Tài liệu Mối quan hệ giữa công ty mẹ và đại lý docx

Mối quan hệ giữa công ty mẹ và đại lý

Liệu chúng ta có thể kéo dài hơn được nữa không?
Khi bắt đầu tìm kiếm đại lý, bạn có thể sẽ thấy mối quan hệ giữa bạn và các đại
lý có gì đó khác thường, và đôi khi làm cho bạn nản chí. Mặc dù bạn có quyền và
nghĩa vụ phải tuân theo các chuẩn mực của hệ thống, nhưng các đại lý của bạn tự cho
họ là những doanh nghiệp độc lập (như họ thực sự là vậy) và tự chi trả (nhưng họ
không phải làm vậy). Và mặc dù về bản chất mối quan hệ được thiết lập trên cơ sở hợp
đồng, nhưng nếu bạn buộc phải lôi hợp đồng ra để nói chuyện, thì mối quan hệ này đã
ở tình trạng báo động rồi.
Vì vậy, công ty mẹ luôn phải đặc biệt quan tâm tới mối quan hệ với các đại lý
ngay từ đầu nếu họ thực sự muốn xây dựng mối quan hệ lâu dài và cùng có lợi.
Bản chất của mối quan hệ
Hết lần này đến lần khác, chúng tôi thấy mọi người hay so sánh quan hệ giữa
công ty mẹ - các đại lý với quan hệ hôn nhân. Họ cũng nói tới giai đoạn "trăng mật” và
làm thế nào để hai bên là đối tác cùng chung một mục đích. Và mặc dù cách lập luận
này cũng có vài điểm đúng, nhưng theo cảm nhận của chúng tôi thì chính kiểu quan hệ
hôn nhân là kiểu mà quan hệ đại lý này nên tránh.
Khi nghĩ đến hôn nhân, chúng tôi thường nghĩ đến quan hệ liên doanh. Trong
một liên doanh có các bên đối tác. Vì các bên đối tác luôn ở vị trí tương đối bình đẳng
nên một liên doanh điển hình bắt đầu bằng quá trình đàm phán – và thường là hàng
loạt cuộc đàm phán sẽ diễn ra. Cũng như một cuộc hôn nhân, sẽ lại nảy sinh vấn đề “ai
rửa bát”, và sau đó là nhiều vấn đề nghiêm trọng hơn, tiền bạc chẳng hạn. Vì mỗi liên
doanh đều mang tính duy nhất, nên tất cả các vấn đề đều được đưa ra đàm phán.
Vì mỗi bên liên doanh bao giờ cũng được bồi thường trên cơ sở được lãi bao
nhiêu, nên vấn đề màu hầu hết các “cặp vợ chồng” này quan tâm là sổ sách kế toán
được tính toán đầy đủ như thế nào. Với những cơ sở có quy mô nhỏ, việc kiểm soát
tương đối dễ dàng. Nhưng trong trường hợp qui mô lớn, thì điều này là gần như không
thể thực hiện được. Và khi một bên liên doanh giở trò lừa đảo, thì tất yếu gây ra xung
đột giữa hai bên bình đẳng với nhau và dẫn nhau ra toà án li dị. Trên thực tế, đó là một
trong những khác biệt lớn nhất giữa quan hệ đại lý và quan hệ liên doanh.

Không giống như quan hệ đối tác, đại lý giống quan hệ mẹ - con nhiều hơn.
Bên đại lý, giống như con, sẽ trải qua các giai đoạn phát triển khác nhau trong cuộc
đời.
Lần đầu tiên con trẻ hoà nhập vào xã hội, chúng thường rất phụ thuộc vào mẹ,
dựa vào mẹ để được giáo dục và đào tạo, nhờ đó tồn tại được trong thế giới này. Và
khi chúng lớn lên, chúng sẽ bớt phụ thuộc hơn, và bạn bắt đầu cho chúng nhiều quyền
hơn – đầu tiên là được chơi trong sân và cuối cùng là được tự đi qua đường. Khi bọn
trẻ tiếp tục trưởng thành, chúng sẽ bắt đầu thử nghiệm ranh giới của mối quan hệ, tận
dụng các lợi thế, cố gắng thay đổi hay tác động tới toàn bộ hệ thống mà bạn đã thiết
lập cho chúng—và đôi khi phá bỏ một số luật lệ. Nhưng chúng vẫn sống trong ngôi
nhà của bạn, và bạn cảm thấy bực mình. Vấn đề đặt ra là bạn cảm thấy áp lực của việc
giảm bớt vai trò của mình đến mức độ nào.
Làm thế nào để trở thành cha mẹ tốt
Hồi còn nhỏ, tôi còn nhớ tôi rất ghen tị với một trong những đứa trẻ sống cùng
khu nhà. Cha mẹ của Mike rất ít ở nhà, và khi họ về, họ cho phép cậu ta làm tất cả
những gì cậu ta muốn. Khi 15 tuổi, chúng tôi vào nhà Mike, uống bia và hút thuốc lá.
Khi đó tôi nghĩ anh ta có bố mẹ tốt nhất trên đời. Nhưng khi mẹ tôi phát hiện ra, tôi bị
bắt làm việc nặng trong một tháng.
Trước khi tôi chịu xong “bản án” của mình, Mike đã phải chịu một bản án thực
sự - tại một trung tâm cải tạo thanh thiếu niên. Và tôi bắt đầu hiểu ra một điều là đôi
khi là một người mẹ tốt thì không thể là bạn tốt cùng lúc được.
Cũng tương tự như vậy, một công ty mẹ bao giờ cũng cần phải bắt đầu bằng
việc thiết lập ranh giới cho mối quan hệ với đại lý. Điều quan trọng là các đại lý phải
hiểu vai trò đầu tiên của bạn với tư cách "người canh gác" để giữ gìn toàn bộ hệ thống
của công ty cũng như thương hiệu của nó, nhờ đó mà các đại lý có thể tồn tại và phát
triển được. Như vậy, một trong những vai trò quan trọng nhất của công ty mẹ phải là
người chấp hành nghiêm túc các luật lệ trong quá trình hoạt động. Để làm được điều
đó, bạn cần phải đưa ra các qui định rõ ràng và đặc biệt chú ý làm cho nó có hiệu lực
ngay từ khi bắt đầu.
Đồng thời, điều quan trọng phải hiểu là, đối với công ty mẹ, các qui định có thể

không nhất thiết là bất di bất dịch trong suốt quá trình phát triển. Nếu bạn cứ cố giữ
đại lý của bạn với lý luận "theo gót tôi hoặc nếu không hãy ra xa lộ mà cạnh tranh" thì
các đại lý sẽ xa lánh bạn – và tất yếu sẽ dẫn tới xảy ra rắc rối thực sự.
Các đại lý cũng là chủ doanh nghiệp, và vì thế, đòi hỏi bạn đối xử với họ như
những đồng nghiệp. Làm ăn với các đại lý, nhất là khi đối mặt với các nhà quản lý,
cũng có nghĩa là bạn luôn phải đưa ra những lời giải thích cho những "đòi hỏi" của
bạn. Phần lớn các đại lý đều mong muốn những ý kiến của họ được quan tâm. Một
công ty mẹ nên tránh đưa ra những quyết định rỗng tuyếch hay hướng dẫn các đại lý
mà không có lời giải thích rõ ràng rằng tại sao lại đưa ra những chỉ dẫn này.
Trao đổi thông tin một cách hiệu quả là chìa khoá của thành công
Yếu tố quan trọng để trở thành một công ty mẹ hoạt động tốt là phải trao đổi
thông tin. Điều này có nghĩa là các bản tin và những chuyến đến thăm đại lý thỉnh
thoảng mới được thực hiện là chưa đủ.
Trong xã hội công nghệ ngày nay, tất cả mọi người đều có xu hướng trao đổi
thông tin hoàn toàn dựa vào internet. Nhưng trong bối cảnh của hoạt động đại lý, đó là
một sai lầm lớn. Chúng tôi đã thấy quá nhiều trường hợp mà những bức e-mail được
viết cẩn thận gây ra tranh cãi lớn chỉ vì nó bị hiểu sai lệch.
Quan hệ phải được thiết lập bằng sự giao tiếp, vì thế việc khuyến khích trao đổi
về mọi khía cạnh của mối quan hệ là điều hết sức quan trọng. Một công ty mẹ hoạt
động tốt bao giờ cũng chuẩn bị kỹ càng rất nhiều kịch bản cho các cuộc trao đổi. Các
cuộc hội nghị hàng năm, các buổi gặp mặt khu vực và các ban quảng cáo đều cung cấp
cơ hội để trao đổi thông tin hai chiều có hiệu quả.
Khả năng tiếp cận của các nhân viên kinh nghiệm cũng là một yếu tố sống còn.
Tôi đã từng biết những có chuyên viên kỳ cựu làm việc tại một vài công ty mẹ lớn
mạnh thậm chí đến tối vẫn không về nhà vì còn phải trả lời từng cú điện thoại một của
các đại lý.
Một trong những phòng chức năng quan trọng của công ty mẹ là ban tư vấn đại
lý. Với tư cách là một công ty mẹ, việc hình thành bộ phận này không chỉ giúp cho bạn
kiểm soát được lịch trình hoạt động, mà còn đảm bảo luôn có tiếng nói của bạn ở đó.
Hẳn là bạn không muốn các đại lý hình thành nên một tổ chức mà không có bạn trong

đó – đó luôn là dấu hiệu báo có điều gì không ổn đang xảy ra và các đại lý đã loại bỏ
bạn để bạn khỏi làm rắc rối cho họ. Bất kỳ điều gì xảy ra sau sự kiện này chắc chắn
đều không tốt đẹp với bạn.
Để có hiệu quả, việc trao đổi thông tin cần phải làm thường xuyên. Các cuộc
giao tiếp phải chân thực. Mặc dù luôn có những điều bạn không muốn chia sẻ với các
đại lý, nhưng chìa khóa để duy trì mối quan hệ lâu dài là lòng tin. Lòng tin được bắt
đầu bởi sự cởi mở và chân thành. Một lần bạn bị bắt quả tang dối trá có thể làm mất đi
lòng tin vĩnh viễn.
Cuối cùng, để đạt được hiệu quả như mong muốn, bạn cần phải quan tâm thực
sự tới thành công của các đại lý. Một mối quan hệ đại lý tốt bao giờ cũng bắt đầu với
việc công ty mẹ hứa sẽ tạo nên thành công cho các đại lý. Cam kết này cần phải được
thấm nhuần ở tất cả các cấp thuộc công ty mẹ.
Nếu các đại lý của bạn không cảm nhận được cam kết của bạn, mối quan hệ sẽ
nhanh chóng trở thành đối đầu. Còn nếu các đại lý thấy bạn đang làm đến gãy cả lưng
vì thành công của họ thì gần như chẳng có gì mà họ không làm cho bạn.