.
Thực tiễn đã chứng minh rằng, bất cứ cơ quan nào, dù lớn
hay nhỏ, là cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý
hành chính trong khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, ít
nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ, hoặc dùng làm bằng cứ để
giải quyết những cơng việc cụ thể, hoặc tìm ở đấy những thơng
tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu
tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm cơng tác, vạch chủ
trương, chính sách, đề ra các quyết định về quản lý, giáo dục
truyền thống yêu nước, chủ nghĩa anh hùng cách mạng... Trong
cuộc đấu tranh giai cấp chống kẻ thù trong và ngoài nước, tài
liệu lưu trữ có thể cung cấp những chứng cứ hùng hồn về âm


mưu và tội ác của bọn đế quốc xâm lược, những hành vi bán
nước hại dân và lai lịch của những tên tay sai phản bội Tổ quốc.
Khái niệm hồ sơ
Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan
với nhau phản ánh một vấn đề, sự việc hoặc về một đối tượng
cụ thể, hay có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả…
được hình thành trong q trình giải quyết cơng việc thuộc

phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hay cá
nhân. [14, tr 104]
Các loại hồ sơ cơ bản:
Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên, ở các cơ quan, tổ
chức có 3 loại hồ sơ sau:
Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như:
tên loại, tác giả... hình thành trong q trình giải quyết cơng việc
thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy
phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng
để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng
ngày.
Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan


về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học
sinh...).
Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành như đối với hồ
sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan
Công an, Viện kiểm sát nhân dân....
Khái niệm Quản lý hồ sơ
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét
lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc
phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự
hoạt động của một tổ chức. [18]
Vai trò của việc quản lý hồ sơ
Giảm chi phí mua sắm thiết bị
Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.

Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc
riêng.
Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân
viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…
Nguyên tắc quản lý hồ sơ


Người quản lý hồ sơ phải tuân thủ một số nguyên tắc khi
quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ và nên có cách tiếp cận hồ
sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.
Hệ thống quản lý nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận
hành, nếu khơng có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào
được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập đồng thời khi chọn
một hệ thống lưu trữ hồ sơ, cần lưu ý đến tính linh động để có
thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.
Người quản lý hồ sơ phải xem xét việc tiết kiệm chi phí
lập hệ thống và chi phí điều hành hệ thống và xem xét tính an
tồn, tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt
động của tổ chức
Cách tạo chỉ mục của hệ thống phù hợp với mục đích và
cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm
một số lĩnh vực.
Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ
đạo chung và dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận
diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào
đó.
Tài liệu của hồ sơ nên ln ln đưa vào phía sau hướng
dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ và
nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ.

Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những
đề mục chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng
tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ
viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu
thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất
cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ
cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý
như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên
tránh dùng từ đồng nghĩa.
Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ
của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó
đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay
đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị
hiện đại.[17]
Hồ sơ sinh viên
Khái niệm hồ sơ sinh viên
Hồ sơ học sinh, sinh viên là hệ thống tài liệu tổng hợp về
học sinh, sinh viên, phản ánh những thông tin thiết yếu về học
sinh, sinh viên dung để quản lý quá trình học tập, sinh hoạt, rèn
luyện của học sinh, sinh viên. Hồ sơ học sinh, sinh viên gồm có
hồ sơ của từng học sinh, sinh viên và hồ sơ thống kê tổng hợp
về tình hình học sinh, sinh viên.[3]


Hồ sơ điện tử là hồ sơ học sinh, sinh viên được thể hiện
dưới dạng cơ sở dữ liệu.
Nội dung hồ sơ sinh viên
Hồ sơ khi nhập trường
Hồ sơ khi nhập trường của học sinh, sinh viên gồm có:

Học bạ trung học phổ thông, trung cấp chuyên nghiệp
(THPT, TCCN);
Giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT, TCCN tạm thời đối
với những người trúng tuyển ngay trong năm tốt nghiệp hoặc
bằng tốt nghiệp THPT, TCCN đối với những người đã tốt
nghiệp các năm trước;
Giấy khai sinh (hoặc bản sao hợp lệ);
Giấy tờ chứng nhận chế độ ưu tiên (hoặc bản sao hợp lệ)
của các đối tượng được cấp học bổng, trợ cấp và miễn giảm học
phí theo quy định tại khoản 3, Điều 33, Nghị định số
75/2006/NĐ-CP ngày 02 tháng 8 năm 2006 của Chính phủ Quy
định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật giáo
dục;
Giấy báo trúng tuyển của trường;
Giấy chứng nhận sức khoẻ;


Lý lịch học sinh, sinh viên (mẫu quy định tại Phụ lục I
kèm theo);
Thẻ học sinh, sinh viên (mẫu quy định kèm theo).
Hồ sơ theo dõi quá trình học tập, rèn luyện
Hồ sơ theo dõi quá trình học tập, rèn luyện của học sinh,
sinh viên gồm có các nội dung sau:
Kết quả học tập, rèn luyện của học sinh, sinh viên bao
gồm cả điểm học tập, điểm kiểm tra thi kết thúc môn học, kết
quả thi bảo vệ đồ án, khoá luận tốt nghiệp và điểm rèn luyện
theo học kỳ, năm học, khố học;
Hình thức khen thưởng mà học sinh, sinh viên đạt được
trong học tập, nghiên cứu khoa học và tham gia các phong trào;
Hình thức kỷ luật và trách nhiệm pháp lý khác mà học

sinh, sinh viên bị áp dụng trong và ngoài trường;
Những thay đổi của học sinh, sinh viên như chuyển
ngành, chuyển trường, lưu ban, ngừng học, thơi học.
Việc vay vốn tín dụng của học sinh, sinh viên;
Tình hình đi làm thêm của học sinh, sinh viên thông qua
sự giới thiệu của các đơn vị trong trường;


Địa chỉ nội trú và việc chấp hành quy định của học sinh,
sinh viên nội trú (đối với các học sinh, sinh viên ở nội trú);
Địa chỉ ngoại trú và việc chấp hành quy định của địa
phương đối với học sinh, sinh viên ngoại trú;
Việc đóng học phí của học sinh, sinh viên;
Việc hưởng học bổng khuyến khích học tập, học bổng
chính sách, trợ cấp xã hội của học sinh, sinh viên.
Hồ sơ tốt nghiệp
Hồ sơ tốt nghiệp của học sinh, sinh viên bao gồm các loại
giấy tờ quy định tại Điều 4 và các khoản 1, 2, 3 Điều 5 của văn
bản quy định về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên.
Hình thức hồ sơ
Hồ sơ dưới dạng văn bản
Hồ sơ điện tử
Quản lý hồ sơ sinh viên
Khái niệm quản lý hồ sơ sinh viên
Quản lý hồ sơ sinh viên bao gồm việc lập, bổ sung và lưu trữ
hồ sơ sinh viên.


Lập hồ sơ: Đầu khoá học

Hồ sơ của học sinh, sinh viên quy định tại Điều 4 và Điều
5 của văn bảnquy định được lập chậm nhất một tháng cho mỗi
học sinh, sinh viên sau khi làm thủ tục nhập trường;
Kết thúc học kỳ một, năm học thứ nhất, nhà trường bổ
sung đầy đủ những thơng tin cịn thiếu của học sinh, sinh viên
vào bộ hồ sơ đã nêu ở Điều 4 của văn bản quy định
Hồ sơ cuối khoá học của học sinh, sinh viên theo quy định
tại Điều 6 của văn bản quy định được hoàn thiện chậm nhất một
tháng sau khi làm lễ tốt nghiệp cho khoá học sinh, sinh viên đó.
Bổ sung hồ sơ
Định kỳ: điểm học tập, rèn luyện của học sinh, sinh viên và
hình thức khen thưởng định kỳ được bổ sung sau mỗi học kỳ, mỗi
năm học và cuối khoá học;
Thường xuyên: trừ các nội dung quy định tại khoản trong
văn bản quy định, hồ sơ học sinh, sinh viên được bổ sung ngay sau
khi có sự kiện mới phát sinh.
Lưu trữ hồ sơ
Việc lưu trữ hồ sơ học sinh, sinh viên được thực hiện theo
quy định hiện hành về lưu trữ của Nhà nước.


Vị trí, vai trị của quản lý hồ sơ sinh viên
Công tác quản lý hồ sơ sinh viên trước hết góp phần hỗ
trợ tích cực trong cơng tác giáo dục và đào tạo của nhà trường
trong các trường Đại học, Cao đẳng. Đồng thời đó cũng là cơng
cụ để giúp lãnh đạo trường thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời,
đầy đủ nguồn thông tin về sinh viên phục vụ hoạt động quản lý
của nhà trường góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công
việc, công tác của nhà quản lý.
Quản lý tốt hồ sơ sinh viên sẽ tạo điều kiện để bảo vệ bí

mật thơng tin trong hồ sơ, giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm
bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám sát. Bên cạnh đó,
cũng có thể đảm bảo an tồn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Nguyên tắc quản lý hồ sơ sinh viên
Dựa trên cơ sở của nguyên tắc quản lý hồ sơ nói chung,
đưa ra được nguyên tắc quản lý hồ sơ sinh viên:
- Hồ sơ sinh viên phải được cán bộ, chuyên viên quản lý
một cách khoa học và thống nhất, giám sát và bổ sung thường
xun.
- Ngay từ đầu , cán bộ, phịng ban có trách nhiệm hướng
dẫn sinh viên kê khai lý lịch và nộp văn bằng chứng chỉ cùng
các loại giấy tờ có liên quan khác để hoàn thiện thủ tục lập hồ
sơ ban đầu đưa vào theo dõi, quản lý


- Việc chuyển giao hồ sơ phải được cơ sở tiếp nhận sinh
viên trực tiếp thực hiện đồng thời phải kiểm tra và lập biên bản
bàn giao theo đúng quy định
- Cán bộ, chuyên viên được giao quản lý hồ sơ phải là
người có phẩm chất đạo đức tốt, lập trường vững vàng, có
nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm và tận tụy với công việc được
giao
Chủ thể quản lý hồ sơ sinh viên
Cơ quan quản lý nhà nước
Ban hành văn bản pháp quy theo quy định về quản lý hồ
sơ sinh viên, làm căn cứ để hiệu trưởng nhà trường Cao đẳng,
Đại học xây dựng kế hoạch hoạt động, tổ chức, chỉ đạo và kiểm
tra đánh giá hoạt động quản lý hồ sơ của đơn vị mình.
Đơn vị quản lý cấp trường
Hiệu trưởng và trưởng phòng sẽ là người lập kế hoạch, tổ

chức giám sát việc thực hiện quy trình quản lý hồ sơ sinh viên.
Hiệu trưởng
Là người quyết định các chủ trương biện pháp thực hiện
theo các qui định, văn bản pháp quy của nhà nước. Ban hành và
bãi bỏ các nội quy, quy định trong nội bộ nhà trường về quản lý
hồ sơ sinh viên nhằm đảm bảo việc điều hành, kiểm tra giám


sát mọi hoạt động phòng CTSV cũng như của trường theo đúng
quy định pháp luật hiện hành. Đồng thời có trách nhiệm phải
thường xuyên chăm lo, cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ
chuyên viên. Hiệu trưởng là chủ tài khoản phải chịu trách
nhiệm và thực hiện đúng và quy định của Nhà nước về quản lý
hồ sơ sinh viên.
Trưởng phịng CTSV
Phịng Cơng tác Sinh viên là đơn vị đầu mối giúp việc cho
Hiệu trưởng về Công tác HSSV trong Nhà trường; có trách
nhiệm triển khai các văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo về
công tác HSSV tới các khoa; thực thi các công việc về công tác
HSSV nói chung và về hoạt động quản lý hồ sơ sinh viên nói
riêng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám hiệu Nhà trường.
Và trưởng phòng CTSV là người giúp việc, thay mặt cho hiệu
trưởng để chỉ đạo trực tiếp công tác quản lý hồ sơ sinh viên
trong phịng CTSV.
Chun viên
Chức trách
Là cơng chức hành chính có u cầu chuyên môn nghiệp
vụ cơ bản về một hoặc một số lĩnh vực trong các cơ quan, tổ
chức hành chính từ cấp huyện trở lên, có trách nhiệm tham

mưu, tổng hợp và triển khai thực hiện chế độ, chính sách theo
ngành, lĩnh vực hoặc địa phương.
Nhiệm vụ
Xây dựng kế hoạch, quy hoạch, các quy định cụ thể để
triển khai nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực;
tham gia xây dựng cơ chế, các quyết định cụ thể của từng nội
dung quản lý theo quy định của pháp luật, phù hợp với tình
hình thực tế;
Nghiên cứu giải quyết theo thẩm quyền hoặc tham mưu
trình cấp có thẩm quyền quyết định xử lý các vấn đề cụ thể;
phối hợp với các đồng nghiệp thực hiện các công việc có liên
quan;
Hướng dẫn, theo dõi, đơn đốc, kiểm tra và đề xuất các
biện pháp để thực hiện các quy định hoặc quyết định quản lý
đạt kết quả;
Tham gia kiểm tra, thu thập thông tin, thống kê, quản lý
hồ sơ, lưu trữ tư liệu, số liệu nhằm phục vụ cho công tác quản
lý nhà nước được chặt chẽ, chính xác, đúng nguyên tắc;
Chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan và phối hợp
với các công chức khác triển khai công việc, làm đúng thẩm
quyền và trách nhiệm được giao;


Tổng hợp tình hình, tiến hành phân tích tổng kết, đánh giá
hiệu quả công việc và báo cáo cấp trên;
Tập hợp ý kiến phản ánh của nhân dân về các vấn đề liên
quan đến lĩnh vực được giao theo dõi để nghiên cứu đề xuất cấp
trên. Trực tiếp thực thi thừa hành công vụ, nhiệm vụ và thực
hiện các nhiệm vụ khác khi được cấp trên giao.

Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ
Nắm vững các quy định của pháp luật, chế độ chính sách
của ngành, lĩnh vực và các kiến thức cơ bản về lĩnh vực chuyên
môn nghiệp vụ được giao;
Hiểu rõ các mục tiêu và đối tượng quản lý, hệ thống các
nguyên tắc và cơ chế quản lý của nghiệp vụ thuộc phạm vi
được giao; hiểu được những vấn đề cơ bản về khoa học tâm lý,
khoa học quản lý; tổ chức khoa học quản lý;
Nắm rõ quy trình xây dựng các phương án, kế hoạch, các
quyết định cụ thể và có kiến thức am hiểu về ngành, lĩnh vực
được giao; có kỹ năng soạn thảo văn bản và thuyết trình các
vấn đề được giao nghiên cứu, tham mưu;
Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất, cải tiến
nghiệp vụ quản lý; có năng lực làm việc độc lập hoặc phối hợp
theo nhóm; có năng lực triển khai công việc bảo đảm tiến độ,
chất lượng và hiệu quả;


Am hiểu thực tiễn, kinh tế - xã hội về công tác quản lý đối
với lĩnh vực được giao; nắm được xu hướng phát triển của
ngành, lĩnh vực ở trong nước;
Cơng chức dự thi nâng ngạch chun viên thì phải có thời
gian giữ ngạch cán sự hoặc tương đương tối thiểu là 3 năm (36
tháng). Trường hợp đang giữ ngạch nhân viên thì thời gian giữ
ngạch nhân viên hoặc tương đương tối thiểu là 5 năm (60
tháng).
Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng
Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với chuyên ngành đào
tạo phù hợp với ngành, lĩnh vực cơng tác;
Có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nhà nước

ngạch chuyên viên;
Có chứng chỉ ngoại ngữ với trình độ tương đương bậc 2
khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư
số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và
Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho
Việt Nam hoặc có chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những vị trí
việc làm u cầu sử dụng tiếng dân tộc;
Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử
dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số
03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và


Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ
thơng tin [điều 7, 2]
Các kỹ năng cần có của chuyên viên quản lý hồ sơ
Chuyên viên quản lý hồ sơ sinh viên cần thành thạo các kĩ
năng lập kế hoạch, kĩ năng quản lý hồ sơ, soạn thảo văn bản,
giao tiếp hành chính và kĩ năng tin học văn phòng.
Mối quan hệ giữa các chủ thế trên được thể hiện như sau:


Quy trình quản lý hồ sơ sinh viên của chuyên viên
Quy trình tiếp nhận và quản lý hồ sơ sinh viên là những
phương pháp tổ chức tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và cách thức lưu
trữ, sao cho việc tìm kiếm xác nhận một sinh viên một cách dễ
dàng. Quy trình này được thực hiện theo quy định của cơ quan
QLNN hoặc theo các văn bản quy định của đơn vị quản lý cấp
trường.

Quy trình quản lý hồ sơ
QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ
CHUẨN BỊ

HOÀN THIỆN HỒ SƠ

1. Tiếp nhận hồ
sơ VB

2. Phân loại
và sắp xếp hồ
sơ

LƯU HỒ SƠ

6. Bổ sung
7. và
Lưu trữ, quản
cập nhật hồlý,
sơtruy xuất
thơng tin hồ sơ
SV điện tử

PHỊNG
CƠNG
TÁC
SINH
VIÊN

3. Thơng báo

nộp bổ sung
HS

8. Lưu trữ, Quản
lý HSSV dạng
5. Kiểm soát VB
HS

SINH
VIÊN

4. Nộp bổ sung hồ sơ còn thiếu

Sơ đồ quy trình quản lý hồ sơ sinh viên


Đầu năm học cán bộ phịng cơng tác sinh viên được phân
công tiếp nhận hồ sơ sinh viên trúng tuyển trong kỳ thi tuyển
hàng năm của trường vào học
Khi tiếp nhận hồ sơ sinh viên, cán bộ hướng dẫn sinh viên
hoàn chỉnh các giấy tờ thuộc bộ hồ sơ sinh viên quy định, đồng
thời phải kiểm tra tình trạng hồ sơ bao gồm tất cả giấy tờ được
liệt kê trên bao bì hồ sơ theo đúng mẫu hồ sơ theo quy định.
Trường hợp sinh viên vì lí do đặc biệt chưa kịp hồn tất
hồ sơ theo quy định thì u cầu sinh viên viết giấy cam đoan,
cam kết bổ sung hồ sơ theo thời gian được chấp nhận
Thường xuyên bổ sung hồ sơ sinh viên, cập nhật kịp thời
vào phẩn mềm quản lý hồ sơ sinh viên để phản ánh kịp thời
những thay đổi về bản thân sinh viên.
Các tài liệu liên quan đến sinh viên được bổ sung theo u

cầu của phịng cơng tác sinh viên vào mỗi cuối học kỳ
Hồ sơ sinh viên được sắp xếp khoa học dễ tìm, dễ thấy, dễ
lấy, dễ bảo quản. Các thơng tin hồ sơ sinh viên được cập nhật
thường xuyên.
Sắp xếp hồ sơ theo đơn vị lớp và mã số sinh viên gồm đầy
đủ các thông tin về sinh viên. Phần giấy tờ ưu tiên được xếp
theo đơn vị lớp và mã sinh viên để tiện lợi cho công tác xét ưu
tiên sau này.


Kỹ năng quản lý hồ sơ sinh viên
Đối với mỗi trường không chỉ lập hồ sơ mà việc quản lý
hồ sơ cũng giữ một vai trò hết sức quan trọng, việc quản lý hồ
sơ một cách khoa học sẽ giúp việc tra cứu thông tin của sinh
viên diễn ra nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả, nâng cao hiệu
suất và chất lượng công tác. Sau đây là một số công việc trong
quản lý hồ sơ tại các trường.
Kỹ năng phân loại hồ sơ
Nên nhớ không phải hồ sơ nào cũng có thể lưu trữ giống
nhau. Mỗi loại hồ sơ lại có cách lưu trữ khác nhau và cần phải
phân loại hồ sơ ra để dễ dàng trong việc quản lý
Kỹ năng thống kê hồ sơ
Thống kê hồ sơ sinh viên một cách khoa học luôn là mục
tiêu hướng tới của các trường, mục đích của việc thống kê này
nhằm nắm bắt được nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu có
trong hồ sơ và hệ thống bảo quản hồ sơ.
Kỹ năng bảo quản hồ sơ, tài liệu
Bảo quản hồ sơ là bước vô cùng quan trọng nhằm tăng
tuổi thọ của hồ sơ, tránh trường hợp hồ sơ quan trọng bị thất
lạc, hỏng. Cần chú ý: