Tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP tại công ty cổ phần in và dịch vụ đà nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

TRẦN THỊ THU HUYỀN

TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN PHỤC VỤ
TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN
VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2019


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

TRẦN THỊ THU HUYỀN

TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN PHỤC VỤ
TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN
VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.03.01

Ngƣờ

ƣớng

n

o

ọ : TS. Huỳn T ị Hồng Hạn

Đà Nẵng - Năm 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tơi cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.
Tác giả
Trần Thị Thu Huyền


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 3
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 4
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................... 4
5. Bố cục đề tài .......................................................................................... 5
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 5
CHƢƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN
KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI ERP ................................ 9
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN ...................... 9
1.1.1 Khái niệm về hệ thống thơng tin kế tốn ......................................... 9
1.1.2 Vai trị của hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp .......... 10
1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế tốn với các hệ thống

thơng tin khác trong doanh nghiệp .................................................................. 11
1.1.4 Tổ chức thơng tin kế tốn .............................................................. 13
1.2. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA ERP ................................................. 14
1.2.1 Khái niệm ERP............................................................................... 14
1.2.2 Quá trình hình thành ERP ............................................................ 155
1.2.3 Đặc điểm của phần mềm ERP ....................................................... 15
1.2.4 Cấu trúc của ERP ........................................................................... 16
1.2.5 Lợi ích của ERP ............................................................................. 17
1.3. TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP .. 199
1.3.1 Hệ thống chứng từ.......................................................................... 19
1.3.2. Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu ...................................... 20
1.3.3 Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế tốn ........................................ 21
1.3.4 Tổ chức thơng tin theo các chu trình ............................................. 22


KẾT LUẬN CHƢƠNG 1.............................................................................. 266
CHƢƠNG 2. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN PHỤC
VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ
NẴNG ........................................................................................................... 277
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ
NẴNG ......................................................................................................... 277
2.1.1 Quá trình hình thành & phát triển ................................................ 277
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh chính: .................................................... 288
2.1.3 Chức năng nhiệm vụ: ................................................................... 288
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý...................................................... 29
2.1.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ...................................................... 30
2.1.6 Đặc điểm về cơ cấu sản xuất tại công ty ........................................ 31
2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN PHỤC
VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CƠNG TY ........................................................ 31
2.2.1 Qúa trình triển khai thực hiện ERP tại công ty cổ phần In và Dịch

vụ Đà Nẵng...................................................................................................... 31
2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin....................................................... 34
2.2.3 Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán ............................................. 35
2.2.4 Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu ....................................... 36
2.2.5 Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn ............................................... 38
2.2.6 Tổ chức thơng tin kế tốn trong các chu trình ............................... 39
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI
CƠNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG TRONG ĐIỀU KIỆN
TRIỂN KHAI ERP ........................................................................................ 484
2.3.1 Ƣu điểm........................................................................................ 554
2.3.2 Hạn chế........................................................................................... 56
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2................................................................................ 58


CHƢƠNG 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TỐN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN IN VÀ
DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG .................................................................................... 59
3.1. ĐỊNH HƢỚNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG ĐIỀU
KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ
NẴNG ............................................................................................................. 59
3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ
TỐN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ
DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG ..................................................................................... 63
3.2.1 Hồn thiện về tổ chức bộ máy kế tốn ........................................... 63
3.2.2 Hồn thiện tổ chức các chu trình kinh doanh ................................ 65
3.2.3 Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn chu trình báo cáo kế tốn . 75
3.2.4 Tăng cƣờng cơ sở hạ tầng thơng tin ............................................... 76
3.2.5 Hồn thiện về tổ chức dữ liệu, phần mềm xử lý dữ liệu ................ 77
3.2.6 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà
Nẵng ................................................................................................................ 78

3.2.7 Nâng cao trình độ sử dụng phần mềm ERP đối với nhân viên và
quản lý trong công ty....................................................................................... 80
3.2.8 Hỗ trợ từ ban lãnh đạo công ty ...................................................... 81
KẾT LUẬN .................................................................................................... 82
TÀI LIỆU THAM KHẢO


DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT

HTTTKT

Hệ thống thông tin kế tốn

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

DN

Doanh nghiệp

ERP

Enterprise Resource Planning – Hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp

NVKD

Nhân viên kinh doanh

CP

Cổ phần

TSCĐ

Tài sản cố định

HĐQT

Hội đồng quản trị


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số

ệu

Tên hình

Hình
1.1
1.2
1.3
2.1

Khái qt Hệ thống thơng tin kế tốn
Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) và
hệ thống thơng tin quản lý
Cấu trúc ERP

Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty Cổ phần In và Dịch Vụ
Đà Nẵng

Trang

9
12
16
30

2.2

Sơ đồ tổ chức phịng kế tốn

30

2.3

Sơ đồ tổ chức sản xuất

31

2.4

Các chức năng chính của chu trình doanh thu

40

2.5

Quy trình khai báo dữ liệu và hạn mức tín dụng

41

2.6

Quy trình kiểm sốt tín dụng

42

2.7

Tạo báo giá

44

2.8

Tạo đơn đặt hàng

44

2.9

Các chức năng chính của chu trình cung ứng

47

2.10

Quy trình yêu cầu mua hàng

48

2.11

Quy trình thực hiện sản xuất

52

3.1

3.2

3.3
3.4

Sơ đồ hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong quy
trình xác định nhu cầu và xử lý đơn đặt hàng
Sơ đồ hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong quy
trình nhận hàng
Sơ đồ hồn thiện tổ chức thơng tin trong quy trình ghi
nhận, theo dõi và thanh tốn nợ cho nhà cung cấp
Quy trình quản lý sản xuất

69

70

71

72


Số

ệu

Hình

Tên Hình

Trang

3.5

Quy trình quản lý tài sản cố định

73

3.6

Tạo đề nghị thanh toán hoa hồng cho khách hàng

74


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số

ệu

Tên bảng

Bảng

Trang

1.1

Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh

25

2.1

Mơ tả mã khách hàng

37

2.2

Mơ tả mã nhân viên

37

2.3

Mơ tả mã hàng hóa

37

1

MỞ ĐẦU
1. Tín

ấp t ết ủ đề tà

Cuộc cách mạng cơng nghệ 4.0 có tác động đến nền kinh tế và xã hội.
Hàng trăm triệu doanh nghiệp đang đƣợc hƣởng lợi từ các dịch vụ sáng tạo
đƣợc cung cấp bởi các hãng công nghệ. Công nghệ thông tin đã trở thành một
trong những công cụ chiến lƣợc giúp doanh nghiệp phát triển. Việc ứng dụng
công nghệ thông tin đang là xu thế tất yếu. Trong thị trƣờng kinh tế hiện nay
tối ƣu hóa và sử dụng nguồn lực một cách phù hợp góp phần tạo nên thành
cơng cho doanh nghiệp, tạo vị thế cạnh tranh trên thị trƣờng.
Hiện nay kế tốn khơng chỉ là ngƣời ghi chép các thơng tin, lên báo cáo
mà cịn tham gia và đóng vai trị quan trọng trong quản trị kinh doanh. Một
doanh nghiệp muốn phát triển bền vững, kinh doanh hiệu quả thì khơng thể
thiếu một hệ thống tài chính hoạt động hiệu quả, kiểm soát đƣợc mọi hoạt
động trong doanh nghiệp. Để làm đƣợc vấn đề đó thì thơng tin kế tốn phải
đƣợc luân chuyển đầy đủ và kịp thời. Hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ sẽ
giúp doanh nghiệp ngăn chặn những gian lận và sai sót một cách hiệu quả, là
một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển
của khoa học, tin học đƣợc áp dụng vào hệ thống thơng tin kế tốn. Nó khơng
dừng ở phần mềm kế tốn mà cịn bao trùm tất cả hoạt động ở các phòng ban
trong doanh nghiệp. Từ các tập đồn đa quốc gia đến các cơng ty có quy mơ
vừa và nhỏ, HTTTKT giúp cho bộ máy doanh nghiệp đƣợc vận hành một
cách trơn tru, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Phần lớn các doanh nghiệp
thƣờng chƣa coi trọng việc quản trị thông tin trong doanh nghiệp nhƣ: thông

tin về khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, dữ liệu kế tốn… Các doanh
nghiệp sử dụng phần mềm kế tóan để ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán,
chủ yếu sử dụng cho bộ phận kế tốn. Các thơng tin này thƣờng đƣợc lƣu trữ
một cách rời rạc, khơng có sự kết nối giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.


2

Việc lƣu trữ, quản lý thông tin rời rạc, không có tính liên kết khiến cho chủ
doanh nghiệp rất khó có đƣợc cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp, và khi cần
thông tin thi mất quá nhiều thời gian để yêu cầu các bộ phận tổng hợp. Vì vậy
để nâng cao hiệu quả của cơng tác kế tốn nói riêng, hệ thống thơng tin kế
tốn nói chung, nhiều doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc ứng dụng
phần mềm quản lý tổng thể nhằm giải quyết, khắc phục đƣợc những hạn chế
mà phần mềm kế toán mang lại.
Các phần mềm quản lý tổng thể nhƣ ERP đã và đang đƣợc nhìn nhận
đúng đắn về tầm quan trong và hiệu quả thực tiễn đem lại. ERP, viết tắt của
“Enterprise Resource Planning” – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp là công cụ tích hợp q trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền
tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. Nó gồm nhiều phân hệ chức năng cung
cấp thơng tin cho nhiều đối tƣợng khác nhau tùy theo nhu cầu. Khác với các
phần mềm kế toán, ERP là giải pháp giúp cho cơng tác kế tốn khắc phục
đƣợc những hạn chế về mặt không gian, thời gian nhờ khả năng chia sẻ và
liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó giúp cho q trình cung cấp thơng tin
mang tính kịp thời và tin cậy. Trƣớc đây, phần mềm đƣợc dùng trong doanh
nghiệp thƣờng không kết nối, liên kết với các bộ phận kế tốn, kinh doanh, …
với nhau. Có những công việc bị lặp đi lặp lại nhiều lần, khơng theo quy trình
nào. Để đảm bảo các hoạt động đƣợc diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ
cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham
gia trong một chu trình. Do vậy, cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin

một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc đƣợc thực hiện xuyên suốt
ở các công đoạn, tránh chồng chéo, sai sót.
Cơng ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng là một cơng ty có bề dày lịch
sử trên 40 năm, đƣợc thành lập trên cơ sở cải tạo các xƣởng in tƣ nhân trƣớc
năm 1975. Vì là một cơng ty có bề dày kinh nghiệm, mong muốn không bị


3

đào thải khỏi thị trƣờng, nên công ty luôn coi trọng việc ứng dụng CNTT
trong bộ phận kế tốn nói riêng và các bộ phận khác nói chung. Phần mềm kế
tốn cơng ty đang sử dụng là Misa. Phần mềm này Công ty đã mua từ lâu,
đƣợc dùng chủ yếu cho bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh, tuy nhiên
chƣa có sự kết nối chia sẻ thơng tin giữa hai bộ phận, nhiều thông tin phải
nhập lại nhiều lần. Các bộ phận trong công ty sử dụng các phần mềm khác
nhau, sự kết nối thông tin hai chiều giữa kế toán đến các bộ phận chức năng
khác nhau chƣa cung cấp đầy đủ kịp thời, chuẩn xác về thơng tin cầ sử dụng
gây lãng phí nguồn lực, làm giảm hiệu quả hoạt động. Ban lãnh đạo công ty
thấy cần phải thay đổi, yêu cầu việc cần phải có một phần mềm có khả năng
quản lý, kết nối mọi nghiệp vụ, bộ phận trong doanh nghiệp là một nhu cầu
cấp thiết. Hiểu đƣợc tầm quan trọng, công ty đã nghiên cứu và vận hành hệ
thống InERP vào đầu năm 01/01/2018. InERP là phần mềm đƣợc viết bởi đội
ngũ IT công ty mới đào tạo, đƣợc dùng để quản lý mọi hoạt động trong doanh
nghiệp. Trong thời gian đầu năm 2018 đến hiện tại, công ty từng bƣớc chuyển
đổi từ phần mềm kế toán sang ERP, bƣớc đầu đem lại hiệu quả cho tồn
doanh nghiệp. Tuy nhiên vì mới sử dụng nên tổ chức thơng tin kế tốn nói
chung, và tổ chức thơng tin kế tốn nói riêng cịn nhiều bất cập và vƣớng mắc.
Qúa trình trao đổi thơng tin kế tốn và các bộ phận khác vẫn chƣa có sự liên
kết và đồng bộ. Các nhân viên chƣa kịp thích ứng với những thay đổi của hệ
thống nên sử dụng đồng thời hai phần mềm song song song, ERP phục vụ cho

quá trình hoạt động của doanh nghiệp, Misa đƣợc sử dụng để kết xuất các báo
cáo và làm các báo cáo liên quan đến thuế. Trƣớc những hạn chế mà công ty
đang gặp phải, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ
triển khai ERP tại Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng” làm đề tài
nghiên cứu luận văn.
2. Mụ t êu ng ên ứu


4

- Đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế tốn phục vụ triển khai ERP
tại cơng ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng.
- Đề xuất hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong điều kiện triển khai
ERP tại công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng.
3. Đố tƣợng và p ạm v ng ên ứu
Đối tƣợng nghiên cứu: tổ chức thơng tin kế tốn trong điều kiện triển
khai ERP.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng trong năm
2018.
4. P ƣơng p áp ng ên ứu
- Dữ liệu và nguồn dữ liệu:
Luận văn sử dụng hai nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Nguồn dữ liệu
thứ cấp là các lý luận chung về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) và
ERP. Nguồn dữ liệu sơ cấp là các quy trình hiện đang áp dụng tại Cơng ty CP
In và Dịch vụ Đà Nẵng.
- Phƣơng pháp thu thập dữ liệu
Tác giả tìm kiếm các cơ sở lý luận về hệ thống thơng tin kế tốn trong
nƣớc và quốc tế thơng qua sách, thƣ viện, internet… Tìm kiếm các văn bản
quy định về phân công nhiệm vụ công việc, các mẫu văn bản; các quy định về
trình tự cơng việc; các quy định về báo cáo; các quy định liên quan đến

HTTTKT.
Quan sát và phỏng vấn một số nhân viên trong công ty nhằm đánh giá
thực trạng tổ chức thông tin kế tốn tại Cơng ty CP In và Dịch vụ Đà Nẵng
khi ứng dụng ERP. Từ đó thơng tin thu thập sẽ đƣợc tổng hợp, phân tích,
đánh giá,… nhằm đề xuất hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn tại công ty.
5. Bố ụ đề tà
Bố cục luận văn: Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm:


5

Chƣơng 1: Một số vấn đề lý luận về ERP về tổ chức thơng tin kế tốn
trong điều kiện triển khai ERP
Chƣơng 2: Đánh giá tổ chức thông tin kế tốn phục vụ triển khai ERP tại
Cơng ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng.
Chƣơng 3: Đề xuất giải pháp hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn phục
vụ triển khai ERP tại Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng
6. Tổng qu n tà l ệu ng ên ứu
Để hoàn thành đề tài này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu liên quan
đến tổ chức thơng tin kế tốn tại một số doanh nghiệp nói chung và cơng tác
ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại doanh nghiệp nói
riêng.
Việc ứng dụng ERP trong hệ thống doanh nghiệp phải đƣợc phối hợp
đồng bộ, trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng. Khi ứng dụng cơng
nghệ thơng tin nói chung và ERP nói riêng, cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ
chức HTTTKT, mà cách tiếp cận HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận
mới, phù hợp để tăng cƣờng chức năng phối hợp, trao đổi thông tin giữa các
bộ phận này. Điều này đã đƣợc tác giả Nguyễn Mạnh Tồn (2011) phân tích
là rõ trong nghiên cứu “ Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở để nâng cao hiệu
quả của hệ thống thơng tin kế tốn” [4] để phân tích rõ sự cần thiết trong việc

tiếp cận HTTTKT theo chu trình. Nghiên cứu này đề xuất việc tổ chức thơng
tin kế tốn theo bốn chu trình cơ bản gồm: chu trình doanh thu, chu trình cung
ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính. Trong mỗi chu trình cần xác
định rõ các đối tƣợng sử dụng thơng tin kế tốn trên cơ sở xác định rõ mỗi loại
thơng tin kế tốn cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình
hay một quy trình cụ thể để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền
truy cập để khai thác dữ liệu, thơng tin đó một cách nhanh chóng và chính xác
nhất. Nghiên cứu này là cơ sở để tổ chức các chu trình trong doanh nghiệp, định


6

hƣớng tổ chức thơng tin kế tốn để đáp ứng đầy đủ chức năng của kế tốn trong
chu trình.
Phan Thanh Hảo (2018) [6] với luận án “Hoàn thiện tổ chức thơng tin kế
tốn trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty cổ phần sản xuất thép Việt Mỹ”.
Trên cơ sở hệ thống hóa một cách rõ nét các khái niệm về hệ thống thơng tin kế
tốn cũng nhƣ hệ thống ERP, sự khác biệt khi ứng dụng hệ thống ERP trong tổ
chức hệ thống thơng tin kế tốn tại doanh nghiệp. Đồng thời, thông qua thực
trạng hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty cổ
phần sản xuất thép Việt Mỹ, nêu lên những ƣu và nhƣợc điểm từ đó đƣa ra các
giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn.
Đề tài “Hồn thiện cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP tại
bệnh viện C Đà Nẵng” [5] của tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh đã tổng hợp khá
đầy đủ những lý thuyết cơ bản về hệ thống thông tin kế toán cũng nhƣ hệ thống
phần mềm ERP, và quy trình ứng dụng ERP vào hệ thống thơng tin kế toán, đƣa
ra đƣợc giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ERP vào cơng tác kế tốn tại
bệnh viện.
Bên cạnh đó, cũng có nhiều tác giả nghiên cứu về tổ chức hệ thống thơng
tin kế tốn theo định hƣớng ERP trong các doanh nghiệp. Nghiên cứu của tác

giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) [1], đây là nghiên cứu tại Công ty Cổ
phần Thƣơng mại Nguyễn Kim đã ứng dụng ERP, đã nêu lên những lợi ích
mang lại từ việc ứng dụng này đồng thời giải pháp hoàn thiện để tăng cƣờng
hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tài
chính và kế tốn quản trị tại doanh nghiệp. Cũng nhƣ nghiên cứu của tác giả
Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh (2015) [2] nghiên cứu này phân tích thực trạng tổ
chức thơng tin kế tốn trong các chu trình kế tốn tại Cơng ty cổ phần Vận tải
đa phƣơng thức và đƣa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn theo
định hƣớng ERP khá đầy đủ.


7

Ngồi ra trên thế giới đã có nhiều nghiên cứu liên quan đến HTTTKT
trong doanh nghiệp.
Bài viết “The Current Role of accounting information systems” của
ZSUZSANNA TOSTH (2012) [8] khẳng định HTTTTKT là khung của các
hoạt động kế toán trong thực tiễn. HTTTKT có vai trị rất quan trọng trong
việc ra quyết định của nhà quản ý, giúp nhà quản lý xây dựng hệ thống quẩn
trị chi phí và báo cáo kiểm sốt. Sự phát triển của cơng nghệ thơng tin làm
tăng khả năng cung cấp thông tin của HTTTKT. Nhƣ một hệ quả của tự động
hóa, phần mềm kế tốn ra đời làm cho cơng tác kế tốn xử lý dễ dàng hơn,
nhanh hơn và đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin của quản lý. Tuy nhiên, để dáp
ứng đƣợc yêu cầu quản trị ở mức cao hơn, hệ thống phần mềm quản trị ERP
ra đời, cung cấp một hệ thống cơ sở dữ liệu về thông tin rộng hơn cho kế toán,
các nhà kiểm soát và nhà quản lý. Bài viết đã phân tích vai trị của HTTTKT
đối với việc ra quyết định của nhà quản trị; vai trò của tin học trong sự phát
triển của HTTTKT. Tuy nhiên, còn rất nhiều vai trò khác của HTTTKT mà
bài viết chƣa đề cập cũng nhƣ chƣa có ví dụ thực tiễn.
Qua các nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy việc ứng dụng ERP tác động

lớn đến HTTTKT, đòi hỏi doanh nghiệp phải hồn thiện HTTTKT nhằm nâng
cao hiệu quả cơng tác kế toán, nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ khả năng
kiểm sốt tốt hơn chi phí, cơng nợ, tối ƣu hố các nguồn lực hiện có. Kế thừa
từ những nghiên cứu trƣớc cùng với hạn chế khi chƣa có các nghiên cứu tìm
hiểu cụ thể về nhu cầu thơng tin kế toán của từng bộ phận chức năng trƣớc
khi ứng dụng ERP, để khi triển khai sẽ phát huy đầy đủ nhu cầu thông tin cần
thiết. Mặt khác, HTTTKT ở Công ty In Đà Nẵng đang dần lộ rõ nhiều hạn chế
do sự phát triển nhanh chóng của cơng ty, địi hỏi cần có sự thay đổi để tạo
điều kiện cho những phát triển sau này. Mỗi doanh nghiệp có đặc thù kinh
doanh, cơng ty In Đà Nẵng vừa thuộc loại hình thƣơng mại và sản xuất có


8

nhiều đặc thù khác với các đơn vị kinh doanh thơng thƣờng. Quy trình bán
hàng, quy trình sản xuất cần phải có sự kiểm sốt chặt chẽ và hoạt động trong
quy trình cũng có nhiều sự khác biệt. Vì vậy tác giả đã vận dụng vào thực tiễn
của Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng để tìm hiểu thực trạng
HTTTKT, bên cạnh đó nhận diện nhu cầu sử dụng thơng tin kế tốn. Từ đó đề
xuất giải pháp hồn thiện HTTTKT theo định hƣớng ERP tại Cơng ty.

CHƢƠNG 1

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ
TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI ERP


9

1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN

1.1.1 K á n ệm về ệ t ống t ông t n ế toán
Một số khái niệm về hệ thống và hệ thống thơng tin kế tốn:
Hệ thống: Hệ thống là tập hợp các thành phần có liên hệ với nhau, hoạt
động để hƣớng tới mục đích chung theo cách tiếp cận các yếu tố vào, sinh ra
các yếu tố ra trong một q trình xử lý có tổ chức.

Hình 1.1 Khái qt Hệ thống thơng tin kế tốn
Để cấu thành lên hệ thống có ba thành phần cơ bản: các yếu tố đầu vào;
Xử lý, chế biến và các yếu tố đầu ra.
Đầu vào: là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh, ví dụ trong
một doanh nghiệp là các hoạt động: mua vật tƣ, hàng hóa, bán hàng, thu tiền,
các chi phí phát sinh…
Quy trình xử lý: là một quy trình hồn chỉnh từ việc thu thập thơng tin về
các dữ liệu kế tốn, đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập
các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phƣơng pháp kế toán là phƣơng pháp
chứng từ, phƣơng pháp tài khoản và ghi kép, phƣơng pháp đo lƣờng đối
tƣợng kế toán và phƣơng pháp tổng hợp cân đối kế tốn.
Đầu ra: là các thơng tin kế tốn đáp ứng theo yêu cầu của ngƣời sử dụng,
bao gồm các đối tƣợng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng nhƣ phục vụ
hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức.


10

Hệ thống thơng tin kế tốn (Accounting Information Systerm – viết tắt là
AIS) là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lƣu trữ dữ liệu nhằm cung
cấp thơng tin kế tốn hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định. [9]
Hệ thống thơng tin kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các
phƣơng tiện, các phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức khoa học nhằm thu thập,

xử lí và cung cấp thơng tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh
nghiệp cũng nhƣ kết quả hoạt động kinh doanh doanh nghiệp trong từng thời
gì nhất định. [3]
Ta có thể hiểu HTTTKT thực chất là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đƣợc HTTTKT ghi
nhận, phân tích, luân chuyển và lƣu trữ. Khi ngƣời sử dụng thơng tin có u
cầu, HTTTKT sẽ từ các ghi chép đã lƣu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các
báo cáo thích hợp cung cấp cho ngƣời sử dụng thơng tin.
1.1.2

V

trị ủ

ệ t ống t ơng t n ế tốn trong o n ng ệp

Hệ thống thơng tin kế tốn có vai trị quan trọng trong doanh nghiệp. Với
một HTTTKT đƣợc thiết kế tốt cho phép doanh nghiệp hoạt động một cách
trơn chu. Với một HTTTKT thiết kế kém sẽ cản trở hoạt động của doanh
nghiệp. Khi một doanh nghiệp đang gặp khó khăn, các dữ liệu trong
HTTTKT có thể đƣợc sử dụng để phát hiện ra nguyên nhân của những vấn đề
đang tồn tại, từ đó có các định hƣớng và quyết định trong quản trị doanh
nghiệp.
Bên cạnh đó, HTTTKT có thể tự động hóa xử lý số lƣợng lớn dữ liệu,
chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp và cung cấp, truy vấn
thông tin trực tuyến một cách nhanh chóng, tự động lập các báo cáo kế tốn,
báo cáo quản trị. Từ các tác dụng đó, HTTTKT tác động vào hiệu quả quyết
định của nhà quản lý, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, giảm thiểu

11

các gian lận và tăng cƣờng khả năng kiểm soát của nhà quản lý.
HTTTKT có thể tích hợp những quy trình kinh doanh, sản xuất chính
trong đơn vị, từ đó kết hợp đƣợc các nguồn lực trong doanh nghiệp, góp phần
tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Ngoài ra, một HTTTKT khoa học giúp mọi ngƣời thực hiện các quy định
các quy trình đƣợc thuận lợi, cơng việc đƣợc thực hiện nhanh chóng, tránh
những rắc rối, phức tạp, chồng chéo trong quy trình, từ đó tạo điều kiện thuận
lợi trong vấn đề quản lý nhân sự, tăng sự hài lòng của nhân viên và tăng năng
suất lao động.
Một vai trò rất lớn nữa là HTTTKT cung cấp các báo cáo kế toán tức
thời, giúp nhà quản trị xây dựng hệ thống quản trị doanh thu, chi phí, lợi
nhuận và hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp.
1.1.3

Mố qu n ệ g ữ

ệ t ống t ơng t n ế tốn vớ á

ệ t ống

thông tin khá trong o n ng ệp
Trong doanh nghiệp, ngồi hệ thống thơng tin kế tốn cịn có các hệ
thống thông tin chức năng khác nhƣ hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống
thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin tài chính.
Những hệ thống thơng tin này tồn tại song song và có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau để cùng thực hiện một mục tiêu chung – thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.

12

Hình 1.2. Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) và hệ thống
thơng tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (MIS): là một hệ thống thông tin để trợ giúp
thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra
quyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những thơng tin để
lập kế hoạch và kiểm sốt các hoạt động của đơn vị. Hệ thống thông tin quản
lý xử lý những nghiệp vụ mà thƣờng không thuộc hệ thống thơng tin kế tốn
truyền thống, ví dụ theo dõi sự phàn nàn của khách hàng, phản ứng của khách
hàng…
Hệ thống thơng tin kế tốn (AIS): là một cấu phần đặc biệt của hệ thống
thông tin quản lý, nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến
nghiệp vụ tài chính. Hệ thống thơng tin kế tốn xử lý những nghiệp vụ tài
chính nhƣ doanh thu bán hàng và các nghiệp vụ phi tài chính nhƣng có ảnh
hƣởng trực tiếp tới q trình xử lý các nghiệp vụ tài chính, ví dụ việc bổ sung
danh sách ngƣời mua, ngƣời bán.
1.1.4

Tổ

ứ t ông t n ế toán

Ở mỗi đơn vị đƣợc thành lập và đi vào sản xuất kinh doanh, có tƣ cách
pháp nhân đầy đủ đều phải tổ chức cơng tác kế tốn và tổ chức bộ máy kế
tốn để thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn, tài chính, thống kê ở đơn vị. Theo


13

đó, mỗi đơn vị phải tự xây dựng mơ hình tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị. Tổ
chức bộ máy kế toán là tổ chức liên kết nhƣng kế tốn viên có trình độ chun
mơn thích hợp để thực hiện đƣợc tồn bộ cơng tác kế tốn tài chính, thống kê
ở đơn vị. Để có thể xây dựng đƣợc mơ hình bộ máy kế tốn ở đơn vị đƣợc
khoa học và hợp lý cần dựa vào lĩnh vực hoạt động, đặc điểm quy trình hoạt
động, mức độ 27 phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị và khả năng,
trình độ các kế tốn viên, dựa vào trình độ trang bị và khả năng sử dụng các
phƣơng tiện tính tốn ở đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị khoa học và
hợp lý chẳng những đảm bảo đƣợc chất lƣợng của công tác kế tốn, tài chính
thống kê ở đơn vị mà cịn tiết kiệm đƣợc chi phí hạch tốn, góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị.
Hiện nay, tổ chức bộ máy kế tốn có ba hình thức phổ biến sau đây:
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung; Hình thức tổ chức bộ máy kế
tốn phân tán; Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung, vừa phân tán.
Tổ chức cơng tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế
độ kế tốn để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lƣu trữ tài
liệu kế toán, cung cấp thơng tin tài liệu kế tốn và các nhiệm vụ khác của kế
tốn. Nói cách khác, tổ chức cơng tác kế tốn là sự thiết lập mỗi quan hệ qua
lại giữa các phƣơng pháp kế toán, đối tƣợng kế tốn với con ngƣời am hiểu
nội dung cơng tác kế toán (ngƣời làm kế toán) biểu hiện qua một hình thức kế
tốn thích hợp của một đơn vị cụ thể.
Nội dung cơng tác kế tốn bao gồm các nội dung sau:
- Tổ chức vận dụng và thực hiện chế độ chứng từ kế toán;
- Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán
- Tổ chức áp dụng hệ thống sổ kế toán
- Tổ chức lựa chọn và vận dụng hình thức sổ kế tốn phù hợp

14

- Tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính và báo cáo kế tốn quản trị
- Tổ chức kiểm kê tài sản
- Tổ chức kiểm tra kế toán
- Tổ chức bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán
- Tổ chức cơng việc kế tốn trong trƣờng hợp đơn vị kế toán chia, tách,
hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt
động, phá sản.
Việc tổ chức cơng tác kế tốn khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp
cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình tài
sản, biến động của tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động
kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối lƣợng cơng tác kế tốn trùng lắp, tiết
kiệm chi phí , đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn,
hoạt động kinh tế, đo lƣờng và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của
nhà nƣớc, của các chủ thể trong nên kinh tế thị trƣờng...
Tóm lại, việc tổ chức cơng tác kế tốn khoa học và hợp lý tại doanh
nghiệp không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hố thơng tin kế
tốn đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài
chính mà cịn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp,
ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ERP
1.2.1

K á n ệm ERP

ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thơng tin và q
trình kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [11] bao gồm các phân hệ
chức năng đƣợc cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp.

ERP đƣợc hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp
cho doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình


15

kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho,
giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt
hàng (Olson, 2004) [13].
ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau và lƣu trữ trong
một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo nhiều cách khác
nhau (Aernoudts, R.H.R.M., Boom, van der, T., Vosselman, E.G.J. và Pijl,
van der, G.J., 2005) [12].
1.2.2

Quá trình hình thành ERP

Sự ra đời của hệ thống ERP là một bƣớc ngoặt lớn trong sự phát triển
của quy trình doanh nghiệp. Ra đời những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng
cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là phƣơng
thứng xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn
với các câu hỏi nhƣ:
- Sản xuất cái gì?
- Để sản xuất những cái đó thì cần những gì?
- Hiện nay đã có trong tay những gì?
- Những gì cần phải có nữa để sản xuất?
1.2.3

Đặ đ ểm ủ p ần mềm ERP

Theo Zeng et al. (2003) [14], một hệ thống ERP có các đặc điểm sau:
-

Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu

của tổ chức trong tƣơng lai
-

Tính tồn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của

doanh nghiệp nhƣ: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế tốn tài chính,…
-

Tính liên kết: ERP khơng chỉ liên kết các chức năng/ bộ phận của hệ

thống mà cịn liên kết với bên ngồi doanh nghiệp.
Vì đặc trƣng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng
phân hệ có thể hoạt động độc lập nhƣng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế