Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản đến tại công ty cổ phần dịch vụ bảo vệ fire wall

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
TÌM HIỂU CƠNG TÁC SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DỊCH VỤ BẢO VỆ FIRE WALL

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: THS. TRẦN THU HÀ

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ LINH

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp

: 1305QTVD066, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D

HÀ NỘI - 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tơi thực hiện khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Tìm hiểu cơng tác
soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire
Wall”.
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của tôi trong thời gian

qua. Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có sự khơng trung thực về thơng
tin sử dụng trong cơng trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2017
Người thực hiện

Nguyễn Thị Linh


LỜI CẢM ƠN
Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới các thầy cơ trong khoa Quản
trị văn phịng, đặc biệt là đối với Thạc sĩ Trần Thu Hà đã tận tình hướng dẫn
và gíup đỡ tơi trong suốt q trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp này.
Tơi cũng xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Dịch
vụ Bảo vệ Fire Wall; các cô, chú, anh chị cơng tác tại Văn phịng Cơng ty đã
giúp đỡ và tạo điều kiện tốt nhất để tôi quan sát thực tế, điều tra, khảo sát, thu
thập thông tin để hồn thành đề tài này.
Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do còn hạn chế về kiến thức và
những nguyên nhân khác nên đề tài của tôi vẫn cịn rất nhiều thiếu sót và hạn
chế. Vì vậy, tơi mong nhận được những ý kiến góp ý của Hội đồng và Q
thầy, cơ để khóa luận của tơi được hồn thiện hơn.
Những ý kiến đóng góp của Hội đồng và Quý thầy cô sẽ giúp tôi nhận
ra được những thiếu sót cịn tồn tại trong Khóa luận tốt nghiệp này để từ đó
tơi sẽ có thêm tư liệu, kinh nghiệm để hoàn thành tốt những đề tài tiếp theo
trên con đường hoc vấn cũng như con đường nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................... 1

2. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................ 2
3. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................ 4
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ........................................................... 4
6. Phương pháp nghiên cứu ..................................................................... 4
7. Đóng góp của đề tài ............................................................................... 5
8. Cấu trúc của đề tài ................................................................................ 5
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7
CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ............ 7
1.1. Khái niệm ................................................................................................. 7
1.1.1. Văn bản hành chính thơng thường ................................................ 7
1.1.2. Văn bản hành chính cá biệt .......................................................... 10
1.2. Các yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản ................................. 11
1.2.1. Về thẩm quyền ................................................................................ 11
1.2.2. Về nội dung văn bản ...................................................................... 11
1.2.3. Yêu cầu về thể thức văn bản.......................................................... 14
1.2.4. Về bố cục ........................................................................................ 16
1.2.5. Về ngôn ngữ văn bản ..................................................................... 17
1.2.6. Về quy trình .................................................................................... 18
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ BẢO VỆ FIRE
WALL ............................................................................................................. 21
2.1. Giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành và sự phát triển về Công
ty CPDV Bảo vệ Fire Wall............................................................................ 21


2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall. ................................................................ 22
2.2.1. Chức năng ...................................................................................... 22
2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ................................................................. 24

2.3. Các loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản tại Công ty
CPDV Bảo vệ Fire Wall ................................................................................ 27
2.3.1. Các loại văn bản được ban hành tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire
Wall

...................................................................................................... 27

2.3.2. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản tại Công ty CPDV Bảo vệ
Fire Wall .................................................................................................... 29
2.3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản(PHỤ LỤC 2) ................. 30
2.3.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan(PHỤ LỤC
13)

...................................................................................................... 38

2.3.5. Công tác kiểm tra đánh giá công tác soạn thảo văn bản ............. 42
2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo văn
bản

...................................................................................................... 42

2.4. Nhận xét, đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall................................................ 43
2.4.1. Thuận lợi ........................................................................................ 43
2.4.2. Hạn chế........................................................................................... 44
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG
CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DỊCH VỤ BẢO VỆ FIRE WALL ............................................................... 48
3.1. Giải pháp về nhân sự của Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall............. 48
3.1.1. Đối với Ban lãnh đạo công ty ........................................................ 48

3.1.2. Đối với Bộ phận Văn phòng .......................................................... 50
3.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo công tác soạn thảo văn
bản tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall .................................................... 52


3.3. Giải pháp về công tác kiểm tra, đánh giá công tác soạn thảo văn
bản

............................................................................................................. 54

3.4. Giải pháp về cơ sở vật chất .................................................................. 56
3.5. Giải pháp về trang thiết bị, công nghệ thông tin ............................... 57
3.5.1. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ,
chuyên môn nghiệp vụ .............................................................................. 57
3.5.2. Trang bị phương tiện kĩ thuật công nghệ thông tin..................... 57
3.5.3. Xây dựng các phần mềm ứng dụng .............................................. 58
PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 59
PHẦN TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................ 60
PHẦN PHỤ LỤC........................................................................................... 61


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CPDV

: Cổ phần dịch vụ


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan vấn đề soạn thảo văn bản và

ban hành văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được
quan tâm một cách đúng mức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm
bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn
nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành
chính trong giải quyết cơng việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan
tâm đúng mực đến công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản sẽ góp
phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính.
Soạn thảo văn bản tốt thì có văn bản tốt, chất lượng tốt, truyền tải được
hết thông tin, tăng hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo, trao
đổi thông tin giữa các cấp trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; soạn
thảo văn bản kém thì chất lượng văn bản kém, gây ảnh hưởng đến quá trình
quản lý, hoạt động của cơ quan tổ chức.
Chính vì vậy, quan tâm đúng mới tới việc hoàn thiện, nâng cao chất
lượng và hiệu quả của công tác soạn thảo văn bản sẽ góp phần tích cực và
tăng hiệu quả cơng tác quản lý. Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quản
lý, hướng dẫn về công tác soạn thảo văn bản, tuy nhiên việc áp dụng và thực
hiện các văn bản này là chỉ được quan tâm nhiều tại các cơ quan nhà nước, tại
các doanh nghiệp tư nhân thì cơng tác soạn thảo chưa được quan tâm đúng
mức, việc áp dụng các văn bản quy định của nhà nước còn hạn chế.
Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall là một cơng ty mới được
hình thành, các vấn đề liên quan đến công tác soạn thảo văn bản cịn nhiều
hạn chế.Tuy nhiên cơng ty chỉ mới thành lập đây chính là điều kiện thuận lợi
và dễ dàng để Cơng ty có thể hồn thiện và nâng cao chất lượng cho soạn thảo
văn bản.

1


Có cơ hội làm việc và khảo sát tại Cơng ty để tìm hiểu về thực trạng
cơng tác soạn thảo văn bản của cơng ty, tìm hiểu về các ngun nhân dẫn đến

những hạn chế còn tồn tại trong quá trình soạn thảo văn bản của cơng ty và
nhằm mục đích hồn thiện và nâng cao chất lượng các văn bản được soạn
thảo tại công ty. Đồng thời mong muốn đóng góp một phần nghiên cứu của
mình trong vấn đề soạn thảo văn bản, tôi quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu
cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall”.
2. Lịch sử nghiên cứu
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã được nhiều tác giả quan tâm,
khai thác.
Nhiều cuốn sách, giáo trình đã nghiên cứu về vấn đề này, điển hình là
một số cơng trình sau:
 GS.TS. Nguyễn Đăng Dung, PGS.TS. Nguyễn Hồng Anh, TS. Võ
Trí Hào (đồng chủ biên), (2014), Kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học
Quốc Gia: Trình bày những lý thuyết về văn bản và soạn thảo văn bản tại
Phần I: Lý luận chung về văn bản và soạn thảo văn bản;
 Hướng dẫn công tác văn phịng, Nhà xuất bản chính trị Quốc gia Hà
Nội 2000;
 TS. Lê Văn In (Chủ biên) (2013), Giáo trình văn bản quản lý nhà
nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ
Chí Minh: Đã đề cập những kỹ năng thực hiện quy trình soạn thảo văn bản tại
Chương 5, Phần thứ II: Kỹ thuật soạn thảo văn bản;
 Nghiệp vụ Văn phịng và Lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hóa – Thơng tin.
Tác giả Hồng Lê Minh;
 PSG. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác
văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội:Đã đề cập đến vấn đề những lý luận
chung về soạn thảo văn bản tại: Chương VI: Những vấn đề chung về soạn

2


thảo văn bản.

 Lê Thành Tây (2008), Các tác vụ xử lý văn bản và cơng việc văn
phịng, NXB Thanh Hóa: Đã đi sâu vào việc thao tác xử lý văn bản trên phầm
soạn thảo văn bản tại Chương II: Xử lý đoạn text.
 Nguyễn Thị Thơm (2010), Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành
văn bản tại Trung tâm Đào tạo tư vấn và chuyển giao công nghệ. Thực trạng
và giải pháp, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
 Cẩm nang tổ chức hành chính
- Khóa luận tốt nghiệp (2010) “Tìm hiểu cơng tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại trung tâm Đào tạo tư vấn và chuyển giao công nghệ. Thực
trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thị Thơm.
- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Cơng tác hành chính văn phịng của
UBND huyện Từ Liêm”, Bùi Thị Nụ, 2009, Hà Nội.
- Khóa luận tốt nghiệp “ Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại
Văn phòng UBND xã Lai Uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương”, Võ Việt
Sang, Bình Dương.
- Luận văn “ Cơng tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng ủy
ban nhân dân thành phố Pleiku” , Nguyễn Minh Phú, 2013, Pleiku.
- Lí luận và phương pháp cơng tác văn thư, Vương Đình Quyền, Nhà
xuất bản Đại học Quốc Gia, Hà Nội, 2006.
- “Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư” của Triệu Văn
Cường – Trần Như Nghiêm, 2006, NXB Văn Hóa thơng tin.
- “Kỹ thuật soạn thảo văn bản” GS.TS. Nguyễn Đăng Dung,
PGS.TS. Nguyễn. Hoàng Anh, TS. Võ Trí Hảo (đồng chủ biên).
Trên thực tế, có rất nhiều cơng trình nghiên cứu về cơng tác soạn thảo
văn bản và hầu hết các cơng trình nghiên cứu đều tập trung đối tượng là văn

3


bản tại các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan nhà nước, cịn các cơng

trình nghiên cứu về cơng tác soạn thảo văn bản tại doanh nghiệp thì số lượng
khơng nhiều. Do vậy, đề tài của tơi sẽ có tình kế thừa những giá trị nghiên
cứu của các tác giả khác, đồng thời vừa có tính mới, vừa phát triển hướng
nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại doanh nghiệp.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tại Cơng ty CPDV Bảo vệ Fire Wall; từ đó, đưa ra các giải pháp
nhằm hồn thiện cơng tác soạn thảo văn bản hành chính cho cơng ty.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
 Tìm hiểu lý luận chung và hệ thống các văn bản quy định về công tác
soạn thảo văn bản;
 Khảo sát thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty CPDV
Bảo vệ Fire Wall
 Phân tích, đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính tại Cơng ty CPDV Bảo vệ Fire Wall để chỉ ra những ưu nhược điểm
trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Cơng ty. Từ đó, đề xuất các
giải pháp phù hợp để phát huy được những mặt mạnh và hạn chế được những
tồn tại của công ty.
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng cơng tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall.
Phạm vi nghiên cứu: Tại Văn phịng Cơng ty CPDV Bảo vệ Fire Wall từ
năm 2016 đến nay.
6. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập và xử lý thơng tin: Nghiên cứu, tìm hiểu các tài

4


liệu, giáo trình, bài viết và các nguồn thơng tin có chọn lọc liên quan cơng tác

soạn thảo và ban hành văn bản.
 Phương pháp phân tích tổng hợp: Nghiên cứu các tài liệu, lý luận có
liên quan đến đối tượng nghiên cứu và phân tích tìm hiểu sâu hơn về đối
tượng nghiên cứu.
 Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu và từ đó
tìm ra những đặc trưng của đối tượng nghiên cứu tại Công ty CPDV Bảo vệ
Fire Wall
 Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn cán bộ nhân viên trong cơng ty
để tìm hiểu chính xác hơn về đối tượng nghiên cứu, đồng thời cũng là cơ sở
để đánh giá, phân tích đối tượng.
 Phương pháp khảo sát, so sánh
7. Đóng góp của đề tài
 Đóng góp và phục vụ cho cơng việc thực tiễn có liên quan đến cơng tác
soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty CPDV Bảo vệ Fire Wall.
 Tư liệu tham khảo cho sinh viên ngành Quản trị Văn phịng.
 Tư liệu tham khảo cho q trình soạn thảo và ban hành văn bản nói
chung và tại Cơng ty CPDV Bảo vệ Fire Wall nói riêng.
 Tư liệu phục vụ bạn đọc.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề
tài có kết cấu gồm 03 chương:
Chương 1. Lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall
Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản
tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall

5


Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công

tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire
Wall.

6


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.1. Khái niệm
Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là nhữn gì
cần được lưu lại làm bằng” hoặc chuỗi kí hiệu ngơn ngữ hay nói chung
nhwungx kí hiệu thuộc hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một
nội dung ý nghĩa trọn vẹn(Từ điển Tiếng Việt 1078, Trung tâm từ điển ngôn
ngữ - Hà Nội – 1997)
Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài
liệu,...(Điều 1, Điều lệ quy định chế độ chung về công văn, giấy tờ ở các cơ
quan ban hành theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 của Chính
phủ)Có nhiều được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà
nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại
giấy tờ dùng để quản lí, điều hành hoạt động của một cơ quan, tổ chức như
Quyết định, Công văn, Thông báo, Kế hoạch... đều được gọi là văn bản.
Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thơng tin quy phạm Nhà
nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ
thể trong khâu quản lý.
Như vậy, để có thể soạn thảo và ban hành văn bản thì địi hỏi người soạn
thảo văn bản phải có kiến thức, phương pháp và kỹ năng để có thể sử dụng
ngơn ngữ nhằm mục đích truyền tải thơng tin mong muốn tới các đối tượng
khác.
1.1.1. Văn bản hành chính thơng thường

1.1.1.1. Khái niệm
Văn bản hành chính là những quyết định quản lí thành văn mang tính áp

7


dụng pháp luật hoặc chứa đựng những văn bản mang tính thơng tin điều hành
nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết
các cơng việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công
việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức
tạp, có thể phân thành 2 loại chính:( />1.1.1.2. Đặc điểm
Văn bản hành chính thơng thường có đặc điểm là mang tính thơng tin
điều hành.
Văn bản hành chính là chiếm tỷ trọng lớn tổng số các loại văn bản cần
thiết phải soạn thảo hành chính của các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế,
chính trị, xã hội.
Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ
chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau
trong hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội.
Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thơng tin quản lý
mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống và từ dưới lên, theo chiều
ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền.
Ngôn ngữ và văn phong văn bản hành chính vừa mang tính chất khách
quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, rõ rành, chính xác,
đầy đủ. Việc sử dụng các thuật ngữ mang tính điển hình và tiêu chuẩn hóa
cao, cách thức diễn đạt trong sáng, mạch lạc, logic thể hiện đầy đúng mối
quan hệ giữa chủ thể ban hành văn bản và đối tượng tiếp nhận văn bản.
1.1.1.3. Hệ thống văn bản hành chính
Các văn bản hành chính thơng thường là những văn bản mang tính thơng
tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để

thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động các cơ quan hành chính

8


nhà nước các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến
trong các cơ quan, tổ chức.
Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị (cá biệt) và thông
cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác khơng xác
định thẩm quyền ban hành theo tên của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị,
cá nhân tùy theo thẩm quyền giải quyết cơng việc có thể ban hành loại văn
bản phù hợp.
1.1.1.4. Phân loại văn bản hành chính thơng thường
Văn bản hành chính được chia thành hai loại:
Văn bản khơng có tên loại: Cơng văn là văn bản dùng để giao dịch về
công việc giữa các cơ quan đồn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn
bản không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn
với loại văn bản hành chính khác.
Ví dụ: Cơng văn đơn đốc, cơng văn trả lời, cơng văn mời họp, cơng văn
giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
Văn bản có tên loại: Thơng báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án,
chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới
thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo,
phiếu trình…). Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể. Ví
dụ:
Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo cáo
tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột
xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;
Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan
tới đơn vị bằng văn bản;

9


Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự
việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên
bản hợp đồng, biên bản bàn giao.
Văn bản hành chính có vai trị chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm
pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ
cho q trình quản lý hành chính nhà nước và thơng tin pháp luật.
1.1.2. Văn bản hành chính cá biệt
1.1.2.1. Khái niệm
Là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành
chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định
quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ
quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá
biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt.
Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương
người tốt việc tốt,…
1.1.2.2. Đặc điểm
- Thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà
nước có thẩm quyền; hoặc các quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên.
- Thuộc loại văn bản áp dụng luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy
phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hoặc chính cơ
quan mình.
- Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành.
- Nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh các quan hệ
cụ thể, chính xác các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc
xác định những biện pháp tách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp

10


luật.
- Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý nhất
định.
- Áp dụng một lần đối với các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong
phạm vi không gian và thời gian nhất định.
- Có tính đơn phương và tính bắt buộc với các đối tượng cụ thể, được chỉ
định rõ, trong phạm vi khơng gian và thời gian nhất định.
- Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành bằng cưỡng chế nhà
nước.
1.2. Các yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản
1.2.1. Về thẩm quyền
Thủ trưởng cơ quan, trưởng đơn vị là người ký ban hành trực tiếp tất cả
các loại văn bản trong cơ quan như:
- Các văn bản quản lý tổ chức bộ máy và nhân sự.
- Các quyết định về công tác tổ chức, cán bộ nội bộ: tuyển dụng, bổ
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương đối với cán bộ trong Công ty;
- Các văn bản có nội dung liên quan đến việc quản lý, sử dụng tài chính
tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật và cơ
quan cấp trên;
Cấp phó là người ký thay Thủ trưởng khi Thủ trưởng khơng có mặt
(được ủy quyền) ban hành tất cả các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công
phụ trách quản lý.
1.2.2. Về nội dung văn bản
Mỗi một loại văn bản quản lý đều có thể có yêu cầu riêng về bố cục,
ngôn ngữ văn phong… Và để văn bản ban hành đảm bảo chất lượng, đòi hỏi
người soạn thảo không chỉ cần biết được những yêu cầu riêng biệt của từng

11


loại văn bản mà còn phải đảm bảo các yêu cầu nội dung sau đây:
 Văn bản phải có tính mục đích
Văn bản quản lý nhà nước hay văn bản của các cơ quan doanh nghiệp, tổ
chức bất kỳ đều được ban hành với danh nghĩa là cơ quan nhằm đề ra các chủ
trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản
nào đó địi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. u cầu này địi hỏi văn bản
ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi
soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì?nhằm
giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện
văn bản là gì?
 Văn bản phải có tính khoa học
Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ
hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán. Một
văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:
 Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông
tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác.
 Lơ gíc về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề.
 Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.
 Đảm bảo tính hệ thống của văn bản.
 Văn bản phải có tính đại chúng
Tất cả các văn bản khi ban hành phải được viết rõ ràng dễ hiểu để phù
hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi
hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ, mọi đối
tượng ở mọi trình độ khác nhau đều có thể tiếp nhận được.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước có liên quan trực tiếp đến nhân

dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân

12


trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song khơng ảnh hưởng đến nội dung nghiêm
túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản.
Tương tự như văn bản quản lý hành chính nhà nước, văn bản quản lý của
các doanh nghiệp có liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau, trình độ khác
nhau như lao động phổ thơng, lao động tri thức có trình độ cao như cao đẳng,
đại học,… cho nên tính đại chúng là u cầu khơng thể thiếu. Bởi nếu văn bản
được ban hành liên quan đến nhiều đối tượng nhưng chỉ có một vài đối tượng
tiếp nhận, hiểu được thì dẫn đến hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng
do các đối tượng không hiểu được nội dung văn bản hoặc hiểu sai lệch văn
bản. Do đó, tính đại chúng cũng là u cầu quan trọng đối với mọi loại văn
bản.
 Văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện
Đối với nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản đề
truyền đạt các chủ trương, chính sách của Nhà nước.Vì vậy, văn bản phải có
tính bắt buộc thực hiện (quyền lực đơn phương). Tùy theo tính chất và nội
dung, văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác
nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực của mình,
truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật
khác.
Đối với các doanh nghiệp, khi đã được Nhà nước cấp cho phép kinh
doanh, văn bản được ban hành đảm bảo không trái với Hiến pháp và pháp luật
thì văn bản khơng chỉ là phương tiện để giao dịch mà còn là căn cứ để các
thành viên trong doanh nghiệp thực hiện. Dựa vào các văn bản như Điều lệ,
Quy chế, Nội quy, Quy định của doanh nghiệp, mà các thành viên bắt buộc
phải tuân thủ, phải thực hiện cơng việc mà mình được quy định, được yêu

cầu.
Để đảm bảo yêu này thì văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền,
nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợp pháp.Hay có

13


thể cách khác rằng văn bản phải đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, đặc biệt
với doanh nghiệp đây là yêu cầu bắt buộc không thể thiếu, là cơ sở cho hiệu
lực của văn bản. Vì vậy, văn bản phải có nội dung hợp pháp, được ban hành
theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.
 Văn bản phải có tính khả thi
Đây là một u cầu đối với văn bản, đồng thời là kết quả của sự kết hợp
các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính cơng quyền.
Ngồi ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng,
văn bản cịn phải có đủ các điều kiện sau:
 Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành
hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể
thi hành.
 Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo
đảm thực hiện các quyền đó.
 Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện
văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể. Khi ban
hành văn bản người soạn thảo phải tự đặt mình vào vị trí, hồn cảnh của
người thi hành thì văn bản mới có khả năng thực thi. Có nghĩa là văn bản ban
hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, phù hợp với hồn cảnh
khơng gian và thời gian.
1.2.3. u cầu về thể thức văn bản
“Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần

bổ sung trong những trường hợp cụ thể” [8; />Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, doanh
nghiệp được ban hành những loại văn bản nào, mỗi loại văn bản lại có thể

14


thức và cách trình bày khác nhau. Do đó, việc xác định cơ quan có thẩm
quyền ban hành văn bản nào thì sẽ xác định được chính xác thể thức văn bản
theo quy định của pháp luật. Đối với một số cơ quan nhà nước ban hành văn
bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thơng thường, nhưng có một
số cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản hành chính. Đối với doanh
nghiệp, văn bản hành chính là loại văn bản được ban hành nhiều và doanh
nghiệp khơng có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật trừ một
số doanh nghiệp đặc biệt do Chính phủ quy định.
Đối với văn bản hành chính thể thức dược quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính đảm bảo các tiêu chí:
 Khổ giấy và định lề trang văn bản
 Kỹ thuật trình bày văn bản
 Các thành phần thể thức văn bản
Về cơ bản văn bản bao gồm 03 phần: phần mở đầu, phần nội dung và
phần kết thúc với 9 yếu tố cơ bản sau đây:
 Quốc hiệu và tiêu ngữ
 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
 Số, ký hiệu của văn bản
 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
 Nội dung văn bản
 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
 Dấu của cơ quan, tổ chức

 Nơi nhận
Ngoài ra cịn có thể có các thành phần khác:
Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối

15


mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được
thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước năm 2000.
Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh,
văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa
tốc, hỏa tốc hẹn giờ. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết
định.
Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng
hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI
HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.
Đối với công văn, ngồi các thành phần được quy định có thể bổ sung
địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex,
số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).
Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát
hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. Trường hợp
văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó.
Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ
lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
1.2.4. Về bố cục
 Phần mở đầu:
– Quốc hiệu
– Tên cơ quan ban hành văn bản

– Số và kí hiệu (văn bản thơng thường khác văn bản quy phạm pháp luật)
– Địa danh, ngày tháng
– Tên loại văn bản

16


– Trích yếu văn bản
– Căn cứ ban hành văn bản
 Phần nội dung
– Loại hình quyết định
– Nội dung điều chỉnh: phần trong tâm có thể theo văn điều khoản hoặc
văn xuôi pháp luật
- Điều khoản thi hành gồm: hiệu lực văn bản; chủ thể thi hành; xử lí văn
bản cũ
 Phần kết:
– Thẩm quyền kí: chức vụ, chữ kí, họ tên đầy đủ
– Con dấu hợp pháp
– Nơi nhận
– Dấu độ mật, độ khẩu
– Tên tắt người đánh máy, số lượng bản
1.2.5. Về ngôn ngữ văn bản
 Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.
 Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ
nước ngồi nếu khơng thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần
xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản.
 Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ,
cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ
viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ,
cụm từ đó.

 Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt.
 Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại,
trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành

17


văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật
và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký
hiệu của văn bản đó.
Cần lưu ý một số điểm sau:
 Sử dụng thời hiện tại, quá khứ và tương lai đúng với nội dung mà văn
bản muốn thể hiện.
 Các hành vi của chủ thể pháp luật xảy ra ở những thời điểm khác
nhau
 Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng đối với các hành vi xảy
ra sau khi quy phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực, trừ rất ít những quy
phạm có hiệu lực hồi tố.
 Khi diễn đạt một quy phạm pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định
thời điểm hành vi mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh. Điều này
được thực hiện một cách chính xác nếu chúng ta sử dụng đúng các thời q
khứ, hiện tại, tương lai. Khơng ít các văn bản không chú ý đến vấn đề này nên
dễ dẫn đến sự hiểu sai và áp dụng sai các quy định được ban hành.
 Bảo đảm độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ.
 Cách diễn đạt một quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ chính xác về
chính tả và thuật ngữ. Sai sót chính tả có thể xử lý được dễ dàng bởi đội ngũ
biên tập, sai sót về thuật ngữ thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục
được.
 Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những tư tưởng riêng của
mình nên họ biết cần dùng thuật ngữ nào cho phù hợp, phản ánh đúng nội

dung các quy định cần soạn thảo.
1.2.6. Về quy trình
Muốn có một văn bản soạn thảo đảm bảo chất lượng, đạt được mục đích,
yêu cầu đề ra thì cần phải tiến hành soạn thảo văn bản theo một quy trình

18