Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH viễn thông tin học d TEST đà nẵng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (10.35 MB, 132 trang )
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN
NGUYỄN HỒNG ANH
HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH VIỄN THƠNG
TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Đà Nẵng - Năm 2021
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN
NGUYỄN HỒNG ANH
HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH VIỄN THƠNG
TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã ngành: 834 03 01
Người hướng dẫn khoa ho ̣c: PGS.TS. Nguyễn Mạnh Toàn
Đà Nẵng – Năm 2021
LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đề tài “Hồn thiện Kiểm sốt nội bộ chu trình mua
hàng và thanh tốn tại Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà
Nẵng” là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi. Nội dung trong luận văn được
thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, phân tích thực tế và dưới sự hướng
dẫn khoa học của PGS.TS. Nguyễn Mạnh Toàn.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai cơng bố trong bất kỳ một cơng trình nghiên cứu nào khác.
Tác giả luận văn
Nguyễn Hồng Anh
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ................................................................................................ 1
1.
Tính cấp thiết của đề tài .............................................................. 1
2.
Mục tiêu nghiên cứu .................................................................... 3
3.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................... 4
4.
Phương pháp nghiên cứu ............................................................. 4
5.
Bố cục đề tài ................................................................................ 5
6.
Tổng quan tài liệu nghiên cứu ..................................................... 5
CHƯƠNG 1 ........................................................................................... 9
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG VÀ THANH TỐN ............................................................................ 9
1.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ...................................... 9
1.1.1.
Định nghĩa kiểm soát nội bộ ...................................................... 9
1.1.2.
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ .................................................. 11
1.1.3. Các thành phần của kiểm sốt nội bộ........................................... 12
1.2. NỘI DUNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TỐN ........................................................................................ 17
1.2.1. Đặc điểm cơ bản chu trình mua hàng và thanh tốn ..................... 17
1.2.2. Các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh tốn . 26
1.2.3. Mục tiêu của các thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán ..................................................................................................... 31
1.2.4. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn ........ 35
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ..................................................................... 42
CHƯƠNG 2 ......................................................................................... 43
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN HỌC
D.TEST ĐÀ NẴNG ....................................................................................... 43
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN HỌC
D.TEST ĐÀ NẴNG ........................................................................................ 43
2.1.1. Thông tin chung về Công ty .......................................................... 43
2.1.2. Chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty .............................. 45
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty ......................................... 46
2.1.4. Tổ chức công tác và bộ máy kế tốn tại Cơng ty .......................... 50
2.2. KHÁI QT KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY ................. 52
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN
HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG............................................................................... 54
2.3.1. Khái qt chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty ............. 54
2.3.2. Mục tiêu kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại
Cơng ty ......................................................................................................... 61
2.3.3. Nhận diện rủi ro trong hoạt động Kiểm sốt nội bộ chu trình mua
hàng và thanh tốn tại Cơng ty ..................................................................... 62
2.3.4. Thủ tục kiểm sốt trong hoạt động Kiểm sốt nội bộ chu trình mua
hàng và thanh tốn tại Cơng ty ..................................................................... 64
2.4. ĐÁNH GIÁ CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG
TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG ....................................................................... 71
2.4.1. Ưu điểm KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty ... 72
2.4.2. Một số tồn tại trong KSNB chu trình mua hàng và thanh tốn tại
Cơng ty ......................................................................................................... 75
2.4.3. Ngun nhân của các tồn tại ......................................................... 77
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ..................................................................... 80
CHƯƠNG 3 ......................................................................................... 81
GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH VIỄN THƠNG
TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG ..................................................................... 81
3.1. HỒN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT TRONG KIỂM
SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN ................ 81
3.1.1. Phương án thực hiện ..................................................................... 81
3.1.2. Kết quả hướng tới.......................................................................... 82
3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC NHẬN DIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI
RO TRONG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH
TỐN .............................................................................................................. 83
3.2.1. Phương án thực hiện ..................................................................... 83
3.2.2. Kết quả hướng tới.......................................................................... 84
3.3. HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT TRONG KIỂM
SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN ................ 84
3.3.1. Phương án thực hiện ..................................................................... 84
3.3.2. Kết quả hướng tới.......................................................................... 88
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ..................................................................... 89
KẾT LUẬN .......................................................................................... 90
DANH MỤC PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM ............................................... 91
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................ 109
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Ký hiệu
Giải thích
1. Tiếng Việt
BGĐ
Ban Giám đốc
BQL
Ban Quản lý
BHTN
Bảo hiểm thất nghiệp
BHXH
Bảo hiểm xã hội
BHYT
Bảo hiểm y tế
DN
Doanh nghiệp
ĐNMH
Đề nghị mua hàng
HĐTV
Hội đồng thành viên
HĐQT
Hội đồng quản trị
KSNB
Kiểm soát nội bộ
MHTT
Mua hàng và Thanh toán
NVL
Nguyên vật liệu
UNC
Ủy nhiệm chi
SXKD
Sản xuất kinh doanh
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
TSCĐ
Tài sản cố định
TNCN
Thu nhập cá nhân
TK
Tài khoản
2. Tiếng Anh
AICPA
American Institute of Certified Public Accountants
Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ
COSO
The Committee of Sponsoring Organizations of
the Treadway Commission
Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống
gian lận khi lập báo cáo tài chính
CO
Certificate of Origin
Chứng nhận xuất xứ
CQ
Certificate of Quality and Quantity
Chứng nhận chất lượng và số lượng
IBS
InBuilding System
Hệ thống phủ sóng di động bên trong tịa nhà
IIA
The Institute of Internal Auditors
Hiệp hội Kiểm tốn nội bộ Hoa Kỳ
OS
Outdoor System
Hệ thống phủ sóng di động bên ngồi tịa nhà
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
Bảng
Tên bảng
Trang
1.1.
Bảng rủi ro có thể xảy ra giai đoạn mua hàng
26
1.2.
Bảng rủi ro có thể xảy ra giai đoạn nhận hàng
28
1.3.
Bảng rủi ro có thể xảy ra giai đoạn theo dõi công nợ
29
1.4.
Bảng rủi ro có thể xảy ra giai đoạn thanh tốn
29
1.5.
Bảng rủi ro có thể xảy ra giai đoạn đánh giá sau mua hàng
30
1.6.
Bảng Mục tiêu kiểm soát giai đoạn mua hàng
31
1.7.
Bảng Mục tiêu kiểm soát giai đoạn nhận hàng
32
1.8.
Bảng Mục tiêu kiểm sốt giai đoạn theo dõi cơng nợ
33
1.9.
Bảng Mục tiêu kiểm soát giai đoạn thanh toán
33
1.10.
Bảng Mục tiêu kiểm soát giai đoạn đánh giá sau mua hàng
34
1.11.
Bảng Thủ tục kiểm soát giai đoạn mua hàng
35
1.12.
Bảng Thủ tục kiểm soát giai đoạn nhận hàng
37
1.13.
Bảng Thủ tục kiểm soát giai đoạn theo dõi cơng nợ
38
1.14.
Bảng Thủ tục kiểm sốt giai đoạn thanh tốn
39
1.15.
Bảng Thủ tục kiểm soát giai đoạn đánh giá sau mua hàng
41
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Số hiệu
Sơ đồ
Tên sơ đồ
Trang
1.1.
Sơ đồ Chu trình mua hàng và thanh tốn
19
1.2.
Sơ đồ Giai đoạn Nhận hàng và Nhập kho
22
1.3.
Sơ đồ Giai đoạn Theo dõi Công nợ & thanh toán cho NCC
24
1.4.
Sơ đồ Giai đoạn Đánh giá NCC sau giao dịch
25
2.1.
Sơ đồ Cơ cấu tổ chức cơng ty D.TEST Đà Nẵng
47
2.2.
Sơ đồ Tổ chức Kế tốn Cơng ty D.TEST Đà Nẵng
49
2.3.
Sơ đồ mơ tả quy trình mua hàng và thanh tốn trong nước
57
tại Cơng ty D.TEST Đà Nẵng
2.4.
Sơ đồ mơ tả quy trình mua hàng và thanh tốn Nhập khẩu
59
tại Cơng ty D.TEST Đà Nẵng
DANH MỤC HÌNH VẼ
Số hiệu
Hình vẽ
3.1.
Tên Hình
Mẫu Phiếu Đánh giá NCC
Trang
94
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Song hành cùng sự phát triển của nền kinh tế thế giới, Việt Nam hiện
nay đang có rất nhiều tiềm năng về nguồn lực con người và sự phát triển về
hoạt động không chỉ trong nước mà còn thu hút rất nhiều các tổ chức, cá nhân
nước ngoài đầu tư; đặc biệt là trong các ngành, nghề, lĩnh vực đang trên đà
lớn mạnh và chiếm lĩnh vị trí quan trọng trong nền kinh tế như Viễn thông,
Điện tử, Tin học, Khoa học, Công nghệ, … Các ngành, nghề, lĩnh vực này
hiện đang được Nhà nước khuyến khích và tạo điều kiện để phát triển khơng
chỉ mang lại lợi ích cho quốc gia mà cịn hướng đến khẳng định tên tuổi, tầm
vóc trên thế giới. Cũng chính vì sự vươn lên khơng ngừng đã tạo ra những
thách thức cho các Công ty hoạt động trong các lĩnh vực này mà đặc biệt là
tính cạnh tranh trên thị trường rất cao. Do đó, để tồn tại và đứng vững trên thị
trường, các công ty phải xây dựng chiến lược kinh doanh tốt, quản lý các
nguồn lực và sử dụng nguồn lực hiệu quả và đặc biệt hơn hết là phải phát
triển một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp đẩy lùi tối đa những sai sót
và gian lận giúp cơng ty thực hiện tốt nhiệm vụ bảo vệ tài sản và phát triển
kinh doanh.
Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng là một trong
những số ít Cơng ty hoạt động trong lĩnh vực Tin học Viễn thông trên khắp cả
nước, đặc biệt là Miền Trung và Tây Nguyên. Hoạt động chính của Công ty là
thi công và cho thuê hệ thống phủ sóng InBuilding, Outdoor các tịa nhà và
cung cấp hệ thống hạ tầng kỹ thuật là nguồn cáp phát sóng Internet và truyền
hình cho các nhà Mạng Viễn thơng. Đây là các hoạt động kinh doanh đặc thù
và mang tính chất quan trọng cần có trong bất kỳ thời điểm nào bởi tính thiết
thực và nhu cầu của các nhà mạng đối với hệ thống này là rất cao. Để có được
2
một hệ thống phủ sóng InBuilding hay Outdoor cho một tòa nhà hay hệ thống
hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho đấu nối phát sóng Internet và Truyền hình, cần
phải trải qua rất nhiều công đoạn phức tạp từ lên ý tưởng, thiết kế, lập dự
toán, mua vật tư thiết bị, thi công, chạy thử và đi vào hoạt động chính thức.
Mỗi cơng đoạn đều có tầm quan trọng nhất định. Quy trình mua hàng và
thanh tốn trên phương diện kế tốn tài chính của Cơng ty là một khâu rất cần
có được sự quan tâm và tập trung ở mức độ cao về Kiểm sốt nội bộ tại Cơng
ty để có thể đạt được sự chính xác về mặt kỹ thuật của thiết bị, nguyên vật
liệu và đạt được sự hiệu quả trong tài chính khi mua hàng của công ty. Tuy
nhiên, thực tế tại Công ty D.TEST Đà Nẵng, kiểm sốt nội bộ chu trình mua
hàng và thanh toán chưa được các cấp quản lý chú trọng quan tâm dẫn đến
trong quá khứ đã có những sai sót và gian lận khơng đáng có gây thiệt hại đến
lợi ích của cơng ty nói chung và của từng cá nhân trong cơng ty nói riêng.
Trong những năm gần đây, hoạt động của Công ty ngày càng phát triển.
Đây là cơ hội nhưng cũng là thách thức lớn đối với vấn đề quản lý của Công
ty D.TEST, đặc biệt là những vấn đề cụ thể cần được quan tâm, chú trọng
trong hoạt động liên quan chu trình mua hàng và thanh toán như: Nhu cầu về
số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa, vật tư và dịch vụ mua vào rất
nhiều và đa dạng; Nguồn cung ứng hàng hóa và dịch vụ từ các doanh nghiệp
trong nước và ngoài nước; Lượng hàng tồn kho lớn và phục vụ cho các dịch
vụ được chia thành ba nhóm chính là Vật tư hàng hóa phục vụ hoạt động lắp
đặt và cho thuê cơ sở hạ tầng về Viễn Thông, Vật tư hàng hóa phục vụ hoạt
động lắp đặt, cho thuê cơ sở hạ tầng về Internet và Truyền hình và Vật tư
hàng hóa phục vụ cho Quản lý Doanh nghiệp; Khối lượng công việc liên quan
đến Mua hàng, đặc biệt là mua hàng Nhập khẩu ngày một tăng. Chính vì chu
trình mua hàng và thanh toán bao gồm nhiều khâu, các khâu có liên quan đến
hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác và do tính phức tạp của những vấn đề
3
nảy sinh, u cầu Cơng ty phải khơng ngừng tìm kiếm những cách thức nhằm
quản lý hiệu quả cũng như giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra liên quan đến
các vấn đề nêu trên và để đảm bảo mục tiêu chung của chu trình mua hàng và
thanh tốn là mua đúng, mua đủ và mua kịp thời.
Nhận thấy những vấn đề cịn tồn tại trong kiểm sốt nội bộ chu trình
mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty D.TEST Đà Nẵng và hiểu được yêu cầu
cốt lõi về kết quả đầu ra của chu trình mua hàng và thanh toán là đem lại
nguồn vật tư, thiết bị cũng như các dịch vụ phục vụ cho hoạt động của cơng ty
là chất lượng và mang tính hiệu quả cao; bên cạnh đó là để hướng tới phục vụ
cơng tác cổ phần hóa cơng ty trong thời gian sắp đến theo nhu cầu của các cấp
lãnh đạo; nghiên cứu đề tài “Hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình mua
hàng và thanh tốn tại cơng ty TNHH Viễn thơng Tin học D.TEST Đà
Nẵng” có tính cấp thiết về mặt lý luận và thực tiễn, nhằm nâng cao chức năng
quản lý và đề ra các biện pháp nhằm giảm thiểu những rủi ro về sai sót và
gian lận có thể xảy ra, đảm bảo công ty sử dụng vốn hiệu quả, phục vụ hữu
ích cho việc tạo ra sản phẩm dịch vụ chất lượng cao và làm tiền đề để phát
triển hoạt động kinh doanh trong tương lai.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
và thanh tốn tại Cơng ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng với
mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình
mua hàng và thanh tốn; xác định được những vấn đề còn tồn tại trong chu
trình mua hàng và thanh tốn và đưa ra được những biện pháp hiệu quả giúp
hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại
Cơng ty, góp phần vào sự phát triển của các hoạt động của Công ty.
4
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là cơng tác kiểm sốt nội bộ chu
trình mua hàng và thanh tốn Cơng ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà
Nẵng với các công đoạn của chu trình như sau: (1) Mua hàng gồm: ĐNMH,
Lựa chọn NCC và Đặt hàng; (2) Nhận hàng và Nhập kho; (3) Theo dõi cơng
nợ NCC; (4) Thanh tốn cho NCC; (5) Đánh giá sau mua hàng.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Công ty TNHH Viễn thông Tin học
D.TEST Đà Nẵng
4. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp được vận dụng trong luận văn được chia làm hai loại
chính: Phương pháp thu thập dữ liệu và Phương pháp xử lý dữ liệu.
- Phương pháp thu thập dữ liệu bao gồm:
+ Quan sát: Là phương pháp mà tác giả trực tiếp chứng kiến và thực hiện
ghi nhớ hoặc ghi chép lại dữ liệu liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù
hợp với mục tiêu nghiên cứu.
+ Phỏng vấn: Là phương pháp tác giả thực hiện hỏi – đáp trực tiếp đối với
các đối tượng cung cấp thông tin liên quan đến đề tài.
+ Sử dụng chứng từ, hồ sơ thực tế: Là phương pháp tác giả tiếp cận tài
liệu thực tế tại phạm vi nghiên cứu liên quan đến đề tài nhằm tổng hợp các dữ
liệu và làm cơ sở cho các cơng đoạn tiếp theo của q trình thực hiện đề tài.
- Phương pháp xử lý dữ liệu bao gồm:
+ So sánh: Phương pháp đối chiếu thực tiễn về hoạt động kiểm sốt chu
trình mua hàng và thanh tốn tại cơng ty với mơ hình kiểm sốt nội bộ trên
nền tảng lý thuyết.
5
+ Tổng hợp và phân tích dữ liệu: Phương pháp tác giả áp dụng nhằm tổng
hợp những dữ liệu phù hợp và thực hiện phân tích các thơng tin cần thiết
nhằm đề ra kết quả nghiên cứu cho đề tài.
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và các phụ lục của Luận văn, Bố cục để tài
được trình bày như sau:
Chương 1. Cơ sở lý luận về Kiểm sốt nội bộ chu trình Mua hàng và
thanh tốn
Chương 2. Thực trạng Kiểm sốt nội bộ chu trình Mua hàng và thanh
tốn tại Cơng ty TNHH Viễn thơng Tin học D.TEST Đà Nẵng
Chương 3. Giải pháp hoàn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và
thanh tốn tại Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ là một chủ đề cấp thiết trong nền kinh tế có tính cạnh
tranh cao như ngày nay. Do đó, khơng ít tác giả đã bày tỏ quan điểm cá nhân
và những chắt lọc trong nghiên cứu về chủ đề được quan tâm ở mức độ cao.
Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả tham khảo các tài liệu liên quan
đến cơ sở lý luận và thực tiễn về Kiểm sốt nội bộ và Kiểm sốt nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán như: hệ thống chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam
(VSA) ban hành ngày 06/12/2012 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2014), khn
khổ hệ thống kiểm sốt nội bộ theo COSO (Ủy ban Chống gian lận khi lập
Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ. Đồng thời, tác giả cịn sử
dụng tài liệu là chương trình kiểm toán mẫu của Hội kiểm toán viên hành
nghề Việt Nam (VACPA) ban hành và các giáo trình Kiểm sốt nội bộ thuộc
khối ngành Kinh tế.
6
Bên cạnh đó, một số nghiên cứu liên quan đề tài này nhận được rất
nhiều sự quan tâm từ nhiều tác giả khác như:
- Đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại Tổng
cơng ty Cổ phần dệt may Hòa Thọ” của Triệu Thị Ngọc Hiền (2012).
Nghiên cứu này dựa trên cơ sở lý luận và nghiên cứu thực tế cơng tác KSNB
chu trình mua hàng tại Tổng cơng ty Cổ phần dệt may Hịa Thọ, sau phân
tích, đánh giá thực trạng các thủ tục kiểm sốt hiện có, chỉ ra được những
khiếm khuyết cần được khắc phục và các giải pháp nhằm tăng cường kiểm
soát nội bộ chu trình mua hàng tại Tổng cơng ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ.
Luận văn đã đưa ra các kết quả của cơng tác KSNB chu trình mua hàng tại
đơn vị như: hệ thống thơng tin kế tốn được thực hiện chỉnh chu, thống nhất;
mơi trường kiểm sốt chặt chẽ với các thủ tục kiểm soát được thực hiện và
báo cáo kết quả kịp thời giúp Nhà quản lý nắm bắt tình hình thực tiễn. Tuy
nhiên, đề tài cũng chỉ ra những hạn chế, cụ thể: Các phòng ban được giao
quyền quyết định phần lớn và Ban Kiểm sốt chưa phát huy hết vai trị, chức
năng của mình. Từ đó, luận văn đưa ra các biện pháp khắc phục các thiếu sót
và nhằm tăng cường hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh
tốn tại Cơng ty Cổ phần Dệt may Hịa Thọ.
- Đề tài “Kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng thanh tốn trong môi
trường tin học” của Nguyễn Thị Hồng Oanh (2015). Luận văn này xác định
mục tiêu nhằm tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh
tốn nhưng trong môi trường tin học, khác hẳn các đề tài truyền thống khác
tại các công ty với các phương pháp được sử dụng là quan sát, phỏng vấn,
đối chiếu và phân tích trong q trình tìm hiểu thực tế, từ đó đưa ra các giải
pháp. Điểm hạn chế của luận văn này là chưa nêu rõ được các rủi ro có thể
xảy ra đối với chu trình mua hàng và thanh toán cũng như hoạt động giám
sát thực tế mà chỉ đề cập đến vấn đề kiểm sốt bằng mơi trường máy tính, có
7
thể sẽ khó áp dụng với một số đơn vị chưa cập nhật hoặc đầu tư hệ thống
máy tính hiện đại.
- Đề tài “Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng”
của Trần Thị Cẩm Thanh và cộng sự (2018). Đề tài này đề cập đến việc vận
dụng lý luận và nghiên cứu thực tiễn tại các doanh nghiệp thương mại trên
địa bàn tỉnh Bình Định, từ đó đề xuất giải pháp phù hợp nhằm tăng cường
KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh tốn cho các doanh nghiệp đó.
Tuy luận văn thể hiện rõ hơn về mơi trường kiểm sốt và chỉ ra những ưu
điểm trong cơng tác mua hàng và thanh tốn nhưng vẫn chưa thể hiện rõ
hiệu quả cho các loại hình doanh nghiệp khác mà đang ở cách thể hiện cho
các doanh nghiệp thương mại thuộc địa bàn tỉnh Bình Định.
- Đề tài “Tăng cường Kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh
tốn tại Cơng ty TNHH Tân Phước” của Nguyễn Thị Trà Giang (2013)
được thực hiện với mục đích nghiên cứu kiểm sốt nội bộ nói chung tại các
doanh nghiệp và làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ, đặc biệt là chu trình
mua hàng và thanh tốn tại Công ty TNHH Tân Phước, đánh giá công tác
vận dụng thực tiễn đồng thời đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm
tăng cường kiểm soát tại đơn vị này. Cũng tương tự như đề tài trên, đề tài
“Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại Công ty Điện lực
Quảng Ngãi” của Thạch Cảnh Thống (2019) tập trung nghiên cứu vào cơ sở
lý thuyết kiểm soát nội bộ, thực trạng vận dụng vào thực tế tại Công ty Điện
lực Quảng Ngãi và đề ra phương hướng hồn thiện Kiểm sốt nội bộ cho
Cơng ty. Cả hai bài luận văn thạc sĩ nêu trên tập trung phân tích và chỉ ra
những điểm cịn thiếu sót và tăng cường kiểm sốt nội bộ đối với lĩnh vực
Cơng ty được đề cập.
Tóm lại, trong số các nghiên cứu trước đây, mặc dù đã thể hiện rất rõ các
đặc điểm, yếu tố của kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán và đã
8
nêu ra các biện pháp giúp tăng cường kiểm soát nhưng chưa thể hiện được
biện pháp hoàn toàn phù hợp cho kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và
thanh tốn để vận dụng vào thực tế cơng ty TNHH Viễn Thơng Tin học
D.TEST Đà Nẵng. Do đó, luận văn này sẽ nghiên cứu rõ về Công ty TNHH
Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng để hướng đến kiểm soát nội bộ hữu
hiệu cho chu trình quan trọng này tại công ty.
9
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THANH TỐN
1.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ
1.1.1.
Định nghĩa kiểm sốt nội bộ
Thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” được xuất hiện lần đầu tiên vào năm
1929 tại Cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ, được định nghĩa là một công cụ được
sử dụng để bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu
quả hoạt động và cũng là cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của
Kiểm toán viên. Theo định nghĩa của Hiệp hội Kiểm toán Nội bộ (IIA), kiểm
soát nội bộ (KSNB) là một hệ thống quy trình do các cấp quản lý, hội đồng
quản trị (HĐQT) và các nhân viên của đơn vị thực hiện, được thiết lập để
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu hoạt động hữu hiệu
và hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân
thủ. Theo Hiệp hội Kế tốn viên cơng chứng Hoa Kỳ AICPA (1936) định
nghĩa “Kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và
thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm
tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”.
Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi
lập báo cáo tài chính, viết tắt là COSO (1992), KSNB là một quá trình do
người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó
được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu
đảm bảo: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; Các luật lệ và quy định được tuân
thủ; Tính hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động.
10
Theo đó, sau hơn 2 thập kỷ, COSO đã ban hành bản cập nhật mới là
COSO Internal Control 2013 và COSO Internal Control 2016. Ở đây, COSO
đã cập nhật những thay đổi về KSNB phù hợp với môi trường kinh doanh và
nền kinh tế có nhiều chuyển biến, đặc biệt là tính chất hoạt động phức tạp của
nhiều mơ hình Doanh nghiệp trên thế giới. Chính vì thế, Khái niệm Kiểm sốt
nội bộ theo Khn khổ hợp nhất cập nhật là một tiến trình được thực hiện bởi
Ban quản trị của doanh nghiệp, các nhà quản lý của doanh nghiệp và các nhân
sự khác có liên quan, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo cho việc đạt được
các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Quốc hội (2015), Luật Kế tốn số 88/2015/QH13 có quy định khái
niệm: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế
toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định
của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và
đạt được yêu cầu đề ra”.
Kiểm soát nội bộ được định nghĩa theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt
Nam số 315, ban hành theo Thơng tư số 214/2012/TT-BTC là quy trình do
Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực
hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của
đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả,
hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”.
Từ những khái quát về khái niệm của Kiểm soát nội bộ đã phần nào
làm rõ các chức năng quan trọng của Kiểm soát nội bộ trong tổ chức, doanh
nghiệp. Đó là:
- Một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ góp phần tạo nên thành cơng cho
hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, Kiểm sốt nội bộ Doanh nghiệp tốt sẽ
giúp cho việc quản lý toàn bộ diễn biến và tiến trình hoạt động của doanh
11
nghiệp đó, giúp Lãnh đạo dễ dàng nắm bắt các điểm mạnh, điểm yếu để ra
quyết định đúng đắn.
- KSNB giúp bảo đảm việc thực hiện và quản lý thực hiện các quy
định, chính sách, chế độ theo đúng Pháp luật và tính chất xã hội.
- Ban lãnh đạo có tầm nhìn để thiết kế kiểm sốt nội bộ tốt sẽ dễ dàng
phát hiện và có biện pháp đối với những rủi ro tiềm ẩn, rủi ro có thể xảy đến
và rủi ro đã từng xảy ra tại doanh nghiệp.
- Cũng với phát hiện rủi ro là việc KSNB giúp phát hiện sai phạm ở
mức cố ý hay vơ tình gây ảnh hưởng lớn và nhỏ đến hoạt động của doanh
nghiệp.
- KSNB hữu hiệu giúp Ban lãnh đạo cùng với các cá nhân khác thực
hiện nhiệm vụ Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo tài sản được sử dụng
đúng mục đích.
- Việc đảm bảo tính trung thực, đầy đủ, chính xác của chứng từ, sổ sách
kế tốn cũng chịu tác động rất lớn từ KSNB của doanh nghiệp. KSNB càng
chặt chẽ, hữu hiệu sẽ giúp việc ghi chép nghiệp vụ kế tốn và ghi nhận các
nghiệp vụ chính xác và hợp lý; góp phần giúp cho việc tuân thủ tính pháp lý
về việc lập báo cáo tài chính kịp thời và tuân thủ đúng quy định của Pháp luật.
1.1.2.
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ được nhắc đến trong khái niệm Kiểm
soát nội bộ theo COSO (2016) bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo
cáo, mục tiêu tuân thủ. Đơn vị cần thiết phải thiết lập các mục tiêu trên đây
nhằm hướng đến mục tiêu chung của toàn đơn vị, cụ thể như sau:
- Mục tiêu hoạt động: Là mục tiêu đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả
trong các hoạt động của tổ chức, bao gồm hoạt động tài chính về sử dụng
12
nguồn vốn doanh nghiệp; mục tiêu tạo ra lợi nhuận, tăng trưởng doanh thu và
cắt giảm chi phí; nâng cao khả năng cạnh tranh và gìn giữ uy tín đối với các
đối tác; việc thực hiện nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng thị trường
kinh doanh, …
- Mục tiêu báo cáo: Là mục tiêu đảm bảo tính trung thực, đầy đủ, phù
hợp và nhất quán của thông tin được trình bày trên báo cáo theo đúng chuẩn
mực và chế độ kế toán hiện hành; đồng thời đảm bảo việc cung cấp thông tin
cho các đối tượng sử dụng thơng tin trong và ngồi đơn vị một cách chính xác
và kịp thời.
- Mục tiêu tuân thủ: Mục tiêu này được thể hiện bên trong và bên ngoài
đơn vị. Các hoạt động của đơn vị phải luôn đảm bảo tuân thủ, chấp hành tốt
các quy định, các chính sách và Pháp luật của Nhà nước. Bên cạnh đó, mỗi cá
nhân của đơn vị phải tuân thủ theo các nội quy, quy định, quy chế đã được đề
ra của đơn vị nhằm hướng tới một đơn vị thống nhất và tạo hiệu quả công
việc cao hơn.
1.1.3. Các thành phần của kiểm soát nội bộ
Để cấu thành nên một hệ thống kiểm sốt nội bộ hồn chỉnh giúp cho
các tổ chức, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu của mình, khơng thể
không kể đến các yếu tố quan trọng đã được đề cập đến trong báo cáo của
COSO và được thể hiện trong chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315, đó là:
Mơi trường kiểm sốt, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Thơng tin và
truyền thơng và Hoạt động giám sát. Cụ thể ở mỗi yếu tố đều có các nguyên
tắc hoạt động riêng giúp các yếu tố này được đảm bảo thực hiện một cách đầy
đủ và đồng thời cũng thể hiện các nội dung cơ bản của từng yếu tố trong hệ
thống kiểm soát nội bộ theo tác giả Đường Nguyễn Hưng (2016) như sau:
13
a. Mơi trường Kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt là tập hợp các chuẩn mực, các quy trình, và các
cấu trúc thiết lập cơ sở cho sự vận hành của kiểm sốt nội bộ trong tổ chức.
Trong mơi trường kiểm sốt, vai trò của Nhà quản lý là rất quan trọng.
Trong đó, đặc điểm nhà quản lý bao gồm phẩm chất, năng lực, triết lý và
phong cách điều hành của nhà quản lý có ảnh hưởng sâu sắc đến các yếu tố
trong mơi trường kiểm sốt nói riêng và cả q trình thiết lập, vận hành hệ
thống kiểm sốt nội bộ nói chung. Để tạo lập mơi trường kiểm sốt tích cực,
nhà quản lý cần đảm bảo sao cho tinh thần trách nhiệm, ý thức kiểm sốt, thái
độ tích cực và năng lực của mọi thành viên tổ chức được thiết lập và duy trì ở
mức cao phù hợp. Mơi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên
trong và bên ngoài, bao gồm lịch sử tổ chức, các giá trị, thị trường, môi
trường cạnh tranh và môi trường pháp lý. Mơi trường kiểm sốt tạo lập nền
tảng để hỗ trợ quá trình đánh giá rủi ro đối với các mục tiêu của tổ chức, sự
vận hành của của các hoạt động kiểm sốt, các hệ thống thơng tin, trao đổi
thông tin và việc thực hiện các hoạt động giám sát. Một tổ chức thiết lập và
duy trì mơi trường kiểm soát vững mạnh sẽ đứng vững được trước những áp
lực bên trong và bên ngoài. Điều này được thực hiện thông qua các hành vi
nhất quán với cam kết của tổ chức đối với tính chính trực và các giá trị đạo
đức, giám sát đầy đủ các quy trình và các cấu trúc của tổ chức, thiết kế cơ cấu
tổ chức với việc phan quyền và trách nhiệm phù hợp giúp đạt được các mục
tiêu của tổ chức và ý thức sâu sắc về sự chịu trách nhiệm đối với việc đạt
được các mục tiêu.
Mơi trường kiểm sốt được hình thành gồm 5 nguyên tắc liên quan:
- Thứ nhất, tổ chức thể hiện cam kết đối với tính chính trực và các giá
trị đạo đức;
14
- Thứ hai, HĐQT thể hiện cam kết độc lập đối với BQL và thực hiện
chức năng giám sát đối với sự phát triển và vận hành của kiểm soát nội bộ;
- Thứ ba, dưới sự giám sát của HĐQT, BQL thiết lập cơ cấu tổ chức,
các tuyến báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm phù hợp hướng đến việc thực
hiện các mục tiêu của tổ chức;
- Thứ tư, tổ chức thể hiện cam kết đối với việc thu hút, phát triển và lưu
giữa nhân sự có năng lực;
- Thứ năm, tổ chức quy trách nhiệm cho các cá nhân về việc thực hiện
các trách nhiệm kiểm soát nội bộ.
b.
Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là một tiến trình linh hoạt, lặp đi lặp lại nhận diện và
phân tích các rủi ro đối với việc đạt được mực tiêu của tổ chức. BQL xem xét
các thay đổi trong môi trường bên trong và bên ngồi tổ chức mà có thể ảnh
hưởng đến khả năng đạt được các mục tiêu của tổ chức nhằm nhận diện các
rủi ro có thể phát sinh. Tiền đề của đánh giá rủi ro là các mục tiêu ở các cấp tổ
chức. BQL phải xác định các mục tiêu thuộc ba nhóm cụ thể để nhận diện và
đánh giá các rủi ro liên quan. Khi xác định các mục tiêu, BQL cũng phải xác
định mức rủi ro có thể chập nhận được. Trên cơ sở đánh giá rủi ro và mức rủi
ro có thể chấp nhận, các biện pháp đối phó vói rủi ro. Do đó, cần thiết phải tổ
chức thực hiện 4 nguyên tắc sau để đạt được sự hiệu quả của yếu tố này, bao
gồm:
- Thứ nhất, tổ chức xác định các mục tiêu một cách rõ ràng để bảo đảm
thực hiện nhận diện và đánh giá các rủi ro đối với việc thực hiện các mục tiêu;
- Thứ hai, tổ chức nhận diện các rủi ro đối với việc đạt được các mục
tiêu và phân tích các rủi ro để làm cơ sở cho việc đối phó với rủi ro;
15
- Thứ ba, tổ chức xem xét khả năng của gian lận trong quá trình đánh
giá rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu;
- Thứ tư, tổ chức nhận diện và đánh giá các thay đổi từ môi trường bên
trong và bên ngồi mà có thể ảnh hưởng đáng kể đến các rủi ro đối với việc
đạt được các mục tiêu.
c. Hoạt động Kiểm soát
Hoạt động Kiểm soát: là tập hợp các hành động thiết lập bởi các
chính sách và thủ tục cần thiết để giảm thiểu rủi ro gây ảnh hưởng đến việc
đạt được mục tiêu của tổ chức mà BQL đã hình thành nên và có các hoạt động
nhằm kiểm sốt việc tn thủ các chính sách và thủ tục này tại tổ chức ở tất cả
các cấp độ, bao gồm: Phân chia trách nhiệm; Ủy quyền; Bảo vệ tài sản vật
chất, thông tin và Kiểm tra độc lập. Hoạt động kiểm soát được thiết lập và
thực hiện ở tất cả các cấp trong cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin của tổ
chức. Hoạt động kiểm sốt có thể có bản chất khác nhau nhưng có thể quy về
làm ba loại cơ bản: Kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát
khắc phục. Tổ chức phải phát triển các hoạt động kiểm sốt để hỗ trợ đơn vị
thực hiện cả ba nhóm mục tiêu: hoạt động, thông tin và tuân thủ.
Yếu tố Hoạt động Kiểm soát yêu cầu tổ chức phải thực hiện 3 nguyên
tắc sau:
- Thứ nhất, tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm sốt đối
phó với các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu ở các mức rủi ro có thể
chấp nhận;
- Thứ hai, tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm sốt đối
phó với các rủi ro đối với việc áp dụng và vận hành công nghệ thông tin trong
tổ chức;
