Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan tổng cục thuế, bộ tài chính (LUẬN văn THẠC sĩ QUẢN lý CÔNG)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

CAO THỊ THUẬN

CƠNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN
TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, 2020


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

CAO THỊ THUẬN

CƠNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN
TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG
Chun ngành: Quản lý cơng
Mã số: 8 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. VĂN TẤT THU

HÀ NỘI, 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi, các tư liệu
được sử dụng trong luận văn là trung thực, được thực hiện dưới sự hướng dẫn
khoa học của PGS.TS Văn Tất Thu. Các kết quả nghiên cứu chưa được công
bố trong bất kỳ cơng trình nào khác. Tơi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu
của mình./.
Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2020
Tác giả Luận văn

Cao Thị Thuận


LỜI CẢM ƠN

Trong q trình thực hiện đề tài: “Cơng tác quản lý hồ sơ tại cơ quan
Tổng cục Thuế, Bộ tài chính”, tơi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ, tạo điều
kiện của Ban Giám đốc Học viện, các thầy, cô giáo đã giảng tại lớp Cao học Học viện Hành chính Quốc gia. Tác giả xin bày tỏ lịng cảm ơn chân thành về
sự giúp đỡ đó.
Đặc biệt, tác giả xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Văn Tất Thu đã dành
nhiều thời gian tâm huyết, trực tiếp hướng dẫn tận tình, chỉ bảo và tạo điều
kiện thuận lợi để học viên hoàn thành luận văn này.
Tác giả xin cảm ơn lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo phòng Hành chính Lưu trữ thuộc Văn phịng Tổng cục Thuế cùng các cán bộ, công chức của các
Vụ, đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Thuế đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp
đỡ tác giả thu thập những tài liệu cần thiết, cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp và gia

đình đã động viên, khích lệ, giúp đỡ trong suốt quá trình thực hiện và hồn
thành luận văn.
Mặc dù cố gắng để thực hiện luận văn, song do kiến thức và kinh
nghiệm làm việc cịn hạn chế nên khơng thể tránh khỏi những thiếu sót nhất
định. Tác giả rất mong nhận được sự góp ý của q thầy, cơ để luận văn được
hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2020
Tác giả

Cao Thị Thuận


MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ
QUAN TỔNG CỤC THUẾ ............................................................................. 9
1.1. Các khái niệm liên quan ............................................................................ 9
1.1.1. Khái niệm về cơ quan ............................................................................. 9
1.1.2. Khái niệm về công tác văn thư ............................................................. 10
1.1.3. Khái niệm hồ sơ ................................................................................... 10
1.1.4. Khái niệm về công tác quản lý hồ sơ ................................................... 11
1.2. Vị trí, ý nghĩa đặc điểm công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan ................... 12
1.2.1. Vị trí, ý nghĩa của cơng tác quản lý hồ sơ ............................................ 12
1.2.2. Đặc điểm công tác quản lý hồ sơ ......................................................... 15
1.3. Nguyên tắc yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan ........................... 16
1.4. Trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu ........................................................ 18
1.4.1. Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của Chánh Văn phịng (Trưởng
phịng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm ................................. 19

1.4.2. Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của người đứng đầu đơn vị của cơ
quan, tổ chức .................................................................................................. 19
1.4.3. Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của cá nhân trong cơ quan, tổ
chức ................................................................................................................ 19
1.5. Nhiệm vụ của công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan, cần tập trung nêu các
nội dung sau: .................................................................................................. 22
1.5.1. Xây dựng danh mục hồ sơ .................................................................... 22
1.5.2. Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ..................................... 26
1.5.3. Quản lý hồ sơ tài liệu thông kê, hệ thống hóa hồ sơ cơ quan .............. 30
1.5.4. Quản lý, bảo quản hồ sơ của cơ quan .................................................. 32
1.5.5. Tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục đích khác nhau của cơ
quan. ............................................................................................................... 34


1.6. Tổ chức bộ máy biên chế làm công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan ......... 35
1.7. Các yếu tố ảnh hưởng về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan ................. 36
1.7.1. Yếu tố ảnh hưởng đến chuyên môn nghiệp vụ .................................... 36
1.7.2. Yếu tố ảnh hưởng môi trường và điều kiện làm việc đến công tác quản
lý hồ sơ tài liệu ............................................................................................... 37
1.7.3. Yếu tố tuyển dụng và sử dụng nhân sự trong công tác quản lý hồ sơ cơ
quan ................................................................................................................ 38
Tiểu kết Chương 1 .......................................................................................... 39
Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ
QUAN TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH .............................................. 40
2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính tác động
đến cơng tác quản lý hồ sơ ............................................................................. 40
2.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành Tổng cục Thuế ................................... 40
2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính ......................................................................... 43
2.1.3. Bộ phân chuyên trách quản lý hồ sơ của Tổng cục Thuế, Bộ Tài

chính ............................................................................................................... 46
2.2. Thực trạng các quy định pháp lý về công tác quản lý hồ sơ và chỉ đạo
công tác quản lý hồ sơ của Tổng cục Thuế .................................................... 49
2.2.1. Thực trạng công tác chỉ đạo quản lý hồ sơ của Tổng cục Thuế .......... 49
2.2.2. Các quy định quản lý và sử dụng con dấu ........................................... 58
2.2.3. Quy định quản lý lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ...................................... 58
2.2.4. Thực trạng các quy định tổ chức và chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ lưu
trữ của Tổng cục Thuế ................................................................................... 61
2.3. Thực trạng thực hiện các nhiệm vụ công tác quản lý hồ sơ .................... 63
2.3.1. Thực trạng xây dựng danh mục hồ sơ .................................................. 63
2.3.2. Thực trạng lập và nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan .................................. 74
2.3.3. Thực trạng quản lý bảo quản hồ sơ ...................................................... 77
2.3.4. Thực trạng tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục đích khác nhau ............ 79
2.4. Đánh giá về thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài
chính ............................................................................................................... 81
1


2.4.1. Những kết quả đạt được ....................................................................... 81
2.4.2. Những hạn chế bất cập và nguyên nhân của những hạn chế bất cập ... 83
Tiểu kết Chương 2 .......................................................................................... 87
Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HỒN THIỆN VỀ CƠNG TÁC
QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI TỔNG CỤC THUẾ BỘ TÀI CHÍNH .................... 88
3.1. Phương hướng hồn thiện về cơng tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cuc
Thuế, Bộ Tài chính ......................................................................................... 88
3.1.1. Phát huy vai trị đóng góp của cơng tác quản lý hồ sơ dữ liêu thông
tin .................................................................................................................... 88
3.1.2. Khắc phục triệt để các hạn chế bất cập về công tác quản lý hồ sơ tại
Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính ......................................................................... 89
3.1.3. Đưa quản lý số vào cơng tác quản lý hồ sơ ......................................... 90

3.2. Các giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ .................................... 92
3.2.1. Tuyên truyền nâng cao nhận thức công tác quản lý hồ sơ cơ quan Tổng
cục Thuế, Bộ Tài chính .................................................................................. 92
3.2.2. Sửa đổi bổ sung hoàn thiện các quy định pháp lý về công tác quản lý hồ
sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính ................................................. 93
3.2.3. Hồn thiện tổ chức biên chế làm công tác quản lý hồ sơ .................... 94
3.2.4. Nâng cao chất lượng thực hiện các nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ 95
3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ ................. 96
3.2.6. Tăng cường đầu tư kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang
thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ .......................................................... 98
3.3. Một số kiến nghị ...................................................................................... 99
3.3.1. Kiến nghị với Bộ Nội vụ ...................................................................... 99
3.3.2. Kiến nghị với Bộ Tài chính ................................................................ 100
Tiểu kết Chương 3 ........................................................................................ 102
KẾT LUẬN .................................................................................................. 103
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 106

2


DANH MỤC BẢNG BIỂU

Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Văn phòng ............................................................. 48
Bảng 2.1 Phân loại mã số văn bản đến ......................................................... 55
Bảng 2.2 Mẫu danh mục hồ sơ ....................................................................... 60
Bảng 2.3. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Tổng cục Thuế ................................ 66
Bảng 2.4 Số lượng văn bản đến từ năm 2015 đến năm 2019 ....................... 68
Bảng 2.6: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Tổng cục Thuế .................................. 70
Bảng 2.7 Sổ gửi văn bản đi bưu điện ............................................................ 71
Bảng 2.5 Số lượng văn bản đi từ năm 2015 đến năm 2019 .......................... 73

Bảng 2.6 Số liệu chỉnh lý từng năm (từ năm 2015-2019) ............................. 75
Bảng 2. 7 Số lượng quản lý tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý từ năm (20152019) ............................................................................................................... 76
Bảng 2.8 Số lượt người đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ từ năm (2015 2019) ............................................................................................................... 80


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong nền kinh tế thị trường thuế là một trong những công cụ hữu hiệu
để nhà nước thực hiện chức năng quản lý, điều tiết thị trường thúc đẩy và tăng
cường sức cạnh tranh của nền kinh tế đất nước. Thuế ra đời tồn tại và phát
triển cùng nhà nước, thuế được nhà nước sử dụng như một công cụ quan
trọng nhằm huy động nguồn thu cho ngân sách nhà nước để thực hiện các
chức năng kinh tế xã hội của mình. Ngành thuế là một ngành quản lý có vị trí
quan trọng trong hệ thống các cơ quan quản lý, hoạch định chính sách tài
chính, thuế của đất nước. Một hệ thống chính sách thuế đúng đắn sẽ góp phần
thúc đẩy kích thích phát triển sản xuất, kinh doanh, đẩy mạnh xuất khẩu
hướng dẫn tiêu dùng, đảm bảo bình đẳng, cơng bằng xã hội đồng thời đảm
bảo hội nhập và phù hợp với thông lệ quốc tế.
Tổng cục Thuế là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức
năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về các khoản
thu nội địa trong phạm vi cả nước, bao gồm: thuế, phí, lệ phí và các khoản thu
khác của ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế); tổ chức quản lý
thuế theo quy định của pháp luật. Những công việc như soạn thảo, duyệt ký
ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ (được
gọi chung là công tác văn thư, lưu trữ) đã trở thành thuật ngữ quen thuộc đối
với cán bộ, công chức của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác quản lý hồ sơ là
hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của mọi cơ quan, tổ chức nhằm đảm
bảo thông tin, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo quản lý, điều hành công việc,
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác quản lý hồ sơ bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người,

nhiều bộ phận. Vì vậy, làm tốt cơng tác quản lý hồ sơ đảm bảo cung cấp đầy
đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng cơng tác của các cơ
1


quan, tổ chức và phòng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng
chương trình, kế hoạch cơng tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến
nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải
quyết công việc, đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thơng
tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt
hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn
khác nhau, trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin
từ văn bản. Đặc biệt, thực hiện tốt Công tác quản lý hồ sơ cũng tạo điều kiện
thuận lợi cho cơng tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu là lưu trữ hiện hành.
Khi làm tốt công tác văn thư, mọi việc của cơ quan đều được văn bản hóa;
giải quyết xong cơng việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào cơ quan
đúng quy định tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu
nghiệp vụ tiếp theo như: Phân loại; xác định giá trị; thống kê; bảo quản và
phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về
sau.
Cùng với sự phát triển đó là sự hình thành nên khối văn bản, tài liệu
phong phú. Để hoàn thành nhiệm vụ quản lý nhà nước của mình, một trong
những hoạt động quan trọng là đẩy mạnh, tăng cường hơn nữa về công tác
quản lý hồ sơ nhằm quản lý và khai thác hiệu quả khối tài liệu của ngành
Thuế. Thực hiện các quy định của pháp luật, thời gian qua cơng tác quản lý
hồ sơ tại Văn phịng Tổng cục Thuế Trung ương và trong toàn ngành Thuế đã
được lãnh đạo cơ quan các cấp quan tâm nên việc tổ chức thực hiện dần đi
vào nề nếp và đạt được một số kết quả nhất định, đảm bảo cung cấp thông tin

kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của mỗi cơ quan.
Tuy nhiên, qua việc tìm hiểu thực tế cơng tác quản lý hồ sơ tại Tổng
cục Thuế, Bộ Tài chính cho thấy: Việc quản lý và hoạt động quản lý hồ sơ tại
2


các Vụ, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức, quản lý văn bản đến chưa
được chặt chẽ. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc làm
chưa tốt, tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, nhiều hồ sơ
tài liệu chưa được phân loại sắp xếp theo đúng quy định. Tình hình đó đã làm
cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn, chưa đáp ứng
kịp thời cho yêu cầu công việc. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho
công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác tài liệu chưa được đầy đủ. Việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn bất cập so với
thực tế.
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên có thể có nhiều, nhưng
nguyên nhân cơ bản là do thủ trưởng cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm
đến công tác quản lý hồ sơ; đội ngũ cán bộ, công chức làm cơng tác văn thư,
lưu trữ nói chung và cơng tác quản lý hồ sơ còn thiếu và chưa đáp ứng u
cầu về trình độ; chế độ báo cáo cịn chậm; nội dung báo cáo còn sơ sài, chưa
báo cáo đúng tình hình của đơn vị.
Nghiên cứu tình hình, thực trạng về công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục
Thuế, Bộ Tài chính nhằm đánh giá, khẳng định được những tích cực, những
kết quả đạt được, nắm bắt được những hạn chế, tìm ra những nguyên nhân và
đề ra được giải pháp, kiến nghị là một việc làm hết sức cần thiết nhằm phát
huy tác dụng của công tác quản lý hồ sơ trong công cuộc xây dựng và phát
triển đất nước.
Với tinh thần như trên, em đã chọn đề tài: “Công tác quản lý hồ sơ tại
cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ tài chính”, để nghiên cứu và viết luận văn tốt
nghiệp trong chương trình đào tạo thạc sĩ chun ngành Quản lý cơng tại Học

viện Hành chính Quốc gia.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các giải pháp về
cơng tác cơng tác quản lý hồ sơ tại các cơ quan Nhà nước nói chung và cơ
3


quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính nói riêng đã thu hút được sự quan tâm của
nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, các học viên cao
học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau. Đến nay đã có nhiều
cuốn sách, giáo trình nghiên cứu khoa học về cơng tác quản lý hồ sơ tại quan
Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính được công bố, hay một số sách chuyên khảo về
lĩnh vực này cũng đã được xuất bản như cuốn:
- Giáo trình do Tác giả Nguyễn Đăng Dung, Tác giả Nguyễn Hoàng
Anh, Tác giả Võ Trí Hảo (đồng chủ biên) (2014), Kỹ thuật soạn thảo văn bản,
Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội. Cuốn giáo trình viết về kỹ năng hiểu biết về
pháp luật, văn bản: Phải xử lý, soạn thảo văn bản để trực tiếp hoặc tham mưu
giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để giải quyết công việc. Vì
vậy, văn bản và cách thức soạn thảo văn bản rất quan trọng trong đời sống xã
hội.
- Cuốn sách do Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng - Đại học Quốc gia thành
phố Hồ Chí Minh và Tác giả Hà Quang Thanh - Học viện Hành chính Quốc
gia tuyển chọn và hệ thống hóa (2006), Quy định pháp luật về soạn thảo văn
bản và công tác văn thư - lưu trữ, Nxb Lao động, Hà Nội. Cuốn sách tuyển
chọn kịp thời 21 văn bản quy phạm pháp luật được Quốc hội, Ủy ban Thường
vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và một số Bộ, ngành ở Trung
ương ban hành trong khoảng thời gian từ năm 2001 đến năm 2006 và một số
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
- Giáo trình của Học viện Hành chính Quốc gia (1997), Văn bản quản
lý nhà nước và công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, Nxb

Giáo dục, Hà Nội. Cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà
nước và những hiểu biết về công tác văn thư trong cơ quan nhà nước;
- Tác giả Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Văn
hóa Thơng tin, Hà Nội. Cuốn sách trình bày những nội dung, những bước cơ

4


bản trong cơng tác văn thư, lưu trữ có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết
cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Tác giả Lưu Kiếm Thanh(1999), Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập
quy, Nxb Thống kê, Hà Nội. Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham khảo một
cách đầy đủ, cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các văn bản lập quy;
Ngoài ra, cịn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý cơng, Quản lý hành
chính cơng, Hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ:
- Tác giả Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa cơng tác văn thư tại
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Luận văn thạc sĩ Quản lý
công - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Nguyễn Thanh
Hà đã đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam và đề xuất được một số giải pháp nhằm
góp phần tăng cường hiện đại hóa cơng tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam;
- Tác giả Tạ Thu Hương (2015),Quản lý nhà nước đối với công tác văn
thư, lưu trữ trong cơ quan Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Luận văn thạc sĩ
Quản lý cơng - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Tạ Thu
Hương đã đánh giá được thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan
Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, đồng thời đã đề ra được các giải pháp để
hồn thiện tốt hơn cơng tác quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ
đối với ngành Thuế Vĩnh Phúc.
- Tác giả Nguyễn Đức Mộng Quyên (2010) ”Hồn thiện quản lý nhà

nước đối với cơng tác lưu trữ ngành Thuế thành phố Hồ Chí Minh”. Luận văn
thạc sĩ Quản lý nhà nước chun ngành Hành chính cơng - TP Hồ Chí Minh Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Nguyễn Đức Mộng
Quyên đã đánh giá được thực trạng về công tác lưu trữ tại ngành Thuế thành
phố Hồ Chí Mình, đồng thời cũng đề ra các giải pháp để hoàn thiện tốt hơn
đối với công tác quản lý hồ sơ về công tác lưu trữ trong ngành Thuế.
5


Các cơng trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc
gián tiếp đến những giải pháp hồn thiện chất lượng cơng tác văn thư, lưu trữ
và công tác quản lý hồ sơ ở những mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp
khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi
khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học cho mình. Tuy
nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay chưa một cơng trình hay đề tài nghiên
cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về công tác quản lý hồ
sơ. Bằng những kiến thức đã học được trong chương trình đào tạo thạc sĩ
chuyên ngành Quản lý công, tôi hy vọng sẽ đánh giá được công tác quản lý hồ
sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính trong thời gian qua và đề xuất những giải
pháp nhằm hồn thiện cho cơng tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế,
Bộ Tài chính tốt hơn trong thời gian tới.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu những vấn đề lý luận về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan
để có cơ sở khoa học đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liệu cơ
quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính và đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác
quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Căn cứ vào mục đích nghiên cứu của đề tài luận văn, tập trung giải
quyết nhiệm vụ sau:
a, Nghiên cứu hệ thống hóa những vấn đề lý luận về công tác quản lý

hồ sơ tại cơ quan.
b, Đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ
Tài chính.
c, Đề xuất những phương phương, giải pháp hồn thiện về cơng tác
quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính.

6


4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng nghiên cứu:
Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính
4.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi không gian: Cơ quan Tổng cục Thuế
- Phạm vi thời gian: 5 năm từ năm (2015 - 2019)
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
5.1. Phương pháp luận
Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện
chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh
để nhìn nhận, phân tích, đánh giá về các vấn đề nghiên cứu; chủ trương,
đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về công tác quản lý
hồ sơ và xây dựng đội ngũ cán bộ trong trong giai đoạn mới; nghiên cứu trên
quan điểm khách quan, toàn diện, lịch sử cụ thể trong toàn sự vận động chung
của xã hội.
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở tài liệu, phương pháp nghiên cứu khoa học, kế thừa có chọn
lọc các cơng trình nghiên cứu trước đây; đồng thời áp dụng các phương pháp
như: khảo sát, thu thập, thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích thực trạng cơng
tác quản lý hồ sơ, khái quát những vấn đề cần vận dụng phù hợp với đặc điểm
tại Văn phịng Tổng cục Thuế Bộ Tài chính.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Về lý luận: Các kết quả, kết luận, kiến nghị đề xuất rút ra việc nghiên
cứu đề tài luận văn có giá trị và có ý nghĩa góp phần bổ sung hồn thiện
những vấn đề lý luận về cơng tác quản lý hồ sơ tại cơ quan nói chung, tại cơ
quan Tổng cục Thuế nói riêng.
Về thực tiễn: kiến nghị đề xuất phương hướng và các giải pháp hồn
thiện cơng tác quản lý hồ sơ tại cơ quan có giá trị và ý nghĩa thực tiễn thiết
7


thực góp phần hồn thiện nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý hồ
sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính. Ngồi ra luận văn có thể là tài liệu tham
khảo phục vụ nghiên cứu, giảng dạy ở các cơ giáo dục đào tạo đại học, sau
đại học chun ngành quản lý cơng.
7. Kết cấu của luận văn
Ngồi mục lục, danh mục các bảng, biểu, phần mở đầu, kết luận, danh
mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương:
Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan.
Chương 2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục
Thuế, Bộ Tài chính.
Chương 3 Phương hướng, giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ
tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính.

8


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ
TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ
1.1. Các khái niệm liên quan

1.1.1. Khái niệm về cơ quan
Cơ quan quản lý nhà nước là cơ quan nhà nước hoạt động có tính
chun nghiệp, có chức năng điều hành xã hội trên cơ sở.
Các cơ quan quản lý nhà nước ở nước ta thuộc hê thống cơ quan hành
chính nhà nước, bao gồm Chính phủ; các bộ, cơ quan ngang bộ: Uỷ ban nhân
dân các cấp, từ cấp tỉnh đến cấp xã. Căn cứ vào chức năng quản lý, có thể
phân chia thành các cơ quan quản lý nhà nước theo ngành, lĩnh vực và cơ
quan quản lý nhà nước theo lãnh thổ. Theo đó, Chính phủ và các Bộ, các Cơ
quan ngang bộ được gọi là cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương, Uỷ ban
nhân dân các cấp được gọi là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương. Căn cứ
vào chức năng quản lý thì Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp được gọi là cơ
quan quản lý nhà nước theo lãnh thổ; các Bộ, cơ quan ngang bộ được gọi là
cơ quan quản lý nhà nước theo ngành hoặc theo lĩnh vực. Ở Việt Nam, Chính
phủ là cơ quan quản lý nhà nước cao nhất, có chức năng thống nhất quản lý
việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội, quốc phòng, an
ninh và đối ngoại của Nhà nước. Uỷ ban nhân dân các cấp có chức năng quản
lý nhà nước trên phạm vi lãnh thổ địa phương, tổ chức điều hành việc thực hiện
các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội, quốc phịng, an ninh và đối
ngoại của địa phương trên cơ sở chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.
Tuỳ thuộc vào vị trí của mình, từng cơ quan trong hệ thống cơ quan
quản lý nhà nước được pháp luật giao những quyền hạn nhất định để thực
hiện chức năng thay mặt nhà nước điều hành xã hội trên phạm vi lãnh thổ,
9


ngành hoặc lĩnh vực theo thẩm quyền do luật định. Các quyền hạn và nhiệm
vụ cơ bản của các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước là: ban hành văn
bản quy phạm pháp luật trong phạm vi thẩm quyền do luật định; tổ chức,
hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụ trên các lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản

lý, thanh tra, kiểm tra công tác của cấp dưới; xử phạt hành chính theo thẩm
quyền quản lý...
Như vậy khái niệm cơ quan là:
Cơ quan Nhà nước là bộ phận cấu thành của bộ máy Nhà nước, là tổ
chức (cá nhân) mang quyền lực Nhà nước được thành lập và có thẩm quyền theo
quy định của Pháp luật nhằm thực hiện nhiệm vụ và chức năng của Nhà nước.
1.1.2. Khái niệm về công tác văn thư
“Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội,
các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức”
[31].
Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng cơng tác văn thư có mặt ở hầu hết
các cơ quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ
quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ
quan và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của
bộ máy nhà nước.
1.1.3. Khái niệm hồ sơ
Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong cơng tác hành chính
văn phịng và cơng tác lưu trữ, thuật ngữ này được hiểu như sau: Hồ sơ là một
tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ
thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

10


Khái niệm hồ sơ được quy định cụ thể hơn trong Khoản 10 Điều 2 Luật
Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: Hồ sơ là một tập gồm tồn
bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự

việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về
thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong q trình giải quyết cơng việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân.
Hồ sơ như đã nêu ở trên là một tập hợp, văn bản, tài liệu có liên quan
với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm
vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức cá nhân. Dưới góc độ của khoa
học quản lý và khoa học thông tin văn bản, tài liệu là vật mang tin, là sản
phẩm, là cơng cụ hình thành trong hoạt động quản lý, quản trị của cơ quan, tổ
chức, cá nhân, thì hồ sơ có thể hiểu, có thể quan niệm là dữ liệu thơng tin hình
thành trong hoạt động quản lý, quản trị của cơ quan, Tổ chức và cá nhân. Như
vậy, thực chất công tác quản lý hồ sơ là quản lý bảo quản, lưu trữ các dữ liệu
thơng tin hình thành trong hoạt động quản lý, quản trị của cơ quan, Tổ chức,
cá nhân phục vụ cho các mục đích khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công
tác quản lý hồ sơ là lĩnh vực hoạt động quan trọng trong quản lý, quản trị của
các cơ quan, tổ chức. Nó cung cấp các dữ liệu thông tin để giải quyết các
nhiệm vụ trong quản lý, quản trị của cơ quan, tổ chức.
1.1.4. Khái niệm về công tác quản lý hồ sơ
Quản lý hồ sơ bao gồm các nguyên tắc về xây dựng, quản lý lưu trữ hồ
sơ tài liệu trong cơ quan; thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu
quản lý hồ sơ tài liệu; chế độ quản lý hồ sơ; trách nhiệm của các cơ quan,
phòng ban, đơn vị và cá nhân trong cơ quan; chế độ báo cáo và tập huấn
nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên. Nhằm giúp cho quá trình lưu trữ hồ sơ tại
cơ quan được tiến hành một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

11


Công tác quản lý hồ sơ là khái niệm dùng để chỉ tồn bộ cơng việc liên
quan đến xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, quản lý, bảo quan hồ sơ; cơ

cấu sử dụng hồ sơ của cơ quan, đơn vị, tổ chức (gọi chung là cơ quan) và cá
nhân theo quy định của Pháp luật.
Như vậy, công tác quản lý hồ sơ là lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ
chức bao gồm các nhiệm vụ: xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, quản lý,
bảo quản hồ sơ, tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục địch khác nhau của
cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật. Nói cách khác Cơng tác quản
lý hồ sơ là một lĩnh vực hoạt động của Bộ máy quản lý bao gồm các nhiệm
vụ: Xây dựng danh mục hồ sơ, lập, nộp lưu hồ sơ và lưu trữ cơ quan, tổ chức
theo quy định của Pháp luật.
Nói cách khác cơng tác quản lý hồ sơ là một lĩnh vực hoạt động của bộ
máy quản lý bao gồm những nhiệm vụ xây dựng danh mục hồ sơ, lập, nộp lưu
hồ sơ tài liệu ở cơ quan, tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục đích khác
nhau của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.
1.2. Vị trí, ý nghĩa đặc điểm cơng tác quản lý hồ sơ tại cơ quan
1.2.1. Vị trí, ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ
1.2.1.1. Vị trí của cơng tác quản lý hồ sơ
Cơng tác quản lý hồ sơ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức. Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính
sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi
lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối
với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan
trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy,
có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì cơng tác văn
thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong cơng tác Văn phịng.

12


1.2.1.2. Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ

Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ được phản ánh đầy đủ ở việc sử
dụng hồ sơ, thông tin hàm chứa trong hồ sơ vào các mục đích khác nhau của
hoạt động quản lý, quản trị cơ quan, tổ chức, cụ thể như sau:
- Công tác quản lý hồ sơ thực chất là công tác quản lý bảo quản các dữ
liệu thơng tin có giá trị, có ý nghĩa cực kỳ quan trong phục vụ cho hoạt động
quản lý của cơ quan, tổ chức. Hồ sơ, dữ liệu thông tin có trong hồ sơ là cơ sở,
là căn cứ quan trọng để xây dựng thể chế, chính sách, chiến lược, quy hoạch,
phát triển của cơ quan. Ví dụ: Như đối với Tổng cục Thuế để thực hiện nhiệm
vụ trình Bộ trưởng Bộ Tài chính để trình cấp có thẩm quyền xem xét quyết
định: các dự án luật; dự thảo Nghị quyết của Quốc hội; dự án Pháp lệnh; dự
thảo Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo Nghị định của
Chính phủ; dự thảo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về quản lý thuế;
chiến lược; Chương trình hành động; đề án, dự án quản trị về quản lý thuế; dự
toán thu thuế hàng năm theo quy định của luật ngân sách vv... Không thể
không sử dụng các dữ liệu thông tin hàm chứa trong các hồ sơ của cơ quan
Tổng cục Thuế. Đặc biệt trong ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định
quản lý của lãnh đạo cơ quan, hồ sơ, dữ liệu thông tin có trong hồ sơ của cơ
quan có vai trị quan trọng bảo đảm chất lượng và hiệu quả các quyết định
quản lý. Chẳng hạn đối với Tổng cục Thuế để trình Bộ trưởng Bộ Tài chính
xem xét, quyết định ban hành Thông tư và các văn bản khác về lĩnh vực quản
lý của Tổng cục Thuế, kế hoạch hoạt động hàng năm của Tổng cục Thuế, lãnh
đạo cua Tổng cục Thuế không thể không sử dụng các hồ sơ, dữ liệu thơng tin
có trong hồ sơ của cơ quan Tổng cục Thuế. Hay để Tổng cục Thuế thực hiện
có hiệu quả các nhiệm vụ như: ban hành văn bản hướng dẫn chun mơn, quy
trình nghiệp vụ, văn bản quy phạm nội bộ và văn bản cá biệt thuộc phạm vi
quản lý của Tổng cục Thuế. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật chiến lược, kế hoạch, chương trình, đề án dự án thuộc phạm vi quản lý
13

của Tổng cục Thuế. Sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành và phê duyệt,
tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc lĩnh vực quản lý của Tổng
cục Thuế vì nhất thiết phải sử dụng các hồ sơ, dữ liệu thơng tin có trong các
hồ sơ của cơ quan Tổng cục Thuế.
Thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng
tin, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, quản lý, quản trị của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống tệ nạn quan liêu
giấy tờ. Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các
chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cho đến
phản ánh tình hình, đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan
cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc hàng ngày đều phải dựa vào các
nguồn thơng tin có trong hồ sơ. Thơng tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời
thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ
quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng tin
chủ yếu nhất, chính xác nhất là thơng tin q khứ hàm chứa trong hồ sơ lưu
trữ của cơ quan.
Ngoài ra thực hiện tốt cơng tác quản lý hồ sơ cịn có các ý nghĩa khác
như:
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo, điều hành cơng việc
chính xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ,
mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Vì mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều
được phản ánh trong hồ sơ lưu trữ của cơ quan. Việc giữ gìn bí mật của Đảng,
Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng, thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ
chắc chắn sẽ góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
- Công tác quản lý hồ sơ ngày càng có ý nghĩa quan trọng khi hồ sơ lưu
dữ liệu thông tin trong hồ sơ ngày nay trở thành nguồn tài sản vô giá của cơ
14

quan, tổ chức. Nó khơng chỉ phục vụ cho các hoạt động thực tiễn của cơ quan
mà còn phục vụ cho các nhiệm vụ nghiên cứu phát triển của cơ quan, nhất là
nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển của cơ quan, lịch sử truyền thống của
cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn bổ
sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ
chức chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt cơng tác quản lý hồ sơ, mọi công việc
của cơ quan, tổ chức đều được lập thành hồ sơ và bảo quản đầy đủ. Giải quyết
xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng
quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp
theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công
tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
1.2.2. Đặc điểm công tác quản lý hồ sơ
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn
bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản
lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức và gồm những đặc
điểm sau:
- Quản lý hồ sơ tài liệu có tính chính xác cao gần như được sinh ra đồng
thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thơng tin phản ánh trong đó có tính chân
thực cao. Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu.
Trường hợp khơng có bản chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị như
bản chính thay thế. Quản lý hồ sơ tài liệu là văn bản thì phải có đầy đủ các yếu tố
thuộc thể thức của văn bản theo những quy định hiện hành của nhà nước. Trong
quản lý hồ sơ tài liệu có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao
của thông tin như: bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác
nhận của cơ quan, tổ chức, thời gian sản sinh ra tài liệu… Chính vì vậy quản lý
hồ sơ tài liệu luôn luôn được con người khai thác và sử dụng.
15

- Quản lý hồ sơ tài liệu thông thường chỉ có một đến hai bản. Đặc điểm
này khác với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí. Vì thế quản lý hồ sơ
tài liệu phải được quản lý, bảo quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì
khơng gì có thể thay thế được.
- Quản lý hồ sơ tài liệu do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng
ký, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật.
- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ
thống hồ sơ.
- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và
quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân;
góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức
đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
1.3. Nguyên tắc yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan
Nguyên tắc quản lý hồ sơ, văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, cơ quan
được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ và Điều 3 Thơng tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan do Bộ
trưởng Bộ Nội vụ ban hành như sau:
1. Quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về cơng tác văn
thư nói cung và quản lý hồ sơ nói riêng. Quản lý hồ sơ được quy định tại Nghị
định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sừ dụng con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác quản lý hồ sơ.
2. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản
lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư: để làm thủ tục
tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định

16


của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn
vị cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết.
3. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phai được đăng ký, phát
hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả Hỏa
tốc hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn)
phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản
khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi
văn bản được ký.
4. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt
là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành
về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này.
5. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức
(sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lặp hồ sơ về công việc được
giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng cơng
việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị
pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến
của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
6. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng
thời hạn và thủ tục quy định.
7. Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an tồn,
ngun vẹn và sử dụng đúng mục đích trong q trình tiếp nhận, chuyển giao,
giải quyết cơng việc.
Trên đây là nội dung về nguyên tắc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp

lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
17