Đánh giá hoạt động tra cứu thông tin tại hệ thống thư viện đại học quốc gia thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------

NGÔ THỊ THANH HƯƠNG

ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN
TẠI HỆ THỐNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SỸ
CHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2010


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------

NGÔ THỊ THANH HƯƠNG

ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN
TẠI HỆ THỐNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN
CHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN
MÃ SỐ : 60.32.20

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
TS. NGUYỄN THỊ THƯ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2010


Lời cảm ơn
Tôi xin chân thành cám ơn:
- TS Nguyễn Thị Thư đã hướng dẫn tận tình, truyền đạt các kiến thức, kinh nghiệm
quý báu giúp tôi thực hiện và hồn thành luận văn.
- Các Thầy giáo, Cơ giáo trong Khoa Thư viện - Thông tin học trường Đại học Khoa
học Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh cùng tồn thể các Thầy
giáo, Cơ giáo đã nhiệt tình giảng dạy, giúp đỡ tơi hồn thành luận văn.
- Phịng Đào tạo Sau đại học trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn – Đại học
Quốc gia Tp. HCM.
- Ban Giám đốc các Thư viện thành viên trong hệ thống Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí
Minh, các bạn đồng nghiệp tại các Thư viện đã cung cấp các thông tin, số liệu, chia sẻ
kinh nghiệm giúp đỡ tơi hồn thành luận văn.
- Các đồng nghiệp trong hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh: Thư
viện trường Đại học Bách Khoa, Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân
văn, Thư viện trường Đại học Khoa học Tự Nhiên, Thư viện Trung tâm đã tạo điều
kiện, giúp đỡ tơi có cơ hội tốt nhất để hồn thành luận văn.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cám ơn chân thành sâu sắc nhất đến những người thân
trong gia đình đã luôn giành cho tôi sự ủng hộ, động viên q báu để tơi có thể n
tâm học tập và hồn thành luận văn tốt nghiệp.

Tp.Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 9 năm 2010
Tác giả

Ngô Thị Thanh Hương

i

Lời cam đoan
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa công
bố ở cơng trình nào khác.
Tác giả

ii


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT Chữ viết tắt

Giải nghĩa

1.

BMTC

Bộ máy tra cứu

2.

CBTC

Cán bộ tra cứu

3.

CBTV

Cán bộ thư viện, Cán bộ thư viện – thông tin

4.

CSDL

Cơ sở dữ liệu

5.

ĐHQG TpHCM

Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh

6.

HTML

Hệ thống mục lục

7.

MLTT

Mục lục trực tuyến

8.

NDT

Người dùng tin, Người sử dụng

9.

TTTT - TVĐHKHXH & NV Trung tâm thông tin – thư viện trường Đại học
Khoa học Xã hội & Nhân văn

10.

TVĐHBK

Thư viện trường Đại học Bách Khoa

11.

TVĐHKHTN

Thư viện trường Đại học Khoa học Tự Nhiên

12.

TVTT

Thư viện trung tâm

iii

MỤC LỤC
Trang
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................ 1
CHƯƠNG I – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN
1.1 Khái niệm .............................................................................................................. 7
1.1.1 Hoạt động tra cứu thông tin (Reference work, reference service) ............... 7-10
1.1.2. Đánh giá hoạt động tra cứu thơng tin ....................................................... ..10-11
1.2.Ý nghĩa, vai trị của hoạt động tra cứu thông tin ....................................... 11-12
1.2.1. Trong các thư viện, trung tâm thông tin ..........................................................12
1.2.2. Trong thư viện đại học ................................................................................. 12-13
1.3. Các thành phần của hoạt động tra cứu thông tin.............................................14
1.3.1 Điều kiện tổ chức hoạt động tra cứu thông tin .................................................14
1.3.1.1 Bộ máy tra cứu ............................................................................................14-18
1.3.1.2 Cán bộ thư viện – thơng tin ......................................................................... 18-19
1.3.2 Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động tra cứu thông tin ...........................19-26
1.3.3 Kết quả của hoạt động tra cứu thông tin..................................................... .26-29
1.4. Đánh giá hoạt động tra cứu thông tin................................................................29
1.4.1.Ý nghĩa của việc đánh giá hoạt động tra cứu thông tin ............................. 29-31
1.4.2. Phương pháp đánh giá hoạt động tra cứu thông tin .............................. ... ....31
1.4.2.1. Các loại phương pháp đánh giá một hoạt động........................................ .31-39
1.4.2.2 Thực hiện đánh giá hoạt động tra cứu thông tin........................................ .39-47
1.4.3 Yêu cầu và tiêu chí đánh giá hoạt động tra cứu thơng tin ...............................47
1.4.3.1 Yêu cầu về đánh giá hoạt động tra cứu thông tin ...................................... 47-48
1.4.3.2 Tiêu chí đánh giá hoạt động tra cứu thông tin........................................... 48-58
Chương II: KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI HỆ
THỐNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH
2.1. Giới thiệu khái quát hệ thống thư viện ĐHQG Tp.HCM.......................... .59-61
2.1.1 Nguồn tài nguyên thông tin ......................................................................... .61-62
2.1.2 Cơ sở vật chất trang thiết bị ........................................................................ .62-63
2.1.3 Cán bộ thư viện – thông tin ......................................................................... .63-65

2.1.4 Kinh phí bổ sung tài ngun thơng tin ..............................................................65

iv


2.2.Thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại hệ thống thư viện Đại học Quốc
gia Tp. Hồ Chí Minh ..................................................................................................66
2.2.1 Điều kiện thực hiện tra cứu thông tin ...............................................................66
2.2.1.1 Bộ máy tra cứu. .......................................................................................... .66-73
2.2.1.2 Cán bộ tra cứu thông tin ............................................................................ .73-79
2.2.2 Tổ chức hoạt động tra cứu thông tin ................................................................79
2.2.2.1 Hoạt động tra cứu của người dùng tin tại hệ thống thư viện Đại học Quốc gia
Tp. Hồ Chí Minh..................................................................................................... .79-83
2.2.2.2 Tổ chức bộ phận tra cứu thơng tin ............................................................. .83-85
2.2.2.3 Quy trình thực hiện hoạt động tra cứu thông tin ....................................... .85-86
2.2.2.4 Công cụ tra cứu .......................................................................................... .86-91
2.2.3 Kết quả hoạt động tra cứu thông tin..................................................................92
2.2.3.1 Sản phẩm tra cứu thông tin ........................................................................ .92-95
2.2.3.2 Mức độ thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin .........................................95-101
CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ & KIẾN NGHỊ VỀ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU
THÔNG TIN TẠI HỆ THỐNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM
3.1 Đánh giá hoạt động tra cứu thông tin tại hệ thống thư viện Đại học Quốc gia
Tp Hồ Chí Minh.................................................................................................... …102
3.1.1 Đánh giá điều kiện tổ chức hoạt động tra cứu thông tin ............................. ..102
3.1.1.1 Đánh giá bộ máy tra cứu thông tin ....................................................... ..102-119
3.1.1.2 Đánh giá về đội ngũ cán bộ tra cứu thông tin....................................... ..119-123
3.1.2 Đánh giá về tổ chức hoạt động tra cứu thông tin ....................................123-125
3.1.3 Đánh giá kết quả hoạt động tra cứu thông tin.................................................125
3.1.3.1 Đánh giá sản phẩm tra cứu thông tin......................................................125-128
3.1.3.2 Đánh giá mức độ thỏa mãn nhu cầu thông tin của người dùng tin đối với dịch

vụ tra cứu ............................................................................................................128-130
3.2 Kiến nghị giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động tra cứu thông tin tại hệ
thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh ................................................130
3.2.1 Xây dựng tiêu chuẩn cho hoạt động tra cứu thông tin....................................130
3.2.1.1 Tiêu chuẩn cho những điều kiện tổ chức hoạt động tra cứu thông tin....130-132
3.1.3.2 Tiêu chuẩn của bộ phận tra cứu thông tin ..............................................132-134
3.2.2 Chun nghiệp hóa hoạt động tra cứu thơng tin.....................................135-141
v


3.2.4 Phối hợp, hợp tác giữa các thư viện đại học trong hoạt động tra cứu thông
tin.........................................................................................................................141-143
3.2.5 Quảng bá & tiếp thị rộng rãi các sản phẩm & dịch vụ thông tin............144-146

KẾT LUẬN .......................................................................................................147-148
TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................... 149-153
PHỤ LỤC ....................................................................................................................154
Phụ lục 1 – Văn bản do Nhà nước ban hành : Qui chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư
viện trường đại học
Phụ lục 2 – Mẫu phiếu khảo sát
Phụ lục 3 –Tổng hợp kết quả khảo sát
Phụ lục 4 – Quy trình cung cấp thơng tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học
Khoa học Xã hội & Nhân văn
Phụ lục 5 – Dịch vụ cung cấp thơng tin
Phụ lục 6 – Kinh phí bổ sung tài liệu của các thư viện khảo sát

vi


PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài:
Thế kỷ XXI, kỷ nguyên của nền kinh tế tri thức, thông tin trở
thành một loại hàng hóa đặc biệt, là tiềm lực của mỗi quốc gia. Ngày
nay, con người sống, làm việc và học tập không thể thiếu thông tin.
Thông tin góp phần hồn thiện tri thức của con người. Mọi người đều có
quyền bình đẳng về tiếp cận thơng tin qua các kênh truyền tin khác nhau.
Một trong những kênh vơ cùng quan trọng đó chính là thư viện.
Thư viện đóng vai trị thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin
đến cho người sử dụng. Thư viện góp phần định hướng nhu cầu đọc của
người dùng tin, mở ra cho họ kho tàng tri thức vô giá để đồng hành cùng
họ trong học tập, nghiên cứu, giải trí,…Thư viện bằng nhiều hoạt động
của mình đã thỏa mãn được phần nào nhu cầu tin của người sử dụng.
Trước sự bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công
nghệ, đặc biệt là công nghệ thơng tin ứng dụng trong thư viện, thói quen
của người dùng tin cũng có rất nhiều thay đổi. Chính điều đó đã đặt các
thư viện trước nhiều cơ hội thuận lợi cho sự phát triển và cũng đứng
trước nhiều thách thức lớn. Các trung tâm thông tin – thư viện ln phải
tìm lời giải đáp là làm sao để có thể tạo ra được một môi trường thông
tin đa tiện ích, người sử dụng truy nhập thông tin được hiệu quả, dễ
dàng. Một trong những giải pháp mà các cơ quan thông tin – thư viện
hướng tới là cải tiến chất lượng hoạt động tra cứu thông tin, một trong
những khâu chủ chốt của hoạt động thông tin thư viện.
Việc ứng dụng sâu rộng công nghệ thông tin vào ngành thư viện
và sự thay đổi thói quen của người dùng tin trước ảnh hưởng Internet đã
tác động đến hoạt động tra cứu thông tin đặc biệt là hệ thống thư viện đại
học. Vấn đề cải tiến và hoàn thiện hoạt động tra cứu thông tin là một yêu
cầu cấp bách mà các thư viện đại học phải đảm trách trong kỷ ngun
của nền kinh tế tri thức, trong đó thơng tin được coi là tiềm lực của mỗi
quốc gia.
.

1


Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động tra cứu thông tin,
hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh đã coi đây là một
trong những điều kiện tiên quyết phải thực hiện có chất lượng để có thể
góp phần hồn thành sứ mạng của thư viện đại học. Tháng 12/2007 Thư
viện Trung tâm Đại học Quốc gia đã bảo vệ thành công đề tài triển khai
“Xây dựng các giải pháp phát triển hệ thống thư viện Đại học Quốc gia
Tp Hồ Chí Minh” mà trong đó một nội dung khá quan trọng được đề cập
đến là phát triển dịch vụ tra cứu thông tin trong các thư viện thành viên.
Chính vì những lý do đó, tôi quyết định chọn đề tài “Đánh giá
hoạt động tra cứu thông tin tại hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp
Hồ Chí Minh” làm đề tài luận văn thạc sỹ chuyên ngành thông tin thư
viện.
2.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trên thế giới, hoạt động tra cứu thông tin được đề cập khá nhiều

trong các báo cáo, hội thảo. Ngành thông tin – thư viện coi đây là một
hoạt động quan trọng để quảng bá hình ảnh thư viện, khai thác hiệu quả
nguồn lực thông tin và làm cầu nối giúp người dùng tin có thể tiếp cận
được tới nguồn tri thức. Ở Việt Nam, sự nghiệp thư viện phát triển chậm
hơn. Từ những năm 90 của thế kỷ 20 hệ thống thư viện đại học mới bắt
đầu được chú trọng. Thư viện các trường đại học đã từng bước hồn
thiện để đáp ứng u cầu của cơng cuộc đổi mới. Thư viện không chỉ là
nơi lưu trữ, bảo quản tài liệu và đáp ứng các dịch vụ thông tin truyền
thống (mượn, trả tài liệu,…) mà phải chủ động quảng bá hình ảnh, huấn

luyện người dùng tin sử dụng hiệu quả nguồn lực thơng tin của mình.
Các thư viện đại học đang phấn đấu trở thành các trung tâm thông tin, là
môi trường học liệu mở cho sinh viên. Do đó, các thư viện đều nhận thấy
tầm quan trọng của hoạt động tra cứu thông tin trong việc phổ biến thông
tin đến người sử dụng.
Về mặt lý luận hoạt động tra cứu thơng tin có một số cơng trình nghiên
cứu sau:
.

2


- Dịch vụ tra cứu và thông tin, tác giả Ngô Thanh Thảo dịch.
- Thư viện học đại cương, tác giả Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết.
- Thư mục học đại cương, tác giả Nguyễn Thị Thư.
- Thư mục học đại cương, tác giả Trịnh Kim Chi, Dương Bích Hồng.
- Thông tin: Từ lý luận tới thực tiễn, tác giả Nguyễn Hữu Hùng.
- Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện, tác giả Trần Mạnh Tuấn.
- Tra cứu thông tin trong hoạt động thư viện thông tin, tác giả Trần Thị
Bích Hồng, Cao Minh Kiểm.
- Reference and information services in the 21th century: an
introduction, tác giả Richard E.Bopp.
- Introduction to reference work, Vol.II: Reference service and reference
processes, tác giả William A.Katz.
- Introduction to reference work, volume I: Basic information source, tác
giả Joan M.Reitz
Về mặt thực tiễn, hiện tại có một số cơng trình nghiên cứu về vai trị và
hoạt động của một số thư viện đại học trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh.
Tiêu biểu là “Nâng cao chất lượng hoạt động các thư viện đại học và
cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đáp ứng yêu cầu đổi mới

giáo dục đại học trong thời kỳ cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước”
của PGS. TSKH. Bùi Loan Thùy - chủ nhiệm đề tài cấp trường năm
2002. Đề tài nghiên cứu của tác giả Đỗ Văn Châu về “Phát triển dịch vụ
thông tin – thư viện trong các thư viện đại học công lập ở Tp Hồ Chí
Minh”, và các đề tài khác. Song các đề tài nghiên cứu này đều khảo sát
hiện trạng và phân tích các hoạt động, dịch vụ cơ bản của thư viện đại
học ở Tp Hồ Chí Minh chưa đi sâu nghiên cứu, phân tích, đánh giá và
kiến nghị giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động tra cứu ở Đại học
Quốc gia Tp Hồ Chí Minh, chưa đề cập đến dịch vụ thông tin hiện đại –
dịch vụ tra cứu thông tin, huấn luyện kiến thức thông tin cho người sử
dụng, và những vấn đề đặt ra cho hoạt động tra cứu thông tin hiện đại
trước tác động của Internet. Vì thế. hiện nay chưa có cơng trình nghiên
.

3


cứu sâu về đánh giá hoạt động tra cứu thông tin trong hệ thống thư viện
Đại học Quốc gia Tp.HCM.
3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
3.1 Mục tiêu nghiên cứu
- Mục tiêu của đề tài nhằm nghiên cứu khảo sát và đánh giá hoạt động
tra cứu thông tin tại các thư viện thành viên trong Đại học Quốc gia Tp
Hồ Chí Minh, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi gắn với thực tiễn nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu thông tin của các thư viện này.
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về hoạt động tra cứu thông tin,
dịch vụ tra cứu.
- Khảo sát, so sánh và phân tích hoạt động tra cứu thông tin tại các thư
viện thành viên trong Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh.

- Đánh giá hoạt động tra cứu thông tin trong hệ thống thư viện Đại học
Quốc gia Tp Hồ Chí Minh.
- Đề xuất những kiến nghị về hoạt động tra cứu thông tin trong các thư
viện thành viên trong Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
4.1 Đối tượng nghiên cứu:
- Hoạt động tra cứu thông tin.
4.2 Phạm vi nghiên cứu:
- Thư viện trung tâm Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh.
- Thư viện trường Đại học Bách Khoa – ĐHQG Tp HCM.
- Thư viện trường Đại học Khoa học Tự Nhiên – ĐHQG Tp HCM.
- Trung tâm thông tin – thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội
& Nhân văn - ĐHQG Tp HCM.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu dựa trên phương pháp luận triết học Mác – Lênin,
phương pháp luận thư viện học và các phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
.

4


- Phương pháp điều tra, khảo sát nhu cầu.
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp thống kê số liệu.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp dữ kiện thu thập được bằng
phần mềm thống kê SPSS (Statistic packaging for social science).
6. Hướng tiếp cận tư liệu
Quá trình thực hiện đề tài sẽ sử dụng 02 hướng tiếp cận cơ bản sau:
- Hướng tiếp cận thứ nhất là nghiên cứu nguồn tài liệu chuyên

ngành thông tin – thư viện học để phân tích, tổng hợp và xây dựng
cơ sở lý luận cho vấn đề nghiên cứu.
- Hướng tiếp cận thứ hai là tiến hành khảo sát, phỏng vấn, quan
sát, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại
các thư viện thành viên trong Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh
để thu thập dữ kiện phục vụ cho vấn đề nghiên cứu.
7. Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài
7.1 Ý nghĩa khoa học
Việc thực hiện đề tài nghiên cứu này sẽ giúp các thư viện nâng cao nhận
thức về tầm quan trọng của hoạt động tra cứu thông tin. Đây là một
nhiệm vụ hết sức cần thiết mà các thư viện phải đảm trách, đặc biệt là hệ
thống thư viện đại học trong giai đoạn hiện nay.
7.2 Ý nghĩa thực tiễn
Kết quả nghiên cứu giúp hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí
Minh đánh giá đúng thực trạng hoạt động tra cứu thơng tin của mình. Từ
đó xây dựng các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động tra cứu nhằm
từng bước đáp ứng kịp thời và có chất lượng nhu cầu thông tin của người
dùng tin.
8. Cấu trúc của luận văn
Luận văn được bố cục thành ba chương:

.

5


CHƯƠNG I – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU
THƠNG TIN
Trình bày cơ sở lý luận về hoạt động tra cứu thông tin, các phương pháp
đánh giá hoạt động tra cứu thông tin theo quan điểm của các chun gia

ngành thơng tin – thư viện trong và ngồi nước.
CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN
TẠI HỆ THỐNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
Mô tả thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại 04 thư viện thuộc Đại
học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh (Thư viện trường Đại học Bách Khoa,
Trung tâm thông tin – thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân
văn, Thư viện trường Đại học Tự Nhiên, Thư viện trung tâm). Phân tích
kết quả khảo sát, phỏng vấn, quan sát về công tác này tại các thư viện
được khảo sát.
CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ & KIẾN NGHỊ HOẠT ĐỘNG TRA
CỨU THÔNG TIN TẠI HỆ THỐNG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC
GIA TP.HCM
Đánh giá hoạt động tra cứu thông tin ở 04 thư viện đã tiến hành khảo sát.
Từ đó đưa ra những đánh giá chung về hoạt động này trong hệ thống thư
viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh, trên cơ sở đó kiến nghị giải
pháp hồn thiện nâng cao chất lượng hoạt động tra cứu thông tin tại đây.

.

6


CHƯƠNG I – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU
THÔNG TIN
1.1 Khái niệm
1.1 .1 Hoạt động tra cứu thông tin (Reference work, reference service)
Công tác tra cứu thư viện, một công việc chuyên môn tập trung vào dịch
vụ tra cứu được bắt đầu từ giữa thế kỷ 19 như hệ quả của những thành tựu
quan trọng nhất của thời đại: sự phát triển giáo dục. Các nhà nghiên cứu lịch
sử về dịch vụ tra cứu thường gắn các khái niệm hiện đại về công tác tra cứu

với bào báo “Các mối quan hệ cá nhân giữa nhân viên thư viện và bạn đọc”
của Samuel Green được đăng trong tạp chí American Library Journal (nay là
Library Journal) vào năm 1876. Bài báo của Green mang đến một cách nhìn
khá hiện đại về cơng tác tra cứu. Ơng đã đề cập đến ba chức năng tra cứu cơ
bản gồm: thông tin, hướng dẫn và huấn luyện. Nửa đầu thế kỷ 20, công tác tra
cứu phát triển cả về mặt lý thuyết và thực tiễn, các dịch vụ chuyên sâu như
dịch vụ tư vấn bạn đọc. Ban đầu, các nhân viên thư viện trả lời các câu hỏi và
hỗ trợ người sử dụng ngay tại các bàn tra cứu và tư vấn. Sau đó, dịch vụ tra
cứu qua điện thoại, dịch vụ tiếp nhận qua thư các yêu cầu tin từ người sử dụng
gửi đến rất phát triển. Trong 30 năm cuối của thể kỷ 20, hoạt động huấn luyện
người sử dụng thư viện đã đưa các nhân viên thư viện ở các trường đại học
đến với giảng đường để huấn luyện và trả lời các câu hỏi của sinh viên. Hiện
nay, việc cung cấp dịch vụ tra cứu qua fax và thư điện tử đang được phát triển.
Ở Việt Nam, khái niệm về dịch vụ tra cứu xuất hiện từ những năm cuối thế kỷ
20 và những năm đầu thế kỷ 21 song nó cịn khá mới đối với một số thư viện.
Khái niệm tra cứu thông tin được nhiều tác giả đề cập đến trong nhiều tài
liệu về các lĩnh vực khác nhau như thông tin học, thư viện học, khoa học
máy tính…
Theo C.T.Meadow, các thuật ngữ tìm tài liệu, tìm dữ kiện, chọn lọc dữ liệu
và tìm tin được sử dụng để chỉ quá trình tìm các tài liệu đáp ứng yêu cầu tin
(tìm tài liệu) hoặc tìm thơng tin trực tiếp. Vì vậy, “tìm tin là q trình tìm kiếm
trong một mảng tin nào đó những tài liệu chứa thơng tin và việc tìm kiếm này

.

7


không phụ thuộc vào bản chất, loại thông tin cần tìm và phương thức sử dụng
thơng tin đó” [44].

Trong cuốn sách “dictionary for library and information science”,
J.M.Reitz định nghĩa “Reference service – all the functions performed by a
trained librarian employed in the reference section of a library to meet the
information need of patrons (in person, by telephone, or electronically),
including but not limited to answering sulstantive questions, instructing users
in the section and use of appropriate tools and techniques for finding
information, conducting searches on behalf of the patron, directing users to the
location of the library resources, assisting in the evaluation of information,
referring patrons to resources outside the library when appropriate, keeping
reference statistics, and participating in the development of the reference
collection”, lược dịch “Công tác tra cứu thông tin bao gồm tất cả các chức
năng, nhiệm vụ mà cán bộ thư viện thiết lập cho bộ phận tra cứu của thư viện
phải thực hiện để đáp ứng yêu cầu tin của người sử dụng (trao đổi trực tiếp,
qua điện thoại, hay bằng các dịch vụ điện tử). Dịch vụ này nhằm trả lời các
yêu cầu tin của bạn đọc, hướng dẫn người sử dụng lựa chọn các cơng cụ và
phương pháp tìm kiếm phù hợp, hoặc tìm thơng tin giúp bạn đọc, chỉ ra vị trí
lưu trữ nguồn lực thơng tin của thư viện. Ngồi ra, cán bộ thư viện cịn tham
gia vào q trình đánh giá thơng tin, giới thiệu các nguồn tài liệu tham khảo
bên ngồi thư viện, cơng tác thống kê và phát triển bộ sưu tập tài liệu tra cứu.
của thư viện. [33, tr.602]
Trong những năm cuối của các thập niên 60, 70 của thế kỷ trước, khái
niệm dịch vụ thông tin và chỉ dẫn - Information and referral services (I & R)
được phát triển trong nhiều thư viện công cộng của Mỹ. Theo định nghĩa của
Thomas Childers, mục đích của dịch vụ thơng tin và chỉ dẫn là “tăng cường
mối liên kết giữa một cá nhân có nhu cầu và một/nhiều nguồn bên ngồi thư
viện có thể đáp ứng được nhu cầu đó”. Các ngn bên ngồi có thể bao gồm
các tổ chức dịch vụ xã hội, các tổ chức cộng đồng, các tổ chức chính phủ hoặc
các cá nhân [8]. Theo tác giả William A. Kalz, giáo sư Khoa học Thơng tin và
chính sách, trường Đại học New York ở Albany, ông đưa ra khái niệm về dịch
vụ thơng tin và chỉ dẫn: “Đó là một hoạt động mang thư viện đến với mọi

.

8


người. Dịch vụ thông tin và chỉ dẫn được cán bộ thư viện thực hiện nhằm đáp
ứng yêu cầu tin của từng cá nhân” [31, tr.15]. Cũng theo quan điểm của tác
giả: (I & R) là một cố gắng nhằm đạt được sự bình đẳng về thơng tin của con
người. Mọi người đều có quyền tiếp cận thơng tin chính thống [31, tr.16].
Theo tác giả B.C Vickery: Tìm tin là q trình lựa chọn thơng tin từ một
mảng tin [42].
Theo TCVN 5453-1991 “Tìm tin là quá trình tìm, lựa chọn và đưa ra từ
một tập hợp tài liệu hay mang tin nào đó những tài liệu, thơng tin thích hợp
với nội dung yêu cầu tin”[11].
Trong tài liệu “Tra cứu thông tin trong hoạt động thư viện thông tin”, tác
giả Trần Thị Bích Hồng đã khái qt về tra cứu thơng tin như sau:
-

Tra cứu thông tin là tập hợp các cơng đoạn kỹ thuật và logic với các
mục đích cuối cùng là tìm được các tài liệu, thơng tin về chúng hoặc
những sự kiện, dữ kiện riêng biệt về vấn đề mà người dùng tin cần
thiết.

-

Tìm tin hay tra cứu thơng tin hay là tập hợp các cơng đoạn có mục đích,
nhằm cung cấp cho người dùng tin những chỉ dẫn hoặc trả lời câu hỏi
đột xuất hay thường xuyên của họ.

-

Tìm tin là một quá trình bao gồm những hoạt động mang tính logic
nhằm mục đích cung cấp cho người dùng tin những thông tin phù hợp
với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có.

-

Tìm tin là quá trình so sánh những yếu tố đặc trưng của yêu cầu với
những yếu tố đặc trưng của tài liệu nằm trong hệ thống; nhằm xác định
sự tương hợp về nội dung, ý nghĩa của các dữ liệu được so sánh và lựa
chọn các tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu.

Theo tác giả Trịnh Thị Hoài, hoạt động tra cứu thơng tin được hiểu một
cách khá đơn giản. Đó là q trình tìm kiếm và đáp ứng u cầu thơng tin cho
người sử dụng nhằm:

.

9


-

Chuyển tới người sử dụng các sản phẩm thông tin – thư mục về vốn tài
liệu của thư viện, giúp cho người sử dụng tìm thấy, lựa chọn những tài
liệu đáp ứng yêu cầu của họ.

-

Chuyển tới người dùng tin những thông tin dữ liệu, dữ kiện, số liệu cụ

thể theo yêu cầu đặt trước xuất phát từ nhu cầu thông tin của họ.

-

Phục vụ người dùng tin theo chế độ hỏi đáp.

Tóm lại, hoạt động tra cứu thơng tin là một hoạt động bao gồm 02 cách tra cứu
tin: cách thứ nhất là do NDT tìm tin trực tiếp (hoạt động tra cứu của NDT tại
thư viện), cách thứ hai là NDT tìm đến dịch vụ tra cứu (hoạt động tra cứu của
CBTV). Tuy nhiên, trong phạm vi luận văn này tác giả chỉ đề cập sâu đến dịch
vụ tra cứu thông tin do CBTV thực hiện để đáp ứng yêu cầu tin của NDT.
Trên cơ sở khảo sát thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại hệ thống thư
viện ĐHQG TpHCM, tác giả đưa ra những đánh giá & kiến nghị nhằm nâng
cao chất lượng của hoạt động này.
1.1.2. Đánh giá hoạt động tra cứu thông tin
Theo từ điển tiếng Việt: “Đánh giá là nhận thức cho rõ giá trị một
người hoặc một vật”.
Theo từ điển Oxford: “Đánh giá là cách đưa ra ý kiến nhận xét về chất
lượng, số lượng, giá trị của một người, một sự việc hoặc một vật”1.
Như vậy, đánh giá là xác định giá trị hoặc chất lượng của một người,
một vật, một hoạt động,...
Đánh giá hoạt động tra cứu thông tin là xác định giá trị hoặc chất lượng
của dịch vụ tra cứu từ khi nhận yêu cầu tin đến lúc hồn thành tra cứu thơng
tin và chuyển kết quả đến người dùng tin. Do đó đánh giá hoạt động tra cứu
thông tin không thể chỉ đánh giá hoạt động mà còn phải đánh giá những điều
kiện tổ chức hoạt động (đánh giá theo đầu vào), quá trình thực hiện và kết quả
của hoạt động tra cứu thông tin (sản phẩm thông tin và mức độ thỏa mãn của
NDT đối với dịch vụ tra cứu).

1

“Evaluating to assess of form an idea of amount, quality or value of something or somebody”, p.394

.

10


Tóm lại, đánh giá hoạt động tra cứu thơng tin là một việc rất phức tạp,
là tập hợp kết quả đánh giá ở nhiều công đoạn của hoạt động và đối với nhiều
yếu tố trong quá trình hoạt động này.
1.2. Ý nghĩa, vai trị của hoạt động tra cứu thơng tin
1.2.1. Trong các thư viện, trung tâm thông tin
Ngày nay, trước sự phát triển của xã hội, sự phát triển nhu cầu tin của
NDT, các thư viện – trung tâm thông tin đã phải thay đổi chức năng, nhiệm
vụ, phát triển nhiều hoạt động, dịch vụ khác nhau để đáp ứng nhu cầu tin ngày
càng phong phú, đa dạng của NDT, đáp ứng yêu cầu của xã hội đối với thư
viện – trung tâm thông tin. Một trong những hoạt động được các thư viện,
trung tâm thông tin trong nước hướng đến là công tác tra cứu thông tin.
Nhiệm vụ chính của mỗi cơ quan thơng tin – thư viện là giúp NDT định
hướng, truy cập, lựa chọn và sử dụng thơng tin từ các nguồn tin có trong cơ
quan mình và từ các nguồn tin ở nơi khác một cách hiệu quả nhằm đáp ứng
nhanh chóng và chính xác yêu cầu tin của họ. Ở mỗi loại hình cơ quan thông
tin – thư viện dựa vào quy mô và đối tượng phục vụ mà cách tổ chức hoạt
động tra cứu sẽ ở các cấp độ khác nhau, mức độ tra cứu cũng khác nhau. Đối
với các thư viện nhỏ, hoạt động tra cứu khá đơn giản do tính kiêm nhiệm
nhiều khâu công tác. Ở các thư viện lớn, hoạt động tra cứu thông tin rất phổ
biến và nội dung tra cứu phức tạp hơn. Hoạt động này một mặt giúp NDT thỏa
mãn nhu cầu thông tin, một mặt khác giúp thư viện, cơ quan thông tin quảng
bá dịch vụ, sản phẩm thông tin đến NDT. Thông qua hoạt động tra cứu thơng

tin, NDT biết đến hình ảnh thư viện và cũng là cơ hội để các cơ quan thông tin
– thư viện tạo uy tín với khách hàng của mình. Nội dung của hoạt động tra cứu
thơng tin rất đa dạng thường bao gồm các khâu công việc như:
- Trả lời các yêu cầu tin.
- Hướng dẫn sử dụng các nguồn tin, phương pháp tìm kiếm thơng tin.
- Giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ hiện có ở trong và ngoài thư viện.
- Huấn luyện, đào tạo kỹ năng thông tin cho người dung tin,…

.

11


Hoạt động tra cứu thơng tin đã có trong các thư viện, trung tâm thông tin từ rất
sớm. Hoạt động này được gọi là dịch vụ thông tin theo chế độ hỏi đáp
(question-answer service). Tuy nhiên, trong giai đoạn thư viện cịn mang tính
chất thủ cơng thì hoạt động tra cứu thông tin, trả lời câu hỏi của người dùng
tin cũng chưa phong phú, đa dạng. Hiện nay, tại các nước phát triển (Anh, Mỹ,
Úc, Newzealand,…) hoạt động tra cứu thông tin được thực hiện trực tuyến và
được gọi là “Ask – Now service”. Hoạt động này đã đem đến nhiều tiện ích
cho NDT hơn so với trước đây, thực sự đáp ứng nhu cầu thông tin cho NDT
mọi lúc, mọi nơi, mọi vấn đề. Xét về bản chất thì hoạt động này mang tính
chất bị động (có hỏi mới trả lời) nhưng đây là hoạt động có ý nghĩa thiết thực,
giải quyết trực tiếp những vướng mắc của bạn đọc trong quá trình tiếp xúc với
tài liệu, đáp ứng kịp thời, đầy đủ mọi yêu cầu của bạn đọc về tài liệu. Cũng
chính trong hoạt động này đã thể hiện mối quan hệ chặt chẽ giữa cán bộ thư
viện – thơng tin và NDT, từ đó có thể hiểu biết lẫn nhau. Cán bộ thư viện –
thông tin (CBTV) hiểu được nhu cầu thông tin của NDT và NDT hiểu được
cơng việc, trình độ và năng lực của CBTV. Do đó, hoạt động tra cứu thơng tin
khơng chỉ thỏa mãn yêu cầu tin của bạn đọc mà còn tăng thêm uy tín của thư

viện và của cán bộ thư viện, phát huy vai trò của thư viện trong xã hội.
1.2.2. Trong thư viện đại học
Hoạt động tra cứu thông tin xuất hiện từ khá lâu trong các cơ quan thơng tin –
thư viện. Tuy nhiên vai trị của hoạt động này ngày càng trở nên quan trọng
không thể thiếu được đối với hệ thống thư viện các trường đại học. Với mục
tiêu nhằm phổ biến và khai thác hiệu quả nguồn lực thông tin phục vụ cho
công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học đang được các trường đại học hết sức
chú ý thì việc nâng cao chất lượng hoạt động tra cứu thông tin là vô cùng cần
thiết. Với việc đổi mới giáo dục đại học, lấy người học làm trung tâm nên sinh
viên phải là những người chủ động tìm kiếm thơng tin. Do đó, một trong
những nơi có thể giúp họ tìm kiếm thơng tin, tiếp cận tri thức nhân loại chính
là thư viện. Tuy nhiên, tất cả những người đến thư viện không phải đều là
những NDT thông minh, được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng thơng tin.
Cho nên đó cũng là lý do các thư viện đại học rất coi trọng nâng cao chất

.

12


lượng dịch vụ tra cứu thơng tin của mình, đây như là một hoạt động không thể
thiếu trong công tác thư viện ngày nay.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ, thông tin trở
thành động lực chính của sự phát triển xã hội và thư viện trở thành các trung
tâm phát huy nguồn lực trí tuệ của con người thì hoạt động tra cứu thơng tin
thực sự trở thành mũi nhọn quan trọng trong hoạt động thơng tin thư viện.
Nhờ có hoạt động tra cứu thông tin mà mức độ khai thác và phổ biến thông tin
được NDT tiếp cận nhiều hơn. Nếu một thư viện chỉ làm tốt khâu bổ sung, xử
lý thông tin mà không thực hiện tốt hoạt động tra cứu thông tin thì khơng giúp
được NDT khai thác tốt nguồn lực thông tin, phát huy hiệu quả thông tin và

của tri thức. Hoạt động tra cứu thông tin trong các thư viện đại học giúp NDT
tìm kiếm thơng tin, góp phần thúc đẩy hoạt động nghiên cứu khoa học và
giảng dạy trong trường đại học. Có thể nói, hoạt động tra cứu thông tin của thư
viện là hoạt động đồng hành với hoạt động học tập và giảng dạy của trường
đại học. Hoạt động tra cứu thơng tin tìm kiếm thơng tin, tài liệu phục vụ cho
nhu cầu học tập, giảng dạy, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo. Ngồi ra,
hoạt động tra cứu thơng tin cịn cung cấp thơng tin phục vụ cho các đề tài
nghiên cứu khoa học của cả thầy và trị, góp phần vào việc phát hiện những tri
thức mới đem lại những kết quả nghiên cứu mới phục vụ sự phát triển xã hội.
Tóm lại, hoạt động tra cứu thông tin trong các thư viện đại học có một vai trị
hết sức quan trọng. Nó cung cấp thông tin tư liệu cho NDT, là cầu nối hữu
hiệu giữa NDT (giảng viên và sinh viên) với nguồn lực thông tin, giúp họ tiếp
cận và khai thác hiệu quả vốn tài liệu có trong thư viện và những nguồn thơng
tin đa dạng khác. Nhờ có hoạt động này mà NDT có thể nhanh chóng có được
thơng tin đúng theo yêu cầu của mình, Cán bộ thư viện có điều kiện tiếp nhận
những tri thức mới một cách nhanh nhất, mở rộng tầm nhìn và bổ sung kiến
thức cho bản thân để có thế đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng hiệu
quả hơn.

.

13


1.3. Các thành phần của hoạt động tra cứu thông tin
1.3.1 Điều kiện tổ chức hoạt động tra cứu thông tin: Gồm có bộ máy tra cứu
- BMTC (kho tài liệu tra cứu, mục lục, cơ sở dữ liệu, hệ thống máy tính nối
mạng Internet…) và cán bộ thư viện (chủ yếu là cán bộ tham gia vào hoạt
động tra cứu thông tin).
1.3.1.1 Bộ máy tra cứu

Bộ máy tra cứu (BMTC) là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tìm,
cung cấp các tài liệu/thơng tin, dữ kiện phù hợp với diện đề tài bao quát của cơ
quan thông tin - thư viện, đáp ứng yêu cầu tin của NDT.
Theo TCVN 5453-1991, hệ thống tìm tin (BMTC) là hệ thống được xây dựng
nhằm tạo điều kiện cho việc tìm tin [11].
Tổ chức BMTC hiện đại cho bất kỳ thư viện nào cũng phải tuân thủ những yêu
cầu sau:
Tổ chức BMTC phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng loại hình thư
viện và phải phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi thư viện. Mỗi loại hình thư
viện có những chức năng nhiệm vụ riêng, thư viện khoa học khác với thư viện
phổ thông, thư viện tổng hợp khác với thư viện chuyên ngành. Tổ chức BMTC
còn phụ thuộc vào điều kiện vật chất, nhân sự, vốn tài liệu,… của thư viện.
Bộ máy tra cứu phải được chỉnh lý thường xuyên để đảm bảo tính chính xác
của việc tra cứu cũng như tính kịp thời của thơng tin. Với tính chất là phương
tiện tra cứu, BMTC phải được kiểm tra thường xuyên để tránh tình trạng sai
sót, ảnh hưởng đến việc tra cứu tài liệu của bạn đọc. Với tính chất là phương
tiện thơng tin, BMTC phải được thường xuyên bổ sung những thông tin mới
và loại ra những thông tin cũ, những thông tin không còn giá trị.
Phải phối hợp với các thư viện, các cơ quan thông tin trong việc tổ chức
BMTC của từng thư viện. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin
và với nhu cầu ngày càng phong phú đa dạng của NDT, các thư viện và cơ
quan thông tin cần phải phối hợp với nhau trong việc tổ chức BMTC của thư
viện mình, mở rộng phạm vi tra cứu tài liệu của NDT.

.

14


Phải đảm bảo tính thống nhất của tồn BMTC và đảm bảo sự hỗ trợ lẫn nhau của

các thành phần trong BMTC. BMTC là một tập hợp các phương tiện tra cứu. Tập
hợp này phải có sự thống nhất để khơng gây khó khăn trong việc tra cứu của
NDT. Sự thống nhất này là điều kiện để xây dựng mối quan hệ hỗ trợ giữa các
thành phần của BMTC. Mỗi thành phần của BMTC có ý nghĩa và đặc điểm riêng,
nhưng hỗ trợ cho nhau để thực hiện mục đích chung là phục vụ cho việc tìm
kiếm tài liệu, tìm kiếm thông tin của NDT và CBTV.
Bộ máy tra cứu có nhiệm vụ giúp NDT tra tìm tài liệu một cách khoa học, dễ
dàng, nhanh chóng, chính xác. Có thể nói BMTC là thành tố khơng thể thiếu
trong các thư viện và cơ quan thơng tin. Nó là chìa khố để bạn đọc đến với kho
tàng tri thức của nhân loại, là cơ sở cho các hoạt động của thư viện từ việc phục
vụ bạn đọc đến việc tổ chức thông tin, tra cứu thông tin, hướng dẫn NDT sử dụng
thư viện. Bộ máy tra cứu thực sự là công cụ phục vụ đắc lực cho mọi người từ
CBTV đến bạn đọc. Sự tiến bộ của khoa học công nghệ, việc ứng dụng máy
tính, Internet vào thư viện đã tạo điều kiện thuận lợi cho NDT trong việc tra tìm
tài liệu.
Ngày nay với sự bùng nổ thông tin, người ta khó có thể chỉ dựa vào những
cơng cụ tìm tin thủ cơng (như các bộ phiếu) để tìm kiếm nhanh chóng và đầy
đủ những thơng tin cần thiết. Để giải quyết tình trạng này người ta đã xây dựng
BMTC thơng tin hiện đại hay cịn gọi là BMTC thơng tin tự động hố (hệ thống
tìm tin tự động hố). Bộ máy tra cứu thường bao gồm các thành phần sau:
Kho tài liệu tra cứu là một tập hợp riêng biệt các nguồn tài liệu dạng
in và điện tử được chọn lọc và bổ sung bởi các nhân viên tra cứu và
được tạo lập sẵn trong một không gian dễ nhận thấy cho cộng đồng
người sử dụng tại chỗ. Kho tài liệu tra cứu là một loại kho đặc biệt
trong hệ thống kho tài liệu của thư viện. Kho này được xây dựng trên
cơ sở tập hợp những tài liệu có tính chất tra cứu và thường xuyên sử
dụng đến.
Đối với những thư viện lớn, có nhiều tài liệu tra cứu thì tổ chức thành
một kho riêng. Cịn đối với các thư viện nhỏ, ít tài liệu tra cứu thì thư
viện chỉ tổ chức một bộ phận (một vài giá, tủ, kệ) để tài liệu tra cứu.

.

15


Cách bố trí kho/tủ/kệ tài liệu tra cứu có thể đặt ngay trong các phòng
đọc hoặc trong phòng tra cứu thơng tin/phịng tham khảo, điều này
hồn tồn dựa vào đặc điểm thực tế của từng thư viện. Tài liệu trong
kho này được sắp xếp theo môn loại tri thức. Kho này vừa là phương
tiện tra cứu của cả cán bộ thư viện và bạn đọc. Kho tài liệu tra cứu phải
cập nhật, bổ sung những tài liệu tra cứu mới có giá trị và luân chuyển
những tài liệu tra cứu đã cũ, ít được sử dụng vào tổng kho/ kho chính.
Chính sách này sẽ do từng thư viện quy định.
Một kho tài liệu tra cứu có chất lượng cao là nơi mà cán bộ thư viện
cũng như bạn đọc có thể tìm được câu trả lời cho yêu cầu tin của bạn
đọc. Như vậy, kho tài liệu tra cứu phải đầy đủ các loại tài liệu tra cứu
như các tài liệu chỉ đạo, bách khoa toàn thư, từ điển, niên giám, niên
lịch,...về lĩnh vực mà thư viện phục vụ. Ngoài ra, trong kho tài liệu tra
cứu cịn có hồ sơ trả lời câu hỏi của NDT. Đó là đáp án đã được trả lời
theo những câu hỏi của NDT và được lưu lại trong thư viện làm tài liệu
tham khảo cho việc tra cứu thông tin.
Hồ sơ trả lời câu hỏi giúp tra tìm những chuyên đề, đề tài đã được
biên soạn, tránh hiện tượng biên soạn trùng lắp và giúp CBTV tiết kiệm
thời gian tra tìm tài liệu, bạn đọc tiết kiệm được thời gian chờ đợi.
Chính vì vậy, nhiều cơ quan thông tin – thư viện đã xây dựng “hồ sơ trả
lời trả lời câu hỏi” phục vụ cho việc tra cứu tin của NDT.
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin nhiều tài liệu tra
cứu đã được xuất bản dưới hình thức đọc máy, rất thuận tiện cho việc
tra cứu của CBTV và NDT. Ví dụ: đĩa CD-ROM về các văn bản pháp
luật của Nhà nước, bách khoa toàn thư hoặc từ điển on-line.

Hệ thống mục lục (HTML) là một tập hợp có tổ chức các biểu ghi
phản ánh vốn tài liệu của một kho tài liệu hay một bộ sưu tập nào đó.
Mục lục là bộ phận quan trọng của bộ máy tra cứu của thư viện, phản
ánh toàn bộ vốn tài liệu có trong thư viện – trung tâm thơng tin. Trước
đây, trong các thư viện tồn tại HTML thủ công với các hộp phiếu. Với
hộp phiếu mục lục, NDT chỉ có thể tìm kiếm tài liệu theo một số dấu
.

16


hiệu nhất định: tên tác giả, tên tài liệu, môn loại và chủ đề. Ngày nay,
từ kết quả ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống mục lục đã được tự
động hóa. HTML này cịn gọi là mục lục đọc máy, mục lục trực tuyến
(OPAC). Hệ thống mục lục này cho phép NDT có thể tìm kiếm tài liệu
có trong thư viện – trung tâm thông tin theo nhiều dấu hiệu tìm khác
nhau: tên tài liệu, tên tác giả, chủ đề, mơn loại, từ khóa, năm xuất bản,
nơi xuất bản,…một cách nhanh chóng, chính xác. Tuy nhiên, cũng có
những mục lục phản ánh vốn tài liệu của nhiều thư viện, cơ quan thông
tin nhằm hỗ trợ cho việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các tổ chức
như mục lục liên hợp.
Cơ sở dữ liệu (CSDL): Là một tập hợp các dữ liệu được tổ chức để
phục vụ cho nhiều ứng dụng khác nhau một cách có hiệu quả bằng cách
tập trung hóa dữ liệu và giảm thiểu hóa các dữ liệu dư thừa. [12, tr.82].
Theo tác giả Meadox Charles T.: dữ liệu là chuỗi các ký hiệu cơ bản
như các số nguyên hoặc các ký tự và là giá trị của một thuộc tính.
Cơ sở dữ liệu là kết quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
thư viện. Cơ sở dữ liệu được coi là thành phần quan trọng trong bộ máy
tra cứu tin của mỗi cơ quan thơng tin – thư viện, nó chính là tập hợp
các dữ liệu và các đối tượng cần quản lý, được lưu giữ đồng thời trên

các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế
thống nhất nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng
nhanh chóng. Có nhiều loại cơ sở dữ liệu và có thể dựa vào nhiều dấu
hiệu để phân loại. Dựa vào tính chất phản ánh thơng tin có:
-

Cơ sở dữ liệu thư mục: Là thông tin bậc 2, chỉ dẫn đến thông tin gốc
với các thông tin như tên tác giả, tên tài liệu, các chi tiết xuất bản, số
trang và các chỉ số phân loại, chủ đề, bài tóm tắt,…

-

Cơ sở dữ liệu dữ kiện: Là loại cung cấp thông tin về nhân vật, về các
vấn đề, về các số liệu được rút ra từ tài liệu gốc.

.

17