PHƯƠNG PHÁP CƠ BẢN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
I.

II.

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT:
1. Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam
2. Tổ chức sự kiện là gì?
3. Khái quát về ngân sách trong tổ chức sự kiện
4. Vai trò của ngân sách trong tổ chức sự kiện
CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CƠ BẢN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH
TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN:
1. Phân loại các loại hình sự kiện:
1.1. Phân loại theo quy mơ
1.2. Phân loại theo hình thức
1.3. Phân loại theo mục đích
2. Các yếu tố liên quan đến việc hoạch định và kiểm soát ngân sách sự kiện
3. Quy trình lập dự tốn ngân sách sự kiện:
4. Phương pháp xác định ngân sách trong sự kiện
4.1. Phương pháp xác định ngân sách theo hạng mục
4.1.1. Khái niệm phương pháp xác định ngân sách theo hạng mục
4.1.2. Lấy ví dụ thực tế: “FTS Show” năm 2017
4.1.3. “FTS Show” năm 2018
4.1.4. Đánh giá
4.2. Phương pháp xác định ngân sách theo chương trình
4.2.1. Khái niệm phương pháp xác định ngân sách theo chương trình
4.2.2. Lấy ví dụ thực tế :”Dự án “ Xuân yêu thương 2012”
4.2.3. Lấy ví dụ thực tế “Khai thương showroom thứ 4 của JYSK tại 100
Lò Đúc”
4.2.4. Đánh giá

5. Các hình thức xác định ngân sách trong sự kiện
6. Các cách để tăng thu, giảm chi trong sự kiện
7. Các điều kiện để thực hiện

KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
Tổ chức sự kiện đến nay có lẽ cũng khơng cịn là nghề mới mẻ như trước đây người
ta vẫn thường rỉ tai nhau. Trong thời kì kinh tế có nhiều biến động như hiện tại, thị trường
sự kiện cũng có những ảnh hưởng nhất định tuy nhiên nó vẫn ln sơi động và đầy sức
sống như chính bản thân nó vậy.
Ở các nước phát triển, tổ chức sự kiện được coi là 1 ngành cơng nghiệp, nó hoạt
động khá nhộn nhịp và bài bản. Ngày nay, toàn cầu hóa là xu thế tất yếu phát triển của thế
giới trong quan hệ quốc tế hiện đại và Việt Nam cũng khơng nằm ngồi xu thế đó. Việt
Nam gia nhập WTO sẽ là điều kiện thuận lợi phát triển kinh tế, mở rộng thị phần trong sự
phát triển của các doanh nghiệp ở Việt Nam. Bên cạnh đó, khó khăn thách thức cũng khơng
nhỏ địi hỏi các doanh nghiệp trong nước phải tìm cho mình một hướng đi đúng đắn. Chính
vì vậy, muốn tồn tại thì các doanh nghiệp phải tạo ra được hình ảnh của mình trong mắt
khách hàng và các đối tác. Hiện nay quảng cáo các phương tiện thơng tin đại chúng và các
hình thức Marketing khác là vẫn chưa đủ. Các doanh nghiệp luôn muốn cho những khách
hàng và đối tác của mình ngày càng hài lịng hơn. Vì lẽ đó mà hiện nay các doanh nghiệp
thường tổ chức sự kiện nhằm quảng bá hình ảnh.
Một sự kiện thành công ghi dấu ấn vào trong lịng các khán giả và những người
tham gia khơng phải là một điều dễ, đó là kết quả làm việc của nhiều nguồn nhân lực và
các yêu tố khác nhau: ý tưởng sự kiện, truyền thông,thiết kế, hậu cầu, ngân sách…Mỗi một
yếu tố lại có một tầm quan trọng khác nhau và tất cả những yếu tố nhỏ tạo nên một bức
tranh tổng thể hồn hảo.Và khơng thể khơng nhắc đến ngân sách, đây là vấn đề quan trọng

và hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được
hay khơng cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện.
Nhân thức được tầm quan trọng của việc lập ngân sách trong tổ chức sự kiện, dựa
vào những thông tin thực tế , những kiến thức đã được học và hiểu biết của bản thân, trong
bài báo cáo này , em đề cập đến những phương pháp cơ bản để xác định được ngân sách
trong tổ chức sự kiện và phân tích ví dụ cụ thể.


I.

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT:
1. Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam:

Việt Nam gần 90 triệu dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục
ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăn ngàn doanh
nghiệp thuộc các ngành với nhu cầu rất đa dạng về tổ chức sự kiện.
Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với hơn 60 dân tộc ởcác miền khác
nhau nên nền văn hóa Việt Nam rất đa dạng và phong phú. Hơn nữa, Việt Nam còn là nơi
giao thoa của các nền văn hóa lớn như Trung Hoa, ấn độ, và phương Tây ngày càng làm
cho nền văn hóa Việt Nam hiện đại phong phú và đa dạng hơn. Chính những yếu tố đó
cũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện, làm quy mô nhu cầu tăng cao hơn với
nhiều phân đoạn hơn. Nhu cầu và mong muốn là rất lớn. Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiện
lớn nhỏ có nhu cầu tổ chưc. Tuy nhiên khả năng cung ứng hiện này là có hạn. Phần lớn các
sự kiện được tổ chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh nghiệp, các cơ quan
khối cơng quyền. Số cịn lại là rất ít rơi vào khu vực tư nhân có thu nhập cao hoặc rơi vào
những loại sự kiện bất khả khán như ma chay, hiếu hỷ, v.v...Tuy nhiên khi kinh tế phát
triển, thu nhập của người dân cao hơn thì khả năng thanh tốn cho loại dịch vụ này sẽ tăng
lên nhiều.Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiện ở
nước ta hàng năm lên tới hàng chục tỉ đồng. Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu
vực Đơng Nam Á với văn hóa đa sắc tộc thì quy mơ sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng

của thị trường này cũng rất cao. Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh.Về
cung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độc
lập. Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít. Các hoạt động tổ chức
sự kiện thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thức hiện như khách sạn, các
trung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáolớn. Những sự kiện lớn có tầm quốc gia,
quốc tế như lễ Quốc Khánh, SEAGAMES, APEC, những ngày hội tôn giáo, v.v....Đó là
những sự kiện dài ngày diễn ra trong phạm vi khơng gian rộng có cơ chế tổ chức riêng biệt
là Ban tổ chức. Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được hình thành để triển khai
và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên. Khi sự kiện được tổ chức hồn tất thì ban
tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể. Với tình khơng chun nghiệp như vậy
nên việc tổ chức các hoạt động tổ chức sự kiện trở nên rất tốn kém và lãng phí.Nhìn chung
hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện chưa sơi động, chất lượng dịch vụ cịn thấp,chi phí cao
và thiếu tính chuyên nghiệp. Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gay gắt, các nhà kinh
doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này. Tuy nhiên trong tương lai gần kinh
tế xã hội phát triển, thu nhập của cư dân cao cùng với sự hội nhập quốc tế sâu rộng trên
nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường này là rất lớn, thu hút các


nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ rất gay gắt, nó địi hỏi những dịch vụ chất
lượng cao của những công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện
2. Tổ chức sự kiện là gì?
Sự kiện là một ngành nghề có manh nha từ lâu nhưng mới chỉ thực sự phát triển
trong khoảng hơn 20 năm trở lại đây .
Chúng ta tiếp xúc và làm sự kiện hàng ngày, hàng giờ mà vơ tình chưa định nghĩa
được đó là tổ chức sự kiện. Chưa bàn vội đến những chương trình nghệ thuật lớn, những
buổi trình diễn với âm thanh, ánh sáng hoành tráng, những bữa tiệc với dàn sao và thảm đỏ.
Có thể đó là lễ đầy tháng, sinh nhật, đám giỗ hay tổ chức ăn uống họp mặt tại gia. Tất cả
cũng đều trải qua các bước của 1 event, có chăng là thu gọn, và đơn giản hơn.Khi nhắc đến
sự kiện, người ta nghĩ đế đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông
quan tâm như World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,… Hay cũng có thể là các sự việc

mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như :
đám cưới, sinh nhật,… Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và
marketing : hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương,…
Theo PGS.TS Lương Hồng Quang (2009) cho rằng: “Sự kiện dùng để mô tả các
nghi lễ, các buổi giới thiệu, trình diễn, hay các lễ kỷ niệm được lập kế hoạch và được tạo ra
để đánh dấu cột mốc của cá nhân, tổ chức hay cộng đồng với các mục đích chính trị, kinh
tế, xã hội và văn hóa hoặc mục đích hợp tác”. Vì vậy, tùy vào vị trí, góc nhìn, quan điểm,
học vấn mà mỗi người lại có cách hiểu khác nhau về sự kiện.
Nhiều quan điểm về sự kiện dẫn đến có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức sự
kiện. Theo PGS.TS Lưu Văn Nghiêm trong cuốn Tổ chức sự kiện đã đề cập “Tổ chức sự
kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động
cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, cơng cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo
toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian
và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền
thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự
kiện”.1
Tuy nhiên, với mỗi sự kiện khác nhau phụ thuộc vào quy mô, địa điểm, thời gian,
tính chất sự kiện và góc độ tiếp cận của từng cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp mà có những
quan điểm khác nhau về tổ chức sự kiện. Nhiều sự kiện nhỏ như hội thảo, cuộc họp công
ty, sinh nhật thì sẽ khơng cần hoặc ít cần đến máy móc thiết bị, cơng cụ lao động và khơng
chịu áp lực lớn từ phía chủ sở hữu sự kiện. Nhưng với những sự kiện mang tầm cỡ lớn của
các công ty như sự kiện âm nhạc của Heineken, Tiger hay tiêu biểu như sự kiện lễ hội âm
nhạc quốc tế gió mùa Monsoon Music festival thì tổ chức sự kiện là một quy trình đầy vất
vả với sự kết hợp của người làm sự kiện với các tư liệu lao động như hệ thống âm thanh,
ánh sáng, khung sân khấu, màn hình led…. kết hợp và làm việc cật lực của nhiều bên liên
1


quan từ thiết kế sân khấu, nội dung, thiết kế, truyền thông nhằm thỏa mãn kỳ vọng của chủ
sở hữu sự kiện và nhu cầu của khách hàng.

Có thể hiểu đơn giản, tổ chức sự kiện là một quy trình với nhiều bước, nhiều giai
đoạn khác nhau từ chuẩn bị đến thực thi và cuối cùng là dọn dẹp hiện trường sau sự kiện
và tổ chức những hoạt động bên lề khép lại sự kiện với sự kết hợp của nhân lực sự kiện
và các bên liên quan kết hợp có cơng cụ trợ giúp nhằm mục đích cuối cùng là thỏa mãn
nhu cầu của các bên liên quan trong sự kiện
3. Khái quát về ngân sách trong sự kiện:
Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện (event budget planer) đó là việc liệt kê và tính
tốn các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
Cân phân biệt việc lập dự tốn ngân sách và việc tính gia thanh thực tế cua sự kiện.
Việc tinh gia thanh thực tế của sự kiện đó là việc tính tốn tổng chi phỉ thực tế phát sinh
trong quá trình thực hiện sự kiện, con đã là dự toan no se mang y nghia la việc tính tốn
các khoản chi phí theo kế hoạch, theo dự tỉnh.
Ngân sách tổ chức sự kiện do nhà đầu tư sự kiện quyết định, nó là yếu tố cơ ban
quyết định đến chương trình, nội dung cũng như chất lượng của các dịch vụ trong sự kiện,
hay nói cách khác nó là điều kiện, là cơ sở cho tổ chức sự kiện.
4. Vai trò của ngân sách trong tổ chức sự kiện:
Ngân sách đóng vai trị cần thiết trong chu trình dự án/chương trình.
 Giai đoạn lập kế hoạch
Lập kế hoạch ngân sách giúp cho các cán bộ quản lý dự án và các cán bộ khác có sự
hình dung chính xác về kinh phí cần cho dự án. Nó đảm bảo kế hoạch là thực tế về mặt
kinh phí cần thiết để thực hiện các hoạt động nhằm đạt được kết qua mong muốn. Khi xây
dựng ngân sách, các cán bộ quản lý dự án cần có cuộc thảo luận chi tiết với các cán bộ dự
án và với các cán bộ đang quản lý chương trình lớn hơn hoặc đang quản lý ngân sách hoạt
động để đảm bảo rằng việc lập ngân sách mang tính thực tế.
 Vận động nguồn lực
Một kế hoạch và ngân sách thực tế rất quan trọng cho công tác gây quỹ và thương
lượng với các nhà tài trợ tiềm năng. Kế hoạch này thể hiện rõ tổ chức sẽ sử dụng kinh phí
cho những việc gì và đạt được kết quả gì từ việc sử dụng kinh phí đó. Một kế hoạch và
ngân sách thực tế sẽ tạo được niềm tin đối với nhà tài trợ, do vậy rất quan trọng đối với
việc phát triển kế hoạch vận động nguồn lực nhằm giúp có được kinh phí để thực hiện dự

án theo kế hoạch đã đề ra. Giai đoạn thực hiện Ngân sách rõ ràng và chính xác là cơ sở
chính để đảm bảo có đủ nguồn lực để thực hiện các hoạt động theo kế hoạch.
 Giám sát


Ngân sách cụ thể và chi tiết (tới cấp độ hoạt động) giúp cho việc giám sát liên tục
các chi phí thực tế theo lịch hoạt động, là một cơng cụ cần thiết để đảm bảo các hoạt động
diễn ra theo kế hoạch. Việc giám sát tốt giúp cho dự án có những điều chỉnh khi cần thiết
đảm bảo cho việc đạt được các mục tiêu đã đề ra một cách tốt hơn. Cần rà sốt ngân sách
trong q trình thực hiện dự án. Trong trường hợp có sự khác biệt lớn giữa ngân sách và
chi phí thực tế, cần điều chỉnh kế hoạch và ngân sách hoặc cần có sự rà sốt và phân tích
ngun nhân của sự khác biệt đó.
 Báo cáo tài chính
Ngân sách là điểm khởi đầu cho việc báo cáo tài chính cho nhà tài trợ. Lòng tin của
nhà tài trợ sẽ tăng lên nếu như báo báo tài chính tốt, do vậy cần có kế hoạch hoạt động và
ngân sách thực tế. Điều quan trọng là báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính phải được
làm cùng lúc và phải nhất quán. Việc theo dõi kinh phí theo hoạt động rất hữu ích. Điều
này giúp cho người quản lý dự án thấy được dễ dàng và rõ ràng tiến độ thực hiện của dự
án. Có nhiều cách để làm được điều này
.
Ngân sách quyết định dự án sự kiện có được tổ chức hay không và quy mô/ mục tiêu
sự kiện như thế nào? Bản ngân sách được dùng để so sánh các chi phí và doanh thu thực tế
với các chi phí và doanh thu dự tính. Dự trù và kiểm sốt ngân sách rất quan trọng cho hoạt
động quản lý sự kiện vì phần lớn các yếu tố của một sự kiện địi hỏi phải thanh tốn trước
khi có doanh thu. Với những sự kiện có tài trợ, phần lớn các đơn vị tài trợ đều muốn có
một bản khai ngân sách về sự kiện dự kiến trước khi chấp nhận trao các khoản tài trợ
Dự tốn ngân sách có vai trị quan trọng trong kiểm sốt ngân sách sự kiện.Nhưng
đây có thể là một trong những phần việc khó khăn nhất đối với nhà quản trị sự kiện.Thực tế
cho thấy, các nhà tổ chức sự kiện luôn phải đối mặt với chi phí phát sinh, thậm chí đó là
những khoản chi phí phát sinh khổng lồ.Vấn đề này nảy sinh từ nhiều nguyên nhân.Trong

đó, có lẽ nguyên nhân cơ bản là khâu lập dự tốn khơng tốt.
Dự tốn ngân sách là ước lượng tổng thể, thường dựa trên những giới hạn và giả
định về thơng tin (chủng loại, kích thước, số lương, mô tả yêu cầu chi tiết…). Bản ước tính
này là cơng cụ quan trọng nhất mà nhà quản trị sự kiện sẽ sử dụng để ra những quyết định
trong tổ chức sự kiện.Mỗi sự kiện có một ngân sách riêng.Mức độ chính xác của các khoản
ước tính này phụ thuộc vào kinh nghiệm của các nhà tổ chức sự kiện.Một nhà quản trị sự
kiện lâu năm thường có ước tính chính xác hơn.
II.

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CƠ BẢN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH
TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN:
1. Phân loại các loại hình sự kiện
1.1. Phân loại sự kiện theo quy mô:


Tổ chức sự kiện được xem là một ngành rất phát triển trên thế giới cũng như Việt
Nam. Với đặc thù có rất nhiều các loại hình sự kiện khác nhau, đôi khi những người mới
lấn sân vào lĩnh vực này vẫn còn bối rối, chưa phân định được rõ ràng. Bài viết dưới đây
chúng tôi sẽ cung cấp những thơng tin về phân loại các loại hình sự kiện phổ biến trong
giai đoạn hiện nay.
Tổ chức sự kiện là một ngành đa dạng, chính vì vậy việc phân loại các loại hình sự
kiện cũng cực kì phong phú. Để có cái nhìn chun sâu dưới đây chúng tơi sẽ phân tích 3
loại hình sự kiện phổ biến được phân loại theo quy mơ, hình thức và mục đích.
Căn cứ vào quy mô, tầm cỡ của sự kiện mà chúng ra có thể đưa ra các loại hình.
Thơng thường dựa theo yếu tố này sự kiện sẽ chia thành sự kiện lớn, sự kiện vừa và sự kiện
nhỏ.
 Loại hình sự kiện lớn
Sự kiện lớn là sự kiện được tổ chức với tầm cỡ, quy mơ, mục đích cũng như độ lan
truyền rất lớn. Theo quan điểm của các chuyên gia, đã là một sự kiện lớn cần có những yếu
tố:

Sự kiện lớn thường nhắm vào thị trường quốc tế, có tính cộng đồng cao. Ví dụ kinh
điển cho loại hình sự kiện này khơng thể khơng nhắc đến đại hội lớn World Cup, Olympic,
Hoa hậu thế giới,..
Số lượng người tham gia trực tiếp tại sự kiện phải vượt quá con số hàng triệu người.
Những sự kiện lớn có tác động trực tiếp tới kinh tế, xã hội, văn hóa của một quốc gia hay
nhiều quốc gia
 Loại hình sự kiện vừa
Đây là một loại hình sự kiện nhắm đến một quốc gia, địa phương.Thu hút số lượng
lớn người có cùng sở thích, đặc thù văn hóa,..Thơng thường sự kiện vừa là một trong các
loại hình sự kiện mang tính chất nhắc nhở văn hóa truyền thống, vừa duy trì bản sắc riêng
của quốc gia, địa phương.
 Loại hình sự kiện nhỏ
Sự kiện được diễn ra lẫn phục vụ cho mục đích tại thời điểm hiện tại.
Sự kiện bao gồm các hoạt động như lễ trao giải thưởng, tiệc tùng, hội nghị, triển lãm,...
1.2.

Các loại hình sự kiện theo hình thức

Bước vào thế giới tổ chức sự kiện, chắc chắn các bạn sẽ phải chống ngợp trước
những hình thức sự kiện, bởi nó thực sự đa dạng và phong phú. Dưới đây chúng tơi sẽ liệt
kê một số loại hình sự kiện theo hình thức:
 Sự kiện lễ hội
Trong các loại hình sự kiện thì lễ hội được xem là hình thức được trơng chờ mỗi
năm tại một địa phương, một vùng văn hóa nhất định. Bởi nó khơng chỉ gắn kết cộng đồng,
gìn giữ bản sắc văn hóa mà còn tạo ra động lực kinh doanh và du lịch


Trong sự kiện lễ hội bạn cũng đã thấy nó chia thành các nhánh nhỏ như: lễ hội nghệ thuật,
lễ hội ẩm thực,..
 Loại hình sự kiện thể thao

Những sự kiện này được tổ chức với những hình thức thi đấu và biểu diễn nhằm đo
lường khả năng, ý chí lịng can đảm của con người. Loại hình sự kiện này thường được tổ
chức tại địa phương, quốc gia và cả thế giới.
Ngồi các loại hình sự kiện trên thì trong đời sống của mình bạn cịn có thể bắt gặp các sự
kiện như giáo dục, thương mại, tôn giáo,..
1.3.

Các loại hình sự kiện theo mục đích

Như chúng ta đã biết tất cả các sự kiện diễn ra đều có những mục đích khác nhau.
Và để nhận biết, phân loại chúng ta có thể chia nó ra thành các loại hình sự kiện khác nhau
với mục đích khác nhau:
 Sự kiện kỉ niệm
 Sự kiện giáo dục
 Sự kiện tiếp thị
 Sự kiện họp mặt
 Sự kiện khai trương
2. Các yếu tố liên quan đến việc hoạch định và kiểm soát ngân sách sự
kiện:
Trước khi xác định ngân sách cho một sự kiện, nhà tổ chức phải tự trả lời một số câu
hỏi như: đang cần tổ chức cái gì?/ nhằm mục đích gì? – lí do tổ chức?/ nó như thế nào?/ khi
nào diễn ra?/ sẽ cần bao nhiêu chi phí?
Câu trả lời cho những câu hỏi trên sẽ là gợi ý, định hướng để nhà tổ chức phát triển
dự án và tiến hành các bước xây dựng ngân sách phục vụ quá trình tổ chức.
Thứ nhất, loại hình sự kiện – đang cần tổ chức cái gì? Sự kiện có thể có tính chất
khoa học (hội nghị, hội thảo), văn hóa (triển lãm, du lịch, hịa nhạc…), thể thao (các trận
thi đấu, trận đấu từ thiện)… Mỗi loại hình sự kiện đều khác nhau và địi hỏi cấu trúc tổ
chức khác nhau, nguồn ngân sách khác nhau.Vì mục tiêu của chúng khác nhau nên lợi
nhuận và chi phí cũng hẳn nhiên khác nhau.
Thứ hai, quy mô sự kiện – một điều rất quan trọng đó là cần biết xem sự kiện này sẽ

chào đón lượng khán giả khổng lồ hay chỉ là một nhóm được chọn lựa.Vì cả nguồn thu hay
chi phí sự kiện đều sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào quy mô – địa phương hay quốc gia hay quốc
tế - của sự kiện và từ đó cũng sẽ có những thay đổi trong những nguồn huy động tài chính
cho sự kiện.
Thứ ba, mục đích mục tiêu của sự kiện – tính chất của sự kiện có thể ảnh hưởng đến
những nguồn lực hỗ trợ kinh tế tiềm năng cho sự kiện, đến từ các tổ chức/đơn vị công lập
hay tư nhân.


Thứ tư, thành phần tham gia dự kiến – liên quan đến kiểm sốt tài chính/ngân sách
cho sự kiện thì hiển nhiên phải nắm rất rõ thành phần tham gia của sự kiện vì điều này liên
quan trực tiếp tới việc chúng ta dự kiến nguồn thu cũng như những chi phí cần bỏ ra sao
cho tổ chức sự kiện đạt kết quả mà chúng ta kỳ vọng rằng sẽ làm thoả mãn chính những đối
tượng tham gia sự kiện này
.
3. Quy trình lập dự tốn ngân sách sự kiện (5 bước).




TT
1

Bước 1: Xác lập môi trường kinh tế cho sự kiện
Bước 2:. Lập bản hướng dẫn sử dụng ngân sách
Bước 3: Xác định các khoản thu và nguồn chi
Bước 4: Lập dự tốn ngân sách

Nội dung
Đơn vị tính Số lượng

Đơn giá
Thành tiền
Trang trí sân khấu
Lắp đặt lễ đài chính
M2
Lắp đặt lễ đài phụ
M2
2
Nhân lực
Giờ/công
Kỹ thuật viên
Viết kịch bản
….
Để lập dự toán ngân sách (chi) này cho sự kiện, cần xem xét các yếu tố sau:
- Cấu trúc phân chia công việc (WBS – work break down structure) được sử dụng
như là yếu tố đầu vào để xây dựng ngân sách. Các chi phí của các cấp thấp hơn
được thêm vào cung cấp cho chi phí tổng thể.
- Bản phân tích nguồn lực, mơ tả u cầu về nguồn lực cho sự kiện (con người,
nguyên liệu, thiết bị), đơn giá nguồn lực.
- Lịch biểu cho biết thời gian thực hiện cơng việc, nhận biết các chi phí ứng phó với
rủi ro.
- Sử dụng các thông tin lịch sử (lịch sử các sự kiện trước đó, hay các sự kiện có quy
mô tương tự). Đây là bằng chứng về hồ sơ lưu trữ rất quan trọng của hoạt động quản
lý tài chính của nàh quản trị sự kiện.
 Bước 5: Chuẩn bị tiền mặt và xác định các chỉ số kiểm sốt
Đây là khâu cuối cùng của tiến trình xây dựng ngân sách cho sự kiện.
Do tính chất đặc biệt của dự án sự kiện, nhà quản trị sự kiện đòi hỏi phải thật sự chú
ý tới dòng tiền để đảm bảo tính tính cực của nó. Bởi vì tính tích cực của dịng tiền thể hiện
khả năng thanh tốn của cơng ty tổ chức sự kiện.Nó cho phép nhà tổ chức sự kiện trả tiền
các hoá đơn mua cho nhà cung ứng và trả tiền lương một cách kịp thời.Khi khả năng này

mất đi, ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và tương lai của công ty và nhà tổ chức sự kiện.Thực
tế cho thấy nhiều nhà quản trị sự kiện đã khơng thành cơng ở khâu này vì họ ln thiếu tiền
mặt.
Như vậy, việc kiểm sốt dịng tiền cho sự kiện có tầm quan trọng đặc biệt, bởi nó
quyết định khả năng thanh toán của sự kiện, đảm bảo việc tổ chức sự kiện được thơng suốt
và thuận lợi. Kiểm sốt dòng tiền là một trong các nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị sự
kiện.
Những yếu tố về thị trường, đối tác và khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến dịng
tiền của nhà tổ chức sự kiện.Về kiểm sốt dịng tiền, trước hết cần tạo dựng mối thiện chí
với nhà cung ứng.Nếu không, họ buộc nhà tổ chức sự kiện phải thanh tốn ngay các khoản
mua thì cơng ty sự kiện phải đối mặt với những khó khăn trước mắt.Đồng thời, nhà tổ chức
sự kiện phải quản lý tốt việc mua bán. Sau đây là ba nhóm giải pháp chính:
Nhóm 1: Thiết lập các điều khoản thanh tốn
Nhóm 2: Tập hợp những khoản thu có thể chi trả một cách kịp thời để đáp ứng các
nghĩa vụ thanh toán đối với nhà cung ứng
Nhóm 3: Kiểm sốt chặt chẽ việc mua bán
Ví dụ: Bản danh mục các khoản mua
T Nội
Đơn
Số
Tiêu
T dung vị tính lượng chuẩn

Đơn
giá

Thuế
và

phụ
phí

Hình
thức
thanh
tốn

Thời
gian
giao
hàng

Hình
thức
giao
hàng

Ghi
chú

4. Phương pháp xác định ngân sách tổ chức sự kiện:
Theo Getz (1997), có hai cách tính ngân sách dùng trong hoạt động quản lý sự kiện:
ngân sách theo mục (như tên gọi – là tập trung vào mỗi mục chi phí và doanh thu của tổng
thể một sự kiện) và ngân sách theo chương trình - thiết lập cho mỗi yếu tố của chương trình
cụ thể.
4.1. Phương thức lập ngân sách theo khoản mục
4.1.1. Phương pháp lập ngân sách theo khoản mục là
gì?
Trong phương thức này, các khoản thu, chi ngân sách đã được khoản

mục hóa. Những khoản mục này được chi tiết và phân định rõ số tiền
cho ban được hưởng là bao nhiêu hoặc đối với mỗi một tiểu mục cũng
xác định rõ là tiểu mục đó được chi là bao nhiêu.
Việc qui định cụ thể mức chi yêu cầu các đơn vị thụ hưởng ngân sách
phải chi theo đúng khoản mục qui định và cần có cơ chế giải trình đối
với những yếu tố đầu vào.


Phương thức lập ngân sách theo khoản mục có ưu điểm là đơn giản, dễ
thực hiện và dễ kiểm soát được các khoản chi bằng cách so sánh với
những năm trước đó thơng qua việc so sánh các yếu tố đầu vào của các
năm.
1.

Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)

2.

Booth Activation ( sàn hày sân khấu)

3.

Trang trí vách, Backrop sân khấu, bong bóng, cổng hoa, cổng chào,

4.

Màn hình, thiết bị nghe, âm thanh ánh sáng.

5.

Biểu diễn văn nghệ,

6.

Thuê MC, PG

7.

Bàn ghế, thiết bị trình chiếu,

8.
card

Thiết kế ấn phẩm, thư, thiệp mời, bang rôn,biển quảng cáo, menu, brochure, name

9.

Photo, camera

10.

PG, MC, Nhân sự, dàn dựng, đồng phục, tiếp tân.

11.

Qùa tặng, gameshow

12.

Phương tiện di chuyển

13.

Truyền thơng, báo chí, ghi hình

14.

Dịch vụ bảo vệ, an ninh

15.

Điện nước, phụ phí phát sinh

16.

Phí dự phịng, phát sinh…

Trên đây là những khoản mục thườnh thấy trong sự kiện. Ví dụ: chi tiết các khoản
quản lý hành chính bao gồm fax/photo tài liệu, máy tính, in ấn, điện thoại, văn phịng
phẩm, bưu chính, nhân viên, đi lại…; chi quảng cáo bao gồm các khoản như in ấn,
brochure, poster, banner, photo wall…; các khoản chi lương bao gồm lương cho những


người phối hợp thực hiện, lương cho nghệ sĩ, MC, phiên dịch, tư vấn…; chi tiết bị gồm âm
thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt…
4.1.2. Lấy ví dụ thực tế “ FTS Show” Khoa Du Lịch học
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn:
A. Mục đích, ý nghĩa
Cuộc thi “FTS Show” là một trong những hoạt động được tổ chức để chào mừng ngày Du
lịch thế giới 27/09.

Cuộc thi “FTS Show” là nơi để các bạn sinh viên khoa Du lịch học, Trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn thể hiện tài năng, sự khéo léo, những góc nhìn mới mẻ về du lịch
thơng qua những hình thức sáng tạo, độc đáo. Đây cũng là sân chơi vui vẻ, bổ ích, có ý
nghĩa để các sinh viên trong khoa có cơ hội giao lưu, gặp gỡ sau những giờ học tập căng
thẳng.
B. Thời gian
- Thời gian: Từ ngày 01/09/2017 đến ngày 23/09/2017
C. Thể lệ cuộc thi
 Đối tượng dự thi
- Sinh viên khoa Du lịch học, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
- Mỗi Chi Đoàn – Chi Hội cử một đội thi
 Chủ đề thi: “Hà Nội – Một thời thương nhớ”
Hà Nội – một địa điểm du lịch nổi tiếng nhưng cũng quá quen thuộc. Nhắc đến du lịch Hà
Nội, ta thường nghĩ ngay đến những chuyến city tour quanh các di tích nổi tiếng, các trung
tâm thương mại sầm uất, hay những tour quanh phố cổ với những địa chỉ quen thuộc.
Càng ngày càng có nhiều người, đặc biệt là các bạn trẻ - những người đang hừng hực trong
tim khát khao được tìm tịi, được khám phá, bắt đầu tìm đến những vùng đất khác mà
dường như quên đi Hà Nội. Vậy làm sao để du lịch Hà Nội phát triển bền vững? Làm sao
để Hà Nội có đượcsức hút đúng như tiềm năng của nó?
Là những sinh viên du lịch năng động và đầy sáng tạo với những cái nhìn mới mẻ và độc
đáo, hãy khám phá Hà Nội theo một cách riêng của bạn, tìm ra những trải nghiệm thú vị,
mới mẻ ở trong một nơi tưởng như đã quá thân thuộc. Và Hà Nội với những nét văn hóa
xưa, những góc phố cổ, những làng nghề truyền thống, những thú của người Hà Nội... ở
‘một thời thương nhớ’ phải chăng là một gợi ý cho bạn...
D. Thành phần tham dự:


- Toàn bộ sinh viên khoa Du lịch học
- Khách mời:
1. Đại diện Ban chủ nhiệm khoa Du lịch học

2. Đại diện Chi bộ khoa Du lịch học
3. Đại diện các nhà tài trợ của chương trình
4. Đại diện ĐTN – HSV trường ĐHKHXH&NV
5. Đại diện các LCĐ – LCH trường ĐHKHXH&NV
6. Đại diện các khoa chuyên ngành du lịch, khách sạn của các trường đại học
trên địa bàn Hà Nội.
E. Kế hoạch tổ chức:
1. Tiến độ triển khai
- Ngày 20/08/2017: Triển khai kế hoạch chương trình
- Từ ngày 20/08/2017 – 23/09/2017: Truyền thơng về chương trình
- Từ ngày 20/08/2017 – 30/08/2017: Kêu gọi tài trợ cho chương trình
- Ngày 01/09/2017: Công bố đề tài, phát động cuộc thi FTS’s Show
- Ngày 22/09/2017: Tổng duyệt chương trình
- Ngày 23/09/2017: Tổ chức chương trình
F. Dự trù kinh phí năm 2017:
Số
STT

Nội dung chi

Đơn giá

lượng

Thành tiền

Hỗ trợ các đội thi

300,000

8 đội

2,400,000

Vòng 1
1

Thiết kế, in ấn
logo, poster,
2

banner,…

5,000,000

5,000,000


Chi phí vịng 1

7,400,000

Vịng 2
1

Hỗ trợ các đội thi

500,000

4 đội

2,000,000

Q dành cho
2

khán giả

400,000

400,000

5,000,000

5,000,000

1,500,000

1,500,000

Hội trường, âm
3

thanh - ánh sáng
Hỗ trợ BGK

4

khách mời
Hoa để bàn và

5

nước uống

300,000

300,000

6

Hỗ trợ BTC, MC

3,000,000

3,000,000

7

Hỗ trợ báo chí

200,000

3 đơn vị

600,000


Hỗ trợ lễ tân đón
8

tiếp

50,000

4 người

Chi phí vịng 2

200,000
13,000,000

Các hoạt động bên lề
Hoa và quà cho
1

nhà tài trợ

2,000,000

2,000,000

600,000

600,000

Hỗ trợ bữa ăn cho
2

BTC

Chi phí các hoạt động bên lề

2,600,000

Giải thưởng
1

Giải nhất

2,000,000

1

2,000,000

2

Giải nhì

1,500,000

1

1,500,000

3

Giải ba

1,000,000

1

1,000,000

500,000

2

1,000,000

Giải khuyến
4

khích

4 đội
loại ở
5

Giải triển vọng

250,000

vịng 2

1,000,000

Chi phí giải thưởng

6,000,000

Chi phí phát sinh trong tồn bộ chương trình

3,000,000


Tổng chi phí tồn bộ chương trình

32,000,000

Ba mươi hai triệu đồng chẵn
4.1.3. Chương trình “FTS Show” năm 2018:
Dự trù kinh phí chương trình:
Nội dung
Thiết kế, in ấn logo,
poster, banner,…
Hội trường, âm thanh ánh sáng
Hỗ trợ MC
Hỗ trợ báo chí
Hỗ trợ lễ tân đón tiếp
Hoa và quà cho nhà tài
trợ
Hỗ trợ bữa ăn cho
BTC
Hoa để bàn và uống
nước
Hỗ trợ các tiết mục
trình diễn đêm gala

Q cho khán giả
Chi phí phát sinh

Đơn giá
5,000,000

Số lượng

10,000,000

Thành tiền
5,000,000
10,000,000

500,000
300,000

2 người
3 đơn vị

1,000,000
900,000

50,000

6 người

300,000

2,000,000

2,000,000

2,000,000
300,000

2,000,000
300,000

1,000,000

4 tiết mục

500,000
2,600,000

4,000,000
500,000
2,600,000

Tổng = 28,600,000 VNĐ

4.1.4. Đánh giá :
Theo phương pháp này, việc dự toán được tiến hành trên từng khoản mục chi tiêu,
sau đó tổng hợp lại theo từng ban khác nhau của tổ chức. Mỗi ban đều đưa ra các hạng
mục công việc cần chi tiêu cụ thể. Từ đó, tổng hợp lại từng ban và đưa ra được một bản
dự trù kinh phí.
Các sự kiện được xác định ngân sách theo khoản mục thường là các sự kiện có tính
lặp lại, thường diễn ra hàng năm. Ví dụ sự kiện “ FTS Show” hàng năm của Khoa Du lịch
học Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Việc xác định ngân sách theo khoản

mục đã có sẵn từ những năm trước, điều này sẽ dễ dàng cho việc kiểm sốt ngân sách và
có thể so sánh đầu vào hàng năm. Bảng dự trù ngân sách “ FTS Show” năm 2017 không


khác nhiều so với năm 2018 với các hạng mục. Các hạng mục này cũng có thể được áp
dụng cho nhiều các chương trình khác.
Khi thiết kế một sự kiện, việc lập danh sách theo các hạng mục đã có sẵn rất dễ
thực hiện, dễ kiểm sốt. Chính vì vậy,hiện nay có rất nhiều sự kiện lập dự trù ngân sách
theo những khoản mục.
.
4.2. Phương thức lập ngân sách theo chương trình
Phương thức này tập trung vào sự lựa chọn của ngân sách trong
số các chính sách, chương trình có tính cạnh tranh. Lập ngân sách theo
chương trình thiết lập hệ thống phân phối nguồn lực, gắn kết được các
kết quả của các chương trình với những chi phí cần bỏ ra để thực hiện
chương trình đó.
Trong phương thức này, ngân sách được phân loại theo các khoản
mục chương trình hơn là theo những mối quan hệ có tính tổ chức. Lập
ngân sách theo chương trình yêu cầu sự cần thiết phải đo lường tính
hiệu lực, tác động của những yếu tố đầu ra tới mục tiêu.
Tuy nhiên phương thức này cũng còn bộc lộ những nhược điểm
như khái niệm chương trình là khái niệm khơng hồn hảo đối với ngân
sách vì khơng thể tạo ra chương trình cho tất cả các tổ chức để thực
hiện. Mặt khác, lập ngân sách theo chương trình khơng đảm bảo sự gắn
kết chặt chẽ giữa phân phối ngành và những mục tiêu mang tính chiến
lược cần phải ưu tiên.
4.2.1. Dự án “ Xuân u thương 2012”
A. Mục đích:
Chương trình “Xn u thương 2012” hưởng đến mục tiêu lớn và chung nhất đó
là mang đến sự chia sẻ của cộng đồng dành cho những em nhỏ cịn bộn bề thiếu thơn trên

xã đảo Thiêng Liêng - Cần Giờ. . Chúng tôi sẽ chuyển những hiện vật ủng hộ cũng như
tấm lòng hảo tâm của các cá nhân, đơn vị thành những giá trị vật chất, tinh thần đến cho
các em nhân dịp Tết đến:
o Giúp các em học sinh trau dồi thêm kiến thức nâng cao, tìm hiểu thế giới
xung quanh về văn hóa, khoa học, lịch sử, ...chắp cánh ước mơ trên con
đường học tập của các em qua Tủ sách mini. Cung cấp bài học về các kiến
thức cơ bản để phòng ngừa và ứng phó những tình huống nguy hiểm rình
rập hằng ngày qua Chương trình hướng đạo Sơ cấp cứu.
o Bên cạnh bài giảng, các em được hướng dẫn thực hành ngay tại chỗ nhằm
ghi nhớ và ứng dụng bài học tốt hơn.


o Mang đến những giây phút vui chơi thật vui vẻ, đồng thời mang tính gắn kết
và chia sẻ cho các em nhỏ qua Trò chơi sinh hoạt trong Hội trại.
Bên cạnh đó, các bạn học sinh - sinh viên sẽ có dịp cùng Nhóm Tuổi Trẻ và CLB Nắng
Hạ thử sức tham gia tổ chức một sự kiện với các vai trò khác nhau. Hơn thế nữa, là những
phút giây hết lòng hết sức làm việc để mang đến những giá trị thực sự cho các em nhỏ ở
Thiêng Liêng.
o Trau dồi kĩ năng tổ chức: Tạo môi trường cho các bạn trẻ trau dồi kĩ năng tổ
chức chương trình và ni dưỡng tâm hồn qua những giá trị tử hànhđộng từ
thiện.
o Tăng tinh thần trách nhiệm và khả năng làm việc nhóm: Các bạn học sinh
o sinh viên tham gia tổ chức chương trình sẽ có mơi trường để thể hiện khả
năng của mình và trau dồi các kĩ năng mềm. Ni dưỡng giá trị tâm hồn:
Hịa mình vào các trò chơi với các em nhỏ, tận mắt chứng kiến hồn cảnh
khó khăn của các em nơi đây, nhìn thấy cố gắng và nghị lực của các em để
tất cả thành viên đồn có cái nhìn và cảm nhận khác về cuộc đời, để cảm
thấy bản thân cần cố gắng hơn nữa.
B. Mục tiêu:
Mỗi hoạt động của chúng tôi sẽ thông qua những vật dụng, phần quà thiết yếu mang đến

những giá trị tinh thần cho các em.
 Giá trị vật chất:
-

210 quyển sách các thể loại:

•

30 sách bài tập nâng cao, sách giải, văn

•

30 sách giải trí

•

30 sách khoa học: tìm hiểu thiên nhiên, với sách, truyện về các lĩnh vực Tù thế giới
động vật, khoa học vui,...

•

30 truyện tranh lịch sử, truyện trạng,...

•

30 truyền chữ đạt giải văn học thiếu nhi, truyện chữ của nhà xuất bản Kim Đồng,...

•

30 truyện cổ tích

•

30 truyện thiếu nhi thế giới.

•

60 phần quà mỗi phần trị giá 84.000đ)
-

Những dụng cụ học tập mới sẽ là cụ học 1 bảng con

•

1 hộp phấn khơng bụi

•

1 hộp bút chì màu

•

1 compa

•

25 Băng cuộn khẩn cấp. 25 Bơng gịn, gạch

•

25 Gạc garo


•

20 Nep

•

25 Dây vải
-

Vui chơi hội trại:

•

40 lon nước ngọt

•

60 bịch bánh snack

•

60 kẹo mút

 Giá trị tinh thần
•

Các em có đầy đủ sách vở cho việc học, tiếp cận với sách nâng cao, sách tham

khảo
o Tạo điều kiện cho các em tiếp khác ngồi bài học, sách giải trí, nâng cao đời
sống tinh thần

•

Bù đắp những thiếu thốn tronghọc tập của các em, giúp các em không mặc cảm vì
thiếu thốn. động lực giúp các em vui học. Các dụng cụ thực hành bài học Sơ cấp –

•

Bài giảng lý thuyết cung cấp cứu, bao gồm:kiến thức cơ bản trong tình huống khẩn
cấp

•

và bài tập và dụng cụ thực giúp các em ghi nhớ bài học kĩ

•

Tổ chức trị chơi về sơ cấp cứu để các em có cơ hội ứng dụng bài học vào thực tế

•

Tăng đồn kết, thân thiết nhau hơn

C. HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA DỰ ÁN
 Xây dựng tủ sách mini:
• Tun truyền qun góp sách:
• Thực hiện post thư mời quyên góp trên 70- TU VIỆN trang facebook, diễn đàn được

nhiều người quan tâm, trên các trang website của những nhóm từ thiện khác. . Gửi mail
kêu gọi trực tiếp đến 200 thành viên của nhóm. Kêu gọi thành viên quyên góp tử những
người thân quen, bạn bè, hàng xóm,... Liên hệ với những cơng ty, nhà sách đã từng thực
hiện việc tặng sách nhà hỗ trợ hoặc trực tiếp tham gia cùng chương trình trao tặng sách
cho các em nơi đây. Triển khai thực hiện truyền thơng trên báo chí để kêu gọi sự quan tâm
của các nhà hảo tâm, các mạnh thường quân cho mảnh đất “khát tri thức” đảo Thiêng
Liêng.
- Thực hiện việc thu gom, chọn lọc và phân loại sách:
• Thực hiện thu gom sách tận nhà trên khắp các quận nội thành TP.HCM
• Liên hệ với các nhà sách cũ để mua lại sách với giá rẻ.
• Liên hệ với những nhà xuất bản, nhà sách để mua lại sách thanh lý với giá rẻ
• Liên hệ với các CLB, đội nhóm đã từng thực hiện các chương trình tủ sách nhờ hỗ
trợquyên góp sách hoặc hỗ trợ về sách còn tồn trong các dự án trước. Chọn lọc và phân
loại các đầu sách gồm sách tham khảo, sách khoa học lịch sử, sách văn học thiếu nhi,
truyện cổ tích, truyện tranh thiếu nhi, tạp chí khoa học, báo thiếu nhi.


+ Hỗ trợ nhà trường phân loại và trưng bày sách:
• Hỗ trợ nhà trường đóng kệ sách, trưng bày, phân loại sách lên các kệ sách
 Sinh hoạt kĩ năng sơ cấp cứu
Buổi sinh hoạt kĩ năng sơ cấp cứu được thiết kế đa dạng, phong phú hướng dẫn các
em lý thuyết cơ bản cũng như các bước kĩ năng trong các tình huống chân thương thường
gặp đối với các em trên vùng xã đảo như: chảy máu, gãy tay, gãy chân, vết thương ở đâu,
các vết phỏng, rắn cắn, cổ trùng cắn, sơ cứu người bị điện giật, người bị ngập nước,...Bài
giảng với những hình ảnh sinh động và kịch tình huống dí dỏm giúp các em tiếp thu
những kiến thức về lý thuyết dễ dàng hơn. Mỗi nhóm gồm 3 em sẽ được cấp một bộ dụng
cụ sơ cấp cứu để được hướng dẫn thực hành về sơ cấp cứu. Ngoài ra, các cộng tác viên
cũng được phân công tham gia trực tiếp buổi giảng dạy và hướng dẫn chi tiết cho mỗi
nhóm thực hành các thao tác sơ cấp cứu, đảm bảo kiến thức được các em tiếp thu và áp
dụng đúng

dán.
Sau buổi hướng dẫn kĩ năng sơ cấp cứu sẽ là những trò chơi ứng dụng kiến thức
được học như trò chơi bác sĩ gan dạ, trị chơi bác sĩ nhanh trí,.... Các trị chơi được thiết
kế như những trò chơi vận động đối kháng hấp dẫn, và xen vào đó là những câu hỏi,
những bức tranh haymàn kịch về sơ cấp cứu để các em tự thực hành lại kiến thức mình đã
học.
 Ngày hội vui chơi hội trại
Các gian hàng hội trại được thiết kế đa dạng, rèn luyện được nhiều kĩ năng như khéo léo,
kiên nhẫn, nhanh tr... của các em. * * *Chi tiết Bảng kế hoạch chương trình trong phần
phụ lục
D. Thời gian và địa điểm:
 Thời gian;
•

Ngày : 07 và 08/01/2012 (nhằm vào thứ 7 và chủ nhật.);

•

Giờ: Bắt đầu lúc 6h ngày 07/01/2012

•

Kết thúc lúc 17h ngày 08/01/2012

•

Kéo dài: 2 ngày.

 Địa điểm
Trường tiểu học Thạnh An - phần hiệu Thiềng Liềng, xã Thạnh An, huyện Cần Giờ,

TP.HCM. (Cách trung tâm thành phố gần 70 km, di chuyển qua 2 lần đò, từ thị xã Cần
Thạnh sang đảo Thạnh An, rồi từ đó sang đảo Thiềng Liềng).
E. Dự trù kinh phí:



F. Hỗ trợ nhà trường cách thức duy trì và bảo quản tủ sách
•

Hướng dẫn các em cách sử dụng sách cũng như nâng cao ý thức đọc sách củacác
em nơi đây.

•

Làm nhiệm vụ cầu nối giữa nhà trường với các nhóm tủ sách có nguồn sách lớn, hỗ
trợ nhà trưởng trong việc liên hệ với chủ nhiệm tủ sách để làm công tác thống kê,
bảo quản và cập nhật tủ sách mỗi 3 tháng.

G. Tri ân đến những đơn vị, cá nhân đã đóng góp hảo tâm
•

Gửi thư mời cám ơn nhằm tri ân những tấm lòng hảo tâm đã đóng góp rất lớn

•

để chương trình có thể diễn ra và thànhh cơng.

•

Gửi tranh ảnh, tư liệu về chuyến đi cho những đơn vị tài trợ như một kỉ niệm về

•

nơi mà họ đã hướng đến và giúp đỡ.

H. Đánh giá thành cơng chương trình và rút ra bài học
•

Lập bảng báo cáo tài chính minh bạch, rõ ràng và thơng báo đến những bên liên

•

quan

•

Kiểm tra lại mức độ thực hiện của mục tiêu, mục đích đề ra. Từ đó, nhóm sẽ rút ra
các điểm mạnh, điểm yếu trong tổ chức, vận hành nhóm cũng như trong lúc thực
hiện chương trình. Kiểm tra tính hợp lý và hiệu quả trong sử dụng các nguồn tài
trợ cũng như đóng góp hảo tâm.Từ những đánh giá trên, họp bàn Ban điều hành
nhằm đưa ra định hướng hoạt động hiệu quả hơn cho chương trình sau.
4.2.2. Chương trình chương trình khai trương showroom thứ 4 của
JYSK tại 100 Lị Đúc

A. Mục đích, mục tiêu
 Mục đích
• Thu hút khách hàng mục tiêu tham gia chương trình khai trương showroom thứ 4 của
JYSK tại 100 Lị Đúc
 Mục tiêu

• 100 khách tham gia trực tiếp& 500 khách tham quan showroom ngày khai trương
B. Đối tượng
• Phụ nữ 25 – 45 tuổi
• Gia đình trẻ
• Đang làm việc và sinh sống tại các khuvực quận Hai Bà Trưng, Hồn Kiếm
C. Thơng điệp
 Thơng điệp từ thương hiệu
• JYSK là thương hiệu nội thất tồn cầu, nhập khẩu từ Đan Mạch, với phong cách Bắc Âu
đặc trưng: tối giản, tinh tế, hữu dụng và giá cả phù hợp.
 Thơng điệp của chiến dịch
• JYSK đã có mặt tại Việt Nam được hơn 1 nămvà 5/11 JYSK khai trương showroom thứ
tưtại Lò Đúc. Nhân dịp này, JVN dành tặngmkhách hàng một chương trình trải nghiệm
thú vị cùng những ưu đãi đặc biệt.
D. Truyền thông
 Mục tiêu
Thương hiệu:


- Tăng cường nhận biết
- Định vị phong cách, tính cách
KPI:
- 500 người tham quan showroom ngày khai trương
- 100 người tham dự Lễ khai
trương
 Đối tượng
Phụ nữ 25 – 45 Gia đình trẻ Hai Bà Trưng, Hồn Kiếm
 Thơng điệp
Trải nghiệm phong cách sống Bắc Âu cùng JYSK
 Ý tưởng
Tạo ra các hoạt động kích thích sự tịmị, mong muốn khám phá vẻ đẹp, sự khác biệt của

phong cách Bắc Âu

E. Kế hoạch hành động
 Phát tờ rơi
• Phát tờ rơi tại 15 điểm là các trường học, tòa nhà văn phòng, khu chung cư, tổ hợp
trung tâm thương mại & siêu thị và chợ.
• Phát tờ rơi trong khung giờ từ 17-19h ngày 3/11

 Roadshow xe đạp
• Phương tiện: Được trang trí theo nhận diện thương hiệu JYSK và thiết kế của sự kiện
khai trương;
• Số lượng xe đạp và nhân sự: 20 xe, chia thành 2 đoàn (10 người/ đồn, bao gồm 5 PB, 5
PG);
• Số ngày thực hiện: 02
• Lộ trình: 02 đồn chạy theo 08 tuyến đường, tập
trung đơng dân cư xung quanh Showroom Lị Đúc
(Quận Hoàn Kiếm và Hai Bà Trưng);


• Roadshow kết hợp phát tờ rơi ở 1 số điểm đông dân cư trên các tuyến đường.
 Lễ khai trương
• Một lễ khai trương đơn giản, thuần túy. Tuy nhiên vẫn phải tạo ra một khơng gian kích
thích sự tò mò về phong cách Bắc Âu của khách tham dự thông qua décor, âm nhạc và
cách thức, phong cách, tình cảm khi đón tiếp.
 Dàn dựng, trang trí:
Quấn lụa 2 màu xanh – trắng
Cắt băng trên sân khấu
 Ô lệch tâm
 Bàn cocktail
 Bàn teabreak

 Đường thảm danh dự
 Sân khấu
 Bóng bay
 Tiệc nhẹ: 50 suất
 Bia tươi Sapporo
 Hạt điều, 3 loại bánh ngọt, 3 loại trái cây, nước suối,nước chanh leo hoặc dưa hấu,
trà, cafe
 Cốc tách, khay đĩa bày đồ, giấy ăn
 Nhân viên phục vụ
 Âm thanh và âm nhạc: Lãng Du Ca
 Chơi warm-up trong lúc đón khách
 Chơi trong khi khách tham quan showroom
 Chạy nhạc nền theo kịch bản của LinkStar
 Mic phát biểu, mic MC
 Nhân sự:
 PGs: 6 nữ (cao 1,65 trở lên, áo phông JYSK, chân váy
 trắng)