Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Outlook Express doc

1



HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

OUTLOOK EXPRESS



I. Giới thiệu chung 2
II. Thiết lập tài khoản 5
III. Tạo rules 10
IV. Tạo chữ ký tự động 13
V. Tạo thư trả lời tự động 15
VI. Một số chức năng khác 16








HÀ NỘI, 4/2007

Nhóm IT – KOMATSU VIETNAM JSC

2
I. GIỚI THIỆU CHUNG
1. Ưu điểm:
Outlook Express là chương trình trao đổi thư nhanh, hiệu quả, đặc biệt cho phép duyệt,
đọc thư offline (không cần nối mạng), toàn bộ thư gửi đến trước thời điểm ra khỏi
mạng sẽ được lưu trong hộp thư, cho phép làm việc với các bức thư đã gửi đến trước
đó.
Ngoài ra, Outlook Express còn cho phép người dùng gửi kèm những file tài liệu
(attachment) cùng vớ
i bức thư.
Trên cửa sổ Outlook Express, mọi nội dung thư sẽ được hiện ra khi con trỏ trỏ tới bức
thư đó. Có thể thấy qua màn hình sau.

2. Hình thức
Tuy nhiên, là nội dung trao đổi nội bộ và bên ngoài, hình thức các thông điệp cần
được trình bày một cách chuyên nghiệp, có văn hoá. Thế nào là chuyên nghiệp, chúng
ta, những thành viên KVN có thể thảo luận cởi mở cùng nhau.
Sau đây, chúng tôi xin trình bày quan điểm của mình về hình thức của mộ
t bức thư
điện tử để anh chị em trao đổi, thảo luận.
Các thành phần chủ yếu của một bức thư bao gồm:
a) Subject: Chủ đề của nội dung thông điệp cần gửi
Trong mỗi bức thư, nên có phần chào hỏi, nội dung thông điệp và kết thúc.
Con trỏ
Nội dung thư
tương ứng với
con trỏ

3
b) Chào hỏi: Tuỳ từng đối tượng cần trao đổi, có thể có các cách hành văn khác nhau.

Hiện nay, tại KVN, còn nhiều bức thư điện tử bỏ qua phần này.
Những câu chào, mở đầu có thể:
Dear Mr. …..
Hi Dan,
Chao Thang,
v.v.
c) Nội dung chính thông điệp
Trong phần này trình bày toàn bộ thông điệp muốn trình bày.
Lưu ý, thậm chí, chỉ gửi 1 file kèm (attachment) cũng nên có vài lời giải thích.
Ví du:
Như đã trao đổi, em gửi anh bản th
ảo Hướng dẫn sử dụng Outlook Express để anh
tham khảo và sử dụng.
Nhiều người trong chúng ta, gửi file đính kèm, không một lời giải thích kể cả trên
phần Subject cũng không ghi gì. Điều đó vừa không được lịch sự cho lắm, vừa làm
mất thì giờ của người nhận, khi phải mở file kèm (attachment) ra mới biết nội dung
thông điệp. Trong khi, trong Outlook Express, có thể đọc ngay được nội dung thư trên
cửa s
ổ bình thường của Outlook Express, và biết rằng nên mở đọc ngay hay có thể lưu
lại file đính kèm để đọc sau này.
d) Kết thúc thông điệp
Khi kết thúc thông điệp, nên có một câu chào. Tuỳ từng quan hệ, mức độ thân tình,
khách sáo mà có thể sử dụng các phong cách khác nhau. Có thể:
Thân ái,
Hẹn gặp lại,
Best Regards,
Thank you and best regards,
Regards,
Thanks & Regards,
Rgds,

BRG,
Thanks,
Tks,
v.v.
Và sau đó viết tên mình ở dưới.

4
Trong trường hợp nội bộ, thân tình, thì chỉ cần ghi tên ở dưới bức thư mà không cần
lời chào cuối thư.
Có thể xem 1 ví dụ đầy đủ của một bức thư điện tử thông thường.


Nếu thư được viết bằng tiếng Anh, nên có kiểm tra từ vựng (Spelling) trước khi gửi.
Tất cả các ý kiến đóng góp, trao đổi để phong cách làm việc chúng ta được chuyên
nghiệp và vui vẻ hơn, luôn được trân trọng hoan nghênh.
Mọi câu hỏi, xin liên hệ:
Hồ Viết Thắng: IT Staff,
Tel: 0989.39.88.39, E-mail:







5
II. THIẾT LẬP TÀI KHOẢN (Hộp thư cá nhân)

1. Mở Outlook Express bằng cách vào menu “Start” trên màn hình, chọn mục
“Programs” và chọn “Outlook Express”

2. Tại cửa sổ “Outlook Express”, chọn menu “Tools”, chọn mục “Accounts…”




3. Tại cửa sổ “Internet Accounts”, chuyển sang tab “Mail”, click vào nút “Add”,
và chọn “Mail…”











6
4. Tại cửa sổ “Internet Connection Wizard”, gõ vào tên hiển thị (tên này sẽ
được hiển thị như tên người gửi trong các thư gửi đi), click “Next”






5. Tại cửa sổ tiếp theo, gõ vào địa chỉ email (gõ đầy đủ cả phần @komatsu-
vn.com) và click “Next”