Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản đến ở trường THCS

I. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Đất nước ta hiện nay đang chuyển biến và phát triển về mọi mặt, các đơn vị
hành chính nói chung cũng như các trường học nói riêng gặp khơng ít những khó
khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh. Đặc biệt là vấn đề quản lý văn bản
đi, văn bản đến. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không
thể không coi trọng công tác này, bởi nó khơng chỉ là phương tiện cần thiết để ghi
lại và truyền đạt các quy định quản lý trong q trình hoạt động của cơ quan mà
cịn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan thực hiện tốt công việc quản lý, điều
hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao theo đúng pháp
luật. Hòa nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ cơng tác văn thư có
những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách
hành chính.
Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ cơng tác văn thư tại trường THCS, tôi
thấy việc quản lý cơng văn đi, cơng văn đến có nhiều điều cần có nhiều biện
pháp quản lý để sắp xếp cho hợp lý. Chính vì vậy cơng tác quản lý văn bản đi,
văn bản đến ở trường THCS là một công việc cấp bách cần được tiến hành
nhanh chóng và kịp thời. Trên thực tế ở các trường THCS khi soạn thảo văn bản,
tìm hiểu các thơng tin, các tài liệu, số liệu để làm báo cáo lên cấp trên còn đang
lúng túng làm thường chưa đúng với yêu cầu cấp trên đưa ra. Đặc biệt là công
văn đến từ cấp trên yêu cầu báo cáo, làm chưa đúng quy định, thời gian nộp còn
chậm. Tất cả những vấn đề vướng mắc trên là do NV văn thư ở trường học giải
quyết quy trình giải quyết văn bản đến cịn đang chậm chạp, chưa khoa học…
Cụ thể là việc quản lý văn bản đến có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện
tốt cơng tác Văn thư – Lưu trữ. Có thể xem công tác quản lý văn bản đến như là
cầu nối giữa công tác Văn thư với công tác Lưu trữ. Văn bản đến được giải
quyết và quản lý một cách khoa học sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức. Từ đó
tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác Văn thư – Lưu trữ phát triển, hướng tới mục
tiêu là đơn giản thủ tục hành chính, khoa học và hiệu quả.
Mỗi cơ quan trường học cần phải nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trị
của cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình để đưa cơng tác đó vào

nề nếp và góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý. Vì
vậy tơi chọn nghiên cứu và thực hiện đề tài “biện pháp nâng cao hiệu quả công
tác quản lý văn bản đến ở trường THCS” làm SKKN của mình. Mong rằng có
thể một phần nào đó vào công tác quản lý văn bản đến ở các trường THCS hiện
nay. Từ đó giúp chúng ta có cái nhìn một cách khoa học và có hiệu quả hơn về
cơng tác Văn thư – Lưu trữ của nhà trường.
Công tác quản lý văn bản đến ở trường THCS sẽ góp phần đảm bảo cho
hoạt động của nhà trường bước đầu được thơng suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao
hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng cơng cuộc cải
cách hành chính hiện nay.

1


2. Mục đích nghiên cứu.
Trong giai đoạn hội nhập quốc tế như hiện nay việc áp dụng “biện pháp
nâng cao hiệu quả quản lý văn bản đến ở trường THCS” có khoa học và đúng
đắn là việc đổi mới, nâng cao để có thể bắt kịp với xu thế của thời đại.
Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản đến ở trường THCS mang tính kịp
thời, chính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỹ năng về
cách giải quyết quy trình văn bản đến theo đúng quy định của nhà nước.
Nâng cao được nhận thức trách nhiệm của người làm công tác văn thư đối
với văn bản đến để giúp nhà trường nơi mình làm đạt kết quả cao nhất.
Một quy trình “quản lý văn bản đến” tốt góp phần thực hiện các nhiệm vụ
và giải quyết tốt công việc của nhà trường, tạo nên sự thống nhất, liên tục trong
quá trình hoạt động của nhà trường. Việc thực hiện tốt “biện pháp nâng cao
hiệu quả quản lý văn bản đến ở trường THCS” là nhân tố quan trọng để xây
dựng nên một nền hành chính ở trường THCS chuyên nghiệp, hiện đại và hướng
đến mục đích này BGH cùng tồn thể CB, GV, NV trong nhà trường đã ủng hộ
và tạo niềm tin cho tôi làm SKKN này.

3. Đối tượng nghiên cứu.
Đề tài “biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản đến ở trường
THCS” được nghiên cứu trong phạm vi trường THCS, chủ yếu về văn bản đến
của tất cả các cơ quan ngoài gửi đến nhà trường bằng tất cả các loại phương tiện.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện tốt đề tài sáng kiến của mình, tơi đã sử dụng một phương
pháp nghiên cứu chủ yếu sau:
- Một là, quan sát hoạt động thực tiễn công việc đối chiếu lý luận và thực tiễn
để đánh giá hoạt động quản lý văn bản để ở trường THCS nơi tôi đang công tác.
- Hai là, dựa vào các công văn hướng dẫn, quy định của Chính phủ, của Bộ
để làm căn cứ đối chiếu với tình hình thực tế tại cơ quan (xem phụ lục VIII).
- Ba là, dựa vào các quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút ra
những giải pháp mang tính khả thi, sử dụng bảng câu hỏi để tìm hiểu rõ vẫn đề.
- Bốn là, sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp để khai thác thêm thơng tin.
Ngồi ra, tơi cịn học hỏi ở đồng nghiệp, trên mạng Internet, các tài liệu
hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ (Nghị định, Thông tư, Quyết định, Hướng
dẫn, sách, báo, tạp chí….)
5. Những điểm mới của SKKN
"Biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản đến ở trường THCS” là
đề tài nâng cao và phát triển từ đề tài SKKN của bản thân tôi từ đề tài "Một số
biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản đến ở trường THCS” năm học
2015 - 2016. Những điểm mới trong đề tài lần này được thể hiện như sau:

2


- Nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý văn bản đến ở trường
THCS đáp ứng từng bước hiện đại hóa nền hành chính.
- Triển khai ứng dụng CNTT(công nghệ 4.0) trong hoạt động chỉ đạo,
điều hành quản lý văn bản đến trong nhà trường đáp ứng yêu cầu của quá trình

hội nhập quốc tế.
- Quản lý văn bản đến được đồng bộ hóa và đưa vào một quy trình chun
nghiệp. Từ đó thơng tin của văn bản sẽ được điện tử hóa và cập nhật lên hệ
thống. Tất cả những ai liên quan đến văn bản cần xử lý đều có thể đọc và thực
hiện phần việc của mình.
Mặt khác, khi thực hiện quá trình xử lý cơng văn khơng bị thất lạc, bỏ sót
khi thực hiện.
Đặc biệt, tính năng quản lý văn bản đi đến theo đề tài này cịn giúp ích
cho việc lưu trữ lập hồ sơ cho nhà trường rất dễ ràng trong nhiều năm.
II. NỘI DUNG CỦA ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận của đề tài.
1.1 Cơ sở lý luận chung:
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác Văn thư - Lưu trữ làm tốt hay
khơng tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, tổ chức công
tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong cơng cuộc cải
cách hành chính Nhà nước công tác văn thư là một trong những trọng tâm được
tập trung đổi mới.
1.2 Cơ sở lý luận của đề tài.
* Công tác quản lý văn bản đến:
Văn bản đến là tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con
đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về
hoặc qua đường bưu điện….
Văn bản đến do các cơ quan hình thành tạo nên một loại phương tiện, một
loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành, quản lý của các cơ quan. Để
có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn để tổ chức quản lý, giải
quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng khơng thể xem nhẹ.

Cơng tác quản lý văn bản đến ở trường học là một trong những nội dung
quan trọng trong nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ. Công tác quản lý văn
bản đến chiếm một phần lớn trong hoạt động công tác văn thư là một mắt xích
quan trọng trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị.

3


Công tác quản lý văn bản đến cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý của mỗi cơ quan đơn vị nói chung.
Thực hiện tốt cơng tác quản lý văn bản đến góp phần giải quyết cơng việc
của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách,
đúng chế độ, giữ gìn bí mật của cơ quan. Hạn chế được bệnh quan lưu, giảm bớt
giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý trái
pháp luật.
Công tác quản lý văn bản đến đảm bảo giữ gìn đầy đủ các văn bản có giá
trị của các cơ quan khác gửi đến. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan các
văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ảnh chân thực các hoạt động
của cơ quan khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho
hoạt động của một cơ quan một cách chân thực.
Trong quá trình hoạt động của nhà trường cần phải tổ chức tốt các loại hồ sơ,
văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng lưu trữ ngày càng tăng lên; đồng thời các
hoạt động của nhà trường có điều kiện thuận lợi để triển khai thực hiện tốt.
Như vậy, về nội dung, thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng và
phức tạp, vì thế mà công tác quản lý văn bản đến ở trường THCS đều nằm trong
một hệ thống, trong hoạt động hàng ngày sẽ tiếp nhận được các loại văn bản đến
từ cấp trên mang một nội dung chỉ đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm
tra đôn đốc. Từ đó cho ta thấy được, văn bản đến đối với trường THCS là hết sức
phong phú cần phải được tổ chức quản lý và giải quyết triệt để và tốt nhất.
* Quy trình giải quyết văn bản đến ở trường THCS:

Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải tập trung tại văn thư, tổ
chức để làm thủ tục tiếp nhận và xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và
thống nhất. (Xem Phụ lục 1)
Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến được thể hiện như sau:
Trách nhiệm
Văn thư
Văn thư
Lãnh đạo
Văn thư
Bộ phận/cá nhân có trách nhiệm
giải quyết
Bộ phận/cá nhân có trách nhiệm
giải quyết

Trình tự công việc
Tiếp nhận đăng ký văn bản
Scan văn bản đến
Xem xét, chỉ đạo thực hiện
Chuyển giao văn bản đến
Triển khai giải quyết
Lưu hồ sơ

4


Trong công việc hàng ngày, nhà trường luôn nhận được những công văn
chỉ đạo của các cấp, các ngành. Khi văn bản đến NV văn thư phải có trách
nhiệm tiếp nhận, đăng ký, xử lý, chuyển giao văn bản đến theo quy định và theo
nội dung yêu cầu, trình hiệu trưởng xử lý, trên cơ sở nội dung của văn bản mà
hiệu trưởng chỉ đạo gửi cho cá nhân, bộ phận liên quan. Văn thư thực hiện photo

copy văn bản (nếu cần) và tiến hành chuyển văn bản theo sự chỉ đạo của hiệu
trưởng, bản gốc văn thư sẽ lưu vào hồ sơ công văn đến.
Do vậy, khi nhận được văn bản của bất kỳ cơ quan nào gửi đến dưới bất
cứ hình thức nào văn thư đều phải xem xét, phân loại, đăng ký, giải quyết kịp
thời chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước.
2. Thực trạng của công tác quản lý văn bản đến ở trường THCS
trước khi áp dụng đề tài.
Trong những năm trước đây, khi tôi chưa được phân công công tác tại
trường THCS, tôi thấy ở các trường THCS hầu hết là khơng có cán bộ làm cơng
tác văn thư. Phần lớn công tác Văn thư – Lưu trữ ở trường học chủ yếu là do cán
bộ làm công tác khác kiêm nhiệm. Mấy năm trở lại đây được sự quan tâm của
cấp trên thì hầu hết các trường trong huyện cũng đã có cán bộ làm cơng tác văn
thư nhưng lại khơng có chun mơn nghiệp vụ gì về cơng tác văn thư. Nhân
viên văn thư tại các trường THCS hiện nay làm cơng tác văn phịng là chủ yếu
chứ ít khi chú trọng đến cơng tác Văn thư – Lưu trữ. Vì vậy mà các loại cơng
văn đến chỉ được nhân viên văn phịng xếp lại thành từng tệp, theo từng năm
một cách lộn xộn và không hợp lý, không theo một quy định nào cả.

Thực trạng quản lý văn bản những năm trước đây
Trong những năm gần đây do cải cách thủ tục hành chính Nhà nước, công
tác Văn thư – Lưu trữ trong trường học cũng được Ban lãnh đạo phòng GD&ĐT,
BGH nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện theo đúng các
văn bản hướng dẫn (Phụ lục VIII Có văn bản kèm theo tham khảo) như sau:
Cơng văn số 620/SGDĐT - VP ngày 25/3/2019 của Sở GD&ĐT về việc
quy định hồ sơ, sổ sách và công tác quản lý đối với các trường học;
5


Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính
phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành

chính nhà nước;
Thơng tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định
trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ
bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các
cơ quan tổ chức;
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 03/03/2020 của Chính phủ về cơng tác
văn thư;
Quyết định số 1032/QĐ-BNV ngày 01/12/2020 ban hành quy chế công
tác văn thư lưu trữ của Bộ Nội vụ.
Hiện nay nhiều trường THCS trên địa bàn NV văn thư chỉ tập trung văn
bản thành từng tệp, không đăng ký vào sổ cũng không đăng ký vào máy hay lưu
văn bản được downloal được về từ mạng.
Trường THCS là một đơn vị hành chính sự nghiệp có đặc thù riêng chủ
yếu chỉ xử lý các văn bản từ cấp trên theo hệ thống ngành dọc. Các văn bản
thuộc Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT, Phịng GD&ĐT. Ngồi ra cịn có các văn bản
thuộc các cơ quan khác như UBND tỉnh, UBND huyện,UBND xã , Huyện uỷ,
Hội Khuyến học, Huyện Đoàn, đơn thư kiến nghị của nhân dân… Mỗi ngày NV
văn thư nhà trường tiếp nhận trung bình khoảng từ 5 đến 10 văn bản.
Thống kê các văn bản theo mẫu sau:
Văn bản
Văn bản đến Văn bản đến
Văn bản đến
Năm
đến của Sở
của Phòng
của các cơ
của nhân dân
Giáo dục
Giáo dục
quan đoàn thể

(đơn thư)
….
Qua thời gian làm công tác Văn thư – Lưu trữ tại trường THCS, để quản
lý văn bản đến ở trường học tôi thấy có những thuận lợi và khó khăn sau:
* Thuận lợi
- Đảng, chính quyền, đồn hể và nhân dân rất quan tâm đến Giáo dục, có
tinh thần đồn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ thầy cô giáo năng động,
nhiệt tình, có năng lực chun mơn tốt, có tinh thần trách nhiệm cao.
- Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng GD&ĐT và BGH nhà trường.
- Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý,
công tác dạy học và các hoạt động khác.
- Công tác quản lý văn bản đến có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính
pháp lý, các văn bản đến phần lớn đều được chuyển trực tiếp đến địa chỉ gmail
qua mạng Internet (chỉ có một số ít văn bản chuyển qua đường bưu điện, từ hội
nghị mang về…).
Về phần bản thân tôi đã rèn luyện cho mình tính cẩn thận, ngăn nắp, làm
việc có khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho bản thân.
* Khó khăn:
- Thời gian gian đầu cịn phải tiếp cận làm quen với cơng việc nên cũng
gặp khó khăn trong công tác quản lý văn bản đến và trong xử lý vấn đề.
6


- Lúc mới nhận bàn giao, tôi thấy công việc cịn đang mới mẽ, hồ sơ
khơng ngăn nắp, rất bề bộn cho việc tìm kiếm, sắp xếp lại cơn văn, tài liệu, hồ
sơ rất lâu, công văn đến bị thất lạc nhiều.
Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải và gây bức xúc cho người làm
công tác văn thư như tơi. Tơi thấy mình cần phải có biện pháp để nâng cao công
tác Văn thư - Lưu trữ ở trường THCS nơi tơi đang cơng tác. Trong đó có “biện
pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đến ở trường THCS”.

Chính vì thế, tơi đã tập trung vào đề tài này, tìm ra giải pháp thực hiện một cách
hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
3. Các giải pháp sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý
văn bản đến ở trường THCS.
Để tiến hành nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đến ở trường
THCS tôi đưa ra ba biện pháp sau:
3.1 Biện pháp 1: Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu văn bản đến.
Tất cả văn bản, giấy tờ, tài liệu, thư chuyển đến trường THCS đều tập trung
tại NV văn thư. NV văn thư tiếp nhận , kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến.
Việc tiếp nhận văn bản đến là quy trình đầu tiên của việc quản lý văn bản
đến. Việc tiếp nhận văn bản đến về nguyên tắc cần phải được kiểm tra và xem
xét thận trọng.
* Vai trò, tác dụng, hiệu quả của biện pháp “Tiếp nhận, phân loại, bóc bì,
đóng dấu văn bản đến”:
- Làm tốt việc “Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu văn bản đến” là cán bộ
văn thư đã làm tốt bước đầu của quy trình quản lý văn bản đến. Góp phần vào việc
đăng ký văn bản đến và chuyển giao, giải quyết văn bản đến một cách khoa học,
nhanh chóng, chính xác, kịp thời đến người tiếp nhận văn bản.
- “Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu văn bản đến” địi hỏi người làm
cơng tác Văn thư phải xử lý nhanh chóng về mặt thời gian đáp ứng yêu cầu chỉ
đạo điều hành của lãnh đạo đến các hoạt động của nhà trường.
- Cán bộ văn thư ở trường học cần phải đảm bảo nguyên tác kịp thời,
chính xác và thống nhất các văn bản đến sẽ được xử lý giải quyết ngay, khơng bị
lẫn lộn. Giúp lãnh đạo nhà trường có kế hoạch xử lý, giải quyết công việc được
kịp thời gian quy định.
Văn thư ở trường THCS cần lưu ý:
- Thứ nhất là kiểm tra, cập nhật văn bản do cơ quan khác gửi đến.
- Thứ hai là phân loại văn bản đến:
+ Văn bản ( Loại gửi cho cơ quan; loại gửi cho đồn thể).
+ Thư riêng

Ví dụ minh họa:
Loại gửi cho cơ quan ( được bóc bì).
UBND HUYỆN THỌ XN
Địa chỉ: TT Thọ Xn – Thanh Hóa
Kính gửi: Trường THCS X

HỘI ĐOÀN - ĐỘI THỌ XUÂN
Địa chỉ: TT Thọ Xn – Thanh Hóa
Kính gửi: Trường THCS X
7


Loại gửi cho cá nhân, thư riêng (khơng được bóc)
UBND HUYỆN THỌ XN
PHỊNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH
Địa chỉ: TT Thọ Xn – Thanh Hóa
Kính gửi: Bà. Lê Thị A
Trường THCS ………

UBND HUYỆN THỌ XUÂN
PHÒNG GD&ĐT THỌ XUÂN
Địa chỉ: TT Thọ Xn – Thanh Hóa
Kính gửi: Ơng. Nguyễn Văn B
Trường THCS………

Trường hợp văn bản chuyển qua mạng Internet thì cán bộ văn thư phải
download về thư mục mình lưu trên máy tính, in ra đầy đủ văn bản (ở loại văn
bản gửi qua mạng khơng phải bóc bì).
- Thứ ba là bóc bì văn bản: Khi bóc bì NV văn thư phải lưu ý khơng được
tự tiện bóc thư riêng, văn bản mật, tuyệt mật khi chưa được sự đồng ý của người

ghi tên trên bì.
- Thứ tư là đóng dấu lên văn bản đến: Văn bản đến sau khi được NV văn
thư tổng hợp sẽ đóng dấu đến. Dấu đến phải do cơ quan mình làm để đóng lên
văn bản đến.
Mẫu dấu đến được khắc như sau: (Xem phụ lục 2)
Được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
50 mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số: ………………………….
35
ĐẾN
mm
Ngày: …………………………
Chuyển: ……………………………………..
Số và ký hiệu HS: ………………………………
Ví dụ minh họa:

Cơng văn đến đã được đóng dấu đến khắc sẵn
8


3.2 . Biện pháp 2: Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thơng
tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của
dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn
thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại
văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Ở phần này tôi muốn trình bày và áp dụng 2 phương pháp đó là:
a. Phương pháp đăng ký truyền thống (đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến).
Phương pháp này văn thư nhà trường có nhiệm vụ:

- Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyết phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản.
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản
- Quản lý sổ đăng ký văn bản đến.
- Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa, bí mật của cơ quan, tổ
chức; các loại con dấu khác theo quy định.
* Bìa và trang đầu: (xem phụ lục 3)
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày
theo minh họa tại hình vẽ dưới đây.
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỌ XUÂN
TRƯỜNG THCS X

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 2020
Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12
Từ số 01 đến số ….

Quyển số: 01

Mẫu bìa

Mẫu bìa sổ in sẵn

Về nguyên tắc, mọi văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản đến. Cách làm này tạo điều kiện dễ dàng và tiện lợi hơn cho việc tìm
kiếm khi cần thiết.
9

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được bố trí như sau: (Xem phụ lục 3)
Ngày Tên loại và Đơn vị
Số, ký
Ngày Số
tháng trích yếu hoặc Ngày Ký Ghi
Tác giả hiệu
đến đến
văn nội dung người chuyển nhận chú
văn bản
bản văn bản nhận

Ví dụ minh họa đăng ký như sau:

Sổ đăng ký văn bản đến
Ở trường THCS thì hàng năm thường có những đơn từ của nhân dân vì
vậy ta cần lập loại sổ đăng ký riêng:
Mẫu sổ: (Xem phụ lục IV)
Ngày Số
đến
(1)

Họ tên, địa

Ngày

đến chỉ người gửi tháng
(2)

(3)

(4)

Tên loại và trích
yếu nội dung
(5)

Đơn vị
hoặc người
nhận
(6)

Ký

Ghi

nhận

chú

(7)

(8)

Sau khi đã đăng ký văn bản đến NV văn thư trình văn bản cho hiệu trưởng
xem xét, nghiên cứu để quyết định phương hướng giải quyết. Hiệu trưởng ghi rõ
chuyển đến cá nhân, đoàn thể nào trong trường thì NV văn thư căn cứ vào đó để
chuyển đến đối tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất.

10

Ngoài phương pháp đăng ký truyền thống vào mẫu sổ đăng ký cơng văn
đến như trên tơi cịn quản lý văn bản đến bằng phương pháp hiện đại đó là lưu
văn bản và đăng ký văn bản trên máy vi tính.
b. Phương pháp hiện đại (Lưu văn bản và đăng ký văn bản trên máy vi tính).
Phương pháp này NV văn thư nhà trường phải đảm bảo yêu cầu sau:
- Kiểm tra tính xác thực và tồn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp
nhận trên hệ thống của ngành.
- Kiểm tra văn bản xem đã gửi đúng đến địa chỉ của trường chưa để đăng
ký và giải quyết kịp thời, nhanh chóng.
- Đặc biệt là khi có yêu cầu nhập trực tuyến nhân viên văn thư phải tiến
hành thu thập số liệu, xử lý và nhập ngay theo yêu cầu của văn bản cấp trên.
Việc lưu trữ các loại văn bản đến trên máy vi tính là rất quan trọng. Do đó
người làm cơng tác văn thư phải hết sức cẩn thận, kỹ càng trong công tác lưu trữ
văn bản đến.
Trong thời đại ứng dụng CNTT (4.0) địi hỏi NV văn thư trong trường
học ln phai tìm cho mình một biện pháp lưu trữ sao cho khoa học, dễ tìm
kiếm khi cần thiết.
Máy vi tính là một công cụ rất cần thiết cho người làm NV văn thư ở trường
THCS. Nó khơng chỉ quan trọng trong việc soạn thảo các văn bản mà nó cịn là một
cái tủ to lớn để giúp NV văn thư như tôi lưu trữ những loại công văn, hồ sơ cần thiết
để khi cần ta chỉ việc mở máy là có ngay nhằm đáp ứng hiệu quả công việc của nhà
trường. Đặc biệt là lưu trữ các loại văn bản đến của các cơ quan cấp trên gửi qua
mạng Internet.
Do đặc thù hiện nay, hầu hết tất cả các băn bản đến của cấp trên gửi về
các trường trong tồn huyện có kèm theo văn bản. Vì vậy muốn quản lý, lưu trữ
văn bản đến để dễ dàng thuận lợi thì cách làm sau đây đã nâng cao hiệu quả
quản lý văn bản đến của tôi ở trường THCS lên rất nhiều:
* Cách 1: Lưu văn bản đến bằng ổ đĩa
Lập thư mục theo quy trình sau:

Ổ ĐĨA LƯU

NĂM ……

CƠNG VĂN
ĐẾN
NHÀ TRƯỜNG

CƠNG VĂN
ĐẾN
CƠNG ĐỒN

CƠNG VĂN
ĐẾN
TTHT CỘNG ĐỒNG

CƠNG VĂN
ĐẾN
CHI BỘ

CƠNG VĂN
ĐẾN
ĐỒN - ĐỘI TN

11


Hằng ngày văn bản của ngành liên quan đến nhà trường về mặtchun
mơn, đến các đồn thể trong nhà trường hầu hết được gửi qua địa chỉ gmail của
từng trường. NV văn thư hằng ngày phải có trách nhiệm truy cập để cập nhật

văn bản đến để giải quyết nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
Muốn thực hiện tốt cơng tác lưu trữ văn bản đến mang tính khoa học và
đạt hiệu quả cao, giải pháp của bản thân tôi là tạo một thư mục mới mang tên
“Công văn đến”, trong thư mục “Công văn đến” sẽ tạo các thư mục con liên
quan đến tên gọi của từng loại văn bản. Tiến hành Dowload các văn bản gửi từ
gmail về và lưu trữ vào các thư mục con của thư mục “Công văn đến”, theo nội
dung văn bản gửi cho từng bộ phận.
Ví dụ minh họa:

Thư mục cơng văn từng năm của nhà trường

Địa chỉ gmail truy cập công văn đến của nhà trường
Khi quá trình đăng ký và lưu trữ văn bản đến hoàn thành, tiến hành liên
kết File “Hyperlink” vừa Dowload đến sổ quản lý văn bản đến trên máy tính.
Thực hiện tốt giải pháp này giúp cho cơng tác tìm kiếm văn bản phục vụ cho
12


công tác điều hành, quản lý của cơ quan được nhanh chóng, chính xác. Chỉ cần
tìm tên sổ quản lý văn bản, chọn vào tên, loại văn bản mà ta đã liên kết file trên
sổ quản lý văn bản trên máy tính.

Ví dụ: Tìm cơng văn “đánh giá SKKN năm học 2019 - 2020 và hướng
dẫn công tác SKKN năm học 2020 - 2021” của Phòng GD&ĐT Thọ Xuân.
Lúc chưa áp dụng sáng kiến: muốn tìm văn bản người làm công tác văn
thư phải mở sổ quản lý văn bản đến xem số, ngày tháng, năm đăng ký văn bản
trên sổ quản lý văn bản đến, xem văn bản được đăng ký vào ngày tháng năm
nào, tìm kiếm trong kho lưu trữ đúng ngày, tháng, năm được đăng ký tìm văn
bản theo yêu cầu. Thực hiện công tác lưu trữ theo phương pháp này tốn rất nhiều
thời gian tìm kiếm và cơng sức, đơi khi văn bản cịn thất lạc gây khó khăn cho

cơng tác tra cứu về sau.
Khi áp dụng sáng kiến: Muốn tìm văn bản trên, người làm công tác văn thư
chỉ cần xem sổ quản lý văn bản trên máy, líp vào đúng văn bản cần tìm, văn bản sẽ
hiển thị trên máy do ta đã liên kết file “Hyerlink” khi đăng ký văn bản.
Khi thực hiện cơng tác lưu trữ theo sáng kiến này, tốn ít thời gian, chỉ cần
một thao tác đã tìm được văn bản, khơng để thất thốt văn bản giúp lưu trữ và cung
cấp các thông tin pháp lý, phục vụ tốt cho công tác điều hành, quản lý của nhà
trường.
Việc thành lập nhiều thư mục khác nhau và cụ thể như trên giúp cho việc
tra tìm dễ dàng hơn. Khi tạo tập tin thuộc vào thư mục nào ta download công
văn từ mạng thì ta cho vào thư mục đó để lưu.
Ví dụ: Thư mục của Phịng GD&ĐT: Tồn bộ các báo cáo, đề nghị, tờ trình,
cơng văn, giấy mời, … gửi lên hệ thống trang web thì ta lưu vào thư mục của Phòng
Giáo dục. Ta phải dùng ký hiệu để tìm như đánh số theo tứ tự 1,2,3 đến …
13


* Cách 2: Đăng ký văn bản đến trên máy vi tính (bằng lập bảng đăng ký Excel).
Tạo một File bằng Excel có nội dung giống như sổ đăng ký văn bản đến
(Sổ đăng ký văn bản đến 2021.xls).
Ví dụ minh họa:

Liên kết trích yếu nội dung với file văn bản tương ứng trong thư mục văn
bản đã nhận. Đồng thời tạo bộ lọc cho file này là những mũi tên sổ xuống.
Ví dụ: Ta muốn tìm văn bản của Phòng, Sở hoặc nơi nào khác… ta vào cột
nơi phát hành bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Phòng, Sở… thì file sẽ lọc ra những
văn bản chỉ của Phịng hoặc chỉ của Sở hay bất cứ cơ quan nào. Sau đó muốn tìm
văn bản ta mở file “Sổ đăng ký văn bản đến năm 2020”, vào Edit chọn (Find). Gõ
từ cần tìm vào khung Find what, nhấn chuột vào Find Next, từ tìm được sẽ được
chấp nhận chọn vào. Sau đó vào liên kết để mở File cần tìm.

- Lọc công văn của UBND huyện Thọ Xuân chỉ cần một thao tác líp:

14


- Lọc cơng văn của Phịng GD&ĐT huyện Thọ Xn:

Trước đây việc quản lý văn bản đến còn đang lộn xộn, chưa khoa học.
Giờ đây để tìm một văn bản, một thơng tin từ văn bản đến khơng cịn là vấn đề
khó khăn nữa, muốn tìm một văn bản ta chỉ cần làm vài thao tác đơn giản và
nhanh gọn là có thể lấy những gì mình muốn từ văn bản đến.
Việc quản lý văn bản đến không đơn thuần là việc đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản đến hay là lưu và đăng ký trên máy vi tính mà cịn phải chuyển giao, giải
quyết và theo dõi đơn đốc việc giải quyết văn bản đến để kịp thời gian quy định.
3.3 Biện pháp 3: Chuyển giao, giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến. ( xem phụ lục V,VI, VII)
Văn bản đến sau khi đa có ý kiến chỉ đạo của hiệu trưởng, NV văn thư
phải chuyển đến đúng đối tượng có trách nhiệm xử lý giải quyết. Người nhận
văn bản phải ký nhận đầy đủ vào sổ đăng ký văn bản đến.
Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến:
Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được in sẵn trên trang giấy khổ A3,
kích thước: 420mm x 297mm, bao gồm 7 cột theo mẫu sau:
Số
đến

Tên loại, số và ký
hiệu, ngày tháng
và tác giả văn bản

Đơn vị

hoặc người
nhận

Thời
hạn giải
quyết

Tiến độ
Số hiệu
giải
văn bản trả
quyết
lời

Ghi
chú

Lưu ý: Đối với văn bản “mật” , “tối mật” và “tuyệt mật” thì phải chú ý
một số điểm sau: Văn thư không được giao phụ trách văn bản chỉ cần ghi vào sổ
phần ngồi bì sau đó chuyển giao cho người nhận và ký nhận vào sổ. Những văn
bản này thì ở các trường THCS ít khi có.

15


Trường THCS, Hiệu trưởng là người đứng đầu nhà trường có trách nhiệm
chỉ đạo, giải quyết kịp thời văn bản đến. Phó hiệu trưởng, Cơng đồn, Đồn đội,
Đồn Thanh niên và các tổ chuyên môn chỉ giải quyết những văn bản đến theo sự
ủy nhiệm của Hiệu trưởng và những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công
phụ trách. Căn cứ vào nội dung của văn bản đến, Hiệu trưởng giao cho cá nhân

hoặc đoàn thể nào đấy giải quyết cơng việc theo quy định. Cá nhân hay đồn thể
được phân công thực hiện theo yêu cầu của công văn phải có trách nhiệm nghiên
cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định của nhà trường.
Theo dõi văn bản đến là một công việc rất quan trong của nhà trường
trong việc thực hiện chức năng, điều hành, quản lý. Vì vậy mỗi văn bản đến
ngồi việc đăng ký, chuyển giao kịp thời chính xác đến đối tượng liên quan thì
việc theo dõi xử lý, giải quyết chặt chẽ mới mang lại hiệu quả thực sự. Từ đó để
cấp trên đánh giá nhà trường về mảng nạp công văn đúng thời gian quy định và
đạt hiệu quả cao.
4. Hiệu quả của SKKN đối với hoạt động giáo dục, với bản thân,
đồng nghiệp và nhà trường:
* Đối với hoạt động giáo dục:
- Từ thực tế sáng kiến này được triển khai ở trường THCS X có thể khẳng
định rằng, việc ứng dụng “biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn
bản đến ở trường THCS” là công việc rất cần thiết không thể tách rời đối với
người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trong cơ quan tổ chức. Từ đó góp phần tích
cực nâng cao hiệu quả quản lý của các trường THCS. Giúp NV Văn thư cập nhật
các băn bản đến đã lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác, tốn ít thời gian. Tạo
cơ sở pháp lý cao giúp cán bộ quản lý, điều hành cơ quan một cách nhanh chóng,
chính xác.
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động giáo dục ở trường học, cung cấp những
tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho hoạt động giáo dục.
* Đối với bản thân:
- Các báo cáo thực hiện kịp thời, đúng thời hạn, hồ sơ, công văn được cập
nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận. Thuận lợi trong việc tìm kiếm khi cần thiết.
- Hàng ngày tôi kiểm tra công văn trên mạng và Dowloal về để giải quyết.
Công việc đều được giải quyết hàng ngày chủ động trong công việc
- Khơng để thất thốt văn bản đến.
- Tủ hồ sơ lưu công văn đến ngăn nắp, phân loại cụ thể, có khoa học.
- Rèn luyện cho bản thân tính cẩn thận, ngăn nắp, làm việc có khoa học;

nâng cao tinh thần trách nhiệm cho bản thân.
* Đối với đồng nghiệp, nhà trường
- Giúp cho cán bộ giáo viên, nhân viên trong nhà trường nâng cao hiệu
suất công việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu của
cấp trên. Hồ sơ tài liệu của các cán bộ giáo viên, nhân viên trong trường đã trở
thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống. Qua đó
cán bộ giáo viên, nhân viên có thể kiểm tra đúng rút kinh nghiệm góp phần thực
hiện tốt các kế hoạch của nhà trường.
16


- Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực của nhà trường phục
vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát.
- Nâng cao tính thống nhất hợp tác, trách nhiệm trong tất cả các thành
viên của tổ Văn phòng và CB, tập thể GV. Phối hợp và hỗ trợ tốt cho các tổ chức
đoàn thể trong công tác quản lý văn bản đến cũng như chỉ đạo chuyên môn
nghiệp vụ.
- Hoạt động của nhà trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin, chủ trưởng
đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước. Góp phần đưa công tác
Văn thư – Lưu trữ của nhà trường đi vào nề nếp, làm việc khoa học; góp phần
tích cực trong việc tham mưu cho BGH nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ
được giao. Đặc biệt là thành tích của NV Văn phịng nói chung, của NV văn thư
nói riêng đã góp phần khơng nhỏ vào thành tích chung của Nhà trường đã đạt
được trong những năm qua.
* Kết quả minh họa cụ thể:

Bìa sổ cơng văn đến

Đăng ký công văn đến

Các tệp lưu công văn đến năm 2020
17


Công văn Lưu trữ từng năm

Sổ công văn Lưu trữ từng năm

Lập hồ sơ Lưu trữ từng năm đưa vào các tiêu chí KĐCLGD
18


III. KẾT LUẬN
1. Kết luận:
Sáng kiến trên không những giúp cho cán bộ Văn thư – Lưu trữ quản lý
tốt văn bản, tránh thất thốt, cơng tác tìm kiếm tốn ít thời gian mà sáng kiến này
còn tạo cơ sở pháp lý cao giúp cán bộ quản lý, chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà
trường một cách tốt nhất.
Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn
bản đến sẽ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho hoạt động
quản lý, sự điều hành, chỉ đạo của BGH đạt hiệu quả cao.
Giúp cho cán bộ công chức nâng cao hiệu suất cơng việc; giải quyết, xử lý
cơng việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng được yêu cầu đổi mới
giáo dục hiện nay.
Tạo cơng cụ kiểm sốt việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức
đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng
về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát.
Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách
nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có liên
quan đến cơ quan, đơn vị.

2. Những ý kiến đề xuất:
* Đối với nhà trường: BGH cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, máy
móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng nhu cầu cần thiết
cho công tác văn thư lưu trữ.
* Đối với Phòng GD&ĐT, cấp trên: Thường xuyên tổ chức các lớp bồi
dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn cho nhân
viên văn thư ở các trường THCS nói riêng và các trường học trong tồn huyện
nói chung. Từ đó góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư chính quy,
chuyên nghiệp hơn ở các nhà trường.
- Trên đây là một số biện pháp và những công việc đã thực hiện để nâng
cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đến ở trường THCS. Đề tài đã được kiểm
chứng và đúng kết từ thực tiễn. Rất mong được sự góp ý của Hội đồng khoa học
ngành, sự chia sẻ của đồng nghiệp.
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Thọ Xuân, ngày 20 tháng 03 năm 2016
Tôi xin cam đoan đây là SKKN của
mình viết, khơng sao chép nội dung của
người khác.
Người làm sáng kiến

19