Tài liệu VOC - Oxy cung cấp sự sống cho cơ thể kinh doanh pptx

VOC - Oxy cung cấp sự sống cho cơ thể kinh doanh (Phần 1)
Trong tiếp thị và tăng trưởng kinh doanh, sự ủng hộ của các khách hàng có ý nghĩa cực
kỳ to lớn. Song trên thực tế, nhiều công ty đã không tạo ra được lợi thế này, những nỗ lực
tiếp thị của họ dường như không khớp với nhu cầu và tình cảm của các“thượng đế”. Rõ
ràng cánh buồm kinh doanh ngày nay đang rất cần một luồng gió tiếp thị mới.
Ý nghĩ đầu tiên của bạn khi tiến hành tiếp thị và kinh doanh là gì? Chắc chắn, đó là sự thu hút
khách hàng. Vì vậy việc tạo ra một cầu nối trực tiếp giữa công ty với lòng tin và tình cảm của
khách hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
Việc hiểu rõ nhu cầu của khách hàng luôn là nhân tố quyết định giúp bạn giữ chân các khách
hàng cũ và thu hút được các khách hàng mới. Vậy câu hỏi được đặt ra: bạn phải xác định các
vấn đề liên quan tới khách hàng như thế nào để áp dụng chúng trong các hoạt động tiếp thị?
Việc trả lời cho câu hỏi trên đã dẫn tới sự ra đời của một khái niệm mới: “Tiếng nói của khách
hàng” (Voice of Customer – VOC).
Đầu những năm 90 của thế kỷ trước, khi khái niệm VOC mới xuất hiện, nó đã được nhiều người
chú ý tới như là một quy trình khuôn mẫu, một cách thức cho các công ty nắm bắt những suy
nghĩ, tình cảm của khách hàng để định hướng cho việc sản xuất sản phẩm/dịch vụ của mình.
Nhưng cùng với thời gian, VOC dần dần bị quên lãng trong sự bùng nổ của công nghệ thông tin
và sự xuất hiện phong phú của các thị trường mới. Ngày càng có nhiều khách hàng, thị trường
và các giao dịch kinh doanh mới cho các công ty theo đuổi. Dẫn đến việc kinh doanh phát triển
theo chiều rộng, các hoạt động tìm hiểu khách hàng và định hướng theo đúng nhu cầu nhằm gia
tăng sự thoả mãn của họ không còn được chú tâm nữa. Những hoạt động tiếp thị trực tiếp, cá
nhân hoá và theo nhu cầu của thị trường đã thắng thế hoạt động tiếp thị với sự nghiên cứu cẩn
trọng, có đánh giá các nhu cầu của khách hàng và đảm bảo để sản phẩm/dịch vụ phù hợp nhất
với khách hàng.
Ngày nay, VOC bắt đầu quay trở lại vị trí trung tâm của các hoạt động tiếp thị. Các chủ doanh
nghiệp nên biết rõ điều này bởi vì trong một cuộc điều tra về VOC của hãng Phelon Group và tạp
chí MarketingProfs gần đây cho thấy: hơn 80% các công ty đã dành một khoản đầu tư nhất định
cho các hoạt động VOC.
Các công ty đã bắt đầu quan tâm tới sự hợp nhất đầy đủ giữa ba yếu tố: giữ chân khách hàng,
động viên mua sắm lặp lại và khích lệ họ giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ của mình.
Với mong muốn giúp các nhà tiếp thị luôn thiếu thời gian, chùm bài viết về VOC được đăng tải ở

Business World Portal trong thời gian tới sẽ phần nào vạch ra những vấn đề cơ bản cùng các kết
quả điều tra về VOC được thực hiện trong thời gian gần đây, cũng như cách thức tiến hành tiếp
thị kinh doanh với trọng tâm là VOC.
Trong ba phần đầu của loạt bài viết, các bạn sẽ hiểu được VOC là gì, “tại sao” và “như thế nào”
nó lại đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tiếp thị kinh doanh. Trong các phần tiếp theo, bạn
sẽ có được các thông tin và kinh nghiệm về những thách thức mà các bộ phận tiếp thị phải đối
mặt cũng cách thức ngăn chặn và cuối cùng là vượt qua để giành được những kết quả như
mong đợi.
VOC là gì?
“Tiếng nói của khách hàng” là sự hoà nhịp của toàn thể công ty bạn - tại tất cả các điểm tiếp xúc
có thể - với tình cảm và suy nghĩ của khách hàng cũng như cách thức họ hành động và phản
ứng khi giao dịch với công ty bạn hay các đối thủ cạnh tranh.
Đáng tiếc, điều này không thể thực hiện nhanh chóng bằng một cuộc khảo sát một lần trong năm
hay cuộc điều tra trực tuyến về lòng trung thành của khách hàng với hàng tá câu hỏi để tìm duy
nhất một thông tin: “Quý vị có kế hoạch mua thêm nữa... vào khi nào?”. Để thực thi VOC, các
công ty cần đưa ra những kế hoạch kỹ lưỡng, lâu dài và mang tính chiến lược.
Nói cách khác, VOC là một quy trình được sử dụng để nắm bắt các phản hồi/yêu cầu từ phía
khách hàng (nội bộ hay bên ngoài) qua đó cung cấp cho khách hàng những sản phẩm/dịch vụ có
chất lượng tốt nhất.
Quy trình này bao gồm tất cả những gì mang tính chủ động và sáng tạo liên tục nhằm kịp thời
biết được những thay đổi trong yêu cầu của khách hàng. Nó như một tập hợp các thông tin có
chức năng thông báo hay trong một số trường hợp là định hướng cho các quyết định của công
ty. Cụ thể hơn, VOC bao gồm các thông tin và dữ liệu về:
- Nhận thức của khách hàng về nhãn hiệu của bạn;
- Sự thoả mãn và lòng trung thành của khách hàng;
- Thói quen và sở thích của khách hàng;
- Tài liệu về khách hàng: những nhu cầu trong tương lai dẫn đến các thách thức trong kinh doanh
và những yêu cầu cụ thể;
- Tiếng nói của khách hàng trong công ty của họ, trong tập thể đồng nghiệp và trong lĩnh vực của
họ.

Qua đây, bạn sẽ thấy thuật ngữ VOC dùng để mô tả những nhu cầu và tình cảm đã hay chưa
được biểu lộ của khách hàng. Điều tra VOC có thể được thực hiện theo nhiều cách thức khác
nhau thông qua những cuộc phỏng vấn; thảo luận trực tiếp; điều tra thăm dò; xây dựng các nhóm
thảo luận thông số khách hàng; quan sát trực tiếp; phân tích dữ liệu bảo hành hay các phàn nàn,
kiến nghị từ phía khách hàng;....
Những dữ liệu này sẽ giúp công ty bạn nhận ra các đặc tính chất lượng cần thiết để đảm bảo
cho một sản phẩm/dịch vụ của mình đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
Có thể nói, VOC là một yếu tố thiết yếu để gặt hái thành công, nó được ví như khí oxy cung cấp
sự sống cho cơ thể kinh doanh. Việc đưa VOC vào mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh:
nghiên cứu và phát triển; tiếp thị và bán hàng; sản xuất và phân phối là cách thức hiệu quả nhất
để đảm bảo sự tăng trưởng bền vững.
Không có VOC, công ty bạn sẽ bị các đối thủ cạnh tranh vượt mặt, luôn trong tình trạng phải
chữa cháy để bù lấp khoảng cách ngày càng lớn giữa chất lượng của sản phẩm/dịch vụ và
những mong đợi của khách hàng.
Rõ ràng, VOC mang nhiều ý nghĩa hơn việc chỉ đơn thuần nghiên cứu thị trường, thăm dò sự
thoả mãn của khách hàng hay thậm chí là giải quyết các phàn nàn, khiếu nại. Bạn không những
cần lắng nghe tiếng nói của khách hàng, mà còn phải hành động theo tiếng nói đó.
VOC - Oxy cung cấp sự sống cho cơ thể kinh doanh (Phần 2)
Phần 2: VOC có gì khác CEM và liên quan như thế nào với Nguyên tắc 6 Sigma?
Hơn một thập kỷ qua, VOC đã tiến triển từ phạm vi nhỏ hẹp và riêng lẻ đến phạm vị rộng
lớn và bao quát. Thuật ngữ này gần đây được nhiều chuyên gia khẳng định lại và bổ sung
thêm những nội dung mới.
Việc hiểu thấu đáo bản chất của VOC và trả lời câu hỏi VOC khác biệt như thế nào với Quản lý
trải nghiệm khách hàng (Customer Experience Management - CEM) không phải là việc dễ dàng.
Phần thứ 2 của loạt bài viết về VOC sẽ giúp bạn sáng tỏ hai vấn đề trên. Đồng thời bạn cũng
được biết thêm về VOC thông qua hai ví dụ minh hoạ tại hai công ty Thermo Electron và
Honeywell – nơi mà nguyên tắc 6 Sigma, và bây giờ là VOC, đóng vai trò then chốt.
Bắt nguồn từ nguyên tắc 6 Sigma
“Sigma” là một chữ cái Hy lạp được dùng trong thống kê để chỉ những trường hợp không đạt tiêu
chuẩn. Phương pháp 6 Sigma nổi tiếng trong việc cho phép xác định và kiểm soát chất lượng

sản phẩm hoặc cả một quy trình, giúp loại bỏ các khiếm khuyết của bất cứ quy trình nào từ sản
xuất, thiết kế sản phẩm cho đến dịch vụ khách hàng.
Phương pháp 6 Sigma có nội dung cơ bản là DMAIC (Xác định - Define, Đánh giá - Measure,
Phân tích - Analyze, Cải thiện – Improve và Kiểm soát – Control) - một quy trình từng bước để
loại bỏ các khiếm khuyết hiện hữu.
Về bản chất, VOC là một phần của 6 Sigma. Việc hiểu rõ những nhu cầu và nhận thức của khách
hàng trong VOC đóng vai trò là nhân tố then chốt để xác định cũng như chỉnh sửa bất cứ khiếm
khuyết nào.
Trong 6 Sigma, VOC là một công cụ quan trọng. Cụ thể, VOC được sử dụng trong từng bước
của quy trình DMAIC như sau:
Bước Xác định – Define:
- Xác định các vấn đề và những yêu cầu cải thiện từ quan điểm, đánh giá của khách hàng.
- Nhận ra những nhu cầu của khách hàng.
Bước Đánh giá – Measure:
- Đánh giá sự thoả mãn và nhận thức của khách hàng.
- Thiết lập những ranh giới hoạt động.
Bước Phân tích – Analyze:
- Định lượng các nhu cầu của khách hàng.
- Kết nối các dữ liệu hoạt động với dữ liệu VOC.
Bước Cải thiện – Improve:
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên các hoạt động cải thiện.
- Lựa chọn những hành động then chốt.
Bước Kiếm soát – Control:
- Giám sát sự thoả mãn và nhận thức của khách hàng đối với quá trình cải thiện.
VOC chỉ là một trong số những “tiếng nói” của 6 Sigma. Những tiếng nói khác là: “Tiếng nói của
nhân viên” hay “Tiếng nói của kinh nghiệm” (VOE - Voice of Experience - Voice of Experience
Employees) và “Tiếng nói của thị trường” (Voice of the Market - VOM).
Bên cạnh đó, một yếu tố khác đáng quan tâm là CEM (Quản lý trải nghiệm khách hàng). CEM là
một phương thức thức đánh giá, phân tích từng khía cạnh đơn lẻ và từng điểm tiếp xúc của mối
quan hệ công ty-khách hàng nhằm phát triển và quản lý những trải nghiệm của khách hàng đối

với sản phẩm/dịch vụ của bạn. Thông qua CEM, bạn sẽ biết được mức độ thoả mãn của khách
hàng khi giao dịch kinh doanh với công ty và các nhân viên của công ty bạn.
Thoạt nhìn VOC có vẻ khá giống với CEM. Nhưng chính nguồn gốc từ 6 Sigma đã tạo ra cho
VOC nhiều ý nghĩa khác biệt mà CEM không thể có được:
- Hoạt động gắn liền với sản xuất là một phần riêng biệt trong trọng tâm của VOC cùng với
những chức năng khác như tiếp thị, dịch vụ khách hàng và trợ giúp - vốn là trọng tâm của CEM.
Với VOC, khách hàng có thể được hỏi về trải nghiệm của họ với các hoạt động sửa chữa và cài
đặt sản phẩm gắn liền quy trình sản xuất.
- VOC là một bộ phận và trợ giúp đắc lực cho quy trình 6 Sigma, trong khi CEM là hoàn toàn
riêng biệt. Tại các công ty có định hướng 6 Sigma như GE, Motorola và Honeywell, VOC luôn là
lựa chọn được quan tâm nhiều hơn so với CEM.
- VOC mang cả yếu tố định lượng và định tính. Không như CEM, VOC bao gồm các yếu tố định
lượng như các cuộc thảo luận trực tuyến, các câu hỏi mở trong cuộc điều tra và các yếu tố định
tính như các câu hỏi đánh giá,....
- VOC có thể chính thức hay không chính thức. VOC được nắm bắt theo nhiều cách thức đa
dạng khác nhau. Các dạng chính thức là điều tra, thăm dò, thảo luận hay phỏng vấn trực tiếp, đề
nghị khách hàng cho biết thông tin,... Các dạng không chính thức đó là tìm hiểu lịch sử mua sắm
của khách hàng, quan sát hành vi của khách hàng, thu thập các dữ liệu bảo hiểm và giọng điệu
của khách hàng qua điện thoại,....
Tương tự, CEM cũng có nhiều ý nghĩa mà VOC không có được. Với trọng tâm vào các trải
nghiệm của khách hàng, CEM thường nhấn mạnh tốt hơn VOC vào những đặc tính sản phẩm
hay thái độ của khách hàng khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ,...
Xu hướng gần đây của VOC
Sự bùng nổ của blog đã đem lại nhiều ý nghĩa mới mẻ cho VOC. Thông qua blog, các khách
hàng sẽ trực tiếp “phát thanh tiếng nói” của họ ra toàn thế giới. “Lời phát ngôn” (Word of Mouth -
WOM) thể hiện quy mô và tác động của các blog cùng những dạng thức “lên tiếng” khác từ phía
khách hàng. Trong trường hợp này, VOC trở nên đồng nhất với WOM.
Không những vậy, VOC bắt đầu được sử dụng như một công cụ để khách hàng giới thiệu về
công ty bạn, một phương thức để đánh giá lòng trung thành của các khách hàng hiện tại. Thuật
ngữ “Net promoter” thể hiện tỷ lệ phần trăm khác biệt giữa những “promoters” của công ty

(những khách hàng luôn sẵn lòng giới thiệu) và những “detractors” (những khách hàng hầu như
không bao giờ giới thiệu). Theo ngôn ngữ thống kê, “Net promoter” là con số thống kê tỷ lệ phần
trăm khách hàng “gật đầu” khi được hỏi: quý vị sẽ giới thiệu chúng tôi tới bạn bè hay người thân
của quý vị?
Trường hợp của công ty Thermo Electron
Tại Công ty Thermo Electron - công ty hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm và các thiết bị kiểm
soát, đánh giá, phân tích và thí nghiệm có trụ sở tại Massachusetts, Mỹ - 6 Sigma và Net
promoter được kết hợp chặt chẽ với nhau. Công ty lấy các phương pháp 6 Sigma làm nền tảng
và sử dụng chúng cho việc Cải thiện quy trình hoạt động (Process performance improvements -
PPI) trong hơn một thập kỷ qua.
Đối với chương trình thu nhận, xử lý phản hồi từ phía khách hàng, Thermo Electron đã phát triển
phương pháp Thermo Customer Allegiance Score (TCAS) dựa trên Net promoter. Họ bổ sung
một câu hỏi mở trong tất cả các điểm tiếp xúc với khách hàng về hành động cụ thể nào cần thực
hiện để đảm bảo lần tiếp theo khách hàng sẽ sẵn lòng giới thiệu công ty với người thân, bạn bè
và đồng nghiệp. Thermo sau đó sử dụng các biểu đồ định hướng để xác định sự thoả mãn của
khách hàng và trên cơ sở đó định rõ thứ tự ưu tiên các khu vực cần cải thiện.
Thermo tiến hành những đánh giá như vậy tại tất cả các điểm tiếp xúc - bán hàng nội bộ, cài đặt
sản phẩm, dịch vụ, đào tạo, trợ giúp và thanh toán - và sử dụng các kết quả này để cải thiện các
quy trình, sản phẩm/dịch vụ theo đúng những gì khách hàng mong muốn. “Khách hàng đóng vai
trò rất quan trọng”, giám đốc điều hành của Thermo nhận định, “Chính họ đã giúp cho chúng tôi
có khả năng nhận ra những cách thức cải thiện sản phẩm/dịch vụ và quy trình sản xuất theo
đúng nhu cầu và mong muốn của họ. Và các nhân viên của chúng tôi được trao quyền để thực
hiện các công việc cải thiện cần thiết trên cơ sở các phản hồi từ phía khách hàng”.
Trường hợp của công ty Honeywell
Rất gần đây, VOC đã tiến triển lên một bước mới, mang ý nghĩa bao gồm tất cả các chương
trình và sáng kiến mà công ty sử dụng để đặt trọng tâm kinh doanh hướng tới khách hàng, thậm
chí cả việc thay đổi văn hoá công ty.
Trong trường hợp này, phạm vi của VOC trở nên rộng hơn so với 6 Sigma vốn có xu hướng nội
bộ là chủ yếu. Công ty Honeywell đã chuyển từ nền tảng 6 Sigma truyền thống sang VOC theo
hướng này từ cách đây 3 năm.

Honeywell xây dựng một hệ thống thu nhận, xử lý các phản hồi khách hàng với sự kết hợp giữa
VOC và VOM (Tiếng nói của thị trường - Voice of Market). Hệ thống này tạo ra một kho dữ liệu
trung tâm từ các cuộc điều tra thị trường và khách hàng bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau trên
phạm vi toàn cầu.
Rõ ràng hệ thống này vượt xa khỏi chức năng đánh giá, quản lý và cải thiện các trải nghiệm
khách hàng cũng như phương pháp 6 Sigma cơ bản. Được định hướng từ các phản hồi định
tính và định lượng của các khách hàng cũng như các thông tin thị trường - những dữ liệu lưu trữ,
phân tích và hành động cải thiện sản phẩm/dịch vụ thực sự đem lại những giá trị vô cùng to lớn
cho Honeywell. Trên thực tế, hệ thống VOC/VOM sẽ:
- Cung cấp “bộ nhớ” cho toàn bộ công ty;
- Trợ giúp các hoạt động cải thiện và học hỏi toàn công ty;
- Giúp đỡ các hành động hợp tác toàn công ty;
- Cung cấp những phân tích bên trong mang tính chiến lược liên quan tới hoạt động xây dựng
nhãn hiệu, củng cố vị thế cạnh tranh cùng các giao tiếp đối nội và đối ngoại.
Rõ ràng ý nghĩa và chức năng của VOC cũng như CEM đã thay đổi và mở rộng đáng kể trong
thời gian qua. Ngay nay, nhiều chuyên gia CEM thừa nhận rằng VOC là một phần quan trọng
giúp họ thực thi thành công CEM.
Việc lắng nghe và hành động theo tiếng nói của khách hàng chính là một sự khác biệt lớn của
các công ty hàng đầu hướng trọng tâm tới khách hàng. Họ nhận ra rằng chính sự thoả mãn của
khách hàng mới là nhân tố quyết định doanh thu và lợi nhuận.
VOC - Oxy cung cấp sự sống cho cơ thể kinh doanh (Phần 3)
Phần 3: Quy trình VOC 8 bước
Phần này diễn tả một chuỗi các hành động chi tiết về việc thu thập, xử lý và triển khai
VOC. Nhiều các hành động trong số đó tập trung vào quy trình sản xuất và phát triển sản
phẩm mới, nhưng cũng có một vài hành động được áp dụng cả trong lĩnh vực dịch vụ.
Tất cả được thể hiện trong Quy trình VOC 8 bước, hay còn được gọi là Chu trình VOC
chuẩn mực.
1/ Khách hàng là trọng tâm
Tại một cuộc hội thảo về Quản lý Khách hàng ở Dublin , Frederick Reichheld, một chuyên gia nổi
tiếng trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng, cho biết: “Tăng trưởng lợi nhuận có thể ‘mua’ hay ‘làm

ra’”. Cách thức duy nhất để “làm ra” những tăng trưởng dài hạn là xây dựng lòng trung thành hợp
lý của các nhân viên, khách hàng, cổ đông và các nhà đầu tư đối với công ty của bạn. Bạn sẽ
không thể thực hiện điều này đơn giản bằng cách nỗ lực, mà chỉ có thể thông qua một chu trình
coi các khách hàng là trọng tâm trong mỗi quyết định đưa ra”. VOC đơn giản là huyết mạch của
chu trình đó.
2/ Thu thập dữ liệu
Theo các nguồn thông tin tại NASA, lượng dữ liệu trên thế giới tăng gấp đôi sau 13 tháng.
Những thông tin về thái độ, mục đích và hành vi của khách hàng là vô cùng phong phú và đa
dạng. Điều này nhiều khi dẫn tới tình trạng quá tải. Một trong những công ty bán lẻ hàng đầu tại
Anh thu thập trung bình 110 thông tin khác nhau về một khách hàng. Từng người trong số 7 triệu
khách hàng của công ty bán lẻ này thực hiện trung bình 10 giao dịch mua sắm trong một tháng.
Điều này có nghĩa rằng trong một năm, công ty sẽ có trên 100 tỷ thông tin dữ liệu khác nhau để
làm cơ sở cho các quyết định. Trên thực tế, công ty chỉ quan tâm duy nhất tới 10 lĩnh vực thông