Tài liệu Những nhà quản lý hiệu quả sử dụng thời gian của họ như thế nào? pptx

Những nhà quản lý hiệu quả sử dụng thời
gian của họ như thế nào?

Bạn đang lãnh đạo một doanh nghiệp, điều đó có nghĩa bạn là nhà quản lý. Và
với tư cách là một người đứng đầu, bạn hãy sử dụng thời gian để tạo ra sự khác biệt
trong những tập hồ sơ quan trọng nhất của doanh nghiệp mình.
Bạn đừng từ bỏ tất cả những gì được gọi là mối quan hệ cộng đồng (PR).
Nhưng hãy buông lỏng chúng một chút, nhường lại hay nếu bạn thích hơn-hãy uỷ
quyền 30% hoạt động thương mại hiện nay của bạn. Nếu sự sống còn của doanh
nghiệp bạn phụ thuộc vào năng lực (hoạch định, chiến lược, xác định tiến trình, soạn
thảo các hợp đồng lớn…) hãy hướng sự chú ý lớn nhất của bạn tới những điều này.
Hãy biết từ bỏ sự chú ý quá mức về những trách nhiệm theo nếp cũ để bạn có thể
chuyên tâm thực sự vào công việc chính của bạn: xây dựng cách thức tổ chức-một
nhiệm vụ rất khác so với kinh doanh hoặc những nhân tố quản lý khác.
Xây dựng một tổ chức cần phải sắp xếp và hướng các đồng nghiệp theo cách
mà họ nhận lấy thành công của doanh nghiệp của bạn về mình để hướng tới mục tiêu
thành công. Câu hỏi lớn nhất sau đó sẽ là: “Làm sao tôi có thể thành công trong việc
biến tổ chức của tôi thành một đội thắng cuộc?” chứ không phải là “tôi sẽ phải bán
hàng như thế nào”. Với tư cách là một nhà quản lý, đôi khi đích thân bạn phải tham dự
vào những công việc chi tiết nếu cần. Nhưng hãy vượt qua tình trạng “nhà quản lý mệt
sức với những trợ lý của mình” để bước sang giai đoạn làm lãnh đạo nhóm thực sự,
giúp đỡ các nhân viên hiểu được ý tưởng và mục tiêu của bạn, đào tạo họ và trao cho
họ tất cả những gì họ cần để coi doanh nghiệp như là nhà của mình và sống vì nó.
Quả thực, phát triển doanh nghiệp có nghĩa là uỷ nhiệm trách nhiệm và quyền
lực. Như thế vai trò của bạn sẽ là tuyển dụng, phát triển và uỷ nhiệm cho cộng sự
những công việc hàng ngày để bạn tập trung vào công việc quan trọng nhất: đó là
hoạch định chiến lược. Ngay cả khi đôi lúc bạn can dự vào những chi tiết nhỏ, đừng
bao giờ ngừng đặt câu hỏi: “Làm thế nào để tôi có thể phát triển một đội ngũ có thể
làm cho doanh nghiệp của tôi vận hành được?” Câu trả lời được đưa ra ở đây là hãy
thông suốt mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp để làm cho hoạt động uỷ nhiệm trở
nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, biết được ý tưởng, mục tiêu thôi chưa đủ, cộng sự của

bạn còn cần phải có năng lực và kiến thức để có thể thực hiện việc phân hoạch một
cách trọn vẹn trong cơ cấu doanh nghiệp.
Bạn sẽ bắt đầu bằng việc chia sẻ ý niệm của bạn theo cách mà các cộng sự sẽ
mô phỏng theo để đưa ra các quyết định quản lý cũng như để thực hiện các nhiệm vụ
hàng ngày của họ. Nếu các nhân viên của bạn không hiểu cách phân tích chi phí/lợi ích
bị che giấu đằng sau việc mua một chiếc bút ít tốn kém thì bạn đừng trông đợi họ đưa
ra được những quyết định mua quan trọng. Chẳng hạn, một cuộc trao đổi thông tin
hoặc đào tạo ngắn cũng có thể cho phép họ hiểu được những mối quan hệ tài chính của
một quyết định mua. Từ những nguyên tắc cơ bản này, họ có thể tự mình thiết lập
được một hệ thống kiểm soát chi phí.
Bạn hãy nghĩ tới việc hướng họ tiến lên bằng cây gậy và củ cà rốt, họ sẽ tự
thưởng như thế nào nếu làm tốt công việc hay tự phạt mình nếu mắc sai lầm. Nếu
chính nhân viên tự định ra được cơ chế thưởng phạt, họ sẽ áp dụng chúng dễ dàng hơn
và sẽ truyền cho tất cả những nhân viên mới rằng hệ thống này vận hành như thế nào.
Như thế nhiệm vụ của bạn sẽ là khắc sâu vào trí não họ những nguyên tắc về tài chính
mà họ cần để ứng dụng vào hệ thống ghi ngân quỹ, xác định lợi nhuận và tiền mặt,
…và giúp đỡ họ đưa ra những công cụ đo lường năng lực hoặc những chỉ số năng lực
theo cách mà họ đánh giá chính mình, sau đó nhân viên sẽ tự biết được liệu hệ thống
có hoạt động tốt không hay có cần một sự sửa đổi lại hay không. Không phải là nói với
họ một cách đơn giản “Đừng mua cái bút hơn 10 USD”, mà bạn phải làm sao để chính
họ đưa ra được các giải pháp thay vì thụ động thực hiện theo mệnh lệnh của cấp trên.
Nếu bạn tiếp tục nghĩ rằng họ không đủ sáng suốt để có thể đảm đương những
trách nhiệm như vậy, rất có thể là bạn đang nhầm lẫn. Khi một nhà lãnh đạo yêu cầu
các cộng sự cố gắng thêm, hay phải xuất sắc hơn ngày thường, họ biết bất chợt làm
những việc mà họ chưa từng tưởng tượng mình có thể làm được.
Bằng cách uỷ nhiệm, biến cộng sự trở thành các cộng tác chia sẻ ý niệm nhiều
hơn là việc coi họ như công cụ làm việc, bạn sẽ không phải quản lý một doanh nghiệp
tạp hoá nữa mà là xây dựng một tổ chức vững mạnh và năng động đồng thời lại tiết
kiệm được thời gian.