Lập kế hoạch xây dựng dịch vụ tư vấn và tra cứu thông tin tại trung tâm thông tin thư viện đại học văn hóa hà nội

BÀI TẬP MÔN DỊCH VỤ THÔNG TIN
Đề tài: Lập kế hoạch xây dựng dịch vụ tư vấn và tra cứu
thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Văn
hóa Hà Nội
I.

Mơ tả dịch vụ

Dịch vụ tư vấn thơng tin là một loại dịch vụ phức tạp. Nó khơng chỉ đòi
hỏi sự đầu tư lớn về trang thiết bị mà cịn nhất thiết phải có một đội ngũ cán
bộ thư viện là những chuyên gia tư vấn trong các lĩnh vực môn loại trong thư
viện.
Các yếu tố cần quan tâm trong khi triển khai dịch vụ này là:
+ Tư liệu
+ Trang thiết bị kỹ thuật: internet, máy tính, phần mềm quản lý thư viện
thư mục trực tuyến,...
+ Đội ngũ chuyên gia tư vấn
Các phương thức chủ yếu gồm có:
- Câu hỏi thường gặp (FAQ-Frequently ask question ): là những câu hỏi
mà khách hàng thường hỏi… Những câu hỏi này có thể được trả lời sẵn trên
website của thư viện để tiện cho người sử dụng theo dõi.
- Tham khảo giao tiếp trực tuyến (Chat reference): Người dùng tin có
thể liên lạc trực tuyến với cán bộ thư viện thông qua phần mềm thư tín này để
được gợi ý và định hướng nguồn thông tin cần thiết. Đây là dịch vụ đang rất
phát triển ở thế giới, nhưng ở Việt Nam, điều kiện về con người và kỹ thuật đã
hạn chế khả năng phát triển của loại dịch vụ này. Dịch vụ này được giới hạn
trong thời gian làm việc của cán bộ thư viện

1

- Thư điện tử : Đối với loại hình này, người dùng tin có thể gửi thư tín
đến mọi lúc trong tuần và thư sẽ được trả lời nhanh nhất có thể. Ngồi ra, có
nhiều thư viện khơng hoạt động dịch vụ này vào các ngày lễ và ngày nghỉ
- Trực tiếp ở thư viện người sử dụng có thể trực tiếp tìm sự giúp đỡ của
cán bộ thư viện tại bàn tư vấn của thư viện. Các cán bộ tư vấn thay phiên
nhau ngồi trực tại bàn tư vấn. Nhiều thư viện ở Việt Nam đã sử dụng hình
thức này.
Ngồi ra cịn có các dịch vụ bổ trợ như thư tín (Post), dịch vụ fax…

II. Hiện trạng:
Trung tâm Thơng tin – Thư viện Đại học Văn hóa Hà Nội mới chỉ có
dịch vụ hỏi đáp thơng tin, chưa có dịch vụ tư vấn và tra cứu thông tin đúng
nghĩa. Hiện nay, với vai trò của trung tâm và nhu cầu của sinh viên, cán bộ
nghiên cứu, giảng dạy, cán bộ lãnh đạo này càng cao thì việc xây dựng dịch
vụ tư vấn và tra cứu thông tin là quan trọng và cần thiết nhằm phục vụ thỏa
mãn nhu cầu tin cho bạn đọc, nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện.
1. Điểm mạnh
- Thư viện có vốn tài liệu phong phú với tổng số tài liệu hơn 102.000
cuốn. Catset có 82 chiếc, CD có 192 chiếc cùng với đó tạp chí có 168 loại, cơ
sở dữ liệu xấp xỉ 26502 biểu ghi, đa dạng ở lĩnh vực văn hóa, khoa học xã hội
- Đội ngũ cán bộ thư viện 100% trình độ đại học trở lên được đào tạo
chuyên nghành thư viện thông tin.
-Nhu cầu tin của cán bộ và sinh viên trong trường ngày càng cao.
- Thư viện được trang bị hệ thống mạng cục bộ và mạng internet.
2. Điểm yếu:
- Thư viện chưa có trang web trên internet.
- Vốn tài liệu thư viện giới hạn trong các lĩnh vực trường đào tạ

2

- Cán bộ thư viện chưa thật sự đáp ứng với yêu cẩu của 1 thư viện hiện
đại: kỹ năng giao tiếp, trình độ tin học, ngoại ngữ
- Hệ thống mạng internet chưa phát huy giá trị trong hoạt động dịch vụ
thư viện
- Khả năng thu hút bạn đọc đến thư viện chưa cao
- Nguồn kinh phí hàng năm thư viện được cấp còn hạn chế.
3. Cơ hội
- Nhu cầu tư vấn và tra cứu thông tin của giảng viên và sinh viên trong
trường.
- Nhà trường đang quan tâm và đầu tư cho việc phát triển thư viện.
4. Thách thức
- Kinh phí đầu tư phát triển thư viện cịn chưa cao.
- Xây dựng trang web của thư viện trên internet.
- Phục vụ có hiệu quả, thỏa mãn tối đa nhu cầu tư vấn và tra cứu thông
tin của bạn đọc.
- Nếu không biết thu hút bạn đọc và không thực hiện tốt thì dịch vụ trở
thành dịch vụ chết.

III. Lập kế hoạch
1. Xác định mục tiêu.
- Đáp ứng được tối đa nhu cầu tư vấn và tra cứu tin của bạn đọc một
cách nhanh chóng, chính xác,…
- Nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện.
- Phát triển nguồn lực thông tin đa dạng.
2. Nội dung công việc
Xác định địa điểm : tại thư viện trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
Thời gian : 2014 – 2015

3

Chủ thể : Người chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch :…; đội ngũ cán
bộ thực hiện:…; đội ngũ phối hợp, hỗ trợ thực hiện:…; người kiểm tra giám
sát:…
3. Các bước tiến hành kế hoạch.
Bước 1 : Xây dựng cơ sở vật chất và trang thiết bị phù hợp với mục
tiêu hướng tới là : xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp dịch vụ và phát triển hạ
tầng công nghệ thông tin (phần cứng, phần mềm, mạng, thư viện số...)
Bước 2 : Xây dựng nguồn lực thông tin :
-

Xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu trực tuyến
Bổ sung nguồn tài liệu điện tử
Hoàn thiện kho tài liệu tra cứu
Đảm bảo cung cấp được thông tin cho bạn đọc một cách nhanh

chóng, chính xác, phù hợp.
Triển khai dịch vụ phổ biến thơng tin có chọn lọc, cung cấp
thơng tin theo yêu cầu, cung cấp thông tin theo chế độ hỏi đáp.
Số hóa tài liệu.
Bước 3 :Đào tạo đội ngũ cán bộ và người dùng tin.
-

Xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp, năng động với 3 mục

tiêu cụ thể :
Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, linh
hoạt.
-

Tuyển dụng, đào tạo và đào tạo lại cán bộ chuyện môn, nâng cao

kĩ năng đạo đức, tinh thần làm việc.
Tổ chức các lớp bồi dưỡng đào tạo kĩ năng tin học, kỹ năng tìm
kiếm thơng tin trên các nguồn tin.
Bước 4 : Đưa vào vận hành và theo dõi, đánh giá về khả năng thực thi của
dịch vụ.

4


4. Dự tốn kinh phí.

5


6


7


8


9


10