Tài liệu Bảy nguyên tắc quản lý các nhân viên làm việc từ xa! ppt

Bảy nguyên tắc quản lý các nhân
viên làm việc từ xa!

Đã 10 giờ sáng, bạn có biết các nhân viên của mình đang ở đâu và làm gì
không? Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ,
đúng giờ và hiệu quả cao. Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại
không bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc là một điều không
hề đơn giản. Vậy làm thế nào để quản lý những nhân viên này một cách có hiệu quả
nhất?Đây đều là một câu hỏi không dễ có câu trả lời.
Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet không dây là các thiết bị
di động hiện đại, website, hộp thư cá nhân ,mạng nội bộ (LAN),... Do vậy số lượng các
nhân viên lưu động và làm việc từ xa đang ngày càng có xu hướng tăng cao. Theo
thống kê của hãng Nemertes Research, tại châu Âu và Mỹ cứ 10 nhân viên thì có đến 9
nhân viên thường xuyên làm việc tại các địa điểm ngoài trụ sở chính của công ty.
Ngoài ra, có từ 40% đến 70% các nhân viên làm việc tại các địa điểm chịu sự giám sát
từ xa của các nhà quản lý.
Song vấn đề này không phải là mối quan tâm lớn của nhiều người. Việc tuyển
dung các nhân viên lưu động có thể đem lại những lợi ích nhất định cho công ty. “Nhà
tuyển dụng có thể cắt giảm chi phí văn phòng cũng như tuyển dụng được nhiều tài
năng hơn”, Manny Avramidis, Phó chủ tịch cấp cao của Hãng nhân sự toàn cầu
American Management Association (AMA), cho biết như vậy.
Việc cho phép các nhân viên làm việc từ xa dường như làm tăng năng suất làm
việc, củng cố lòng trung thành và tạo sự hài lòng trong công việc của nhân viên, đồng
thời giảm đáng kể lượng nhân viên xin thôi việc. Ngoài ra, bản thân những nhân viên
làm việc từ xa cũng khẳng định rằng hình thức này giúp họ giữ được cân bằng giữa
công việc và các trách nhiệm riêng tư.
Tuy nhiên, việc quản lý, giám sát đội ngũ nhân viên được “tháo dây trói” này
cũng phát sinh không ít các thách thức gai góc. Bạn giám sát công việc của họ thế
nào? Bạn giữ mối liên lạc với họ ra sao? Còn về vấn đề đào tạo và mối quan hệ gắn bó
giữa họ với công ty nữa?
Với quá nhiều thông tin xung quanh vấn đề này như vậy, bạn sẽ làm gì để bảo

đảm quyền sở hữu trí tuệ? Thực tế cho thấy, số lượng nhân viên làm việc từ xa ngày
càng đông và hệ quả tất yếu là vấn đề bảo mật thông tin trở nên nóng bỏng hơn bao
giờ hết.
Để giải quyết triệt để bài toán khó nói trên, đòi hỏi ở bạn rất nhiều nỗ lực và sự
đầu tư cả về công nghệ và con người. Tuy nhiên, bù lại bạn có thể sớm có được sự
tưởng thưởng xứng đáng.
Hãy bắt đầu bằng việc phác thảo các chính sách cho các hoạt động từ xa. Hãy
đặt ra các chính sách tập trung vào đội ngũ nhân viên làm việc trong môi trường này,
theo đó cần có các quy định cụ thể về hoạt động đào tạo, các quy tắc truyền văn bản
(file), gửi thư điện tử (email) và sàng lọc thông tin.
Ví dụ như, các nhân viên lưu động của bạn có lưu giữ các dữ liệu cạnh tranh
của Công ty trên máy tính của họ? Việc sao lưu dữ liệu được thực hiện như thế nào?
Bạn có quyền tiếp cận vào lúc mà nhân viên của bạn rời máy tính không? Liệu có thoả
thuận nào bằng văn bản chỉ định rõ các quyền của công ty được tiếp cận laptop hay
thiết bị cầm tay khác của nhân viên làm việc từ xa?
Có một điều rất quan trọng, đó là bạn cần phải có biện pháp hữu hiệu để giám
sát mọi hoạt động kể trên.
Hãy xem xét lại khả năng công nghệ của bạn. Nếu bạn vẫn chưa sử dụng các
máy chủ có độ tin cậy và có cấu hình thích hợp, chẳng hạn như Microsoft Windows
Small Business Server 2003, để đảm bảo các giao tiếp mạng nhanh chóng nhất, việc
tìm kiếm và giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên lưu động sẽ trở nên khó khăn
hơn rất nhiều.
Dưới đây là 7 nguyên tắc sẽ giúp bạn duy trì các mối quan tâm, bảo vệ các lợi
ích kinh doanh của Công ty, đồng thời giúp động viên đội ngũ nhân viên lưu động làm
việc hiệu quả nhất:
1. Đổi mới phong cách quản lý. Các nhà quản lý thường thiếu sự tin cậy hoặc
không mấy hài lòng với các nhân viên làm việc từ xa - những người thường rất dễ bị
bỏ qua và không được thông tin một cách đầy đủ.
Phong cách giám sát và mệnh lệnh như vậy giờ đây không còn thích hợp với
các nhân viên làm việc từ xa vốn rất năng động. “Khi các mối quan hệ thất bại, nguyên

nhân đa phần đó là do nhà quản lý hơn là lỗi của nhân viên”, Avramidis cho biết như
vậy.
Có một giải pháp được nêu ra đó là hãy yêu cầu mọi nhân viên trong công ty
đều có một khoảng thời gian làm việc từ xa, kể cả bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy việc
làm này giúp nhanh chóng thay đổi thái độ của bạn ra sao.
2. Hãy đặt mọi người trong cùng một khung chính sách. Nếu không có những
hướng dẫn nhất quán, mỗi nhân viên làm từ xa sẽ tự đặt ra một danh sách các ưu tiên
cá nhân. Trong trường hợp này, nếu may mắn sẽ tạo sự đồng thuận, nâng cao hiệu quả
giải quyết công việc, còn không sẽ ảnh hưởng, thậm chí đánh mất tính hiệu quả trong
công việc.
Hãy đảm bảo và tạo cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đều có cùng nhận
thức và cách làm đáp ứng những mục tiêu kinh doanh của Công ty. Các giải pháp công
nghệ ngày nay sẽ giúp bạn thực hiện việc này trở nên dễ dàng hơn.
Ví dụ, phần mềm Microsoft Share Point Services có thể được sử dụng để xây
dựng một trang web bảo mật dùng riêng cho các nhân viên và nhà quản lý. Khi cần đối
chiếu hoặc chia sẻ các thông báo, những vấn đề cần quan tâm,... mỗi thành viên có thể
truy cập từ bất cứ địa điểm nào để tìm kiếm thông tin, tìm hiểu quy trình và đánh giá
tiến độ, lịch trình cùng các mục tiêu.
Ngoài ra, các công cụ trực tuyến khác được thiết kế cho việc giám sát nhân viên
định kỳ cũng rất sẵn có trên thị trường. Hãng Success Factors đã cung cấp một sản
phẩm theo yêu cầu của khách hàng theo đó giúp cho việc kết nối hoạt động của nhân
viên với các mục tiêu của công ty được dễ dàng.
Như vây, các nhân viên và nhà quản lý sẽ biết và có điều kiện để truy cập vào
một trang web trực tuyến được định sẵn để cập nhập những mục tiêu và nhiệm vụ
thường xuyên của Công ty. Điều này, theo Andy Cohen, Giám đốc Sucess Factors, cho
biết: “Nó sẽ giúp mọi người trong công ty biết rõ nhiệm vụ chung”,
3. Giới hạn quyền tiếp cận thông tin. Không có lý do thích hợp nào có thể giải
thích tại sao mọi nhân viên có quyền tiếp cận tất cả các thông tin và dữ liệu của công
ty. Theo ông Harprit Singh, CEO của Intellicomm, Hãng dịch vụ viễn thông toàn cầu
có trụ sở tại Philadelphia - Mỹ thì “Quyền tiếp cận cần được thiết kế từ bối cảnh thực

tế của công ty”. Ông còn nhấn mạnh: “Bộ phận IT cần đặt câu hỏi về những ai cần tiếp
cận những gì và khi nào, sau đó đặt ra các mức tiếp cận khác nhau. Bạn cũng có thể
giới hạn dữ liệu với các hoạt động tiếp cận từ xa và mở rộng hơn đối với các hoạt động
tiếp cận tại văn phòng”.
4. Thường xuyên giữ mối liên lạc. Việc giao tiếp và theo sát các nhân viên lưu
động đòi hỏi ở bạn (nhà quản lý) một nỗ lực đặc biệt. Đối với các nhân viên làm việc
tại công sở, họ có thể trực tiếp nhìn vào mặt sếp và biết được bầu không khí trong
công ty. Còn đối với các nhân viên làm việc từ xa, việc trông cậy vào các email, tin
nhắn hay văn bản sẽ không thể giúp họ nhiều về vấn đề này. Do vậy, bạn cần thường
xuyên trò chuyện qua điện thoại với các nhân viên lưu động. Hãy mang lại cho các
nhân viên này những thông tin cập nhập định kỳ để duy trì mối quan hệ với các nhân
viên khác trong công ty.
5. Tạo ra sự phối hợp giữa quản lý nhân sự (HR) với quản lý công nghệ
thông tin(IT)
. Chuyện gì xảy ra khi một nhân viên làm việc từ xa gọi điện báo ốm?
Bạn có tin chuyện đó không? Và làm thế nào để các nhân viên này được hưởng tất cả
các trợ cấp hay những chương trình đào tạo? Các điều kiện HR, trợ cấp và chính sách
lương thưởng với các nhân viên làm việc từ xa phải không có gì khác biệt so với các
nhân viên làm việc tại công sở.
Có một cách thức để giải quyết vấn đề này đó là hãy yêu cầu có sự phối hợp
hiệu quả giữa nhà quản lý nhân sự với nhà quản lý công nghệ thông tin . Họ cần đưa ra
các giải pháp, chính sách đã được thống nhất thông qua trao đổi, thảo luận để tạo điều
kiện thuận lợi nhất cho công việc của các nhân viên lưu động. Làm được điều này,
chắc hẳn bạn sẽ rất ngạc nhiên khi có được không ít các chính sách tuyệt vời.
6. Luôn kết nối công nghệ. Một trong những thách thức thực sự đối với việc
quản lý đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đó là khả năng kết nối với các thiết bị mà
những nhân viên này sử dụng. Bạn thường xuyên cập nhập thông tin đến các nhân viên
này ra sao? Bạn tích hợp các thiết bị công nghệ cầm tay cá nhân của họ như điện thoại
di động, mạng LAN, website cá nhân với các firewall của công ty ra sao? Thế còn về
những giao tiếp nội bộ thì như thế nào?

Theo một cách thức tự nhiên, khi đội ngũ nhân viên làm việc từ xa tăng lên,
những đòi hỏi về quản lý theo đó cũng tăng theo. Chủ tịch Doug Young của hãng Live
Cargo, thành lập vào năm 2003, đã áp dụng nhiều dạng công cụ trực tuyến theo yêu
cầu của khách hàng để kết nối hiệu quả giữa công ty và các nhân viên ở mọi nơi, mọi
lúc. Các phần mềm này được thiết kế để truyền tải file dữ liệu, chẳng hạn như đính
kèm file gửi qua email, thực hiện lưu trữ từ xa và tăng cường năng lực cộng tác, qua
đó đảm bảo dữ liệu của các nhân viên luôn được đưa vào hệ thống dữ liệu chung của
Công ty.
Các giải pháp của LiveCargo đồng nghĩa với việc bạn sẽ không phải tải
(download) hàng chục bản copy các file dữ liệu từ đĩa cứng của các nhân viên, thay
vào đó tất cả đã được lưu trữ tại một nguồn duy nhất.